Piąty odcinek serii skupia się na kluczowych elementach realizacji projektu automatyzacji. Dowiesz się, jak zaplanować budżet nie tylko na wdrożenie, ale też na eksploatację rozwiązania, oraz jak zabezpieczyć odpowiednią ilość czasu zespołu na testy. Szczególnie ważne są aspekty często pomijane: komunikacja i budowanie wspólnego rozumienia pojęć między stronami, utrzymanie skupienia na głównym celu projektu oraz zapewnienie wsparcia przy uruchomieniu produkcyjnym. Praktyczne przykłady z życia ilustrują, jak kosztowne mogą być nieporozumienia między zamawiającym a wykonawcą. To konkretne wskazówki dla każdego, kto chce uniknąć typowych pułapek podczas realizacji automatyzacji.
Dzień dobry, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. Dzisiaj kolejny z tych bardziej nietypowych odcinków. Mianowicie nie będę mówił o narzędziach microsoftowych, ale opowiadam już w kolejnych odcinkach o tym, w jaki sposób przygotować się do automatyzacji w ogóle. W jaki sposób przeprowadzić proces automatyzacji w twojej firmie, tak abyś ty czy twój zespół mógł przygotować się do tego procesu, zanim zaczniecie współpracować z jakąś firmą, która ten procesy automatyzuje, która różnego rodzaju aplikacje wdraża.
Tak naprawdę ten proces można zastosować nie tylko do automatyzacji, do po prostu różnego rodzaju wdrożeń. To jest uniwersalne dość podejście. Natomiast ja tutaj pokazuję, na co należy zwrócić uwagę, jakie są najistotniejsze elementy na różnych etapach tego procesu. Dzisiaj powiem kilka słów o realizacji.
Wcześniej, tak jak widzisz, było o wyborze partnera, było o kosztach czy też inwestycji, było o rozwiązaniach, było o bólach w twojej firmie. Także zachęcam cię do powrotu do wcześniejszych odcinków i obejrzenia ich również. Idealnie by było oglądać je właśnie w takiej kolejności, jak teraz pokazuję na ekranie. Natomiast jak już jesteś, no śmiało, zapraszam cię do oglądania części o tym, w jaki sposób przebiega proces realizacji, tak abyś mógł sobie wyobrazić mniej więcej, jak to może w ogóle wyglądać. Także zapraszam do części merytorycznej.
Zanim jeszcze zaczniemy część merytoryczną, zapraszam cię oczywiście do lajkowania tego kanału, zapraszam cię do komentowania. Wszyscy, którzy skomentują i poproszą o dostęp do tej tablicy Miro, którą widzisz teraz za moimi plecami, otrzymają właśnie dostęp do niej. Także niech ten film się niesie, subskrybujcie, lajkujcie, bo to bardzo pomaga w rozwoju tego kanału, mi daje wiele frajdy, a innym dostęp do tych treści, które być może i ty uważasz za wartościowe.
Wracamy do tematu. Dzisiaj porozmawiamy sobie o tym, w jaki sposób realizowane są wdrożenia, w jaki sposób twoja firma będzie tego właśnie doświadczała. Tu jedna karteczka jest już odkryta, ale ja ją szybciutko zasłonię, żebyśmy mogli kolejno skupiać się na tych elementach, na których trzeba. Także porozmawiamy dzisiaj o realizacji tego całego procesu.
Pierwszą karteczką, jaką tutaj mamy, to są uwaga - koszty. Jako przedsiębiorca, ty jako menadżer musisz być przygotowany na to, że wdrożenie aplikacji, wdrożenie automatyzacji niesie za sobą jakieś koszty. Więc dobrze jest o tym pamiętać, dobrze jest być na to przygotowanym, dobrze jest mieć odłożone, przygotowane na to pieniądze, a nie działać w tym zakresie spontanicznie.
