Przewodnik po zarządzaniu zadaniami w firmach z naciskiem na kulturę organizacyjną i właściwe narzędzia. Omówiono dostępne opcje w Microsoft 365 oraz zaprezentowano dedykowaną aplikację stworzoną w Power Apps z zaawansowanymi funkcjami jak moduł komunikacyjny, śledzenie czasu realizacji, zadania cykliczne i zbiorcze. Podkreślono wagę stopniowego wdrażania zmian i dostosowania narzędzi do istniejących procesów organizacyjnych.
Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z ERA IT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. W dzisiejszym odcinku poruszę bardzo istotny temat w wielu firmach – temat zarządzania zadaniami. Pokażę również aplikację, która służy do zarządzania zadaniami. Uwaga, tu niespodzianka – to nie jest standardowa aplikacja z pakietu Microsoft 365, więc warto poczekać i zobaczyć, jak ta aplikacja działa, co ona umie.
Zarządzanie zadaniami – cóż to w ogóle jest, o czym będę dzisiaj mówił? Będę mówił przede wszystkim o zarządzaniu zadaniami, czyli ten film kieruję przede wszystkim do firm, które już zarządzają zadaniami w swojej organizacji. Co mam tutaj na myśli? Mam na myśli to, że czy to szef ze swoimi pracownikami, czy w ogóle cała struktura całej firmy pracuje na zadaniach, pracuje na projektach.
To nie jest standard w firmach, że się pracuje na zadaniach i na projektach, więc to nie jest film po prostu do wszystkich. Te aplikacje, które będę pokazywał, ich adresatem nie są wszystkie absolutnie firmy. Są firmy, które mają już w swojej kulturze, mają już w swoich procedurach i procesach organizacyjnych pracę na zadaniach po prostu. Więc to jest film dla was.
Warto również tutaj zwrócić uwagę na to, że my w naszej filozofii wdrażania automatyzacji namawiamy klientów do tego, aby nie robić dwóch rzeczy na raz. Co mam na myśli? Mam na myśli to, żeby nie zmieniać procesu organizacyjnego i równolegle nie zmieniać narzędzia, które ten proces realizuje.
Mieliśmy ostatnio takie wdrożenie, gdzie automatyzowaliśmy wnioski urlopowe, przygotowaliśmy aplikację właśnie taką HR-ową i skonfigurowaliśmy tam, że wnioski zatwierdza przełożony właściciel firmy. Firma kilkunastoosobowa, dość kameralna, więc przełożony jest jeden, jest to właściciel firmy. Po uruchomieniu aplikacji okazało się, że przełożonego często nie ma, że te wnioski nie są zatwierdzane.
To ma szereg konsekwencji w innych miejscach aplikacji. Dlaczego o tym mówię? Kiedy dopytywaliśmy, dlaczego właśnie tak się dzieje, jak to było do tej pory, że te wnioski były akceptowane na czas w innej formie oczywiście, ale jednak okazało się, że jest inna osoba w firmie, która w imieniu szefa te wszystkie wnioski akceptowała.
Nie dostaliśmy tej informacji przed wdrożeniem ani w trakcie testów, a po uruchomieniu okazało się właśnie, że jest jak jest. Jakie zastosowaliśmy rozwiązanie? Właśnie takie jak było poprzednio, czyli daliśmy uprawnienia innej osobie, która do tej pory te wnioski urlopowe akceptowała, do ich akceptowania właśnie już też w aplikacji.
W kontekście zadań chcę powiedzieć o tym, że jeżeli firma nie ma takiej kultury organizacyjnej pracy na zadaniach, to najpierw powinna tą kulturę wykształcić pracy na zadaniach, pracy na priorytetach, pracy na projektach, a dalej szukać narzędzi, które będą wspomagały właśnie taką formułę pracy. Ale to jest proces dwustopniowy. Po pierwsze, trzeba to przygotować od strony organizacyjnej. Po drugie od strony narzędziowej.
Mamy w Microsoft 365 przynajmniej kilka możliwych aplikacji, które nam pomogą pracować na zadaniach. Pierwsza z nich, tutaj na kartce jej nie ma, ale pierwsza z nich to Excel. Wiele firm ma po prostu w Excelu wypisane wszystkie zadania, jakie realizuje, statusy i tak dalej. To nie jest idealne rozwiązanie. To jest spoko rozwiązanie, które działa i w którym od biedy można pracować na zadaniach, a przede wszystkim można od tego zacząć, bo tam próg wejścia w obsłudze takiej aplikacji jest zerowy.
Każdy zna Excela albo większość zna Excela i może w nim pracować i tam można zrobić listę zadań mega prostą, mega uproszczoną, ale czasem można nawet od takiego rozwiązania zacząć.
Innym rozwiązaniem, które jest dostępne w pakiecie Microsoft 365, jest Planner. Jest to typowe narzędzie do zarządzania projektami, do zarządzania zadaniami. Planner jest dostępny już od najniższej wersji pakietu Microsoft 365. Niedługo nagram również film o Plannerze. Dzisiaj pokażę wam inne narzędzie, ale Planner jest i można z niego korzystać.
Innym, znacznie prostszym narzędziem z znowu z rodziny Microsoft 365 jest narzędzie To Do. Ono się doskonale sprawdza do takich zadań indywidualnych. Ja korzystam z To Do właśnie do planowania własnych zadań, do planowania własnego dnia pracy. Dla mnie się to sprawdza bardzo, bardzo dobrze.
Innym jeszcze narzędziem jest Power Apps, czyli można zbudować aplikację w Power Apps, która służy do zarządzania zadaniami. Można jeszcze zarządzać zadaniami również w liście SharePointowej. SharePoint Lists też może służyć do właśnie do zarządzania zadaniami. Można tam zbudować fajną listę i sobie jakoś radzić.
Ja dzisiaj natomiast chcę wam pokazać narzędzie, które zbudowaliśmy, aplikację, którą my zbudowaliśmy właśnie w Power Apps. Dlaczego w Power Apps? Bo dla mnie bardzo istotnym elementem zarządzania zadaniami jest blokada usuwania czegokolwiek. Blokada usuwania zadań, blokada usuwania komentarzy, po prostu blokada usuwania czegokolwiek. Dla mnie to było bardzo istotne.
Inną bardzo istotną rzeczą dla mnie osobiście była możliwość wysyłania komunikacji, prowadzenia notatek właśnie w aplikacji do zadań, ale również wysyłania maili bezpośrednio z aplikacji na zewnątrz do klientów czy wewnątrz do osób, z którymi się współpracuje. To były rzeczy, na których mi zależało. Dlatego zdecydowaliśmy się zbudować własną aplikację.
Ten kanał napędzany jest przez firmę ERA IT, która dostarcza inteligentne automatyzacje, dostarcza niestandardowe integracje takich, których nie możesz dostać w pakiecie z różnymi oprogramowaniami. Możesz się do nas zgłosić, my taką integrację zrobimy, będziesz miał wsparcie naszych ekspertów. Przede wszystkim wykorzystasz dużo bardziej wszystkie możliwości pakietu Microsoft 365, pracując z nami, współpracując z nami, konsultując z nami swoje problemy, wyzwania, trudności, jakkolwiek byś tego nie nazywał czy nie nazywała.
Po prostu daj znać, czego potrzebujesz, daj znać, czego ci brakuje w twoim biznesie, jeśli chodzi o narzędzia. A my na pewno albo dobierzemy coś z pakietu Microsoft 365, albo przygotujemy dedykowaną aplikację właśnie dla ciebie, czy też dedykowaną automatyzację właśnie dla ciebie. Klikasz bezpłatną konsultację i po chwili możesz się ze mną spotkać.
Witam ponownie już w aplikacji, w naszej aplikacji do zarządzania zadaniami. To dość nowe nasze rozwiązanie. Świetnie działa, świetnie się sprzedaje, bardzo dobrze realizuje swoje zadanie, czyli zarządzanie zadaniami.
Nie będę wam pokazywał wszystkich niuansów tej aplikacji – do tego, aby je zobaczyć, zapraszam do bezpłatnej konsultacji. Możliwość zrealizowania, umówienia jej jest na naszej stronie internetowej, więc już teraz serdecznie zapraszam. A tymczasem chcę ci pokazać kilka podstawowych rzeczy, które ta aplikacja realizuje i które urzekają nas samych, bo my również właśnie z niej korzystamy.
Jedną z bardziej elementarnych, z bardzo ważnych rzeczy, które ta aplikacja realizuje, to oczywiście opis zadania, jakieś tam przypisanie osób i tak dalej – to wszystko co teraz widzicie włącznie z załącznikami, ale przede wszystkim mamy tutaj moduł komunikacyjny.
Teraz ja mogę zostawić tutaj zobaczcie notatkę i tą notatkę przypisać do kogoś, na przykład do użytkownika, który się nazywa automatyk. Teraz zobaczcie – automatyk dostał komentarz, dostał tą notatkę przypisaną. Tutaj może być doprecyzowanie mojego zadania. Tu może być doprecyzowanie jakiegoś elementu, które wewnątrz tego zadania trzeba zrobić, które jest bardzo istotne dla tego zadania, albo jakiś błąd, który został popełniony i teraz trzeba go naprawić.
Tu widać, że sam do siebie przypisałem, więc musicie mi wybaczyć, ale pojawił się taki checkbox. Mogę ten komentarz oznaczyć jako już rozwiązany, jako załatwiony i tyle.
Mogę również z takiej aplikacji wysyłać w ogóle wiadomości na zewnątrz, wpisać tutaj treść tej wiadomości, wysłać mailem do zgłaszającego, czyli do osoby, która to zadanie dodała, lub wysłać na zewnątrz do jakiegoś partnera naszego biznesowego, aby w kontekście tego zadania o coś dopytać, czegoś się dowiedzieć. Tu oczywiście można również dołączyć załącznik – to dość oczywiste i naturalne, że można tak zrobić.
Mam tutaj też przycisk zamknięcia zadania, który z jednej strony zmieni mi status tego zadania na zrealizowane, ale z drugiej, co równie ważne, da możliwość sprawdzenia, ile to zadanie było realizowane czasu, bo w tle wypełni się data zakończenia zadania i będzie można to później w systemie raportowym podłączonym do naszego systemu z zadaniami śledzić wszystkie czasy realizacji, śledzić pracowitość osób, które realizują zadania.
Wyobraź sobie sytuację, że w twojej firmie masz kilkunastu pracowników, kilkudziesięciu, chcesz zobaczyć, kto ile zadań zrobił, kto jakie zadania zrobił. W ten sposób mając taką aplikację do zadań, możesz bez problemu podłączyć się do niej z systemem raportowym, pobierać z niej wszystkie informacje i widzieć, ile zadań jest w trakcie realizacji, ile zadań już zostało zrealizowanych, i czy są jakieś rozpoczęte, nierozpoczęte zadania.
Jak wejdę sobie w jakieś nowe zadanie, to mam też przycisk "rozpocznij realizację". Jak rozpocznę realizację swojego zadania, to mam wtedy też odznaczoną, zarejestrowaną datę rozpoczęcia tego zadania, więc mogę mierzyć czas realizacji danego zadania czy realizacji wielu, wielu zadań.
Zwróćcie uwagę, że nie ma tutaj nigdzie przycisku usuwania, także ta funkcjonalność, o której powiedziałem wcześniej, jest tutaj doskonale zrealizowana. Nie można nic usuwać. Nie ma żadnych możliwości, aby usunąć czy to zadanie, czy aby usunąć jakiś komentarz. Nigdzie tutaj nie ma usuwania i dzięki temu nasze dane są bezpieczne. Nasza aplikacja może bezpiecznie działać i realizować swoje zadanie, czyli wspomóc twoją firmę w zarządzaniu zadaniami i w realizowaniu tych zadań.
Zbiorcze zadania to jest super rzecz. Co one robią? Możemy zdefiniować sobie, że na przykład w naszej firmie realizacja pewnego projektu generuje 10, 15, 20 zadań dość często takich samych czy też bardzo podobnych, ale struktura zadań projektowych jest bardzo podobna.
Mamy projekt do zrealizowania, czyli robimy najpierw na przykład jakiś research, później wycenę, później ofertę i tak dalej. Możemy za pomocą tego przycisku dodać zadanie zbiorcze, czyli na przykład właśnie udział w jakimś postępowaniu przetargowym. Mamy tam wypisanych kilkanaście czy kilkadziesiąt zadań. Te zadania od razu zostaną przypisane do osób, które są tam zdefiniowane – mega przyspieszenie, mega ułatwienie pracy.
W takiej aplikacji możemy również robić zadania cykliczne. Cóż to są za zadania cykliczne? Na przykład zadaniem cyklicznym jest przygotowanie dokumentów dla księgowości. Określamy cykl takiego zadania. Automat codziennie sprawdza, czy dzisiaj trzeba jakieś zadania cykliczne dodać i je po prostu dodaje, jeżeli to jest ten dzień, w którym ma się rozpocząć realizacja takiego zadania.
To są świetne sprawy, świetne ulepszacze, przyspieszacze, ułatwiacze pracy, więc zachęcam was bardzo serdecznie do tego, aby przełączyć się na zarządzanie zadaniami w swojej firmie i poszukać odpowiedniego narzędzia, które wspomoże was właśnie w tym procesie, czy też zautomatyzuje po prostu ten proces.
Bardzo się nakręcam, kiedy o tym mówię i bardzo się cieszę, że mamy taką aplikację właśnie, którą budowaliśmy dla naszych klientów, a teraz możemy ją po prostu wdrażać i ułatwiać realizację zadań, ułatwiać pracę w waszych biznesach.
Jeżeli ten film w jakiś sposób ci się spodobał, jeżeli ta aplikacja zainspirowała cię odrobinę do właśnie zmiany sposobu zarządzania zadaniami w twojej firmie, daj znać w komentarzu, daj znać w postaci łapki w górę, zasubskrybuj mój kanał, aby być na bieżąco właśnie z takimi treściami. Zachęcam cię do tego bardzo, bardzo serdecznie.
Bardzo serdecznie wam dziękuję za dzisiejszy film, za możliwość pokazania mojej aplikacji. Zapraszam do kontaktu. Oczywiście lajki, łapki w górę są bardzo, bardzo pożądane, jak również i komentarze. Dziękuję za dzisiejszy film. Automatyk, inżynier Marcin Karwowski z ERA IT.
.png)
