Jak zbudować firmowy Intranet w SharePoint

Cześć, tu Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób korzystać z narzędzi Microsoft 365, aby usprawniały pracę Twoją oraz Twojej firmy. W dzisiejszym odcinku pokażę Ci, jak zbudować Intranet, czyli taką wewnętrzną witrynę, na której będziesz mógł publikować różnego rodzaju informacje o firmie, publikować na przykład szablony dokumentów, ważne newsy i generalnie komunikować się ze swoim zespołem.

To ma szczególnie istotne znaczenie w przypadku przyjmowania nowych osób do firmy. One mogą wówczas prześledzić historię tego, co się działo, zobaczyć w jednym miejscu, gdzie są ważne elementy, wzory dokumentów, procedury i różnego rodzaju rzeczy, które w Twojej firmie funkcjonują. Ale nie ma co tutaj opowiadać, zobaczcie, jak to działa w akcji.

Tutaj za mną widzisz witrynę SharePointową, a generalnie takie miejsce, gdzie można tworzyć witrynę. Ja tutaj pokażę Ci od początku, krok po kroku, jak w ogóle stworzyć taką witrynę i na co trzeba zwrócić uwagę przy jej budowaniu.

Witrynę SharePointową buduje się poprzez kliknięcie tutaj "Utwórz nową witrynę". Pojawia Ci się okno i tu już masz pierwsze pytanie do wyboru, czy będzie to witryna zespołu, czy witryna do komunikacji. Z grubsza rzecz biorąc, najważniejsza różnica między tymi witrynami jest taka, że witryna zespołu jest z definicji ograniczona - widzą ją i mogą do niej wejść tylko osoby, które mają odpowiednie uprawnienia. Witryna do komunikacji natomiast jest witryną otwartą, otwartą w takim znaczeniu, że widzą ją wszyscy pracownicy Twojej firmy.

Ja wybiorę witrynę zespołu, pokażę Ci kilka elementów, gdzie na przykład można ustawić uprawnienia do wejścia do tej witryny. Także klikam "Witryna zespołu". Tutaj mogę wybrać jakiś jeden z szablonów, który jest proponowany przez Microsoft. Ja wybiorę zespół standardowy, a Ty wybierz, jeżeli chcesz, inne szablony. Zobacz każdy z nich, jak wygląda, do czego służy. Będziesz mógł wtedy wybrać odpowiedni szablon do Twojego zastosowania, do Twojego przypadku. Ja, tak jak mówiłem, wybieram szablon standardowy.

Klikam "Użyj szablon", wprowadzam nazwę, wprowadzam nazwę mojej witryny i idę dalej. Tak jak widzisz, od razu tworzy się również email grupy, która jest podłączona do tej witryny, i witryna dostaje swój adres.

Tu jeszcze raz jest pytanie, czy chcesz tworzyć witrynę publiczną, czyli tak jak widzisz, każda osoba w organizacji może mieć do niej dostęp, lub tylko członkowie. Ja wybiorę tylko tą drugą wersję. Możesz wybrać również język, ja wybieram polski.

W następnym kroku możesz dodać użytkowników do swojej witryny. Tutaj po prostu zacznij pisać imię osoby, którą chcesz dodać. No i tak jak widzisz, pojawiają się członkowie Twojej organizacji. Możesz tutaj w taki prosty sposób ich dodać. Ja tego tu nie będę robił, pokażę Ci, jak to zrobić później. Klikam "Zakończ".

No i mam zbudowaną witrynę. Tylko tyle, kilka dosłownie kliknięć i witryna jest zbudowana. Jest zbudowana co prawda w taki sposób, którego ja bardzo nie lubię, tej standardowej, pierwszej strony. Więc na początek pokażę Ci, jak uporządkować, czyli tak naprawdę usunąć wszystkie elementy z tej strony.

