Microsoft SharePoint - jedno narzędzie, trzy kluczowe funkcjonalności

W dzisiejszym filmie pokażę Ci, w jaki sposób za pomocą jednego narzędzia Microsoft SharePoint Ty sam możesz zbudować aplikację. Bo z jednej strony możesz zbudować stronę internetową, co pokażę w dzisiejszym filmie. Z drugiej strony możesz przygotować bibliotekę plików i źródeł różnych dokumentów, co też za chwilę zobaczysz w filmie. I z trzeciej strony możesz zbudować tabelę, bazę danych, w których będziesz przechowywać różne informacje właśnie dotyczące Twojej firmy, Twojego projektu, wszystkiego, czego tylko sobie zapragniesz. Tak że zapraszam do części merytorycznej.

Cześć, tu Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję narzędzia Microsoft 365, które usprawniają Twoją pracę i usprawniają Twój biznes. Dzisiaj kilka słów o SharePoincie. Jest to aplikacja, która jest dostępna już od najniższej licencji pakietu Microsoft 365, czyli licencji Basic. Więc jeżeli masz ten pakiet, to na 100% SharePointa masz również dostępnego do własnej pracy.

Dzisiaj pokażę Ci trzy główne grupy funkcjonalności, które ja wykorzystuję najczęściej we wdrożeniach naszych aplikacji. Pierwsza z tych grup funkcjonalności to możliwość przygotowania strony internetowej właśnie w SharePoincie. Taką stronę, jak widzisz teraz za moimi plecami, możesz bez problemu samodzielnie przygotować. Wystarczy średnio zaawansowana znajomość pakietu Word, oprogramowania Word. To są właśnie takie umiejętności, które musisz posiadać, aby taką stronę przygotować.

Edycja tych danych jest tutaj bardzo prosta. Ja w tym filmie nie będę pokazywał, jak się te strony robi. Natomiast jeżeli chciałbyś, żebym przygotował taki film, jak się buduje strony w SharePoincie, daj znać w komentarzu, daj znać w informacji prywatnej, i ja wówczas przygotuję taki film, gdzie pokażę podstawowe elementy z edycji stron właśnie w SharePoincie.

Co ciekawe, tu można wrzucać różne treści. Mogą to być zdjęcia, mogą to być, tak jak widzisz, jakieś tam elementy tekstowe, ale można też na przykład osadzić wideo na takiej stronie. Może to być wideo, które jest wrzucone na YouTube, ale może to być też wideo, które jest przygotowane i umieszczone w aplikacji Stream. To jest taki microsoftowy, w cudzysłowie, YouTube, z którego możesz korzystać we własnej firmie.

Można tutaj umieszczać różnego rodzaju elementy, można tu zrobić bibliotekę na przykład dokumentów firmowych, wzorów dokumentów firmowych i osadzić ją na takiej stronie. Jest to bardzo przydatne narzędzie, wykorzystywane jest również często do komunikacji. Można tutaj zrobić po prostu intranet firmowy, intranet, który jest dostępny tylko dla zalogowanych użytkowników Microsoftu z Twojej firmy. I w ten sposób możesz prowadzić komunikację różnych elementów, które się w firmie dzieją, informować o wydarzeniach, nowych osobach, które dołączają do Twojego zespołu, czy o procedurach, które właśnie wdrażasz w swojej firmie. Tak że to jest świetne narzędzie do przygotowywania i komunikowania treści właśnie w ramach pakietu Microsoft 365 i treści, które mają być dostępne w Twojej firmie.

Druga grupa funkcjonalności, o której chciałem Ci powiedzieć w ramach SharePointa, to możliwość zbudowania biblioteki plików. Taka biblioteka plików wygląda właśnie tak, jak widzisz teraz za moimi plecami na ekranie. To jest dość podobne rozwiązanie do tego, które jest dostępne w ramach aplikacji OneDrive, natomiast czym się różnią te dwa rozwiązania?

