Microsoft SharePoint List - funkcjonalności, których możesz nie znać

Cześć! W dzisiejszym filmie chciałem przybliżyć odrobinę możliwości aplikacji SharePoint List. Jest to jedna z wielu, kilkudziesięciu aplikacji, którą masz w ramach pakietu Microsoft 365. Pokażę Ci podstawowe rzeczy, takie, które są po prostu w nią wbudowane, takie, z których możesz korzystać bezpośrednio po założeniu listy SharePointowej. Zapraszam do filmu!

Ja mam tutaj pokazaną listę SharePointową, w której akurat przechowuję obecności pracowników. Jest to aplikacja, którą przygotowujemy często dla naszych klientów, w której oni zbierają informacje o tym, czy ktoś jest w pracy, czy nie ma - zastępują po prostu papierową listę obecności właśnie taką listą elektroniczną. Jeżeli jesteś tym zainteresowany, na stronie jest przycisk "Bezpłatna konsultacja", a tam pomożemy Ci, pokażemy, jak to można zrealizować.

Jakie generalnie możliwości ma lista SharePointa? Otóż można tutaj robić różne rzeczy. Po pierwsze, możesz tę listę wyeksportować tutaj za pomocą tego przycisku do Excela i nie będzie to zwykły Excel. Będzie to Excel, który będzie połączony z tą listą SharePointową i będziesz mógł automatycznie, po kliknięciu w Excelu "odśwież", pobrać wszystkie dane, które się w tej liście znajdują, do swojego raportu, do swojego pliku Excel i dalej z nim korzystać. Uważam, że to jest super funkcjonalność, o której często korzystający z listy nie wiedzą. Więc to jest pierwsza rzecz - eksport do magicznego, nazwijmy to, Excela, który po prostu może odświeżać dane właśnie z listy SharePointowej.

Kolejnym elementem jest chociażby filtrowanie. W każdym polu masz tutaj "Filtruj", możesz sobie wybrać, możesz sobie wybrać wartość, po której chcesz filtrować. W taki sposób i tutaj widzisz taki lejek, a tu widzisz wartości, które są w ramach tego lejka odfiltrowane. W ten sposób możesz to wyczyścić i widzieć wszystkie niefiltrowane wartości.

Filtrowanie na różnych polach wygląda różnie. Tu, jak widzisz, można też na przykład zobaczyć wartości puste, czego nie było w poprzednim przykładzie. Na bazie tego pola z imieniem i nazwiskiem można zobaczyć, o tu już się pojawia, że "tylko moje elementy", te, których ja jestem wymieniony. Więc filtrowanie, to jest filtrowanie, to jest ciekawa funkcjonalność, po prostu natywnie dostępna w SharePoincie.

Kolejnym elementem, który chciałem Ci pokazać, jest grupowanie. Grupowanie według... można pogrupować sobie rzeczy tutaj za pomocą tego tutaj znacznika. Można je zwinąć wszystkie i widzieć, że elementy są zgrupowane według imienia i nazwiska. No i tu tych elementów z pierwszym imieniem jest 12, drugich elementów jest 5. W ten sposób można sobie to rozwinąć i wykonać jakieś już operacje tylko na tych pięciu rekordach, a nie na tych 17 wszystkich.

Grupowanie daje fajny pogląd na to, ile jest elementów z daną wartością, bez konieczności odfiltrowania i przeglądania danych właśnie na liście, na liście SharePoint.

Oczywiście, lista SharePointa, jeżeli masz odpowiednie uprawnienia, daje Ci możliwość, daje Ci możliwość, tutaj za pomocą tego przycisku na końcu - on zawsze znajduje się na końcu, bez względu na to, jak długa by była lista - daje możliwość pokazywania lub ukrywania kolumn. Jeżeli nie chcesz widzieć jakiejś kolumny, to tu po prostu ją odznacz i tyle, i ona przestaje być widoczna.

Jeżeli chciałbyś na przykład, żeby była widoczna, ale była bliżej, bliżej początku tej listy, na którą patrzysz, możesz również taką operację wykonać, właśnie w taki sposób, przesuwając drag and drop.

Jesteśmy w mediach społecznościowych, więc żeby ten film mógł się wybić, żeby ten film mógł dotrzeć do jeszcze większej ilości przedsiębiorców, ludzi korzystających z Microsoftu, daj lajka, daj suba, wciśnij dzwonek i pomóż mi właśnie w promocji tego filmu w taki sposób, który Ciebie kosztuje bardzo niewiele, a dla mnie i dla ludzkości może być czymś wielkim. Dziękuję serdecznie, Marcin Karwowski.