Oczywiście musisz pamiętać o tym, że to jest pewnego rodzaju inwestycja, że ta inwestycja powinna obniżyć koszty albo wynik tej inwestycji powinien dać ci oszczędności. Więc będziesz mógł to odrobić, natomiast bezpośrednio trzeba te koszty jakieś ponieść i trzeba te pieniądze w jakiś sposób zainwestować.
W kontekście kosztów bardzo ważnym elementem jest również eksploatacja, czyli przed realizacją, przed u progu realizacji należy ustalić, w jaki sposób ta aplikacja będzie eksploatowana czy też ta automatyzacja będzie eksploatowana. Ma to bezpośredni związek z kosztami. Niektóre automatyzacje wymagają po prostu ponoszenia kosztów wraz z ich eksploatacją. Niektóre są na przykład rozliczone per ilość dokumentów.
My mamy taką automatyzację, która się nazywa baza faktur kosztowych, czy też elektroniczny obieg dokumentów, i tam automat OCR-uje, czyli odczytuje dane z PDF-ów, i my za to pobieramy opłatę. Czyli każda zerowana przez nasz automat strona wymaga poniesienia kosztu, bo my właśnie w taki sposób rozliczamy naszą automatyzację. Więc to również jest istotny element. My o tym informujemy, ale jeżeli twój dostawca o tym nie informuje, to warto zapytać, czy są jakieś koszty eksploatacyjne użytkowania tych aplikacji czy też automatyzacji.
Mega istotnym pytaniem, z którym się wiąże koszt, jest również czas. W wielu wypadkach czas to pieniądz, więc absolutnie istotnym elementem w trakcie ustalania całego procesu realizacji tej automatyzacji czy też wdrożenia jest określenie czasów. I tutaj bardzo ważna uwaga - to są nie tylko czasy takie, które daje się dla wykonawcy, potencjalnego wykonawcy, czyli: słuchaj, musisz wykonać tą aplikację w tydzień, w dwa, trzy, w miesiąc. To nie ma większego znaczenia teraz w świetle naszej dyskusji.
Natomiast musicie też wy, jako zleceniodawcy, wy jako przedstawiciele biznesu, pamiętać o tym, że ten czas wy również będziecie musieli na to poświęcić. Że przyjdzie taki moment - wykonawca odda automatyzację, odda aplikację i poprosi was o testy. I wtedy wy będziecie musieli poświęcić czasem pół dnia, czasem dzień, albo i więcej na to, przede wszystkim, żeby zobaczyć, jak to działa. Po drugie, nauczyć się tego działania. Po trzecie, przetestować to rozwiązanie i sprawdzić, czy działa zgodnie z założeniami, czy realizuje właśnie waszą potrzebę biznesową.
To jest mega istotny element, bardzo często bagatelizowany przez przedstawicieli biznesu, a bez tego dalej się nie da po prostu pójść. Bez tego nie możemy uruchomić produkcyjnie automatyzacji czy też aplikacji, bez testów biznesowych, bez potwierdzenia ze strony biznesu, że ta aplikacja działa. Ty o tym pamiętaj, ty zabezpiecz czas swojego zespołu tak, abyście mogli testować po prostu te rozwiązania.
Doradztwo - co ja mam na myśli pod pojęciem i pod tą karteczką doradztwo? W realizacji procesu, czy też na etapie jego projektowania, czy też na etapie jego wyceny, czy też na etapie jego realizacji, zawsze pojawiają się jakieś takie nieścisłości. Zawsze pojawiają się nieścisłości, zawsze pojawiają się jakieś wątpliwości. I teraz dobry dostawca, dobry wykonawca będzie mógł ci doradzić: słuchaj, można to zrealizować w taki sposób, to będzie ze sobą niosło jakieś koszty. Można zrealizować to na skróty, być może będzie wymagana zmiana procesu biznesowego, ale za to będzie tańsza realizacja.
