‍Czas oszczędzać! Poznaj 5 procesów, które zautomatyzowane mogą uwolnić dziesiątki godzin pracy Twoich pracowników miesięcznie.

Automatyzacja to nie tylko modny trend - to konkretne oszczędności czasu i pieniędzy. Wybrałem dla Ciebie 5 procesów, które w niemal każdej firmie można skutecznie zautomatyzować, uwalniając potencjał zespołu do bardziej twórczych zadań.

1. Baza faktur kosztowych (lub elektroniczny obieg dokumentów)

Dla mniejszych firm polecam wdrożenie bazy faktur kosztowych, a dla większych - pełen elektroniczny obieg dokumentów. Co zyskujesz?

• Koniec z ręcznym przepisywaniem danych - OCR odczytuje dane z faktur automatycznie ze skutecznością 99%
• Oszczędność czasu - nie musisz szukać dokumentów w segregatorach na koniec miesiąca
• Natychmiastowy dostęp do dokumentów - wyszukiwanie faktury po nazwie dostawcy lub treści zajmuje sekundy
• Automatyczne przypomnienia - system powiadomi o terminach płatności i brakujących dokumentach
• Pełną kontrolę kosztów - wszystkie faktury w jednym miejscu to łatwe raportowanie i analiza wydatków

W 2025 roku prowadzenie dokumentacji papierowej to niepotrzebny koszt i obciążenie. Zautomatyzowane rozwiązanie pozwala kategoryzować koszty i generować raporty w Excel lub Power BI bez zbędnego nakładu pracy.

2. Baza umów i dokumentów

Druga automatyzacja, którą warto wdrożyć, to elektroniczna baza umów i innych ważnych dokumentów. Można w niej przechowywać różne rodzaje dokumentów - umowy, polisy, zamówienia czy akty notarialne.

Co daje Ci taka baza?

• Automatyczne odczytywanie danych - sztuczna inteligencja wyciąga kluczowe parametry z umów
• System przypomnień - aplikacja powiadomi o wygaśnięciu umowy lub możliwości renegocjacji
• Błyskawiczne wyszukiwanie - dostęp do dokumentów przez aplikację mobilną lub przeglądarkę
• Porządek w dokumentach - wszystkie umowy i aneksy w jednym miejscu
• Łatwe udostępnianie - dokumenty można udostępniać cyfrowo bez konieczności wyjmowania ich z segregatorów

Baza umów daje Ci pełną kontrolę nad dokumentacją - żadna umowa nie wygaśnie bez Twojej wiedzy, a każdy dokument jest łatwo dostępny dla uprawnionych osób.

3. Elektroniczny dziennik korespondencji

W każdej większej firmie prowadzenie dziennika korespondencji jest obowiązkowe. Elektroniczna wersja tego narzędzia to:

• Porządek w dokumentacji - wszystkie pisma przychodzące i wychodzące w jednym systemie
• Przyspieszenie obiegu dokumentów - szybkie przekazywanie spraw do właściwych osób
• Koniec z zagubionymi dokumentami - wszystko w cyfrowej bazie
• Automatyczne przypomnienia - system pilnuje terminów odpowiedzi
• Pełna wiedza o sprawach - łatwe powiązanie dokumentów przychodzących z wychodzącymi

Elektroniczny obieg korespondencji znacząco przyspiesza obsługę dokumentów, szczególnie gdy firma działa w kilku lokalizacjach.

4. Proces inwentaryzacji

Zbliża się koniec roku? Inwentaryzacja nie musi być koszmarem! Zautomatyzowany proces może wyglądać tak:

• Skanowanie kodów kreskowych - terminalem przenośnym lub laptopem z czytnikiem
• Eliminacja błędów - brak ręcznego wpisywania danych
• Przyspieszenie procesu - kilkukrotnie szybsze liczenie
• Możliwość wielokrotnego liczenia - czas zaoszczędzony na skanowaniu można wykorzystać na dokładność
• Automatyczne porównanie - system zestawia wyniki spisu z danymi w systemie
• Organizacja pracy komisji - przypisanie zespołów do konkretnych lokalizacji w magazynie
• Gotowe raporty - automatycznie generowane z podziałem na komisje, produkty i lokalizacje

Taka automatyzacja nie tylko oszczędza czas, ale poprawia rzetelność całego procesu. Jako właściciel lub manager możesz też wykorzystać to narzędzie do częstszego sprawdzania stanów magazynowych, np. przed szczytowymi okresami sprzedaży.

