Language
Zainspiruj się profesjonalnymi wskazówkami, studiami przypadków i dogłębnymi analizami dotyczącymi automatyzacji, strategii IT i cyfrowej transformacji. Nasz blog pomaga Ci być na bieżąco w szybko zmieniającym się świecie nowoczesnego biznesu.
Masz 30 przypiętych maili w inboxie? Robisz to źle. Tracisz czas na ręczne przerzucanie wiadomości między folderami? Zapominasz odpowiedzieć na ważne maile? W czasach AI wszyscy gonią za nowymi narzędziami, a 90% firm nie wykorzystuje nawet 20% możliwości Outlooka, za który i tak płacą. Pokażę Ci 7 prostych funkcji, które używam codziennie i które oszczędzają mi 2-3 godziny tygodniowo. Bez AI, bez kolejnych subskrypcji, bez skomplikowanych wdrożeń. Tylko czysty Outlook i jego wbudowane możliwości.
Wiem, co teraz myślisz.
"Outlook? W 2025? Marcin, przecież wszyscy mówią o AI, automatyzacjach między systemami, chatbotach..."
Tak. I mają rację. AI to potężne narzędzie. Ale zanim wydasz kolejne 5000 zł na inteligentnego asystenta mailowego, sprawdź czy w ogóle wykorzystujesz to, za co już płacisz.
Bo widzę to codziennie. Firmy wydają dziesiątki tysięcy na skomplikowane systemy, a ich pracownicy ręcznie przerzucają maile między folderami. Szukają tej jednej wiadomości od klienta w 500 mailach. Przypinają 30 wiadomości i tracą w nich orientację.
Outlook ma w sobie funkcje, które rozwiązują 90% tych problemów. Problem w tym, że nikt ich nie używa.
Zacznę od podstawy, która oszczędza mi godzinę dziennie.
Reguły w Outlooku to automatyczne akcje wykonywane na przychodzących mailach.
Przykład z życia: mam 5 aktywnych projektów. Każdy ma swojego project managera, każdy ma swój folder w Outlooku. Zamiast ręcznie sortować każdego maila (co robiłem przez pierwsze 3 miesiące i było to koszmarne), ustawiłem reguły:
Efekt? Zero ręcznego przerzucania. Wszystko leci tam, gdzie trzeba. Automatycznie.
Ale to nie koniec. Te foldery mogę udostępnić konkretnym osobom z zespołu. Osoba odpowiedzialna za projekt 1 widzi tylko foldery z projektu 1. Osoba z projektu 15 widzi tylko projekt 15.
Jeden wspólny mail projektowy. Zero chaosu. Zero "hej, przekaż mi ten mail od klienta".
Tu jest moja tajna broń.
Folder wyszukiwania to zapisane, zaawansowane wyszukiwanie, które działa jak zwykły folder.
Brzmi skomplikowanie? To dam Ci przykład.
Mam folder wyszukiwania "Czekające na odpowiedź". Kryteria: wszystkie maile, które wysłałem w ciągu ostatnich 7 dni, na które NIE dostałem odpowiedzi, od konkretnych klientów (tych najbardziej newralgicznych).
Jeden klik. Widzę wszystko, co wymaga followupu.
Drugi folder: "Pilne projekty". Kryteria: maile z flagą "ważne" + słowo "projekt" w temacie + od ostatnich 14 dni.
Znowu - jeden klik. Wszystkie pilne sprawy projektowe w jednym miejscu.
To nie jest żadna automatyzacja. To wykorzystanie potencjału Outlooka, z którego większość ludzi w ogóle nie korzysta.
Przychodzi do mnie mail o 8 rano. Ważny. Ale teraz nie mam czasu na odpowiedź, bo mam spotkanie za 5 minut.
Dwa scenariusze:
Scenariusz 1 (bez automatyzacji): Zostawiam go w inboxie. Do końca dnia dostaję kolejne 50 maili. Ten ważny ginie gdzieś na środku. Przypominam sobie o nim 3 dni później, jak klient pisze "hej, co z tym?".
Scenariusz 2 (z flagą lub "odłóż"): Klikam "odłóż do jutra do 14:00". Mail znika z inboxa. Jutro o 14:00 pojawia się na samej górze. Odpowiadam.
Zero stresu. Zero zgubionej korespondencji.
Flagi działają podobnie - możesz ustawić reminder na konkretny dzień. Outlook SAM Ci przypomni.
I tu ważna rzecz, którą widzę u wielu użytkowników: masz 30 przypiętych maili? Robisz to źle.
Przypinanie jest OK dla 2-3 najważniejszych spraw. Może 5. Ale jak masz 30 przypiętych maili, to de facto masz drugi inbox na górze inboxa. To chaos. Zrób folder "Do zrobienia" i tam je wrzuć. Albo użyj flag.
Zdarza Ci się pisać maile o 5:00?
Mnie tak. Pracuję porankami, mam czas na spokojne przemyślenie odpowiedzi.
Problem: nie chcę, żeby klient dostał maila o 5:00, bo albo pomyśli że nie mam życia, albo że pracuję w chaosie.
Rozwiązanie: planuję wysyłkę na 9:00.
Piszę teraz. Outlook wysyła o normalnej porze. Profesjonalnie. Bez stresu.
Używam tego też do przypominek. "Hej, minął tydzień, chciałem wrócić do tematu..." - piszę w piątek, planuję wysyłkę na wtorek 10:00.
To zmieniło sposób pracy w naszym zespole.
Mamy wspólny folder "Oferty aktywne". Udostępniony między mną, sprzedażą i PM-ami.
Jak przychodzi mail od potencjalnego klienta, przerzucam go do tego folderu. Wszyscy widzą. Nikt nie musi pytać "hej, prześlij mi tego maila". Wszyscy mają dostęp.
Drugi przykład: marketing. Chcemy monitorować newslettery konkurencji. Jedna osoba zapisuje się na 10 newsletterów. Tworzy folder "Konkurencja - newslettery". Udostępnia zespołowi. Wszystkie maile lecą tam automatycznie (reguła!). Cały zespół ma dostęp.
Zero duplikowania. Zero "nie mam tego maila". Jedna skrzynka, jeden folder, pełna transparentność.
Lubisz kolory? Ja też.
Etykiety pozwalają mi wizualnie segregować maile:
Łączę to z regułami. Mail od konkretnego klienta automatycznie dostaje żółtą etykietę + leci do folderu "Projekt X".
Dwoma kliknięciami sprawdzam status wszystkich projektów.
Ostatnia rzecz: wspólne skrzynki mailowe.
Macie skrzynkę biuro@firma.pl? faktury@firma.pl? Zazwyczaj loguje się na nią jedna osoba, reszta prosi o przekazanie maili.
Głupie. Nieefektywne.
Udostępnij całą skrzynkę zespołowi. Wszyscy widzą wszystkie maile. Każdy może odpowiedzieć. Zero wąskich gardeł.
U nas skrzynka faktury@ jest udostępniona księgowej i mi. Widzę co przychodzi, mogę zareagować jak trzeba. Księgowa obsługuje większość spraw. Bez przesyłania maili tam i z powrotem.
Bo czas to pieniądze.
Dosłownie.
Jeśli Twój pracownik zarabia 7000 zł brutto miesięcznie i traci 2 godziny tygodniowo na ręczne sortowanie maili, szukanie wiadomości i przypominanie sobie o odpowiedziach, to tracisz około 600 zł miesięcznie na jednego pracownika.
Masz 10-osobowy zespół? To 6000 zł miesięcznie wyrzuconych w błoto.
A przecież za Outlooka już płacisz. Od 5,60 EUR miesięcznie za licencję Business Basic. Nie musisz dokupować niczego.
Musisz tylko wykorzystać to, co masz.
Większość firm nie używa nawet 20% możliwości Microsoft 365. Płacą za narzędzia, które mogą zautomatyzować połowę ich pracy, i dalej robią wszystko ręcznie.
To nie jest ani nowoczesne, ani efektywne.
To po prostu marnowanie pieniędzy.
7 funkcji. Zero dodatkowych kosztów. 10 godzin miesięcznie z powrotem.
Zacznij od jednej rzeczy - reguł. Zastanów się, które maile możesz automatycznie sortować. Które projekty, którzy klienci, które tematy.
Potem dodaj foldery wyszukiwania dla najważniejszych spraw.
Zacznij używać "odłóż" zamiast trzymać wszystko w inboxie.
I przestań przypinać 30 maili. Serio. To nie działa.
Outlook to nie jest sexy narzędzie. Nie ma AI w nazwie. Nie ma dashboardów. Nie wygląda nowocześnie.
Ale działa. I oszczędza czas.
A w biznesie czas to jedyna rzecz, której nie da się kupić.
