Sukces czy porażka? Co przesądza o powodzeniu projektu automatyzacji

Dzień dobry, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. Dzisiaj kolejny z tych bardziej nietypowych odcinków. Mianowicie nie będę mówił o narzędziach microsoftowych, ale opowiadam już w kolejnych odcinkach o tym, w jaki sposób przygotować się do automatyzacji w ogóle. W jaki sposób przeprowadzić proces automatyzacji w twojej firmie, tak abyś ty czy twój zespół mógł przygotować się do tego procesu, zanim zaczniecie współpracować z jakąś firmą, która ten procesy automatyzuje, która różnego rodzaju aplikacje wdraża.

Tak naprawdę ten proces można zastosować nie tylko do automatyzacji, do po prostu różnego rodzaju wdrożeń. To jest uniwersalne dość podejście. Natomiast ja tutaj pokazuję, na co należy zwrócić uwagę, jakie są najistotniejsze elementy na różnych etapach tego procesu. Dzisiaj powiem kilka słów o realizacji.

Wcześniej, tak jak widzisz, było o wyborze partnera, było o kosztach czy też inwestycji, było o rozwiązaniach, było o bólach w twojej firmie. Także zachęcam cię do powrotu do wcześniejszych odcinków i obejrzenia ich również. Idealnie by było oglądać je właśnie w takiej kolejności, jak teraz pokazuję na ekranie. Natomiast jak już jesteś, no śmiało, zapraszam cię do oglądania części o tym, w jaki sposób przebiega proces realizacji, tak abyś mógł sobie wyobrazić mniej więcej, jak to może w ogóle wyglądać. Także zapraszam do części merytorycznej.

Zanim jeszcze zaczniemy część merytoryczną, zapraszam cię oczywiście do lajkowania tego kanału, zapraszam cię do komentowania. Wszyscy, którzy skomentują i poproszą o dostęp do tej tablicy Miro, którą widzisz teraz za moimi plecami, otrzymają właśnie dostęp do niej. Także niech ten film się niesie, subskrybujcie, lajkujcie, bo to bardzo pomaga w rozwoju tego kanału, mi daje wiele frajdy, a innym dostęp do tych treści, które być może i ty uważasz za wartościowe.

Koszty realizacji

Wracamy do tematu. Dzisiaj porozmawiamy sobie o tym, w jaki sposób realizowane są wdrożenia, w jaki sposób twoja firma będzie tego właśnie doświadczała. Tu jedna karteczka jest już odkryta, ale ja ją szybciutko zasłonię, żebyśmy mogli kolejno skupiać się na tych elementach, na których trzeba. Także porozmawiamy dzisiaj o realizacji tego całego procesu.

Pierwszą karteczką, jaką tutaj mamy, to są uwaga - koszty. Jako przedsiębiorca, ty jako menadżer musisz być przygotowany na to, że wdrożenie aplikacji, wdrożenie automatyzacji niesie za sobą jakieś koszty. Więc dobrze jest o tym pamiętać, dobrze jest być na to przygotowanym, dobrze jest mieć odłożone, przygotowane na to pieniądze, a nie działać w tym zakresie spontanicznie.

Oczywiście musisz pamiętać o tym, że to jest pewnego rodzaju inwestycja, że ta inwestycja powinna obniżyć koszty albo wynik tej inwestycji powinien dać ci oszczędności. Więc będziesz mógł to odrobić, natomiast bezpośrednio trzeba te koszty jakieś ponieść i trzeba te pieniądze w jakiś sposób zainwestować.

Eksploatacja i czas

W kontekście kosztów bardzo ważnym elementem jest również eksploatacja, czyli przed realizacją, przed u progu realizacji należy ustalić, w jaki sposób ta aplikacja będzie eksploatowana czy też ta automatyzacja będzie eksploatowana. Ma to bezpośredni związek z kosztami. Niektóre automatyzacje wymagają po prostu ponoszenia kosztów wraz z ich eksploatacją. Niektóre są na przykład rozliczone per ilość dokumentów.

My mamy taką automatyzację, która się nazywa baza faktur kosztowych, czy też elektroniczny obieg dokumentów, i tam automat OCR-uje, czyli odczytuje dane z PDF-ów, i my za to pobieramy opłatę. Czyli każda zerowana przez nasz automat strona wymaga poniesienia kosztu, bo my właśnie w taki sposób rozliczamy naszą automatyzację. Więc to również jest istotny element. My o tym informujemy, ale jeżeli twój dostawca o tym nie informuje, to warto zapytać, czy są jakieś koszty eksploatacyjne użytkowania tych aplikacji czy też automatyzacji.

Mega istotnym pytaniem, z którym się wiąże koszt, jest również czas. W wielu wypadkach czas to pieniądz, więc absolutnie istotnym elementem w trakcie ustalania całego procesu realizacji tej automatyzacji czy też wdrożenia jest określenie czasów. I tutaj bardzo ważna uwaga - to są nie tylko czasy takie, które daje się dla wykonawcy, potencjalnego wykonawcy, czyli: słuchaj, musisz wykonać tą aplikację w tydzień, w dwa, trzy, w miesiąc. To nie ma większego znaczenia teraz w świetle naszej dyskusji.

Natomiast musicie też wy, jako zleceniodawcy, wy jako przedstawiciele biznesu, pamiętać o tym, że ten czas wy również będziecie musieli na to poświęcić. Że przyjdzie taki moment - wykonawca odda automatyzację, odda aplikację i poprosi was o testy. I wtedy wy będziecie musieli poświęcić czasem pół dnia, czasem dzień, albo i więcej na to, przede wszystkim, żeby zobaczyć, jak to działa. Po drugie, nauczyć się tego działania. Po trzecie, przetestować to rozwiązanie i sprawdzić, czy działa zgodnie z założeniami, czy realizuje właśnie waszą potrzebę biznesową.

To jest mega istotny element, bardzo często bagatelizowany przez przedstawicieli biznesu, a bez tego dalej się nie da po prostu pójść. Bez tego nie możemy uruchomić produkcyjnie automatyzacji czy też aplikacji, bez testów biznesowych, bez potwierdzenia ze strony biznesu, że ta aplikacja działa. Ty o tym pamiętaj, ty zabezpiecz czas swojego zespołu tak, abyście mogli testować po prostu te rozwiązania.

Doradztwo

Doradztwo - co ja mam na myśli pod pojęciem i pod tą karteczką doradztwo? W realizacji procesu, czy też na etapie jego projektowania, czy też na etapie jego wyceny, czy też na etapie jego realizacji, zawsze pojawiają się jakieś takie nieścisłości. Zawsze pojawiają się nieścisłości, zawsze pojawiają się jakieś wątpliwości. I teraz dobry dostawca, dobry wykonawca będzie mógł ci doradzić: słuchaj, można to zrealizować w taki sposób, to będzie ze sobą niosło jakieś koszty. Można zrealizować to na skróty, być może będzie wymagana zmiana procesu biznesowego, ale za to będzie tańsza realizacja.

Tutaj trzeba wyważyć, wyważyć te koszty versus korzyści, czy też brak korzyści versus brak kosztów. No i tak dalej. Można tutaj te elementy zestawiać ze sobą. W każdym razie doradztwo ze strony wykonawcy jest bardzo istotnym elementem. Pytajcie, czy można gdzieś zaoszczędzić pieniądze, pytajcie, czy gdzieś można zoptymalizować proces. Czasem być może odrobinę więcej za niego zapłacić, ale żeby on był właśnie optymalny.

Partner biznesowy, który wykonuje dla was automatyzację, który wykonuje dla was aplikację, powinien być waszym doradcą, powinien być waszym partnerem właśnie, a nie tylko wykonawcą waszej woli. Więc tu oczekujcie takiego podejścia.

Proces i cel wdrożenia

Przy realizowaniu tych automatyzacji nie możemy zapominać o jednej z najważniejszych rzeczy - o procesie, czy też można szerzej powiedzieć o celu, jaki ma być zrealizowany. Czasem w ferworze takiego wiru, testowania, poprawek i tak dalej, zapominamy w ogóle, do czego my tak naprawdę dążymy. Zapominamy, w którym kierunku biegniemy. Czy meta jest tam, czy tam? Po prostu wpadamy w taki kołowrotek, po prostu biegu, zamiast skupić się: hej, czy ten dodatek, czy ta dodatkowa funkcjonalność, czy ta uwaga rzeczywiście realizuje proces, czy powoduje, że my to komplikujemy, komplikujemy, albo wymyślamy kolejne hipotetyczne sytuacje.

Które być może nigdy nie będą miały miejsca, ale które powodują, że czas wdrożenia się wydłuża, że czas testów się wydłuża. Ja jestem zwolennikiem takiego podejścia, żeby 90 kilka procent rzeczy działało, a resztę sprawdźmy w życiu. Sprawdźmy, czy te sytuacje, o których sobie myślimy, one faktycznie się wydarzają. One faktycznie mają miejsce, bo czasem bywa tak, że właśnie ich po prostu nie ma, a my komplikujemy, utrudniamy wszystko i powodujemy, że proces nie może być uruchomiony.

Więc pamiętajmy o tym, żeby pamiętać o procesie, żeby on to nam nie umykał i o tym, jak ten proces, jak finał tego procesu jest zdefiniowany, czyli jak na końcu definiujemy sukces naszego wdrożenia.

Wspólne rozumienie

Absolutnie mega istotnym elementem jest wspólne rozumienie. Wspólne rozumienie procesów, wspólne rozumienie wszelkich definicji, automatyzacji, tego co po prostu robimy. Ja jestem zwolennikiem tego, aby jak najwięcej rysować sobie właśnie w podobny sposób, i to bardzo często obnaża różne rozumienie poszczególnych pojęć.

Warto na przykład, kiedy używamy słowo OCR, ustalić, co to znaczy dla obu stron, żebyśmy się nie zdziwili i żebyśmy unikali sytuacji, w których ja na przykład jako baza faktur rozumiem, że w tej bazie będą faktury kosztowe, będą po prostu faktury, dokumenty faktur. A miałem taką sytuację, że u progu już wysłania oferty, u progu, jakby nawet akceptacji oferty, klient zapytał mnie: "No dobrze, to faktury tutaj widzę, jak będą zrealizowane, a gdzie będziemy przechowywali umowy?"

Ja mówię: "Hola, hola, my projektujemy bazę faktur, a nie bazę wszystkich dokumentów." I tu nastąpiło absolutne zdziwienie właśnie, że: "No hej, ja myślałem, że to jest baza po prostu wszystkich dokumentów, czy to faktury, umowy, protokoły, jakieś tam, powiedzmy, akty notarialne. Wszystkie dokumenty będziemy mieli w jednej bazie."

Ja mówię: "Nie, ta aplikacja do tego nie służy. Możemy zaprojektować inną aplikację, która będzie takie czynności realizowała." I tu, i tu nastąpiło ogromne zdziwienie ze strony zamawiającego, że właśnie on rozumiał, on uważał, że to jest oczywiste, że aplikacja właśnie będzie tak działała. Dla mnie to absolutnie oczywiste nie było. Wręcz przeciwnie. Oczywistym było zupełnie coś innego.

Uspójniajcie, uwspólniajcie... nie wiem jak to do końca się odmienia, ale budujcie wspólne rozumienie wszelkich elementów, definicji, kroków. Rysujcie to, powtarzajcie swoimi słowami, parafrazujcie. Jest wiele technik, żeby to wspólne rozumienie zbudować, a to jest mega istotne, aby na koniec, po zrealizowaniu całego procesu, nie było takiej sytuacji, że jak to, jak to w tych rysunkowych takich memach, że zamawiający przyszedł zamówić samochód, a dostał oponę przywiązaną na sznurku do drzewa. No bo gdzieś po drodze uciekło to trochę zrozumienie całego procesu, więc to jest bardzo istotne.

Wsparcie przy uruchomieniu

Kolejny element to wsparcie, wsparcie rozumiane w ten sposób, że wsparcie przy uruchomieniu. OK, przetestujecie, nauczycie się wy, jako przedstawiciele biznesu uznacie, że aplikacja działa, można ją uruchomić. Przekazujecie tą wiedzę kolejnym osobom w firmie, które mają też realizować ten proces. No i co? Okazuje się, że zaraz po uruchomieniu pojawiają się jakieś nowe sytuacje. Nowe, takie, których wcześniej nie było, które być może w aplikacji trzeba, jakąś mikro zmianę wykonać na szybko.

I to jest właśnie takie wsparcie, wsparcie uruchomieniowe, wsparcie bezpośrednio wdrożeniowe ze strony partnera, ze strony firmy wykonawczej, która wam tą automatyzację robi. My takie wsparcie świadczymy przez kilka pierwszych tygodni. Nadzorujemy to uruchomienie, szybciutko usuwamy błędy, wprowadzamy poprawki tak, aby komfort użytkowania dla większej ilości użytkowników był po prostu większy i aby uruchomienie było jak najbardziej dynamiczne, sprawne u naszego klienta uruchomienie produkcyjne. Oczywiście mam na myśli. Jest to wsparcie jest również istotne i również warto o nie zadbać. Warto o to dopytać, żeby ono po prostu było.

Podsumowanie

No i raz jeszcze. Raz jeszcze mówimy o kosztach, zaczynamy od kosztów, kończymy na kosztach. Koszty tutaj bardziej mówiłem w kontekście eksploatacji, tutaj bardziej myślę sobie w kontekście wsparcia. Tego, w jaki sposób usuwane są błędy, tego, ile kosztuje wsparcie, czy to szkoleniowe, czy to takie doradcze. Koszty, koszty, koszty? To jest jeden z istotniejszych elementów tych wszystkich procesów.

Więc pamiętajcie o tym, aby o wszystko dopytać, aby wszystko doprecyzować i dzięki temu będzie wam się pracowało łatwiej i będzie można przejść kiedyś do, słuchajcie, zakończenia tego projektu i kolejnych, kolejnych kroków. Więc to właśnie będzie w następnym filmie, już to będzie ostatni z tego cyklu. Jak wdrożyć, jak przygotować się do procesu automatyzacji?

Zakończenie

Tymczasem raz jeszcze proszę o komentarze i przypominam, że każdy, kto skomentuje ten film i poprosi o dostęp do tej tablicy Miro, dostanie ją. Przypominam również i proszę o to, aby dać łapkę w górę, zasubskrybować, zaznaczyć dzwonek - będziecie wtedy na bieżąco informowani o tych filmach, a algorytm będzie nas troszeczkę wyżej gdzieś tam podnosił. Na czym mi bardzo zależy i co sprawia mi ogromną frajdę.

Więc dziękuję raz jeszcze za poświęcony czas. Mam nadzieję, że ten materiał pomoże wam w automatyzacji, pomoże wam we wdrażaniu różnego rodzaju procesów automatycznych waszych firmach. A tymczasem bardzo serdecznie dziękuję za uwagę i do zobaczenia w kolejnym filmie. Cześć.

‍

5 procesów w Twojej firmie, które musisz zautomatyzować jeszcze dziś (cz. 1)

Cześć, tu Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób korzystać z narzędzi Microsoft 365, aby usprawniały one pracę Twoją i Twojej firmy. W dzisiejszym odcinku pokażę Ci pięć automatyzacji, które potrafią zaoszczędzić co najmniej kilkanaście, jeżeli nie kilkadziesiąt godzin dla Twoich pracowników, więc myślę, że warto z tego skorzystać. Ponadto nie będą to automatyzacje tylko z obszaru narzędzi Microsoftu, więc myślę, że tym bardziej warto o nich posłuchać.

Do zobrazowania tych automatyzacji i korzyści płynących z ich wdrożenia wykorzystałem narzędzie Miro, które jest jednym z moich ulubionych narzędzi do projektowania procesów. Powstał taki pająk i za chwilę pokażę Ci, co się kryje pod każdą z tych gałęzi. Zapraszam do części merytorycznej.

1. Automatyzacja i budowa bazy faktur kosztowych

Pierwszą z automatyzacji, o której chciałem Ci opowiedzieć, jest automatyzacja i budowa bazy faktur kosztowych. To jest wersja dla mniejszych firm. Dla większych firm jest to elektroniczny obieg dokumentów.

Co można zrobić dzięki takiej automatyzacji? Przede wszystkim oszczędzasz wielkie ilości czasu na przepisywaniu danych z faktury do Twojego systemu. Ten proces dzieje się automatycznie - mamy i wykorzystujemy do tego narzędzie OCR, które automatyzuje ten proces i powoduje, że wszystkie dane z faktury przepisywane są do aplikacji w sposób automatyczny. To powoduje oczywiście brak pomyłek w tym procesie. Skuteczność tego procesu jest bardzo wysoka, na poziomie 99%, więc tych pomyłek w zasadzie nie ma i można mieć szybko wprowadzone i skategoryzowane faktury.

Dodatkowo koniec z szukaniem dokumentów na koniec miesiąca, to znaczy nie ma w ogóle tego procesu szukania dokumentów na koniec miesiąca, bo one wszystkie już są w aplikacji, bo one wszystkie już są gotowe do przekazania dla Twojej księgowości. Więc super rozwiązanie i zaoszczędzenie wielkich ilości czasu.

Masz szybki dostęp do dokumentów. Jeżeli szukasz jakiejś faktury za zakup, na przykład komputera, bo chciałbyś skorzystać z gwarancji, bez problemu wpisujesz tylko nazwę dostawcy albo po prostu treść, która była na fakturze, i aplikacja jest w stanie wyszukać tę fakturę w kilka chwil i dać Ci do niej dostęp zupełnie automatycznie, elektronicznie. Nie musisz wertować segregatorów i pytać księgowości, czy oni już mają tą fakturę, czy kopia jest gdzieś u Ciebie. W ogóle tego tematu już nie ma.

Możemy w aplikacji skonfigurować przypomnienia o różnych terminach: przypomnienia o terminie płatności, przypomnienia o tym, że być może czekasz na jakąś fakturę, a ona jeszcze do Ciebie nie przyszła, a Ty chcesz, żeby u Ciebie był porządek i żeby te wszystkie faktury były zebrane w jednym miejscu. Więc wiele przypomnień możemy robić. Możemy robić przypomnienia o tym, że ktoś na przykład nie zatwierdził w ogóle jeszcze faktury. To również usprawnia cały proces i powoduje, że możesz oszczędzać czas i pieniądze.

Masz przede wszystkim kontrolę kosztów - wszystkie faktury są wprowadzone do aplikacji, wprowadzone do systemu, a Ty możesz za pomocą zestawień, raportów (czy to w Excelu, czy to w Power BI, ale pamiętaj - w 100% zautomatyzowanych) kontrolować swoje koszty, patrzeć na co wydajesz więcej, na co mniej pieniędzy. Więc kontrola kosztów jest przez Ciebie wykonywana bardzo łatwo i bez zbędnego narzucania dużych ilości czasu.

No właśnie, masz automatyczne raportowanie według dostawców, według czasu, czyli możesz historycznie zobaczyć sobie, jak w obrębie kilku, kilkunastu miesięcy te koszty się zmieniały na różnych czynnościach, które robisz, czy to według kategorii, czy to według działu. Jakkolwiek będziesz chciał, tak będziemy mogli przygotować kategoryzowanie kosztów i dalej raportowanie tych kosztów.

Więc punkt pierwszy: zautomatyzowana baza faktur kosztowych, czy też obieg dokumentów w większych firmach, jest tak, jak wspomniałem - obieg dokumentów, żeby te dokumenty mogły być zatwierdzone przez wszystkie merytoryczne osoby. To jest moim zdaniem super rzecz i w 2025 na pewno powinna funkcjonować w Twojej firmie.

2. Zautomatyzowana baza umów

Drugim przykładem takich działań, które mogą również zaoszczędzić czas w Twojej firmie, jest zautomatyzowana baza umów czy też baza dokumentów, w zależności od tego, jakie dokumenty przetwarza firma. Mogą być to różne dokumenty czy też umowy, czy to na przykład polisy, czy zamówienia, czy inne dokumenty, jakieś akty notarialne. Mamy wśród klientów różne firmy i bardzo różne dokumenty przechowywane właśnie w takich bazach umów.

