Microsoft Loop - jedna aplikacja do współpracy zespołowej

Cześć, tu Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób korzystać z narzędzi Microsoft 365, aby usprawniały pracę Twoją i Twojej firmy. W dzisiejszym odcinku powiem kilka słów o aplikacji Loop. Pokażę Ci, jak ona działa, pokażę Ci, do czego służy. Loop to dość nowa aplikacja w rodzinie pakietu Microsoft 365, funkcjonuje w nim mniej więcej od roku, ale Microsoft bardzo mocno inwestuje w tą aplikację i wykorzystuje w coraz to nowych miejscach, jednym z nich jest na przykład Copilot. Ale za chwilę kilka słów o tym, a teraz zapraszam do części merytorycznej.

Aby uruchomić Loop, logujesz się na office.com, klikasz sobie tutaj na te kropeczki i masz aplikację Loop. Jeżeli tu jej nie ma, możesz kliknąć na "więcej aplikacji", następnie kliknąć jeszcze raz "wszystkie aplikacje" i tu gdzieś znajdziesz na pewno Loop. U mnie jest tutaj, ten porządek tu jest na różnych komputerach różny, więc na pewno poradzisz sobie ze znalezieniem tejże właśnie aplikacji. Klikasz i wchodzisz na Loop.

Być może w Twoim przypadku tutaj to okno jest zupełnie puste. Jeżeli wcześniej nie robiłeś żadnych dokumentów, to prawdopodobnie tak jest. W moim przypadku, tak jak widzisz, kilka dokumentów, kilka witryn jest już przygotowanych, ale za chwilę pokażę Ci, w jaki sposób się na tym pracuje i do czego w ogóle one mogą służyć.

Aby stworzyć nowy obszar roboczy, tak to się w Loopie nazywa, klikasz tutaj "Utwórz nowe", wybierasz "Nowy obszar roboczy", nazywasz ten obszar roboczy. Ja go nazwę "Film na YouTube". Mogę sobie wybrać ikonę, mogę tutaj wybrać jakąś etykietę poufności. Ja w tej chwili nie będę tego robił, ale mogę przede wszystkim zaprosić innych członków zespołu, jeżeli mam taką potrzebę, jeżeli chcę tu pracować w kilka osób. Klikam "Kontynuuj". No i mogę w tej chwili jeszcze dodać do tego obszaru roboczego pliki. Ja nie będę ich dodawał, ale mogę tutaj dopisać, do czego będę używał. To napiszę, że będę tego używał do "przygotowania filmów na YouTube".

Zauważ, że Loop już przygotowuje, już sugeruje jakieś filmy, które mógłbyś tutaj dodać. Ja nie będę tego robił, ale zwróć uwagę, że ta aplikacja od razu pomaga Ci odrobinę, żebyś mógł prawidłowe dokumenty do tego obszaru roboczego dodać. Ja tego nie będę robił, klikam "Utwórz". No i mam czysty obszar roboczy.

Tutaj widzisz nazwę mojego obszaru roboczego, tu możesz jeszcze raz zaprosić członków, ale tutaj masz różne strony, które w ramach tego obszaru roboczego mogą być tworzone. Ja mogę sobie stworzyć taki obszar roboczy właśnie, w którym napiszę skrypt do przygotowania filmu o aplikacji Loop.

Zwróć uwagę na to, że pojawia się tutaj od razu Copilot. Ja mam wykupioną wersję płatną Loopa i mogę od razu korzystać z jego pomocy. Więc jeżeli Ty masz taką wersję, to śmiało możesz wspomagać się Copilotem przy budowaniu tych treści. Ale jeżeli nie, to możesz tutaj właśnie po kliknięciu backslash wybrać różne rzeczy, które możesz w ramach tej jednej strony stworzyć.

Tworzenie zawartości jest bardzo mocno wspomagane, tak jak widzisz. Mogę sobie zrobić jakąś tam listę kontrolną, ale z tych ciekawszych rzeczy, tu oczywiście zachęcam Cię, tak jak w poprzednich filmach, do tego, aby poeksperymentować i powstawiać różne rzeczy. Ja wstawię tutaj tabelę i zobaczysz, jak to wszystko działa.

To może być tabela z zadaniami, które są potrzebne do nagrania filmu. Tutaj będzie nazwa zadania, tutaj mogę dać kolumnę z opisem tego zadania na przykład, ale mogę sobie też dorzucić, zobacz tutaj, kolumny. W bardzo prosty sposób, klikając na ten plusik, mogę dorzucać kolejne kolumny. Tu klikając na kropeczki, mogę coś z tą kolumną zrobić, ale przede wszystkim mogę zmienić również typ tej kolumny. Może to być kolumna przechowująca liczby i od razu pojawia się sumowanie, może to być kolumna, w której będzie data. No muszę zmienić, tak pojawia mi się jakiś tam komunikat, ale zwróć uwagę na to, że jak jest wybrana kolumna daty, od razu, od razu pojawia mi się selektor w postaci kalendarza. To też jest dość ciekawe rozwiązanie.

Dalej, może to być kolumna jako osoba. No za każdym razem będzie mi sugerował, że tą kolumnę trzeba zmienić, ale to osoba. No i może być przypisany na przykład, właśnie tak jak widzisz, Marcin. Dodamy sobie jeszcze jedną kolumnę, w której, w której dodamy datę i to będzie data realizacji. I sobie wybieram jakąś, jakąś datę. No wszystko w niektórych firmach jest na wczoraj. My staramy się pracować z jakimś wyprzedzeniem, więc wybiorę, wybiorę inną datę. Dalej, dalej, zobacz, że mogę wybrać jeszcze bardzo ciekawy element, który się nazywa, który się nazywa głosowanie. No i tutaj możemy głosować, jeżeli to by była lista pomysłów, to możemy sobie głosować na każdy z tych pomysłów. Widać, kto już zagłosował, jaki głos oddał, można to cofnąć. Tu dodałem jeszcze tą nazwę zadania.

Tak że widzisz, tu możliwości są dość ciekawe. No i kolejne rzeczy, kolejne wiersze, tu jest ten interfejs taki bardzo przyjazny i w łatwy sposób się po tym nawiguje.

Inne ciekawe rzeczy, które można tutaj przygotować, no to właśnie jakieś objaśnienie, dlaczego filmy na YouTubie są ważne. To można, to można przyczepić tutaj i pokazać, żeby wszyscy wiedzieli. I zobacz, taką metodą drag and drop ja mogę sobie to ustawić i tą stronę, i tą stronę przygotowywać w bardzo przyjazny sposób. No i tu to wyróżnienie, tak jak widzisz, ciekawie działa.

Kolejne rzeczy, jakie tutaj można jeszcze zrobić. Możesz dodawać też fragmenty kodu i tu widzisz, to jest też już w innej formie, ale pojawia się ciekawy element kopiowania tego kodu, żeby łatwo można było go gdzieś wkleić. Możesz dodawać również równania matematyczne, to w taki, w taki ciekawy, w taki ciekawy sposób. Czy, czy to no kodowanie różnych językach, tak jak, tak jak widzisz, tu można było wybrać język. Po wybraniu języka to oczywiście się pojawi podświetlenie w odpowiednim formacie wymaganym do tego języka.

W bardzo prosty sposób, dzięki użyciu małpy, można wywołać inne osoby w tym dokumencie. W taki sposób tutaj zobacz, że Maciek został wywołany i może coś z tym dokumentem, dokumentem zrobić.

Inne ciekawe elementy w Loopie to na przykład jeszcze tutaj na dole, możesz sobie wstawić akapity, nagłówki. No to, to nie są zbyt spektakularne elementy, ale z tych najbardziej ciekawych jest tu wiele szablonów, które, które możesz również sobie tutaj wstawić. I zwróć uwagę, cyk, zadania, i mam od razu zrobiony szablon do zadań. Mogę tutaj zrobić pole wybieralne "do wykonania", "wykonane" na przykład, i mieć od razu właśnie taki super sposób, bardzo szybki, zrobioną checklistę do jakichś zadań do przygotowania, w moim przypadku filmów.

Mogę sobie to sortować w różny sposób, mogę sobie to filtrować. No zachęcam Cię do klikania wszystkich tych elementów, które tutaj są. No bo zobacz, jak to, jak to fajnie działa, jak wiele rzeczy tutaj można zrobić. Można na szybko przerobić to na tablicę kanbanową i mieć tutaj testowe zadanie, przydzielić, przydzielić jakąś osobę do realizacji i już działać, bardzo, bardzo szybko. Więc bardzo wiele ciekawych elementów, z których warto korzystać.

No, co można w ogóle zrobić w Loopie? W Loopie można zrobić firmowy intranet, w Loopie można zrobić taką bibliotekę, w której będą instrukcje, w której będą różnego rodzaju dokumenty, procedury będą przechowywane. Ale przede wszystkim Loop to doskonałe narzędzie i zostało stworzone po to, aby można było pracować na różnych dokumentach wspólnie. Za chwilę spróbuję Ci to pokazać, co prawda będę w tych dokumentach pracował samodzielnie, natomiast, natomiast zobaczysz za chwilę, jak to, jak to działa.

Tutaj widzisz jest ten mój, to drugie okno otwarte i widać, że ja tutaj coś robię. I jakbym dodał jakąś treść w tych zadaniach, to przychodzę do drugiego okna i widzę, że ktoś tutaj pracuje i w tym miejscu dodaje. To jest doskonałe narzędzie do wspólnej pracy, do pracy nad jednym dokumentem przez wiele osób. To jest świetnie wspomagane przez Teamsa. No bo na przykład możesz sobie uruchomić Teamsa, za chwilę Ci to pokażę, wkleić ten link i mieć ten fragment strony od razu wbudowany w Teamie. Więc to jest przede wszystkim bardzo dobre narzędzie do pracy, do pracy wspólnej, do pracy przez, przez wiele osób.

Tak że jak widzisz, Loop ma bardzo duże możliwości. Możesz tutaj sobie robić kolejne strony, czyli nasz obszar roboczy to tworzenie filmów na YouTube, a tutaj można sobie robić kolejną stronę, film numer 12, film numer 15 i tak dalej, i tak dalej. I tu bardzo szybko, bardzo szybko tworzyć kolejne strony i w ten sposób zbudować sobie obszar roboczy, w którym będziesz pracować nad filmami na YouTubie, a następnie kolejne filmy będą tutaj przez Ciebie opisywane i będziecie nad nimi pracować.

Więc struktura to może być zbudowana w jednym, można sobie tu zbudować szablon, a następnie za pomocą duplikowania czy też zapisania po prostu strony jako szablon, możesz kolejną stronę otwierać i od razu mieć wszystko przygotowane. Jeżeli tą stronę byś zapisał jako szablon, możesz sobie tutaj następnie zduplikować to i w ten sposób bardzo szybko przygotowywać kolejne elementy dotyczące realizowanych przez Ciebie zadań czy projektów.

To doskonałe narzędzie do przygotowywania projektów, do pracy nad projektami, do wymiany informacji nad projektami, do przygotowania koncepcji projektów. Świetnie działa i naprawdę warto go używać.

Tutaj możesz jeszcze zmienić styl, ja powiem Ci szczerze, nie jestem biegły w tych, w tych elementach wizualnych, one są w mojej ocenie trochę tam niepotrzebne. No ale kto co lubi, możesz sobie tutaj, o, jeszcze dorzucić taki obrazeczek i mieć to jakoś tam wizualnie wyróżnione.

Co jeszcze jest ciekawego? Loop jest wykorzystywany i może być wykorzystywany chociażby na Teamie. Zobacz, tutaj kliknąłem ikonkę Loop i od razu tworzy mi się obszar roboczy w Loopie. Są tutaj dokładnie takie same elementy możliwe do wykorzystania, jak w pełnej aplikacji, którą Ci pokazywałem. Natomiast co jest tu bardzo ważnego, jeżeli stworzysz to na grupowym czacie czy na czacie spotkania, wszystkie osoby, które są na tym czacie, mogą bezpośrednio, od razu tutaj na Teams, się na tym pracować. Więc to świetnie działa i bardzo, bardzo przyspiesza pracę. Tak że zachęcam Cię również do wykorzystania tego w taki sposób.

Jeszcze na koniec kilka ważnych informacji. Loop jest również dostępny jako aplikacja czy to na telefon, jest dostępne jako aplikacja na macOS, jest dostępna jako aplikacja na Windows. Więc wszędzie możesz to zainstalować sobie jako aplikację i mieć absolutnie pod ręką, i jeszcze szybciej, i jeszcze prościej przygotowywać różne treści i dzielić się różnymi treściami ze swoim zespołem, w swojej firmie i w swoim Microsoft 365.

Tak że jeżeli masz jakiekolwiek pytania, zapraszam Cię do komentowania tego filmu. Jeżeli chciałbyś, żebym nagrał kolejny film opowiadający o Loopie, daj znać w komentarzu, ja chętnie to przygotuję. A na dzisiaj tyle, bardzo Ci dziękuję za obejrzenie tego filmu. Za to, że jesteś. Zapraszam do lajkowania, zapraszam do subskrybowania, to pomoże w rozwoju tego kanału i da możliwość innym osobom zobaczenia, co jeszcze można przygotowywać w ramach Microsoft 365. Ja Ci dziękuję za dzisiaj.

Marcin Karwowski, eraIT.

‍

Jak promować swój podcast?

Promocja podcastu to kluczowy element jego sukcesu. W tym odcinku przedstawimy różne strategie, które pomogą Ci dotrzeć do szerszej publiczności. Możesz wykorzystać media społecznościowe, współpracować z innymi podcasterami oraz korzystać z płatnych reklam.

Media społecznościowe

Wykorzystanie platform takich jak Instagram, Facebook czy Twitter może znacząco zwiększyć zasięg Twojego podcastu. Regularne posty, interakcje z fanami oraz ciekawe treści przyciągną nowych słuchaczy.

Promocja to klucz do sukcesu w podcastingu.

Monetyzacja podcastów

Monetyzacja podcastów staje się coraz bardziej popularna. W tym odcinku przedstawimy różne metody zarabiania na podcastach, takie jak sponsorzy, reklamy oraz crowdfunding. Dowiesz się, jak przyciągnąć sponsorów i jakie są najlepsze praktyki w tej dziedzinie.

Jak przyciągnąć sponsorów?

Aby przyciągnąć sponsorów, musisz mieć stabilną bazę słuchaczy oraz dobrze zdefiniowaną grupę docelową. Przygotuj profesjonalne materiały promocyjne, które pokażą wartość Twojego podcastu dla potencjalnych sponsorów.

Monetyzacja to ważny krok w rozwoju podcastu.

Jak znaleźć pomysł na automatyzację procesów?

Dzień dobry, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. W tej audycji pokazuję, w jaki sposób można wykorzystać narzędzia Microsoft 365, aby usprawniały pracę Twoją i Twojej firmy. Dzisiaj kilka słów niekoniecznie o narzędziach bezpośrednio Microsoftowych, natomiast o procesie automatyzacji. Będzie to pierwszy z serii filmów - w jaki sposób w ogóle przygotować się do procesu automatyzacji. Tych filmów będzie przynajmniej kilka. Ja dzisiaj skupię się na pierwszym, no najważniejszym moim zdaniem kroku, czyli żarówka ma symbolizować pomysł, jaki trzeba mieć w głowie, aby w ogóle myśleć o automatyzacji. Czyli jak w ogóle wymyślić, co można zautomatyzować w mojej firmie?

Kolejne kroki będą pokazywane w kolejnych filmach. Nie wiem jeszcze, ile tych filmów będzie, to się okaże trochę później. Natomiast tak jak widzisz, jest tutaj pokazane i dzisiaj poopowiadam Wam trochę o pomysłach na automatyzację. W kolejnych odcinkach będą rozwiązania, będzie opis procesów, będzie koszt i inwestycja, w jaki sposób do tego podchodzić, będzie wybór partnera, będzie sama realizacja, no i zakończenie i kolejne kroki w automatyzacjach. O tym wszystkim w kolejnych filmach. A dzisiaj skupmy się na pomysłach na automatyzację. No i zapraszam Cię do części merytorycznej.