5. Automatyczne notatki ze spotkań

Absolutnym hitem ostatniego roku jest dla mnie automatyzacja tworzenia notatek ze spotkań. Korzystam z aplikacji Fireflies, która:

• Nagrywa spotkania - nie tracisz żadnych informacji
• Tworzy transkrypcję - pełen zapis rozmowy
• Generuje podsumowania - wyciąga najważniejsze wnioski
• Tworzy listy zadań - wyodrębnione z rozmowy
• Automatyzuje zadania - możliwość integracji z systemami do zarządzania zadaniami

Dodatkowo, analizuję swoje spotkania sprzedażowe z pomocą AI, co pozwala mi lepiej przygotować się do kolejnych rozmów z klientami. To narzędzie nie wymaga niemal żadnego czasu, a daje niesamowite rezultaty.

Podsumowanie korzyści z automatyzacji

Wszystkie opisane rozwiązania mają wspólne cechy - dostarczają wymiernych korzyści:

• Oszczędność czasu pracowników
• Oszczędność pieniędzy firmy
• Wyższa jakość danych
• Łatwiejszy dostęp do informacji
• Automatyczne raportowanie
• Wykorzystanie potencjału sztucznej inteligencji

W erze AI możliwe jest nie tylko przechowywanie dokumentów, ale automatyczne przetwarzanie ich zawartości - odczytywanie danych z faktur, umów czy zamówień i wykorzystywanie ich w systemach firmowych.

Zastanawiasz się, który proces warto zautomatyzować w Twojej firmie? Napisz w komentarzu pod filmem lub skontaktuj się bezpośrednio z nami!

‍

Automatyzacja procesów biznesowych, w tym zautomatyzowany import dokumentów, staje się kluczowym elementem sprawnego funkcjonowania nowoczesnych firm. Dzięki takim rozwiązaniom przedsiębiorstwa mogą znacząco zwiększyć efektywność, zaoszczędzić czas i ograniczyć ryzyko błędów. Oto kilka kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia zautomatyzowanego importowania dokumentów:

1. Oszczędność czasu i zasobów

Ręczne wprowadzanie dokumentów to proces czasochłonny i narażony na błędy ludzkie. Dzięki automatyzacji tego zadania można zaoszczędzić wiele godzin pracy, które mogą być poświęcone na bardziej strategiczne działania. Pracownicy nie muszą już ręcznie przetwarzać dokumentów, co pozwala na większą koncentrację na zadaniach o wyższej wartości.

2. Mniejsza liczba błędów

Podczas ręcznego wprowadzania danych łatwo o literówki, pominięcia czy nieprawidłowe dane. Zautomatyzowane narzędzia, wykorzystujące technologię OCR (optical character recognition), są w stanie dokładnie rozpoznawać tekst i przekształcać go w odpowiednie formaty, minimalizując liczbę błędów.

3. Poprawa organizacji danych

Automatyczny import dokumentów pozwala na lepszą organizację plików i dokumentacji w firmie. Systemy automatyzujące procesy mogą automatycznie klasyfikować dokumenty, przypisywać je do odpowiednich katalogów czy aplikacji, co pozwala na szybki i łatwy dostęp do informacji, a także ich archiwizację. To sprawia, że dane są bardziej uporządkowane i łatwiejsze do odnalezienia w razie potrzeby.

4. Zwiększenie bezpieczeństwa danych

Wdrożenie zautomatyzowanych procesów importu dokumentów daje również większą kontrolę nad bezpieczeństwem danych. Tego typu systemy oferują lepsze zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem oraz umożliwiają śledzenie przepływu informacji, co jest szczególnie istotne w firmach, które muszą przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (np. RODO).