No ale co można zyskać dzięki zautomatyzowanej bazie umów? Przede wszystkim znowu można wykorzystać OCR wspomaganego sztuczną inteligencją do tego, aby odczytywać dane z umów, odczytywać strony umów, różne parametry umowy, które są dla Ciebie ważne, które chciałbyś mieć zdefiniowane. Bez problemu możemy to odczytywać OCR wspomaganym sztuczną inteligencją. Znowu skuteczność tych mechanizmów jest naprawdę bardzo wysoka. To wszystko się bardzo szybko rozwija, więc możemy dostosowywać do Twoich potrzeb tego typu narzędzia.

Dalej mamy przypomnienia o różnych terminach: o terminie wygaśnięcia umowy, o terminie tego, że umowa być może powinna być renegocjowana. Bo są tam czasem takie zapisy w umowach, że co roku można ją renegocjować. Więc o tym też można przypominać i o innych rzeczach, które zdefiniujemy w trakcie wdrożenia, które chciałbyś, aby były przez system, przez aplikację, przez bazę umów pilnowane.

Masz oczywiście bardzo łatwe wyszukiwanie, czy to w ramach aplikacji mobilnej, czy to w ramach dostępu przez przeglądarkę. Możesz super łatwo wyszukiwać i bardzo szybko wyszukiwać wszelkie umowy, wszelkie dane w tych umowach. Masz to wszystko pod kontrolą, masz cały swój biznes pod kontrolą. Żadne umowy nie kończą się bez Twojej wiedzy i Ty decydujesz o tym, czy chcesz daną umowę przedłużyć, czy też nie.

Masz pod ręką oprócz umowy również aneksy. Można powiązać te dokumenty ze sobą i mieć umowę główną, mieć do niej dołączone aneksy, wszystko mieć w jednym miejscu. No i przede wszystkim, jeżeli ktoś potrzebuje dostępu do takich dokumentów, można je udostępniać cyfrowo. Nie trzeba tych dokumentów wyjmować ze skoroszytu, przekazywać osobie, która chce je przeczytać, prawnikowi, który chciałby rzucić okiem, czy warunki umowy są OK, handlowcowi, który zastanawia się, czy przedłużać umowę, czy nie. Można tą umowę udostępnić cyfrowo i wcale nie trzeba jej specjalnie szukać i nie trzeba wykonywać pracy, żeby tą umowę udostępnić.

A przede wszystkim żadna z tych umów nie zginie, bo tutaj w takiej bazie umów będziesz miał napisane, gdzie ta umowa fizycznie leży, w którym skoroszycie, którym archiwum, i masz to wszystko uporządkowane i pod kontrolą. Więc baza umów to jest kolejny, moim zdaniem, absolutnie istotny element, aby w 2025 oszczędzać pieniądze na obiegu dokumentów, oszczędzać pieniądze na porządkowaniu wszelkich dokumentów.

3. Automatyzacja dziennika korespondencji

Kolejną, trzecią automatyzacją, którą na dzisiaj przygotowałem, jest automatyzacja dotycząca dziennika korespondencji. W każdej większej firmie dziennik korespondencji musi być prowadzony. Zapewnia on znowu porządek, zapewnia on możliwość zautomatyzowania pewnych czynności. Za chwilę o tym wszystkim powiem.

No ale przede wszystkim dziennik korespondencji to zbiór elektronicznych dokumentów. Czy to dokument wpływa do Ciebie za pomocą maila, czy też wpływa za pomocą dokumentu przesłanego listem, możesz te dokumenty przetworzyć do postaci elektronicznej i trzymać w jednej spójnej bazie elektronicznego dziennika korespondencji i dalej przetwarzać już wewnątrz firmy w sposób elektroniczny. To w znacznym stopniu przyspiesza czas obsługi każdego z tych dokumentów.

Jeżeli przychodzi pytanie z jakiegoś urzędu, Ty możesz szybko to pytanie przekazać do osoby, która merytorycznie zajmie się tym dokumentem, i nie ma tutaj straty czasu na przekazywaniu fizycznego dokumentu. Czasem między różnymi lokalizacjami w obrębie jednego miasta czy obrębie wielu miast traci się na tym czas, a często również te dokumenty giną. Więc elektroniczny dziennik korespondencji zapewnia właśnie przyspieszenie takiego procesu. No i przede wszystkim to, że dokumenty przestaną ginąć.

Można szybko przypisać osobę odpowiedzialną do takiego dokumentu, można tej osobie przypominać o terminach realizacji tego dokumentu, ale również można przypominać o terminach takich realizacji dla właściciela firmy, dla dyrektora firmy, dla menedżerów w firmie tak, aby była kontrola również nad tym, że te odpowiedzi i te dokumenty, te sprawy będą załatwiane w odpowiednim czasie i odpowiednim terminie.

W ramach całego wdrożenia powstaje cyfrowa baza wszystkich dokumentów, które do firmy przychodzą. Również możemy tam dołączać dokumenty, które z firmy wychodzą, tak aby znowu mieć całe powiązanie, czyli jest dokument przychodzący, obok jest dokument wychodzący. Mamy nad tym kontrolę, mamy nad tym taką pieczę i przyspieszenie później analizowania tych dokumentów. No i mamy pełną wiedzę o każdej sprawie.

To jest kolejny, trzeci już element. Wszystkie są, jak widzisz, związane trochę z takim uporządkowaniem dokumentacji w firmie, z scyfryzowaniem dokumentacji w firmie. Natomiast są to projekty, które jest dość łatwo uruchomić, które nie są jakoś mega kosztowne dla Twojej firmy, a z całą pewnością porządkują.

4. Automatyzacja inwentaryzacji

Kolejnym, czwartym elementem, który możesz zautomatyzować w swojej firmie, jest uwaga - proces inwentaryzacji. Zbliżamy się do końcówki roku, w nowym roku często firmy muszą wykonywać czy też chcą nawet wykonywać inwentaryzację. No i my możemy wspomóc ten proces w dość dużym stopniu.

Przede wszystkim możemy wdrożyć i zaproponować Ci aplikację, która będzie inwentaryzować. Czy skanujesz jakimś urządzeniem, terminalem przenośnym, takim komputerem przenośnym kod kreskowy i zapisujesz ten kod kreskowy, odnajdujesz na tej podstawie produkt i robisz spis z natury, czyli wprowadzasz wszystkie produkty do arkusza spisowego właśnie za pomocą kodów kreskowych. No to pozbawia Cię popełniania błędów. Ten proces staje się właśnie zautomatyzowany.

Jeżeli nie masz w swojej firmie przenośnych komputerów, można to wykonać również na normalnym laptopie czy też na komputerze stacjonarnym z podłączonym czytnikiem kodów kreskowych. Można taką inwentaryzację wykonywać, można taką aplikację zbudowaną w ramach pakietu Microsoft 365 właśnie uruchomić i na niej działać.

Kolejnym bardzo ważnym elementem jest to, że używając takiej aplikacji do inwentaryzacji, można również kilkukrotnie przeliczać Twój magazyn. Po pierwsze, ten proces przeliczenia przy używaniu kodów kreskowych jest dużo, dużo szybszy. No nie ma tego momentu, gdzie ktoś musi ręcznie napisać, jaki produkt inwentaryzuje, wpisać ilość tego produktu. Tego procesu w ogóle nie ma, więc to jest dużo, dużo szybsze. A dzięki temu, dzięki zaoszczędzeniu tego czasu, możesz go wykorzystać na przykład na kilkukrotne liczenie.

W wielu firmach to jest standard, że liczy się magazyn dwukrotnie, i tam gdzie są wyniki zgodne, na tych produktach, na których są wyniki zgodne, pozostawiamy ten wynik inwentaryzacji. Ale na tych produktach, gdzie są wyniki bardzo niezgodne, czyli te rozbieżności między pierwszym a drugim liczeniem są duże, wysyłamy komisję.

Możemy również wgrać Twoje stany magazynowe do naszej aplikacji i porównać z ilościami przed inwentaryzacją, czyli mieć wykonane liczenie, mieć wykonaną inwentaryzację, mieć wykonane... Cofnijmy się. Możemy wgrać Twoje stany magazynowe do naszej aplikacji. Dzięki temu będziemy mieć porównanie tego, co było przed inwentaryzacją, czyli tych stanów magazynowych, które były w Twoim systemie, i porównać je z wynikiem spisu z natury. Dzięki temu będziesz widzieć, gdzie są największe różnice, gdzie te produkty zginęły lub zostały zamienione. Różne tam historie inwentaryzacyjne się wydarzają.

W ramach tej aplikacji można również, a jeżeli nie, to nie ma takiej konieczności, przypisywać konkretne komisje do konkretnych lokalizacji. Wyobraźmy sobie, że masz duży magazyn, kilka tysięcy metrów kwadratowych, masz kilkanaście komisji. Możesz powiedzieć, że komisja numer 1 idzie w tamte alejki, 1, 2 i 3, a komisja numer 2 idzie w alejki 4, 5, 6. I w ten sposób możesz uporządkować pracę, sprawić, że komisje będą chodziły według porządku, na jakim Ci zależy, a przede wszystkim, że później drugie liczenie czy kolejne liczenie będzie wykonywane przez inną komisję, tak aby jak ja liczyłem po raz pierwszy, to żebym ja już po sobie nie sprawdzał. To daje znowu wzrost takiej rzetelności tego całego procesu, rzetelności zliczenia wszystkiego na inwentaryzacji.

No i na koniec może w takiej aplikacji powstać automatyczny raport z podziałem na komisję, z podziałem na produkty, z podziałem na lokalizację. Jak to sobie wymyślisz, jak to zaprojektujemy wspólnie, tak właśnie będzie automatyczny raport z wykonanej inwentaryzacji, którą możesz po prostu zaczytać do swojego systemu i mieć wszystko przygotowane.

Takie raporty i takie spisy z natury oczywiście spełniają wszelkie wymogi dotyczące wykonywania tego typu czynności, takie, które sprawdzają audytorzy w Twoich firmach. Więc śmiało możesz korzystać z takich zewnętrznych aplikacji, które wspomagają proces inwentaryzacji i powodują, że on jest zautomatyzowany, nie zajmuje czasu, no i przede wszystkim, że inwentaryzacja jest rzetelna.

Tobie jako właścicielowi firmy czy też menedżerowi w firmie może to posłużyć również jako narzędzie do częstszego sprawdzania stanu magazynowego, na przykład robienia inwentaryzacji dwa razy lub więcej razy w roku, wtedy kiedy macie zwiększone obroty. Przed takim sezonem, powiedzmy przed pikiem, można tą inwentaryzację wykonać, uporządkować magazyn tak, aby w trakcie już zwiększonych obrotów mieć te stany magazynowe uporządkowane i przygotowane do zwiększających się ruchów.

5. Automatyczne notatki ze spotkań

I kolejna, piąta automatyzacja, która dla mnie jest absolutnie hitem 2023 roku. Tak, w tym roku odkryłem możliwość automatyzowania właśnie tej czynności - automatycznych notatek ze spotkań. I powiem wam, że jestem absolutnie zauroczony. Używam aplikacji Fireflies do właśnie tego procesu i link afiliacyjny do tej aplikacji jest w opisie tego odcinka.

Jest to absolutnie dla mnie doskonała aplikacja, która, tak jak widzisz, przede wszystkim nagrywa spotkania, po drugie robi automatycznie transkrypcję z tych spotkań, po trzecie automatycznie, ze wspomaganiem oczywiście sztuczną inteligencją, robi podsumowania tych spotkań, robi listy z zadaniami wynikającymi z każdego z tych spotkań. No i może oczywiście automatycznie, w powiązaniu z automatyzacjami, które już my robimy w firmie, na przykład założyć zadania Tobie w systemie, w którym prowadzisz zadania - czy to będzie w Microsofcie, czy w innych aplikacjach do zadań, nie ma to żadnego znaczenia, możemy ten proces zautomatyzować.

Ale co jeszcze takie nagrywanie spotkań i transkrybowanie spotkań może posłużyć? Do jeszcze jednej rzeczy - my w firmie analizujemy te spotkania. Ja przede wszystkim w firmie analizuję swoje spotkania sprzedażowe. Spotkania są nagrywane, są transkrybowane, a dalej używam różnych narzędzi wspomaganych sztuczną inteligencją oczywiście do tego, aby wyłuskiwać, powiedzmy, bo zawsze się pojawiają, w postaci pytania. W związku z tym przygotowuję się dużo lepiej do spotkań z moimi klientami, właśnie analizując przez AI moje spotkania i moje rozmowy sprzedażowe czy rozmowy projektowe.

To doskonałe narzędzie, które nie kosztuje zupełnie czasu, nie poświęcam na to zupełnie czasu, a wyniki mogą być naprawdę, i w moim przypadku są, absolutnie niezwykłe. Więc link do Fireflies jest w opisie tego odcinka. Jeżeli chciałbyś czy chciałabyś, abym opowiadał, w jaki sposób można wykorzystać dalej możliwości Fireflies, właśnie wspomagane AI, daj znać, odezwij się do mnie, kontakt jest na stronie. Możesz śmiało napisać maila, zadzwonić i umówić się na spotkanie, na którym pokażę Ci, w jaki sposób można wykorzystać jeszcze bardziej potencjał automatycznych notatek, transkrypcji oraz sztucznej inteligencji.

Podsumowanie

Punkt szósty to podsumowanie. Wdrażane przez nas automatyzacje i aplikacje w ramach narzędzi Microsoft 365 mają dawać naszym klientom kilka podstawowych rzeczy.

Przede wszystkim mają oszczędzać ich czas, po drugie mają oszczędzać oczywiście ich pieniądze, także zwiększać jakość przetwarzanych i wprowadzanych do naszych i innych aplikacji danych. Kolejny bardzo ważny element - mają zwiększać dostępność do danych, czy to w mobilnych aplikacjach, które budujemy dla naszych klientów, czy to w desktopowych aplikacjach, czyli w dostępie przez przeglądarkę, które również przygotowujemy w ramach budowanych przez nas aplikacji.

Wszystkie dane, które zbieramy w naszych aplikacjach, mogą być w sposób automatyczny oddawane w postaci raportu, w postaci dashboardów, w postaci wniosków do zaimplementowania od razu w Twoim biznesie, po to, aby ten biznes działał lepiej, po to, aby ten biznes działał szybciej.

Łatwiejszy i szybszy dostęp to również łatwe i proste wyszukiwanie. Wszystkie aplikacje, które budujemy, mają super narzędzia do wyszukiwania właśnie z rodziny pakietu Microsoft 365. Nie musimy tutaj nic robić, mamy po prostu to gotowe i możemy z tego skorzystać.

Ostatni, choć chyba najbardziej istotny w dobie dzisiejszych czasów - AI i Copilot. Tak to hasło nazwałem, ale tu kryje się pod tym właśnie wykorzystanie sztucznej inteligencji. Odczytujemy dla naszych klientów dane z faktur, odczytujemy dane z umów, odczytujemy dane z zamówień i automatem wrzucamy je do ich systemów, a zamówienia są w PDF-ie, a faktury, również inne dokumenty, są w postaci zdjęć. My jesteśmy w stanie przetworzyć dokumenty do formatu, w którym użycie sztucznej inteligencji jest możliwe i działa doskonale.

Więc zachęcam Cię do użytkowania właśnie aplikacji z pakietu Microsoft 365, ale przede wszystkim do współpracy z nami. Zachęcam Cię do współpracy i do odezwania się do nas, jeżeli chciałbyś zautomatyzować któreś z tych procesów. Śmiało pisz, śmiało dzwoń, kontakt jest oczywiście jak zawsze w opisie tego filmu. Więc możesz kliknąć, skorzystać i zobaczyć, jak projektuje się i jak działają automatyzacje w praktyce.

W ramach wdrożeń przygotowujemy podobne, tak jak widzisz tutaj z daleka, tak pokażę, podobne opisy procesów i tak przygotowane procesy. Więc zaobserwuj już teraz i do zobaczenia w kolejnym filmie. Dzięki za dzisiaj.

Marcin Karwowski, cześć!

‍

Automatyzacja - inwestycja czy koszt?

Wprowadzenie

Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 usprawniają pracę twoją i twojej firmy. Dzisiaj trzeci odcinek z innej serii niż wszystkie, czyli z takiej serii, w której nie mówię bezpośrednio o narzędziach Microsoftu. Mówię natomiast o tym, w jaki sposób przygotować się do procesu automatyzacji procesów w twojej firmie. I dzisiaj trzeci odcinek, tak jak wspomniałem, z cyklu koszt tudzież inwestycja, czyli w jaki sposób nie przepłacać za automatyzację procesów, jak do tego podejść, jak to ugryźć, jak to oswoić? No słowem - jak poradzić sobie z finansami? I zapraszam już teraz do części merytorycznej.

Zanim bezpośrednio przejdziemy do części merytorycznej, bardzo cię proszę o lajka, bardzo cię proszę o suba. Wśród moich oglądających 70% osób nie ma subskrypcji, więc zachęcam cię do tego, aby zasubskrybować kanał, aby kliknąć w dzwon, który poinformuje cię o nowym filmie. A nowe filmy najczęściej wypuszczamy we wtorki, więc zapraszam cię do tego, aby właśnie zasubskrybować, polajkować i komentować oczywiście filmy. W komentarzach zachęcam do zadawania pytań lub sugestii, jaki być może nowy materiał chcielibyście zobaczyć.

Automatyzacja - koszt czy inwestycja?

OK, mamy dzisiaj rozmawiać o kosztach, mamy dzisiaj rozmawiać, no właśnie, czy w ogóle automatyzacja procesów może być kosztem? Czy automatyzacja procesów jest kosztem?

W mojej ocenie automatyzacja, która jest pewnego rodzaju elementem szerszego działu, szerszego zagadnienia, czyli IT w firmie, w mojej ocenie nie są to koszty. W mojej ocenie należałoby do tego podchodzić jako do inwestycji i mierzyć to, liczyć właśnie tak, jak się liczy i mierzy inwestycje. Czyli inwestycje mają jakieś tam nakłady, mają jakiś tam zwrot z tych nakładów, mają określone też czasy, czasy, w których inwestycja dana jest wznoszona i eksploatowana. Więc w mojej ocenie należy podchodzić do tego jako do inwestycji. No i właśnie takie podejście dzisiaj będę chciał ci zaproponować i o takim podejściu będę chciał ci dzisiaj troszeczkę poopowiadać.

Jak szybko zwraca się inwestycja w automatyzację?

Pierwsze pytanie - jak szybko w ogóle ta inwestycja się zwróci? Szybkość zwrotu z takiej inwestycji możesz policzyć w taki bezpośredni sposób: musisz wiedzieć, ile ta inwestycja dzisiaj kosztuje. Ile ona kosztuje, na przykład X? Twoja inwestycja, czyli koszt automatyzacji, kosztuje Y. No i tu w dość prosty sposób możesz policzyć, po ilu miesiącach, jeżeli dzisiejszych kosztów, czyli XA, nie będziesz ponosił, ten Y kiedy ci się zwróci.

I to jest w wielu firmach dość proste do wyliczenia. Można tutaj użyć takiego przykładu, że 5 osób jakąś czynność wykonuje, po zautomatyzowaniu danego procesu będzie tą czynność musiało wykonywać już tylko na przykład jedna osoba, bo pozostałe cztery już nie będą musiały tej czynności wykonywać. W związku z tym możesz policzyć, ile oszczędzasz na pracy tych czterech osób i kiedy ci się inwestycja na automatyzację tych czynności zwróci.

Natomiast przejdę od razu do tej karteczki trzeciej. Nie zachęcam do takiego podejścia, aby właśnie wspomniane cztery osoby po prostu zwalniać, po prostu usuwać z firmy. Zachęcam do takiego podejścia, w którym przed automatyzacją zastanowisz się i spróbujesz oszacować wspólnie z firmą, która wdraża ci tę automatyzację, jak to może wpłynąć na ludzi i jak ta automatyzacja może zabrać jakieś czynności do wykonywania określonej grupie ludzi? I zaopiekować się tym, czyli znaleźć tym ludziom inne czynności.

