Poznaj 5 kluczowych obszarów, które warto zautomatyzować: 1. Baza faktur kosztowych2. Cyfrowa baza umów3. Elektroniczny dziennik korespondencji4. Wspomagana inwentaryzacja5. Automatyczne notatki ze spotkań Oszczędzaj czas, redukuj koszty i zwiększaj dostępność danych w swojej firmie.
Cześć, tu Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób korzystać z narzędzi Microsoft 365, aby usprawniały one pracę Twoją i Twojej firmy. W dzisiejszym odcinku pokażę Ci pięć automatyzacji, które potrafią zaoszczędzić co najmniej kilkanaście, jeżeli nie kilkadziesiąt godzin dla Twoich pracowników, więc myślę, że warto z tego skorzystać. Ponadto nie będą to automatyzacje tylko z obszaru narzędzi Microsoftu, więc myślę, że tym bardziej warto o nich posłuchać.
Do zobrazowania tych automatyzacji i korzyści płynących z ich wdrożenia wykorzystałem narzędzie Miro, które jest jednym z moich ulubionych narzędzi do projektowania procesów. Powstał taki pająk i za chwilę pokażę Ci, co się kryje pod każdą z tych gałęzi. Zapraszam do części merytorycznej.
Pierwszą z automatyzacji, o której chciałem Ci opowiedzieć, jest automatyzacja i budowa bazy faktur kosztowych. To jest wersja dla mniejszych firm. Dla większych firm jest to elektroniczny obieg dokumentów.
Co można zrobić dzięki takiej automatyzacji? Przede wszystkim oszczędzasz wielkie ilości czasu na przepisywaniu danych z faktury do Twojego systemu. Ten proces dzieje się automatycznie - mamy i wykorzystujemy do tego narzędzie OCR, które automatyzuje ten proces i powoduje, że wszystkie dane z faktury przepisywane są do aplikacji w sposób automatyczny. To powoduje oczywiście brak pomyłek w tym procesie. Skuteczność tego procesu jest bardzo wysoka, na poziomie 99%, więc tych pomyłek w zasadzie nie ma i można mieć szybko wprowadzone i skategoryzowane faktury.
Dodatkowo koniec z szukaniem dokumentów na koniec miesiąca, to znaczy nie ma w ogóle tego procesu szukania dokumentów na koniec miesiąca, bo one wszystkie już są w aplikacji, bo one wszystkie już są gotowe do przekazania dla Twojej księgowości. Więc super rozwiązanie i zaoszczędzenie wielkich ilości czasu.
Masz szybki dostęp do dokumentów. Jeżeli szukasz jakiejś faktury za zakup, na przykład komputera, bo chciałbyś skorzystać z gwarancji, bez problemu wpisujesz tylko nazwę dostawcy albo po prostu treść, która była na fakturze, i aplikacja jest w stanie wyszukać tę fakturę w kilka chwil i dać Ci do niej dostęp zupełnie automatycznie, elektronicznie. Nie musisz wertować segregatorów i pytać księgowości, czy oni już mają tą fakturę, czy kopia jest gdzieś u Ciebie. W ogóle tego tematu już nie ma.
Możemy w aplikacji skonfigurować przypomnienia o różnych terminach: przypomnienia o terminie płatności, przypomnienia o tym, że być może czekasz na jakąś fakturę, a ona jeszcze do Ciebie nie przyszła, a Ty chcesz, żeby u Ciebie był porządek i żeby te wszystkie faktury były zebrane w jednym miejscu. Więc wiele przypomnień możemy robić. Możemy robić przypomnienia o tym, że ktoś na przykład nie zatwierdził w ogóle jeszcze faktury. To również usprawnia cały proces i powoduje, że możesz oszczędzać czas i pieniądze.
Masz przede wszystkim kontrolę kosztów - wszystkie faktury są wprowadzone do aplikacji, wprowadzone do systemu, a Ty możesz za pomocą zestawień, raportów (czy to w Excelu, czy to w Power BI, ale pamiętaj - w 100% zautomatyzowanych) kontrolować swoje koszty, patrzeć na co wydajesz więcej, na co mniej pieniędzy. Więc kontrola kosztów jest przez Ciebie wykonywana bardzo łatwo i bez zbędnego narzucania dużych ilości czasu.