Mam w firmie cały stack AI-owy. ChatGPT do pisania, Claude do analizy, Copilot do kodu. Każdy robi swoją robotę, ale wszędzie widziałem ten sam problem - muszę im podać dane, skopiować link, wkleić tekst. Nie ma w nich prawdziwej autonomii. Aż klient wspomniał o Manusie. Przetestowałem przez dwa miesiące w eraIT i zrozumiałem, czego mi brakowało. Manus uruchamia normalną przeglądarkę, klika, scrolluje, loguje się na strony - dokładnie jak człowiek. W tle. Bez mojego udziału. Inne AI-e przeczytają tekst, który im wkleisz. Manus sam tam wchodzi i wraca z raportem.
Używam kilku narzędzi AI codziennie. ChatGPT pomaga pisać, Claude świetnie analizuje dokumenty, Copilot wspiera przy kodzie. To działa, oszczędza czas, nie narzekam.
Ale zawsze mnie frustrowało jedno - żadne z nich nie działa samo. Mogę im powiedzieć co mają zrobić, ale nie mogę ich wysłać, żeby to wykonały bez mojego udziału. Kopiuję linki, wklejam teksty, podaję kontekst. W kółko.
Aż usłyszałem o Manusie. Sprawdziłem. I odkryłem różnicę, która zmienia sposób pracy.
Najprościej ujmując: Manus uruchamia przeglądarkę i działa jak człowiek.
Nie wymyśla linków jak ChatGPT. Nie potrzebuje wklejonego tekstu jak Claude. Otwiera strony, klika, scrolluje, wyszukuje informacje i wraca z raportem. Automatycznie.
Brzmi prosto, ale to fundamentalna różnica:
Pokażę to na czterech przykładach z mojej codziennej pracy.
Potrzebowałem kupić aparat do vlogowania. Sony albo Canon, podłączenie do komputera, możliwość live'ów. Standardowo to oznacza: 2 godziny na YouTube, godzinę na forach, googlowanie "czy ten model jeszcze dostępny".
Tym razem zapytałem Manusa: "Porównaj Sony vs Canon do vlogowania z podłączeniem do komputera i możliwością live'ów".
Manus sam:
Kliknąłem link. Model był dostępny. Cena się zgadzała. Kupiłem.
ChatGPT by mi wypisał coś z pamięci i podał linki, które nie działają. Manus faktycznie otworzył sklepy i sprawdził.
Oszczędność: ~3 godziny researchu.
W eraIT klienci zapisują się przez formularz na stronie. Wcześniej ręcznie sprawdzałem każdego - wchodziłem na stronę firmy, czytałem czym się zajmują, sprawdzałem NIP i KRS. 15 minut na każdego leada.
Teraz Manus robi to automatycznie:
Zanim oddzwonię do klienta, wiem już, z kim rozmawiam.
ChatGPT by powiedział: "Nie mam dostępu do tej strony". Manus tam wchodzi i robi research za mnie.
Oszczędność: 5 minut na każdego leada. Przy 20 leadach dziennie to ponad 1,5 godziny.
Mieliśmy aplikację webową do przetestowania pod kątem bezpieczeństwa. Normalnie wynajmujesz pentestera albo używasz specjalistycznych narzędzi, które wymagają wiedzy technicznej.
Poprosiłem Manusa: "Sprawdź tę aplikację pod kątem zabezpieczeń".
Manus:
Dostałem listę błędów: brak nagłówków bezpieczeństwa, podatność XSS w formularzu kontaktowym, słabe ustawienia cookies.
Nie musiałem znać się na pentestingu. Manus zrobił audyt sam i pokazał co poprawić.
Claude by powiedział: "Nie mogę testować aplikacji, ale mogę podać teoretyczne wskazówki". Manus faktycznie przetestował i dał konkretny raport.
Kupowałem Super Whisper za $250. Przy płatności zobaczyłem pole na kod rabatowy.
Poprosiłem Manusa: "Znajdź kod rabatowy do Super Whisper Pro Lifetime".
30 sekund później: kod na 25% zniżki. Działał.
Zaoszczędziłem $62.50 w czasie krótszym niż trwa ta rozmowa.
ChatGPT by podał potencjalne kody (żaden by nie działał - halucynacje). Manus przeszukał fora, strony z kodami i znalazł kod, który faktycznie istnieje.
Kilka tygodni temu Meta (właściciel Facebooka, Instagrama, WhatsAppa) wykupiła 100% udziałów w Manusie za 2mld dolarów.
Dlaczego Meta to zrobiła? Bo Manus rozwiązuje problem, który ma każde inne AI - brak autonomii. To pierwsze narzędzie, które faktycznie pracuje jak agent, nie asystent.
Manus nie zastąpi ChatGPT w pisaniu ani Claude w analizie. Ale robi coś czego one nie potrafią - działa sam.
Używam go w eraIT od dwóch miesięcy. Oszczędza mi dziesiątki godzin miesięcznie na researchu, weryfikacji danych i rutynowych zadaniach.
To nie jest kolejna bajka o AI. To narzędzie, które faktycznie pracuje w tle.
Super Whisper to narzędzie AI do dyktowania, które zmienia sposób, w jaki piszesz w pracy. W przeciwieństwie do standardowego dyktowania w Windows czy telefonie, nie przepisuje dosłownie tego, co mówisz - interpretuje Twoją wypowiedź i tworzy profesjonalny tekst. Dyktujesz chaotycznie z przerwami i pomyłkami? Narzędzie automatycznie usuwa "yyy", poprawia składnię i formatuje tekst w czytelne akapity. Mówisz po polsku, a możesz dostać sformatowany mail, notatkę ze spotkania czy listę zadań - wszystko dzięki presetom, które sam konfigurujesz. Działa lokalnie na komputerze (Windows i Mac), integruje się z dowolną aplikacją i pozwala pisać 3x szybciej. W artykule pokazuję jak to wygląda na żywo, jakie ma funkcje i dla kogo się sprawdzi. Prawdziwa rewolucja dla każdego, kto spędza godziny na pisaniu maili i dokumentów.
Od kilku tygodni praktycznie nie dotykam klawiatury, gdy piszę maile, notatki czy dokumenty. Brzmi dziwnie? Może. Ale to prawda.
Dyktuję. Chaotycznie, z błędami, gubię myśl w połowie zdania. A narzędzie AI, którego używam, tworzy z tego uporządkowany, profesjonalny tekst. Poprawia składnię, formatuje, strukturyzuje myśli. I robi to 3x szybciej niż pisanie na klawiaturze.
Ile godzin dziennie spędzasz na pisaniu? Maile do zespołu, notatki ze spotkań, dokumenty projektowe, wiadomości na Teams. Jeśli jesteś managerem, przedsiębiorcą czy pracujesz w biurze, prawdopodobnie kilka godzin dziennie.
A co gdybyś mógł po prostu powiedzieć to, co chcesz napisać? Bez zastanawiania się nad formułowaniem zdań, bez poprawiania błędów, bez formatowania.
To właśnie robi Super Whisper.
Super Whisper to narzędzie AI do dyktowania, które działa zupełnie inaczej niż tradycyjne dyktowanie w telefonie czy Windows.
Kluczowa różnica: nie przepisuje dosłownie tego, co mówisz. Interpretuje Twoją wypowiedź i tworzy tekst taki, jakbyś go napisał na klawiaturze.
Przykład:
Mówisz chaotycznie: "Cześć, słuchaj, chciałbym się dowiedzieć, no wiesz, na jakim etapie jest ten projekt, no bo przekazałem wam aplikację do testów i tak się zastanawiam czy macie jakieś uwagi..."
Super Whisper pisze:
"Dzień dobry,
Chciałbym się dowiedzieć na jakim etapie realizacji jest nasz projekt. Przekazałem Państwu ostatnio aplikację do testów i chciałbym dowiedzieć się czy macie jakieś uwagi."
Widzisz różnicę? To nie jest surowa transkrypcja. To profesjonalny tekst.
Narzędzie ma coś, co nazywa się "presetami" - szablonami formatowania.
Preset "Mail biznesowy":
Preset "Notatka ze spotkania":
Preset "Voice to text":
Możesz też stworzyć własne presety dostosowane do Twojej pracy.
Używam Super Whisper do:
✓ Maili do zespołu - dyktuję w 30 sekund, zamiast pisać 3 minuty
✓ Notatek ze spotkań - mówię swobodnie, dostaję uporządkowane punkty
✓ Zadań w Clickup - szybkie zgłoszenie do zespołu z pełnym kontekstem
✓ Dokumentów roboczych - pierwsze drafty bez siedzenia nad klawiaturą
✓ Wiadomości na Teams/WhatsApp - profesjonalny ton, nawet gdy się spieszę
Kluczowa rzecz: nie musisz myśleć o tym, jak coś sformułować. Mówisz naturalnie, narzędzie dba o resztę.
Nagrałem film, w którym pokazuję Super Whisper w akcji. Dyktuję ten sam mail trzy razy z różnymi presetami - zobaczysz jak bardzo zmienia się formatowanie i ton.