W każdej firmie, niemal w każdej firmie, przynajmniej w tych wszystkich, z którymi mogłem pracować do tej pory, okazywało się, że wiele czynności nie jest po prostu w ogóle wykonywanych. I teraz dzięki automatyzacji osoby mają zwolniony czas na inne rzeczy i mogą właśnie się tymi innymi rzeczami zajmować, które są równie ważne dla biznesu, które dają po prostu dla tego biznesu wartość.

Więc zachęcam cię właśnie do takiego podejścia, aby sprawdzić, aby przed automatyzacją również to uwzględnić, zastanowić się, co dane osoby będą mogły robić po zautomatyzowaniu tego procesu, aby właśnie tych kosztów, tak zwanych ludzkich, nie było i aby w twojej firmie automatyzacja nie równała się zwolnienie pracowników, bo będzie ci trudno dalej tą firmę prowadzić bez ludzi, którzy w niej pracują, bez ludzi, którzy boją się, albo z ludźmi, którzy boją się właśnie automatyzacji. Bo w ich głowie, bo w ich mniemaniu równa się to zwolnienie pracowników. Rzadko kiedy się to tak dzieje bezpośrednio, że od razu po wdrożeniu automatyzacji ludzie są zwalniani, ja sugeruję, aby dać im inne zadania do wykonania i w ten sposób wykorzystać ich potencjał w firmie.

Pośredni zwrot z inwestycji

Jak szybko inwestycja się zwróci? Ten zwrot może być pośredni. Dzisiaj jakieś czynności w twojej firmie w ogóle się nie wykonuje, być może nie kategoryzujesz w firmie kosztów dzisiaj w ogóle, albo robisz to od czasu do czasu i nie wiesz do końca, jakie są koszty. Nie masz takiego bezpośrednio precyzyjnego wyliczenia różnych kategorii kosztowych, więc dzięki automatyzacji, dzięki wdrożeniu na przykład bazy faktur właśnie z takim uwzględnieniem kategoryzowania faktur za pomocą kategorii kosztowych, możesz ten proces wykonywać.

No i dzisiaj nie będziesz umiał do końca policzyć, ile ten proces kosztuje, bo go po prostu nie robisz. Możesz to spróbować oszacować, a dalej pomyśleć, jak szybko się ten proces zwróci, jak szybko się zwróci automatyzacja właśnie kategoryzowania kosztów w twojej firmie. To jest kilka przykładów, natomiast warto o tym myśleć właśnie w tym kontekście, że to jest inwestycja i podchodzić do zwrotu i obliczenia zwrotu z tej inwestycji w jakimś określonym czasie.

Czy każda automatyzacja musi się zwracać?

Dobra, to idziemy do następnej karteluchy. Ta następna kartelucha to właśnie pytanie, czy dany proces automatyzujący musi się zwracać? Pierwsza taka myśl - to może to być proces jeden z wielu, który będziesz automatyzować w swojej firmie, albo to jest taki krok zerowy.

My najczęściej używamy dla naszych klientów do wykonywania automatyzacji narzędzi Microsoft 365 i zachęcamy ich do tego, jeżeli oni ich jeszcze nie używają, aby się zmigrowali do tego środowiska, aby tam przynieśli wszystkie swoje zasoby. Zwrot z tego kroku będzie trudny do oszacowania, no bo to jest taki basic - trzeba przemigrować pocztę, trzeba przemigrować pliki, różne tam zasoby, trzeba to po prostu wszystko skonfigurować, żeby automatyzacje w ogóle były możliwe.

No i teraz, czy to się zwróci? No pewnie, jakby tam policzyć jakieś różne składowe i popatrzeć na to historycznie, po kilku latach pewnie to się zwróci. Natomiast tak bezpośrednio to się nie zwróci, bo to jest jeden z wielu kroków na drodze do automatyzacji twojej firmy, więc on nie musi się za każdym razem i zawsze zwracać, ale warto się nad tym również zastanowić. Czy warto być świadomym, że niektóre procesy po prostu zwracać się nie będą?

Automatyzacja a skalowanie biznesu

Innym elementem - o tutaj zobaczcie, dwa razy tą samą kartkę napisałem, więc to jest na tyle ważne, że właśnie chciałem to w ten sposób podbić. Ale mówiąc na poważnie, proces być może się też nie będzie zwracał, no bo dzięki zautomatyzowaniu tego procesu będziesz mógł skalować swój biznes, czyli dzisiaj przy określonych zasobach ludzkich, systemach i tak dalej możesz wykonać X różnych rzeczy, wyprodukować X elementów, zrealizować X umów, projektów i tak dalej.

Ale po zautomatyzowaniu jakiegoś procesu będziesz mógł tego robić wielokrotnie więcej i to nie obniży bezpośrednio kosztów tego procesu tu i teraz. Natomiast da możliwość wykonywania znacznie większej ilości tych projektów. I tutaj dobrym przykładem może być generator umów, generator różnego rodzaju w ogóle dokumentów. Być może w twojej firmie jedna osoba dzisiaj jest do tego delegowana, że przygotowuje różne wzory dokumentów, edytuje je po prostu w Wordzie, wpisuje, generuje z tego PDFy i tyle. I ta jedna osoba to dzisiaj robi.

Po zautomatyzowaniu tego procesu dalej ktoś musi to sprawdzać, ktoś musi to nadzorować, ktoś musi wypełniać, przygotowywać w aplikacji dane do wygenerowania umowy. Natomiast po zautomatyzowaniu tego procesu ta jedna osoba będzie mogła tych umów wygenerować 10 razy więcej, 100 razy więcej. To zależy od procesu, zależy od skali automatyzacji. Innymi słowy mówiąc, bezpośrednio teraz nie obniżą to kosztów generowania tych umów, bo nadal będzie to robiła jedna osoba, natomiast będzie mogła zrobić tego wielokrotnie więcej i dzięki temu skala twojego biznesu będzie mogła być po prostu dużo większa. Warto na to zwrócić uwagę, że bezpośrednia automatyzacja nie musi się zwracać, ale daje możliwości skalowania twojego biznesu.

Jak policzyć zwrot z inwestycji w automatyzację?

Następny element - jak policzyć zwrot? Kilka słów już o tym wspomniałem, ale zastanówmy się wspólnie nad tym raz jeszcze. Po pierwsze, bardzo ważnym elementem jest to, ile czasu, czyli tak naprawdę pieniędzy, dzisiaj ten proces kosztuje, ile czasu ludzi, ile ludzi ten proces realizuje, razy wynagrodzenie pracownika, razy wszelkie koszty, ZUSy i inne historie, razy urlopy.

Jeżeli chcesz to dobrze policzyć, no to fajnie by było, jakbyś brał pełne obciążenie pracodawcy i zestawiał z kosztem automatyzacji. Takie podejście daje ci szansę rzetelnego porównania tych kosztów.

O tym, czy to musi się zwracać - no właśnie, to już mówiłem przy poprzedniej kartce. Nie zawsze musi się zwracać, to już wiemy. Natomiast warto sobie zadać to pytanie, aby być świadomym tego, czy ten zwrot będzie w przypadku tego innego procesu czy też nie.

Bardzo istotnym elementem jest to, co teraz będzie możliwe, co dzięki tej automatyzacji, dzięki zrealizowaniu właśnie tego zautomatyzowanego procesu będzie teraz w twojej firmie możliwe, jak się zmieni twój biznes?

Aby móc rzetelnie policzyć zwrot, należy wziąć kilka elementów pod uwagę, których tutaj nie napisałem, ale dopiszę je tutaj na tej kartce. Po pierwsze, zestawiasz koszt wdrożenia automatyzacji, ale również - i o to bardzo zachęcam cię, aby pytać potencjalnych wykonawców - jaki jest koszt eksploatacji? Eksploatacji tego rozwiązania, czyli ile trzeba wyłożyć, aby ta automatyzacja w ogóle zaczęła działać i ile należy wyłożyć, aby utrzymać narzędzia, które będą tą automatyzację realizowały.

W przypadku narzędzi Microsoft 365, najczęściej większość tych narzędzi jest już w twoim pakiecie. Możesz z nich po prostu korzystać i nie masz w związku z tym dodatkowych kosztów, ale w przypadku niektórych rozwiązań, z których my również korzystamy, jest taki koszt, który należy ponosić comiesięcznie. Większy, mniejszy - trzeba o to zapytać, trzeba się upewnić, jaki jest koszt wdrożenia i o tym na pewno wykonawca cię powie. Na to o to na pewno zapytasz.

Natomiast nie zawsze i nie wszyscy pamiętają o koszcie eksploatacji, więc warto również to wziąć pod uwagę. I właśnie takie koszty zestawić z kosztami dzisiejszych procesów i zobaczyć, jak to w ogóle będzie się miało do zwrotu z takiej inwestycji. Bardzo istotne elementy - zachęcam cię do tego, aby właśnie pytać o eksploatację. Hiperistotny element.

Korzyści z automatyzacji procesów

Pod następną kartką kryje się kolejne pytanie - jakie będą korzyści z automatyzacji? To, że te kartki w niektórych miejscach tak jak widzisz tutaj powtarzają się, to nie jest moje zagapienie się. To jest bardziej taka chęć zwrócenia twojej uwagi na właśnie te elementy, które są mega istotne, i aby zadawać sobie czasem również w różnych kontekstach te same po prostu pytania.

Jakie są korzyści z zautomatyzowania tego procesu? Być może jakieś nowe rzeczy będą możliwe. Mówiłem już o kategoryzowaniu kosztów, o bardziej wnikliwym analizowaniu kosztów. Być może przyśpieszysz po prostu mega, przyspieszysz możliwości analizowania kosztów, czyli nie będziesz musiał czekać do dwudziestego piątego kolejnego miesiąca, aby zobaczyć, jakie były koszty w zeszłym miesiącu.

Być może będziesz miał tą informację online i takie wdrożenia są możliwe. Takie nawet, że możemy zaprognozować, jakie będą koszty, wpisać sobie tą prognozę i później do tych prognozowanych kosztów przypisywać tylko faktury. Mówisz, dobra, to już się zmaterializowało, ten koszt już mamy, mamy do niego fakturę, albo spodziewamy się... nie mamy tej faktury, należałoby jej poszukać, upewnić się, że ona jednak dotrze albo że gdzieś nie zaginęła w akcji w naszej firmie.

Na pewno nawet po zautomatyzowaniu jednego procesu zacznie się taki proces zmiany myślenia i to się wiąże bezpośrednio ze zdobywaniem zaufania do automatyzacji. I ty jako przedsiębiorca, i ty jako właściciel, i ty jako osoba, która bierze udział w automatyzowaniu tego procesu, zobaczycie, że to zaczyna działać. Zobaczycie, że można tym rozwiązaniom zaufać, że one realizują te czynności, do których zostały powołane i zacznie w was kiełkować takie podejście - co jeszcze można zautomatyzować?

Słuchajcie, po co obciążać ludzi prostymi, nudnymi czynnościami, których nie chce im się robić? Dajmy ludziom bardziej kreatywne zadania, bardziej kreatywne czynności, a te najprostsze oddajmy automatom. Oddajmy sztucznej inteligencji, niech te narzędzia nas wspomagają. To bardzo rozwwijające i firmę, i ludzi podejście, które daje możliwości właśnie wdrażania kolejnych automatów i sprawienia, że ludzie w twojej firmie robią przede wszystkim takie rzeczy, które są kreatywne, które są ciekawe. Warto na to zwrócić uwagę.

Co będzie możliwe dzięki automatyzacji?

OK, jesteśmy już w połowie naszej tablicy w Miro. Patrzcie, lecimy dalej. Mamy kolejną żółtą karteluchę i pod nią pytanie - co teraz będzie możliwe? Co teraz będzie możliwe? Tu rozwinięcie tej ostatniej myśli, która jest moim zdaniem bardzo istotne. Co teraz będzie możliwe? Być może jakieś stare pomysły, które do tej pory nie były i nie mogły być zrealizowane, teraz będą mogły być zrealizowane. Warto mieć taką listę pomysłów, warto mieć taką listę rzeczy do zautomatyzowania i sprawdzać: dobra, to już mamy, to już mamy.

Pojawiają się nowe możliwości dzięki zautomatyzowaniu procesu, dzięki poznaniu narzędzi, dzięki zaufaniu do tych narzędzi i zdobyciu zaufania do tych narzędzi. Mogą pojawiać się w waszych głowach nowe możliwości, nowe pomysły, a z tego wszystkiego mogą rodzić się nowe produkty, które będziecie chcieli wdrażać, które będziecie chcieli oferować swoim klientom właśnie dzięki zautomatyzowaniu pewnych procesów.

Nowe linie biznesowe

Tu przejdę od razu niżej - nowe linie biznesowe. Być może twoja firma dzisiaj nie sprzedaje w internecie, nie sprzedaje na przykład na Allegro. Dzięki wdrożeniu automatyzacji może być możliwa sprzedaż w nowym kanale, na przykład takim jak jest Allegro. Chcesz szybko, automatycznie wystawiać dziesiątki aukcji, dziesiątki produktów i zautomatyzować wymianę stanów magazynowych z tymi produktami? Super, bardzo fajny temat na automatyzację, wdzięczny temat na automatyzację i można ją zrealizować właśnie ten sposób i mieć dzięki temu sprzedaż w nowym kanale, dzisiaj w ogóle przez ciebie nieeksplorowanym.

Możliwości mamy ogromne. Możemy na przykład w tej automatyzacji, o której mówiłem, czyli we wdrożeniu zautomatyzowanej bazy faktur, możecie mieć szybko liczoną rentowność. Rentowność waszego biznesu w dzisiejszych czasach, trudnych czasach, gdzie i koszty są dynamiczne, no i sytuacja na rynku też jest dynamiczna. Czasem wystrzelują nam różne deale, różne zamówienia, różne transakcje, a czasem gdzieś tam nasz ten biznes zaczyna dość spektakularnie szukać możliwości sprzedażowych. Szybkie obliczanie rentowności jest w mojej ocenie bardzo istotnym elementem, który mega wpływa na możliwości biznesowe i na biznes.

Jakie powinny być kolejne kroki?

Mamy sobie kolejną karteluchę. Słuchajcie, planując dzisiejsze automatyzacje, planując dzisiejsze wdrożenie, to wdrożenie, które teraz chcecie zrealizować, fajnie jest przez chwilę pomyśleć, jakie będą kolejne kroki? Czy w ogóle jakieś będą? Czy to, co teraz realizujecie, z częścią szerszego planu w ogóle, jakiegoś planu, który ma być zrealizowany w twojej firmie, czy to jest po prostu spontaniczna jedna automatyzacja, którą zrobisz, zapomnisz i tyle?

Można, można się nad tym przez chwilę zastanowić, a zwłaszcza podchodząc do pierwszej automatyzacji warto się zastanowić, jakie mogą być potencjalnie inne procesy, tak aby gdzieś zbudować taką roadmapę do dochodzenia do scyfryzowanego biznesu? Do tego, aby jak najwięcej rzeczy w twojej firmie, w twoim biznesie było wykonywanych przez automaty, przez sztuczną inteligencję, a nie przez ludzi, którzy wykonują powtarzalne, zupełnie czynności.

Być może to wdrożenie jest rozwinięciem już obecnej automatyzacji, obecnego systemu. To jest super. My często wdrażamy właśnie takie rozwinięcia, gdzie ERP nie może, tam automatyzację pośle, jak mówi staropolskie porzekadło. No i właśnie my takie rozwinięcia obecnych automatyzacji często realizujemy, gdzie ERP na przykład nie może dobrze zaraportować, tam Power BI pośle i Power BI świetnie sprawdza się w procesach automatyzacji raportowania. Różne są tu możliwości.

Ja zachęcam do tego, aby pomyśleć przez chwilę nad tym, co my robimy w takim szerszym, takim szerszym kontekście. Być może kolejnym krokiem będzie nowy proces, który od teraz też będzie realizowany, który będzie mógł być zautomatyzowany.

Postępuj rozważnie i oddychaj głęboko

Natomiast zachęcam cię bardzo mocno do tych dwóch rzeczy, aż zrobię tutaj taki wielki zoom. Zachęcam cię do tego, aby postępować rozważnie, aby się nie zachłysnąć tymi automatyzacjami, bo czasem bywa tak, że zautomatyzujesz jeden proces, pomyślisz sobie: super, następny, następny, następny, następny. Ludzie nie mogą ani przez chwilę złapać oddechu, zastanowić się, nie mają czasu na refleksję, jak do tego podejść, jak automatyzować inne rzeczy. Czy te automatyzacje, które wdrożyliśmy, działają super? Czy nie trzeba czegoś z nich zmienić?

Więc zachęcam cię do rozważnego postępowania oraz głębokiego oddychania, co będzie służyło właśnie również zdobyciu tej refleksji i zdobyciu takiego szerszego oglądu sytuacji, gdzie my w ogóle jesteśmy i da możliwość popatrzenia na to na przykład właśnie patrzcie z takiego tutaj wielkiego lotu ptaka. Gdzie tych automatyzacji procesów różnych jest rozpisanych na moim Miro wiele, ale my rozmawiamy o tej jednej karteluszce, która się tutaj gdzieś ukryła. Oddychamy i postępujemy rozważnie.

Spójrz na większy obraz

OK, dwie kartki zostały nam do końca. Ja przypominam raz jeszcze - osobom, które skomentują ten film, wyślę dostęp do tej tablicy w Miro. Wystarczy w komentarzu napisać: poproszę Miro, a ja ten dostęp wam wyślę. Będę go uzupełniał, będę tą tablicę w Miro uzupełniał wraz z publikacjami filmów. Jeżeli ten komentarz dasz wtedy, kiedy będzie już, będziesz oglądał ostatni film, albo wszystkie filmy już będą wyemitowane, wówczas dostaniesz Miro w pełnej krasie. Natomiast jeżeli zrobisz to wcześniej, no to będzie tylko fragmentaryczne Miro.

No i korzystam jeszcze raz z okazji do zachęcania cię do komentowania, zadawania pytań w komentarzach, lajkowania, subskrybowania dzwonów. Ciebie to nic nie kosztuje, zwłaszcza lajkowanie, subowanie i dzwon, a dla mnie daje i dla innych ludzi dostęp szerszy do tych materiałów, z czego ja po prostu jestem mega zadowolony.

OK, lecimy do przedostatniej karteluchy, którym zastanawiamy się, jak to wygląda w większym obrazie. To się trochę wiąże, jest takie niejako rozwinięciem poprzedniej kartki, czyli kolejnych kroków, szerszego planu. No właśnie, czy w ogóle jest na to jakiś plan? Czy jest zrobiona jakaś szersza analiza? Czy są zidentyfikowane kluczowe obszary, w których można automatyzować, w których można wdrażać różnego rodzaju oprogramowania, które wspomagają procesy twojej firmy?

Czy masz ustalone priorytety? W ogóle, które czynności chcemy realizować jako pierwsze, które jako drugie, które trzecie i tak dalej? Czy masz do tego chęci? Czy twoi ludzie mają do tego chęci? A jeżeli mają chęci i masz tych ludzi, czy ty masz pieniądze, a ludzie mają czas?

Inaczej mówiąc, ty jako inwestor, ty jako sponsor, ty jako właściciel, ty jako manager. Czy twoja firma musi wyłożyć pieniądze na automatyzację i zapewnić ludziom czas na ich realizację? To nie mogą być projekty realizowane w międzyczasie, gdzieś na kolanie, z boku normalnych działań. Na te projekty trzeba zarezerwować czas ludzi, trzeba dać im na to przestrzeń, trzeba powiedzieć: dobra, słuchaj, w czwartek o czwartej nie zajmujesz się tym, zajmujesz się czymś innym. To jest twój czas na automatyzację, a w piątek od ósmej do dwunastej też masz czas na testowanie, masz czas na opisanie procesu, masz czas na zastanowienie się, jak ten proces w ogóle dzisiaj działa i masz czas na spisanie tego procesu.

