Microsoft 365 zawiera kompletny system zarządzania projektami, który może zastąpić drogie rozwiązania pokroju Jiry czy Monday.com bez żadnych dodatkowych kosztów. Dzięki integracji Teams, SharePoint, Planner i Loop możesz stworzyć centralne centrum projektowe, które obsługuje komunikację zespołową, zarządzanie zadaniami, przechowywanie plików i współpracę w czasie rzeczywistym. System umożliwia bezpieczne włączanie osób spoza organizacji, automatyzację powiadomień i raportów oraz kontrolę uprawnień na poziomie enterprise. Teams służy jako hub komunikacyjny z kanałami tematycznymi i automatycznym adresem email grupy, SharePoint zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów z kontrolą wersji, a Planner oferuje wizualizację zadań w stylu Kanban zintegrowaną z kalendarzem. Dodatkowo Loop wspiera szybkie notatki współdzielone, a Copilot automatycznie generuje podsumowania ze spotkań. Rozwiązanie eliminuje chaos komunikacyjny typowy dla firm używających kilku różnych narzędzi jednocześnie i jest dostępne już w podstawowej licencji Microsoft 365 Basic, co czyni je idealnym wyborem dla organizacji każdej wielkości szukających profesjonalnego zarządzania projektami bez dodatkowych inwestycji.
Cześć, tu automatyk, inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy.
W dzisiejszym odcinku pokażę ci teoretyczne podstawy do tego, w jaki sposób zbudować w Microsofcie narzędzie do zarządzania projektami - kompletne narzędzie do zarządzania projektami, w którym można prowadzić kompleksowo cały projekt.
I uwaga, mały spoiler - nie będzie tu mowy tylko o Plannerze, czyli o jednym z narzędzi do zarządzania projektami w Microsofcie. Będzie tu pokazany i omówiony zestaw narzędzi, którymi można się wspomóc właśnie do zarządzania projektem za pomocą narzędzi Microsoftu. Więc zapraszam do części merytorycznej.
Ten kanał napędzany jest przez firmę eraIT, która znajdzie właściwą automatyzację dla każdego zespołu w twoim biznesie. Masz przeciążony zespół, nie wiesz jak go odciążyć, nie wiesz jakie procesy można byłoby w nim zautomatyzować? Zobacz, wejdź na naszą stronę, sprawdź czy już tam jest gotowy dla ciebie pomysł. Jeżeli nie, kliknij w bezpłatną konsultację i sprawdźmy wspólnie, w jaki sposób możemy zautomatyzować twój biznes i zacząć oszczędzać twój czas i twoje pieniądze.
Pokażę dzisiaj podstawy teoretyczne. Nie będę w tym filmie pokazywał dokładnie jak krok po kroku zbudować to narzędzie bezpośrednio w Microsofcie. Myślę, że zrobię to w oddzielnym filmie. Jeżeli masz na to ochotę, daj znać w komentarzu. Ja chętnie przygotuję taki film, jak krok po kroku wyklikać tego typu narzędzie właśnie w Microsofcie, właśnie w Teamsie.
Natomiast dzisiaj chcę się skupić na tym, w jaki sposób można zarządzać projektem w Microsoft Teams, jakich komponentów z Microsoftu użyć, aby zbudować tego typu narzędzie.
Na początek powiem tylko kilka słów teoretycznego wyjaśnienia, tak abyście mnie dobrze rozumieli i abyście rozumieli kontekst filmu właśnie i narzędzi, które będę pokazywał i które będę omawiał.
Przede wszystkim chciałbym tutaj zrobić takie rozróżnienie pomiędzy procesem a projektem.
Procesy to są zadania, które dzieją się w firmie. Procesem może być na przykład przyjęcie towaru, które składa się z określonych zadań, ale te zadania są zadaniami cyklicznymi, znanymi na tych stanowiskach i nie są rozciągnięte najczęściej na jakiś bardzo długi okres czasu. To są dość krótkie zadania, które są realizowane w ciągu kilku godzin, kilkunastu minut czy też maksymalnie pewnie kilku dni.
Mogą być też w ramach procesów firmowych realizowane zadania cykliczne, czyli na przykład obliczenie zysków firmy - księgowość siada raz na miesiąc i oblicza ile ta firma realnie zarobiła pieniędzy albo oblicza ile tych pieniędzy trzeba oddać komuś na zewnątrz.
Więc to są procesy i dzisiaj nie będę mówił o zarządzaniu procesami właśnie w Microsofcie i w narzędziach Microsoftowych. Jeżeli macie ochotę, abym i taki film nagrał, dajcie znać w komentarzu. Ja chętnie to uczynię.
Projekty natomiast to zestawem zadań, najczęściej zestawem zadań lub jakimś jednym długim zadaniem, które składa się z podzadań ewentualnie, które ma nam dać jakiś konkretny i mierzalny efekt.
