Odcinek koncentruje się na kluczowym aspekcie, o którym firmy często zapominają - porządnym opisie procesów przed przystąpieniem do automatyzacji. Dowiesz się, jakie korzyści przynosi dokumentacja procesów, od zwiększenia łatwości wyceny projektu, przez identyfikację osób odpowiedzialnych, po uwspólnienie rozumienia między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Przedstawione zostają trzy główne metody opisu procesów: diagram przepływu, mapa procesu i lista kroków - wraz z praktycznymi przykładami ich zastosowania. Szczególnie wartościowe są wskazówki dotyczące zarządzania wyjątkami oraz utrzymania aktualności dokumentacji. To praktyczny przewodnik dla każdego, kto chce przygotować swoją organizację do skutecznej cyfrowej transformacji.
Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. Dzisiejszy odcinek jest kolejnym takim specyficznym odcinkiem w całej serii, który mówi niekoniecznie o narzędziach microsoftowych i ich możliwościach wspomagania twojej pracy, natomiast przede wszystkim mówi o tym, jak przygotować się do automatyzacji procesów, jak to w ogóle ugryźć, czy trzeba się przygotowywać, czy można po prostu zadzwonić do takiej firmy jak nasza i powiedzieć: "Słuchaj Marcin, chcę zautomatyzować proces, wyceń mi to i tyle".
Więc kilka słów o tym, w jaki sposób, po co i dlaczego opisuje się procesy właśnie na poziomie własnej firmy. Ten kanał napędzany jest przez firmę eraIT, która na co dzień wspomaga klientów, wspomaga polskie firmy w automatyzacji procesów. Robimy to przede wszystkim w oparciu o narzędzia Microsoft 365, ale również w oparciu o inne narzędzia. Jeżeli chcesz zautomatyzować jakikolwiek proces, wejdź na naszą stronę, zamów bezpłatną konsultację i zobacz, jak możemy ci pomóc, zobacz, jak możesz automatyzować procesy w twojej firmie. Zapraszam do części merytorycznej.
No dobra, ale po co mamy w ogóle opisywać procesy? Tych powodów, dla których warto opisywać procesy, jest wiele. Ja przytoczę tutaj kilka najważniejszych, w mojej ocenie, argumentów, dla których warto te procesy opisywać.
Przede wszystkim, w trakcie opisania procesu z całą pewnością ten proces będzie uporządkowany. Później ci to pokażę. Ale opisanie procesu, wypisanie kolejnych elementów, zadaje kolejne pytania, wymaga uszczegółowienia, uporządkowania, czasami przypisania osoby odpowiedzialnej za dany fragment procesu. Więc z całą pewnością po opisaniu procesu możesz być pewnym, że ten proces będzie uporządkowany, albo dużo bardziej uporządkowany niż był w momencie, kiedy ten proces opisany jeszcze nie był.
Kolejna rzecz - to opisanie procesu i przyjście do takiej firmy jak nasza daje nam możliwość bardzo łatwej, albo dużo łatwiejszej wyceny. Jeżeli ten proces jest opisany, my możemy szybko go omówić, zobaczyć ile osób bierze w nim udział, jakie są krytyczne elementy procesu, co można zautomatyzować, czego nie można, gdzie są wymagane jakieś integracje, w jakim procesie wykorzystywane są narzędzia zewnętrzne, jakie to są narzędzia, jakie to są systemy, jakie to są aplikacje - czy to jest na przykład tylko Excel, a być może jakieś inne zewnętrzne rzeczy.
Więc opisany proces daje tobie, jako przedstawicielowi biznesu, tobie jako właścicielowi firmy, dużo prostszą rozmowę z takimi firmami jak moja, czyli z firmami, które automatyzują procesy w firmie, czy to oprogramowanie klasy ERP czy WMS. Opis procesów przyspieszy i da możliwość rzetelnej wyceny właśnie tego procesu.