No i witam Cię w części merytorycznej. Od razu zaczynamy od tego pięknego wykresu, który tutaj obrazuje, jak zautomatyzować cały proces. Po pierwsze, w tej żarówce, no trzeba wymyślić, jaki proces chciałbyś czy chciałabyś zautomatyzować w swojej firmie. Trzeba wpaść na ten pomysł. Za chwilę tutaj widzisz strzałkę, która sobie leci do opisu tego, w jaki sposób tych pomysłów szukać, ale tu pierwszy jest pomysł.

Po drugie, trzeba się w tym pomyśle, no odrobinę można powiedzieć, zakochać. Trzeba go poczuć. Trzeba go przede wszystkim, mówiąc innymi słowy, dalej opisać. Trzeba go usystematyzować tak, aby można go było automatyzować, bo jeżeli proces nie jest opisany, nie jest usystematyzowany, nie jest uporządkowany, takiego procesu automatyzować niestety nie można. Więc trzeba koniecznie go opisać.

Po trzecie, trzeba wymyślić, ile ten proces kosztuje teraz i ile możesz zyskać na automatyzacji. No bo musisz pamiętać o tym, że automatyzacja to swego rodzaju inwestycja. To nie powinien być koszt w Twojej firmie i koszt taki, który nie przynosi żadnych efektów finansowych. To jest inwestycja, która powinna się w określonym czasie zwrócić. Pokażę Ci za chwilę, w jaki sposób można szacować ten zwrot z inwestycji, którą jest automatyzacja procesów.

Po czwarte, pokażę Ci, w jaki sposób znaleźć firmę, która może Ci tą automatyzację przeprowadzić. Pokażę Ci kilka elementów, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze firmy. W kolejnym kroku pokażę Ci, w jaki sposób można współpracować z tego rodzaju firmami, czy to umowa, czy jakaś, czy jakieś zamówienie. Powiem kilka słów o współpracy z firmami, które automatyzują procesy.

Następnie pokażę Ci, na co zwrócić uwagę w trakcie realizacji tego procesu. No i na koniec, pełni radości i miłości, klient i firma automatyzująca wymyślicie, w jaki sposób można kontynuować tą współpracę. Pokażę też kilka elementów, na które warto zwrócić w takim kroku uwagę. Więc cały proces wygląda tak, jak widzisz teraz na ekranie.

Zaczynamy od pierwszego z nich, czyli jak znaleźć pomysł, słuchajcie, na automatyzację. Ten pomysł, tak jak tutaj widzicie na ekranie, ten pomysł to powinien być jakiś ból, ból Waszej firmy. Ja tu spróbowałem pogrupować, można powiedzieć w cudzysłowie, bóle firmy, takie elementy, na które należałoby zwracać uwagę właśnie przy poszukiwaniu tematu czy też procesu do automatyzacji.

Pierwszy z takich elementów, na który można zwrócić uwagę, to jakiś długi czas wykonywania danego procesu. Druga kategoria to duże koszty wykonywania procesu, czyli że jakiś proces jest bardzo kosztowny, a przez koszt rozumiem, na przykład, wiele osób musi go wykonywać. Wówczas warto, warto zastanowić się, czy nie można go w jakiś sposób zautomatyzować tak, aby wykonywała go jedna osoba, albo może tylko nadzorowała wykonanie jakiegoś procesu jedna osoba.

Warto zwrócić uwagę na procesy, które mają niską jakość dzisiaj w Twojej firmie, a chciałbyś tą jakość powiększyć. Więc to też może być fajny pomysł na automatyzację. No i na pewno są jakieś procesy w Twojej firmie, które są zupełnie niemożliwe do wykonania. Więc tu też automatyzacja wchodzi cała na, w moim przypadku, fioletowo i może sprawić, że dany proces będzie w ogóle możliwy do wykonania.

I uwaga, niespodzianka. Dla wszystkich osób, które skomentują ten film czy podkast, w zależności od tego, gdzie tego słuchasz czy też gdzie to oglądasz, ja udostępnię tą tablicę w Miro tak, abyście mogli łatwiej automatyzować procesy w swojej firmie. Być może, jeżeli będą pojawiały się nowe pomysły, to ja tutaj będę je wrzucał, powstanie tam taka baza swego rodzaju pomysłów na proste automatyzacje, albo może i na skomplikowane automatyzacje, ale tutaj będziemy mogli je wspólnie sobie zebrać. Więc zapraszam do komentowania, zapraszam do lajkowania, zapraszam do subskrybowania tego filmu. To bardzo pomaga w rozwoju tego kanału i treści, które tutaj przygotowuję.

Wracamy do tematu. Słuchajcie, długi czas wykonywania, jakie to mogą być procesy? Mam tutaj przygotowanych kilka takich procesów. Być może w Twojej firmie przygotowanie proformy to jakiś długi proces, nie wiem, jak to u Ciebie wygląda, ale znam firmy, w których jest to właśnie pracochłonny proces, a który można w bardzo prosty sposób zautomatyzować. Można stworzyć listę, w której są wszystkie dane do umowy i jednym kliknięciem generować czy to umowę, czy proformę, czy też zamówienie.

W wielu firmach wyszukiwanie jakichkolwiek dokumentów to jest po prostu koszmar i ten czas wyszukiwania jest bardzo, bardzo długi. Jeśli dokumenty przechowywane są w firmie w postaci tradycyjnej, w postaci takich skoroszytów, jak widać za moimi plecami, i tam są poukładane umowy, wówczas często wyszukiwanie tych umów jest po prostu czasochłonne, jest koszmarem. Więc elektroniczna baza umów i cyfryzowanie tych dokumentów sprawia, że wyszukiwanie jest po prostu bardzo szybkie.

Wyszukiwanie dokumentów. Do tego prezes zleca raport i ten raport jest przygotowywany przez tydzień. Przez tydzień! To nie są moje wymysły, tylko tak się po prostu w wielu firmach dzieje, że przygotowanie raportu trwa tydzień. Można się przyjrzeć temu procesowi, można zobaczyć, w którym miejscu są największe, najdłuższe czasy potrzebne na wykonywanie którego fragmentu raportu i można to po prostu krok po kroku zautomatyzować albo zautomatyzować cały proces przygotowywania raportu.

Więc zachęcam Was absolutnie do tego, aby automatyzować przygotowywanie wszelkich raportów. To jest bardzo wdzięczny temat, stosunkowo łatwo się to automatyzuje i przygotowanie raportu nie musi trwać tydzień, nie musi trwać też miesiąc w niektórych przypadkach.

Monitorowanie wydajności na przykład na magazynie, przy zbieraniu paczek, przy przyjmowaniu dostaw, inwentaryzacji, różnych procesach magazynowych, trwa po prostu bardzo długo lub jest w zasadzie niemożliwe do wykonania. Więc to jest też wdzięczny temat do automatyzacji.

Mówiłem wcześniej o umowach, o proformach, ale przygotowanie wszelkich dokumentów można automatyzować. To są bardzo wdzięczne procesy. Budujemy bazę danych i podłączamy szablony dokumentów i pstryk, jednym strzałem generujemy 5, 10, 15, 1000 dokumentów. Tak jak tutaj widać, to to już nie ma większego znaczenia. Te generatory działają bardzo szybko i mogą generować dowolne ilości umów, dokumentów, czego sobie tylko chcecie.

O tym już mówiłem: zarządzanie sprzętem i generalnie bezpieczeństwo sprzętu. O tym mówiłem w poprzednim odcinku, gdzie omawiałem cechy systemu do zarządzania sprzętem Intune. Jest to element Microsoftowy, więc zapewnienie sprzętu i zarządzanie sprzętem, jeżeli dzisiaj w Twojej firmie jest pracochłonne, jeżeli tego sprzętu masz dużo, jeżeli masz i komputery na Windowsie, i na Macu, i telefony, i tablety, i różnego rodzaju inne urządzenia, tym wszystkim możesz zarządzać za pomocą Intune z jednej strony, a z drugiej strony możesz również zapewnić tym urządzeniom bezpieczeństwo w bardzo prosty sposób, właśnie za pomocą Intune również. To są doskonałe narzędzia, które odzyskują ogromne ilości czasu i dają możliwości zautomatyzowania tych procesów.

Tu kilka elementów związanych z przepisywaniem danych pomiędzy systemami, z dokumentu do systemu. Mamy narzędzia w naszej firmie, które automatyzują odczyt danych z różnych dokumentów, czy to faktur, czy umów, czy dowolnych wzorów dokumentów, zamówień i automatyczne umieszczanie ich w systemie poprzez API czy poprzez inne interfejsy, takie, jakie te systemy dają. Możemy te procesy po prostu automatyzować i nie muszą być one czasochłonne.

Nie musisz zatrudniać kolejnych osób, kolejnej, drugiej, trzeciej, czwartej, dziesiątej osoby, możesz zatrudnić jedną osobę, która będzie pełniła rolę takiego kontrolera jakości w tych automatach, będzie sprawdzała wyrywkowo, czy automat dobrze te czynności wykonuje. A automat najczęściej dobrze wykonuje, ale dla Twojego bezpieczeństwa, i bezpieczeństwa, warto rzucić czasem okiem po prostu, czy te systemy działają prawidłowo. A one będą działały 24 na dobę, 7 dni w tygodniu, będą przepisywały pomiędzy systemami czy pomiędzy dokumentami a systemami dane.

Baza umów to podobny przykład, o którym powiedziałem przed chwilą, wyszukiwanie jakichkolwiek dokumentów, czy to tak jak było tutaj umów, czy po prostu dokumentów, przygotowanie raportów, które trwa na przykład tydzień w niejednej firmie.

Słuchajcie, bez najmniejszych trudności zbieranie zamówień na magazynie też można zautomatyzować. Często to są procesy pracochłonne, są do tego specjalne systemy, ale mogą być również mniejsze systemy wspomagające takie procesy, jak zbieranie zamówień, jak przyjęcie dostawy na magazynie.

Więc to jest pierwsza taka grupa procesów, które mają długi czas wykonywania. Teraz przejdźmy do kolejnej kategorii, czyli dużych kosztów wykonywania danego procesu. Część tych procesów, zobacz, że tutaj przez nie została powielona i w jednym, i w drugim obszarze są te same. Natomiast tak to w życiu bywa, że długi czas wykonania to często też duże koszty. No bo jeżeli chcesz ten skrócić ten czas, to być może zatrudniłeś nie jedną, a 10 osób, która przepisuje te dane. I w ten sposób skróciłeś czas, natomiast zwiększyłeś bardzo koszty.

I tu przepisywanie danych między systemami, przepisywanie danych, generalnie analiza kosztów, to jest też bardzo ciekawy przykład. Analiza kosztów, która jest kosztowna - fajnie to brzmi. Słuchajcie, no i co można z tym zrobić? Analizę kosztów można w bardzo wdzięczny sposób również zautomatyzować, bo możemy te dokumenty kosztowe przepisywać automatycznie, odczytywać z nich dane, wrzucać to do zautomatyzowanych systemów i dalej zaprojektowana analiza może się dziać automatycznie i online. Na wyjściu ta analiza może być dostępna cały czas, na żądanie.

Wraz ze spływem kolejnych faktur, może ta analiza pokazywać, jak jesteśmy z kosztami w danym momencie. Możemy dzięki temu robić narzędzia do badania i takiego prognozowania płynności. No i przede wszystkim do kontroli kosztów. Tutaj, tak jak widzisz, trochę jest to pomieszane, ale analiza kosztów wiąże się z całą pewnością z tematami budżetowymi, kontroli kosztów i tematami badania czy też prognozowania płynności. To świetne narzędzia, które bardzo mocno mogą wpłynąć na Twój biznes, zapewnić większe bezpieczeństwo tego biznesu przy naprawdę niewielkich kosztach. I dzisiaj być może w Twoim biznesie są duże koszty wykonania tych czynności, ale po zautomatyzowaniu ich zobaczysz, że te koszty mogą być znacznie niższe albo te procesy mogą być w ogóle możliwe do wykonania.

Duże koszty inwentaryzacji. Jeżeli masz produkty, w których są kody kreskowe, my możemy, czy też Ty możesz zrobić w ramach własnych systemów, w ramach przede wszystkim Microsoft 365, aplikację, która będzie wspomagała procesy inwentaryzacyjne poprzez odczytywanie kodów. To są super rozwiązania, które mega przyspieszają inwentaryzację i zwiększają jej jakość. Czyli masz niższe koszty, szybszy proces i większą jakość. Petarda! To są bardzo ciekawe i bardzo wdzięczne też do automatyzacji procesy.

O zarządzaniu sprzętem już mówiłem. Jeżeli dzisiaj masz duże koszty związane z zarządzaniem tym sprzętem, z przede wszystkim przygotowywaniem sprzętu do użytkowania, z przenoszeniem tego sprzętu pomiędzy użytkownikami, czyli pracownik jeden odchodzi, drugi przychodzi, musisz przygotować sprzęt - to można zautomatyzować. Nie są to jakieś kosmiczne koszty i możesz mieć usprawnione zarządzanie sprzętem, ale przede wszystkim możesz mieć również, i co chyba jeszcze bardziej istotne, mega zwiększone bezpieczeństwo tego całego rozwiązania.

Tutaj mówię o kosztach, przyjęcie na przykład 1000 wniosków, czy to w HR-ze, czy w jakimkolwiek innym dziale, zespole, przyjęcie jakichś danych. Ja tutaj wpisałem 1000, no bo 1000 to to spora liczba, ale ale czasem tych wniosków jest 10000, 5000. Możemy przyjmować duże ilości danych w sposób zautomatyzowany od różnych osób, firm, systemów i w ten sposób dalej działać. Możemy generować dokumenty i być może po prostu te procesy w Twojej firmie są kosztowne. Więc warto pomyśleć o ich automatyzacji. Wtedy, przy jednorazowym wydatku, można zautomatyzować proces i obniżyć znacznie, znacznie jego koszty realizacji.

O zapewnieniu sprzętu mówiłem przy okazji zarządzania sprzętem, więc warto się również o tym zastanowić i być może wdrożyć takie rozwiązanie u siebie w firmie.

Jesteśmy w swego rodzaju mediach społecznościowych, gdzie ważne są komentarze, gdzie ważne są subskrypcje, gdzie ważne są lajki. Więc gdziekolwiek mnie oglądasz czy słuchasz, skomentuj, oceń to, co robię. To mi bardzo pomoże w docieraniu do kolejnych osób, docieraniu do kolejnych biznesów i pokazywaniu automatyzacji dla różnych firm, różnych ludzi. Także zapraszam i dziękuję za wszelkie aktywności pod moimi materiałami.

Marcin Karwowski. Kolejną, czwartą kategorią jest niska jakość wykonywanego procesu. Jeżeli w Twojej firmie dostrzegasz procesy, które mają niską jakość, bo to sprawia trudności w Twoim biznesie, bo to powoduje, że Twój biznes traci pieniądze, takie procesy również warto i można automatyzować.

O inwentaryzacji już mówiłem, to jest bardzo wdzięczny proces do zautomatyzowania i na pewno jeżeli masz niską jakość inwentaryzacji, to po zautomatyzowaniu tego procesu i zwłaszcza jeżeli jest możliwe wprowadzenie kodów kreskowych, oznaczenie produktów za pomocą kodów kreskowych, to inwentaryzacja może być mega, mega szybka w Twojej firmie. Więc warto się nad tym zastanowić i wdrożyć być może takie rozwiązanie.

Jeżeli masz dużo reklamacji, nie masz do końca panowania nad tym procesem, to jest również super proces na automatyzację. Mamy doskonałą aplikację, która wspiera właśnie obsługę procesów reklamacyjnych, obsługę zgłoszeń, bo to niejako podobna kategoria jest procesów. Więc mamy do tego narzędzie, które może obsługiwać zgłoszenia reklamacyjne, może obsługiwać zgłoszenia po prostu różne, które się w Twojej firmie pojawiają, ale może również na przykład obsługiwać zgłoszenia do zespołów IT. Te aplikacje są dość podobne i można je fajnie zautomatyzować.