Czyli na przykład mówimy sobie, że chcemy wdrożyć automatyzację w naszej firmie. Taki projekt składa się przynajmniej z kilku zadań, jeśli nie kilkunastu. Na przykład mówię tutaj o analizie tej automatyzacji tego procesu, który ma być automatyzowany. Później budujemy sobie jakąś koncepcję wdrożenia, następnie dobieramy narzędzia w innym zadaniu i tak dalej, i tak dalej. Realizujemy projekt, który składa się z wielu zadań.
Może to być również innym przykładem wdrożenie na przykład systemu do raportowania. Tam też trzeba się zastanowić nad różnymi elementami, z których składa się nasz projekt, które należy wykonać, aby zrealizować właśnie projekt, czyli zadania. Trzeba dobrać zadania, trzeba zdefiniować zadania, które składają się na zbudowanie całego zautomatyzowanego systemu do raportowania.
Dziś natomiast nie będziemy mówić o szczegółowych zadaniach. Dziś będziemy mówić o wyzwaniach, jakie w projektach są, o narzędziach, które mogą wspomagać różnego rodzaju wyzwania, różnego rodzaju elementy i zdarzenia, które się w projekcie wydarzają.
Jakie mamy w naszych projektach najczęściej takie główne elementy, uniwersalne elementy, które w naszych projektach występują?
Jednym z najbardziej uniwersalnych tego typu elementów są zasoby. Są różnego rodzaju zasoby. Mogą być to zasoby ludzkie, które w projekcie będą pracowały - krótko mówiąc, ludzie, którzy będą pracowali w projekcie.
No i tu już pierwszy krok - jak złączyć, jak połączyć w jakąś grupę te osoby, które mają w projekcie pracować? Otóż najprostszym do tego narzędziem w Microsoft Teams jest zrobienie grupy. Taka grupa zrzesza członków naszego projektu i już mamy pierwszy krok załatwiony.
Być może w naszym projekcie będą również potrzebne inne elementy, czyli możemy tutaj powiedzieć o na przykład osobach z zewnątrz. I uwaga, w Microsoft w grupie Teamsowej można dodawać również osoby z zewnątrz. Można definiować im jakieś uprawnienia, inne rzeczy. W związku z tym to może być narzędzie, które scala osoby z twojej firmy, jak również osoby z innej czy z kilku innych firm, które mogą się wspólnie komunikować właśnie na Teamsie, właśnie na grupie Teamsowej. Mogą być równolegle osoby zarówno z zewnątrz, jak i osoby z twojej organizacji.
Dodatkowo mogą być jeszcze inne rzeczy, na przykład mogą być to listy sprzętu, listy oprogramowań, różnego rodzaju listy, które są niezbędne do zrealizowania twojego projektu - czyli narzędzia, które są niezbędne do zrealizowania tego twojego projektu. Takie listy zapotrzebowań wraz ze statusami - na jakim statusie, na jakim w jakiej fazie realizacji dane zadanie jest, dany zasób jest, pozyskanie danego zasobu jest - można tworzyć w liście SharePointowej.
A uwaga, listę SharePointową możesz bez problemu osadzić w grupie Teamsowej i mieć ją po prostu pod ręką. Jeżeli nie wiesz jak to zrobić, daj znać w komentarzu. Ja chętnie przygotuję i takie filmy.
I dalej, dobrze jest się zastanowić nad metodologią, według której będzie wasz projekt prowadzony. Ta metodologia czasem wymusza, czy też determinuje używanie jakichś narzędzi, używanie jakiś sposób używania narzędzi. Więc to metodologia, w której zarządzacie waszym projektem jest dość istotnym elementem. Jeżeli macie w firmie jakąś ogólnie przyjętą metodologię, to prawdopodobnie również wiecie, w jaki sposób wykorzystywać i jakie narzędzia mogą wspomóc realizowanie danej metodologii.
Dalej, jeden z najistotniejszych elementów, jeśli chodzi o zarządzanie projektami, jeśli chodzi w ogóle o chyba całe życie, ale w projekcie przede wszystkim - komunikacja.
I co ja mam tutaj na myśli? Może być to komunikacja na czacie. I uwaga, jak zrobicie grupę Teamsową, macie tam wspólny czat, możecie właśnie prowadzić te dyskusje, możecie je grupować według różnych tematów, czy to zadań, czy grup zadań. Może być tam podział na komunikację dotyczącą elementów technicznych projektu, elementów merytorycznych, elementów zarządczych. W różnych miejscach można prowadzić różną komunikację i do tego idealnym narzędziem są kanały - kanały w ramach grupy Teamsowej.