To są hiper istotne rzeczy. Bez tego to się nie uda. Bez ludzi nie będzie testów, bez ludzi w twojej firmie, po twojej stronie nie będzie testów, nie będzie weryfikacji, nie będzie automatyzacji i nie będzie miał kto tych automatyzacji używać. Więc mega istotne, abyś zapewnił ludzi, abyś dał swoją chęć, a najlepiej zapewnił ludzi, którzy są chętni. To wpłynie na pozytywny efekt właśnie tych działań automatyzujących, da możliwość zastanowienia się właśnie nad tymi wcześniejszymi elementami, czyli popatrzeniem na to wszystko z lotu ptaka. Jeszcze raz pokażę, to już widać z lotu ptaka, a tak to widać z lotu jednej karteczki.

Jak automatyzacja wpływa na biznes?

Ostatnie elementy - jak to wszystko w ogóle wpływa na twój biznes? Jak to, jakie są korzyści? To się niejako łączy z tym wpływem na biznes, ale tu, zobacz, że są wymienione różne mniej i bardziej istotne i takie twarde elementy. Jak to wpływa na rentowność? Czy zautomatyzowanie tego procesu wpływa na rentowność twojego biznesu? Tak czy nie? Jeśli tak, to jak? Jeśli nie, to dlaczego? Być może coś źle robimy, być może nie ten proces wybraliśmy? Być może wybierzmy proces taki, który wpływa na rentowność biznesu? Słuchajcie, warto się nad tym zastanawiać.

Trzeba automatyzować te procesy, które realnie wpływają na wasz biznes. Co dzięki tych automatyzacjom będzie możliwe? O tym już mówiłem, mówiłem o skalowalności, czyli ile więcej będziemy mogli zrobić tymi samymi zasobami? To w dzisiejszych czasach, moim zdaniem, jeden z najbardziej kluczowych elementów, aby zespół był scementowany, aby zespół był takim, no, ze sobą, ze sobą ściśle współpracujący, aby zespół był zwinny i mógł między tymi kosztami gdzieś dynamicznie uniki robić i dostawać tymi kolejnymi kosztami w głowę.

A z całą pewnością, jeżeli będziesz miał taki zespół, który jest zwinny, jeżeli będziesz miał firmę, w której wiele procesów jest zautomatyzowanych, jeżeli firma ta właśnie będzie po prostu nowoczesna - automatyzacja tą nowoczesność zapewnia - to ludzie będą tu chętnie pracowali. Ci, którzy już teraz są i tych, których jeszcze nie ma w twojej firmie, chętnie będą do tej firmy przychodzić. Jeżeli powiesz im, że masz takie automatyzację, że korzystasz z takich rozwiązań w oparciu o sztuczną inteligencję, a nie tylko z zeszytu, długopisa i innych tego typu narzędzi do pracy, bo to, umówmy się, w dzisiejszych czasach nie są zbyt zaawansowane narzędzia do pracy - zeszyt i długopis.

Fajnie jest mieć, ja również tutaj mam. Mogę nawet pokazać, mam tutaj na długopis, słuchajcie, mam jakieś karteczki żółte, lubię żółte karteczki w Miro, lubię też żółte karteczki takie, które mam tutaj pod ręką. Ale my w mojej firmie używamy wielu automatyzacji. Kiedyś być może też nakręcę i ten film - daj znać w komentarzu, czy taki film byłby ciekawy, czyli jakich narzędzi do automatyzacji używa firma, która automatyzuje procesy. Ja tak się uśmiecham, bo bo myślę, że to mógłby być dla mnie ciekawy odcinek, aby zinwentaryzować wszystkie zautomatyzowane procesy. Mamy ich w firmie bardzo, bardzo, słuchajcie, wiele.

Podsumowanie

Podsumowując, jest tych pytań kilka, które należałoby sobie zadać:

• kiedy to się zwróci?
• czy w ogóle musi się zwracać?
• jak liczyć ten zwrot?
• jakie mamy korzyści?
• co teraz będzie możliwe? (to się trochę wiąże)
• jakie kolejne kroki?
• jak to wygląda w takim z lotu ptaka? (jeszcze raz to oddalę, tak ale może tak)
• i jak to wpływa na wasz biznes?

To są, to jest takich 8 pytań, które warto sobie zadać, zanim pójdziemy dalej i zanim zaczniemy dalej automatyzować procesy w naszej firmie. A to wszystko pod sztandarem kosztów, a w zasadzie, co próbowałem udowodnić przez ten odcinek, inwestycji w automatyzowanie procesu właśnie w twojej firmie.

Dziękuję za ten odcinek. Przypominam o lajkowaniu, subowaniu, no i co? Zapraszam do następnego odcinka, w którym partner - jak wybrać firmę do automatyzowania procesów? O tym powiem w zastępnym odcinku. Za dzisiejszy ci dziękuję bardzo serdecznie. Do zobaczenia, cześć.

‍

Pooddychaj po wdrożeniu! Jak zakończyć projekt automatyzacji i planować kolejne kroki

Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. Dzisiaj nietypowy odcinek, bo widzisz za moimi plecami po raz kolejny ośmiornicę. Ta ośmiornica symbolizuje proces wdrażania automatyzacji, na przykład w twojej firmie, i mówi o tym, w jaki sposób się do niego przygotować. W jaki sposób można poświęcić trochę czasu, aby zastanowić się, co automatyzować, jak automatyzować, z kim automatyzować i tak dalej, i tak dalej.

Zachęcam cię do wcześniejszych odcinków, bo dziś jest odcinek finałowy tego cyklu, w którym powiem kilka słów o tym, jak wygląda zakończenie takiego procesu i jak to powinno działać dalej. Jakie mogą być kolejne kroki właśnie przy tych automatyzacjach różnego rodzaju aplikacji. Także zapraszam cię do części merytorycznej.

Ale zanim pójdziemy do części merytorycznej, bardzo proszę cię o lajki, bardzo proszę cię o subskrypcję, bardzo proszę cię o kliknięcie dzwonka. Dzięki temu algorytm będzie nas troszeczkę wyżej pozycjonować, dzięki temu te materiały będą mogły iść do większej ilości osób i wdrożenia i automatyzacje firm będą mogły mieć miejsce. Więc zachęcam cię jeszcze raz do właśnie tych czynności.

Zachęcam cię również do komentowania, zadawania pytań pod tym filmem. Ja chętnie będę na nie odpowiadał, czy to w postaci komentarzy, czy w postaci innych filmów. No i ostatnia zachęta do tego, aby poprosić w komentarzu o dostęp do tej tablicy Miro. Ja go chętnie ci wyślę, będziesz miał wszystkie tutaj te elementy wypisane, będziesz mógł dorzucić tu swoje notatki, no i mieć swój proces wdrażania automatyzacji czy też aplikacji, a ja chętnie się tą wiedzą po prostu z tobą podzielę.

Zakończenie wdrożenia - pooddychaj

Okej, idziemy do części merytorycznej. Dzisiaj ostatni krok - zakończenie, zakończenie wdrożenia. No i lecimy z karteczkami. Ja też, ja też tutaj trochę pod-oddycham. Słuchajcie, odrobinę się napracowaliśmy, albo wydaliśmy dużo pieniędzy i dużo pracy i dużo czasu. Pooddychaj przez chwilę! Pomyślmy, popatrzmy, co nam to dało, popatrzmy, jakie są rezultaty wdrożenia tej aplikacji czy też tej automatyzacji.

Nie lećmy od razu z kolejnym etapem, nie lećmy od razu z kolejnymi rzeczami, tylko dajmy się chwilę, jak to się żargonowo mówi, wygrzać temu rozwiązaniu. Tak abyśmy mogli zobaczyć, jak to się używa, czy ta technologia jest okej, czy może trzeba jakieś zmiany dokonać. Po prostu pooddychaj - mówię to tak hasłowo, "pooddychaj", w sensie: poczekajmy, zastanówmy się, nie róbmy tego na łapu-capu. Pośpiech nigdy nie jest dobrym doradcą w żadnej dziedzinie życia, a w szczególności przy wdrażaniu automatyzacji, aplikacji z całą pewnością nie jest.

Zaplanuj kolejny krok

Przygotuj się dobrze do zaplanowania kolejnego kroku. Ten kolejny krok to może być kolejna automatyzacja, to może być kolejna rozbudowa właśnie zbudowanej automatyzacji - różnie to bywa. Więc po prostu zaplanuj kolejny krok bardzo skrupulatnie. Zaplanuj kolejny krok i się na nim zastanów. Nie podejmuj takiej gorączkowej decyzji o tym, aby robić kolejne rzeczy jak najszybciej.

No właśnie - zaczekaj, pooddychaj, zaplanuj. To są bardzo ważne elementy. Nie będę już tutaj o tym mówił. No ale później oczywiście zadziałaj. Przygotuj się znowu w tej samej, w zasadzie można powiedzieć, pętli. Zobacz, jaki jest największy ból teraz twojego biznesu, czy to będzie kolejny krok w rozwinięciu tego wdrożenia, które było, czy to będzie nowe wdrożenie. To zależy od ciebie, zależy od waszych ustaleń z firmą wykonawczą. Ale po tym oddychaniu, zaplanowaniu, zaczekaniu chwilę, po prostu zacznij wtedy dopiero działać.

Pamiętaj o większej całości

Zastanów się, jaki proces, jaki ma być ten kolejny krok, o którym powiedziałem przed chwilą. I pamiętaj o większej całości. Ta większa całość to jest właśnie ten "Big Picture", o którym mówiłem w poprzednich filmach, aby zastanowić się, do czego my idziemy, czy idziemy w dobrą stronę, czy ten automatyzacje realizują jakąś większą całość, jakiś większy pomysł, i jaki ten pomysł ma być - to jest właśnie w tej karteczce ukryte.

Następnie odpowiednio się przygotuj, czyli przygotuj zarówno finanse, przygotuj zarówno swój zespół, przygotuj czas dla swojego zespołu tak, abyście mogli na spokojnie tę automatyzację wdrażać, uruchamiać i cieszyć się z jej działania. To są bardzo istotne rzeczy.

Refleksja nad procesem zmian

To jest krótszy odcinek niż zwykle, ale to jest właśnie taka chwila na twoją refleksję. Ja tu tych refleksji nie będę przytaczał, natomiast absolutnie istotne jest to, żeby nie przegrzać, żeby nie przegrzać zarówno budżetu, zarówno ludzi w twojej firmie. Ilość zmian musi być dawkowana w sposób umiarkowany.

Bez względu na to, co sobie myślisz, bez względu na to, jak ty uważasz, większość ludzi zmian po prostu nie lubi. Więc trzeba je wdrażać rozsądnie, trzeba je wdrażać step by step, krok po kroku, aby te zmiany mogły się osadzić trochę w strukturze twojej firmy, aby mogły się osadzić w twojej kulturze organizacyjnej.

No bo właśnie do tego dążymy w tym szerszym rozumieniu automatyzacji. Dążymy do tego, żeby to ludzie oddolnymi inicjatywami pokazywali ci, co jeszcze można zautomatyzować, bo to oni, realizując te czynności na co dzień, wiedzą to najlepiej - gdzie można zautomatyzować.

Oddolne inicjatywy

I jak będą uczestniczyć w tych automatyzacjach w taki mądry sposób, będą mieli na to czas, będą mogli się nad nimi chwilę pozastanawiać, mogli je odpowiednio przetestować, przygotować się do tego, to będą ci sami mówili: "Słuchaj, jeszcze można zautomatyzować to, jeszcze można zautomatyzować tamto". Bo to oni wiedzą, ile razy używają "kopiuj-wklej" z jednego arkusza do drugiego.

A ja wiem, i ty już teraz też wiesz, że można ten proces chociażby zautomatyzować i przenosić dane, czy to pomiędzy arkuszami, czy pomiędzy różnymi elementami, w sposób automatyczny. Ale to ten człowiek na dole wie, że wykonuje te czynności, że wykonuje tych "kopiuj-wklej" powtarzających się akcji dziesiątki, setki, tysiące być może jednego dnia. I dopóki ci o tym nie powie, to ty nie będziesz tego wiedzieć i nie będziesz mógł zaoszczędzić jego czasu, swoich pieniędzy, wykonując i wdrażając różnego rodzaju automatyzacje czy też aplikacje.

Zachowaj balans we wdrażaniu automatyzacji

Więc nie przegrzewaj i wykonawcy, i twojego zespołu. Wykonawca oczywiście chciałby robić tych automatyzacji jak najwięcej, bo z tego ma chleb, bo z tego ma pieniądze. Natomiast ja przynajmniej podchodzę w swoim biznesie w taki sposób, żebyśmy się wszyscy po prostu nie przegrzewali, żebyśmy mieli ten komfort wdrażania, komfort testowania, komfort uruchomienia aplikacji tak, aby to szło odpowiednim trybem, odpowiednim czasie i miało możliwość dobrego działania i możliwość realizowania kolejnych wdrożeń.

Zakończenie

Dziękuję ci serdecznie za tą serię, za tą całą ośmiornicę, za tą wspólną przygodę właśnie w omawianiu elementów dotyczących wdrożenia automatyzacji w twojej firmie. Przypominam o tym, że wszyscy, którzy poproszą w komentarzu o dostęp do Miro, dostaną go, którzy zadadzą pytania, dostaną odpowiedź, którzy polajkują, zasubskrybują i wcisną dzwon, pomogą mi w rozwoju tego kanału, z czego będę niezmiernie zadowolony i będę wam po prostu również wdzięczny. I to da mi napęd do nagrywania kolejnych filmów, bo pomysłów mam bardzo wiele.

Zobaczcie tu jeden z filmów, który się już wyświetla, który niedługo będzie gdzieś tam kiedyś nagrywany - "Siedem porażek przy wdrażaniu automatyzacji - na co należy zwrócić uwagę", właśnie aby nie popełnić tych błędów. To za kilka chwil ten film również się pojawi, a dzisiaj dziękuję. Automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Do zobaczenia!

‍

5 aplikacji Microsoft 365, które zrewolucjonizują Twoją firmę [Część 2]

Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. W dzisiejszym odcinku pokazuję kolejne pięć automatyzacji, kolejne pięć aplikacji, które mogą wspomóc pracę twoją i twojej firmy. Mówię o kolejnych pięciu, bo wcześniejszych pięć jest już na YouTubie w poprzednim filmie. Link będziesz miał w opisie do bieżącego filmu. A dzisiaj powiem o kolejnych pięciu narzędziach, które świetnie mogą zadziałać w twojej firmie. Są to narzędzia dość popularne, są to procesy dość popularne, które w większości firm występują, także zachęcam cię do obejrzenia tego filmu.

Ten kanał napędzany jest przez eraIT, dostawcę świetnych rozwiązań dla twojego biznesu w oparciu o narzędzia Microsoft 365, czy to aplikacji, czy to rozwiązań wspieranych sztuczną inteligencją. Dowolne rozwiązania jesteśmy w stanie zaprojektować, zbudować i wdrożyć wspólnie z tobą. Zapraszam do części merytorycznej.

Przegląd korzyści z aplikacji Microsoft 365

Mam tutaj przygotowanego pająka, oczywiście w aplikacji Miro, o której już kilka słów ci wcześniej mówiłem. Przypomnę tylko, że na poprzednim naszym spotkaniu, na poprzednim filmie skończyłem właśnie na tym, że aplikacje, które budujemy, o których będę mówił również dzisiaj, mogą zaoszczędzić duże ilości czasu, mogą dać szybki dostęp czy to przez aplikację mobilną na telefonie, na tablecie, czy to przez aplikację desktopową, czyli w zasadzie przez przeglądarkę internetową, w której te aplikacje mogą działać i mogą być osadzone.

Dają możliwość zautomatyzowanego raportowania - wszystkie aplikacje, o których mówiłem wcześniej, będę mówił dzisiaj, dają ci możliwość automatycznego raportowania, podglądania danych w tych aplikacjach i robienia automatycznych zestawień. Dają możliwość łatwego wyszukiwania danych - to też jest bardzo istotne. Dostęp do danych jest po prostu mega, mega szybki z każdego miejsca na świecie, z każdego urządzenia.

No i oczywiście można większość z tych rzeczy, większość z tych danych, które są w tych aplikacjach zbierane, wykorzystywać za pomocą sztucznej inteligencji, czy wykorzystywać za pomocą narzędzi copilotowych, które w ramach pakietu Microsoft 365 są dostępne.

1. Generatory dokumentów

OK, ale o jakich aplikacjach dzisiaj chciałem ci powiedzieć? No i tutaj kolejną aplikację, którą chciałem ci przedstawić, o której chciałem ci opowiedzieć, to są aplikacje takie z rodziny, można powiedzieć, generatorów dokumentów. Te generatory dokumentów mogą być przydatne przy różnych okolicznościach. Na przykład w aplikacji do reklamacji można wygenerować protokół reklamacyjny. Na przykład w aplikacji, która wspomaga działania handlowca, czy też wspomaga działania działu, który podpisuje różnego rodzaju umowy, możemy właśnie wspomagać generowanie tych umów.

Czyli jak to w praktyce może działać? Jest sobie tabela, czy to lista SharePointowa, czy tabela w Excelu, w której są dane do umowy, są dane, które powinny być wypełnione w umowie. Uruchamiasz automatyzację i automatyzacja pobiera odpowiedni szablon, na przykład umowy, czy zamówienia, czy protokołu, i wpisuje w wyznaczone miejsca dane, które są w tabeli. I w ten sposób wspomaga bardzo mocno proces generowania tych dokumentów.

Możesz jednorazowo wykonać generowanie kilkudziesięciu dokumentów. Możesz mieć szablony w kilku językach, więc możesz te dokumenty generować od razu w różnych językach i mieć kilka wersji dokumentów i kilka wersji językowych tych dokumentów. Możliwości mamy tutaj w zasadzie nieograniczone.

Wzorem dokumentów, co ciekawe, są pliki Word, co w znacznym stopniu ułatwia ich później edycję, ich aktualizację, a my możemy tutaj generować, czy to umowy, czy różnego rodzaju zamówienia, protokoły, oferty, porozumienia, wszystkie - słowem dokumenty, które masz w firmie, które potrzebujesz generować na bazie danych z jakiejś tabeli, czy to z twojego systemu, czy specjalnie przygotowanych przez nas aplikacjach, które będą zawierały dane do tych umów, do tych dokumentów. Świetna rzecz, oszczędza mega ilości czasu i to jest jedna z aplikacji, którą wdrażamy dość często dla naszych klientów.

2. Automatyzacja przepisywania danych

Następna aplikacja, o której chciałem ci powiedzieć, to jest tutaj pod ósemką i będzie to aplikacja, czy też taka czynność, można bardziej szczegółowo powiedzieć, czyli przepisywanie danych. Jeżeli w twojej firmie nikt nie przepisuje danych między arkuszami, po prostu wyłącz ten film i tyle. Nie potrzebujesz więcej o tym słuchać.

Natomiast jeżeli w twojej firmie przepisuje ktoś dane pomiędzy arkuszami, przepisuje ktoś dane pomiędzy systemami, czyli z jednego systemu do drugiego ktoś siedzi, rękami przepisuje sobie dane. Jeżeli ktoś w twojej firmie przepisuje dane z kartek do Excela, czy też z kartki do systemu. Słuchajcie, koniec z tym! Jest możliwość bez większych trudności, bez jakiś gigantycznych nakładów czasowych i finansowych zautomatyzowania tych procesów, które można nazwać jednym słowem - przepisywanie danych, dwoma słowami - przepisywanie danych.

Nie musicie już przepisywać tych danych, czy to pomiędzy arkuszami, czy pomiędzy systemami, czy z kartek do różnego rodzaju tabel. Może to robić za was automat. Możemy odczytywać dane z jednego arkusza, przepisywać je do drugiego. Możemy odczytywać dane z jednego systemu i przepisywać je do arkusza. Możemy odczytywać dane z kartki, na przykład za pomocą zeskanowanego po prostu dokumentu, i dalej przepisywać je do arkuszy, do systemów, do różnych tabel, które są w twojej firmie.