Tutaj trzeba wyważyć, wyważyć te koszty versus korzyści, czy też brak korzyści versus brak kosztów. No i tak dalej. Można tutaj te elementy zestawiać ze sobą. W każdym razie doradztwo ze strony wykonawcy jest bardzo istotnym elementem. Pytajcie, czy można gdzieś zaoszczędzić pieniądze, pytajcie, czy gdzieś można zoptymalizować proces. Czasem być może odrobinę więcej za niego zapłacić, ale żeby on był właśnie optymalny.
Partner biznesowy, który wykonuje dla was automatyzację, który wykonuje dla was aplikację, powinien być waszym doradcą, powinien być waszym partnerem właśnie, a nie tylko wykonawcą waszej woli. Więc tu oczekujcie takiego podejścia.
Przy realizowaniu tych automatyzacji nie możemy zapominać o jednej z najważniejszych rzeczy - o procesie, czy też można szerzej powiedzieć o celu, jaki ma być zrealizowany. Czasem w ferworze takiego wiru, testowania, poprawek i tak dalej, zapominamy w ogóle, do czego my tak naprawdę dążymy. Zapominamy, w którym kierunku biegniemy. Czy meta jest tam, czy tam? Po prostu wpadamy w taki kołowrotek, po prostu biegu, zamiast skupić się: hej, czy ten dodatek, czy ta dodatkowa funkcjonalność, czy ta uwaga rzeczywiście realizuje proces, czy powoduje, że my to komplikujemy, komplikujemy, albo wymyślamy kolejne hipotetyczne sytuacje.
Które być może nigdy nie będą miały miejsca, ale które powodują, że czas wdrożenia się wydłuża, że czas testów się wydłuża. Ja jestem zwolennikiem takiego podejścia, żeby 90 kilka procent rzeczy działało, a resztę sprawdźmy w życiu. Sprawdźmy, czy te sytuacje, o których sobie myślimy, one faktycznie się wydarzają. One faktycznie mają miejsce, bo czasem bywa tak, że właśnie ich po prostu nie ma, a my komplikujemy, utrudniamy wszystko i powodujemy, że proces nie może być uruchomiony.
Więc pamiętajmy o tym, żeby pamiętać o procesie, żeby on to nam nie umykał i o tym, jak ten proces, jak finał tego procesu jest zdefiniowany, czyli jak na końcu definiujemy sukces naszego wdrożenia.
Absolutnie mega istotnym elementem jest wspólne rozumienie. Wspólne rozumienie procesów, wspólne rozumienie wszelkich definicji, automatyzacji, tego co po prostu robimy. Ja jestem zwolennikiem tego, aby jak najwięcej rysować sobie właśnie w podobny sposób, i to bardzo często obnaża różne rozumienie poszczególnych pojęć.
Warto na przykład, kiedy używamy słowo OCR, ustalić, co to znaczy dla obu stron, żebyśmy się nie zdziwili i żebyśmy unikali sytuacji, w których ja na przykład jako baza faktur rozumiem, że w tej bazie będą faktury kosztowe, będą po prostu faktury, dokumenty faktur. A miałem taką sytuację, że u progu już wysłania oferty, u progu, jakby nawet akceptacji oferty, klient zapytał mnie: "No dobrze, to faktury tutaj widzę, jak będą zrealizowane, a gdzie będziemy przechowywali umowy?"
Ja mówię: "Hola, hola, my projektujemy bazę faktur, a nie bazę wszystkich dokumentów." I tu nastąpiło absolutne zdziwienie właśnie, że: "No hej, ja myślałem, że to jest baza po prostu wszystkich dokumentów, czy to faktury, umowy, protokoły, jakieś tam, powiedzmy, akty notarialne. Wszystkie dokumenty będziemy mieli w jednej bazie."
Ja mówię: "Nie, ta aplikacja do tego nie służy. Możemy zaprojektować inną aplikację, która będzie takie czynności realizowała." I tu, i tu nastąpiło ogromne zdziwienie ze strony zamawiającego, że właśnie on rozumiał, on uważał, że to jest oczywiste, że aplikacja właśnie będzie tak działała. Dla mnie to absolutnie oczywiste nie było. Wręcz przeciwnie. Oczywistym było zupełnie coś innego.