No właśnie, masz automatyczne raportowanie według dostawców, według czasu, czyli możesz historycznie zobaczyć sobie, jak w obrębie kilku, kilkunastu miesięcy te koszty się zmieniały na różnych czynnościach, które robisz, czy to według kategorii, czy to według działu. Jakkolwiek będziesz chciał, tak będziemy mogli przygotować kategoryzowanie kosztów i dalej raportowanie tych kosztów.
Więc punkt pierwszy: zautomatyzowana baza faktur kosztowych, czy też obieg dokumentów w większych firmach, jest tak, jak wspomniałem - obieg dokumentów, żeby te dokumenty mogły być zatwierdzone przez wszystkie merytoryczne osoby. To jest moim zdaniem super rzecz i w 2025 na pewno powinna funkcjonować w Twojej firmie.
Drugim przykładem takich działań, które mogą również zaoszczędzić czas w Twojej firmie, jest zautomatyzowana baza umów czy też baza dokumentów, w zależności od tego, jakie dokumenty przetwarza firma. Mogą być to różne dokumenty czy też umowy, czy to na przykład polisy, czy zamówienia, czy inne dokumenty, jakieś akty notarialne. Mamy wśród klientów różne firmy i bardzo różne dokumenty przechowywane właśnie w takich bazach umów.
No ale co można zyskać dzięki zautomatyzowanej bazie umów? Przede wszystkim znowu można wykorzystać OCR wspomaganego sztuczną inteligencją do tego, aby odczytywać dane z umów, odczytywać strony umów, różne parametry umowy, które są dla Ciebie ważne, które chciałbyś mieć zdefiniowane. Bez problemu możemy to odczytywać OCR wspomaganym sztuczną inteligencją. Znowu skuteczność tych mechanizmów jest naprawdę bardzo wysoka. To wszystko się bardzo szybko rozwija, więc możemy dostosowywać do Twoich potrzeb tego typu narzędzia.
Dalej mamy przypomnienia o różnych terminach: o terminie wygaśnięcia umowy, o terminie tego, że umowa być może powinna być renegocjowana. Bo są tam czasem takie zapisy w umowach, że co roku można ją renegocjować. Więc o tym też można przypominać i o innych rzeczach, które zdefiniujemy w trakcie wdrożenia, które chciałbyś, aby były przez system, przez aplikację, przez bazę umów pilnowane.
Masz oczywiście bardzo łatwe wyszukiwanie, czy to w ramach aplikacji mobilnej, czy to w ramach dostępu przez przeglądarkę. Możesz super łatwo wyszukiwać i bardzo szybko wyszukiwać wszelkie umowy, wszelkie dane w tych umowach. Masz to wszystko pod kontrolą, masz cały swój biznes pod kontrolą. Żadne umowy nie kończą się bez Twojej wiedzy i Ty decydujesz o tym, czy chcesz daną umowę przedłużyć, czy też nie.
Masz pod ręką oprócz umowy również aneksy. Można powiązać te dokumenty ze sobą i mieć umowę główną, mieć do niej dołączone aneksy, wszystko mieć w jednym miejscu. No i przede wszystkim, jeżeli ktoś potrzebuje dostępu do takich dokumentów, można je udostępniać cyfrowo. Nie trzeba tych dokumentów wyjmować ze skoroszytu, przekazywać osobie, która chce je przeczytać, prawnikowi, który chciałby rzucić okiem, czy warunki umowy są OK, handlowcowi, który zastanawia się, czy przedłużać umowę, czy nie. Można tą umowę udostępnić cyfrowo i wcale nie trzeba jej specjalnie szukać i nie trzeba wykonywać pracy, żeby tą umowę udostępnić.
A przede wszystkim żadna z tych umów nie zginie, bo tutaj w takiej bazie umów będziesz miał napisane, gdzie ta umowa fizycznie leży, w którym skoroszycie, którym archiwum, i masz to wszystko uporządkowane i pod kontrolą. Więc baza umów to jest kolejny, moim zdaniem, absolutnie istotny element, aby w 2025 oszczędzać pieniądze na obiegu dokumentów, oszczędzać pieniądze na porządkowaniu wszelkich dokumentów.
Kolejną, trzecią automatyzacją, którą na dzisiaj przygotowałem, jest automatyzacja dotycząca dziennika korespondencji. W każdej większej firmie dziennik korespondencji musi być prowadzony. Zapewnia on znowu porządek, zapewnia on możliwość zautomatyzowania pewnych czynności. Za chwilę o tym wszystkim powiem.