Kontrola kosztów. Jeżeli teraz nie kontrolujesz tych kosztów, jeżeli nie ma komu po prostu przepisywać tych faktur do narzędzi, w których można kontrolować koszty, albo jeżeli to przepisywanie, no po prostu pozostawia wiele do życzenia, czyli jakość tego przepisywania jest marna, automatyzujemy ten proces i zwiększamy jakość kontroli kosztów w Twoim biznesie. To jest super temat na automatyzację.

Możemy również w dość prosty sposób automatyzować przyjęcia dostaw, zwłaszcza jeżeli, jeszcze raz to powtórzę, używasz w firmie do produktów kodów kreskowych. Możemy te dostawy przyjmować bardzo, bardzo przyjazny sposób i dzięki temu zwiększyć jakość przyjmowanych dostaw, zwiększyć jakość stanów magazynowych na Twoim magazynie, w Twoim biznesie, a dzięki temu sprzedawać właśnie te produkty, które na tym magazynie po prostu się znajdują.

Wiem już o bezpieczeństwie, mówiłem o zarządzaniu sprzętem. Te niektóre elementy się tu pojawiają. No bo jeżeli jakość zabezpieczenia Twojego sprzętu jest marna, jeżeli zarządzanie Twoim sprzętem jest marne lub go nie ma w ogóle, czyli każdy ma administratora, każdy może cokolwiek zainstalować na swoim komputerze, no to jest jakiś dramat, to jest jakaś sytuacja, którą trzeba absolutnie niezwłocznie, jak najszybciej zaradzić, zautomatyzować i dzięki temu zwiększyć, zwiększyć jakość tego właśnie procesu.

Przechodzimy do czwartej kategorii, czyli kategorii pod tytułem "brak możliwości wykonania czegoś", czego możesz nie móc wykonać w swoim biznesie. Otóż w swoim biznesie być może nie możesz wykonać inwentaryzacji w jeden dzień. Może jest tak, może chciałbyś, żeby ta inwentaryzacja trwała jeden dzień, a trwa dwa, trzy? Może chciałbyś, żeby trwała godzinę, bo teraz trwa dzień?

Możemy ten proces skrócić przy zautomatyzowaniu go i inwentaryzowaniu towaru za pomocą kodów kreskowych, albo nawet takich tagów, takich specjalnych nalepek RFID, które po podejściu do towarów, no można je inwentaryzować właśnie na odległość i nawet bez skanowania.

Jeżeli chciałbyś w swojej firmie móc sprawdzać online rentowność Twojej sprzedaży, móc zasymulować dodanie wszystkich kosztów, które masz w sprzedaży, nie tylko kosztu zakupionego towaru, ale kosztów i innych pozostałych, które wpływają na rentowność swojej sprzedaży, można taki system zbudować, można ten proces zautomatyzować, można dodawać prognozowane koszty i w ten sposób online sprawdzać rentowność Twojego biznesu. To jest doskonały wspomagacz dla wszystkich handlowców, dla wszystkich szefów firm - sprawdzanie i określanie rentowności w czasie rzeczywistym, czy też na przykład chociażby na wczoraj, żeby od razu wczorajszą sprzedaż można było dzisiaj sprawdzić, jak ona była tam rentowna, jak marżowość sprzedaży wyglądała.

Być może chciałbyś określić płynność swojej firmy, czyli móc prognozować i wydatki, i przychody, i terminy płatności, które masz zarówno dla sprzedaży, jak i kosztów, i w ten sposób prognozować płynność i prognozować cash flow w swojej firmie. No to właśnie to jest również świetny proces, którego być może dzisiaj, być może dzisiaj nie możesz po prostu wykonać, ale po wprowadzeniu automatyzacji, po wprowadzeniu jakichś korekt w tym procesie, będzie on możliwy do zautomatyzowania i będzie możliwe i określenie płynności, i prognozowanie płynności, i kontrola kosztów, i na przykład nie gubienie faktur, jeżeli one będą cyfryzowane od razu na wejściu. Jeżeli one będą przychodziły na maila i będą przyjmowane w bazie SharePoint w Data Verse czy w innym narzędziu, możesz już nie gubić faktur, Twoja firma może nie gubić faktur, czyli będziesz mógł zrealizować ten proces, choć dzisiaj on jest niemożliwy do zrealizowania.

O zapewnieniu bezpieczeństwa i zarządzaniu sprzętem dzisiaj już mówiłem przy okazji każdego z tych, każdej z tych kategorii, ale powtórzę raz jeszcze, bo jeżeli dzisiaj tego nie możesz zrobić, to właśnie dzięki zautomatyzowaniu tego procesu, poprzez wdrożenie w swojej organizacji narzędzia klasy MDM do zarządzania sprzętem, będziesz mógł to zrealizować i zarządzanie sprzętem, i zapewnienie bezpieczeństwa dla sprzętu, i mobilnego, i desktopowego, i każdego, który jest w Twojej firmie.

Jeżeli teraz nie możesz automatycznie uzyskiwać jakiś raportów, tylko o każdy raport musisz prosić, to to jest świetny proces do zautomatyzowania. Są narzędzia bardzo przyjazne i takie, które umożliwią, myślę, że zautomatyzowanie większości, jeśli nie wszystkich czynności dotyczących zbudowania i przygotowania raportu. I właśnie takie rozwiązania można wdrożyć w swojej firmie. Jeżeli takie są Twoje potrzeby, możesz to śmiało zrealizować.

Możesz generować 10, 100, 1000, ile chcesz tych dokumentów każdego dnia? Jeżeli dzisiaj jest to niemożliwe, to po zautomatyzowaniu tego procesu będzie to możliwe. Będzie przyjmowanie różnego rodzaju wniosków czy też innych danych do Twojej firmy będzie możliwe po zautomatyzowaniu tych procesów.

Być może chciałbyś mieć alerty o problemach, alerty o problemach na magazynie, alerty o problemach w jakichś integracjach, alerty przy problemach, jeśli chodzi o wymianę danych, obsługę reklamacji, jakichkolwiek procesów, które się dzieją w Twojej firmie. Tak, to jest super pomysł na automatyzację takiego działania.

Jeżeli chciałbyś mieć dashboard, to jest marzenie większości właścicieli firm. Mieć dashboard, w którym będzie widać, jak tam w ogóle pracuje moja firma, tak pracuje obsługa klienta, tak pracuje magazyn, tak pracuje inny dział, tak pracuje sprzedaż, tak pracują zakupy i tak dalej, i tak dalej, i tak dalej. Chciałbyś mieć taki pulpit sterowniczy, jak kapitan na statku?

Właśnie po zautomatyzowaniu procesów będzie to możliwe. Będziemy mogli wyciągać dane z różnych elementów, z różnych miejsc i na końcu będziesz miał dashboard, w którym będziesz widział wszystko, co się dzieje, czy też będziesz widziała wszystko, co się dzieje w Twojej firmie, w Twoim biznesie, i będziesz mógł w prosty sposób zareagować, gdzie się pali czerwona lampka, gdzie się pali żółta, tam przenosić swoje zainteresowanie.

Jeżeli teraz nie możesz skalować swego biznesu z jakiegoś powodu, ale na przykład takiego, że po prostu nie możesz zatrudnić więcej osób, nie możesz zatrudnić więcej magazynierów, nie możesz zwiększyć w jakiś tam obszarze działania w swojej firmie, to to są właśnie wdzięczne tematy do automatyzacji. Można się przyjrzeć, gdzie są te wąskie gardła, z czego wynikają te wąskie gardła, no i zapewnić możliwość skalowania procesów i skalowania czynności wykonywanych przez Twoją firmę właśnie dzięki automatyzacji.

Słuchajcie, cztery kategorie pomysłów, można powiedzieć, bóli. To jest ból w Twojej firmie, to wszystko, co co do tej pory powiedziałem, to są różne trudności, problemy, bóle Twojej firmie, które można by było zautomatyzować. Być może jest ich znacznie, znacznie więcej, ale to Ty musisz tutaj dopisać swoje. Tak jak mówiłem wcześniej, dla wszystkich, którzy skomentują ten film czy tą audycję, dostęp do tej tablicy będzie przeze mnie przekazany. Także zapraszam do komentowania, subskrybowania.

No i co? Dziękuję Ci za ten odcinek. W kolejnych odcinkach będą kolejne, kolejne kroki, które doprowadzą nas do automatyzacji. Już teraz zapraszam Cię na te kolejne odcinki. Zobaczymy, czy będzie tych odcinków tyle, ile tutaj jest jeszcze pozostało kroków, czy być może jakoś to trochę skompensuję. Natomiast chciałem poświęcić trochę więcej czasu na różne problemy, które w firmach mogą się pojawiać i które w firmach można po prostu automatyzować.

Dziękuję Ci serdecznie za ten odcinek. Mam nadzieję, że był dla Ciebie wartościowy. Daj znać oczywiście w komentarzu, czy był wartościowy, daj znać, jakie Ty masz pomysły, problemy, które chciałbyś rozwiązać za pomocą automatyzowania procesów.

Dziękuję Ci za dzisiaj, automatyk inżynier Karwowski, do zobaczenia, cześć.

‍

Microsoft SharePoint List - funkcjonalności, których możesz nie znać

Cześć! W dzisiejszym filmie chciałem przybliżyć odrobinę możliwości aplikacji SharePoint List. Jest to jedna z wielu, kilkudziesięciu aplikacji, którą masz w ramach pakietu Microsoft 365. Pokażę Ci podstawowe rzeczy, takie, które są po prostu w nią wbudowane, takie, z których możesz korzystać bezpośrednio po założeniu listy SharePointowej. Zapraszam do filmu!

Ja mam tutaj pokazaną listę SharePointową, w której akurat przechowuję obecności pracowników. Jest to aplikacja, którą przygotowujemy często dla naszych klientów, w której oni zbierają informacje o tym, czy ktoś jest w pracy, czy nie ma - zastępują po prostu papierową listę obecności właśnie taką listą elektroniczną. Jeżeli jesteś tym zainteresowany, na stronie jest przycisk "Bezpłatna konsultacja", a tam pomożemy Ci, pokażemy, jak to można zrealizować.

Jakie generalnie możliwości ma lista SharePointa? Otóż można tutaj robić różne rzeczy. Po pierwsze, możesz tę listę wyeksportować tutaj za pomocą tego przycisku do Excela i nie będzie to zwykły Excel. Będzie to Excel, który będzie połączony z tą listą SharePointową i będziesz mógł automatycznie, po kliknięciu w Excelu "odśwież", pobrać wszystkie dane, które się w tej liście znajdują, do swojego raportu, do swojego pliku Excel i dalej z nim korzystać. Uważam, że to jest super funkcjonalność, o której często korzystający z listy nie wiedzą. Więc to jest pierwsza rzecz - eksport do magicznego, nazwijmy to, Excela, który po prostu może odświeżać dane właśnie z listy SharePointowej.

Kolejnym elementem jest chociażby filtrowanie. W każdym polu masz tutaj "Filtruj", możesz sobie wybrać, możesz sobie wybrać wartość, po której chcesz filtrować. W taki sposób i tutaj widzisz taki lejek, a tu widzisz wartości, które są w ramach tego lejka odfiltrowane. W ten sposób możesz to wyczyścić i widzieć wszystkie niefiltrowane wartości.

Filtrowanie na różnych polach wygląda różnie. Tu, jak widzisz, można też na przykład zobaczyć wartości puste, czego nie było w poprzednim przykładzie. Na bazie tego pola z imieniem i nazwiskiem można zobaczyć, o tu już się pojawia, że "tylko moje elementy", te, których ja jestem wymieniony. Więc filtrowanie, to jest filtrowanie, to jest ciekawa funkcjonalność, po prostu natywnie dostępna w SharePoincie.

Kolejnym elementem, który chciałem Ci pokazać, jest grupowanie. Grupowanie według... można pogrupować sobie rzeczy tutaj za pomocą tego tutaj znacznika. Można je zwinąć wszystkie i widzieć, że elementy są zgrupowane według imienia i nazwiska. No i tu tych elementów z pierwszym imieniem jest 12, drugich elementów jest 5. W ten sposób można sobie to rozwinąć i wykonać jakieś już operacje tylko na tych pięciu rekordach, a nie na tych 17 wszystkich.

Grupowanie daje fajny pogląd na to, ile jest elementów z daną wartością, bez konieczności odfiltrowania i przeglądania danych właśnie na liście, na liście SharePoint.

Oczywiście, lista SharePointa, jeżeli masz odpowiednie uprawnienia, daje Ci możliwość, daje Ci możliwość, tutaj za pomocą tego przycisku na końcu - on zawsze znajduje się na końcu, bez względu na to, jak długa by była lista - daje możliwość pokazywania lub ukrywania kolumn. Jeżeli nie chcesz widzieć jakiejś kolumny, to tu po prostu ją odznacz i tyle, i ona przestaje być widoczna.

Jeżeli chciałbyś na przykład, żeby była widoczna, ale była bliżej, bliżej początku tej listy, na którą patrzysz, możesz również taką operację wykonać, właśnie w taki sposób, przesuwając drag and drop.

Jesteśmy w mediach społecznościowych, więc żeby ten film mógł się wybić, żeby ten film mógł dotrzeć do jeszcze większej ilości przedsiębiorców, ludzi korzystających z Microsoftu, daj lajka, daj suba, wciśnij dzwonek i pomóż mi właśnie w promocji tego filmu w taki sposób, który Ciebie kosztuje bardzo niewiele, a dla mnie i dla ludzkości może być czymś wielkim. Dziękuję serdecznie, Marcin Karwowski.

I zmieniając kolejność kolumn, po kliknięciu "Zastosuj", to się wszystko właśnie tutaj zmienia. Dodatkowo, tą kolejność kolumn można zmienić również w inny sposób, po prostu przesuwając, przesuwając kolumnę. Zobacz na tej liście i ona zostaje zmieniona. A dodatkowo widzisz, że widok został od razu, został zapisany. To kolejna fajna funkcjonalność listy SharePointowej.

Jak w każdej tabeli, takiej w tabeli, która nazywa się lista SharePointa, jest możliwość również sortowania danych. Więc można je posortować od najstarszych lub od najnowszych. Tutaj widzisz, w taki prosty sposób można to sortowanie zrealizować, przeglądać dane już posortowane.

Tutaj oczywiście możesz również z tego poziomu na przykład ukryć daną kolumnę albo przypiąć ją do okna filtrów. I wtedy tu, w tym filtrowaniu, jest taki zbiorczy, widzisz, zbiorczy filtr różnych pól, które się w naszej liście znajdują.

Tutaj już inna możliwość, chociażby po polu "data", w taki, w taki bardziej ergonomiczny sposób można sobie to filtrowanie realizować i mieć takie filtry przypięte i przygotowane do szybkiego, do szybkiego działania w obrębie naszej listy SharePointowej.

Dwa ostatnie elementy, które chciałbym Ci pokazać. To pierwszy z nich to to - suma. Po kliknięciu tutaj, jeszcze raz, sumuj i liczba pokazuje, ile w ogóle jest rekordów na tej liście. I teraz na przykład robię to w taki sposób, że wezmę tylko te z wartością "Nie". No to pojawi mi się tutaj od razu liczba, ile jest odfiltrowanych teraz wartości. To jest czasem też przydatny element, żeby szybko rzucić okiem, jak to, jak to wygląda.

Jeżeli to by było pole dotyczące na przykład wartości liczbowych czy to pieniędzy, czy innych wartości liczbowych, to tutaj można by było zamiast liczby elementów, na przykład zrobić sumę wartości tej, tej kolumny, w której tutaj, w której tutaj jesteś. I w ten sposób również ułatwić sobie, ułatwić sobie pracę.