Klikam sobie "Edytuj". Żeby móc kliknąć edytuj, muszę mieć odpowiednie uprawnienia, o tym za chwilę. Ale tutaj, zobacz, klikam "Usuń", klikam na kolejny element, pojawiają mi się śmietniczki i, je klikając, usuwam kolejne elementy. I mam już i mam już moją witrynę uporządkowaną, czyli tak naprawdę czystą, usunąłem z niej wszystkie elementy i wygląda teraz w taki sposób.

Drugą rzeczą, którą robię zawsze na początek, tworząc kolejną witrynę, klikam tutaj i edytuję menu. Niepotrzebny jest tutaj ten link do konwersacji, niepotrzebny jest ten link do notesu, no chyba że używasz tych notesów. Ja ich nie używam, więc ja usuwam, a przy okazji pokazuję Ci, w jaki sposób można edytować menu. Ten link do zawartości strony również nie jest potrzebny. Można to zostawić w ten sposób, klikam "Zapisz". No i zobacz, już mam tutaj troszeczkę większy porządek.

Na początek pokażę Ci, jak zmieniać wygląd naszej witryny. Klikam tutaj w trybik, klikam w "Zmień wygląd", klikam w "Nawigację" i mogę tu przestawić menu na poziomy. Po kliknięciu "Zapisz", tak jak widzisz, menu już mamy poziome.

Klikam ponownie "Zmień wygląd" i teraz "Zmień nagłówek". Tutaj możesz się po prostu pobawić różnymi wersjami. Ja pokażę Ci tylko, jak to może wyglądać, tutaj na szybko, ale Ty możesz zmienić to właśnie w taki sposób, jak najbardziej lubisz, w taki sposób, jak najbardziej Ci się podoba.

Dodatkowo możesz, zobacz, tutaj wrzucić również logo swojej firmy albo jej miniaturę. Czy też niekoniecznie logo firmy, może być to być witryna na przykład projektu i może to być logo waszego projektu. W tej sekcji "Nagłówek" możesz zmienić również kolorystykę swojej witryny. Ja na przykład wybiorę tutaj ten czarny, kliknę "Zapisz". No i niewiele się tu zmieniło, ale jak kliknę w dokumenty, to zobaczysz, że no wszystko jest takie ciemne.

Kliknę tutaj w trybik raz jeszcze, wybiorę "Zmień wygląd" i wybiorę jednak motyw jakiś tam bardziej, bardziej, powiedzmy, kolorowy. Tu już widzisz, że to, że ta zmiana tu zadziałała. Więc ze zmianą wyglądu możesz się pobawić i dostosować ją w taki sposób, jaki byś chciał, aby Twoja witryna wyglądała.

I tak naprawdę dzisiaj najważniejszym elementem, na którym chcę się skupić, to budowanie stron, budowanie stron właśnie w tym Intranecie. I aby dodać nową stronę do naszego Intranetu, trzeba kliknąć tutaj "Nowe" i wybrać "Strona". Jest tutaj kilka szablonów, możesz zobaczyć, jak one wyglądają, w taki sposób, klikając w te szablony.

Ja nie będę wybierał żadnego szablonu, wybiorę znowu, tą pustą wersję, a Ty, jeśli chcesz się pobawić, zachęcam Cię do tego, aby popatrzeć na różne szablony, które się właśnie tutaj pojawiają. Ja wybieram "Pusty" i klikam "Utwórz stronę" i pojawia mi się już pierwsza, utworzona, moja strona.

Do przygotowania treści skorzystam ze swojej strony firmowej i spróbuję ją odwzorować właśnie w SharePoincie. Oczywiście to będzie odwzorowanie takie z grubsza, a nie w całości. Klikam i kopiuję sobie tytuł tej strony i tutaj wklejam go w tym, w tym właśnie miejscu.