Kolejny element to wymagalność różnego rodzaju danych. Jeżeli proces opiszemy, będziemy wiedzieć, jakie dane są wymagane, aby ten proces mógł zaistnieć, jakie dane są wymagane na każdym etapie realizacji danego procesu. Więc kolejny argument - mamy określone i opisane dane, które w ramach tego procesu są przetwarzane.
Mamy osoby zaangażowane w dany proces. Czasem jakieś procesy są realizowane przez jedną osobę, ale najczęściej są realizowane przez wiele osób, a jeszcze częściej, przy tych bardziej skomplikowanych procesach, są również realizowane przez wiele działów w ramach twojej firmy, w ramach twojego biznesu. Więc przypisanie właścicieli, czy to z imienia i nazwiska, czy to ze stanowiska, które realizuje dany fragment procesu, jest bardzo również istotnym elementem.
Czasami po takim opisaniu w ogóle dowiadujesz się ty, jako właściciel, albo ty jako osoba opisująca proces, że aż tyle osób bierze w nim udział, a też i Janek, i Marcin, i Ewa też w tym procesie biorą udział. Więc opisanie z jednej strony uporządkuje, z drugiej określi dane, a z kolejnej strony pokaże, jacy są aktorzy, jakie są osoby zaangażowane w realizację tego procesu.
Ustalenie odpowiedzialności - jak mamy osoby, mamy również ustalone odpowiedzialności. Możemy, czy to przy automatyzacji, czy to po prostu w trakcie realizacji danego procesu, ustalić, kto jest odpowiedzialny za dany fragment, do kogo się zwrócić, jeżeli w jakimś fragmencie procesu mamy błąd, jeżeli w jakimś fragmencie procesu mamy awarię, mamy fuckup (mówiąc poprawną polszczyzną). Wtedy mamy bardzo prostą drogę do tego, żeby ustalić, który dział, która osoba odpowiada za dany fragment, możemy podjąć bardzo łatwo działania naprawcze.
Mamy również, po uporządkowaniu, ustaloną kolejność działań, taką sekwencję - od czego zaczynamy, co jest w środku, co jest na końcu, co jest wynikiem po prostu całego procesu. Więc ta kolejność działań jest również, zwłaszcza przy automatyzacji, mega, mega istotnym elementem, na który koniecznie trzeba zwrócić uwagę.
Kolejna cecha takiego uporządkowanego procesu, no to właśnie jest opis pól, które są wymagane do realizacji tego procesu. Mamy wymagalność danych - tutaj mamy opis pól, które w ogóle są niezbędne, aby opis danych, które są niezbędne, aby proces mógł być zrealizowany.
W ósmej kartce tutaj napisałem coś bardzo, bardzo istotnego, czy to na poziomie twojej firmy, czy to na poziomie wymiany informacji między twoją firmą a na przykład moją firmą, czy inną firmą, która automatyzuje procesy - to jest uwspólnienie rozumienia różnych elementów. Kiedy proces jest narysowany, kiedy proces jest opisany, dużo łatwiej jest nam wspólnie zrozumieć, jak on ma działać, jakie mają być efekty tego procesu. A to wspólne rozumienie tego, w którą stronę mamy iść, w jaki cel mamy zrealizować, jest jednym z absolutnie najistotniejszych elementów tego, żeby dane procesy, dane wdrożenia zakończyły się sukcesem.
To tyle, jeśli chodzi o takie można powiedzieć uargumentowanie, po co w ogóle opisywać te procesy. Teraz pokażę ci kilka pozostałych elementów, czyli chociażby jakimi narzędziami, za pomocą jakich narzędzi można te procesy opisywać.
Ja tutaj tą prezentację, którą widzisz nad moją głową, którą widzisz teraz na ekranie, przygotowałem właśnie w Miro. Miro jest moim zdaniem bardzo, bardzo fajnym narzędziem do opisywania procesów. Miro jest dostępne w wersji darmowej, wiele rzeczy już w wersji darmowej można zrobić. Można w taki sposób, jak ja tutaj ci pokazuję, te procesy opisywać, czy to za pomocą kartek.