Jeszcze jeden element, który jest dość istotny i który chciałem Ci pokazać, to widoki w liście SharePointowej. Można zapisywać widoki. Robi się to w ten sposób, że ja tutaj, tak jak widzisz, mam odfiltrowane jakieś dane, mam, mam posortowane te dane według tej kolumny, tak sobie to wymyśliłem. I teraz, klikając tutaj na widok, w którym jesteś, bo to de facto widok, ten, w którym jesteś, możesz sobie zapisać ten widok jako "Zapisz jako". "Odpowiedź Nie", na przykład, ponieważ tu jest kolumna "Odpowiedź" ma wartość "Nie". Więc ja sobie w taki sposób ten widok zapiszę.

Mało tego, możesz ten widok zrobić jako publiczny i wtedy wszyscy, którzy mają dostęp do tej listy, będą mogli z tego widoku korzystać. Albo możesz go zapisać jako prywatny i tylko Ty wówczas będziesz mieć ten widok. I on się tutaj w tym nowym layoucie listy SharePointowej, właśnie w taki fajny sposób, za pomocą, za pomocą takiej zakładki pojawia. Uważam, że jest to świetne rozwiązanie.

Te widoki w formie zaawansowanej można też tworzyć i edytować tutaj za pomocą tej funkcjonalności. Ja nie będę pokazywał zaawansowanej edycji widoku, która znajduje się właśnie pod tym przyciskiem. Pokażę być może w innym filmie, albo daj znać w komentarzu, czy chcesz zobaczyć, jak to, jak to można robić. Ale chciałem Ci pokazać dzisiaj podstawowe, zupełnie podstawowe funkcjonalności, które, które w liście SharePointowej, w liście SharePoint są.

Jeżeli masz oczywiście jakieś pytania, to zostaw komentarze pod filmem. Ja chętnie się do nich odniosę, chętnie nagram kolejne filmy, w których rozwieje Twoje wątpliwości, w których rozwieje Twoje pytania, czy też pokażę, jak w ogóle jakieś rzeczy po prostu zrealizować, jak, jak wyklikać w liście SharePointowej. Także zapraszam do, zapraszam do kontaktu, a tymczasem dziękuję za ten film i dziękuję za to, że go obejrzałeś czy też obejrzała.

Oczywiście, jak masz jakieś pytania, to zapraszam do kontaktu, czy to w komentarzu, czy na stronie internetowej, w przycisku "Bezpłatna konsultacja" można taką konsultację ze mną przeprowadzić i spotkanie ze mną w sposób automatyczny oczywiście umówić. Do zobaczenia, dzięki, cześć!

‍

‍

Aplikacja HR oparta na Microsoft 365

Wprowadzenie

Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. W dzisiejszym odcinku opowiem ci o aplikacji HR, którą wdrażamy dla naszych klientów, o jej funkcjonalnościach, o jej automatyzacji, możliwościach raportowych.

Ten odcinek będzie podzielony na dwie części. W pierwszej pokażę ci na bazie tablicy w Miro, jakie tam są funkcjonalności, opowiem ci kilka słów o nich, a w drugiej części pokażę ci już "na żywo" działającą aplikację w naszym środowisku demo, abyś mógł i mogła zobaczyć, jak ona działa w praktyce. Jak to wygląda z punktu widzenia czy to użytkownika, czy przełożonego, czy osoby zarządzającej HR-em albo pracownika HR, bo mamy tam również oczywiście uwzględnione uprawnienia. Zapraszam do części merytorycznej.

Ten kanał napędza eraIT, twój dostawca aplikacji, twój dostawca automatyzacji w oparciu o Microsoft 365. Zapraszam cię serdecznie do współpracy, zapraszam cię serdecznie do konsultacji, zapraszam do wdrażania narzędzi w oparciu o sztuczną inteligencję właśnie w bezpiecznym środowisku Microsoft 365.

Prezentacja aplikacji HR

Dzisiejsza prezentacja w Miro naszej aplikacji do procesów HR będzie podzielona również na takie trzy główne części:

• Przede wszystkim na początek powiem ci, jak będzie się można czy jak można się dostać do właśnie aplikacji.
• Po drugie, powiem ci o głównych funkcjonalnościach, które są w tej aplikacji.
• No i po trzecie, powiem o szeregu automatyzacji. Tak jak widzisz, tu tych kartek jest najwięcej, powiem ci o automatyzacjach, które są w ramach tej aplikacji przygotowywane i wdrażane.

Pamiętaj jednak o tym, że wszystko, o czym mówię, jest naszego autorstwa i jeżeli chciałbyś albo chciałabyś w swojej firmie wdrożyć to inaczej, dołożyć jeszcze jakieś funkcjonalności albo odjąć z tych, które będę pokazywał, nie ma najmniejszego problemu. Możemy przygotować wersję dedykowaną dla twojej organizacji. Ale z drugiej strony też możesz czerpać z naszych doświadczeń wdrożeniowych w rozwoju własnej aplikacji, w przygotowaniu właśnie jej dla ciebie.

Dostępność aplikacji

Dobrze, idźmy do dostępności. Słuchajcie, aplikacja jest dostępna - będę tutaj te kartki tak sukcesywnie odsłaniał - jest zbudowana w oparciu o Power Apps i mamy tutaj przygotowaną ją w wersji i desktopowej, i w wersji mobilnej. To jest oczywiście wersja responsywna, także gdziekolwiek nie uruchomisz tej aplikacji, ona tam będzie dobrze wyglądała, ona tam będzie realizowała swoje funkcje. Świetna rzecz do tego, aby wszelkie czynności HR-owe twoi pracownicy mogli realizować za pomocą urządzeń mobilnych, słowem telefonów, i składać tam wnioski urlopowe, zatwierdzać je i realizować czynności.

Przede wszystkim ta aplikacja jest dostępna również przez przeglądarkę. No to jest taki standard, przez przeglądarkę internetową, w której jesteś zalogowany do twojego konta Microsoft 365 i tam wyświetla się ta aplikacja. Tutaj korzystamy ze wszystkich dobrodziejstw Microsoftu 365, takich jak chociażby logowanie.

W trzeciej ewentualności - tu, której wersji będziesz w firmie używać naszej aplikacji, wybieramy wspólnie w trakcie wdrożenia - bo kolejna opcja, gdzie ta aplikacja może być dostępna, to jest Microsoft Teams. Ona może być tam osadzona w odpowiednim zespole, widoczna do użytkowania dla twoich użytkowników.

Główne funkcjonalności

Idziemy do głównych funkcjonalności. Aplikacja przede wszystkim daje możliwość obsługi różnych wniosków urlopowych przy wykorzystaniu mechanizmu zatwierdzeń, który jest już w Microsofcie. To niesie za sobą kilka korzyści, takich zasadniczych korzyści, czyli historia tych zatwierdzeń jest odkładana w twoim Microsofcie. Widać, kto kiedy złożył wniosek, widać również, kto kiedy go zatwierdził. Masz możliwość zatwierdzania czy to poprzez Teams, czy to poprzez taki odpowiedni komunikat mailowy. Możesz tam zatwierdzić wniosek lub go odrzucić, dodać komentarz i w ten sposób realizować funkcjonalności obsługi wniosków urlopowych.

Po drugie, w naszej aplikacji mamy obsługę listy obecności, obsługę listy obecności poprzez informacje na Teams, czyli przychodzi powiadomienie na Teamsie do twoich pracowników, do twoich użytkowników. Oni klikają, czy są dzisiaj dostępni, czy pracują w biurze, czy pracują zdalnie, mogą wybrać te opcje plus szereg innych opcji, których nie będę tutaj mówił, ale tak jak powiedziałem wcześniej, są to rozwiązania dedykowane, więc możemy je dostosowywać do twoich potrzeb.

Kolejna funkcjonalność to mamy tutaj przygotowaną obsługę wniosków urlopowych dla pracowników na przykład z magazynu czy pracowników produkcji, z którymi komunikujemy się za pomocą SMS-ów. Czyli taki pracownik przez odpowiedni kiosk, odpowiedni formularz, składa swój wniosek, dostaje SMS-a o tym, że ten wniosek złożył, dostaje później również SMS-a o tym, że ten wniosek został rozpatrzony i w jaki sposób. Co ciekawe, w ramach tego SMS-a również dostaje informację, ile jeszcze pozostało mu dni urlopowych do wykorzystania, więc nie musi później pytać, nie musi gdzieś tam szukać. A przełożony też nie musi się tymi informacjami zajmować, no bo pracownik ma od razu w SMS-ie taką informację.

Mamy jeszcze dodatkową możliwość tego, aby zgłosić nieobecność, na przykład zwolnienie, zanim ono jeszcze przyjdzie tam z ZUS-u przez te wszystkie elektroniczne historie. My możemy tutaj, pracownik może zgłosić, że dzisiaj go nie będzie w pracy, prawdopodobnie właśnie dostanie zwolnienie, i w ten sposób też obsługujemy to, żeby jeśli pracownik jest na zwolnieniu, nie dostawał na przykład listy obecności każdego dnia. No bo to oczywisty bezsens, żeby pytać pracownika każdego dnia, kiedy jest na zwolnieniu, czy on jest w pracy, czy nie. Więc czy to pracownik może zgłosić zwolnienie, czy ktoś z HR-u, z kadr, odnotować zwolnienie danego pracownika, wówczas lista obecności do takiego pracownika nie przychodzi, natomiast ten fakt jest odnotowany na liście obecności, właśnie fakt bycia na zwolnieniu.

Mamy również w naszej aplikacji przygotowaną obsługę zmiany danych pracownika. Jaka to może być zmiana danych? Oczywiście, pokażę to za chwilę, ale czy na przykład ktoś zmienia urząd skarbowy, w którym jest zarejestrowany, ktoś zmienia numer rachunku bankowego, ktoś zmienia to, że chciałby, aby dzieci były w ubezpieczeniu, i tego typu historie - mamy to obsłużone, mamy taką możliwość zgłoszenia tych faktów. Ale również mamy możliwość sprawdzenia, jeżeli pracownik nie pamięta być może, co wpisał w formularzu na początku zatrudnienia, może wejść w odpowiednie miejsce aplikacji i zobaczyć, jakie właśnie tego typu dane ma wprowadzone w systemie.

Kolejną funkcjonalnością, którą mamy, która nie jest aż tak oczywista, jest obsługa anulowania wniosku urlopowego. Zdarza się czasem tak, że ktoś weźmie, wypisze wniosek, ale jednak zmieni, i trzeba ten wniosek anulować. Mamy taką możliwość, mamy taką funkcjonalność, aby zgłosić chęć anulowania wniosku już zatwierdzonego albo wniosku, który jest w trakcie rozpatrywania.

Kolejną rzeczą, być może najważniejszą, o której powiem na koniec, są uprawnienia. Mamy kilka ról zdefiniowanych w systemie i tak: pracownik widzi tylko swoje, czy to wnioski, czy informacje o obecności, ale jego przełożony widzi już więcej, widzi już wszystkich swoich pracowników, wszystkich swoich podwładnych, i tak dostaje również raporty z aplikacji. HR widzi wszystko, widzi wszystkie wnioski urlopowe, widzi wszystkie wpisy o obecności, więc ta gradacja uprawnień jest w naszym systemie przygotowana. Przypominam, możemy przygotować dedykowaną gradację, jeśli masz taką potrzebę.

Automatyzacje w aplikacji

Idziemy do automatyzacji i pierwsza automatyzacja, o której chciałbym tu powiedzieć, to automatyczne dodawanie pracowników z katalogu Microsoft 365. Ten katalog, jeśli zostanie dobrze wypełniony, czyli uzupełnione zostaną w nim dane o przełożonym, o adresie biura i tak dalej, i tak dalej, wszystkie te informacje możemy automatycznie pobierać i używać ich w naszej aplikacji. Tak jak powiedziałem przed chwilą, jeżeli przełożony jest zdefiniowany w Microsoft 365, w katalogu użytkowników, możemy go automatycznie pobierać do naszej aplikacji i dalej korzystać z właśnie tego, że już mamy go pobranego, nie trzeba go definiować w innym miejscu, drugi raz powielać tych czynności.

Możemy zapisywać całą historię edycji, czy to pracowników, czy wniosków. Mamy wszystkie dane bardzo bezpieczne w taki sposób, że widzimy, kto, co, kiedy zmienił, czy zmienił coś automat, czy zmienił coś któryś z pracowników - wszystko to zostaje odnotowane.

Możemy włączyć powiadomienie na przykład o ważności badań lekarskich czy też szkoleń BHP. Te informacje zapisujemy oczywiście w naszej aplikacji i w ustalonym trybie przesyłamy takie powiadomienia do wskazanych pracowników. "Hej, tym osobom kończą się dni, badania albo szkolenia BHP, albo inne elementy, które są istotnymi, istotnymi czynnikami zatrudnienia pracownika."

Obliczamy - o tym mówiłem już wcześniej - obliczamy pozostały urlop wypoczynkowy, co to w praktyce oznacza, że każdy, kto składa wniosek urlopowy i dostanie pozytywne rozpatrzenie tego wniosku, właśnie w tej informacji z pozytywnym rozpatrzeniem dostaje również taki wpis, ile pozostało mu jeszcze urlopu wypoczynkowego.

To jest, słuchajcie, hitowa funkcjonalność. Wiele firm z tego korzysta, czyli automatyczne przekierowanie maila na osobę zastępującą wtedy, kiedy dana osoba jest na urlopie. Czyli ja idę na urlop, automat ustawia przekierowanie moich maili do innej osoby, do tej osoby, którą ja wskazałem jako osoba zastępująca. Świetna funkcjonalność, bardzo ułatwia pracę. Słuchajcie, w firmach nie musi nikt o tym pamiętać, tylko automat właśnie to robi, ustawia to przekierowanie, ale również to przekierowanie zdejmuje.

Mamy możliwość automatycznego połączenia z Power BI. Jeżeli twoja firma używa Power BI do raportowania, do analizowania danych, możemy tam wrzucić wszystkie dane o wnioskach urlopowych, wszystkie dane o listach obecności i sobie z tego dalej korzystać. Statystyki, kto kiedy był na urlopie, jaki jest procent wykorzystania urlopu albo niewykorzystania urlopu. Świetna rzecz, słuchajcie, do zautomatyzowanego raportowania i wiedzy dotyczącej właśnie tych procesów, które obsługujemy w aplikacji.

W naszej aplikacji korzystamy z mechanizmu wbudowanego w narzędzia Microsoft, takiego mechanizmu, który się nazywa zatwierdzenia, i dzięki temu mamy powiadomienia o zatwierdzeniach automatyczne, które przychodzą czy to na Teams, czy na maila. Mamy również doskonałą historię, również budowaną w sposób automatyczny, o tych prośbach o zatwierdzenie, więc to jest bardzo istotny element, też zautomatyzowany całej aplikacji.

Możemy automatycznie wysyłać raport o obecności i, słuchajcie, takie raporty ja bym podzielił na dwie takie zasadnicze części. Pierwsza, taki raport operacyjny, który idzie do przełożonych i przełożeni mogą sprawdzić, jak, kto odnotował swoją obecność w aplikacji. No bo zakładam, że oczywiście wiedzą, czy pracownicy ich byli, czy nie w pracy, natomiast tutaj można sprawdzić, czy ten fakt został odpowiednio odnotowany. Robimy to w takim cyklu tygodniowym, po to, aby dać możliwość poprawienia danych, wyprostowania danych dość szybko. Każdy z nas pamięta, co się działo w zeszłym tygodniu, ale nie zawsze pamięta, co się działo tydzień czy dwa temu, więc warto poprawiać te rzeczy i pilnować ich na bieżąco. A raport Excelowy właśnie taką czynność wspomaga.

Dodatkowo drugi raport, który może być generowany z aplikacji, to taki raport dla działu kadr, w którym pokazane jest, kto, jak chodził jakiego dnia do pracy, żeby można było na tej podstawie naliczyć płacę. Więc to mogą być raporty operacyjne, tak jak wspomniałem wcześniej, i takie kadrowe, do tego, aby rozliczać pracowników. Więc może się to wszystko robić automatycznie, automatycznie, i w naszej aplikacji oczywiście robi się automatycznie.