5. Szybszy przepływ informacji

Automatyzacja przyspiesza proces przetwarzania dokumentów i sprawia, że informacje szybciej trafiają do właściwych działów i osób. Dzięki temu decyzje mogą być podejmowane sprawniej, a kluczowe dane są dostępne w czasie rzeczywistym. To przekłada się na lepszą współpracę wewnętrzną i zewnętrzną w firmie.

6. Lepsza integracja z innymi systemami

Nowoczesne narzędzia do automatyzacji, takie jak te dostępne w ekosystemie Microsoft 365 (np. SharePoint, OneDrive czy Power Automate), łatwo integrują się z innymi rozwiązaniami biznesowymi. Dzięki temu dokumenty mogą być automatycznie importowane do różnych aplikacji, co ułatwia zarządzanie nimi i wspiera komunikację między zespołami.

7. Skalowalność

Systemy zautomatyzowanego importu dokumentów są łatwe do skalowania. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy firma rośnie, wprowadza nowe produkty, czy zwiększa liczbę klientów, system jest w stanie nadążyć za zwiększonym zapotrzebowaniem na przetwarzanie dokumentów.

Podsumowanie

Zautomatyzowany import dokumentów to narzędzie, które znacząco ułatwia codzienną pracę w firmie. Wpływa na zwiększenie efektywności, bezpieczeństwa i jakości danych, jednocześnie redukując czas i koszty związane z ręcznym wprowadzaniem dokumentów. W dobie cyfryzacji i rosnącej ilości informacji, automatyzacja tych procesów jest inwestycją, która szybko się zwraca, podnosząc konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku.

Rozwiązania takie jak Microsoft 365, w tym Power Automate, mogą pomóc w implementacji tych mechanizmów, wspierając zarówno małe, jak i duże firmy w osiągnięciu lepszych wyników.

Efektywne zarządzanie dokumentami biznesowymi staje się kluczowym elementem sukcesu organizacji. Firmy codziennie przetwarzają ogromne ilości różnorodnych dokumentów, takich jak umowy, protokoły, faktury czy wnioski, które wymagają precyzyjnej analizy i archiwizacji. Tradycyjne, manualne przetwarzanie tych dokumentów, choć powszechne przez lata, staje się coraz mniej wydajne, kosztowne i podatne na błędy. Rozwiązaniem na miarę nowoczesnych wyzwań biznesowych jest automatyzacja procesów zarządzania dokumentami przy użyciu technologii OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) oraz sztucznej inteligencji (AI). Te zaawansowane technologie nie tylko zwiększają efektywność operacyjną, ale także minimalizują ryzyko błędów, co w efekcie pozwala firmom lepiej zarządzać swoimi zasobami.

Jak działa OCR i AI w praktyce?

Technologia OCR umożliwia przekształcanie zeskanowanych dokumentów, takich jak PDF-y, obrazy i inne pliki, w tekst, który można edytować, analizować oraz przetwarzać dalej. W praktyce oznacza to automatyczne rozpoznawanie i odczytywanie danych, które wcześniej wymagały ręcznego przepisywania, co często prowadziło do błędów oraz wydłużenia czasu przetwarzania. Połączenie OCR z AI przenosi tę technologię na wyższy poziom, umożliwiając nie tylko odczytywanie danych, ale również ich interpretację w szerszym kontekście.

Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji, systemy przetwarzania dokumentów są w stanie automatycznie analizować kluczowe elementy zawarte w dokumentach, takie jak umowy czy protokoły, i przekształcać je w dane strukturalne. Oznacza to, że systemy te mogą nie tylko odczytać informacje, ale również zrozumieć ich kontekst, co pozwala na automatyczne przypisanie ich do odpowiednich kategorii w systemie zarządzania dokumentami (DMS).