Zaraz będą za chwilę przykłady, w jaki sposób procesy mogą być opisywane i zobaczysz, jak to działa w Miro. Ale procesy możesz również opisywać w microsoftowym programie Visio. Microsoftowy program Visio daje możliwość opisywania procesów, jest on również dostępny w wersji darmowej i w tej wersji możesz opisywać procesy. Dodatkowo Visio, wszyscy uczestnicy twojej instalacji Microsoft 365 mogą wspólnie opisywać te procesy, co daje również sporo korzyści.
Draw.io to jest również darmowy program, bardzo, bardzo fajny, w którym można opisywać procesy. Jest on naprawdę super. W mojej ocenie jest on na drugim miejscu, pierwszy jest Miro, z którego absolutnie bardzo chętnie korzystam, na drugim miejscu jest Draw.io, no i Microsoft Visio, który też jest dobrym rozwiązaniem do tego, aby opisywać w nim procesy.
Na kolejnym kroku pokazuję ci kilka takich podstawowych metodologii opisywania procesów. W mojej ocenie nie jest absolutnie istotnym elementem to, w jaki sposób, czy to za pomocą metodologii A, B czy C będziesz opisywać te procesy. To jest trochę mniej istotne. Najważniejsze, żebyś spróbował je opisać tak, jak umiesz, tak jak czujesz.
Ja za chwilę ci pokażę, czym te metodologie z grubsza się różnią. Wypisałem tutaj trzy: diagram przepływu, mapa procesu i lista kroków. Ja w opisywaniu procesów z moimi klientami najczęściej korzystam z przepływu, ale, ale różni klienci mają też różne opisy.
No i tutaj zobacz, tak wygląda mniej więcej diagram przepływu. Tutaj mam bardzo skomplikowany proces parzenia kawy. Startujemy proces, pierwszy krok to jest zagotowanie wody, drugi krok to jest zmielenie kawy, trzeci krok - tutaj akurat mamy ekspres przelewowy, sprawdzamy czy filtr jest okej. No i w ostatnim kroku zaparzamy kawę, mamy proces zakończony.
I zobacz teraz, jak można za pomocą mapy procesu opisać ten proces parzenia kawy. No tutaj mamy taką formę - tu nie przywiązuj się oczywiście do tych szczegółów, czy tam trzeba było, nie wiem, umyć szklankę, może filiżanki przygotować, a może jeszcze innego rodzaju czynności zrobić. Chcę ci z grubsza pokazać, jak można to zwizualizować, jak można to przedstawić tak, aby ten proces był w miarę czytelny i aby można było go uporządkować.
No i tu mamy trzy główne takie kolumny, czyli przygotowanie, proces główny i finalizacja. W ramach przygotowania mamy przygotowanie sprzętu, sprawdzenie zasobów, czyli tam, nie wiem, że jest kawa, że mamy wodę i tak dalej. Następnie w procesie głównym gotujemy wodę, mielimy kawę i zaparzamy. No i w trzecim kroku, takim, finalizujemy kontrolę jakości i serwujemy naszą kawę.
No i jeszcze jeden sposób opisu, czyli lista kroków. Mamy krok pierwszy - zagotowanie wody, krok drugi - zmielenie ziaren, krok trzeci - umieszczenie filtra w zaparzaczu. Następnie wsypujemy kawę, zalewamy wodą, czekamy. No i można by było krok siódmy dodać - serwujemy, krok ósmy - pijemy, krok dziewiąty - dziękujemy za wypicie i tak dalej, i tak dalej.