Standardowe narzędzia do dyktowania (Windows Voice Typing, dyktowanie w telefonie) mają jeden problem: przepisują dokładnie to, co mówisz.
Efekt? Tekst brzmi jak... no właśnie, jak ktoś mówi. Z przerwami, powtórzeniami, chaotycznie.
Super Whisper używa AI (konkretnie: modele językowe jak Claude czy GPT), żeby:
To tak, jakbyś miał/a asystenta, który słucha Cię i pisze to, co naprawdę chciałeś powiedzieć.
Działa lokalnie
Silnik rozpoznawania mowy działa na Twoim komputerze (Windows i Mac). To znaczy, że jest błyskawiczny i nie potrzebuje ciągłego połączenia z internetem.
Integracja z dowolną aplikacją
Klikasz w pole tekstowe (Outlook, Teams, WhatsApp, Clickup, cokolwiek), włączasz Super Whisper i dyktujesz. Tekst pojawia się tam, gdzie pracujesz.
Język polski działa świetnie
Testowałem wiele narzędzi do dyktowania po polsku. Większość ma problemy z odmianą, składnią, polskimi znakami. Super Whisper radzi sobie wyśmienicie.
Możesz się pomylić
Jeśli powiesz "Przepraszam, to miało być inaczej" - narzędzie to wyłapie i nie wstawi do tekstu. Rozumie kontekst.
Super Whisper sprawdzi się u Ciebie, jeśli:
Nie sprawdzi się, jeśli:
Szczerze? Nie spodziewałem się, że to aż tak odmieni moją pracę.
Największa zmiana: nie zastanawiam się już, jak coś napisać. Po prostu mówię i jest gotowe. To brzmi banalnie, ale kiedy piszesz 20-30 maili dziennie, ta różnica jest ogromna.
Oszczędzam około 1-2 godzin dziennie na pisaniu. To czas, który mogę przeznaczyć na coś produktywnego albo po prostu wcześniej skończyć pracę.
Dodatkowy bonus: mniej zmęczenia. Pisanie na klawiaturze męczy - oczy, nadgarstki, plecy. Dyktowanie to po prostu... mówienie.
Super Whisper jest dostępny na Windows i Mac. Możesz pobrać wersję trial i przetestować przez kilka dni za darmo.
Po trial'u są różne opcje: subskrypcja miesięczna albo jednorazowa opłata (lifetime). Ja wybrałem lifetime - uznałem, że skoro to narzędzie oszczędza mi godzinę dziennie, zwrot z inwestycji mam w pierwszy tydzień.
Konfiguracja zajmuje 5 minut. Uruchamiasz, wybierasz mikrofon, testujesz kilka presetów i już możesz dyktować.
Czy Super Whisper to game changer? Dla mnie - tak.
To nie jest narzędzie, które "może się przydać". To narzędzie, które codziennie oszczędza mi czas i energię.
Jeśli spędzasz kilka godzin dziennie na pisaniu, spróbuj. Najgorsze co się może stać to to, że wrócisz do klawiatury. Najlepsze? Odzyskasz dziesiątki godzin miesięcznie.
Masz pytania? Zostaw komentarz pod filmem albo napisz do mnie - chętnie pomogę z konfiguracją.
Sprawdzanie każdego potencjalnego klienta zabiera 5-10 minut. Googlowanie firmy, szukanie NIP-u, przeglądanie KRS-u, notowanie w CRM-ie. A gdyby automat robił to za Ciebie w 30 sekund? Pokażę Ci krok po kroku jak zautomatyzować obsługę leadów i odzyskać dziesiątki godzin miesięcznie.
Nowy potencjalny klient wypełnia formularz na Twojej stronie. Co robisz dalej?
Wchodzisz na jego stronę internetową, sprawdzasz czym się zajmuje, szukasz NIP-u w stopce, wpisujesz w KRS, czytasz dane finansowe, zapisujesz w Excelu. Potem przygotowujesz notatkę przed rozmową.
Zajmuje Ci to kilka minut. Dla jednego klienta może nie jest to dużo. Ale dziennie przychodzi ich kilku. Czasem kilkanaście.
A przecież to wszystko może zrobić automat.
W tym 15-minutowym filmie zobaczysz, jak zbudować system który automatycznie zbiera dane o potencjalnych klientach i przygotowuje je do rozmowy:
Wyobraź sobie że masz dziesięciu nowych potencjalnych klientów dziennie. Każdego sprawdzasz ręcznie - to jakaś godzina pracy.
W miesiącu to już 25-30 godzin wydanych na przepisywanie danych, googlowanie firm i szukanie informacji które są publicznie dostępne.
Automatyzacja obsługi leadów pozwala przerzucić ten ciężar na system. Ty dostajesz gotowy profil klienta w CRM-ie. Zero pracy z Twojej strony.
System automatycznie wykonuje cztery kluczowe kroki:
Klient wypełnia formularz, pisze maila lub kontaktuje się przez social media. System wyciąga podstawowe informacje: imię, nazwisko, email, telefon, firma.
Wszystko trafia do CRM-u bez Twojego udziału. Żadnego ręcznego przepisywania.
Jeśli klient podał firmowy adres email (nie Gmail czy WP), system bierze domenę i wchodzi na stronę internetową.
AI czyta treść strony i wyciąga kluczowe informacje:
Przykład:
Email: kontakt@firmaxyz.pl → System analizuje firmaxyz.pl → Wynik: „Firma zajmuje się produkcją opakowań kartonowych, obsługuje klientów B2B w branży FMCG"
System szuka NIP-u na stronie (najczęściej w stopce, sekcji kontakt lub regulaminie). Jak go znajdzie, odpytuje publiczne rejestry i pobiera:
Po co? Żeby wiedzieć czy rozmawiasz z małą firmą czy korporacją. Dzięki temu możesz dostosować sposób prowadzenia rozmowy i ofertę.
Wszystkie zebrane dane trafiają do notatki przypisanej do klienta:
PROFIL: Firma XYZ Sp. z o.o.
Branża: Produkcja opakowań kartonowych
Segment: B2B (FMCG)
Wielkość: Średnia (obroty ~5 mln PLN)
Prezes: Jan Kowalski
Potencjalne potrzeby:
- Zarządzanie zamówieniami
- Kontrola jakości produkcji
- Cyfryzacja dokumentacji
Masz to wszystko jeszcze zanim podniesiesz słuchawkę.
Zamiast siedzieć przy każdym leadzie i ręcznie zbierać informacje, robisz coś produktywnego. Albo obsługujesz więcej klientów. Albo rozwijasz inne obszary firmy.
Wiesz z kim rozmawiasz, czym się zajmuje i jakie może mieć potrzeby. Nie zadajesz pytań typu „a czym się zajmujecie?" – od razu proponujesz rozwiązania.
To robi wrażenie. Klient widzi, że poświęciłeś czas na poznanie jego firmy.
Masz dane o wielkości firmy, branży, lokalizacji. Możesz skupić się na tych klientach, którzy najbardziej pasują do Twojego profilu. Albo po prostu obsłużyć więcej zapytań w tym samym czasie.
Ręczne wpisywanie danych to literówki, pominięte pola, niespójne formatowanie. Automatyzacja daje Ci zawsze te same dane w tych samych miejscach.
W eraIT każdy lead z formularza na stronie trafia automatycznie do Pipedrive (CRM). System pobiera domenę z emaila, analizuje stronę firmową przez AI, wyciąga NIP i sprawdza KRS.
Marcin dostaje gotową notatkę z profilem firmy jeszcze przed pierwszą rozmową. Wie, czym klient się zajmuje, jak duża jest firma i z kim prawdopodobnie będzie rozmawiał (właściciel czy dział zakupów).
Efekt? Zero czasu na research. Więcej czasu na faktyczną rozmowę o rozwiązaniach.
Potrzebujesz miejsca gdzie będą przechowywane wszystkie informacje o klientach. Może to być:
Najważniejsze: wszystkie leady w jednym systemie.
Skonfiguruj automatyczne dodawanie leadów z:
Cel: żaden lead nie jest przepisywany ręcznie.
To najtrudniejszy element, ale kluczowy. Tutaj system:
Narzędzia:
Power Automate, Zapier, Make lub custom API integrations.
Pierwsze wdrożenie to początek. Sprawdź które dane są najbardziej przydatne, usuń zbędne kroki, dodaj kolejne źródła. Optymalizuj dopóki system nie będzie działał płynnie.
Automatyczna obsługa leadów to nie science fiction. To coś co możesz wdrożyć w swojej firmie już teraz.
Kluczowe korzyści:
✅ Odzyskujesz dziesiątki godzin miesięcznie
✅ Lepiej przygotowany do rozmów sprzedażowych
✅ Możliwość obsługi większej liczby klientów
✅ Zero błędów ręcznego przepisywania
✅ Profesjonalne wrażenie na kliencie
Pierwszy krok?
Policz, ile czasu tracisz dzisiaj na ręczne sprawdzanie każdego potencjalnego klienta. Pomnóż przez 30 dni. To jest koszt braku automatyzacji.