No ale przede wszystkim dziennik korespondencji to zbiór elektronicznych dokumentów. Czy to dokument wpływa do Ciebie za pomocą maila, czy też wpływa za pomocą dokumentu przesłanego listem, możesz te dokumenty przetworzyć do postaci elektronicznej i trzymać w jednej spójnej bazie elektronicznego dziennika korespondencji i dalej przetwarzać już wewnątrz firmy w sposób elektroniczny. To w znacznym stopniu przyspiesza czas obsługi każdego z tych dokumentów.
Jeżeli przychodzi pytanie z jakiegoś urzędu, Ty możesz szybko to pytanie przekazać do osoby, która merytorycznie zajmie się tym dokumentem, i nie ma tutaj straty czasu na przekazywaniu fizycznego dokumentu. Czasem między różnymi lokalizacjami w obrębie jednego miasta czy obrębie wielu miast traci się na tym czas, a często również te dokumenty giną. Więc elektroniczny dziennik korespondencji zapewnia właśnie przyspieszenie takiego procesu. No i przede wszystkim to, że dokumenty przestaną ginąć.
Można szybko przypisać osobę odpowiedzialną do takiego dokumentu, można tej osobie przypominać o terminach realizacji tego dokumentu, ale również można przypominać o terminach takich realizacji dla właściciela firmy, dla dyrektora firmy, dla menedżerów w firmie tak, aby była kontrola również nad tym, że te odpowiedzi i te dokumenty, te sprawy będą załatwiane w odpowiednim czasie i odpowiednim terminie.
W ramach całego wdrożenia powstaje cyfrowa baza wszystkich dokumentów, które do firmy przychodzą. Również możemy tam dołączać dokumenty, które z firmy wychodzą, tak aby znowu mieć całe powiązanie, czyli jest dokument przychodzący, obok jest dokument wychodzący. Mamy nad tym kontrolę, mamy nad tym taką pieczę i przyspieszenie później analizowania tych dokumentów. No i mamy pełną wiedzę o każdej sprawie.
To jest kolejny, trzeci już element. Wszystkie są, jak widzisz, związane trochę z takim uporządkowaniem dokumentacji w firmie, z scyfryzowaniem dokumentacji w firmie. Natomiast są to projekty, które jest dość łatwo uruchomić, które nie są jakoś mega kosztowne dla Twojej firmy, a z całą pewnością porządkują.
Kolejnym, czwartym elementem, który możesz zautomatyzować w swojej firmie, jest uwaga - proces inwentaryzacji. Zbliżamy się do końcówki roku, w nowym roku często firmy muszą wykonywać czy też chcą nawet wykonywać inwentaryzację. No i my możemy wspomóc ten proces w dość dużym stopniu.
Przede wszystkim możemy wdrożyć i zaproponować Ci aplikację, która będzie inwentaryzować. Czy skanujesz jakimś urządzeniem, terminalem przenośnym, takim komputerem przenośnym kod kreskowy i zapisujesz ten kod kreskowy, odnajdujesz na tej podstawie produkt i robisz spis z natury, czyli wprowadzasz wszystkie produkty do arkusza spisowego właśnie za pomocą kodów kreskowych. No to pozbawia Cię popełniania błędów. Ten proces staje się właśnie zautomatyzowany.
Jeżeli nie masz w swojej firmie przenośnych komputerów, można to wykonać również na normalnym laptopie czy też na komputerze stacjonarnym z podłączonym czytnikiem kodów kreskowych. Można taką inwentaryzację wykonywać, można taką aplikację zbudowaną w ramach pakietu Microsoft 365 właśnie uruchomić i na niej działać.
Kolejnym bardzo ważnym elementem jest to, że używając takiej aplikacji do inwentaryzacji, można również kilkukrotnie przeliczać Twój magazyn. Po pierwsze, ten proces przeliczenia przy używaniu kodów kreskowych jest dużo, dużo szybszy. No nie ma tego momentu, gdzie ktoś musi ręcznie napisać, jaki produkt inwentaryzuje, wpisać ilość tego produktu. Tego procesu w ogóle nie ma, więc to jest dużo, dużo szybsze. A dzięki temu, dzięki zaoszczędzeniu tego czasu, możesz go wykorzystać na przykład na kilkukrotne liczenie.