Mamy także automatyczny raport o wykorzystanych w danym miesiącu urlopach. No, to się trochę wiąże z poprzednim, no bo jeżeli ktoś na liście obecności miał zaznaczone, że jest na urlopie, no to właśnie w tym drugim raporcie, dotyczącym wykorzystania urlopu, będzie ta informacja również odnotowana. Takie raporty automatem idą do działu kadr, a dział kadr wie już, co z tym dalej zrobić, jak naliczyć płacę właśnie w takim kontekście tego, że ktoś był na urlopie.

Z naszej aplikacji - i to jest taka funkcjonalność standardowa Microsoft, ale być może nie wszyscy o tym wiedzą - można wygenerować automatycznie aktualizowany Excel z danymi, które zbieramy w aplikacji, czyli czy to danymi dotyczącymi listy obecności, czy wykorzystania urlopów i złożonych wniosków urlopowych. Możemy takie raporty i takiego Excela z automatycznie aktualizowanymi danymi wygenerować i dzięki temu być na bieżąco z wszystkimi rzeczami, które się dzieją w naszej firmie, właśnie w kontekście wniosków urlopowych i list obecności. No, bo o tym dzisiaj sobie właśnie tu rozmawiamy.

I to kolejna bardzo ciekawa funkcjonalność, czyli ustawienie autorespondera. Możemy w ramach aplikacji, w ramach całego wdrożenia, ustawić automat, który będzie ustawiał informacje o nieobecności dla twoich pracowników. Jeżeli któryś z nich dzisiaj zapomina o tym i idzie na urlop, i nie powiadomi swoich kontrahentów, swoich współpracowników, no to od teraz już nie będzie musiał w ogóle o tym pamiętać, już nie będzie musiał w ogóle tego robić, bo możemy ustawić, ustawić tą automatyczną informację o nieobecności. I my ją ustawiamy w dniu urlopu i wyłączamy ją w ostatnim dniu urlopu. I to jest, słuchajcie, myślę, już naprawdę super rozwiązanie, które bardzo mocno pomaga i porządkuje wszystkie, wszystkie elementy związane z pracą osób, które są na urlopie, które są na jakimś zwolnieniu, których, słowem, nie ma w firmie, bo automaty czuwają, aby te wszystkie procedury i procesy, które macie założone, funkcjonowały doskonale.

Bez pania o tym to w telegraficznym skrócie tyle, jeśli chodzi, jeśli chodzi o naszą, jeśli chodzi o naszą aplikację. Tak to, tak to wygląda z dużego obrazka. Teraz idziemy już do aplikacji. Pokażę ci, jak ona działa w praktyce. Pokażę ci, jak się tam w nią klika, jak to wszystko wygląda już w akcji. Do zobaczenia w aplikacji.

Może to dobry moment, aby kliknąć lajka, aby kliknąć i dodać komentarz, aby kliknąć subskrypcję i dowiadywać się o kolejnych aplikacjach, które budujemy i które przygotowujemy dla naszych klientów, być może ty kiedyś też nim zostaniesz. Także nie krępuj się, daj lajka, nie krępuj się, zapytaj w komentarzu, o co chcesz związanego z tą aplikacją, i do zobaczenia w kolejnej części filmu.

Prezentacja aplikacji w praktyce

Witam cię już w aplikacji. Ja jestem teraz na liście wniosków urlopowych, liście wniosków urlopowych właśnie naszej aplikacji. Tak jak widzisz, tu różne rodzaje wniosków są już wprowadzone. Ja mam najwyższe uprawnienia, więc widzę wszystkie wnioski wszystkich pracowników, jakich tutaj mamy na tej liście. Ale jak tu złożyć w ogóle wniosek urlopowy?

Słuchajcie, jest tutaj sobie taki przycisk z plusikiem. No i tu, zobaczcie, nie muszę wypełniać, bo aplikacja wie, kto jest zalogowany, więc ja nie muszę wypełniać, w czyim imieniu składam ten wniosek. Mogę sobie tutaj wybrać, jaki to jest rodzaj wniosku urlopowego, wybrać datę rozpoczęcia tego urlopu, datę zakończenia tego urlopu i tu, zobaczcie, automatycznie wyliczy się liczba dni roboczych, na które chcemy wziąć ten urlop.

Dodatkowo, co ciekawe, ta informacja o ilości dni roboczych uwzględnia święta. Czyli jeżeli - i to pokażę ci za chwilę - wprowadzisz w mojej organizacji święta, które są w Polsce, czy święta, w ramach których dni urlopowe nie powinny być liczone, to aplikacja to również uwzględni i na przykład, jeżeli ktoś wypełni sobie wniosek na majówkę, to te dni urlopowe zostaną tu policzone prawidłowo.

Ostatnim elementem, który muszę wybrać, to jest, kto mnie będzie zastępował. Po wybraniu zastępcy klikam sobie "Wyślij wniosek", no i tyle, i już mój wniosek został wysłany. I tak jak widzisz, ten fakt od razu się tutaj pojawia na dole, na dole mojej listy, czekam na rozpatrzenie wniosku. Z tego momentu, z tego miejsca mogę od razu, słuchajcie, anulować ten wniosek, jeżeli, jeżeli mam taką potrzebę, jeżeli na przykład zobaczę, że się pomyliłem, czy w powiadomieniu mailowym, które przychodzi do mnie teraz o złożeniu tego wniosku, tam zobaczę błąd, mogę go szybciutko anulować i nie muszę go składać na nowo. Więc tak wygląda lista wniosków urlopowych. No, nie ma tutaj zbyt jakiejś wielkiej, wielkiej historii, wielkiej funkcjonalności, ale widzisz, jak to, widzisz, jak to wygląda w praktyce.

Po drugie, pracownik ma to, co wam mówiłem przed chwilką, również swoją listę obecności. Ja widzę tutaj właśnie tak wypełnioną listę obecności, w jakich godzinach byłem, kiedy została ta lista do mnie wysłana, kiedy ja na nią odpowiedziałem, wszystko mam tutaj czytelnie widoczne. Mogę sobie, mogę sobie podejrzeć to w oddzielnym oknie, tutaj nie ma żadnej możliwości edycji, ta edycja jest zarezerwowana tylko dla działu kadr i działu HR, więc tu żaden pracownik edytować rzeczy nie może, ale na przykład może wpisać przyczynę nieobecności, co, co widzisz na tym ekranie. Miejsce pracy również jest, również jest tutaj wypełnione, więc no, po prostu ta funkcjonalność jest dość prosta, listy, listy obecności nie ma co tutaj zbyt wiele pokazywać.

Lista pracowników to jest po prostu lista pracowników, w których definiowane są chociażby godziny pracy, ale również inne elementy, o których wspominałam, czyli data urodzenia, urząd skarbowy, tutaj pracownik może też zobaczyć, ile ma urlopu, czy to wypoczynkowego, czy wszystkie pozostałe informacje, których nie będę czytał, które tylko tak, tak w skrócie, w skrócie pokażę. Tutaj przewinę, jakie te informacje są, ale tu mogą być wszystkie te informacje o pracowniku, których potrzebujesz, których potrzebujesz w swojej bazie, których potrzebujesz do tego, aby prowadzić swój biznes, prowadzić swoich pracowników.

Idziemy sobie dalej, w informacjach o sobie mam informacje o sobie, no właśnie o mnie jako o pracowniku, i tej urodzenia, i jaki mam wybrany urząd, i wszystkie inne, których znowu nie będę czytał, które ci tylko tak, tak tutaj pokażę. I mam ten długopis czy ołówek, dzięki któremu mogę przesłać prośbę o zmianę danych właśnie do HR-u, no bo, słuchajcie, to nie możemy zrobić tak, że ja wchodzę i zmieniam sobie czy to ilość dni urlopowych, czy urząd, w którym jestem zarejestrowany. Tutaj mogę zgłosić taką zmianę, pracownik HR ją zweryfikuje, czyli na przykład, jeżeli ja bym powiedział, że "hej, urlopu wypoczynkowego mam 15, mam 16 dni, a nie 15, albo 10", albo, no, jakąkolwiek ilość tutaj sobie wpiszę, no to pracownicy HR i kadr zweryfikują tę informację i jeżeli uznają, że ona jest prawidłowa, no to mi ją zmienią, ja dostanę powiadomienie na maila i będę mógł wejść do aplikacji tu i sobie sprawdzić, jak to już teraz wygląda, czy rzeczywiście zostało to poprawione.

Wszystkie te informacje, które tutaj są, jak widzisz, można, można wysłać taką prośbę o poprawienie ich, szybka, szybka funkcjonalność, szybka możliwość dla wszystkich pracowników wykonania czynności związanych z HR-em.

No i dni świąteczne, to na koniec, pokażę ci, jak to wygląda. No, mamy sobie tutaj popisywane dni świąteczne tak, aby w tych dniach nie przychodziły wpisy dotyczące listy obecności, aby w tych dniach, jeżeli bierzemy urlop, był prawidłowo wyliczony, prawidłowo wyliczona liczba dni, na którą bierzemy ten urlop. Taka prosta, prosta funkcjonalność do edycji właśnie dni świątecznych.

Okej, to w telegraficznym skrócie tyle, jeśli chodzi o aplikację. Za chwilę jeszcze się przeloguję i pokażę ci, jak to wygląda po stronie Teamsa, czyli jak wyglądają powiadomienia o wnioskach urlopowych i powiadomienia o obecności, którą należy zgłosić i odnotować, obecności w pracy, którą należy zgłosić i odnotować. Także ja się przeloguję.

Mam już przygotowanego Teamsa właśnie z tymi powiadomieniami, o których wspominałem przed chwilą, czyli na przykład powiadomienie dotyczące elektronicznej listy obecności wygląda w taki sposób, jak widzisz teraz na ekranie. Ono może wyglądać oczywiście w zupełnie inny sposób, również to są to są przykłady, które ci tutaj pokazuję, jak ta lista może wyglądać. Czy to są godziny do wyboru, czy ty chcesz, żeby twoi pracownicy mogli w ten sposób wybierać godziny - mówisz nam o tym w trakcie wdrażania i my to przygotowujemy tak, jak, tak jak chcesz, tak jak sobie wymyśliłeś, tak jak ustaliłeś z kadrami, HR-em czy z kimkolwiek innym.

W taki sposób można to zaznaczyć, kliknąć "zatwierdź" i ta informacja trafia do aplikacji, a pracownik dostaje taką syntetyczną, syntetyczną informację o tym, że zgłosił właśnie, że będzie pracował między 8:00 a 16:00 i będzie pracował w biurze, więc mamy tutaj taką, taką możliwość prostego widzenia pracownika, absolutnie prostego, bo może tą operację zrobić czy to na Teams desktopowym, czy na Teamsie na telefonie, dowolna zupełnie operacja.

Okej, przełączamy się teraz do, do wniosków urlopowych. Tutaj, zobacz, jest aplikacja właśnie zatwierdzenia, ja mam ją przypiętą w Teamsie. No i widać, że wniosek urlopowy został złożony, widać, kto ten wniosek składa, widać, na czyją odpowiedź oczekuje, tutaj jest treść tego wniosku, ona tutaj w takiej testowej wersji może nie wygląda dość dobrze, ale wszystkie te informacje możemy, wszystkie te informacje możemy zmienić i dostosować do twoich potrzeb. Tutaj w trakcie odpowiadania, czy to odpowiadania pozytywnego, czy negatywnego, można oczywiście dodać i wprowadzić komentarz, tak aby była znana przyczyna na przykład nieodpowiedzenia albo jakieś drobne życzenia miłego urlopu tutaj można też zawrzeć. To, co będzie tu wpisane, zależy od twojej fantazji.

Zakończenie

Dziękuję ci za uwagę bardzo. Było mi miło móc opowiedzieć ci o naszej aplikacji dotyczącej obsługi procesów HR-owych. Jeżeli jesteś zainteresowany innymi funkcjonalnościami czy zadaniem szczegółowych pytań, jeśli chodzi o tą aplikację, zapraszam cię do kontaktu. Link do bezpłatnej konsultacji masz w opisie do tego filmu, więc klik, umawiaj się z nami, pytaj, a ja chętnie odpowiem ci na wszelkie twoje wątpliwości czy też pytania dotyczące właśnie tej aplikacji.

A tymczasem dziękuję ci bardzo za uwagę, dziękuję ci za poświęcony czas. Przypominam o możliwości i zachęcam do tego, aby komentować, dawać lajki, no i cóż, do zobaczenia w kolejnym filmie. Automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT.

Jak zbudować firmowy Intranet w SharePoint

Cześć, tu Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób korzystać z narzędzi Microsoft 365, aby usprawniały pracę Twoją oraz Twojej firmy. W dzisiejszym odcinku pokażę Ci, jak zbudować Intranet, czyli taką wewnętrzną witrynę, na której będziesz mógł publikować różnego rodzaju informacje o firmie, publikować na przykład szablony dokumentów, ważne newsy i generalnie komunikować się ze swoim zespołem.

To ma szczególnie istotne znaczenie w przypadku przyjmowania nowych osób do firmy. One mogą wówczas prześledzić historię tego, co się działo, zobaczyć w jednym miejscu, gdzie są ważne elementy, wzory dokumentów, procedury i różnego rodzaju rzeczy, które w Twojej firmie funkcjonują. Ale nie ma co tutaj opowiadać, zobaczcie, jak to działa w akcji.

Tutaj za mną widzisz witrynę SharePointową, a generalnie takie miejsce, gdzie można tworzyć witrynę. Ja tutaj pokażę Ci od początku, krok po kroku, jak w ogóle stworzyć taką witrynę i na co trzeba zwrócić uwagę przy jej budowaniu.

Witrynę SharePointową buduje się poprzez kliknięcie tutaj "Utwórz nową witrynę". Pojawia Ci się okno i tu już masz pierwsze pytanie do wyboru, czy będzie to witryna zespołu, czy witryna do komunikacji. Z grubsza rzecz biorąc, najważniejsza różnica między tymi witrynami jest taka, że witryna zespołu jest z definicji ograniczona - widzą ją i mogą do niej wejść tylko osoby, które mają odpowiednie uprawnienia. Witryna do komunikacji natomiast jest witryną otwartą, otwartą w takim znaczeniu, że widzą ją wszyscy pracownicy Twojej firmy.

Ja wybiorę witrynę zespołu, pokażę Ci kilka elementów, gdzie na przykład można ustawić uprawnienia do wejścia do tej witryny. Także klikam "Witryna zespołu". Tutaj mogę wybrać jakiś jeden z szablonów, który jest proponowany przez Microsoft. Ja wybiorę zespół standardowy, a Ty wybierz, jeżeli chcesz, inne szablony. Zobacz każdy z nich, jak wygląda, do czego służy. Będziesz mógł wtedy wybrać odpowiedni szablon do Twojego zastosowania, do Twojego przypadku. Ja, tak jak mówiłem, wybieram szablon standardowy.

Klikam "Użyj szablon", wprowadzam nazwę, wprowadzam nazwę mojej witryny i idę dalej. Tak jak widzisz, od razu tworzy się również email grupy, która jest podłączona do tej witryny, i witryna dostaje swój adres.

Tu jeszcze raz jest pytanie, czy chcesz tworzyć witrynę publiczną, czyli tak jak widzisz, każda osoba w organizacji może mieć do niej dostęp, lub tylko członkowie. Ja wybiorę tylko tą drugą wersję. Możesz wybrać również język, ja wybieram polski.

W następnym kroku możesz dodać użytkowników do swojej witryny. Tutaj po prostu zacznij pisać imię osoby, którą chcesz dodać. No i tak jak widzisz, pojawiają się członkowie Twojej organizacji. Możesz tutaj w taki prosty sposób ich dodać. Ja tego tu nie będę robił, pokażę Ci, jak to zrobić później. Klikam "Zakończ".

No i mam zbudowaną witrynę. Tylko tyle, kilka dosłownie kliknięć i witryna jest zbudowana. Jest zbudowana co prawda w taki sposób, którego ja bardzo nie lubię, tej standardowej, pierwszej strony. Więc na początek pokażę Ci, jak uporządkować, czyli tak naprawdę usunąć wszystkie elementy z tej strony.