Umów bezpłatną konsultację z eraIT – pokażemy Ci jak to zrobić w Twoim przypadku.
👉 Wypełnij formularz kontaktowy
💡 Pro tip: Użyj firmowego emaila (nie Gmail) – dzięki temu łatwiej nam będzie przygotować się do rozmowy 😉
Subskrybuj kanał YouTube eraIT, żeby nie przegapić kolejnych materiałów o automatyzacji procesów w Microsoft 365.
Twój nowy handlowiec zadaje po raz dziesiąty to samo pytanie. Doświadczony kolega znowu przerywa pracę, żeby wytłumaczyć. Albo inna scena: klient dostaje ofertę pełną branżowych skrótów. Nie rozumie połowy. Wstydzi się zapytać. Za tydzień okazuje się, że oczekiwał czegoś zupełnie innego.
Te sytuacje kosztują Twoją firmę czas i pieniądze. AI asystent sprzedaży może to zmienić. Tłumaczy oferty na prosty język. Dobiera produkty i zamienniki. Dopytuje o brakujące informacje. Dba o spójność komunikacji. W tym artykule znajdziesz. cztery konkretne zastosowania AI w dziale sprzedaży. Bez teorii - same przykłady z praktyki. 2026 to dobry rok na start. Rozwiązania są dojrzałe i przystępne cenowo. Firmy, które wdrożą asystentów teraz, zyskają przewagę.
Twój nowy handlowiec zadaje dziesiąty raz to samo pytanie. Doświadczony kolega przerywa robotę, żeby mu wytłumaczyć. Za godzinę przychodzi jedenaste pytanie.
A Ty patrzysz na to i myślisz: "Ile czasu tracimy?"
Albo inna scena. Klient dzwoni, pyta o ofertę. Nie rozumie połowy pojęć. Za bardzo się wstydzi zapytać, co znaczy "moduł A" czy "wariant B". Nie dopytuje. Ty myślisz, że wszystko jasne. Za tydzień okazuje się, że oczekiwał czegoś zupełnie innego.
Znasz takie sytuacje? W dziale sprzedaży zdarzają się codziennie.
W tym filmie Marcin pokazuje konkretne zastosowania AI w sprzedaży - od tłumaczenia ofert na prosty język po wdrażanie nowych handlowców. Bez teorii, same przykłady z praktyki:
Twój nowy handlowiec nie jest głupi. Po prostu w głowie ma chaos.
Wie, że ma zapytać o szczegóły projektu. Ale nie wie o co konkretnie. Wie, że produkt X pasuje do sytuacji Y. Ale nie pamięta wszystkich wariantów.
Doświadczony kolega nie ma czasu wytłumaczyć trzeci raz tego samego. Ma własne cele sprzedażowe. Ma swoich klientów.
A Ty jako właściciel widzisz, że każda oferta wygląda inaczej. Jeden handlowiec pisze językiem technicznym. Drugi upraszcza aż za bardzo. Trzeci zapomina o kluczowych elementach.
Brak spójności. Brak profesjonalizmu. Klient tego nie widzi od razu, ale czuje.
Wyobraź sobie, że Twój nowy handlowiec dostaje zapytanie od klienta.
Wpisuje je do systemu. AI asystent analizuje pytanie i mówi: "Hej, brakuje Ci jeszcze trzech informacji, żeby przygotować sensowną ofertę. Dopytaj klienta o to, to i tamto."
Handlowiec dopytuje. Zbiera pełne dane.
Teraz przygotowuje ofertę. AI czyta tekst i mówi: "Używasz pojęć branżowych. Klient prawdopodobnie ich nie zrozumie. Przepisz to prostszym językiem."
Handlowiec poprawia. Oferta wychodzi czytelna, profesjonalna, kompletna.
Cały proces zajmuje połowę czasu. Zero pytań do starszych kolegów. Zero niejasności dla klienta.
To nie science fiction. To działa już dziś.
Pracujesz w branży 10 lat. Znasz każdy skrót, każde pojęcie techniczne. Używasz ich naturalnie.
Klient widzi taką ofertę i myśli: "Co to w ogóle znaczy?"
Nie pyta. Bo nie chce wyglądać na głupiego.
Ty myślisz, że wszystko jasne. Klient myśli, że coś nie tak. Powstaje nieporozumienie.
AI asystent czyta Twoją ofertę i wskazuje niejasne fragmenty. "To pojęcie może być niezrozumiałe. Wyjaśnij je albo użyj prostszego słowa."
Sam Marcin używa takiego asystenta. Mówi wprost: "Mam dużą wiedzę techniczną. Mój asystent przekłada IT na polski. Odkąd z niego korzystam, klienci pytają mnie o mniej rzeczy. Bo rozumieją od razu."
Klient prosi o produkt X. Nie masz go na stanie.
Doświadczony handlowiec wie, że produkt Y jest podobny i dostępny. Nowy handlowiec tego nie wie. Dzwoni do magazynu. Czeka. Traci czas.
AI asystent wie, co jest na stanie. Wie, co można zaproponować zamiast. Podpowiada: "Produkt X brak. Dostępne zamienniki: Y, Z. Parametry podobne, termin realizacji 2 dni."
Handlowiec od razu odpowiada klientowi. Nie czeka. Nie zawraca głowy innym.
Przychodzi zapytanie: "Chcemy zautomatyzować proces w dziale."
Brzmi jasno? Wcale nie.
Jaki proces? Ile osób korzysta? Jakie systemy używacie? Jaki macie budżet?
Doświadczony handlowiec wie, o co dopytać. Nowy nie wie. Przygotowuje ofertę na ślepo. Trafia albo nie trafia.
AI asystent analizuje zapytanie i wskazuje luki. "Brakuje informacji o liczbie użytkowników. Brakuje informacji o obecnych systemach. Dopytaj klienta."
Handlowiec zadaje pytania. Zbiera pełny obraz. Przygotowuje sensowną ofertę.
W Twojej firmie pracuje pięciu handlowców. Każdy pisze oferty inaczej.
Jeden szczegółowo, drugi ogólnie. Jeden formalnie, drugi luźno.
Klient, który dostaje oferty od różnych osób, widzi chaos. Myśli: "Czy ta firma w ogóle wie, co robi?"
AI asystent dba o spójność. Każda oferta opiera się na tych samych zasadach. Każda ma podobną strukturę. Każda brzmi profesjonalnie.
Klient widzi firmę, która wie co robi.
To nie magia. AI nie wymyśla odpowiedzi.
Wiedzę można brać z kilku źródeł:
Procedury wewnętrzne - jeśli macie spisane jak robić oferty, AI może to przeczytać i stosować.
Katalogi produktów - opisy, ceny, dostępność. AI wie, co możesz zaproponować.
System ERP - stany magazynowe, ceny, historia sprzedaży. Wszystko w jednym miejscu.
Wcześniejsze odpowiedzi - ktoś zadał pytanie, na które AI nie znało odpowiedzi. Specjalista odpowiedział. AI zapisało i następnym razem już wie.
Ten ostatni punkt jest kluczowy. Asystent uczy się.
Na początku nie zna wszystkiego. Ale z każdym tygodniem wie więcej. Po miesiącu, dwóch, ma pełną wiedzę o tym, jak Twoja firma robi oferty.
Młody handlowiec dostaje zapytanie. Kopiuje je do asystenta AI.
Asystent czyta i pisze: "Brakuje informacji o terminie realizacji. Brakuje informacji o budżecie. Dopytaj klienta."
Handlowiec wysyła maila z pytaniami. Klient odpowiada.
Handlowiec pisze ofertę. Wkleja ją do asystenta.
Asystent czyta i pisze: "Fragment o 'modułach integracyjnych' może być niejasny. Wyjaśnij co to znaczy w praktyce."
Handlowiec poprawia. Wyjaśnia prościej.
Asystent czyta ponownie: "Oferta spójna. Wszystkie elementy obecne. Możesz wysłać."
Handlowiec wysyła ofertę. Zajęło to połowę czasu. Oferta jest pełna i zrozumiała.
Starszy kolega nie musiał przerywać pracy ani razu.
Krótszy czas przygotowania oferty
Nie przepisujesz tego samego po raz dziesiąty. Nie czekasz na odpowiedź kolegi. Nie sprawdzasz ręcznie czy wszystko jest.
AI robi to za Ciebie. Oszczędzasz godziny tygodniowo.
Szybsze wdrożenie nowego handlowca
Nowa osoba nie musi pamiętać wszystkiego. Nie musi co chwilę pytać starszych. Pyta asystenta.
Wdrożenie z miesiąca skraca się do tygodnia.
Spójne oferty
Każda oferta wygląda profesjonalnie. Każda ma te same standardy. Każda jest zrozumiała dla klienta.
Twoja firma na zewnątrz wygląda jak firma, która wie co robi.
Nie.