Koniec z ręcznym przepisywaniem danych! Możemy zamiast kartek dać ludziom aplikację na telefon, aby te dane wprowadzali od razu do systemu, wprowadzali od razu do aplikacji. I w ten sposób zaoszczędzić twój czas, twojej firmy, twoich ludzi, i sprawić, że ta firma będzie działała znacznie szybciej i znacznie również taniej. Koniec z przepisywaniem danych! Słuchajcie, od dzisiaj nie przepisujcie danych, dzwońcie do nas, a my zrobimy wam automaty.

3. Aplikacje HR

Kolejną aplikację, którą chciałem wam pokazać, to aplikacja, uwaga, do procesów HR. Kto w firmie nie ma HR? Ręka do góry. Ja mam, ale podniosłem rękę, żebyście wiedzieli, w jaki sposób podnieść rękę.

Słuchajcie, aplikacja i procesy HR-owe są dość wdzięcznymi procesami do automatyzacji. Są one najczęściej mało, mało powiedzmy, skomplikowane. Mają fajny flow w firmie, bo jeżeli ludzie widzą, że w twojej firmie działa aplikacja mobilna na telefon i mogą przez tą aplikację złożyć wniosek urlopowy, oznaczyć się na liście obecności, tak, nie muszą szukać tych kartek gdzieś tam po szufladach i podpisywać na koniec miesiąca, za cały miesiąc, że byli obecni.

Że mogą złożyć elektroniczny wniosek o pracę zdalną, właśnie w aplikacji mobilnej, przez telefon. Że mogą złożyć wniosek o benefity, które są w twojej firmie, albo się z nich wypisać, albo się do nich zapisać. Jeżeli mogą złożyć wniosek o zmianę swoich danych przez aplikację mobilną, przez aplikację desktopową, a nie przez kartkę, to wszystko powoduje, zebrane razem, że pracownicy widzą, że twoja firma jest nowoczesna, że dział HR ma znacznie mniej pracy, bo nie musi przepisywać tego wszystkiego z kartki do jakichś systemów jednych, drugich czy trzecich. I w ten sposób budować dopiero wiedzę o tym, co się w firmie dzieje, kto jest na urlopie, kto jest obecny itd.

Te procesy mogą być zautomatyzowane, te procesy mogą być przede wszystkim scyfryzowane. To daje twoim pracownikom poczucie, że twoja firma jest nowoczesna. Pokazuje im możliwości Microsoftu właśnie za pomocą takich aplikacji i może sprawić, że przyjdą im nowe pomysły, że wtedy pomyślą sobie: "Hej, to jak taką aplikację można zbudować do HR-u, to dla mnie, do mojej pracy, na moim stanowisku też zbudujmy aplikację, która ułatwi mi kontakty z klientem, która przyspieszy proces obsługi zamówień, która sprawi, że firma będzie bardziej wydajna, że firma będzie bardziej oszczędna, że firma będzie bardziej cyfrowa" - właśnie dzięki aplikacjom i dzięki wdrożeniom chociażby aplikacji do HR-u.

My mamy tą aplikację świetnie wykonaną, mamy dużo wdrożeń tej aplikacji, więc jeżeli chcecie, zapraszam, a jeżeli nie, możecie zrobić sobie taką aplikację sami.

Jeżeli uważasz, że ten film jest wartościowy, to dobry moment właśnie przy okazji HR-u na łapkę w górę, na subskrypcję. To cię niewiele kosztuje, dla mnie pomaga i pomoże być może innym firmom, innym osobom, innym widzom do dotarcia do tego materiału. Mi to daje dużo satysfakcji, więc lajkuj, subuj i dzwonkuj. A tymczasem wracamy do kolejnej aplikacji.

4. Aplikacja do obsługi reklamacji

Przedostatnia aplikacja, o której chciałem ci dzisiaj powiedzieć, to aplikacja do reklamacji. Któż z nas nie ma procesu reklamacyjnego w swojej firmie? Myślę, że większość firm, zwłaszcza większość firm handlowych, ma taki proces i występują w tych firmach procesy reklamacyjne.

Wdrożenie aplikacji do właśnie obsługi procesów reklamacyjnych po pierwsze da ci porządek. Te procesy będą pod kontrolą. Będziesz wiedział, na jakim statusie jest, będziesz wiedział, co się dzieje w danej reklamacji, na jakim etapie załatwiania ta reklamacja się znajduje.

Wdrożenie aplikacji do reklamacji, do obsługi reklamacji, da ci możliwość łatwego przejmowania spraw. Jeżeli chcesz, aby jedna osoba prowadziła te sprawy, a później chcesz dołożyć kolejną i jeszcze jedną, to one wszystkie będą pracowały na wspólnych listach, gdzie będą widzieć, kto się daną reklamacją zajmuje, w jaki sposób prowadzi tą sprawę. Ty będziesz jako menadżer mógł też zobaczyć, na jakim etapie te reklamacje są i co w nich trzeba zrobić.

Będziesz mieć również statystyki, będziesz wiedział i wiedziała, ile tych reklamacji jest, jak szybko są one załatwiane, na jakich statusach są, ile czasu potrzeba, żeby obsłużyć ten trudny i nieprzyjemny dla każdej firmy proces reklamacyjny.

Będziesz miał procesowe podejście, no bo jeżeli chcesz automatyzować procesy (o tym jest też film na YouTubie), musisz je mieć opisane i musisz mieć je zamknięte przede wszystkim w proces, w proces, który jest jakoś spójny i jakoś przemyślany. Nie można automatyzować albo bardzo trudno jest automatyzować chaos, więc musisz ten proces spisać, musisz go uporządkować, żeby można było go zautomatyzować. A jak już go zautomatyzujesz, no to będziesz miał po prostu procesowe podejście do tego tematu reklamacyjnego, co zapewni ci możliwość i skalowania tego procesu w razie potrzeby, i dokładania kolejnych osób, a przede wszystkim skróci znacząco czas obsługi reklamacji.

Wdrożenie aplikacji do zarządzania reklamacjami skraca czas jej obsługi i, słuchajcie, nie trzeba szukać niczego na mailach. Ta aplikacja daje możliwość wysyłania maili, daje możliwość świetnego zarządzania reklamacjami. Nie ma już szukania tematów na mailu, nie ma już od tego momentu oznaczania maili, że tym mailem zajmuje się Janek, tamtym Marcin, a tamtym Ewa. To wszystko w aplikacji jest widoczne i możesz ten proces uporządkować i sparametryzować. Świetna aplikacja, która na pewno w twojej firmie pomoże właśnie w obsłudze tego procesu.

5. Zastosowania sztucznej inteligencji (AI)

Kolejną, ostatnią już aplikacją, o której chciałem ci dzisiaj powiedzieć, no to uwaga - wszechobecne i wszechpanujące AI, sztuczna inteligencja. Co można zrobić w ramach sztucznej inteligencji? Odpowiem ci jednym słowem - wszystko.

Tutaj wymieniłem kilka takich tematów, które my w firmie najczęściej wykonujemy dla naszych klientów, czyli chociażby odpowiedzi na maile klientów. Robimy narzędzia wspomagane sztuczną inteligencją, które odczytują pytania klientów i za pomocą integracji, czy to z systemem, czy bazą wiedzy, czy innymi elementami, pobieramy te dane, uzupełniamy i odpowiadamy automatycznie za pomocą sztucznej inteligencji do klientów. I mamy ten proces zautomatyzowany. Możemy odciążyć dzięki temu bardzo, bardzo mocno odpowiadanie na maile. Te maile, które nie mogą być obsłużone automatycznie, są odpowiednio oznaczane i wtedy osoby je obsługują.

Możemy zbudować asystenta HR. Takie wdrożenia również mamy, w których taki asystent odpowiada na tematy związane z HR-em, czyli na przykład, jakie są w firmie benefity, jaki wniosek, gdzie ten wniosek złożyć, aby na przykład na jakiś benefit się zapisać. Mamy to fajnie rozwiązane i za pomocą takiego właśnie asystenta, który w postaci czata na Teams się rozmawia z pracownikiem firmy i odpowiada na wszelkie pytania, a jeżeli asystent odpowiedzi nie zna, wysyła informację albo proponuje wysłać informację do HR-u mailową właśnie z takim pytaniem.

Możemy robić klasyfikatory dokumentów, czyli odczytywać dane z dokumentów i je klasyfikować, i je grupować, i je syntetyzować, i robić o nich notatki, w których pokazujemy, o czym ten dokument jest, jakie są kluczowe parametry. Tu przechodzimy płynnie do następnego elementu, czyli możemy odczytywać dane z różnych dokumentów. Mamy własnego OCR-a, w którym odczytujemy dane z faktur, ale to nie jest nic nadzwyczajnego, ale mamy również rozwiązania, gdzie odczytujemy dane z umów. Odczytujemy kluczowe parametry z tych umów, tak aby zbudować automatycznie bazę umów w twojej firmie, aby nie trzeba było tego przepisywać, ręcznie szukać tych danych. Możemy to właśnie zautomatyzować poprzez wdrożenie sztucznej inteligencji do takiego procesu.

Tworzymy i analizujemy notatki. Tworzymy notatki automatyczne za pomocą AI-owych rozwiązań. W poprzednim filmie było takie rozwiązanie, ale mało tego, możemy te notatki zapisywać do plików i możemy później dalej wykorzystywać dane z tych notatek w kolejnych procesach AI-owych, czyli na przykład takich, gdzie menadżer pyta, jakie osoby były na spotkaniu, co zostało ustalone, i AI zczytuje dane z różnych notatek i pokazuje syntezę tego, co było na spotkaniach, kto miał coś zrobić, jakie były zadania i na jakim statusie to wszystko jest. Manager może dzięki temu to sprawdzić. Świetne narzędzia do wspomagania pracy menadżerów.

Zakończenie

Dajcie znać w komentarzu, które z tych narzędzi wydaje Wam się najciekawsze. Wtedy być może nagram film o tym konkretnym narzędziu, o tym konkretnym rozwiązaniu. A tymczasem pokazuję Ci z lotu ptaka mojego pająka, w którym właśnie te różne aplikacje były powiedziane.

Jeżeli ten film jest dla Ciebie wartościowy, to zasubskrybuj ten kanał, pisz komentarze. No i co? Do zobaczenia w następnym filmie. Dzięki za to spotkanie. Pozdrawiam, automatyk inżynier Marcin Karwowski.

‍

7 powodów porażek przy wdrażaniu automatyzacji

Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. W dzisiejszym odcinku powiem ci o siedmiu powodach porażek projektowych, czyli co się musi wydarzyć, aby twoje wdrożenie zakończyło się klapą, aby twoje wdrożenie automatyzacji zakończyło się niepowodzeniem.

Tu będzie recepta właśnie do tego, albo anty-recepta do tego, żeby tych porażek nie popełniać. Błędy, o których będę dzisiaj mówił, pochodzą z naszych wdrożeń, z wdrożeń naszych klientów, więc tym bardziej zachęcam cię do tego, aby obejrzeć ten materiał i zobaczyć, jakich błędów można uniknąć, jakich błędów nie popełniać, aby wdrożenia nie kończyły się porażką. Czyli co zrobić, żeby osiągnąć sukces wdrożeniowy? Zapraszam cię.

Powód 1: Automatyzacja złego procesu

Pierwszy powód porażki projektowej to automatyzacja złego procesu. Co to w praktyce oznacza? Zły proces to jest proces, który nie powinien być w tym momencie automatyzowany, nie jest w zasadzie procesem. Nie możemy... Możemy robić wszystko, ale nie powinniśmy automatyzować chaosu, czyli myśleć w ten sposób, że zautomatyzowanie procesu, że wdrożenie automatyzacji zapewni nam procesowe działanie.

Musimy najpierw ten proces w firmie określić, musimy go wdrożyć, a automatyzacja jest narzędziem do realizacji danego procesu, a nie procesem samym w sobie. Więc dopóki nie masz rozpisanego procesu, dopóki nie jest on w jakiś sposób uporządkowany, nie będzie można go zautomatyzować, albo automatyzacja zakończy się po prostu niepowodzeniem.

Innymi słowy mówiąc, tutaj przykład z życia wzięty: brak zasad akceptacji faktur spowoduje, że uruchomimy narzędzie do akceptacji faktur, uruchomimy obieg dokumentów, który będzie właśnie te faktury kosztowe zatwierdzał. I co? I nie będzie on działał, bo nie są określone zasady, według których powinny być te akceptacje w twojej firmie wykonywane. Kto robi pierwszy krok? Kto weryfikuje dane w aplikacji? Kto przesyła ją i uruchamia w ogóle sam workflow, który prześle do kolejnych osób do zatwierdzenia daną fakturę? No i jakie to mają być osoby? Jeżeli tych zasad w twojej firmie nie ma, nie można tego procesu zautomatyzować. No, albo można robić wszystko, tylko zakończy się to po prostu niepowodzeniem.

Automatyzacja zbyt skomplikowanego procesu... Słuchajcie, jest tak: przykład jednoczesnego uruchomienia. Mam takich klientów, którzy mówią: "Dobrze, dobrze, panie Marcinie, my chcemy mieć obieg faktur, bazę faktur, od razu budżetowanie, od razu realizację budżetu, od razu korekty budżetu, wszystko chcemy zrobić na raz. Aha, i niech to wszystko w ogóle trafia do księgowości." To jest proszenie się o porażkę, to jest proszenie się o to, aby nic z tego nie wyszło.

Ja rekomendują, i tak i tak najczęściej postępujemy w naszych wdrożeniach, że OK, możemy to wszystko zrobić, co jest tutaj napisane, tylko róbmy to krok po kroku. Te kroki mogą być stawiane dość szybko, czyli nawet miesiąc po miesiącu czy tydzień po tygodniu, natomiast stabilizujemy jedno rozwiązanie, uruchamiamy kolejne, uruchamiamy kolejne. Oczywiście bardzo dobrą praktyką jest opisanie tego wszystkiego, co tutaj widać, zrobienie planu wdrożenia, ale realizacja tego planu etapami. Takie podejście daje szansę na to, że wdrożenie zakończy się sukcesem, więc do tego cię serdecznie namawiam.

Automatyzacja zbyt skomplikowanego procesu może zakończyć się niepowodzeniem. Automatyzacja niepotrzebnego procesu... Słuchajcie, to to jest ciekawe. W wielu firmach, zaryzykowałbym stwierdzenie, że we wszystkich firmach, ale nie będę tego mówił, powiem: w wielu firmach, w większości firm, wszyscy chcą automatyzować raportowanie automatyczne. Handlowcy mówią: "Żebyśmy mieli automatyczne raporty, to byśmy sprzedawali." Kupcy mówią: "Żebyśmy mieli automatyczne raporty, to byśmy kupowali w super cenach." A później co? A później robimy taki mechanizm przy wdrożeniu właśnie tych aplikacji raportowych, że możemy zobaczyć, kto otwierał dany raport, czy w ogóle ktoś go otwierał.

Mieliśmy takie wdrożenia, w których raportów było kilkadziesiąt, nawet blisko 100. No i większość z nich niejednokrotnie nie była w ogóle przez nikogo otwierana, a zwłaszcza przez tych, którzy najgłośniej krzyczeli, że tych raportów potrzebują. Oni dostawali te raporty, oni mogli z nich skorzystać i co? I nic. Nie otwierali ich ani razu, albo otwierali go tylko raz przy pierwszym uruchomieniu aplikacji i tyle. I więcej tego nie otwierali. I to jest porażka.

Ja i moja firma nie lubimy wdrażać dla samego wdrożenia. My kochamy procesy, które są używane przez naszych klientów, które są potrzebne dla naszych klientów, które rozwijają biznes naszych klientów, i to nam sprawia wielką frajdę. Więc automatyzacja niepotrzebnego procesu, to jest właśnie w ramach tego punktu automatyzacja złego procesu, czyli wybieramy nie ten proces, który trzeba do automatyzacji.

Powód 2: Brak zaangażowania

Drugi powód porażki projektowej to brak zaangażowania. Można by sobie pomyśleć: "No ale jak to brak zaangażowania? Przecież wszyscy, którzy chcą wdrażać automatyzację, będą zaangażowani w ten proces. Firma płaci, to ludzie na pewno znajdą czas, aby te czynności realizować." No i guzik prawda.

Wielokrotnie okazuje się, że użytkownicy, którzy będą mieli korzystać z tej automatyzacji, nie mają czasu, nie mają na to czasu. Tutaj mam taki przykład: wdrożenie automatycznego systemu raportowania bez konsultacji z działem sprzedaży. Zdarza się tak, słuchajcie, zdarza się tak, że szef mówi: "Dobra, musimy zautomatyzować raportowanie sprzedaży, ma być to tak, tak i tak." A okazuje się, że użytkownicy korzystają zupełnie z czegoś innego i nie potrzebują tego, co my zrobiliśmy, bo korzystają z innych narzędzi i nie chcą dalej angażować się, dalej patrzeć na te raporty, bo są im najzwyczajniej w świecie niepotrzebne. Nikt ich w firmie nie zapytał o to, jak to ma być zrealizowane, więc to powoduje właśnie, że ten brak zaangażowania występuje.

Brak zaangażowania występuje również w sytuacji, kiedy użytkownicy, przyszli użytkownicy, nie wiedzą, do czego ten proces jest potrzebny. Mieliśmy, słuchajcie, takie wdrożenie, w którym szef wymyślił sobie, że baza faktur musi być, automat w tym zakresie musi być, ale nic nie powiedział pracownikom. Myśmy nie do końca jakby podejrzewali nawet, że pracownicy niczego nie będą wiedzieć. Zrobiliśmy tą bazę zgodnie z założeniami, zgodnie z ofertą, zgodnie z analizą. Szef powiedział, że to nie jest de facto dla niego, tylko dla jego pracowników, a pracownicy mówią: "Hej, ale my w ogóle tego nie potrzebujemy! My korzystamy z innego rozwiązania." Jakkolwiek to zabawnie brzmi, takie sytuacje, słuchajcie, w życiu się zdarzają. To jest autentyczna nasza sytuacja, którą mieliśmy.

Trudności w obsłudze to jest kolejny powód braku zaangażowania. Użytkownicy niejednokrotnie wystraszą się nowego procesu, nowych narzędzi i mogą dojść do wniosku, że nie chcą w ogóle używać tego nowego narzędzia. Mam tutaj taki przykład: aplikacja do obsługi wniosków urlopowych, no i ona była tak skomplikowana, że nie chcieli jej w ogóle używać, że woleli używać dotychczasowego rozwiązania, czyli pisać wnioski urlopowe na papierze i chodzić i prosić o te wnioski.

No, tutaj też czasem wychodzi taki brak konsekwencji u menedżerów, brak konsekwencji u właścicieli firm, którzy z jednej strony wdrażają te automatyzacje, a z drugiej strony nie są w stanie przekonać i pociągnąć za tym wdrożeniem ludzi, którzy są w firmie. No i to powoduje, że niektóre automatyzacje się nie przyjmują. Brak zaangażowania, ludzie muszą mieć czas na zaangażowanie się w ten proces i nie możemy, słuchajcie, o tym absolutnie zapominać.

Powód 3: Za duży projekt na początek

Punkt trzeci mówi o tym, że za duży projekt bierzemy na początek. Mówiłem już o tym w punkcie pierwszym, ale tu opowiem o innych sytuacjach, o robieniu czegoś "przy okazji".

Słuchajcie, to jest nagminna myśl różnych właścicieli firm: "Dobra, robimy tą aplikację." Robimy aplikacje - i to jest nasz przykład, który jest przykładem z życia wziętym - robimy aplikację do obiegu dokumentów, obiegu faktur kosztowych konkretnie. "Słuchajcie, to przy okazji zróbmy jeszcze umowy. Zróbmy jeszcze obieg dokumentacji technicznej. No i jeszcze tam w ogóle wszystkie dokumenty naraz! W ogóle automatyzujmy to wszystko przy okazji, no bo już jak jedno automatyzujemy to automatyzujmy przy okazji jeszcze jakieś rzeczy."

Trzeba to zaplanować, trzeba to przemyśleć i trzeba to robić w sposób uporządkowany. Bo słuchajcie, automatyzacje są świetne, automatyzacje pomagają w pracy, ale automatyzacje nie wybaczają błędów. Jeżeli będziemy działali w chaosie, jeżeli będziemy automatyzowali, będziemy mieli dużo, dużo większy chaos niż był wcześniej, przed tym całym wdrożeniem.