Klikam sobie "Edytuj". Żeby móc kliknąć edytuj, muszę mieć odpowiednie uprawnienia, o tym za chwilę. Ale tutaj, zobacz, klikam "Usuń", klikam na kolejny element, pojawiają mi się śmietniczki i, je klikając, usuwam kolejne elementy. I mam już i mam już moją witrynę uporządkowaną, czyli tak naprawdę czystą, usunąłem z niej wszystkie elementy i wygląda teraz w taki sposób.

Drugą rzeczą, którą robię zawsze na początek, tworząc kolejną witrynę, klikam tutaj i edytuję menu. Niepotrzebny jest tutaj ten link do konwersacji, niepotrzebny jest ten link do notesu, no chyba że używasz tych notesów. Ja ich nie używam, więc ja usuwam, a przy okazji pokazuję Ci, w jaki sposób można edytować menu. Ten link do zawartości strony również nie jest potrzebny. Można to zostawić w ten sposób, klikam "Zapisz". No i zobacz, już mam tutaj troszeczkę większy porządek.

Na początek pokażę Ci, jak zmieniać wygląd naszej witryny. Klikam tutaj w trybik, klikam w "Zmień wygląd", klikam w "Nawigację" i mogę tu przestawić menu na poziomy. Po kliknięciu "Zapisz", tak jak widzisz, menu już mamy poziome.

Klikam ponownie "Zmień wygląd" i teraz "Zmień nagłówek". Tutaj możesz się po prostu pobawić różnymi wersjami. Ja pokażę Ci tylko, jak to może wyglądać, tutaj na szybko, ale Ty możesz zmienić to właśnie w taki sposób, jak najbardziej lubisz, w taki sposób, jak najbardziej Ci się podoba.

Dodatkowo możesz, zobacz, tutaj wrzucić również logo swojej firmy albo jej miniaturę. Czy też niekoniecznie logo firmy, może być to być witryna na przykład projektu i może to być logo waszego projektu. W tej sekcji "Nagłówek" możesz zmienić również kolorystykę swojej witryny. Ja na przykład wybiorę tutaj ten czarny, kliknę "Zapisz". No i niewiele się tu zmieniło, ale jak kliknę w dokumenty, to zobaczysz, że no wszystko jest takie ciemne.

Kliknę tutaj w trybik raz jeszcze, wybiorę "Zmień wygląd" i wybiorę jednak motyw jakiś tam bardziej, bardziej, powiedzmy, kolorowy. Tu już widzisz, że to, że ta zmiana tu zadziałała. Więc ze zmianą wyglądu możesz się pobawić i dostosować ją w taki sposób, jaki byś chciał, aby Twoja witryna wyglądała.

I tak naprawdę dzisiaj najważniejszym elementem, na którym chcę się skupić, to budowanie stron, budowanie stron właśnie w tym Intranecie. I aby dodać nową stronę do naszego Intranetu, trzeba kliknąć tutaj "Nowe" i wybrać "Strona". Jest tutaj kilka szablonów, możesz zobaczyć, jak one wyglądają, w taki sposób, klikając w te szablony.

Ja nie będę wybierał żadnego szablonu, wybiorę znowu, tą pustą wersję, a Ty, jeśli chcesz się pobawić, zachęcam Cię do tego, aby popatrzeć na różne szablony, które się właśnie tutaj pojawiają. Ja wybieram "Pusty" i klikam "Utwórz stronę" i pojawia mi się już pierwsza, utworzona, moja strona.

Do przygotowania treści skorzystam ze swojej strony firmowej i spróbuję ją odwzorować właśnie w SharePoincie. Oczywiście to będzie odwzorowanie takie z grubsza, a nie w całości. Klikam i kopiuję sobie tytuł tej strony i tutaj wklejam go w tym, w tym właśnie miejscu.

W tej środkowej części mamy możliwość przygotowania różnych układów stron, które będziemy budowali. Już teraz jest tutaj wstawiona jedna sekcja i po kliknięciu tych suwaków możesz wybrać w niej jedną, dwie lub trzy kolumny, albo taki układ z jedną kolumną węższą, drugą szerszą. Ja właśnie taki wybiorę, bo tak mniej więcej wygląda moja strona.

Następnie skopiuję sobie ten tekst, który jest tutaj widoczny. I aby go wkleić, muszę tutaj, zobacz, najechać w taki sposób myszką, aby pojawił się ten plusik. Klikam ten plus i pojawiają mi się różne elementy, które mogę dodawać na tej stronie. Tu są teksty, obrazy i różne inne rzeczy.

Ja Cię zachęcam bardzo serdecznie do tego, aby wybrać każdy z tych elementów, zobaczyć, jak on działa w praktyce, i w ten sposób nauczyć się, jak korzystać z tych elementów i który do czego służy. Ja Ci kilka podstawowych pokażę właśnie dzisiaj w tym wideo.

Więc wklejam na początek tekst, pojawia mi się tutaj edytor. To jest dokładnie taki edytor albo bardzo podobny edytor do tego, który masz w Wordzie, więc z całą pewnością sobie z tym wszystkim poradzisz. Ja tu wklejam jakiś tekst.

Aby dodać obraz w tej węższej kolumnie, klikasz tutaj plus i, paradoksalnie, nie biorę "Dodaj obraz", tylko wybieram "Tekst". Mam tutaj takie okienko na tekst, przechodzę na moją stronę, klikam prawym "Kopiuj obraz". I zobacz, po przejściu tu, ustawiam kursor tu, gdzie jest wpisywanie tekstu, klikam Control+V, czyli wklejanie, i po prostu wkleja mi obraz. To jest świetny, świetny sposób, bardzo szybki, na dodawanie obrazów tutaj.

Nie podoba mi się, że to jest wyśrodkowane, do góry to jest wyśrodkowane, do dołu. Więc przejdę sobie, przejdę sobie, kliknę gdziekolwiek w tej sekcji i tutaj, zobacz, wybiorę wyśrodkowanie. No już to wygląda znacznie lepiej. Ten obrazek jest też trochę za duży, więc tutaj, widzisz, mogę najechać i, trzymając za narożnik, zmniejszyć jego obraz.

Dalej, na mojej stronie, tutaj pod tym tekstem jest umieszczony przycisk. Więc klikam plus i wpisuję "przycisk", mam taki, mam taką możliwość, aby wybrać przycisk. Ten przycisk nazywa się "Bezpłatna konsultacja" u mnie na stronie. I po wpisaniu, po dodaniu tego przycisku, można już dodać link. Ja dodam link do mojej strony internetowej, wkleję ten link. I tu możesz sobie oczywiście to też wyśrodkować.

Ja zachęcam Cię absolutnie do tego, aby pobawić się, poklikać te różne opcje, które są tu widoczne. Bo chociażby, zobacz, można szybko skopiować sobie ten przycisk wielokrotnie, można usunąć ten przycisk równie szybko. I zaraz pokażę Ci, do czego jeszcze można to wykorzystać.

Natomiast na mojej stronie internetowej, tutaj poniżej, ale już na szerokość całej strony, jest dodane wideo z YouTube. I właśnie teraz to pokażę Ci, jak wykonać. Najeżdżam na ten plusik i pojawia mi się sekcja, tak jak było wcześniej, mogę wybrać tutaj różne warianty. U mnie ta sekcja na stronie jest teraz jednokolumnowa, więc właśnie taką sekcję dodaję.

I znowu, aby dodać film z YouTube, przechodzę na stronę, szukam linku, "Kopiuj adres filmu", i tu wklejam sobie ten, wklejam sobie ten link. I zobaczcie, że po chwili, o, załadowana już jest miniatura i widoczny, widoczny film.

I widać, te sekcje, które, te web party, tak naprawdę to się nazywa, czyli elementy strony, tutaj po najechaniu myszką, one są, one są widoczne. I co jeszcze tutaj można zrobić? Zobacz, klikam na ten web part, na ten fragment. I tu mogę, na przykład, w taki sposób zmienić sobie kolejność. Mogę, mogę ten przycisk, jeżeli chcę, przesunąć na przykład tu, mogę ten przycisk przesunąć na przykład sobie, zobacz, tutaj i w ten sposób. I w ten sposób łatwo już, łatwo już przygotowywać zupełnie inną, zupełnie inną wersję strony.

Tutaj klikam sobie "Opublikuj". No i zobacz, i zobacz. Całkiem nieźle już ta, ta moja strona wygląda. Tutaj zwróć uwagę, że można, można tą stronę dodać do nawigacji. Ja kliknę ten element. No i od razu mam tą stronę dodaną w menu. Ona co prawda dodała mi się, powiem w skrócie, brzydko. Zaraz pokażę Ci, jak można to poprawić.

Natomiast zwróć uwagę, proszę, że mam już tutaj przygotowaną pełnoprawną stronę, której przygotowanie zajęło mi tylko kilka minut. Klikam jeszcze raz "Edytuj", wymienię ten banner na górze, żeby był... No jak nie mam pomysłu, to najczęściej wybieram wtedy taki.

Tutaj mogę też, zobacz, zmienić osobę, która opublikowała tą treść, czyli ja mogę publikować w imieniu szefa, pracownika, jak sobie życzę, różne tutaj są opcje. Wielokrotnie to dzisiaj powtarzam i powtórzę raz jeszcze, zachęcam Cię do tego, aby poklikać w taki sposób, jak ja to robię teraz, i dobrać odpowiedni layout do tego, do tego, co chcesz, co chcesz zrobić. I zrobić to tak, aby Ci się to, aby Ci się to podobało.

Opublikuję raz jeszcze tą stronę. No i zobacz, mamy już całkiem, całkiem nieźle wyglądającą stronę. I teraz przejdę do edycji raz jeszcze menu. Tutaj adres tej strony mi się jakiś pojawił, ja go teraz sobie skopiuję i kliknę w menu "Edytuj". Ta edycja otwiera mi się tutaj, z tej strony usunę wcześniej dodany link.

I tutaj zwróć uwagę, że można dodać również inne rzeczy, można dodać na przykład etykietę. Etykieta to może być grupa, grupa linków, tak żeby to menu było rozwijalne. Dodam tutaj jeszcze ten element, którą, tą stronę, którą zrobiłem wcześniej. W ten sposób po prostu wklejam adres tej strony i wpisuję "Bezpłatna konsultacja". Tu mogę wybrać, czy ta strona ma się otwierać w nowej karcie, czy nie. Ja tego nie będę robił, klikam "OK".

I teraz, trzymając przycisk drag and drop, wrzucam, wrzucam w tą grupę linków właśnie ten, tą pierwszą stronę, którą chcę dodać. No i zobacz, że pojawił się tutaj taki znacznik i mam, i mam już rozwijalne... I mam już rozwijalną stronę.

Można tutaj oczywiście dodać komentarze, tak jak widzisz. Można, można polubić tą stronę. Więc mamy taki pierwszy element do tego, aby budować strony, budować content, budować taki Intranet właśnie, dostępny wewnątrz Twojej firmy.

Teraz pokażę Ci, w jaki sposób zrobić taki mini portal z newsami, z wiadomościami firmowymi. Przejdźmy raz jeszcze na stronę główną, ona jest tutaj zupełnie czysta. Po kliknięciu "Edytuj", dodamy tutaj sekcję do naszej strony, dodamy pierwszą sekcję do naszej strony. Czyli kliknę tu, wybiorę "Kolumna", mam już sekcję dodaną.

I teraz klikam raz jeszcze "Dodaj" i wybieram sobie, wybieram taki element, który nazywa się "Wiadomości". Już były dodane, ja je usunąłem, teraz je dodaję raz jeszcze. Tu zwróć uwagę na to, że one mogą być widoczne i przygotowane w różne, absolutnie w różny, absolutnie sposób. To też warto, abyś dostosował do swoich, do swoich potrzeb.

Ja dodam to, ja dodam to na razie właśnie w taki sposób i opublikuję tą, opublikuję tą stronę. I tutaj zobacz, że te wiadomości, takie testowe... Wpis z wiadomościami tworzę podobnie, jak przy budowaniu strony, wybieram na początek szablon. Tu tych szablonów znowu jest kilka, ja wybieram "Pusty", tworzę wpis. To będzie testowa wiadomość, no i w tą testową wiadomość tutaj wezmę jakiś tekst i tutaj przechodzę, wklejam.

I zwróć uwagę, nagłówki zostały przeniesione, tekst został przeniesiony, jest to z grubsza nawet, nawet całkiem nieźle sformatowane. Tu oczywiście przypominam o tym, aby w jakiś tam sposób modyfikować również ten nagłówek. I tutaj zwróć uwagę, że oprócz opublikowania, pojawił się przycisk również "Wyślij". Taką wiadomość można również wysłać do wszystkich pracowników mailem, na adres na przykład "wszyscy" czy jakikolwiek inny masz skonfigurowany, taki, który trafia czy to do całej firmy, czy do, czy do tylko zespołu, dla którego jest przygotowana ta witryna.

I taką wiadomość możesz bardzo szybko wysłać i opublikować treść. I z jednej strony użytkownicy będą mieli to w formie komunikatu mailowego, ale z drugiej strony będą mieli również taki wpis na stronie, na Twoim Intranecie, tak jak tutaj widzisz. I będzie można do tego sobie wrócić, będzie można to poczytać i chronologicznie budować taki kontent właśnie z różnymi wiadomościami, które przekazuje, które przekazuje tutaj Twoja firma.

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące budowania stron i budowania Intranetu, zapraszam Cię do kontaktu, zapraszam Cię do komentowania tego filmu. A tymczasem bardzo serdecznie dziękuję za dzisiaj, zapraszam Cię również do dzielenia się różnymi pomysłami na to, w jaki sposób można wykorzystywać narzędzia Microsoft 365 w Twojej firmie, aby działać skuteczniej, aby działać wydajniej, aby po prostu z jednej strony zarabiać więcej, a z drugiej oszczędzać również pieniądze właśnie dzięki narzędziom, które pokazuję.

Dziękuję Ci serdecznie za dzisiaj, zapraszam do następnego filmu, cześć.

‍

Microsoft SharePoint - jedno narzędzie, trzy kluczowe funkcjonalności

W dzisiejszym filmie pokażę Ci, w jaki sposób za pomocą jednego narzędzia Microsoft SharePoint Ty sam możesz zbudować aplikację. Bo z jednej strony możesz zbudować stronę internetową, co pokażę w dzisiejszym filmie. Z drugiej strony możesz przygotować bibliotekę plików i źródeł różnych dokumentów, co też za chwilę zobaczysz w filmie. I z trzeciej strony możesz zbudować tabelę, bazę danych, w których będziesz przechowywać różne informacje właśnie dotyczące Twojej firmy, Twojego projektu, wszystkiego, czego tylko sobie zapragniesz. Tak że zapraszam do części merytorycznej.

Cześć, tu Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję narzędzia Microsoft 365, które usprawniają Twoją pracę i usprawniają Twój biznes. Dzisiaj kilka słów o SharePoincie. Jest to aplikacja, która jest dostępna już od najniższej licencji pakietu Microsoft 365, czyli licencji Basic. Więc jeżeli masz ten pakiet, to na 100% SharePointa masz również dostępnego do własnej pracy.

Dzisiaj pokażę Ci trzy główne grupy funkcjonalności, które ja wykorzystuję najczęściej we wdrożeniach naszych aplikacji. Pierwsza z tych grup funkcjonalności to możliwość przygotowania strony internetowej właśnie w SharePoincie. Taką stronę, jak widzisz teraz za moimi plecami, możesz bez problemu samodzielnie przygotować. Wystarczy średnio zaawansowana znajomość pakietu Word, oprogramowania Word. To są właśnie takie umiejętności, które musisz posiadać, aby taką stronę przygotować.

Edycja tych danych jest tutaj bardzo prosta. Ja w tym filmie nie będę pokazywał, jak się te strony robi. Natomiast jeżeli chciałbyś, żebym przygotował taki film, jak się buduje strony w SharePoincie, daj znać w komentarzu, daj znać w informacji prywatnej, i ja wówczas przygotuję taki film, gdzie pokażę podstawowe elementy z edycji stron właśnie w SharePoincie.