W wielu firmach to jest standard, że liczy się magazyn dwukrotnie, i tam gdzie są wyniki zgodne, na tych produktach, na których są wyniki zgodne, pozostawiamy ten wynik inwentaryzacji. Ale na tych produktach, gdzie są wyniki bardzo niezgodne, czyli te rozbieżności między pierwszym a drugim liczeniem są duże, wysyłamy komisję.
Możemy również wgrać Twoje stany magazynowe do naszej aplikacji i porównać z ilościami przed inwentaryzacją, czyli mieć wykonane liczenie, mieć wykonaną inwentaryzację, mieć wykonane... Cofnijmy się. Możemy wgrać Twoje stany magazynowe do naszej aplikacji. Dzięki temu będziemy mieć porównanie tego, co było przed inwentaryzacją, czyli tych stanów magazynowych, które były w Twoim systemie, i porównać je z wynikiem spisu z natury. Dzięki temu będziesz widzieć, gdzie są największe różnice, gdzie te produkty zginęły lub zostały zamienione. Różne tam historie inwentaryzacyjne się wydarzają.
W ramach tej aplikacji można również, a jeżeli nie, to nie ma takiej konieczności, przypisywać konkretne komisje do konkretnych lokalizacji. Wyobraźmy sobie, że masz duży magazyn, kilka tysięcy metrów kwadratowych, masz kilkanaście komisji. Możesz powiedzieć, że komisja numer 1 idzie w tamte alejki, 1, 2 i 3, a komisja numer 2 idzie w alejki 4, 5, 6. I w ten sposób możesz uporządkować pracę, sprawić, że komisje będą chodziły według porządku, na jakim Ci zależy, a przede wszystkim, że później drugie liczenie czy kolejne liczenie będzie wykonywane przez inną komisję, tak aby jak ja liczyłem po raz pierwszy, to żebym ja już po sobie nie sprawdzał. To daje znowu wzrost takiej rzetelności tego całego procesu, rzetelności zliczenia wszystkiego na inwentaryzacji.
No i na koniec może w takiej aplikacji powstać automatyczny raport z podziałem na komisję, z podziałem na produkty, z podziałem na lokalizację. Jak to sobie wymyślisz, jak to zaprojektujemy wspólnie, tak właśnie będzie automatyczny raport z wykonanej inwentaryzacji, którą możesz po prostu zaczytać do swojego systemu i mieć wszystko przygotowane.
Takie raporty i takie spisy z natury oczywiście spełniają wszelkie wymogi dotyczące wykonywania tego typu czynności, takie, które sprawdzają audytorzy w Twoich firmach. Więc śmiało możesz korzystać z takich zewnętrznych aplikacji, które wspomagają proces inwentaryzacji i powodują, że on jest zautomatyzowany, nie zajmuje czasu, no i przede wszystkim, że inwentaryzacja jest rzetelna.
Tobie jako właścicielowi firmy czy też menedżerowi w firmie może to posłużyć również jako narzędzie do częstszego sprawdzania stanu magazynowego, na przykład robienia inwentaryzacji dwa razy lub więcej razy w roku, wtedy kiedy macie zwiększone obroty. Przed takim sezonem, powiedzmy przed pikiem, można tą inwentaryzację wykonać, uporządkować magazyn tak, aby w trakcie już zwiększonych obrotów mieć te stany magazynowe uporządkowane i przygotowane do zwiększających się ruchów.
I kolejna, piąta automatyzacja, która dla mnie jest absolutnie hitem 2023 roku. Tak, w tym roku odkryłem możliwość automatyzowania właśnie tej czynności - automatycznych notatek ze spotkań. I powiem wam, że jestem absolutnie zauroczony. Używam aplikacji Fireflies do właśnie tego procesu i link afiliacyjny do tej aplikacji jest w opisie tego odcinka.
Jest to absolutnie dla mnie doskonała aplikacja, która, tak jak widzisz, przede wszystkim nagrywa spotkania, po drugie robi automatycznie transkrypcję z tych spotkań, po trzecie automatycznie, ze wspomaganiem oczywiście sztuczną inteligencją, robi podsumowania tych spotkań, robi listy z zadaniami wynikającymi z każdego z tych spotkań. No i może oczywiście automatycznie, w powiązaniu z automatyzacjami, które już my robimy w firmie, na przykład założyć zadania Tobie w systemie, w którym prowadzisz zadania - czy to będzie w Microsofcie, czy w innych aplikacjach do zadań, nie ma to żadnego znaczenia, możemy ten proces zautomatyzować.