"Wykorzystajmy pieniądze, przecież to ten sam obszar" - i tutaj, słuchajcie, próba takiego wykorzystania budżetu. No bo jak robimy HR, no to pakujmy wszystko do tego HR-u. Nieważne, że rozmawialiśmy tylko o wnioskach urlopowych, dołóżmy wszystko, co można, tak aby w ramach tego projektu wycisnąć z niego jak najwięcej i wpakować w niego jak najwięcej, i dołóżmy i rekrutację, onboarding, i wnioski urlopowe, i oceny pracownicze - wszystko róbmy naraz. To znowu proszenie się o porażkę, to znowu proszenie się o trudności projektowe.

"Przy okazji" i "w międzyczasie" to są ulubione moje takie frazy, które jak usłyszę, no to po prostu uśmiecham się od ucha do ucha. Nie da się robić czegoś w międzyczasie, nie da się robić czegoś przy okazji. No albo skupiamy się na wdrożeniu CRM i w następnych krokach będziemy automatyzować jego procesy, albo tego nie zrobimy w ogóle, czyli nie możemy i wdrażać systemu, i od razu budować automatyzacji, wszystko naraz, w jednym momencie, bo nam się to wszystko rozsypie, bo nam się to wszystko rozwali. Za duży projekt na początek to jest trzeci powód porażek projektowych.

Powód 4: Brak analizy procesu

No i teraz, słuchajcie, brak analizy procesu. W jednym z poprzednich filmów mówię właśnie o tym, o analizie procesów, mówię o tym, że zanim zautomatyzujemy proces, dobrze by było go przeanalizować, dobrze by było go uporządkować. No bo jeżeli, słuchajcie, a tak się wielokrotnie zdarza, że nie macie, moi klienci nie mają wiedzy takiej o praktycznym działaniu danego procesu, czyli automatyzacja na przykład procesu zakupowego, takiego, który wydaje się, że jest, ale w praktyce działa on zupełnie, absolutnie inaczej, to nie da się go zautomatyzować. No bo przy pierwszej transakcji wyjdą wszystkie niedoskonałości. Więc trzeba ten proces przeanalizować, trzeba ten proces opisać, trzeba zrobić to wszystko, o czym mówię w jednym z poprzednich filmów, właśnie żeby móc ten proces uruchomić, właśnie po to, żeby go prawidłowo wdrożyć.

Pominięcie szczegółów - czasem się zdarzają takie rzeczy, że ktoś przy obiegu dokumentów nie pomyśli o korektach, że ktoś nie pomyśli o mechanizmie podzielonej płatności, że ktoś zapomni o fakturach walutowych. Zdarza się i tak, tych faktur walutowych w niektórych firmach jest niewiele i po prostu na etapie analizy, na etapie rozmowy o tym, jak ma działać obieg dokumentów, nikt nie mówi, że mają być waluty, a z walutami wiąże się tam kilka różnych jeszcze ciekawych funkcjonalności, o których trzeba wiedzieć, żeby to mogło zadziałać.

Brak analizy procesu może spowodować również pominięcie niektórych osób, które są kluczowe dla tego procesu, albo być może nie są mega kluczowe, ale bez nich ten proces się nie wydarzy, i kropka. Więc automatyzacja obiegu umów, to mam taki przykład, bez uwzględnienia procesu akceptacji przez prawników... Prawdopodobnie pomyśli każdy z was o tym, że umowa powinna być przez prawników zaakceptowana, że umowa powinna być przez prawników przejrzana, ale jeżeli nie, no to co może być, że my pracując na zewnątrz, skupimy się na pracownikach, przygotujemy cały obieg właśnie w oparciu o pracowników. No i zapomnimy o prawnikach. Sorry, Magda, moja najlepsza prawniczko! I co? Może się tak zdarzyć. Więc brak analizy procesu może spowodować porażkę.

Powód 5: Brak mierzalnych celów

Dochodzimy do punktu piątego: brak mierzalnych celów dla wdrażanego i dla uruchamianego procesu. Słuchajcie, bardzo częsta historia: "Chcemy przyspieszyć." Ile to trwa dzisiaj? Ile ma trwać po wdrożeniu? Jeżeli nie ustalimy sobie takich informacji, nie ustalimy sobie takich KPI, to co? To każdy będzie mógł powiedzieć: "Kurczę, myślałem, że będzie szybciej." A jak szybciej ma być? "No nie wiem, ale szybciej." OK, trudno z tym dyskutować, no bo poczucie każdy może mieć własne.

Więc zachęcam do tego, aby określać w miarę precyzyjnie: baza faktur, obieg dokumentów - jaką ma mieć wydajność? Jak szybko te dokumenty mają krążyć? Co ma być celem? Celem być może jest to, aby te dokumenty nie ginęły; celem być może jest to, aby szybciej trafiały do księgowości. Różne cele takiego procesu, warto dwa słowa o nich zamienić i je po prostu uwspólnić. Być może automatyzacja ma ułatwić pracę bez poprawy konkretnych metryk, warto by było nad tymi metrykami się zastanowić i określić sobie właśnie, jaki jest cel uruchomienia danej aplikacji.

"Wdrażamy, bo konkurencja ma, bez żadnych własnych celów biznesowych." To jest, słuchajcie, super rzecz, tak: "Zobaczyliśmy u sąsiada, że ma zieloną trawę, więc dobra, sypiemy i my ten nawóz, no bo u nas musi być też zielona." Bzdura absolutna! Nie ma sensu wdrażać tylko dlatego, bo coś ma konkurencja, bo czegoś używa konkurencja. Warto się zastanowić, co dzięki temu wdrożeniu możemy osiągnąć, i wtedy rzeczywiście to wdrożenie realizować.

Także brak mierzalnych celów to też może być porażka projektowa, może być to porażka na poziomie takiego mentalu sponsora projektu, mentalu osoby, która zdecydowała się wyłożyć środki na takie wdrożenie. No bo na końcu pomyśli sobie: "Kurczę, to ja zapłaciłem x, y, z za to wdrożenie, a efekty są mizerne." Tylko pytanie, czy komuś powiedziałeś, jakie mają być efekty, i czy ten ktoś wziął to pod uwagę, projektując automatyzację, projektując aplikację. Ja tego nie wiem, ale ty, jak będziesz następnym razem zamawiał daną usługę, to warto, abyś powiedział, jaki jest konkretny cel, do czego ty w tym wdrożeniu dążysz.

Powód 6: Zaniedbanie szkoleń i wsparcia

Szósty punkt: zaniedbanie szkoleń i wsparcia. Często użytkownicy nie mają tyle czasu, ile by wymagane było, żeby mieli, bo robią to w międzyczasie, mówiłem o tym wcześniej, bo robią to między wykonywaniem swoich bieżących działań. No i tu, jeżeli tych szkoleń nie ma, to pojawia się brak wiedzy, a jeżeli pojawia się brak wiedzy, no to zdarzają nam się różnego rodzaju wpadki.

Czy to ustawiamy i chcemy mieć automatyczne jakieś alerty o zdarzeniach, ale nikt nie powiedział, jak je ustawić, czy to robimy sobie system do raportowania i nikt nie pokazał, jak generować własne raporty, i użytkownicy nie wiedzą, że można w ogóle własne raporty generować, i robią tylko te, które są w ramach wdrożenia przygotowane, czy to robimy automatyzację procesów administracyjnych, ale w ogóle zapominamy o tym, że mogą przychodzić nowi pracownicy - jak ich wdrożyć do tych rozwiązań? I tak dalej, i tak dalej.

Szkolenia i wsparcie, ale wsparcie rozumiane w taki sposób, że zaraz po uruchomieniu aplikacji firma, która wdraża, firma, która wykonuje tę automatyzację czy też aplikację, pomaga w rozwiązaniu takich błędów, które się pojawiają, no zawsze. Nie można, przynajmniej bardzo trudno jest przetestować aplikacje tak na wskroś, żeby żadne się błędy nie pojawiły już po uruchomieniu. One się pojawiają i teraz firma, która wdraża, firma, która projektuje, powinna stać na straży, stać na warcie, i jak tylko się błędy pojawią, od razu szybciutko je rozwiązywać, usuwać, naprawiać tak, aby można było komfortowo korzystać z danej aplikacji, danej automatyzacji. Pamiętajcie o szkoleniach i wsparciu w realizowanych przez was projektach.

Powód 7: Zautomatyzuj i zapomnij

W punkcie siódmym, słuchajcie, mamy coś takiego: "Zautomatyzuj i zapomnij". Tutaj najważniejszym elementem jest aktualizacja, regularna aktualizacja procesu, sprawdzanie, czy ten proces jest OK, czy proces automatyczny pokrywa cały proces biznesowy, czy coś się w tym procesie biznesowym nie zmieniło i potrzebujemy teraz jakiejś pewnego rodzaju aktualizacji, czy też mamy tu niepełne wykorzystanie, możemy mieć stare kryteria, zmieniły nam się okoliczności biznesowe, trzeba dodać kilka jeszcze kryteriów do naszych raportów, kilka warunków do naszych raportów, innych czynności i nie ma komu tego zrobić, nie ma komu o tym pomyśleć, nie ma komu tego zgłosić do wykonawcy, że właśnie pojawiły się nowe okoliczności i nie możemy w pełni wykorzystać naszej automatyzacji, naszej aplikacji.

Rotacja pracowników, nieaktualizowane reguły w procesie akceptacji mimo zmian organizacyjnych. Słuchajcie, to jest coś, co zdarza nam się dość często. Był sobie pracownik, nie ma pracownika, a wszystkie reguły śmigają po staremu i dzwonią do nas pracownicy, dzwonią do nas operatorzy systemu i mówią: "Hej, ale do Janka nie przychodzi powiadomienie o akceptacji faktury. Możecie sprawdzić, co się dzieje?" Możemy. Nikt go nie wprowadził do aplikacji, nikt go nie wprowadził do workflow'u. Ten workflow jest realizowany po staremu. I co? I przykro, aplikacja przestaje działać. Pół biedy, jeżeli zgłosi się to na serwis i my to naprawimy, ale zdarza się tak, że tego nikt nie poprawi, a pracownicy dziwią się, że ta automatyzacja przestała działać.

Podsumowanie

To są z grubsza, w mojej ocenie, jedne z ważniejszych - z całą pewnością - siedmiu punktów, które mogą doprowadzić do porażki w procesie automatyzacji, w procesie wdrażania aplikacji, czyli:

1. Automatyzacja złego procesu
2. Brak zaangażowania, przede wszystkim zaangażowania ludzi albo właściciela firmy, jeżeli on jest uczestnikiem procesu
3. Za duży projekt na początek, wzięcie za dużego kawałka na początek powoduje trudności w zautomatyzowaniu go
4. Brak analizy procesu, czy to na etapie przedwdrożeniowym, czy w ogóle jeszcze wcześniej, zanim pomyślimy, że chcemy go automatyzować
5. Brak mierzalnych celów wdrożenia - to jest też element, który powoduje, że te wdrożenia mogą się po prostu wykrzaczyć, mogą się po prostu zakończyć porażką
6. Zaniedbanie szkoleń i wsparcia, zwłaszcza tego nadzoru przy uruchomieniu automatyzacji, przy uruchomieniu aplikacji
7. "Zautomatyzuj i zapomnij", czyli brak nadzoru nad rozwojem, nad nowymi funkcjonalnościami, nad nowymi warunkami, które mogą pojawić się w procesie biznesowym i nie być uwzględnione w automatyzacji, która została wykonana miesiąc, dwa albo i trzy temu

To są ważne rzeczy. Zapiszcie, zapamiętajcie i nie popełniajcie tych błędów w swoich wdrożeniach. Dajcie znać w komentarzu, co wy na to. Dajcie znać, jakie wy popełniliście błędy wdrożeniowe. Jeżeli ten materiał był OK, dajcie lajka, dajcie suba i niech się ta wiedza niesie w przestrzeni internetowej.

Ja za dzisiejszy odcinek serdecznie dziękuję. Jeżeli chcielibyście skorzystać z jakichś konsultacji, z jakichś automatyzacji, z jakichś wdrożeń, przede wszystkim w Microsoft 365, ale nie tylko, wiecie gdzie mnie znaleźć. Zachęcam serdecznie do kontaktu. Marcin Karwowski, automatyk inżynier z eraIT.

Jak wybrać firmę do automatyzacji procesów?

Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. Dzisiaj nietypowy odcinek - czwarty z serii odcinków i filmów, w których mówię o tym, w jaki sposób przygotować się do automatyzacji procesów, w jaki sposób ty, jako właściciel firmy, możesz przygotować się do automatyzacji procesów i do potencjalnej współpracy z, no na przykład, firmą jak moja. Jak to zrobić? Jak ten proces przeprowadzić w miarę optymalnie, w miarę jak najszybciej i w miarę jak najefektywniej kosztowo.

Dzisiejszy odcinek będzie poświęcony temu, w jaki sposób wybrać firmę, która ma zautomatyzować procesy. To dość ważny odcinek, dość ważny fragment całego procesu, także zapraszam już teraz do części merytorycznej.

Ale zanim przejdziemy do części merytorycznej, chciałbym powiedzieć ci, że jeśli skomentujesz ten film i poprosisz w komentarzu o dostęp do tej tablicy Miro, którą widzisz teraz za moimi plecami, ja chętnie wyślę ci dostęp. Będziesz mógł zobaczyć wszystko, przypomnieć sobie raz jeszcze, o czym tutaj rozmawialiśmy, o czym ci opowiadałem i uzupełnić ten proces, który ja tutaj przedstawiam, o swoje przemyślenia i mieć własny proces wyboru firmy i wyboru realizacji całego procesu automatyzacji twojego biznesu.

Także zachęcam cię do komentowania, zachęcam cię do lajkowania tego filmu, do zostawienia subskrypcji. To pomoże algorytmom w tym, aby ten materiał się przenosił i abyśmy mogli zautomatyzować jak najwięcej procesów we wszystkich firmach w naszym kraju, a może poza nim - zobaczymy.

Jak wybrać partnera do automatyzacji?

Dzisiejszy odcinek, tak jak mówiłem, zawiera informacje o tym, w jaki sposób wybrać partnera do automatyzacji. Tak to sobie nazwałem. Ta kartka nazywa się "Partner". Tu widzicie spoiler następnego odcinka, w którym będę opowiadał, jak wygląda proces realizacji automatyzacji w różnych firmach, a dzisiaj o partnerach.

No i jaki jest najlepszy sposób wyboru firmy, która ma wam zautomatyzować procesy? Ja, prawdę mówiąc, nie wiem, ale wiem, na co należy zwrócić uwagę. Wiem, jakie są kluczowe elementy i opowiem o nich za chwilę. A moja wiedza wynika stąd, że ja od 20 lat automatyzuję różnego rodzaju procesy i jestem w tym środowisku już dość długo. Wcześniej automatyzowałem za pomocą innych narzędzi, teraz za pomocą trochę innych, ale to nie jest temat tego odcinka.

W tym odcinku pokażę, jak szukać partnera, bo ja przez większość swego zawodowego życia szukałem właśnie różnego rodzaju partnerów, firm, które automatyzowały procesy w innych firmach, w tych, w których ja byłem zatrudniony i z którymi pracowałem. Także jaki jest najlepszy sposób? Nie wiem, ale powiem ci, na co należy zwrócić uwagę i będę te karteczki sobie odsłaniał, odsłaniał po kolei.

Kluczowe elementy wyboru partnera

Dobra, już idziemy do następnej kartki. No i tutaj mamy rozmiar. Mówią, że rozmiar nie ma znaczenia i owszem, czasem ma, czasem nie ma, to zależy od sytuacji. W przypadku wyboru partnera, który ma automatyzować procesy, warto jednak zwrócić uwagę na to, czy tam jest jakiś zespół, czy tam jest chociaż kilka osób, które mogą wesprzeć was w różnych sytuacjach, czy to jest freelancer, który po prostu sobie sam pracuje.

Oba te rozwiązania mają swoje zalety. Ja nie chcę tutaj mówić, które są lepsze, które są gorsze. One mają swoje zalety w różnych sytuacjach. Warto po prostu na to zwrócić uwagę. Na pewno te mniejsze firmy będą często zwinniejsze, będą często mogły szybciej zareagować, paradoksalnie, i będą mogły być bardziej elastyczne. Przy większych firmach czasami zdarza się tak, że ta sztywność jest trochę większa, ale to zależy już od konkretnej kultury organizacyjnej.

W każdym razie zwróć uwagę, zapytaj, jak duża jest firma, ile tam pracuje osób, czym one się zajmują, ile realizują równolegle projektów. To dość istotne pytania.

Koszty automatyzacji

No i właśnie, słuchajcie. Prawie ostatnia rzecz, bo tutaj jeszcze tych kilka fioletowych karteczek jest, ale koszty? No oczywiście, że warto zapytać, jakie są koszty. A te koszty możemy oczywiście tutaj, oczywiście tutaj, słuchajcie, jeszcze podzielić na kilka elementów. Tutaj napisałem takie w zasadzie trzy główne kartki.

Czyli koszty eksploatacyjne. Czy w ogóle są? Jeśli są, to w jakiej wysokości? Jak to wszystko wygląda, ile to kosztuje i w jakim układzie się płaci - miesięcznym, rocznym? Nie wiem. Różne są historie, więc warto zapytać, ile kosztuje eksploatacja tych automatyzacji, tych rozwiązań, które są tutaj wdrażane. Niektóre zależą od technologii, niektóre zależą od innych parametrów. Eksploatacja, czyli opłata za to, że po prostu aplikacja działa czy jest - i w jakiej wysokości?

Przerwa reklamowa

Teraz zrobimy sobie krótką przerwę. No, można powiedzieć reklamową. Chciałbym poprosić was o subskrypcję. Chciałbym poprosić o komentarze i pamiętajcie, każda osoba, która w komentarzu poprosi o link do tej tablicy Miro, na pewno ten link dostanie. Także komentujcie i wyrażajcie chęć otrzymania, a ja tą chęć, jak tylko będę mógł, szybko zrealizuję. Więc komentujcie, lajkujcie i subskrybujcie. Niech ta wiedza, niech ten film niesie się po meandrach i zakamarkach internetu. To bardzo mi pomoże, może jakimś biznesom również. Także dziękuję. Koniec przerwy reklamowej.

Koszty wdrożeniowe i rozwój aplikacji

I wracamy do kosztów. OK, no koszt ten główny, który najczęściej trzeba ponieść, to jest koszt wdrożeniowy, czyli taka jednorazowa opłata za przygotowanie aplikacji, przygotowanie środowiska, przygotowanie automatyzacji, wszystko, co trzeba wykonać, aby proces automatycznie mógł być realizowany - właśnie jest w tym elemencie kosztu wdrożeniowego. I co jeszcze ważniejsze, no warto choćby w kilku słowach omówić, w jaki sposób będzie rozwijana aplikacja.

Oby tak było w waszym przypadku, że zrobicie raz proces, będzie idealny, proces będzie doskonały i nie trzeba będzie w nim wdrażać żadnych poprawek. Natomiast w życiu i w moim doświadczeniu kilkunastoletnim okazuje się, że jednak czasem trzeba wrócić, czasem trzeba coś zmienić, czasem trzeba dodać coś do naszej aplikacji, do naszej automatyzacji, bo wcześniej o tym nie pomyśleliśmy, zapomnieliśmy, albo zmieniły się warunki biznesowe. No i po prostu wymagana jest zmiana.

Więc warto zapytać, w jaki sposób te zmiany są wdrażane, w jakim czasie, w jakim budżecie? No i jak to jest wszystko realizowane?

Jak wymienić partnera wdrożeniowego?