AI nie podejmuje decyzji. Nie negocjuje z klientem. Nie buduje relacji.
AI wspiera handlowca. Sprawdza czy oferta jest kompletna. Podpowiada prostsze słowa. Wskazuje dostępne produkty.
Ostateczną decyzję podejmuje człowiek. To on rozmawia z klientem. To on ocenia sytuację.
AI po prostu sprawia, że człowiek robi to szybciej i lepiej.
Nie od razu wdrażaj pełen system. Zacznij od jednego elementu.
Krok 1: Wybierz jeden problem
Co najbardziej boli? Długie wdrożenie nowych ludzi? Niejasne oferty? Brak spójności?
Wybierz jedno i skup się na tym.
Krok 2: Zbierz wiedzę
Gdzie jest wiedza o Twoich produktach i procesach? W procedurach? W katalogach? W głowach ludzi?
Zbierz ją w jedno miejsce.
Krok 3: Przetestuj na małej skali
Nie wdrażaj od razu dla całego działu. Zacznij od jednego handlowca, jednego procesu.
Sprawdź czy działa. Popraw co nie działa.
Krok 4: Ucz asystenta
AI nie będzie idealne od pierwszego dnia. Będzie popełniać błędy. To normalne.
Poprawiaj go. Dostarczaj więcej wiedzy. Z każdym tygodniem będzie lepszy.
Rozwiązania AI są już dojrzałe. Działają stabilnie. Ceny spadły.
Firmy, które wdrożą asystentów teraz, zyskają przewagę. Ich handlowcy będą pracować szybciej, lepiej, skuteczniej.
Konkurencja będzie tracić czas na przepisywanie ofert i wdrażanie nowych ludzi.
Ty będziesz sprzedawać.
1 lutego 2026 duże firmy zaczynają wystawiać faktury w KSEF. Wszyscy muszą być gotowi na odbiór. 1 kwietnia dołącza reszta. Większość firm popełni te same błędy. Czekanie do ostatniej chwili, brak audytu procesów, ignorowanie uprawnień, brak planu awaryjnego, założenie że księgowa sama to ogarnie, zero komunikacji z kontrahentami i brak testów. Efekt? Chaos, stres, paraliż firmy pierwszego dnia. Ten artykuł pokazuje 7 najczęstszych błędów i dokładnie jak ich uniknąć. Ministerstwo udostępnia narzędzia od listopada 2025. Jeśli zaczniesz w styczniu, stracisz 3 miesiące na przygotowania. Do końca 2026 nie ma kar, ale brak kar nie oznacza że możesz ignorować system. Wykorzystaj ten czas na naukę i dopracowanie procesów.
1 lutego 2026 duże firmy zaczynają wystawiać faktury w KSEF. Wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi na ich odbiór.
1 kwietnia reszta firm dołącza do systemu.
To największa zmiana w fakturowaniu od lat.
Większość firm popełni te same błędy. Chaos, stres, paraliż procesów. Faktury, których nie można odebrać. Zespół, który nie wie co robić.
W tym artykule pokażę Ci 7 najczęstszych błędów i dokładnie jak ich uniknąć.
"KSEF? Zajmę się tym w grudniu."
Grudzień przychodzi. Okazuje się, że:
Efekt: 1 lutego paraliż. Nie możesz odebrać faktur od dostawców.
Ministerstwo Finansów udostępnia narzędzia od listopada 2025:
Jeśli zaczniesz w styczniu, stracisz 3 miesiące na testy i przygotowania.
Zacznij w listopadzie 2025.
Plan minimum:
👉 Szczegółowy plan: https://www.erait.pl/wiedza/blog/ksef---jak-przygotowac-firme-i-wykorzystac-ukryte-mozliwosci-automatyzacji
"Księgowa załatwi faktury, IT postawi system, będzie działać."
1 lutego okazuje się, że:
Efekt: Chaos. Faktury nie są odbierane. Dostawcy dzwonią z pytaniami.
KSEF zmienia cały proces fakturowania. To nie jest tylko "nowy program". To zmiana sposobu, w jaki faktury trafiają do firmy i są przetwarzane.
Zrób audyt procesów TERAZ.
Pytania dla faktur kosztowych:
Pytania dla faktur przychodowych:
Narysuj pełną ścieżkę faktury od otrzymania/wystawienia do zapłaty.
Dopiero jak wiesz JAK TO DZIAŁA DZIŚ, możesz zaprojektować JAK MA DZIAŁAĆ W KSEF.
"Zalogujemy się jak będzie trzeba."
1 lutego próbujesz się zalogować do KSEF. Okazuje się, że:
Efekt: Nie możesz wystawić ani odebrać faktury.
KSEF wymaga uwierzytelnienia. Bez uprawnień nie wystawisz ani nie odbierzesz faktury.
Co gorsza: Uprawnienia nadane w starym systemie (KSEF 1.0) NIE ZOSTANĄ przeniesione do KSEF 2.0.
Tylko uprawnienia nadane w Modułu MCU od 1 listopada zostaną przeniesione.
Od 1 listopada zbuduj siatkę uprawnień.
Krok 1: Wybierz metodę logowania
Krok 2: Zaloguj się do MCU
Krok 3: Nadaj uprawnienia zespołowi
Zapisz schemat uprawnień - kto ma dostęp do czego.
"System będzie działał, nie potrzebujemy planu B."
KSEF przestaje działać. Awaria. Lub Twoje połączenie internetowe pada.
Co teraz? Jak wystawić fakturę? Klient czeka.
Efekt: Paraliż. Nie możesz prowadzić biznesu.
Żaden system nie działa w 100%. Będą awarie, będą przerwy techniczne, będą problemy z internetem.
Ministerstwo przewidziało tryby awaryjne, ale musisz wiedzieć jak z nich korzystać.
Przygotuj procedury awaryjne.
Tryb 1: Offline 24h
Możesz wystawić fakturę poza KSEF i przesłać ją do następnego dnia roboczego.
Co potrzebujesz:
Tryb 2: Awaria ogłoszona przez Ministerstwo
Ministerstwo ogłasza awarię na stronie BIP.
Co robisz:
Napisz instrukcję i powieś przy biurku osoby wystawiającej faktury.
Przetestuj tryb offline w środowisku testowym (dostępne od 1 listopada).
"To kwestia księgowa, księgowa się tym zajmie."
KSEF to nie tylko problem księgowy. To zmiana procesów w całej firmie.
Kto musi być zaangażowany:
Efekt błędu: Księgowa nie ma uprawnień technicznych. IT nie zna procesów księgowych. Każdy czeka na drugiego.
KSEF wymaga współpracy różnych działów. Bez koordynacji będzie chaos.
Powołaj zespół wdrożeniowy.
Skład zespołu:
Zadania zespołu:
Regularne spotkania (np. raz w tygodniu) do 1 lutego.
"Kontrahenci jakoś sobie poradzą."
1 lutego. Duży dostawca wystawia Ci fakturę w KSEF. Ty nie jesteś gotowy na odbiór.
Dostawca dzwoni: "Dlaczego nie odbierasz faktury?"
Albo odwrotnie:
Ty wystawiasz fakturę w KSEF 1 kwietnia. Klient nie wie jak ją odebrać. Dzwoni zdenerwowany: "Gdzie jest faktura? Nie dostałem maila!"
Efekt: Frustracja po obu stronach. Opóźnienia w płatnościach.
KRYTYCZNE: Duże firmy (powyżej 200 mln euro przychodu) zaczynają 1 lutego.
Jeśli kupujesz od dużej firmy, musisz być gotowy odebrać fakturę 1 lutego, nawet jeśli Ty zaczynasz wystawiać dopiero 1 kwietnia.
W styczniu: Skontaktuj się z dostawcami i klientami.
Do dostawców (w grudniu/styczniu):
"Dzień dobry,
W związku z wdrożeniem KSEF od 1 lutego 2026, chcielibyśmy potwierdzić, czy Państwa firma będzie wystawiać faktury przez ten system.
Jeśli tak, prosimy o informację, abyśmy mogli przygotować nasze procesy odbioru.
Pozdrawiamy"
Do klientów (w marcu):
"Dzień dobry,
Od 1 kwietnia będziemy wystawiać faktury przez system KSEF. Faktury będą dostępne w systemie do pobrania.
W razie pytań prosimy o kontakt.
Pozdrawiamy"
Przygotuj FAQ dla klientów - jak odebrać fakturę, gdzie się zalogować, kogo pytać o pomoc.
"Przeczytaliśmy instrukcje, będzie działać."
1 lutego. Pierwsza faktura. Okazuje się, że:
Efekt: Pierwszego dnia chaos i stres zamiast spokojnej pracy.
Teoria to jedno. Praktyka to drugie.
Dopóki nie przetestujesz całego procesu na żywo, nie wiesz czy będzie działać.
Przetestuj wszystko w środowisku przedprodukcyjnym.