Uspójniajcie, uwspólniajcie... nie wiem jak to do końca się odmienia, ale budujcie wspólne rozumienie wszelkich elementów, definicji, kroków. Rysujcie to, powtarzajcie swoimi słowami, parafrazujcie. Jest wiele technik, żeby to wspólne rozumienie zbudować, a to jest mega istotne, aby na koniec, po zrealizowaniu całego procesu, nie było takiej sytuacji, że jak to, jak to w tych rysunkowych takich memach, że zamawiający przyszedł zamówić samochód, a dostał oponę przywiązaną na sznurku do drzewa. No bo gdzieś po drodze uciekło to trochę zrozumienie całego procesu, więc to jest bardzo istotne.
Kolejny element to wsparcie, wsparcie rozumiane w ten sposób, że wsparcie przy uruchomieniu. OK, przetestujecie, nauczycie się wy, jako przedstawiciele biznesu uznacie, że aplikacja działa, można ją uruchomić. Przekazujecie tą wiedzę kolejnym osobom w firmie, które mają też realizować ten proces. No i co? Okazuje się, że zaraz po uruchomieniu pojawiają się jakieś nowe sytuacje. Nowe, takie, których wcześniej nie było, które być może w aplikacji trzeba, jakąś mikro zmianę wykonać na szybko.
I to jest właśnie takie wsparcie, wsparcie uruchomieniowe, wsparcie bezpośrednio wdrożeniowe ze strony partnera, ze strony firmy wykonawczej, która wam tą automatyzację robi. My takie wsparcie świadczymy przez kilka pierwszych tygodni. Nadzorujemy to uruchomienie, szybciutko usuwamy błędy, wprowadzamy poprawki tak, aby komfort użytkowania dla większej ilości użytkowników był po prostu większy i aby uruchomienie było jak najbardziej dynamiczne, sprawne u naszego klienta uruchomienie produkcyjne. Oczywiście mam na myśli. Jest to wsparcie jest również istotne i również warto o nie zadbać. Warto o to dopytać, żeby ono po prostu było.
No i raz jeszcze. Raz jeszcze mówimy o kosztach, zaczynamy od kosztów, kończymy na kosztach. Koszty tutaj bardziej mówiłem w kontekście eksploatacji, tutaj bardziej myślę sobie w kontekście wsparcia. Tego, w jaki sposób usuwane są błędy, tego, ile kosztuje wsparcie, czy to szkoleniowe, czy to takie doradcze. Koszty, koszty, koszty? To jest jeden z istotniejszych elementów tych wszystkich procesów.
Więc pamiętajcie o tym, aby o wszystko dopytać, aby wszystko doprecyzować i dzięki temu będzie wam się pracowało łatwiej i będzie można przejść kiedyś do, słuchajcie, zakończenia tego projektu i kolejnych, kolejnych kroków. Więc to właśnie będzie w następnym filmie, już to będzie ostatni z tego cyklu. Jak wdrożyć, jak przygotować się do procesu automatyzacji?
Tymczasem raz jeszcze proszę o komentarze i przypominam, że każdy, kto skomentuje ten film i poprosi o dostęp do tej tablicy Miro, dostanie ją. Przypominam również i proszę o to, aby dać łapkę w górę, zasubskrybować, zaznaczyć dzwonek - będziecie wtedy na bieżąco informowani o tych filmach, a algorytm będzie nas troszeczkę wyżej gdzieś tam podnosił. Na czym mi bardzo zależy i co sprawia mi ogromną frajdę.
Więc dziękuję raz jeszcze za poświęcony czas. Mam nadzieję, że ten materiał pomoże wam w automatyzacji, pomoże wam we wdrażaniu różnego rodzaju procesów automatycznych waszych firmach. A tymczasem bardzo serdecznie dziękuję za uwagę i do zobaczenia w kolejnym filmie. Cześć.
.png)