Słuchajcie, to nie jest istotne, jak szczegółowo są tutaj i czy wszystkie elementy akurat w tych przykładach są zawarte. Natomiast chcę ci pokazać, że można te procesy opisywać właśnie w taki prosty sposób. Nie trzeba do tego żadnego skomplikowanego oprogramowania. Możesz otworzyć po prostu Worda i wypunktować sobie to, jakie kroki ma twój proces. Dodatkowo możesz dołożyć do tego, kto te czynności wykonuje, czyli w tym przypadku kto mieli kawę, kto umieszcza filtr i tak dalej, i tak dalej.
I masz opisany proces dość dobrze i już wiadomo, jakie osoby są zaangażowane, jakie kroki są. Dokładamy do tego jeszcze, jakie są dane opisujące każdy z tych kroków. No i już jesteśmy bardzo, bardzo blisko jakiegoś fajnego opisania naszego procesu.
Najważniejsze, żeby te nasze opisy były czytelne, były zrozumiałe, w szczególności dla ciebie jako opisującego, czy dla ciebie jako właściciela, żebyś mógł zerknąć szybko - pyk i wiedzieć: dobra, aha, to jest taki proces, takie on ma kroki. Wtedy, jeżeli te procesy w twojej firmie będą opisane, być może, być może będziesz mógł na nie zerknąć i zadać sobie takie pytanie: "Hej, a po co my w ogóle umieszczamy ten filtr? Może tu trzeba coś wymienić, może trzeba w jakiś inny sposób do tego podejść i wyeliminować jakieś kroki, albo dołożyć jakieś kroki kontrolujące jakość, sprawdzające jakieś parametry" - tak, aby móc robić jak najlepszą kawę w tym przypadku, aby móc w jak najlepszej jakości realizować po prostu nasz proces.
Warto się nad tym zastanawiać, słuchajcie, i warto te procesy opisywać, właśnie chociażby po to, że to jest doskonałe źródło do optymalizacji tych procesów. Wtedy, kiedy on jest opisany, ty jako właściciel, ty jako menadżer możesz na ten proces popatrzeć i pomyśleć sobie: "Hej, po co my te kroki realizujemy, po co one są?", albo zadać sobie inne pytanie: "Dlaczego tutaj jakichś kroków nie ma? Dlaczego nie ma checkpointów sprawdzających jakość któregoś z tych elementów?"
OK, opis procesu super, jakby miał jeszcze dodatkowo właśnie - jakie, z jakich to programów korzystamy w trakcie realizacji różnych czynności, jakie są źródła danych. To już bardziej, jeśli chodzi o automatyzację procesów i rozmowy z takimi firmami jak nasza, czyli jakimi programami mamy się potencjalnie zintegrować, albo z jakich programów mamy pobierać dane, jakie są źródła tych danych.
O osobach, które realizują, już mówiłem, ale jednym słowem można to nazwać, że opis procesu da nam informacje o zasobach, jakie są w ten proces zaangażowane. O tym przed chwilką powiedziałem, jakie integracje musimy wykonać.
Jeżeli nasz proces to jest na przykład proces obsługi leada i chcemy ten proces obsługi leadów zautomatyzować w taki sposób, że kiedy lead pojawi się w naszym CRM, chcemy automatycznie sprawdzić: "A cóż to za firma? Jakie ma finanse? Od kiedy istnieje? Czym się ta firma zajmuje?", od razu przygotować taki wsad.
My w naszym CRM-ie właśnie taką automatyzację mamy, że jak tylko jakiś lead zostanie zarejestrowany w naszym CRM-ie, my od razu na podstawie różnych danych przygotowujemy taką krótką informację o tym, cóż to za firma, cóż to za osoba się do nas zgłosiła.
Tak post scriptum - jeżeli chciałbyś dowiedzieć się, jak wygląda taka automatyzacja opisująca leady w naszym CRM-ie, daj znać w komentarzu. Jeżeli tych komentarzy będzie sporo, ja chętnie nagram taki film i pokażę, w jaki sposób my zautomatyzowaliśmy w CRM-ie pobieranie danych o firmach, które się rejestrują, o klientach, którzy składają u nas zapytania. Kapitalna automatyzacja, oszczędza ogromne ilości czasu, a powoduje, że ja jestem świetnie przygotowany do rozmów z klientem i nie muszę poświęcać na to za dużo czasu. Mogę syntetyczne informacje przeanalizować, zapoznać się z nimi i od razu wiedzieć, w jaki sposób rozmawiać z klientem, jaka to jest branża, jakie być może automatyzacje, jakie aplikacje będą go interesowały.