Od 15 listopada dostępne jest środowisko przedprodukcyjne - logujesz się na swoje prawdziwe dane, ale to jeszcze nie produkcja.
Co przetestować:
Test 1: Wystawienie faktury
Test 2: Odbiór faktury
Test 3: Tryb offline
Test 4: Uprawnienia
Zapisz czas trwania każdego procesu - będziesz wiedział ile czasu potrzeba w praktyce.
Zapisz problemy - będziesz wiedział co poprawić przed startem.
☐ Zacznij w listopadzie 2025 (nie czekaj do stycznia)
☐ Zrób audyt procesów (narysuj jak dziś wygląda fakturowanie)
☐ Zbuduj uprawnienia w MCU (od 1 listopada)
☐ Przygotuj plan awaryjny (offline 24h + awaria ogłoszona)
☐ Powołaj zespół wdrożeniowy (księgowość + IT + zarząd)
☐ Skomunikuj się z kontrahentami (grudzień-styczeń)
☐ Przetestuj wszystko (środowisko przedprodukcyjne od 15 listopada)
Ministerstwo Finansów odroczyło wszystkie kary do końca 2026 roku.
To oznacza:
Masz czas na naukę. Możesz popełniać błędy bez konsekwencji finansowych.
Ale:
Brak kar nie oznacza, że możesz ignorować KSEF.
Jeśli nie będziesz odbierał faktur, dostawcy będą mieli problem. Jeśli nie będziesz wystawiał faktur poprawnie, klienci będą pytać.
Wykorzystaj 2026 rok na naukę i dopracowanie procesów.
Od 2027 roku system musi działać płynnie.
Gdy KSEF już działa, możesz zacząć automatyzować:
👉 Zobacz możliwości: [KSEF + AI = automatyzacja finansów. 5 możliwości, których nie znasz] [link do artykułu #2]
7 błędów, które większość firm popełni:
Ty nie musisz ich popełniać.
Zacznij w listopadzie. Zrób audyt. Zbuduj uprawnienia. Przetestuj. Przeszkol zespół. Skomunikuj się z kontrahentami.
1 lutego będziesz gotowy bez chaosu i stresu.
Pomagamy firmom przygotować się do KSEF:
Sztuczna inteligencja przestała być futurystyczną wizją. To praktyczne narzędzie zmieniające biznes już dziś. Odkryj 10 sprawdzonych zastosowań AI, które uwalniają potencjał zespołów i dają natychmiastowe korzyści.
"Automatyzacja to nie koszt. To inwestycja."
Ten cytat powtarzam na każdym spotkaniu z klientami. Często odpowiada mi śmiech. Potem płacz, gdy widzą ile czasu marnują ich zespoły.
A prawda jest taka: w każdej firmie jest masa zadań, których NIKT nie robi, bo nie ma czasu.
Czy to brzmi znajomo?
W tym artykule przedstawię 10 praktycznych zastosowań sztucznej inteligencji, które rozwiązują rzeczywiste problemy biznesowe. To nie teoria – to rozwiązania, które wdrażam w polskich firmach każdego miesiąca.
Jeszcze 2-3 lata temu technologie AI były drogie, niedostępne i wymagały specjalistycznej wiedzy. Dziś są:
Dodatkowo, Microsoft zintegrował sztuczną inteligencję z narzędziami, których Twoja firma prawdopodobnie już używa (Microsoft 365, Teams, SharePoint), co radykalnie zmniejsza barierę wejścia.
Problem: Pracownicy tracą średnio 36 minut dziennie na szukanie informacji w dokumentach firmowych.
Rozwiązanie AI: Asystent, który zna wszystkie dokumenty firmowe i odpowiada na pytania w ciągu sekund.
Jak to działa w praktyce:Wyobraź sobie, że możesz zadać pytanie: "Jakie są warunki gwarancji w umowie z firmą X?" lub "Znajdź fakturę od Grzegorza Szymańskiego" i natychmiast otrzymać odpowiedź wraz z odnośnikiem do dokumentu źródłowego. Koniec z przeszukiwaniem folderów i plików.
Korzyści:
Problem: Powtarzalne zapytania klientów zabierają czas zespołu obsługi.
Rozwiązanie AI: System analizujący treść zapytań i sugerujący odpowiedzi na podstawie wcześniejszych interakcji.
Jak to działa w praktyce:Gdy klient wysyła zapytanie, system automatycznie kategoryzuje je, wyszukuje podobne historyczne zapytania i sugeruje odpowiedź konsultantowi. Nie zastępuje człowieka, ale sprawia, że może on odpowiedzieć szybciej i spójniej.
Korzyści:
Problem: Ręczna analiza umów i dokumentów prawnych zajmuje mnóstwo czasu i jest podatna na błędy.
Rozwiązanie AI: System wykrywający potencjalne ryzyka w umowach i dokumentach.
Jak to działa w praktyce:Po wgraniu umowy do systemu, AI identyfikuje kluczowe klauzule, porównuje je z przyjętymi standardami i wskazuje potencjalne ryzyka lub niezgodności. Dodatkowo może monitorować zmiany w regulacjach i alertować o konieczności dostosowania dokumentów.
Korzyści:
Problem: Ręczne wprowadzanie danych z faktur do systemów finansowych.
Rozwiązanie AI: System automatycznie odczytujący dane z faktur (OCR wspomagany AI).
Jak to działa w praktyce:Faktura wpływa do systemu (e-mail, skan), AI odczytuje wszystkie istotne dane (data, kwota, dostawca, kategoria kosztów), wprowadza je do systemu i kategoryzuje. Dodatkowo może wysyłać przypomnienia o płatnościach i flagować niezgodności.
Korzyści:
Problem: Analiza CV i dopasowanie kandydatów do wymogów stanowiska.
Rozwiązanie AI: System oceniający dopasowanie kandydatów na podstawie ich CV i wymogów stanowiska.
Jak to działa w praktyce:System analizuje dziesiątki lub setki CV, wyodrębnia kluczowe umiejętności i doświadczenie, a następnie szereguje kandydatów według stopnia dopasowania do wymogów. Dodatkowo może wskazywać luki kompetencyjne i sugerować pytania na rozmowę kwalifikacyjną.
Korzyści:
Problem: Wykrywanie zagrożeń w systemach IT staje się coraz trudniejsze.
Rozwiązanie AI: System monitorujący wzorce ruchu sieciowego i wykrywający nietypowe działania.
Jak to działa w praktyce:AI analizuje normalny ruch sieciowy, uczy się typowych wzorców i szybko wykrywa anomalie mogące świadczyć o cyberataku lub naruszeniu bezpieczeństwa. Dodatkowo może analizować kod źródłowy pod kątem potencjalnych luk.
Korzyści:
Problem: Generyczne kampanie marketingowe z niską konwersją.
Rozwiązanie AI: System analizujący zachowania klientów i personalizujący komunikację.
Jak to działa w praktyce:AI segmentuje klientów na podstawie ich zachowań, preferencji i historii, a następnie automatycznie dostosowuje treść, czas i kanał komunikacji. Dodatkowo może prognozować prawdopodobieństwo konwersji i sugerować najefektywniejsze działania.
Korzyści:
Problem: Nieefektywności i opóźnienia w łańcuchu dostaw.
Rozwiązanie AI: System prognozujący potencjalne problemy i sugerujący rozwiązania.
Jak to działa w praktyce:AI analizuje historyczne dane, identyfikuje wzorce i prognozuje potencjalne opóźnienia lub wąskie gardła. System może sugerować alternatywne ścieżki dostaw, optymalizować poziomy zapasów i przewidywać potrzeby materiałowe.
Korzyści:
Problem: Trudności w wykrywaniu wad produkcyjnych i przewidywaniu awarii.
Rozwiązanie AI: System analizujący dane z czujników i kamer, przewidujący potencjalne wady i awarie.
Jak to działa w praktyce:AI monitoruje dane z czujników w czasie rzeczywistym, wykrywa anomalie wskazujące na potencjalną awarię lub wady produkcyjne. System uczy się na podstawie historycznych danych, stając się coraz dokładniejszy w przewidywaniu problemów.
Korzyści:
Problem: Czasochłonne tworzenie raportów z wielu źródeł danych.
Rozwiązanie AI: System automatycznie łączący dane i generujący raporty z komentarzem AI.
Jak to działa w praktyce:AI pobiera dane z różnych systemów, harmonizuje je, a następnie generuje raporty z kluczowymi metrykami i spostrzeżeniami. System może również proaktywnie alarmować o istotnych zmianach i trendach.
Korzyści:
Wdrażanie AI może wydawać się przytłaczające, ale nie musi takie być. Oto prosty proces, który sprawdził się u moich klientów:
Zacznij od zidentyfikowania najbardziej czasochłonnych procesów w Twojej firmie:
Jak mówię klientom: "Nie można automatyzować chaosu. Wynikiem automatyzacji chaosu będzie chaos."