Ale co jeszcze takie nagrywanie spotkań i transkrybowanie spotkań może posłużyć? Do jeszcze jednej rzeczy - my w firmie analizujemy te spotkania. Ja przede wszystkim w firmie analizuję swoje spotkania sprzedażowe. Spotkania są nagrywane, są transkrybowane, a dalej używam różnych narzędzi wspomaganych sztuczną inteligencją oczywiście do tego, aby wyłuskiwać, powiedzmy, bo zawsze się pojawiają, w postaci pytania. W związku z tym przygotowuję się dużo lepiej do spotkań z moimi klientami, właśnie analizując przez AI moje spotkania i moje rozmowy sprzedażowe czy rozmowy projektowe.
To doskonałe narzędzie, które nie kosztuje zupełnie czasu, nie poświęcam na to zupełnie czasu, a wyniki mogą być naprawdę, i w moim przypadku są, absolutnie niezwykłe. Więc link do Fireflies jest w opisie tego odcinka. Jeżeli chciałbyś czy chciałabyś, abym opowiadał, w jaki sposób można wykorzystać dalej możliwości Fireflies, właśnie wspomagane AI, daj znać, odezwij się do mnie, kontakt jest na stronie. Możesz śmiało napisać maila, zadzwonić i umówić się na spotkanie, na którym pokażę Ci, w jaki sposób można wykorzystać jeszcze bardziej potencjał automatycznych notatek, transkrypcji oraz sztucznej inteligencji.
Punkt szósty to podsumowanie. Wdrażane przez nas automatyzacje i aplikacje w ramach narzędzi Microsoft 365 mają dawać naszym klientom kilka podstawowych rzeczy.
Przede wszystkim mają oszczędzać ich czas, po drugie mają oszczędzać oczywiście ich pieniądze, także zwiększać jakość przetwarzanych i wprowadzanych do naszych i innych aplikacji danych. Kolejny bardzo ważny element - mają zwiększać dostępność do danych, czy to w mobilnych aplikacjach, które budujemy dla naszych klientów, czy to w desktopowych aplikacjach, czyli w dostępie przez przeglądarkę, które również przygotowujemy w ramach budowanych przez nas aplikacji.
Wszystkie dane, które zbieramy w naszych aplikacjach, mogą być w sposób automatyczny oddawane w postaci raportu, w postaci dashboardów, w postaci wniosków do zaimplementowania od razu w Twoim biznesie, po to, aby ten biznes działał lepiej, po to, aby ten biznes działał szybciej.
Łatwiejszy i szybszy dostęp to również łatwe i proste wyszukiwanie. Wszystkie aplikacje, które budujemy, mają super narzędzia do wyszukiwania właśnie z rodziny pakietu Microsoft 365. Nie musimy tutaj nic robić, mamy po prostu to gotowe i możemy z tego skorzystać.
Ostatni, choć chyba najbardziej istotny w dobie dzisiejszych czasów - AI i Copilot. Tak to hasło nazwałem, ale tu kryje się pod tym właśnie wykorzystanie sztucznej inteligencji. Odczytujemy dla naszych klientów dane z faktur, odczytujemy dane z umów, odczytujemy dane z zamówień i automatem wrzucamy je do ich systemów, a zamówienia są w PDF-ie, a faktury, również inne dokumenty, są w postaci zdjęć. My jesteśmy w stanie przetworzyć dokumenty do formatu, w którym użycie sztucznej inteligencji jest możliwe i działa doskonale.
Więc zachęcam Cię do użytkowania właśnie aplikacji z pakietu Microsoft 365, ale przede wszystkim do współpracy z nami. Zachęcam Cię do współpracy i do odezwania się do nas, jeżeli chciałbyś zautomatyzować któreś z tych procesów. Śmiało pisz, śmiało dzwoń, kontakt jest oczywiście jak zawsze w opisie tego filmu. Więc możesz kliknąć, skorzystać i zobaczyć, jak projektuje się i jak działają automatyzacje w praktyce.
W ramach wdrożeń przygotowujemy podobne, tak jak widzisz tutaj z daleka, tak pokażę, podobne opisy procesów i tak przygotowane procesy. Więc zaobserwuj już teraz i do zobaczenia w kolejnym filmie. Dzięki za dzisiaj.
Marcin Karwowski, cześć!
.png)