Dalej, nie wiem czy wiecie, utworzona grupa na Teamsie daje również możliwość komunikacji mailowej z tą grupą. Tworzy się automatycznie mail podobny do nazwy grupy Teamsowej i ten mail może być umieszczany do wiadomości różnych informacji wysyłanych mailowo, czy to na zewnątrz, czy wewnątrz twojej grupy projektowej. I w ten sposób wszyscy członkowie grupy mogą być na bieżąco z całą komunikacją.
Tutaj przede wszystkim też dość istotnym elementem jest to, aby zdefiniować sposób komunikacji. Często w projektach robi się tak, że jakieś sprawy wewnętrzne wewnątrz naszej organizacji załatwiamy właśnie czy to na czacie, czy w ramach takiej szybkiej komunikacji, albo po prostu drobne sprawy załatwiamy w ramach szybkiej komunikacji na czacie. A pewnego rodzaju ustalenia, ważniejsze rzeczy, jakieś kamienie mailowe naszego projektu załatwiamy w komunikacji mailowej.
To warto sobie taką matrycę komunikacyjną zbudować, określić co musi być wysłane mailem, co powinno być załatwione na czacie, umówić się w jakim czasie orientacyjnie, w jakim czasie ta komunikacja będzie realizowana. Czyli na przykład jeżeli wyślecie do kogoś maila, to oczekujecie, że na przykład w ciągu jednego czy dwóch dni roboczych ten mail zostanie odpowiedziany. A może wolicie, aby uzyskać na tego maila odpowiedź szybciej. W związku z tym to dobrze jest zdefiniować sobie w ramach właśnie takiego startu projektu.
Dodatkowo też trzeba się umówić w jaki sposób i jakich interwałach pracujemy na czacie. Ja nie jestem zwolennikiem tego, aby i na czacie i na mailu pracować po prostu jak na SMS-ach w takiej komunikacji synchronicznej, czyli ktoś coś pisze, ja od razu odpisuję i mamy taki pingpong. Dobrze jest się na to umawiać. Wtedy nasza praca i nasza komunikacja jest dużo bardziej efektywna. W związku z tym zachęcam do zdefiniowania po prostu sposobów komunikacji.
Kolejnym bardzo ważnym elementem w każdym projekcie są pliki, różnego rodzaju pliki. Tych plików w naszych projektach jest zawsze dość dużo, ale warto zrobić sobie takie miejsce na pliki. I uwaga, tworząc grupę Teamsową, takie miejsce na pliki dostajecie niejako w pakiecie, czyli każda grupa na Teamsie ma swoje miejsce na pliki. W związku z tym możecie wrzucać tam pliki, możecie definiować różnego rodzaju uprawnienia, zwłaszcza dla osób z zewnątrz.
I uwaga, jeżeli wasza organizacja daje taką możliwość, a konfiguracja narzędzi Microsoftowych dopuszcza, to również aby pliki z waszego Teamsa, z waszego projektu były udostępniane na zewnątrz, czy to do odczytu, czy to do edycji. Tu mamy pełne możliwości korzystania z dobrodziejstw właśnie pracy chmurowej i takiej pracy zdalnej na różnych narzędziach Microsoftu i na plikach oczywiście również w ramach grupy Teamsowej.
Kolejnym elementem związanym niejako z plikami są notatki. Warto zrobić oddzielne miejsce na notatki. Można też pomyśleć czy nie fajnym pomysłem byłoby dołożenie do tego Loop - czyli kolejnego narzędzia z rodziny Microsoft, w którym można robić szybkie notatki, w którym można robić szybkie listy obecności ze spotkań, które jest powszechnie wykorzystywane przez Copilota - narzędzie AI Microsoftowe, które buduje właśnie pliki w Loop, buduje notatki ze spotkań właśnie w Loop.
I do tego można myślę fajnie wykorzystać i mieć dość dobre miejsca na notatki, mieć takie właśnie szybkie miejsca na notatki. Uwaga, w Loop również można pracować przez wiele osób w ramach jednego narzędzia. Widać kto co pisze, świetnie się tam współpracuje właśnie w takich plikach robionych na szybko.
W Loop oczywiście nie można robić, nie znam nikogo, kto by robił jakiegoś pewnego rodzaju umowy, protokoły, takie oficjalne dokumenty, ale Loop jako takie narzędzie do szybkiej komunikacji i szybkich ustaleń jest bardzo dobrym narzędziem.
Jeśli mówimy o plikach, nie możemy zapomnieć o dokumentach, o różnych dokumentach projektowych, zamówieniach, umowach, być może protokołach, być może fakturach. Wszystko można w jednym miejscu trzymać i mieć pełną dokumentację naszego projektu w ramach właśnie również grupy Teamsowej.