Przed wdrożeniem AI lub automatyzacji zawsze:
Wybierz jeden, dobrze zdefiniowany proces do automatyzacji. Szybki sukces buduje momentum i zaufanie w organizacji.
Jednocześnie, wypracuj długoterminową strategię automatyzacji, która uwzględnia:
Zawsze określaj mierzalne cele przed rozpoczęciem wdrożenia i konsekwentnie monitoruj postępy:
Automatyzacja i AI nie zastępują ludzi – zmieniają charakter ich pracy. Inwestuj w szkolenia i rozwój, aby Twój zespół mógł w pełni wykorzystać potencjał nowych technologii.
Sztuczna inteligencja przestała być abstrakcyjną technologią przyszłości. To praktyczne narzędzie, które już teraz rozwiązuje realne problemy biznesowe.
Firmy, które szybko adaptują te technologie, zyskują przewagę konkurencyjną nie przez redukcję zatrudnienia, ale przez uwolnienie potencjału swoich zespołów.
Jak powiedział kiedyś jeden z moich klientów: "AI nie zastąpiło moich pracowników. Zastąpiło zadania, których moi pracownicy nienawidzili."
Chcesz dowiedzieć się więcej? Pobierz pełną listę 100 praktycznych zastosowań AI w biznesie na erait.pl/100 lub obejrzyj mój film na YouTube, gdzie pokazuję te zastosowania w praktyce.
Większość firm traktuje KSEF jak obowiązek. Przepisy, terminy, chaos. Ale KSEF to pierwsza w Polsce scentralizowana baza wszystkich faktur B2B. Wszystkie dane w jednym miejscu, ustrukturyzowane, dostępne przez API. To otwiera drzwi do automatyzacji finansów przez AI. Automatyczna kategoryzacja kosztów zamiast ręcznego przepisywania. Inteligentne windykacje bez dzwonienia do dłużników. Dashboardy pokazujące rentowność na żywo, nie po miesiącu. Segmentacja klientów przez AI identyfikująca najcenniejszych odbiorców. Asystent AI odpowiadający na pytania o przepisy w sekundę. Konkurencja będzie tracić czas na administrację. Ty możesz wykorzystać KSEF jako przewagę i zautomatyzować finanse.
Większość przedsiębiorców patrzy na KSEF jak na kolejny obowiązek.
Przepisy. Terminy. Chaos w księgowości.
Ale jest druga strona.
KSEF to pierwsza w Polsce scentralizowana baza wszystkich faktur B2B. Wszystkie Twoje faktury - kosztowe i przychodowe - w jednym miejscu. W ustrukturyzowanej formie. Dostępne automatycznie.
To otwiera drzwi do automatyzacji, o której mogły marzyć tylko największe korporacje.
Sztuczna inteligencja może teraz automatycznie kategoryzować koszty, windykować nieopłacone faktury, budować prognozy finansowe i segmentować klientów. Wszystko na podstawie danych z KSEF.
W tym artykule pokażę Ci 5 konkretnych możliwości automatyzacji, które daje KSEF.
Faktury są wszędzie:
Każda firma miała swój własny sposób na faktury. Żadnej automatyzacji na większą skalę.
Wszystkie faktury w jednym miejscu:
To oznacza: Po raz pierwszy w Polsce masz dostęp do wszystkich swoich faktur w jednej, ustrukturyzowanej bazie.
I możesz to wykorzystać.
Księgowa ręcznie przypisuje każdą fakturę:
Każda faktura wymaga decyzji i ręcznego wprowadzenia danych.
System automatycznie pobiera faktury z KSEF i przypisuje je do odpowiednich kategorii.
Jak to działa:
KSEF udostępnia faktury w ustrukturyzowanej formie. System może automatycznie pobrać wszystkie faktury kosztowe, a AI analizuje:
Na tej podstawie AI automatycznie przypisuje kategorię kosztową i projekt.
Kluczowa zmiana:
Zamiast ręcznie przepisywać każdą fakturę, księgowa tylko weryfikuje automatyczne przypisania. Jeśli AI się pomyliło, poprawia. Jeśli dobrze - zatwierdza.
Czas poświęcony na kategoryzację faktur drastycznie się skraca. Księgowa może skupić się na analizach zamiast przepisywania.
Wystawiasz fakturę. Musisz pamiętać:
Wszystko ręcznie. Łatwo coś przeoczyć.
System automatycznie sprawdza, czy faktura została opłacona i uruchamia windykację.
Jak to działa:
Zero zapomnianych faktur. Profesjonalne przypomnienia bez Twojej interwencji. Więcej czasu na rozwój biznesu zamiast dzwonienia do dłużników.
Pytasz księgową:
"Ile wydaliśmy w tym miesiącu?"
Odpowiedź:
"Sprawdzę i dam Ci znać."
Raporty zawsze są spóźnione. Podejmujesz decyzje na podstawie danych z przeszłości.
Dashboard pokazuje koszty i przychody na bieżąco.
Jak to działa:
System pobiera faktury z KSEF automatycznie. Nie musisz czekać, aż księgowa je wprowadzi do systemu - są już w KSEF, gotowe do przetworzenia.
AI kategoryzuje faktury i przypisuje do projektów. Dashboard w Power BI aktualizuje się automatycznie.
Co widzisz:
Podejmujesz decyzje na podstawie aktualnych danych, nie historycznych. Widzisz na bieżąco, które projekty są rentowne, gdzie rosną koszty, czy mieścisz się w budżecie.
Nie wiesz:
Wszystkie dane są w systemie, ale nikt nie ma czasu ich analizować.
AI automatycznie segmentuje klientów na podstawie wszystkich faktur przychodowych z KSEF.
Jak to działa:
System pobiera wszystkie faktury wystawione przez Twoją firmę. AI analizuje:
Na tej podstawie automatycznie tworzy segmenty klientów.
Przykładowe segmenty:
Wiesz, na których klientach zarabiasz najbardziej. Identyfikujesz ryzyko zanim pojawią się problemy. Personalizujesz obsługę na podstawie danych, nie intuicji.
Masz pytanie o KSEF:
"Czy można poprawić fakturę po wystawieniu?"
Szukasz odpowiedzi w dokumentach Ministerstwa. Dziesiątki stron PDF-ów. Język prawniczy.
20 minut szukania i wciąż nie masz pewności, czy dobrze zrozumiałeś.
Możesz stworzyć asystenta AI, który zna wszystkie przepisy o KSEF.
Jak to działa:
Przykład użycia:
Ty pytasz:
"Czy możliwe będzie poprawienie wystawionej faktury w KSEF?"
Asystent odpowiada i pokazuje, z którego dokumentu pochodzi informacja.
Ważne: To nie zastąpi księgowej ani doradcy podatkowego. To narzędzie do szybkiego znajdowania informacji w oficjalnych dokumentach.
👉 Zobacz jak to zrobić: Asystent AI do KSEF – zrób to sam w 5 minut
Zanim zaczniesz automatyzować, musisz mieć działający KSEF.
👉 Przeczytaj: KSEF - praktyczny plan przygotowania firmy w 90 dni
AI potrzebuje danych do nauki. Im więcej faktur w systemie, tym lepsze automatyzacje. Warto poczekać 2-3 miesiące po uruchomieniu KSEF, żeby zebrać wystarczającą bazę danych.
Dla małych firm:
Dla średnich firm:
Dla dużych firm:
Każdą automatyzację warto najpierw przetestować na małej próbce danych. Sprawdź, czy AI poprawnie kategoryzuje faktury, czy windykacje działają zgodnie z oczekiwaniami.
Zamiast ręcznie przepisywać faktury, kategoryzować koszty i dzwonić do dłużników - system robi to automatycznie.
AI nie pomija faktur, nie zapomina o terminach, nie popełnia błędów przepisywania.
Widzisz rentowność projektów na bieżąco, nie po miesiącu. Możesz szybciej reagować na problemy.
Te same procesy działają przy 50 fakturach i przy 500. Nie musisz zatrudniać kolejnych osób do administracji.
Tak. KSEF udostępnia API do pobierania faktur. To oficjalna funkcjonalność systemu przewidziana przez Ministerstwo Finansów.
Tak, dlatego zawsze powinna być weryfikacja. AI kategoryzuje automatycznie, ale księgowa lub inna osoba weryfikuje i zatwierdza.
Po wdrożeniu KSEF i zebraniu pierwszych faktur w systemie. Warto poczekać 2-3 miesiące, żeby AI miało dane do nauki.
Teoretycznie tak, ale skala automatyzacji zależy od liczby faktur. Małe firmy mogą zacząć od prostych rozwiązań (Asystent AI, podstawowe dashboardy). Większe firmy mogą wdrożyć pełną automatyzację.
Większość firm wdroży KSEF "bo trzeba" i będzie używać go tylko do wystawiania faktur.
Ty możesz zrobić więcej.
Wykorzystaj KSEF do:
Konkurencja będzie tracić czas na administrację. Ty możesz go wykorzystać na rozwój biznesu.