I zmieniając kolejność kolumn, po kliknięciu "Zastosuj", to się wszystko właśnie tutaj zmienia. Dodatkowo, tą kolejność kolumn można zmienić również w inny sposób, po prostu przesuwając, przesuwając kolumnę. Zobacz na tej liście i ona zostaje zmieniona. A dodatkowo widzisz, że widok został od razu, został zapisany. To kolejna fajna funkcjonalność listy SharePointowej.

Jak w każdej tabeli, takiej w tabeli, która nazywa się lista SharePointa, jest możliwość również sortowania danych. Więc można je posortować od najstarszych lub od najnowszych. Tutaj widzisz, w taki prosty sposób można to sortowanie zrealizować, przeglądać dane już posortowane.

Tutaj oczywiście możesz również z tego poziomu na przykład ukryć daną kolumnę albo przypiąć ją do okna filtrów. I wtedy tu, w tym filtrowaniu, jest taki zbiorczy, widzisz, zbiorczy filtr różnych pól, które się w naszej liście znajdują.

Tutaj już inna możliwość, chociażby po polu "data", w taki, w taki bardziej ergonomiczny sposób można sobie to filtrowanie realizować i mieć takie filtry przypięte i przygotowane do szybkiego, do szybkiego działania w obrębie naszej listy SharePointowej.

Dwa ostatnie elementy, które chciałbym Ci pokazać. To pierwszy z nich to to - suma. Po kliknięciu tutaj, jeszcze raz, sumuj i liczba pokazuje, ile w ogóle jest rekordów na tej liście. I teraz na przykład robię to w taki sposób, że wezmę tylko te z wartością "Nie". No to pojawi mi się tutaj od razu liczba, ile jest odfiltrowanych teraz wartości. To jest czasem też przydatny element, żeby szybko rzucić okiem, jak to, jak to wygląda.

Jeżeli to by było pole dotyczące na przykład wartości liczbowych czy to pieniędzy, czy innych wartości liczbowych, to tutaj można by było zamiast liczby elementów, na przykład zrobić sumę wartości tej, tej kolumny, w której tutaj, w której tutaj jesteś. I w ten sposób również ułatwić sobie, ułatwić sobie pracę.

Jeszcze jeden element, który jest dość istotny i który chciałem Ci pokazać, to widoki w liście SharePointowej. Można zapisywać widoki. Robi się to w ten sposób, że ja tutaj, tak jak widzisz, mam odfiltrowane jakieś dane, mam, mam posortowane te dane według tej kolumny, tak sobie to wymyśliłem. I teraz, klikając tutaj na widok, w którym jesteś, bo to de facto widok, ten, w którym jesteś, możesz sobie zapisać ten widok jako "Zapisz jako". "Odpowiedź Nie", na przykład, ponieważ tu jest kolumna "Odpowiedź" ma wartość "Nie". Więc ja sobie w taki sposób ten widok zapiszę.

Mało tego, możesz ten widok zrobić jako publiczny i wtedy wszyscy, którzy mają dostęp do tej listy, będą mogli z tego widoku korzystać. Albo możesz go zapisać jako prywatny i tylko Ty wówczas będziesz mieć ten widok. I on się tutaj w tym nowym layoucie listy SharePointowej, właśnie w taki fajny sposób, za pomocą, za pomocą takiej zakładki pojawia. Uważam, że jest to świetne rozwiązanie.

Te widoki w formie zaawansowanej można też tworzyć i edytować tutaj za pomocą tej funkcjonalności. Ja nie będę pokazywał zaawansowanej edycji widoku, która znajduje się właśnie pod tym przyciskiem. Pokażę być może w innym filmie, albo daj znać w komentarzu, czy chcesz zobaczyć, jak to, jak to można robić. Ale chciałem Ci pokazać dzisiaj podstawowe, zupełnie podstawowe funkcjonalności, które, które w liście SharePointowej, w liście SharePoint są.

Jeżeli masz oczywiście jakieś pytania, to zostaw komentarze pod filmem. Ja chętnie się do nich odniosę, chętnie nagram kolejne filmy, w których rozwieje Twoje wątpliwości, w których rozwieje Twoje pytania, czy też pokażę, jak w ogóle jakieś rzeczy po prostu zrealizować, jak, jak wyklikać w liście SharePointowej. Także zapraszam do, zapraszam do kontaktu, a tymczasem dziękuję za ten film i dziękuję za to, że go obejrzałeś czy też obejrzała.

Oczywiście, jak masz jakieś pytania, to zapraszam do kontaktu, czy to w komentarzu, czy na stronie internetowej, w przycisku "Bezpłatna konsultacja" można taką konsultację ze mną przeprowadzić i spotkanie ze mną w sposób automatyczny oczywiście umówić. Do zobaczenia, dzięki, cześć!

‍

‍