Co ciekawe, tu można wrzucać różne treści. Mogą to być zdjęcia, mogą to być, tak jak widzisz, jakieś tam elementy tekstowe, ale można też na przykład osadzić wideo na takiej stronie. Może to być wideo, które jest wrzucone na YouTube, ale może to być też wideo, które jest przygotowane i umieszczone w aplikacji Stream. To jest taki microsoftowy, w cudzysłowie, YouTube, z którego możesz korzystać we własnej firmie.

Można tutaj umieszczać różnego rodzaju elementy, można tu zrobić bibliotekę na przykład dokumentów firmowych, wzorów dokumentów firmowych i osadzić ją na takiej stronie. Jest to bardzo przydatne narzędzie, wykorzystywane jest również często do komunikacji. Można tutaj zrobić po prostu intranet firmowy, intranet, który jest dostępny tylko dla zalogowanych użytkowników Microsoftu z Twojej firmy. I w ten sposób możesz prowadzić komunikację różnych elementów, które się w firmie dzieją, informować o wydarzeniach, nowych osobach, które dołączają do Twojego zespołu, czy o procedurach, które właśnie wdrażasz w swojej firmie. Tak że to jest świetne narzędzie do przygotowywania i komunikowania treści właśnie w ramach pakietu Microsoft 365 i treści, które mają być dostępne w Twojej firmie.

Druga grupa funkcjonalności, o której chciałem Ci powiedzieć w ramach SharePointa, to możliwość zbudowania biblioteki plików. Taka biblioteka plików wygląda właśnie tak, jak widzisz teraz za moimi plecami na ekranie. To jest dość podobne rozwiązanie do tego, które jest dostępne w ramach aplikacji OneDrive, natomiast czym się różnią te dwa rozwiązania?

Po pierwsze, SharePoint jest z definicji miejscem na pliki wspólne, na pliki zespołu, na pliki całej firmy, ale przede wszystkim chodzi tu o to, że to są pliki wspólne. I teraz, jaka jest tutaj zasadnicza różnica? W aplikacji OneDrive ja powinienem przechowywać pliki wyłącznie swoje prywatne, takie, które są dla mnie. Mogę je oczywiście również udostępniać innym osobom, ale z definicji to są moje pliki, które tymczasowo udostępniam innym osobom. Natomiast jeżeli chcę mieć w firmie pliki, które są pewnego zespołu, które są pewnego działu, które są ogólnofirmowe, powinienem to zrobić w SharePoincie, właśnie w bibliotece plików.

I teraz, jaka jest taka zasadnicza, praktyczna, największa różnica między tymi dwoma sposobami przechowywania plików, czyli OneDrivem i SharePointem? Otóż w SharePoincie właścicielem pliku jest witryna. Czyli jeżeli na przykład użytkownik, którego tutaj widzisz, Marcin Karwowski, z jakichś przyczyn przestanie funkcjonować w Twojej firmie, przestanie funkcjonować w Microsofcie, w Twojej instalacji Microsoftu, to te pliki mimo wszystko tutaj zostaną i one dalej będą funkcjonowały.

Natomiast jeśli byłyby te pliki Karwowskiego przechowywane na OneDrive, to po odejściu Karwowskiego, czy po zwolnieniu Karwowskiego, musiałbyś coś z tymi plikami zrobić. Musiałbyś je przenieść w inne miejsce, przenieść innemu użytkownikowi, udostępnić te pliki na nowo. Słowem - wykonać wiele czynności, które, jeżeli pomyślisz o tym wcześniej, czyli umieścisz te wszystkie pliki na SharePoincie, w bibliotece plików, nie będziesz musiał tego robić i te pliki będą tu po prostu bezpieczne i odporne na fluktuacje związane z pracownikami.

Poza tym wszystkie funkcjonalności tej biblioteki plików są dokładnie takie same jak w OneDrive. Jeżeli chcesz wiedzieć, jakie funkcjonalności ma biblioteka plików, jak się ją w szczegółach obsługuje, daj znać w komentarzu, a przygotuję na tą okoliczność dedykowany film, gdzie opowiem o funkcjonalnościach właśnie biblioteki plików w ramach SharePointa.

Trzecią taką grupą funkcjonalności, o której chciałem Ci dzisiaj powiedzieć, jest Microsoft List. Microsoft List to narzędzie, w którym możesz przechowywać dane w układzie tabelarycznym. Nie jest to co prawda baza danych, ale ma wiele takich elementów wspólnych z bazą danych i można ją mniej więcej w podobny sposób wykorzystywać. Nie chcę wchodzić technicznie w oba rozwiązania, natomiast my w niektórych naszych aplikacjach stosujemy właśnie listę SharePointową jako swoistą bazę danych do naszych aplikacji. Jest to jak najbardziej zgodne z polityką i uwarunkowaniami, które są w Microsofcie.

Ale teraz kilka różnic, na przykład w stosunku do Excela. W Excelu też często prowadzi się różnego rodzaju ewidencje i przechowuje właśnie dane w takim układzie tabelarycznym, ale jak widzisz, tutaj wygląda już odrobinę inaczej i możliwości tej listy SharePointowej są zupełnie inne niż w Excelu.

Link do filmu, w którym mówię o funkcjonalnościach listy SharePoint i pokazuję, jak na przykład zrobić widoki, masz w opisie tego filmu. Natomiast tutaj chciałbym Ci powiedzieć o kilku elementach, takich, dla których uważam, że warto korzystać z listy SharePointowej do przygotowywania wszelkiego rodzaju ewidencji, do przechowywania różnych danych, które dzisiaj być może w swojej firmie trzymasz w Excelu.

Po pierwsze, masz tutaj dość czytelną historię wersji danego wpisu. Tak jak widzisz, te zmiany wykonywał Maciek, te zmiany wykonywał Marcin, fajnie to jest widoczne w takim przejrzystym układzie. Po drugie, edycja danych w liście SharePointowej odbywa się za pomocą takiego formularza, jak widzisz teraz na ekranie. Jest to edycja bardziej zbliżona do edycji w aplikacji niż w takim układzie tabelarycznym, jak ma to miejsce w Excelu, i dzięki temu, myślę, że ta edycja jest dużo bardziej przejrzysta.

Tak jak widzisz, pole zdefiniowane jako data wprowadza się do niego dane za pomocą kalendarza. Można definiować pola tekstowe, można definiować pole w postaci listy wybieralnej, w której właśnie w taki sposób mam możliwość wprowadzania danych. Mogę ponadto dołączyć tutaj do tego wpisu również na przykład załącznik, mogę te wpisy komentować w taki sposób. Więc mamy prawie taki układ, można powiedzieć, aplikacyjny albo bardzo zbliżony do układu aplikacyjnego.

Dodatkowo tutaj tylko wspomnę o tym, że po każdej kolumnie można czy sortować, czy filtrować, czy można w obrębie tych kolumn grupować, można tu nadawać w zaawansowany sposób uprawnienia i masz tu wiele, wiele różnych możliwości. Oczywiście, jeżeli tylko interesują Cię bardziej szczegółowe informacje apropos właśnie tego narzędzia, jakim jest lista SharePointa, daj znać w komentarzu. Ja bardzo chętnie przygotuję jeszcze jeden film, w którym powiem bardziej szczegółowo o liście SharePoint.

Ale tu chciałbym zwrócić Twoją uwagę na jeszcze jeden element. Lista SharePointa i edycja danych może się odbywać właśnie za pomocą takiego okna, jak widzisz teraz na ekranie, ale również można tutaj zbudować bardziej zaawansowane okno edycji danych i właśnie takie za chwilę Ci tutaj pokażę.

I mam tu w aplikacji, w jednej z aplikacji, w jednej z naszych flagowych aplikacji, które najczęściej wdrażamy u naszych klientów, czyli w aplikacji, która się nazywa baza faktur, mamy przygotowane taki dedykowany interfejs, jaki właśnie widzisz teraz na ekranie, edycji danych. Tak jak widzisz, to jest zupełnie inny interfejs niż tamten, który pokazałem przed chwilą. Zobacz, jak wygląda ten interfejs, jeszcze raz go otworzę. A jak wygląda ten interfejs? No to jest już zupełnie, zupełnie inny interfejs.

I co najważniejsze, w tym interfejsie, który widzisz teraz tutaj na ekranie, możemy definiować, kto może dosłownie każde z tych pól edytować. Możemy dodawać tutaj uprawnienia albo je wyłączać, możemy dodawać przyciski, które uruchamiają różnego rodzaju automatyzacje. Słowem, mamy już bardzo bliski aplikacji layout i możemy go w taki aplikacyjny sposób przygotowywać z jednej strony, a z drugiej - korzystać nadal ze wszystkich dobrodziejstw listy SharePointowej, których jest wiele, bo chociażby tutaj widzisz, jest przygotowany taki podręczny filtr, gdzie można szybko sobie odfiltrować pewnego rodzaju elementy i je przeglądać.

Tak że zachęcam Cię do używania listy SharePointowej do budowania w niej różnego rodzaju ewidencji sprzętu, umów, wszystkiego, co masz w swojej firmie dziś przechowywane w Excelu.

Dziękuję Ci bardzo serdecznie za poświęcony czas, za obejrzenie tego filmu. Oczywiście, jeżeli chcesz o coś zapytać, jeżeli jesteś czegoś ciekawy, daj znać w komentarzu. Jeżeli ten film uważasz, że był wartościowy, daj lajka, prześlij go znajomym, pokaż, co można zrobić w Microsoft 365 już od najniższej licencji Basic, którą masz w swojej firmie.

Uporządkuj swoje procesy, zanim zaczniesz automatyzację

Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. Dzisiejszy odcinek jest kolejnym takim specyficznym odcinkiem w całej serii, który mówi niekoniecznie o narzędziach microsoftowych i ich możliwościach wspomagania twojej pracy, natomiast przede wszystkim mówi o tym, jak przygotować się do automatyzacji procesów, jak to w ogóle ugryźć, czy trzeba się przygotowywać, czy można po prostu zadzwonić do takiej firmy jak nasza i powiedzieć: "Słuchaj Marcin, chcę zautomatyzować proces, wyceń mi to i tyle".

Więc kilka słów o tym, w jaki sposób, po co i dlaczego opisuje się procesy właśnie na poziomie własnej firmy. Ten kanał napędzany jest przez firmę eraIT, która na co dzień wspomaga klientów, wspomaga polskie firmy w automatyzacji procesów. Robimy to przede wszystkim w oparciu o narzędzia Microsoft 365, ale również w oparciu o inne narzędzia. Jeżeli chcesz zautomatyzować jakikolwiek proces, wejdź na naszą stronę, zamów bezpłatną konsultację i zobacz, jak możemy ci pomóc, zobacz, jak możesz automatyzować procesy w twojej firmie. Zapraszam do części merytorycznej.

Po co opisywać procesy?

No dobra, ale po co mamy w ogóle opisywać procesy? Tych powodów, dla których warto opisywać procesy, jest wiele. Ja przytoczę tutaj kilka najważniejszych, w mojej ocenie, argumentów, dla których warto te procesy opisywać.

Przede wszystkim, w trakcie opisania procesu z całą pewnością ten proces będzie uporządkowany. Później ci to pokażę. Ale opisanie procesu, wypisanie kolejnych elementów, zadaje kolejne pytania, wymaga uszczegółowienia, uporządkowania, czasami przypisania osoby odpowiedzialnej za dany fragment procesu. Więc z całą pewnością po opisaniu procesu możesz być pewnym, że ten proces będzie uporządkowany, albo dużo bardziej uporządkowany niż był w momencie, kiedy ten proces opisany jeszcze nie był.

Kolejna rzecz - to opisanie procesu i przyjście do takiej firmy jak nasza daje nam możliwość bardzo łatwej, albo dużo łatwiejszej wyceny. Jeżeli ten proces jest opisany, my możemy szybko go omówić, zobaczyć ile osób bierze w nim udział, jakie są krytyczne elementy procesu, co można zautomatyzować, czego nie można, gdzie są wymagane jakieś integracje, w jakim procesie wykorzystywane są narzędzia zewnętrzne, jakie to są narzędzia, jakie to są systemy, jakie to są aplikacje - czy to jest na przykład tylko Excel, a być może jakieś inne zewnętrzne rzeczy.

Więc opisany proces daje tobie, jako przedstawicielowi biznesu, tobie jako właścicielowi firmy, dużo prostszą rozmowę z takimi firmami jak moja, czyli z firmami, które automatyzują procesy w firmie, czy to oprogramowanie klasy ERP czy WMS. Opis procesów przyspieszy i da możliwość rzetelnej wyceny właśnie tego procesu.

Korzyści z opisywania procesów

Kolejny element to wymagalność różnego rodzaju danych. Jeżeli proces opiszemy, będziemy wiedzieć, jakie dane są wymagane, aby ten proces mógł zaistnieć, jakie dane są wymagane na każdym etapie realizacji danego procesu. Więc kolejny argument - mamy określone i opisane dane, które w ramach tego procesu są przetwarzane.

Mamy osoby zaangażowane w dany proces. Czasem jakieś procesy są realizowane przez jedną osobę, ale najczęściej są realizowane przez wiele osób, a jeszcze częściej, przy tych bardziej skomplikowanych procesach, są również realizowane przez wiele działów w ramach twojej firmy, w ramach twojego biznesu. Więc przypisanie właścicieli, czy to z imienia i nazwiska, czy to ze stanowiska, które realizuje dany fragment procesu, jest bardzo również istotnym elementem.

Czasami po takim opisaniu w ogóle dowiadujesz się ty, jako właściciel, albo ty jako osoba opisująca proces, że aż tyle osób bierze w nim udział, a też i Janek, i Marcin, i Ewa też w tym procesie biorą udział. Więc opisanie z jednej strony uporządkuje, z drugiej określi dane, a z kolejnej strony pokaże, jacy są aktorzy, jakie są osoby zaangażowane w realizację tego procesu.

Ustalenie odpowiedzialności i kolejności działań

Ustalenie odpowiedzialności - jak mamy osoby, mamy również ustalone odpowiedzialności. Możemy, czy to przy automatyzacji, czy to po prostu w trakcie realizacji danego procesu, ustalić, kto jest odpowiedzialny za dany fragment, do kogo się zwrócić, jeżeli w jakimś fragmencie procesu mamy błąd, jeżeli w jakimś fragmencie procesu mamy awarię, mamy fuckup (mówiąc poprawną polszczyzną). Wtedy mamy bardzo prostą drogę do tego, żeby ustalić, który dział, która osoba odpowiada za dany fragment, możemy podjąć bardzo łatwo działania naprawcze.

Mamy również, po uporządkowaniu, ustaloną kolejność działań, taką sekwencję - od czego zaczynamy, co jest w środku, co jest na końcu, co jest wynikiem po prostu całego procesu. Więc ta kolejność działań jest również, zwłaszcza przy automatyzacji, mega, mega istotnym elementem, na który koniecznie trzeba zwrócić uwagę.

Kolejna cecha takiego uporządkowanego procesu, no to właśnie jest opis pól, które są wymagane do realizacji tego procesu. Mamy wymagalność danych - tutaj mamy opis pól, które w ogóle są niezbędne, aby opis danych, które są niezbędne, aby proces mógł być zrealizowany.

Uwspólnienie rozumienia

W ósmej kartce tutaj napisałem coś bardzo, bardzo istotnego, czy to na poziomie twojej firmy, czy to na poziomie wymiany informacji między twoją firmą a na przykład moją firmą, czy inną firmą, która automatyzuje procesy - to jest uwspólnienie rozumienia różnych elementów. Kiedy proces jest narysowany, kiedy proces jest opisany, dużo łatwiej jest nam wspólnie zrozumieć, jak on ma działać, jakie mają być efekty tego procesu. A to wspólne rozumienie tego, w którą stronę mamy iść, w jaki cel mamy zrealizować, jest jednym z absolutnie najistotniejszych elementów tego, żeby dane procesy, dane wdrożenia zakończyły się sukcesem.