Pomagamy firmom:
Umów bezpłatną konsultację – pokażemy Ci możliwości automatyzacji w Twojej firmie: [link]
Autor: Marcin Karwowski, ERA IT
Zobacz też:
W ERA IT działa około 100 agentów AI. Nie zamiast ludzi - obok ludzi. Agent Lead Generation sprawdza automatycznie dane firm w KRS przed każdą rozmową. Agent Faktury wystawia i wysyła faktury cykliczne bez mojej interwencji. Fireflies generuje notatki ze spotkań i przesyła je do CRM. Kluczowa różnica: asystent czeka na pytanie i z nim dyskutujesz, agent to mrówka działająca 24/7 bez Twojej interwencji. Używam asystentów (CMO, Bill, Marek) do konsultacji i drugiej opinii. Korzystamy z Alice - narzędzia łączącego różne modele AI przez API. Ekonomiczne - płacisz tylko za użycie, bez sztywnych abonamentów. Najważniejsza zasada: określ CEL automatyzacji. Po co budujesz agenta? Żeby robić coś lepiej, szybciej lub więcej.
Większość firm, gdy myśli o AI, widzi ChatGPT. Pytanie, odpowiedź, koniec rozmowy.
My zrobiliśmy coś innego.
W ERA IT działa około 100 agentów AI. Pracują non stop. Bez urlopu, bez błędów, bez narzekania na poniedziałki.
Nie chciałem o tym mówić publicznie. To nasza przewaga konkurencyjna. Dzięki tym agentom pięcioosobowy zespół może obsłużyć procesy, które normalnie wymagałyby piętnastu osób.
Ale dostałem tyle pytań o AI w biznesie, że w końcu postanowiłem otworzyć karty.
Ten artykuł to szczera opowieść o tym, jak wykorzystujemy AI na co dzień. Bez marketingowych bzdur. Bez przesady. Pokazuję konkretne narzędzia i realne zastosowania.
Fair warning: Jeśli szukasz magicznej pigułki "wdrożysz AI i wszystko się rozwiąże" - spierdalaj. Ale jeśli chcesz zobaczyć, jak naprawdę wygląda praca z AI w małej firmie - czytaj dalej.
Zanim pokażę Ci naszych agentów, musimy rozwiać kilka mitów.
Nie zabierze. AI zabiera żmudną robotę.
Nikt w ERA IT nie stracił pracy przez automatyzację. Wręcz przeciwnie - ludzie mogą w końcu robić to, co naprawdę ma sens:
Zamiast przepisywać dane, wystawiać faktury i robić notatki ze spotkań.
Nie. Małe firmy mają przewagę.
Jesteśmy szybsi. Nie musimy przechodzić przez pięć poziomów zatwierdzenia. Działamy w małej skali, ale przy odpowiednim wykorzystaniu AI możemy zdziałać naprawdę dużo.
Jeśli potrafisz rozmawiać, potrafisz używać AI.
Nie musisz znać się na programowaniu. Nie musisz rozumieć, jak działają modele językowe.
Musisz tylko wiedzieć, co chcesz osiągnąć i jak to opisać.
To jest kluczowe. Jeśli tego nie zrozumiesz, będziesz rozczarowany.
Asystent to narzędzie do rozmowy. Zwracam się do niego z pytaniem, dylematem. On odpowiada, ja dyskutuję.
Moi asystenci:
CMO
Nie mamy działu marketingu. Ale ten asystent zna naszą firmę, produkty, rynek. Mogę z nim konsultować kampanie i strategie.
Bill (ekspert Microsoft)
Działamy w Microsoft 365, które jest cholerne rozbudowane. Bill zna to środowisko od podszewki. Sprawdzam z nim, czy dobrze używamy narzędzi.
Marek (ekspert Meta Ads)
Mój doradca od Facebooka. Wspiera mnie w przygotowaniu i analizie reklam.
Asystent do ofert
Pracuję w IT od lat. Czasami piszę oferty językiem technicznym, którego normalny człowiek nie zrozumie. Ten asystent czyta moje oferty i mówi: "hej, może to za bardzo techniczne, uprość".
Odkąd go używam, klienci zadają mniej pytań. Bo rozumieją ofertę od pierwszego czytania.
Jak to działa:
Zadaję pytanie → Asystent analizuje → Odpowiada → Dyskutujemy
Bez mojego pytania asystent nic nie robi.
Agenci to automaty wykonujące zadania bez mojej interwencji.
Jaka jest różnica?
Asystent to rozmowa. Agent to proces, który dzieje się sam.
Nasi agenci:
Agent Lead Generation
Ktoś wypełnia formularz. Agent automatycznie:
Dzwonię do klienta wiedząc już wszystko. Nie tracę czasu na pytania "a czym się Państwo zajmują?". Od razu mogę dostosować ofertę.
Agent Faktury
Część usług fakturujemy co miesiąc. Agent automatycznie:
W 100% zautomatyzowane.
Fireflies + CRM
Po spotkaniu na Teamsach:
Za kilka kliknięć mogę pobrać i wysłać klientowi. Albo wrócić za miesiąc i odświeżyć, o czym gadaliśmy.
Agent stron
Czasami chcę szybko przygotować stronę z materiałem - checklistę, instrukcję. Agent w kilkanaście minut rozmowy generuje prostą stronę.
Wymieniłem tylko kilku. Ale tych agentów mamy około stu. Tylko dzięki temu możemy być skuteczni przy małym zespole.
Asystent gdy potrzebujesz:
Agent gdy masz:
Ktoś wypełnia formularz na stronie.
Agent automatycznie:
Rezultat:
Dzwonię wiedząc wszystko. Wiem, czy to duża firma czy jednoosobowa działalność. Mogę od razu dostosować komunikację.
Zbliża się koniec miesiąca. Mamy klientów z abonamentami.
Agent automatycznie:
Rezultat:
Budzę się rano. Faktury wysłane. Zero mojej roboty.
Spotkanie na Teamsach z klientem.
Automatycznie:
Rezultat:
Kończę call. Po paru minutach mam kompletną notatkę. Mogę wrócić za miesiąc i wszystko odświeżyć.
Niedawno wprowadziliśmy framework do pracy z AI. Kupiliśmy narzędzie Alice - kilka licencji.
Alice łączy różne modele AI w jednym miejscu. Mogę tu zdefiniować wszystkich asystentów. Mam dostęp do ChatGPT, Claude i Gemini bez przełączania się między zakładkami.
Główna zaleta: API
Korzystamy przez API. Nie ma opłaty abonamentowej - płacisz tylko za użycie. Połączenia, generowanie obrazów, przetwarzanie tekstu.
Wygodne i ekonomiczne.
Nie uzależniamy się od jednego. Najczęściej:
Głównie przez API w Alice.
Mobilnie mam subskrypcję OpenAI lub Anthropic. Czasami muszę szybko coś sprawdzić, zweryfikować pomysł.
Subskrypcje mobilne do szybkich sprawdzeń. API do ciężkiej roboty.
Nie podam kwot, bo to zależy od skali. Ale pokażę model.
Płacisz za tokeny - w uproszczeniu za ilość tekstu przetwarzanego przez AI. Im dłuższa rozmowa, tym więcej tokenów.
Przykład:
W miesiącu:
Płacisz tylko za te operacje.
Następny miesiąc używasz mniej? Płacisz mniej.
ChatGPT Plus:
ChatGPT przez API:
Nasza strategia:
API do masowego przetwarzania. Subskrypcje mobilne do szybkich sprawdzeń.
Bez tego cała automatyzacja nie ma sensu.
Kluczowe pytanie: PO CO to robisz?
Najczęściej budujemy agentów, żeby:
Ale konkretny cel jest kluczowy. Żebyś wiedział, dlaczego inwestujesz czas i kasę.
Jeśli pomyślałeś "my też moglibyśmy tak działać" - możesz.
Pomagamy:
Przykład z życia:
Klient przyszedł z asystentem w ChatGPT, który świetnie generuje oferty. Ale nie wiedział, jak to zautomatyzować.
Dla nas najtrudniejsze byłoby zbudowanie tego asystenta merytorycznie. Klient to już miał.
My wiedzieliśmy, jak wyciągnąć dane z CRM, przetworzyć przez agenta i wrzucić z powrotem.
To co dla Ciebie proste, dla nas może być trudne. I odwrotnie.
Około 100 agentów AI w naszej firmie to nie science fiction. To codzienność.
Zaczęliśmy od jednego. Dziś mamy około 100.
Kluczowe zasady:
Nie automatyzuj chaosu.
Najpierw uporządkuj proces. Potem go automatyzuj.
Nagraliśmy film pokazujący naszych agentów w akcji.
👉 Zobacz film: Jak wykorzystujemy AI w ERA IT
Chcesz sprawdzić, czy to zadziała u Ciebie?
Umów konsultację. Pokażemy, jak możesz wykorzystać AI w swoich procesach.