Jeżeli uważasz, że ten film jest wartościowy, oczywiście zachęcam cię do dania lajka, do wyrażenia tego entuzjazmu w komentarzu. Bardzo mi to pomaga, sprawia wiele przyjemności, wiele frajdy i napędza w dalszym przygotowywaniu tych treści. Więc jeszcze raz zachęcam do lajkowania i do subskrybowania oraz do komentowania tego filmu.
OK, tutaj kilka słów o dobrych praktykach opisywania procesów. Słuchajcie, ile szczegółów? Tyle, ile trzeba. Tyle, abyście wy wewnętrznie w firmie rozumieli, jak ten proces działa. Tyle, ile potrzeba, abyście wzięli jakąś osobę z własnej firmy, która nie jest w dany proces zaangażowana, pokazali jej ten opis i ta osoba będzie mogła powiedzieć: "Aha, dobra, OK, rozumiem, jak ten proces działa, rozumiem, jak się tu poruszać".
Tyle właśnie szczegółów trzeba zawierać w tych opisach procesów, tak aby inne osoby z firmy, bez jakiegoś gigantycznego wprowadzenia, mogły rozumieć, jak dany proces jest realizowany. My, jako wykonawcy, firmy, które będą automatyzować wasze procesy, dopytamy o wszelkie szczegóły, o które dopytać musimy. Mamy w tym doświadczenie, mamy w tym praktykę i możemy wam pomóc. Ale jeżeli opisujecie procesy na własne potrzeby, to tyle szczegółów, ile trzeba, aby inna osoba, nie zaangażowana w proces, wiedziała, jak ten proces działa.
Opis wyjątków - słuchajcie, to jest ekstremalnie istotny element. No bo proces może sobie działać w takim flow, jakby pozytywnym, że ktoś podejmuje decyzję, że ta decyzja jest OK, że aprobata jest wyrażona, to zatwierdzenie sobie idzie dalej. A co w przypadku, jeżeli tego zatwierdzenia nie ma? A co w przypadku, kiedy zdarza się sytuacja jakaś wyjątkowa? Warto się nad nimi zastanowić, nad tymi sytuacjami, i też w tym opisie procesu je zawrzeć.
A co w momencie, kiedy dana osoba, która realizuje nasz proces, jest na urlopie? Kto ją zastępuje? Jaka tu jest procedura? Warto też o tym pomyśleć, warto sobie te pytania pozadawać. Czasem odpowiedź jest oczywista, szybka, ale istotne jest, aby się przez chwilę nad tym zastanowić i opisać to w naszym opisie procesu.
Warto jest aktualizować opis procesu. Słuchajcie, czasem firmy wynajmują inne firmy, wynajmują jakiś konsultantów, wynajmują rzesze innych zewnętrznych firm, które opisują procesy. Te firmy się napracują, ten opis mówi: "Dobra, mamy super opisane procesy", chowa to do szuflady i tyle.
I mija miesiąc, mija pół roku, mijają 2 lata, procesy się dezaktualizują, firma urosła, czynności są realizowane już zupełnie inaczej. I co? I właściciel myśli sobie, że ma dalej opisane świetnie procesy. Przychodzi firma wdrażająca jakieś systemy, czy to taka jak nasza, automatyzująca procesy, i "macie opisane procesy?", "tak, mamy". Wyjmuje właściciel opisy tych procesów i smutno - okazuje się, że ten proces jest zupełnie nieaktualny.