Po pierwsze, SharePoint jest z definicji miejscem na pliki wspólne, na pliki zespołu, na pliki całej firmy, ale przede wszystkim chodzi tu o to, że to są pliki wspólne. I teraz, jaka jest tutaj zasadnicza różnica? W aplikacji OneDrive ja powinienem przechowywać pliki wyłącznie swoje prywatne, takie, które są dla mnie. Mogę je oczywiście również udostępniać innym osobom, ale z definicji to są moje pliki, które tymczasowo udostępniam innym osobom. Natomiast jeżeli chcę mieć w firmie pliki, które są pewnego zespołu, które są pewnego działu, które są ogólnofirmowe, powinienem to zrobić w SharePoincie, właśnie w bibliotece plików.

I teraz, jaka jest taka zasadnicza, praktyczna, największa różnica między tymi dwoma sposobami przechowywania plików, czyli OneDrivem i SharePointem? Otóż w SharePoincie właścicielem pliku jest witryna. Czyli jeżeli na przykład użytkownik, którego tutaj widzisz, Marcin Karwowski, z jakichś przyczyn przestanie funkcjonować w Twojej firmie, przestanie funkcjonować w Microsofcie, w Twojej instalacji Microsoftu, to te pliki mimo wszystko tutaj zostaną i one dalej będą funkcjonowały.

Natomiast jeśli byłyby te pliki Karwowskiego przechowywane na OneDrive, to po odejściu Karwowskiego, czy po zwolnieniu Karwowskiego, musiałbyś coś z tymi plikami zrobić. Musiałbyś je przenieść w inne miejsce, przenieść innemu użytkownikowi, udostępnić te pliki na nowo. Słowem - wykonać wiele czynności, które, jeżeli pomyślisz o tym wcześniej, czyli umieścisz te wszystkie pliki na SharePoincie, w bibliotece plików, nie będziesz musiał tego robić i te pliki będą tu po prostu bezpieczne i odporne na fluktuacje związane z pracownikami.

Poza tym wszystkie funkcjonalności tej biblioteki plików są dokładnie takie same jak w OneDrive. Jeżeli chcesz wiedzieć, jakie funkcjonalności ma biblioteka plików, jak się ją w szczegółach obsługuje, daj znać w komentarzu, a przygotuję na tą okoliczność dedykowany film, gdzie opowiem o funkcjonalnościach właśnie biblioteki plików w ramach SharePointa.

Trzecią taką grupą funkcjonalności, o której chciałem Ci dzisiaj powiedzieć, jest Microsoft List. Microsoft List to narzędzie, w którym możesz przechowywać dane w układzie tabelarycznym. Nie jest to co prawda baza danych, ale ma wiele takich elementów wspólnych z bazą danych i można ją mniej więcej w podobny sposób wykorzystywać. Nie chcę wchodzić technicznie w oba rozwiązania, natomiast my w niektórych naszych aplikacjach stosujemy właśnie listę SharePointową jako swoistą bazę danych do naszych aplikacji. Jest to jak najbardziej zgodne z polityką i uwarunkowaniami, które są w Microsofcie.

Ale teraz kilka różnic, na przykład w stosunku do Excela. W Excelu też często prowadzi się różnego rodzaju ewidencje i przechowuje właśnie dane w takim układzie tabelarycznym, ale jak widzisz, tutaj wygląda już odrobinę inaczej i możliwości tej listy SharePointowej są zupełnie inne niż w Excelu.

Link do filmu, w którym mówię o funkcjonalnościach listy SharePoint i pokazuję, jak na przykład zrobić widoki, masz w opisie tego filmu. Natomiast tutaj chciałbym Ci powiedzieć o kilku elementach, takich, dla których uważam, że warto korzystać z listy SharePointowej do przygotowywania wszelkiego rodzaju ewidencji, do przechowywania różnych danych, które dzisiaj być może w swojej firmie trzymasz w Excelu.