Słuchajcie, dobrnęliśmy do końca, dobrnęliśmy do końca. Mam wrażenie, że te karteczki przynajmniej z grubsza opisują proces wyboru dobrego partnera wdrożeniowego. Na szczęście z partnerami wdrożeniowymi no nie wiążemy się na całe życie, można ich zmieniać. Warto też zapytać - warto też zapytać o tym. Nie zrobiłem karteczki, ale warto zapytać, jak was wymienić? Jak was, czyli jak wymienić partnera wdrożeniowego? Może w taki sposób to zapiszę - jak wymienić partnera wdrożeniowego?

Słuchajcie, aż to zsumuję, to jest mega hiper istotne pytanie przy wyborze partnera, przy zastanowieniu się, z kim zautomatyzować procesy. Warto zapytać, słuchajcie: a jak byśmy chcieli zrezygnować z was, to co się wtedy dzieje? Czy elementy dotyczące aplikacji są u nas gdzieś, czy są gdzieś na zewnątrz, jak my możemy się dostać do tych, do tych środka, tych automatyzacji, w jaki sposób działać?

To są mega istotne rzeczy, to jest wasze bezpieczeństwo. Słuchajcie i tak zapomniałem o tym. Na szczęście, na szczęście sobie w ostatniej chwili to przypomniałem. Jak wymienić partnera wdrożeniowego? To mega istotny element, o którym musicie pamiętać, właśnie wybierając tego pierwszego, z którym będziecie realizowali wasze procesy automatyczne, wasze aplikacje.

Porażka wdrożeniowa

Chuch? Dużo tego było, ciekawe myślę rozważania. Zachęcam was do przemyślenia tych rzeczy. To myślę, że są takie dość uniwersalne tematy przy wszelkich firmach technologicznych, z którymi chcecie współpracować. Właśnie jak to, jak to wygląda. Oczywiście tu można zapytać, dodać pytania o AI i inne różne rzeczy. Ja mówię o najważniejszych, ja mówię o tych fundamentalnych, niedotyczących bezpośrednio procesu, tylko fundamentalnie dotyczących partnera wdrożeniowego.

Na zakończenie mogę wam jeszcze podać taki spojler, którego tutaj już w kartkach nie będzie. A jaki był największy fakap? Największy fakap, który zrobiliście, automatyzując procesy, który robiliście, realizując procesy. Super pytanie, ciekawe, czy w ogóle był. Może są firmy, które nie mają, ale najczęściej wszyscy, najczęściej wszyscy mają porażkę wdrożeniową.

Dobra, teraz to już naprawdę koniec. Bardzo dziękuję wszystkim za oglądanie, za odsłuchanie. Jeszcze raz przypominam o lajkowaniu, o subskrybowaniu. No i dzisiaj dziękuję. Do zobaczenia, automatyk i inżynier Marcin Karwowski z eraIT.

Porządkowanie procesów w firmie - jak przygotować się do automatyzacji

Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. To jest drugi odcinek z serii 'Jak przygotować się do automatyzacji', jak w ogóle rozpocząć proces automatyzacji w własnej firmie.

Poprzedni odcinek był poświęcony pomysłom na automatyzację, tak jakby można powiedzieć, bólom twojej firmy, które automatyzacja może rozwiązać. Natomiast dzisiaj jest to drugi odcinek z tej serii, w którym porozmawiamy sobie o rozwiązaniach, w którym pokażę ci, jak te rozwiązania przygotować do wdrożenia, przygotować w ogóle do rozmowy z taką firmą jak nasza, czy każdą inną firmą, która automatyzuje procesy.

Ten odcinek pozwoli ci nabrać trochę inspiracji do tego, co można zautomatyzować, ale przede wszystkim pokażę też, w jaki sposób się przygotowywać do automatyzacji, w jaki sposób troszeczkę porządkować procesy we własnej firmie. Tak że zapraszam cię serdecznie na ten odcinek, no i teraz już przechodzimy do części merytorycznej.

No dobrze, bóle nasze mamy już jakoś skategoryzowane, jakoś zidentyfikowane. Przypominam, w poprzednim odcinku właśnie o tym była mowa. Jeżeli masz taką potrzebę, podlinkowany będzie w tym odcinku poprzedni odcinek, w którym mówiłem o pomysłach na automatyzację, o bólach swojej firmy, które można rozwiązać automatyzacją.

A dzisiaj przychodzi moment, no właśnie, na rozwiązanie tych bóli i teraz, no, spróbuję ci przybliżyć różne sposoby rozwiązywania. Oczywiście ten najbliższy mi i najbliższy tej ideologii, którą tutaj staram się przekazywać, to jest automatyzacja. Taki spoiler od razu - tak, automatyzacja jest często rozwiązaniem wielu problemów. Natomiast pokażę ci również inne, alternatywne rozwiązania, które być może są dla ciebie zaskakujące, a jedno z nich myślę, że z całą pewnością.

Tutaj odnoszę się jeszcze raz na to, przez chwilę rzućmy okiem - te bóle były skategoryzowane według czasu wykonania, według kosztów, niskiej jakości czy też jakości w ogóle wykonania, oraz w ogóle możliwości wykonywania. No i teraz ja rozwiązania również w podobny sposób będę w tej chwili omawiał.

Od razu pokazuję, jak już wspomniałem, automatyzacja jest zawsze albo bardzo często całkiem niezłym rozwiązaniem jeśli chodzi o samo przyspieszenie procesów. Myśmy mieli kiedyś takie powiedzenie przy okazji różnych projektów, przy okazji rzeczywiście przede wszystkim oczyszczania danych, gdzie nie było jeszcze AI i trzeba było wszystko wykonywać ręcznie, czy też za pomocą po prostu oczu i głowy oczyszczać różne dane przy migracji między systemami. No to mieliśmy takie powiedzenie, że można wziąć aulę studentów, no i ona załatwi nam temat - dajemy aulę studentów, dzielimy plik na 100 części, później włączamy już obrobione części i mamy to załatwione.

W tej chwili być może trochę częstszym rozwiązaniem jest outsourcing jakiegoś procesu do Indii. Tam jeszcze póki co można dość tanio kupić różnego rodzaju rozwiązania. Mam tu na myśli rozwiązania takie właśnie, w których nie do końca jest automatyzacja, nie do końca da się zrobić automatyzację. No i my wykupujemy dużą ilość ludzkiej pracy w dość atrakcyjnej cenie i w ten sposób rozwiązujemy nasz problem, czy też przyspieszamy nasz proces, który chcemy realizować.

Innym sposobem i często też spotykanym w wielu firmach jest zakup różnego rodzaju systemów, które mogą przyspieszyć i które mogą objąć swoim działaniem wiele procesów. Mam tu na myśli chociażby system do zarządzania magazynem, który jest w stanie uporządkować i przyspieszyć wiele procesów. Więc nie zawsze automatyzacja, a czasem takie szersze spojrzenie i wdrożenie dużego systemu, który automatyzuje, porządkuje, jest konieczne czy też jest najlepszym po prostu rozwiązaniem.

Przy kosztach, no, automatyzacja - będę to powtarzał przy każdym - ale tak jak widzisz, jest to wszędzie zapisane. Tu ważna rzecz: jeżeli coś nas dużo kosztuje i chcemy w jakiś sposób czy to obniżyć koszty, czy zautomatyzować ten proces, to w zasadzie w każdym procesie powinienem to powiedzieć: pierwszym krokiem, na jaki należałoby zwrócić uwagę, jest krok i zastanowienie się, czy my potrzebujemy ten proces w ogóle w naszej firmie, czy musimy go realizować.

Czasem paradoksalnie coś realizujemy od wielu, wielu miesięcy, od wielu lat, bo tak zawsze robiliśmy. A jakiś proces być może jest w prosty sposób do wyeliminowania i wtedy nie musimy obniżać kosztów realizacji tego procesu, tylko możemy po prostu wyciąć proces i tyle.

Więc przed automatyzacją z całą pewnością warto, abyś się zastanowił czy zastanowiła, czy ten proces jest nam w ogóle potrzebny. Czy ten proces jest nam w ogóle potrzebny? To bardzo istotne pytanie i odpowiedź nie zawsze jest oczywista. Do sprawdzenia, czy proces jest potrzebny, czy w ogóle jakieś czynności są potrzebne, służy taka metoda - pięć razy dlaczego. I za każdym razem zadajemy sobie to pytanie i najczęściej właśnie przy gdzieś czwartej, piątej iteracji okazuje się, że proces służy do czegoś innego do czego służył.

Nie zawsze okazuje się, że jest niepotrzebny, ale przynajmniej może się okazać, że kto inny powinien być właścicielem, w innym miejscu ten proces powinien być realizowany, i tak dalej. Więc warto zastanowić się, czy nie można tego procesu po prostu wyciąć.

Zmiana procesu czasem obniża jego koszty - drobne zmiany, czasem poważniejsze zmiany, czasem podzielenie procesu na dwa może spowodować również, że ten proces będzie po prostu tańszy, albo z fragmentu procesu będzie można zrezygnować i dzięki temu będziemy mogli obniżyć koszty tego działania.

Zakup systemu - tu nie będę się powtarzał.

Optymalizacja procesu, przyspieszenie procesu, obniżenie kosztów często może się odbywać przy wdrożeniu jakiegoś systemu, który nam ten proces porządkuje i automatyzuje w drugiej kolejności, i sprawia, że jest prostszy, powtarzalny i łatwiej realizowany.

Zwiększenie jakości realizowanych procesów w naszej firmie może również odbywać się poprzez automatyzację, może również odbywać się poprzez zastosowania AI. Tak naprawdę ja powinienem tutaj do AI wrzucić w każdym... Słuchajcie, z tych punktów i zrobię to, i zrobię to od razu, tak żeby jak ktoś będzie chciał uzyskać dostęp do tego Miro, to to będzie miał to również tutaj zawarte.

I przypominam, w tym filmie również ta zasada obowiązuje, czyli skomentowanie tego filmu również spowoduje, że ja prześlę ci tą tablicę, tak abyś mógł i mogła swoje tutaj notatki dołożyć, skopiować do siebie tą tablicę i rozwinąć swoje myśli w oparciu o to, co tutaj pokazuję. Więc zapraszam i zachęcam do komentowania, zachęcam do lajkowania, zachęcam do subskrybowania tego kanału, bo to wielka radość dla mnie, słuchajcie, wartość dla oglądających ten kanał i wiedza dla oglądających ten kanał również.

Wracamy do zwiększania jakości. Zwiększenie jakości w tym przypadku mam na myśli chociażby na przykład: automatyzacja może wpłynąć na zwiększenie jakości stanów magazynowych. W jednym systemie masz stany magazynowe, musisz przenosić się do drugiego, nie możesz tego zrobić za pomocą mechanizmów integracyjnych, więc siedzi sobie człowiek i przenosi te stany. Jakość tego może być zła, człowiek może się pomylić. Zautomatyzowanie, wyeliminowanie tego procesu i zastąpienie tego procesu automatem może sprawić, że jakość tego procesu będzie większa.

Wszelkie czynności dotyczące przepisywania danych z jednego systemu do drugiego przez człowieka obarczone mogą być błędami. Automat, dobrze zaprojektowany automat, dobrze wdrożony automat z całą pewnością nas tych błędów pozbawi. A dodatkowo te automaty mogą być wspierane sztuczną inteligencją, więc ta jakość przenoszenia, jakość integracji może być tutaj znacznie, znacznie większa.

Jakość może być, no, zwiększona również poprzez dołożenie ludzi do jakiejś realizacji jakiegoś procesu, poprzez wydłużenie czasu realizacji tego procesu. No ale najczęściej, słuchajcie, nie o to nam chodzi, żeby ten proces trwał dłużej czy żeby robiło go więcej ludzi - przeciwnie. Chodzi nam o to, żeby mniej ludzi było zaangażowanych i mniej czasu żeby ten proces trwał.

Oczywiście tu znowu może być do kupienie systemu. Takim systemem jest nasz autorski na przykład system do obsługi faktur kosztowych, do realizacji obiegu dokumentów. Zakup takiego systemu, zakup takiej aplikacji od nas może sprawić po pierwsze, że ten proces będzie z większą jakością. AI odczytuje dane, automat wrzuca te dane automatycznie, robią się raporty. Więc mamy tutaj i obniżenie kosztów, i zwiększenie jakości. No i przyspieszenie z całą pewnością takich procesów.

A także może niektóre analizy dopiero będą mogły się wydarzyć właśnie, jak wdroży taki system do obiegu dokumentów, do obiegu faktur. Dopiero wtedy będziecie mogli zobaczyć, kto długo akceptuje dokumenty, gdzie one pływają.

Umożliwić wykonanie czy też, inaczej mówiąc, umożliwić sprawdzenie jakieś czynności, która była wykonywana. Czasami, tak jak tutaj dopisałem, umożliwienie wykonywania niektórych czynności może się odbywać tylko poprzez zatrudnienie właściwej osoby. Zdarza się tak w firmach, że nikt nie wie, jak coś zrobić. No i to jest okej - firma sobie rośnie, ma kilka, ma kilku pracowników, później kilkunastu, później jeszcze więcej, no i i nie zawsze każdy musi wszystko wiedzieć.

Natomiast zatrudnienie osoby z zewnątrz, zatrudnienie czy konsultanta, czy pracownika, czy freelancera, może umożliwić wykonywanie pewnego rodzaju procesów. Mam tu na myśli chociażby automatyzację raportowania. Być może w twojej firmy nie ma żadnych specjalistów, którzy umieją automatyzować raportowanie, i każdy raport przygotowujecie ręcznie, przepisując, wklejając dane do arkusza kalkulacyjnego. I nie wiecie, że można te procesy zautomatyzować. I zatrudnienie zewnętrznej firmy, zewnętrznych konsultantów, może sprawić, że dopiero będziecie mogli w ogóle zautomatyzować raportowanie.

Ja akurat mam na tym punkcie, no po prostu hopla, można kolokwialnie powiedzieć. To jest mój konik - automatyzacja raportowania, automatyzacja pracy na danych. To są rzeczy mi bardzo bliskie. Wykorzystuję do tego i narzędzia w Microsoft 365, i narzędzia w chmurze Azure. Jeżeli jesteście tym zainteresowani, to dajcie znać w komentarzu. Chętnie nagram materiał i chętnie pokażę wam te zabawki do automatyzacji przenoszenia danych, automatyzacji raportowania, które mamy w ramach szeroko rozumianych narzędzi Microsoftu, czy to chmurowych rozwiązaniach, czy to w Microsoft 365 - świetne zabawki, świetne rozwiązania, i dzięki nim wszystko jest w zasadzie możliwe.

Byliśmy przy umożliwieniu w ogóle wykonywania jakiegoś procesu. No i mamy sobie omówione w skrócie te cztery elementy, czyli przyspieszenie, obniżenie kosztu, zwiększenie jakości, umożliwienie wykonania.

Bardzo ważne, abyś ty jako menadżer, abyś ty jako właściciel firmy, albo ty jako właściciel procesu szukał takich procesów, które można zautomatyzować, zadawał takie pytania, które służą właśnie poszukiwaniu tego typu odpowiedzi. Co można zautomatyzować, gdzie można zwiększyć wydajność? Bo oto to nam w firmach chodzi - żeby rzeczy się działy szybciej, żeby rzeczy się działy taniej, żeby rzeczy się działy z wyższą jakością, no i w ogóle niektóre, żeby się działy.

Więc to absolutnie istotne. W mojej ocenie wymyślicie sobie i rozwiązanie, czyli najpierw znajdziecie ból, później znajdziecie jakieś rozwiązanie, wymyślicie, co chcecie zrobić z tym procesem, jak chcecie go automatyzować, albo w ogóle, że chcecie go automatyzować.

To kolejny krok tutaj, taki pod-krok do tego kroku drugiego, to jak już znajdziecie rozwiązanie, to dobrze by było nazwać procesem. Tylko proces, słuchajcie, można zautomatyzować - trudno jest automatyzować chaos. Jeżeli zautomatyzujecie chaos, wynikiem automatyzacji również będzie chaos. Więc nie można do końca tego zrobić. Należy przed automatyzacją uporządkować nasz proces.

A jak to się porządkuje? No przede wszystkim należy go rozpisać w jakiejś formie. Można w postaci takich kartek kolorowych, jak ja to tutaj zrobiłem. To się dzieje tak, tak, tak - to są kolejne kroki naszego procesu. Można w ten sposób to zautomatyzować. Na początek opis słowny też okej. Tu nie chodzi o to, żeby rysować od razu zaawansowane diagramy i pokazywać zaawansowane sposoby rozpisywania procesów. Chodzi o to, aby w ogóle swoimi słowami, tak jak w organizacji umiecie to robić, opisać wasz proces.

Następnie dobrze by było ten proces, no w jakiś sposób można powiedzieć, oczyścić, czyli trochę się pozastanawiać, czy krok ramach tego procesu są potrzebne, czy one akurat powinny być realizowane w tym procesie, być może powinny być w innym procesie. Mam tu na myśli chociażby proces, no właśnie, wróćmy do bazy faktur, weryfikacji poprawności odczytania danych. To jest taki mikro-proces - tak, ktoś oczami sprawdza, czy automat dobrze odczytał dane i to jest koniec procesu.

Można na przykład było dorzucić do tego od razu, żeby weryfikował kontrahenta, sprawdzał, czy ten kontrahent jest rzetelny, sprawdzał, czy ten kontrahent, temu kontrahentowi możemy przelać pieniądze, czy faktura jest zasadna. Tylko to jest łączenie od razu, niepotrzebnie, większego procesu, dwóch czynności. Mamy mikro-proces - odczytywanie danych. Skończmy ten, rozpocznijmy następny.

Metoda małych kroków jest bardzo, bardzo skuteczna i bardzo ułatwia później wdrażanie tych procesów. Dobrze jest do tego wszystkiego przypisać właściciela, czyli kto odpowiada za ten proces, kto odpowiada od strony merytorycznej, kto jest właścicielem procesu, kto wie o każdych krokach i wie, po co one się dzieją, dlaczego one się dzieją, jak powinny być wykonane. To jest absolutnie istotne, żeby móc automatyzować procesy.

Należałoby tu oczywiście jeszcze dodać ludzi, którzy realizują ten proces. Jeżeli jest właściciel, jest szereg osób, które pracują na tym procesie, to dobrze by było rozpisać i przypisać do procesu właściciela, i przypisać obsługujących ten proces czy uczestników tego procesu. Tu różnie to może wyglądać.

I tutaj ciekawostka - przy obiegu dokumentów właśnie, właścicielem procesu, na przykład, może być ktoś z kontrolingu, z finansów, dyrektor finansowy być może, a obsługującym ten proces może być innym ktoś z zarządu. Więc tutaj takie ciekawe mogą być zależności, że właściciel procesu jest, w cudzysłowie, odrobinę ważniejszy niż jeden z kroków tego procesu, czyli na przykład zatwierdzenie przez prezesa. No, prezes jest zawsze najważniejszy, ale to właściciel procesu decyduje, jak ten proces ma być zrealizowany, oczywiście po konsultacji, prawdopodobnie, z prezesem, który jest jednym małym, ale bardzo istotnym elementem tego całego procesu.

Dobrze jest zidentyfikować narzędzia, które są wykorzystywane w ramach tego procesu. Co tu może być narzędziem? Podaję ten przykład bazy faktur, bo każdemu z was łatwo jest sobie wyobrazić bazę faktur i łatwo sobie jest wyobrazić ten proces. Macie go wszyscy w swoich firmach. Więc jakie tu są narzędzia wykorzystywane? No, jeżeli to jest elektroniczny obieg dokumentów, to w naszej aplikacji to będzie SharePoint, to będzie w ogóle Microsoft 365, to będzie jakiś tam Power Apps, to będą narzędzia Power Automate do budowania przebiegów.

Ale jeszcze jednym z narzędzi będzie również chociażby skaner. Czy w firmie jest skaner? Czy firma ma możliwość skanowania faktur i dodawania ich do systemu? Czy być może będzie wykorzystywała telefony wtedy? Czy aplikacja jest przygotowana do współpracy z urządzeniami mobilnymi, jednymi, drugimi czy trzecimi? To są bardzo istotne pytania, które dobrze, jeżeli są zadane przed automatyzacją, które są podniesione w ramach opisu po prostu naszego procesu.