Więc dobrze by było w miarę regularnie nanosić zmiany w tym opisie procesów, wyznaczyć właściciela danego procesu. To nie jest trudne, no wiadomo na przykład, kto zajmuje się reklamacjami na magazynie, wiadomo, że to jest ta osoba. No i można jej powiedzieć: "Hej, zerknij tam raz na tydzień, raz na dwa tygodnie, czy tutaj w tym procesie, który jest realizowany, nic się nie zmieniło i czy nie trzeba zaktualizować opisu procesu". Przyjdzie ktoś nowy - pyk, mamy opis, dajemy i możemy działać, i możemy działać.
Słuchajcie, dalej tyle, jeśli chodzi o opis tego, w jaki sposób podejść do opisu procesów. Wyszła nam taka, no może niezbyt rozbudowana mapa, ale myślę, że po obejrzeniu tego filmu, przynajmniej do tego was zachęcam, abyście opisywali procesy we własnych firmach. Da wam to dużo prostsze skalowanie, dużo prostsze naprawianie, dużo wyższą jakość realizowanych procesów wtedy, kiedy one są opisane i wystandaryzowane, czy to jeśli chodzi o osoby, mówiąc szerzej - zasoby i narzędzia, które są wykorzystywane do realizacji danego procesu.
Słuchajcie, jeszcze na koniec pokażę wam taki szybki przykład, w jaki sposób można sobie też podejść do opisywania procesu, chociażby procesu złożenia wniosku urlopowego.
Mamy sobie start. Pierwszym krokiem jest wypełnienie wniosku urlopowego. Następnie, to już jest taki opis, który my, który my może nie w tej formie, w bardziej jeszcze szczegółowej robimy, kiedy automatyzujemy. Sprawdzamy przełożonego z Microsoftu, sprawdzamy, czy ten przełożony jest obecny. Jeżeli nie, pobieramy zastępcę. Następnie przekazujemy do rozpatrzenia wniosek urlopowy i przekazujemy informacje o złożeniu wniosku urlopowego do osoby, która ten wniosek wypełniała. I tu już podajemy, kto konkretnie będzie ten wniosek zatwierdzał.
Następnie, jeżeli wniosek jest zatwierdzony, idziemy sobie tą ścieżką, jeżeli wniosek jest niezatwierdzony, idziemy sobie tędy. Czyli tu oczywiście jest literówka - ZAP, z opisaniem obliczonego dostępnego urlopu, bo w przypadku właśnie wniosku urlopowego, który został zatwierdzony, możemy obliczyć, ile urlopu wypoczynkowego pracownikowi jeszcze zostało dostępnego. No i wysyłamy informację o rozpatrzeniu wraz właśnie z tą informacją o obliczonym urlopie wypoczynkowym. I tu mamy sobie koniec procesu.
To jest mega krótki opis, tu brakuje oczywiście aktorów, którzy powinni być, czyli jeżeli jakieś czynności są realizowane przez ludzi, to ci ludzie powinni tu być dopisani. Brakuje tu jeszcze takiej tabeli z danymi - w jaki sposób opisujemy pracownika, w jaki sposób opisujemy wniosek urlopowy, jakimi parametrami opisujemy wniosek urlopowy. Ale tu odrobinę bardziej rozbudowany, może taki bardziej życiowy przykład procesu niż ten z parzeniem kawy.
Słuchajcie, dzięki bardzo za dzisiejszy odcinek. Zachęcam was absolutnie do automatyzowania, też zachęcam was do opisywania procesów, bo opisywanie to jest pierwszy krok do późniejszej automatyzacji tego opisanego procesu. Więc bardzo, bardzo serdecznie was do tego wszystkiego zachęcam.
Zachęcam również do lajkowania tego filmu, do subskrybowania naszego kanału oraz do komentowania i zadawania pytań w tych komentarzach. A tymczasem, na dzisiaj to wszystko. Dziękuję bardzo serdecznie za uwagę. Pozdrawiam, automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT!
.png)