Automatyzacja przetwarzania umów i protokołów

W przypadku takich dokumentów jak umowy, protokoły czy inne dokumenty formalne, AI zintegrowane z OCR może automatycznie rozpoznawać i klasyfikować kluczowe dane, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania informacji do systemów. Najczęściej przetwarzane elementy to:

• Strony umowy lub uczestnicy protokołu – Systemy oparte na AI automatycznie wyodrębniają dane kontrahentów lub osób uczestniczących w spotkaniach, jak nazwy firm, adresy, dane kontaktowe. Te informacje są automatycznie wprowadzane do systemów CRM, ERP lub innych baz danych, przyspieszając procesy operacyjne oraz eliminując ryzyko błędów.
• Terminy i daty – Kluczowe daty związane z zawarciem umów, terminami realizacji, płatności czy wygaśnięcia kontraktów są automatycznie identyfikowane, co pozwala firmie precyzyjnie monitorować harmonogramy i realizację zobowiązań.
• Warunki finansowe – Systemy OCR i AI automatycznie wyodrębniają istotne informacje finansowe, takie jak kwoty, opłaty, podatki, kary umowne czy warunki płatności, co znacznie usprawnia proces księgowy oraz monitorowanie płatności i ewentualnych zaległości.

Kluczowe korzyści z automatyzacji przetwarzania dokumentów

Wdrożenie technologii OCR i AI do zarządzania dokumentami niesie ze sobą szereg korzyści, które znacząco wpływają na poprawę efektywności procesów biznesowych:

• Znaczące skrócenie czasu przetwarzania – Automatyzacja odczytywania danych z dokumentów pozwala oszczędzić godziny, a nawet dni pracy, które wcześniej były poświęcane na ręczne wprowadzanie danych. Dzięki temu zespoły administracyjne mogą skoncentrować się na bardziej strategicznych zadaniach.
• Wyższa precyzja i eliminacja błędów – Systemy oparte na technologii AI są znacznie mniej podatne na błędy niż tradycyjne, ręczne metody wprowadzania danych. Zmniejszenie liczby błędów minimalizuje ryzyko związane z nieprawidłowym przetwarzaniem umów czy protokołów, co może mieć dalekosiężne konsekwencje prawne lub operacyjne.
• Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami – Automatyczne monitorowanie kluczowych zapisów w umowach i protokołach pomaga firmom lepiej zarządzać ryzykiem prawnym. Systemy oparte na AI mogą śledzić zgodność dokumentów z aktualnymi przepisami prawnymi, co jest szczególnie ważne w sektorach takich jak prawo, finanse czy ochrona zdrowia.
• Szybkie wyszukiwanie i analiza danych – Zaawansowane systemy oparte na AI umożliwiają błyskawiczne przeszukiwanie setek, a nawet tysięcy dokumentów, co znacznie ułatwia prowadzenie audytów, analiz oraz raportowania. Firmy mogą łatwo odnaleźć konkretne zapisy, warunki lub klauzule w dowolnym dokumencie.

Automatyzacja w Microsoft 365

Rozwiązania dostępne w ramach Microsoft 365, takie jak Power Automate i SharePoint, umożliwiają kompleksową automatyzację procesów związanych z zarządzaniem dokumentami. Dzięki tym narzędziom możliwe jest:

• Centralne przechowywanie dokumentów w chmurze – SharePoint zapewnia bezpieczne i scentralizowane repozytorium dokumentów, do którego można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca i o każdej porze. Użytkownicy mogą łatwo przeszukiwać, współdzielić oraz organizować dokumenty, jednocześnie zapewniając zgodność z politykami bezpieczeństwa danych.
• Automatyzacja przepływów pracy – Power Automate pozwala na zautomatyzowanie procesów związanych z obiegiem dokumentów, takich jak zatwierdzenia, przypomnienia o zbliżających się terminach oraz powiadomienia o wymaganych działaniach, co dodatkowo optymalizuje czas i zasoby.

Nowa era zarządzania dokumentami

Technologie OCR i AI zintegrowane z platformą Microsoft 365 wprowadzają firmy na wyższy poziom efektywności w zarządzaniu dokumentami. Automatyzacja nie tylko przyspiesza przetwarzanie danych, ale również zwiększa ich precyzję, minimalizuje ryzyko operacyjne oraz zapewnia zgodność z regulacjami prawnymi. W dobie cyfryzacji każda firma, która dąży do poprawy efektywności i bezpieczeństwa, powinna rozważyć wdrożenie takich rozwiązań. Dzięki nim organizacje mogą osiągnąć lepsze wyniki, zredukować koszty i skupić się na swoich kluczowych celach biznesowych.

‍