Niemniej istotnym elementem są różne systemy, które będą wykorzystywane. W przypadku obiegu faktur jest to system księgowy, który na końcu, z którym na końcu można się zintegrować, do którego na końcu można automatycznie przerzucać i przenosić dane. Jeżeli jest wiadomo, jaki to jest proces, jaki to jest system, przepraszam, to być może my tą integrację mamy gotową, możemy od razu podłączyć wam tą integrację, a być może zbudować taką integrację w ramach całego automatyzacji całego procesu.

I w ten sposób zautomatyzować proces End-to-End, od momentu przybycia faktury do do waszej firmy, do momentu umieszczenia jej w systemie księgowym. Być może ten cały proces można zautomatyzować. To jest najlepsze rozwiązanie, to jest takie pożądane rozwiązanie, aby proces był zautomatyzowany End-to-End, czyli od samego, od pierwszego kroku do ostatniego, żeby był automatyczny.

No i na koniec, no, wejście-wyjście. No to o tym już właśnie przed chwilą wspomniałem, czyli wejście: jakie dokumenty wchodzą, w jakim formacie wchodzą. Czy są PDFy, czy jakieś inne? Mówiąc i myśląc o bazie faktur: w jaki sposób mamy wyrzucać te dane, czy to w postaci jakiegoś Excela, czy to w postaci komunikacji API z systemem księgowym, czy to komunikacji poprzez pliki z systemem księgowym? Różne są opcje, możemy to robić absolutnie w dowolny sposób, przy pomocy narzędzi Microsoft 365, ale nie tylko - przy pomocy wszystkich narzędzi można tutaj te integracje realizować.

No i jaka ma być rola sztucznej inteligencji? Czy w ogóle w naszym procesie jest potrzebna sztuczna inteligencja? To jest kluczowe pytanie, czy my możemy, w jaki sposób wykorzystać sztuczną inteligencję? Te rozwiązania AI-owe są teraz naprawdę bardzo dostępne, one się mega szybko rozwijają i bardzo, bardzo mocno upraszczają wszelkie procesy.

My to widzimy na co dzień w naszych projektach, w naszych współpracach z klientami, że naprawdę mega istotną rolę pełnią już teraz narzędzia AI, czy to w odczytywaniu danych z dokumentów, czy to odczytywaniu danych z faktur, z umów, z różnego rodzaju protokołów. Odczytujemy dane z zamówień i automatem wpisujemy je do systemów handlowych naszych klientów, więc mamy tutaj ogromne, przeogromne możliwości.

Mamy jednego klienta - jeszcze tak a propos AI i automatyzacji procesów - dla którego odczytujemy dane z zamówień, które dostaje od dostawców. Na tych zamówieniach, słuchajcie, jest, uwaga, około 500 pozycji. To są zamówienia w PDFie, to są dokumenty w PDFie, i aby przyjąć te 500 pozycji, po prostu wcześniej osoby siedziały, przepisywały to, przepisywały z tych PDF-ów ręcznie.

My odczytujemy te dane automatycznie i wstrzykujemy automatem przez API do systemu handlowego naszego klienta. Więc to jest mega oszczędność czasu, a osoba, która to robiła do tej pory w firmie, sprawdza po prostu poprawność tych danych, ma dużo więcej czasu na analizę tych danych, na zajęcie się innymi tematami, których do tej pory nie robiła.

I taki jest najczęściej, słuchajcie, wynik tych automatyzacji, że z jednej strony przyspieszamy, obniżamy koszty, zwiększamy jakość, ale na końcu odzyskujemy czas dla osób, aby mogły robić czynności, które do tej pory nikt nie robił, których do tej pory w ogóle nie było można w tej firmie realizować. Więc to absolutnie mega istotne rzeczy, które w wyniku AI i automatyzacji procesów można realizować.

To wszystko w ramach drugiego kroku naszego procesu i przygotowania do automatyzacji, czyli poszukiwanie rozwiązania i przygotowanie tego pomysłu już do wdrożenia. Tak bym to nazwał, że ten proces łamany na chaos to jest właśnie przygotowanie naszego procesu do wdrożenia, przygotowania w ogóle do rozmów z taką firmą, chociażby, jak moja, do której jeżeli się zgłosicie i nie będziecie mieli tego zidentyfikowanego, to jest okej, my pomożemy ten proces przeprowadzić.

Natomiast jeżeli samodzielnie to wcześniej zrobicie, to być może unikniecie jednego z najważniejszych, z głównych błędów wdrożeniowych, czyli robienia dwóch czynności na raz: zmiany procesu i zmiany narzędzia do obsługi procesu, czyli zautomatyzowania tego procesu. To jest jeden z najczęściej, najważniejszych błędów, jakie można popełnić w trakcie automatyzacji, w trakcie w ogóle jakichkolwiek zmian dotyczących, dotyczących procesów, czyli zmieniać dwie rzeczy na raz i proces, i narzędzie.

Więc jak sami to przemyślicie, zanim przyjdziecie do takiej firmy jak nasza, uporządkujecie swój proces, no to będziecie mieli już jeden krok więcej, bo proces będzie po waszej stronie uporządkowany.

Słuchajcie, to wszystko na dzisiaj. Bardzo dziękuję za ten odcinek, bardzo dziękuję za wysłuchanie. Zapraszam jeszcze raz do lajkowania, zapraszam do subskrybowania, zapraszam do komentowania. Wszyscy, którzy skomentują ten film, dostaną od nas tą tablicę Miro, tak że zachęcam do komentowania. I co? I to wszystko na dzisiaj. Dziękuję serdecznie za ten odcinek, do zobaczenia w następnym, a w następnym, a w następnym kolejne kroki i kolejne elementy dotyczące przygotowania do automatyzacji procesów w twojej firmie. Tak że zapraszam już teraz. Do zobaczenia, cześć!

Jak wykorzystać sztuczną inteligencję w firmie

Dzień dobry, tu automatyk, inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę Twoją i Twojej firmy. W dzisiejszym odcinku zajmę się popularnym, dość w ostatnich czasach tematem, czyli AI, sztuczną inteligencją. AI jest odmieniane przez wszystkie przypadki. Każdy mówi o AI. Na YouTube masz mnóstwo filmów dotyczących AI. No i ja się dzisiaj również po raz kolejny tak naprawdę zajmę tym tematem.

Ale zajmę się przede wszystkim tym, aby pokazać Ci, w jaki sposób możesz udostępnić narzędzia sztucznej inteligencji, narzędzia właśnie w postaci czata, na przykład czata GPT, w swojej firmie, na swoich zasadach, na swoich serwerach, w ramach własnej konfiguracji dostosowanej do potrzeb Twojej firmy.

To zupełnie inne podejście niż instalowanie przez każdego z pracowników jakiegoś czata i korzystanie z niego w nie wiadomo jaki do końca sposób. Tutaj myślę, że możesz zaoszczędzić sporo pieniędzy, bo nie musisz kupować każdemu z pracowników właśnie takiego narzędzia. Możesz postawić czat we własnej infrastrukturze chmurowej oczywiście i udostępnić go pracownikom. I to wszystko, o tym wszystkim za chwilę Ci opowiem i to wszystko na koniec w drugiej części filmu Ci pokażę. Więc zapraszam Cię do części merytorycznej.

Ten kanał napędzany jest przez firmę eraIT, której jestem prezesem, której jestem współwłaścicielem, która wdraża rozwiązania Microsoft 365, która wdraża rozwiązania sztucznej inteligencji w różnych firmach. Wszystko w oparciu o narzędzia Microsoftu, więc jest bezpiecznie, więc jest nowocześnie, więc jest skalowanie. Zachęcam Cię do kontaktu, jeżeli jesteś zainteresowany jakimikolwiek tematami dotyczącymi budowania aplikacji właśnie w Microsoft 365. Dzięki i zapraszam cię do części merytorycznej.

Zalety korzystania z własnej infrastruktury

Witam Cię w części merytorycznej. W tej części postaram się w miarę telegraficznym skrócie pokazać i opowiedzieć o kilku istotnych elementach. Dlaczego w ogóle warto przygotować własną infrastrukturę po to, aby korzystać na przykład z takiego rozwiązania jak ChatGPT? Dlaczego warto to robić? Jakie są zalety tego rozwiązania? Przejdę dość sprawnie przez te elementy, które tutaj widzisz na ekranie, czyli bezpieczeństwo, skalowalność, kontrola, dostosowanie, zarządzanie.

Zaś danymi narzędzia do tego, douczanie, więc w telegraficznym skrócie dowiesz się jakie są możliwości, a na koniec zobaczysz jak taki czat może wyglądać właśnie uruchomiony w ramach własnej infrastruktury. Ale na początek idziemy sobie do bezpieczeństwa.

Bezpieczeństwo danych

No i tutaj Microsoft daje nam kilka zasadniczych elementów, jeśli chodzi o bezpieczeństwo. Mówimy tutaj o narzędziach Microsoftu takich, które są dostępne w chmurze Microsoftu Azure, czyli możesz przygotować w takiej chmurze własne rozwiązanie, własnego czata GPT.

W tym sensie, że korzystasz tylko z zainstalowanej u siebie aplikacji na własnych zasadach, według własnych reguł. No i oczywiście rozliczanie też jest zupełnie inne, nie takie jak na przykład w czacie GPT, czyli nie płacisz za konkretnego każdego użytkownika 20 dolarów, tylko te opłaty wynikają niejako z konsumpcji, wynikają z tego, jak dużo używasz tego rozwiązania i za to właśnie wtedy płacisz.

Płacisz, ale przede wszystkim Microsoft, jeśli chodzi o bezpieczeństwo, ma wszelkie certyfikaty, wszelkie dokumenty, wszystko co potrzebujesz, aby wiedzieć, aby być pewnym, że Twoje dane są bezpieczne. Możesz te rozwiązania hostować, czyli instalować i udostępniać w określonych rejonach geograficznych, tam gdzie jest Twój biznes. Prawdopodobnie Twój biznes jest w Polsce i prawdopodobnie wystarczy, że Twoje dane będą przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej.

Masz gwarancję izolacji danych oraz kompleksową kontrolę tego, że dane nie opuszczają zupełnie Twoich serwerów. Tu Microsoft jest bardzo rzetelnym dostawcą różnych rozwiązań i tu możemy być pewni, że te dane właśnie są bezpieczne, są tylko na Twoich serwerach, no i oczywiście są szyfrowane, więc cała transmisja jest po prostu bezpieczna.

Łatwa integracja i skalowalność

Kolejny aspekt, na który warto zwrócić uwagę, to bardzo łatwa integracja z narzędziami Microsoft 365. Tego nie będę mógł Ci do końca pokazać, ale ten czat, który jest przygotowany, który może być przygotowany pod Twoje rozwiązania, on jest zawsze dostępny w ramach logowania się, które masz dostępne w Microsoft 365, no bo ten czat może być, tak jak wspomniałem wcześniej, umieszczony w Teamsie i logujesz się do Teamsa i masz od razu dostępne właśnie to rozwiązanie czatowe w oparciu o dowolny model, który sobie wybierzemy, a tych modeli jest wiele. Za chwilę też Ci to pokażę.

Może to być rozwiązanie elastyczne, jeżeli potrzebujesz czata dla dwóch osób, przygotujemy taką instalację, która będzie odpowiednia dla dwóch osób. Jeżeli potrzebujesz dla 50 osób, również będziemy mogli taką przygotować, a Ty nie musisz płacić tych 20 dolarów za każdą z 50 osób, bo na przykład one go potrzebują rzadziej, potrzebują go raz w tygodniu, być może kilka razy dziennie, w zależności od potrzeb, w zależności od zużycia, Ty płacisz właśnie za te parametry.

Możliwość dostosowania i kontroli

Możemy te rozwiązania, możemy taki czat dostosować do Twoich potrzeb. Tu możemy go kontrolować, możemy sprawdzać o jakie rzeczy ludzie najczęściej pytają i później nad tymi wynikami pracować w tym sensie, że możemy czerpać z tych pytań inspirację, czerpać z tych pytań kolejne wnioski i wdrażać kolejne rozwiązania. Myślę, że to jest świetna kopalnia, może być świetna kopalnia wiedzy o tym, czego ludzie potrzebują.

Możemy tworzyć niestandardowe rozwiązania, za chwilę o nich powiem, takich, których w tych ogólnodostępnych narzędziach sztucznej inteligencji do końca nie ma. Tutaj możemy precyzyjnie te rozwiązania dostosowywać oraz mierzyć zużycie, o tym już mówiłem, no i płacimy wówczas tylko i wyłącznie za zużycie.

Zarządzanie i monitorowanie

Mamy dostęp do takich elementów zarządzania, to jest na przykład, no właśnie, centralne zarządzanie wszystkimi rozwiązaniami, bo możemy udostępnić na przykład czata GPT, możemy niezależnie udostępnić inny model DeepSeek'a, chociażby chińskiego, bez problemu możemy udostępniać różne modele, i różne czaty w zależności od Twoich potrzeb i mamy tam uprawnienia i możemy monitorować logowanie i mieć jakąś tam analitykę tego, jak to zużycie idzie. Oczywiście możemy i robimy to po to, żeby wiedzieć, jak optymalizować działanie takiej aplikacji.

Douczanie modeli i wykorzystanie firmowych danych

Tutaj są trochę ciekawsze rzeczy, czyli możemy na przykład douczyć taki model twoimi danymi. Możemy przeprowadzić fine tuning tych modeli, czyli dać mu jakąś wiedzę, uzbroić go w większą wiedzę po to, żeby na przykład lepiej kategoryzował maile, po to, żeby lepiej kategoryzował faktury kosztowe i dopisywał do nich odpowiednie opisy i parametry kosztowe, po to, żeby można było zastosować w modelach sztucznej inteligencji, mówiąc krótko, Twoje dane.

Mamy kontrolowane środowisko do trenowania tych danych, mamy różne mechanizmy właśnie w Azure, które umożliwiają nam, czy to po prostu machine learning, nauczenie na bazie Twoich danych, czata, jakiejś wiedzy, jakiejś umiejętności.

Możemy tam wrzucać bez problemu dane firmowe. Mamy tutaj kilka narzędzi, które wypisałem, ale przede wszystkim, co to w praktyce oznacza, że możemy tam wrzucić na przykład 100, 200, 300 tysięcy albo kilka tysięcy danych o zamówieniach, danych o Twoich klientach, danych o tym, co się kupuje, o tym, co się sprzedaje. Mogą to być dane w PDF-ie, mogą to być dane w postaci pliku CSV. Dowolne dane możemy wrzucić do takiego narzędzia, na przykład Cognitive Search i dać możliwość szybkiego, dynamicznego wyszukiwania danych firmowych.

Możemy łączyć te modele z bazami wiedzy i w ten sposób udostępniać wiedzę właśnie w postaci czata, wiedzę twoją firmową, wiedzę o twoich procedurach, wiedzę o twojej biznesie. Możemy udostępniać do właśnie przez rozwiązania czatowe do pracowników twojej firmy.

Narzędzia dostępne w Azure

Możemy budować indeksy wektorowe, nie chcę tutaj wchodzić w jakieś meandry i szczegóły techniczne, ale możemy budować po prostu mechanizmy szybkiego wyszukiwania danych w różnych dokumentach, to o czym wspomniałem, chociażby PDF-ach.

Mamy w Azure oczywiście cały szereg dostępnych narzędzi. Azure Data Factory daje możliwość łączenia się niemal z wszystkimi źródłami danych, czyli niezależnie od tego, czy Twój ERP działa na bazie Microsoftowej, czy działa na bazie PostgreSQL, czy działa na bazie MySQL, zawsze możemy się do niej podłączyć za pomocą właśnie np. Azure Data Factory i pobierać z tego dane i wrzucać, i wtłaczać je do narzędzi sztucznej inteligencji.

Możemy korzystać z logic appów, czyli łączyć się przez API z Twoimi systemami i tam też pobierać sobie dane. No i możemy je przechowywać na różnego rodzaju pamięciach, które są dostępne w Azure, na przykład pamięci typu blob, umieszczać tam pliki, umieszczać tam proste tabele, które dają możliwość wyszukiwania danych, Twoich danych firmowych za pomocą sztucznej inteligencji, nie tylko wyszukiwania, przetwarzania wszelkich operacji, które są potrzebne w Twojej firmie, aby usprawnić jej pracę, aby przygotować ją na dużo dynamiczniejszy okres, który jest już w zasadzie przed nami.

To wszystko jeśli chodzi o tą część dotyczącą tablicy Miro. Jeżeli któryś z tych elementów bardziej cię zainteresował, śmiało zapraszam do komentowania, zapraszam do lajkowania, zapraszam do subskrypcji. Tych materiałów będę produkował więcej, one ukazują się co tydzień, więc warto mieć subskrypcję, warto wcisnąć dzwonek, aby być na bieżąco ze wszystkimi treściami, które ja tu dla Was przygotowuję, a teraz już zapraszam do przeglądarki, gdzie pokażę Ci, jak ten czat działa w praktyce.

Praktyczna demonstracja czata

Witam Cię w tej części, gdzie pokazuję kilka takich niuansów tak naprawdę. Każdy z Was, każdy z nas pracował z czatem GPT, wie jak to w praktyce działa. Wpisujemy pytanie, on odpisuje odpowiedź, no i tyle.

Więc nie będę tutaj się nad tym jakoś specjalnie rozwodził. Oprócz rozwiązań czatowych możemy budować automatyzację na bazie właśnie tych rozwiązań sztucznej inteligencji. Możemy na przykład wdrażać system do kategoryzacji maili, możemy wdrażać system do odpowiadania na maile, czy też do sugerowania odpowiedzi na maile, czy też w pierwszym okresie być może nie chcesz ryzykować, aby automat odpowiadał na maile, to możemy zbudować czata, którym będzie twoja załoga, będą twoi ludzie wpisywali pytania, czat będzie im odpowiadał i w ten sposób zweryfikujecie, że te odpowiedzi są poprawne, że te odpowiedzi są rzetelne.

Czat może po zadaniu pytania wyrzucać od razu odpowiedź w postaci całej treści maila, czyli pisać dzień dobry drogi kliencie, napisać odpowiedź, pozdrowienie, podziękowanie, czyli kopiuj, wklej i masz te odpowiedzi od razu gotowe do wysłania do twoich klientów. Rozwiązań i pomysłów jest bardzo, bardzo wiele, możemy wdrażać każdy, który chcesz.

Tutaj pokazuję Ci przede wszystkim jedną rzecz. Możemy tego czata uruchomić na Twojej subdomenie, czy też na Twojej domenie, tak jak to widzisz tutaj. Model może być dowolny, ja tutaj pokazuję Ci taki, który jest oparty o GPT 3,5. Tu oczywiście w tych rozwiązaniach, które wdrażamy, budowana jest również historia tego czatowania, więc można sobie wrócić do jakiejś rzeczy, można tą historię wykasować.

Mamy tutaj pełną taką możliwość korzystania taką samą jak w tych rozwiązaniach ogólnodostępnych, natomiast z tą jedną ogromną różnicą. Te dane są Twoje, te dane nigdzie nie wyczekają, te dane są w obrębie Twoich serwerów, Twojej firmy i Twojej infrastruktury Microsoft Azure.

Zakończenie

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania, jeżeli chcesz się czegoś dowiedzieć, jeżeli chcesz, żebyśmy przygotowali demo, demo rozwiązania pod Twoją firmę, na bazie Twoich danych, na bazie Twoich konkretnych potrzeb, czyli Ty wrzucasz pytanie, czat odpowiada Ci na to pytanie w postaci gotowego maila, którego robisz kopiuj-wklej do klienta, zapraszamy do kontaktu, zapraszamy do wypełnienia formularza kontaktowego. Link masz oczywiście w opisie filmu lub na stronie www.erait.pl. Zapraszam do kontaktu.

Dziękuję Ci za dzisiejszy odcinek. Oczywiście, jeżeli Ci się to w miarę podoba, jeżeli Cię to zainspirowało do czegoś, proszę polajkuj, proszę skomentuj ten film. No i co? Do zobaczenia przy wdrożeniu. Dziękuję. Automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT.