Oto kolejne pięć aplikacji, które mogą znacząco usprawnić procesy w Twojej firmie. Poznasz automatyczne generatory dokumentów, które mogą tworzyć setki umów i protokołów w oparciu o szablony Word. Dowiesz się, jak wyeliminować ręczne przepisywanie danych między systemami i arkuszami. Szczególną uwagę warto zwrócić na nowoczesne aplikacje HR, które pozwalają pracownikom składać wnioski urlopowe czy zarządzać benefitami przez smartfony. Poznasz także rozwiązania do obsługi reklamacji oraz praktyczne wykorzystanie AI do odpowiadania na maile klientów czy klasyfikacji dokumentów. To konkretne narzędzia, które oszczędzają czas, redukują błędy i pozwalają firmie działać szybciej i efektywniej.
Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. W dzisiejszym odcinku pokazuję kolejne pięć automatyzacji, kolejne pięć aplikacji, które mogą wspomóc pracę twoją i twojej firmy. Mówię o kolejnych pięciu, bo wcześniejszych pięć jest już na YouTubie w poprzednim filmie. Link będziesz miał w opisie do bieżącego filmu. A dzisiaj powiem o kolejnych pięciu narzędziach, które świetnie mogą zadziałać w twojej firmie. Są to narzędzia dość popularne, są to procesy dość popularne, które w większości firm występują, także zachęcam cię do obejrzenia tego filmu.
Ten kanał napędzany jest przez eraIT, dostawcę świetnych rozwiązań dla twojego biznesu w oparciu o narzędzia Microsoft 365, czy to aplikacji, czy to rozwiązań wspieranych sztuczną inteligencją. Dowolne rozwiązania jesteśmy w stanie zaprojektować, zbudować i wdrożyć wspólnie z tobą. Zapraszam do części merytorycznej.
Mam tutaj przygotowanego pająka, oczywiście w aplikacji Miro, o której już kilka słów ci wcześniej mówiłem. Przypomnę tylko, że na poprzednim naszym spotkaniu, na poprzednim filmie skończyłem właśnie na tym, że aplikacje, które budujemy, o których będę mówił również dzisiaj, mogą zaoszczędzić duże ilości czasu, mogą dać szybki dostęp czy to przez aplikację mobilną na telefonie, na tablecie, czy to przez aplikację desktopową, czyli w zasadzie przez przeglądarkę internetową, w której te aplikacje mogą działać i mogą być osadzone.
Dają możliwość zautomatyzowanego raportowania - wszystkie aplikacje, o których mówiłem wcześniej, będę mówił dzisiaj, dają ci możliwość automatycznego raportowania, podglądania danych w tych aplikacjach i robienia automatycznych zestawień. Dają możliwość łatwego wyszukiwania danych - to też jest bardzo istotne. Dostęp do danych jest po prostu mega, mega szybki z każdego miejsca na świecie, z każdego urządzenia.
No i oczywiście można większość z tych rzeczy, większość z tych danych, które są w tych aplikacjach zbierane, wykorzystywać za pomocą sztucznej inteligencji, czy wykorzystywać za pomocą narzędzi copilotowych, które w ramach pakietu Microsoft 365 są dostępne.
OK, ale o jakich aplikacjach dzisiaj chciałem ci powiedzieć? No i tutaj kolejną aplikację, którą chciałem ci przedstawić, o której chciałem ci opowiedzieć, to są aplikacje takie z rodziny, można powiedzieć, generatorów dokumentów. Te generatory dokumentów mogą być przydatne przy różnych okolicznościach. Na przykład w aplikacji do reklamacji można wygenerować protokół reklamacyjny. Na przykład w aplikacji, która wspomaga działania handlowca, czy też wspomaga działania działu, który podpisuje różnego rodzaju umowy, możemy właśnie wspomagać generowanie tych umów.
Czyli jak to w praktyce może działać? Jest sobie tabela, czy to lista SharePointowa, czy tabela w Excelu, w której są dane do umowy, są dane, które powinny być wypełnione w umowie. Uruchamiasz automatyzację i automatyzacja pobiera odpowiedni szablon, na przykład umowy, czy zamówienia, czy protokołu, i wpisuje w wyznaczone miejsca dane, które są w tabeli. I w ten sposób wspomaga bardzo mocno proces generowania tych dokumentów.
Możesz jednorazowo wykonać generowanie kilkudziesięciu dokumentów. Możesz mieć szablony w kilku językach, więc możesz te dokumenty generować od razu w różnych językach i mieć kilka wersji dokumentów i kilka wersji językowych tych dokumentów. Możliwości mamy tutaj w zasadzie nieograniczone.
Wzorem dokumentów, co ciekawe, są pliki Word, co w znacznym stopniu ułatwia ich później edycję, ich aktualizację, a my możemy tutaj generować, czy to umowy, czy różnego rodzaju zamówienia, protokoły, oferty, porozumienia, wszystkie - słowem dokumenty, które masz w firmie, które potrzebujesz generować na bazie danych z jakiejś tabeli, czy to z twojego systemu, czy specjalnie przygotowanych przez nas aplikacjach, które będą zawierały dane do tych umów, do tych dokumentów. Świetna rzecz, oszczędza mega ilości czasu i to jest jedna z aplikacji, którą wdrażamy dość często dla naszych klientów.
Następna aplikacja, o której chciałem ci powiedzieć, to jest tutaj pod ósemką i będzie to aplikacja, czy też taka czynność, można bardziej szczegółowo powiedzieć, czyli przepisywanie danych. Jeżeli w twojej firmie nikt nie przepisuje danych między arkuszami, po prostu wyłącz ten film i tyle. Nie potrzebujesz więcej o tym słuchać.
Natomiast jeżeli w twojej firmie przepisuje ktoś dane pomiędzy arkuszami, przepisuje ktoś dane pomiędzy systemami, czyli z jednego systemu do drugiego ktoś siedzi, rękami przepisuje sobie dane. Jeżeli ktoś w twojej firmie przepisuje dane z kartek do Excela, czy też z kartki do systemu. Słuchajcie, koniec z tym! Jest możliwość bez większych trudności, bez jakiś gigantycznych nakładów czasowych i finansowych zautomatyzowania tych procesów, które można nazwać jednym słowem - przepisywanie danych, dwoma słowami - przepisywanie danych.
Nie musicie już przepisywać tych danych, czy to pomiędzy arkuszami, czy pomiędzy systemami, czy z kartek do różnego rodzaju tabel. Może to robić za was automat. Możemy odczytywać dane z jednego arkusza, przepisywać je do drugiego. Możemy odczytywać dane z jednego systemu i przepisywać je do arkusza. Możemy odczytywać dane z kartki, na przykład za pomocą zeskanowanego po prostu dokumentu, i dalej przepisywać je do arkuszy, do systemów, do różnych tabel, które są w twojej firmie.
Koniec z ręcznym przepisywaniem danych! Możemy zamiast kartek dać ludziom aplikację na telefon, aby te dane wprowadzali od razu do systemu, wprowadzali od razu do aplikacji. I w ten sposób zaoszczędzić twój czas, twojej firmy, twoich ludzi, i sprawić, że ta firma będzie działała znacznie szybciej i znacznie również taniej. Koniec z przepisywaniem danych! Słuchajcie, od dzisiaj nie przepisujcie danych, dzwońcie do nas, a my zrobimy wam automaty.
Kolejną aplikację, którą chciałem wam pokazać, to aplikacja, uwaga, do procesów HR. Kto w firmie nie ma HR? Ręka do góry. Ja mam, ale podniosłem rękę, żebyście wiedzieli, w jaki sposób podnieść rękę.
Słuchajcie, aplikacja i procesy HR-owe są dość wdzięcznymi procesami do automatyzacji. Są one najczęściej mało, mało powiedzmy, skomplikowane. Mają fajny flow w firmie, bo jeżeli ludzie widzą, że w twojej firmie działa aplikacja mobilna na telefon i mogą przez tą aplikację złożyć wniosek urlopowy, oznaczyć się na liście obecności, tak, nie muszą szukać tych kartek gdzieś tam po szufladach i podpisywać na koniec miesiąca, za cały miesiąc, że byli obecni.
Że mogą złożyć elektroniczny wniosek o pracę zdalną, właśnie w aplikacji mobilnej, przez telefon. Że mogą złożyć wniosek o benefity, które są w twojej firmie, albo się z nich wypisać, albo się do nich zapisać. Jeżeli mogą złożyć wniosek o zmianę swoich danych przez aplikację mobilną, przez aplikację desktopową, a nie przez kartkę, to wszystko powoduje, zebrane razem, że pracownicy widzą, że twoja firma jest nowoczesna, że dział HR ma znacznie mniej pracy, bo nie musi przepisywać tego wszystkiego z kartki do jakichś systemów jednych, drugich czy trzecich. I w ten sposób budować dopiero wiedzę o tym, co się w firmie dzieje, kto jest na urlopie, kto jest obecny itd.
Te procesy mogą być zautomatyzowane, te procesy mogą być przede wszystkim scyfryzowane. To daje twoim pracownikom poczucie, że twoja firma jest nowoczesna. Pokazuje im możliwości Microsoftu właśnie za pomocą takich aplikacji i może sprawić, że przyjdą im nowe pomysły, że wtedy pomyślą sobie: "Hej, to jak taką aplikację można zbudować do HR-u, to dla mnie, do mojej pracy, na moim stanowisku też zbudujmy aplikację, która ułatwi mi kontakty z klientem, która przyspieszy proces obsługi zamówień, która sprawi, że firma będzie bardziej wydajna, że firma będzie bardziej oszczędna, że firma będzie bardziej cyfrowa" - właśnie dzięki aplikacjom i dzięki wdrożeniom chociażby aplikacji do HR-u.
My mamy tą aplikację świetnie wykonaną, mamy dużo wdrożeń tej aplikacji, więc jeżeli chcecie, zapraszam, a jeżeli nie, możecie zrobić sobie taką aplikację sami.
Jeżeli uważasz, że ten film jest wartościowy, to dobry moment właśnie przy okazji HR-u na łapkę w górę, na subskrypcję. To cię niewiele kosztuje, dla mnie pomaga i pomoże być może innym firmom, innym osobom, innym widzom do dotarcia do tego materiału. Mi to daje dużo satysfakcji, więc lajkuj, subuj i dzwonkuj. A tymczasem wracamy do kolejnej aplikacji.
Przedostatnia aplikacja, o której chciałem ci dzisiaj powiedzieć, to aplikacja do reklamacji. Któż z nas nie ma procesu reklamacyjnego w swojej firmie? Myślę, że większość firm, zwłaszcza większość firm handlowych, ma taki proces i występują w tych firmach procesy reklamacyjne.
Wdrożenie aplikacji do właśnie obsługi procesów reklamacyjnych po pierwsze da ci porządek. Te procesy będą pod kontrolą. Będziesz wiedział, na jakim statusie jest, będziesz wiedział, co się dzieje w danej reklamacji, na jakim etapie załatwiania ta reklamacja się znajduje.
Wdrożenie aplikacji do reklamacji, do obsługi reklamacji, da ci możliwość łatwego przejmowania spraw. Jeżeli chcesz, aby jedna osoba prowadziła te sprawy, a później chcesz dołożyć kolejną i jeszcze jedną, to one wszystkie będą pracowały na wspólnych listach, gdzie będą widzieć, kto się daną reklamacją zajmuje, w jaki sposób prowadzi tą sprawę. Ty będziesz jako menadżer mógł też zobaczyć, na jakim etapie te reklamacje są i co w nich trzeba zrobić.
Będziesz mieć również statystyki, będziesz wiedział i wiedziała, ile tych reklamacji jest, jak szybko są one załatwiane, na jakich statusach są, ile czasu potrzeba, żeby obsłużyć ten trudny i nieprzyjemny dla każdej firmy proces reklamacyjny.
Będziesz miał procesowe podejście, no bo jeżeli chcesz automatyzować procesy (o tym jest też film na YouTubie), musisz je mieć opisane i musisz mieć je zamknięte przede wszystkim w proces, w proces, który jest jakoś spójny i jakoś przemyślany. Nie można automatyzować albo bardzo trudno jest automatyzować chaos, więc musisz ten proces spisać, musisz go uporządkować, żeby można było go zautomatyzować. A jak już go zautomatyzujesz, no to będziesz miał po prostu procesowe podejście do tego tematu reklamacyjnego, co zapewni ci możliwość i skalowania tego procesu w razie potrzeby, i dokładania kolejnych osób, a przede wszystkim skróci znacząco czas obsługi reklamacji.