Można również wrzucić szablony - szablony protokołów. Jeżeli umowa w waszym projekcie definiuje jakieś szablony protokołów, można je wrzucić do szablonów i po prostu używać, nie szukać tych dokumentów, nie szukać tych plików po różnych osobach, po różnych OneDriveach, tylko mieć to wszystko w jednym miejscu i świetnie się komunikować i super używać tych narzędzi.
Bardzo ważnym elementem każdego projektu jest kalendarz. No i tu powiązane z kalendarzem mogą być czy to w takiej formie, czy w innej zadania. I tu zadania mogą być na przykład realizowane oczywiście w Plannerze, ale też wyświetlane w układzie kalendarzowym. Ale też możemy za pomocą kalendarza umawiać spotkania zespołu, spotkania w ramach poszczególnych zadań.
Więc kalendarz i zadania to w mojej ocenie dość ze sobą powiązane elementy, ale możemy w ramach Teamsa właśnie to wszystko przygotować, osadzić Plannera i mieć te zadania również pod kontrolą, również rozpisane.
Możemy w tym Plannerze zbudować jednego plannera, możemy zbudować kilka równoległych plannerów, jeżeli projekt jest bardzo rozległy, a prace idą w takim trybie równoległym nad jedną grupą zadań, nad drugą grupą zadań w ramach całego projektu - to możemy tych plannerów do naszego narzędzia dodać dużo.
No i zobaczcie jak to się wszystko ładnie poskładało. Teraz zostawię ci taką notatkę w postaci karteczek, gdzie jakiego narzędzia używamy.
Grupa Teams - to wszystko można stworzyć w ramach grupy Teamsowej. Wszystkie te elementy mogą być osadzone w grupie Teamsowej. Czyli robimy sobie grupę Teamsową, która nam scala zasoby rozumiane jako osoby z wewnątrz organizacji. Zapraszamy do tej grupy Teamsowej osoby z zewnątrz organizacji oraz robimy listy SharePointowe do pozostałych zasobów, które mamy w naszym projekcie.
Jeśli chodzi o definiowanie metodologii, to jest wewnętrzna sprawa waszej organizacji, więc tutaj nie będę żadnej karteczki dopisywał.
Natomiast dalej, cała komunikacja w ramach projektu może odbywać się w grupie Teamsowej, czy to na czacie, czy to na mailu. Jeśli chodzi o maila to oczywiście tutaj należy dorzucić jeszcze Outlooka, a najlepiej zdefiniować sobie w jakimś dokumencie sposób komunikacji, który będzie realizowany w waszym projekcie.
Tu również jeśli chodzi o pliki to grupa Teamsowa oczywiście tutaj króluje. Notatki w Loop - być może jakieś zautomatyzowane notatki, które będzie wam jeszcze robił do tego wszystkiego Copilot. Szablony dokumentów - to wszystko są narzędzia grupy Teamsowej, czyli tak naprawdę można też tutaj powiedzieć, że SharePointa.
Kalendarz jest również elementem grupy Teamsowej. No i na końcu Planner jako narzędzie do zarządzania zadaniami.
Więc mamy cały zestaw narzędzi do zarządzania projektami, które można wszystkie zbudować w Teamsie, wszystkie zbudować w Microsofcie. Wszystkich ich można używać już od najniższej licencji Microsoft 365 Basic, do czego cię serdecznie zachęcam.
Jeżeli chciałbyś czy chciałabyś, abym przygotował film, w którym pokażę jak te narzędzia, jak to wszystko można wyklikać właśnie za pomocą Teamsa, za pomocą Microsoftu, daj znać w komentarzu. Ja chętnie taki film przygotuję.
Oczywiście jeżeli ci się ten film podobał, daj lajka. Jeżeli uważasz, że ten film jest wartościowy, daj znać w komentarzu. Dla ciebie to żaden wysiłek, a dla mnie wielka frajda czytać wasze komentarze i widzieć wasze lajki. No i oczywiście YouTube będzie też wspomagał wtedy ten film i pokazywał go innym osobom, do czego cię serdecznie zachęcam.
To wszystko na dzisiaj. To tyle ile chciałem ci w takim telegraficznym skrócie przekazać na temat zarządzania projektami za pomocą narzędzi Microsoft 365. Jeżeli jeszcze raz powiem - masz pytania, śmiało pisz, wchodź na stronę, korzystaj z bezpłatnej konsultacji. Po to jestem, aby pomóc, po to jestem, aby wspomóc twój biznes w oszczędzaniu pieniędzy i przede wszystkim w jeszcze większym wykorzystaniu narzędzi pakietu Microsoft 365, za które i tak już płacisz.
W związku z tym jeszcze raz dziękuję za dzisiaj i zapraszam do następnego filmu. Inżynier Marcin Karwowski. Cześć.
.png)