Po pierwsze, masz tutaj dość czytelną historię wersji danego wpisu. Tak jak widzisz, te zmiany wykonywał Maciek, te zmiany wykonywał Marcin, fajnie to jest widoczne w takim przejrzystym układzie. Po drugie, edycja danych w liście SharePointowej odbywa się za pomocą takiego formularza, jak widzisz teraz na ekranie. Jest to edycja bardziej zbliżona do edycji w aplikacji niż w takim układzie tabelarycznym, jak ma to miejsce w Excelu, i dzięki temu, myślę, że ta edycja jest dużo bardziej przejrzysta.

Tak jak widzisz, pole zdefiniowane jako data wprowadza się do niego dane za pomocą kalendarza. Można definiować pola tekstowe, można definiować pole w postaci listy wybieralnej, w której właśnie w taki sposób mam możliwość wprowadzania danych. Mogę ponadto dołączyć tutaj do tego wpisu również na przykład załącznik, mogę te wpisy komentować w taki sposób. Więc mamy prawie taki układ, można powiedzieć, aplikacyjny albo bardzo zbliżony do układu aplikacyjnego.

Dodatkowo tutaj tylko wspomnę o tym, że po każdej kolumnie można czy sortować, czy filtrować, czy można w obrębie tych kolumn grupować, można tu nadawać w zaawansowany sposób uprawnienia i masz tu wiele, wiele różnych możliwości. Oczywiście, jeżeli tylko interesują Cię bardziej szczegółowe informacje apropos właśnie tego narzędzia, jakim jest lista SharePointa, daj znać w komentarzu. Ja bardzo chętnie przygotuję jeszcze jeden film, w którym powiem bardziej szczegółowo o liście SharePoint.

Ale tu chciałbym zwrócić Twoją uwagę na jeszcze jeden element. Lista SharePointa i edycja danych może się odbywać właśnie za pomocą takiego okna, jak widzisz teraz na ekranie, ale również można tutaj zbudować bardziej zaawansowane okno edycji danych i właśnie takie za chwilę Ci tutaj pokażę.

I mam tu w aplikacji, w jednej z aplikacji, w jednej z naszych flagowych aplikacji, które najczęściej wdrażamy u naszych klientów, czyli w aplikacji, która się nazywa baza faktur, mamy przygotowane taki dedykowany interfejs, jaki właśnie widzisz teraz na ekranie, edycji danych. Tak jak widzisz, to jest zupełnie inny interfejs niż tamten, który pokazałem przed chwilą. Zobacz, jak wygląda ten interfejs, jeszcze raz go otworzę. A jak wygląda ten interfejs? No to jest już zupełnie, zupełnie inny interfejs.

I co najważniejsze, w tym interfejsie, który widzisz teraz tutaj na ekranie, możemy definiować, kto może dosłownie każde z tych pól edytować. Możemy dodawać tutaj uprawnienia albo je wyłączać, możemy dodawać przyciski, które uruchamiają różnego rodzaju automatyzacje. Słowem, mamy już bardzo bliski aplikacji layout i możemy go w taki aplikacyjny sposób przygotowywać z jednej strony, a z drugiej - korzystać nadal ze wszystkich dobrodziejstw listy SharePointowej, których jest wiele, bo chociażby tutaj widzisz, jest przygotowany taki podręczny filtr, gdzie można szybko sobie odfiltrować pewnego rodzaju elementy i je przeglądać.

Tak że zachęcam Cię do używania listy SharePointowej do budowania w niej różnego rodzaju ewidencji sprzętu, umów, wszystkiego, co masz w swojej firmie dziś przechowywane w Excelu.

Dziękuję Ci bardzo serdecznie za poświęcony czas, za obejrzenie tego filmu. Oczywiście, jeżeli chcesz o coś zapytać, jeżeli jesteś czegoś ciekawy, daj znać w komentarzu. Jeżeli ten film uważasz, że był wartościowy, daj lajka, prześlij go znajomym, pokaż, co można zrobić w Microsoft 365 już od najniższej licencji Basic, którą masz w swojej firmie.