Wdrożenie aplikacji do zarządzania reklamacjami skraca czas jej obsługi i, słuchajcie, nie trzeba szukać niczego na mailach. Ta aplikacja daje możliwość wysyłania maili, daje możliwość świetnego zarządzania reklamacjami. Nie ma już szukania tematów na mailu, nie ma już od tego momentu oznaczania maili, że tym mailem zajmuje się Janek, tamtym Marcin, a tamtym Ewa. To wszystko w aplikacji jest widoczne i możesz ten proces uporządkować i sparametryzować. Świetna aplikacja, która na pewno w twojej firmie pomoże właśnie w obsłudze tego procesu.
Kolejną, ostatnią już aplikacją, o której chciałem ci dzisiaj powiedzieć, no to uwaga - wszechobecne i wszechpanujące AI, sztuczna inteligencja. Co można zrobić w ramach sztucznej inteligencji? Odpowiem ci jednym słowem - wszystko.
Tutaj wymieniłem kilka takich tematów, które my w firmie najczęściej wykonujemy dla naszych klientów, czyli chociażby odpowiedzi na maile klientów. Robimy narzędzia wspomagane sztuczną inteligencją, które odczytują pytania klientów i za pomocą integracji, czy to z systemem, czy bazą wiedzy, czy innymi elementami, pobieramy te dane, uzupełniamy i odpowiadamy automatycznie za pomocą sztucznej inteligencji do klientów. I mamy ten proces zautomatyzowany. Możemy odciążyć dzięki temu bardzo, bardzo mocno odpowiadanie na maile. Te maile, które nie mogą być obsłużone automatycznie, są odpowiednio oznaczane i wtedy osoby je obsługują.
Możemy zbudować asystenta HR. Takie wdrożenia również mamy, w których taki asystent odpowiada na tematy związane z HR-em, czyli na przykład, jakie są w firmie benefity, jaki wniosek, gdzie ten wniosek złożyć, aby na przykład na jakiś benefit się zapisać. Mamy to fajnie rozwiązane i za pomocą takiego właśnie asystenta, który w postaci czata na Teams się rozmawia z pracownikiem firmy i odpowiada na wszelkie pytania, a jeżeli asystent odpowiedzi nie zna, wysyła informację albo proponuje wysłać informację do HR-u mailową właśnie z takim pytaniem.
Możemy robić klasyfikatory dokumentów, czyli odczytywać dane z dokumentów i je klasyfikować, i je grupować, i je syntetyzować, i robić o nich notatki, w których pokazujemy, o czym ten dokument jest, jakie są kluczowe parametry. Tu przechodzimy płynnie do następnego elementu, czyli możemy odczytywać dane z różnych dokumentów. Mamy własnego OCR-a, w którym odczytujemy dane z faktur, ale to nie jest nic nadzwyczajnego, ale mamy również rozwiązania, gdzie odczytujemy dane z umów. Odczytujemy kluczowe parametry z tych umów, tak aby zbudować automatycznie bazę umów w twojej firmie, aby nie trzeba było tego przepisywać, ręcznie szukać tych danych. Możemy to właśnie zautomatyzować poprzez wdrożenie sztucznej inteligencji do takiego procesu.
Tworzymy i analizujemy notatki. Tworzymy notatki automatyczne za pomocą AI-owych rozwiązań. W poprzednim filmie było takie rozwiązanie, ale mało tego, możemy te notatki zapisywać do plików i możemy później dalej wykorzystywać dane z tych notatek w kolejnych procesach AI-owych, czyli na przykład takich, gdzie menadżer pyta, jakie osoby były na spotkaniu, co zostało ustalone, i AI zczytuje dane z różnych notatek i pokazuje syntezę tego, co było na spotkaniach, kto miał coś zrobić, jakie były zadania i na jakim statusie to wszystko jest. Manager może dzięki temu to sprawdzić. Świetne narzędzia do wspomagania pracy menadżerów.
Dajcie znać w komentarzu, które z tych narzędzi wydaje Wam się najciekawsze. Wtedy być może nagram film o tym konkretnym narzędziu, o tym konkretnym rozwiązaniu. A tymczasem pokazuję Ci z lotu ptaka mojego pająka, w którym właśnie te różne aplikacje były powiedziane.
Jeżeli ten film jest dla Ciebie wartościowy, to zasubskrybuj ten kanał, pisz komentarze. No i co? Do zobaczenia w następnym filmie. Dzięki za to spotkanie. Pozdrawiam, automatyk inżynier Marcin Karwowski.
.png)