To tyle, jeśli chodzi o takie można powiedzieć uargumentowanie, po co w ogóle opisywać te procesy. Teraz pokażę ci kilka pozostałych elementów, czyli chociażby jakimi narzędziami, za pomocą jakich narzędzi można te procesy opisywać.

Narzędzia do opisywania procesów

Ja tutaj tą prezentację, którą widzisz nad moją głową, którą widzisz teraz na ekranie, przygotowałem właśnie w Miro. Miro jest moim zdaniem bardzo, bardzo fajnym narzędziem do opisywania procesów. Miro jest dostępne w wersji darmowej, wiele rzeczy już w wersji darmowej można zrobić. Można w taki sposób, jak ja tutaj ci pokazuję, te procesy opisywać, czy to za pomocą kartek.

Zaraz będą za chwilę przykłady, w jaki sposób procesy mogą być opisywane i zobaczysz, jak to działa w Miro. Ale procesy możesz również opisywać w microsoftowym programie Visio. Microsoftowy program Visio daje możliwość opisywania procesów, jest on również dostępny w wersji darmowej i w tej wersji możesz opisywać procesy. Dodatkowo Visio, wszyscy uczestnicy twojej instalacji Microsoft 365 mogą wspólnie opisywać te procesy, co daje również sporo korzyści.

Draw.io to jest również darmowy program, bardzo, bardzo fajny, w którym można opisywać procesy. Jest on naprawdę super. W mojej ocenie jest on na drugim miejscu, pierwszy jest Miro, z którego absolutnie bardzo chętnie korzystam, na drugim miejscu jest Draw.io, no i Microsoft Visio, który też jest dobrym rozwiązaniem do tego, aby opisywać w nim procesy.

Metodologie opisywania procesów

Na kolejnym kroku pokazuję ci kilka takich podstawowych metodologii opisywania procesów. W mojej ocenie nie jest absolutnie istotnym elementem to, w jaki sposób, czy to za pomocą metodologii A, B czy C będziesz opisywać te procesy. To jest trochę mniej istotne. Najważniejsze, żebyś spróbował je opisać tak, jak umiesz, tak jak czujesz.

Ja za chwilę ci pokażę, czym te metodologie z grubsza się różnią. Wypisałem tutaj trzy: diagram przepływu, mapa procesu i lista kroków. Ja w opisywaniu procesów z moimi klientami najczęściej korzystam z przepływu, ale, ale różni klienci mają też różne opisy.

No i tutaj zobacz, tak wygląda mniej więcej diagram przepływu. Tutaj mam bardzo skomplikowany proces parzenia kawy. Startujemy proces, pierwszy krok to jest zagotowanie wody, drugi krok to jest zmielenie kawy, trzeci krok - tutaj akurat mamy ekspres przelewowy, sprawdzamy czy filtr jest okej. No i w ostatnim kroku zaparzamy kawę, mamy proces zakończony.

I zobacz teraz, jak można za pomocą mapy procesu opisać ten proces parzenia kawy. No tutaj mamy taką formę - tu nie przywiązuj się oczywiście do tych szczegółów, czy tam trzeba było, nie wiem, umyć szklankę, może filiżanki przygotować, a może jeszcze innego rodzaju czynności zrobić. Chcę ci z grubsza pokazać, jak można to zwizualizować, jak można to przedstawić tak, aby ten proces był w miarę czytelny i aby można było go uporządkować.

No i tu mamy trzy główne takie kolumny, czyli przygotowanie, proces główny i finalizacja. W ramach przygotowania mamy przygotowanie sprzętu, sprawdzenie zasobów, czyli tam, nie wiem, że jest kawa, że mamy wodę i tak dalej. Następnie w procesie głównym gotujemy wodę, mielimy kawę i zaparzamy. No i w trzecim kroku, takim, finalizujemy kontrolę jakości i serwujemy naszą kawę.

No i jeszcze jeden sposób opisu, czyli lista kroków. Mamy krok pierwszy - zagotowanie wody, krok drugi - zmielenie ziaren, krok trzeci - umieszczenie filtra w zaparzaczu. Następnie wsypujemy kawę, zalewamy wodą, czekamy. No i można by było krok siódmy dodać - serwujemy, krok ósmy - pijemy, krok dziewiąty - dziękujemy za wypicie i tak dalej, i tak dalej.

Słuchajcie, to nie jest istotne, jak szczegółowo są tutaj i czy wszystkie elementy akurat w tych przykładach są zawarte. Natomiast chcę ci pokazać, że można te procesy opisywać właśnie w taki prosty sposób. Nie trzeba do tego żadnego skomplikowanego oprogramowania. Możesz otworzyć po prostu Worda i wypunktować sobie to, jakie kroki ma twój proces. Dodatkowo możesz dołożyć do tego, kto te czynności wykonuje, czyli w tym przypadku kto mieli kawę, kto umieszcza filtr i tak dalej, i tak dalej.

I masz opisany proces dość dobrze i już wiadomo, jakie osoby są zaangażowane, jakie kroki są. Dokładamy do tego jeszcze, jakie są dane opisujące każdy z tych kroków. No i już jesteśmy bardzo, bardzo blisko jakiegoś fajnego opisania naszego procesu.

Najważniejsze aspekty opisu procesu

Najważniejsze, żeby te nasze opisy były czytelne, były zrozumiałe, w szczególności dla ciebie jako opisującego, czy dla ciebie jako właściciela, żebyś mógł zerknąć szybko - pyk i wiedzieć: dobra, aha, to jest taki proces, takie on ma kroki. Wtedy, jeżeli te procesy w twojej firmie będą opisane, być może, być może będziesz mógł na nie zerknąć i zadać sobie takie pytanie: "Hej, a po co my w ogóle umieszczamy ten filtr? Może tu trzeba coś wymienić, może trzeba w jakiś inny sposób do tego podejść i wyeliminować jakieś kroki, albo dołożyć jakieś kroki kontrolujące jakość, sprawdzające jakieś parametry" - tak, aby móc robić jak najlepszą kawę w tym przypadku, aby móc w jak najlepszej jakości realizować po prostu nasz proces.

Warto się nad tym zastanawiać, słuchajcie, i warto te procesy opisywać, właśnie chociażby po to, że to jest doskonałe źródło do optymalizacji tych procesów. Wtedy, kiedy on jest opisany, ty jako właściciel, ty jako menadżer możesz na ten proces popatrzeć i pomyśleć sobie: "Hej, po co my te kroki realizujemy, po co one są?", albo zadać sobie inne pytanie: "Dlaczego tutaj jakichś kroków nie ma? Dlaczego nie ma checkpointów sprawdzających jakość któregoś z tych elementów?"

OK, opis procesu super, jakby miał jeszcze dodatkowo właśnie - jakie, z jakich to programów korzystamy w trakcie realizacji różnych czynności, jakie są źródła danych. To już bardziej, jeśli chodzi o automatyzację procesów i rozmowy z takimi firmami jak nasza, czyli jakimi programami mamy się potencjalnie zintegrować, albo z jakich programów mamy pobierać dane, jakie są źródła tych danych.

O osobach, które realizują, już mówiłem, ale jednym słowem można to nazwać, że opis procesu da nam informacje o zasobach, jakie są w ten proces zaangażowane. O tym przed chwilką powiedziałem, jakie integracje musimy wykonać.

Przykład automatyzacji w CRM

Jeżeli nasz proces to jest na przykład proces obsługi leada i chcemy ten proces obsługi leadów zautomatyzować w taki sposób, że kiedy lead pojawi się w naszym CRM, chcemy automatycznie sprawdzić: "A cóż to za firma? Jakie ma finanse? Od kiedy istnieje? Czym się ta firma zajmuje?", od razu przygotować taki wsad.

My w naszym CRM-ie właśnie taką automatyzację mamy, że jak tylko jakiś lead zostanie zarejestrowany w naszym CRM-ie, my od razu na podstawie różnych danych przygotowujemy taką krótką informację o tym, cóż to za firma, cóż to za osoba się do nas zgłosiła.

Tak post scriptum - jeżeli chciałbyś dowiedzieć się, jak wygląda taka automatyzacja opisująca leady w naszym CRM-ie, daj znać w komentarzu. Jeżeli tych komentarzy będzie sporo, ja chętnie nagram taki film i pokażę, w jaki sposób my zautomatyzowaliśmy w CRM-ie pobieranie danych o firmach, które się rejestrują, o klientach, którzy składają u nas zapytania. Kapitalna automatyzacja, oszczędza ogromne ilości czasu, a powoduje, że ja jestem świetnie przygotowany do rozmów z klientem i nie muszę poświęcać na to za dużo czasu. Mogę syntetyczne informacje przeanalizować, zapoznać się z nimi i od razu wiedzieć, w jaki sposób rozmawiać z klientem, jaka to jest branża, jakie być może automatyzacje, jakie aplikacje będą go interesowały.

Jeżeli uważasz, że ten film jest wartościowy, oczywiście zachęcam cię do dania lajka, do wyrażenia tego entuzjazmu w komentarzu. Bardzo mi to pomaga, sprawia wiele przyjemności, wiele frajdy i napędza w dalszym przygotowywaniu tych treści. Więc jeszcze raz zachęcam do lajkowania i do subskrybowania oraz do komentowania tego filmu.

Dobre praktyki opisywania procesów

OK, tutaj kilka słów o dobrych praktykach opisywania procesów. Słuchajcie, ile szczegółów? Tyle, ile trzeba. Tyle, abyście wy wewnętrznie w firmie rozumieli, jak ten proces działa. Tyle, ile potrzeba, abyście wzięli jakąś osobę z własnej firmy, która nie jest w dany proces zaangażowana, pokazali jej ten opis i ta osoba będzie mogła powiedzieć: "Aha, dobra, OK, rozumiem, jak ten proces działa, rozumiem, jak się tu poruszać".

Tyle właśnie szczegółów trzeba zawierać w tych opisach procesów, tak aby inne osoby z firmy, bez jakiegoś gigantycznego wprowadzenia, mogły rozumieć, jak dany proces jest realizowany. My, jako wykonawcy, firmy, które będą automatyzować wasze procesy, dopytamy o wszelkie szczegóły, o które dopytać musimy. Mamy w tym doświadczenie, mamy w tym praktykę i możemy wam pomóc. Ale jeżeli opisujecie procesy na własne potrzeby, to tyle szczegółów, ile trzeba, aby inna osoba, nie zaangażowana w proces, wiedziała, jak ten proces działa.

Opis wyjątków - słuchajcie, to jest ekstremalnie istotny element. No bo proces może sobie działać w takim flow, jakby pozytywnym, że ktoś podejmuje decyzję, że ta decyzja jest OK, że aprobata jest wyrażona, to zatwierdzenie sobie idzie dalej. A co w przypadku, jeżeli tego zatwierdzenia nie ma? A co w przypadku, kiedy zdarza się sytuacja jakaś wyjątkowa? Warto się nad nimi zastanowić, nad tymi sytuacjami, i też w tym opisie procesu je zawrzeć.

A co w momencie, kiedy dana osoba, która realizuje nasz proces, jest na urlopie? Kto ją zastępuje? Jaka tu jest procedura? Warto też o tym pomyśleć, warto sobie te pytania pozadawać. Czasem odpowiedź jest oczywista, szybka, ale istotne jest, aby się przez chwilę nad tym zastanowić i opisać to w naszym opisie procesu.

Aktualizacja i właściciel procesu

Warto jest aktualizować opis procesu. Słuchajcie, czasem firmy wynajmują inne firmy, wynajmują jakiś konsultantów, wynajmują rzesze innych zewnętrznych firm, które opisują procesy. Te firmy się napracują, ten opis mówi: "Dobra, mamy super opisane procesy", chowa to do szuflady i tyle.

I mija miesiąc, mija pół roku, mijają 2 lata, procesy się dezaktualizują, firma urosła, czynności są realizowane już zupełnie inaczej. I co? I właściciel myśli sobie, że ma dalej opisane świetnie procesy. Przychodzi firma wdrażająca jakieś systemy, czy to taka jak nasza, automatyzująca procesy, i "macie opisane procesy?", "tak, mamy". Wyjmuje właściciel opisy tych procesów i smutno - okazuje się, że ten proces jest zupełnie nieaktualny.

Więc dobrze by było w miarę regularnie nanosić zmiany w tym opisie procesów, wyznaczyć właściciela danego procesu. To nie jest trudne, no wiadomo na przykład, kto zajmuje się reklamacjami na magazynie, wiadomo, że to jest ta osoba. No i można jej powiedzieć: "Hej, zerknij tam raz na tydzień, raz na dwa tygodnie, czy tutaj w tym procesie, który jest realizowany, nic się nie zmieniło i czy nie trzeba zaktualizować opisu procesu". Przyjdzie ktoś nowy - pyk, mamy opis, dajemy i możemy działać, i możemy działać.

Przykład opisu procesu - wniosek urlopowy

Słuchajcie, dalej tyle, jeśli chodzi o opis tego, w jaki sposób podejść do opisu procesów. Wyszła nam taka, no może niezbyt rozbudowana mapa, ale myślę, że po obejrzeniu tego filmu, przynajmniej do tego was zachęcam, abyście opisywali procesy we własnych firmach. Da wam to dużo prostsze skalowanie, dużo prostsze naprawianie, dużo wyższą jakość realizowanych procesów wtedy, kiedy one są opisane i wystandaryzowane, czy to jeśli chodzi o osoby, mówiąc szerzej - zasoby i narzędzia, które są wykorzystywane do realizacji danego procesu.

Słuchajcie, jeszcze na koniec pokażę wam taki szybki przykład, w jaki sposób można sobie też podejść do opisywania procesu, chociażby procesu złożenia wniosku urlopowego.

Mamy sobie start. Pierwszym krokiem jest wypełnienie wniosku urlopowego. Następnie, to już jest taki opis, który my, który my może nie w tej formie, w bardziej jeszcze szczegółowej robimy, kiedy automatyzujemy. Sprawdzamy przełożonego z Microsoftu, sprawdzamy, czy ten przełożony jest obecny. Jeżeli nie, pobieramy zastępcę. Następnie przekazujemy do rozpatrzenia wniosek urlopowy i przekazujemy informacje o złożeniu wniosku urlopowego do osoby, która ten wniosek wypełniała. I tu już podajemy, kto konkretnie będzie ten wniosek zatwierdzał.

Następnie, jeżeli wniosek jest zatwierdzony, idziemy sobie tą ścieżką, jeżeli wniosek jest niezatwierdzony, idziemy sobie tędy. Czyli tu oczywiście jest literówka - ZAP, z opisaniem obliczonego dostępnego urlopu, bo w przypadku właśnie wniosku urlopowego, który został zatwierdzony, możemy obliczyć, ile urlopu wypoczynkowego pracownikowi jeszcze zostało dostępnego. No i wysyłamy informację o rozpatrzeniu wraz właśnie z tą informacją o obliczonym urlopie wypoczynkowym. I tu mamy sobie koniec procesu.

To jest mega krótki opis, tu brakuje oczywiście aktorów, którzy powinni być, czyli jeżeli jakieś czynności są realizowane przez ludzi, to ci ludzie powinni tu być dopisani. Brakuje tu jeszcze takiej tabeli z danymi - w jaki sposób opisujemy pracownika, w jaki sposób opisujemy wniosek urlopowy, jakimi parametrami opisujemy wniosek urlopowy. Ale tu odrobinę bardziej rozbudowany, może taki bardziej życiowy przykład procesu niż ten z parzeniem kawy.

Zakończenie

Słuchajcie, dzięki bardzo za dzisiejszy odcinek. Zachęcam was absolutnie do automatyzowania, też zachęcam was do opisywania procesów, bo opisywanie to jest pierwszy krok do późniejszej automatyzacji tego opisanego procesu. Więc bardzo, bardzo serdecznie was do tego wszystkiego zachęcam.

Zachęcam również do lajkowania tego filmu, do subskrybowania naszego kanału oraz do komentowania i zadawania pytań w tych komentarzach. A tymczasem, na dzisiaj to wszystko. Dziękuję bardzo serdecznie za uwagę. Pozdrawiam, automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT!

‍