W tej środkowej części mamy możliwość przygotowania różnych układów stron, które będziemy budowali. Już teraz jest tutaj wstawiona jedna sekcja i po kliknięciu tych suwaków możesz wybrać w niej jedną, dwie lub trzy kolumny, albo taki układ z jedną kolumną węższą, drugą szerszą. Ja właśnie taki wybiorę, bo tak mniej więcej wygląda moja strona.

Następnie skopiuję sobie ten tekst, który jest tutaj widoczny. I aby go wkleić, muszę tutaj, zobacz, najechać w taki sposób myszką, aby pojawił się ten plusik. Klikam ten plus i pojawiają mi się różne elementy, które mogę dodawać na tej stronie. Tu są teksty, obrazy i różne inne rzeczy.

Ja Cię zachęcam bardzo serdecznie do tego, aby wybrać każdy z tych elementów, zobaczyć, jak on działa w praktyce, i w ten sposób nauczyć się, jak korzystać z tych elementów i który do czego służy. Ja Ci kilka podstawowych pokażę właśnie dzisiaj w tym wideo.

Więc wklejam na początek tekst, pojawia mi się tutaj edytor. To jest dokładnie taki edytor albo bardzo podobny edytor do tego, który masz w Wordzie, więc z całą pewnością sobie z tym wszystkim poradzisz. Ja tu wklejam jakiś tekst.

Aby dodać obraz w tej węższej kolumnie, klikasz tutaj plus i, paradoksalnie, nie biorę "Dodaj obraz", tylko wybieram "Tekst". Mam tutaj takie okienko na tekst, przechodzę na moją stronę, klikam prawym "Kopiuj obraz". I zobacz, po przejściu tu, ustawiam kursor tu, gdzie jest wpisywanie tekstu, klikam Control+V, czyli wklejanie, i po prostu wkleja mi obraz. To jest świetny, świetny sposób, bardzo szybki, na dodawanie obrazów tutaj.

Nie podoba mi się, że to jest wyśrodkowane, do góry to jest wyśrodkowane, do dołu. Więc przejdę sobie, przejdę sobie, kliknę gdziekolwiek w tej sekcji i tutaj, zobacz, wybiorę wyśrodkowanie. No już to wygląda znacznie lepiej. Ten obrazek jest też trochę za duży, więc tutaj, widzisz, mogę najechać i, trzymając za narożnik, zmniejszyć jego obraz.

Dalej, na mojej stronie, tutaj pod tym tekstem jest umieszczony przycisk. Więc klikam plus i wpisuję "przycisk", mam taki, mam taką możliwość, aby wybrać przycisk. Ten przycisk nazywa się "Bezpłatna konsultacja" u mnie na stronie. I po wpisaniu, po dodaniu tego przycisku, można już dodać link. Ja dodam link do mojej strony internetowej, wkleję ten link. I tu możesz sobie oczywiście to też wyśrodkować.

Ja zachęcam Cię absolutnie do tego, aby pobawić się, poklikać te różne opcje, które są tu widoczne. Bo chociażby, zobacz, można szybko skopiować sobie ten przycisk wielokrotnie, można usunąć ten przycisk równie szybko. I zaraz pokażę Ci, do czego jeszcze można to wykorzystać.

Natomiast na mojej stronie internetowej, tutaj poniżej, ale już na szerokość całej strony, jest dodane wideo z YouTube. I właśnie teraz to pokażę Ci, jak wykonać. Najeżdżam na ten plusik i pojawia mi się sekcja, tak jak było wcześniej, mogę wybrać tutaj różne warianty. U mnie ta sekcja na stronie jest teraz jednokolumnowa, więc właśnie taką sekcję dodaję.

I znowu, aby dodać film z YouTube, przechodzę na stronę, szukam linku, "Kopiuj adres filmu", i tu wklejam sobie ten, wklejam sobie ten link. I zobaczcie, że po chwili, o, załadowana już jest miniatura i widoczny, widoczny film.

I widać, te sekcje, które, te web party, tak naprawdę to się nazywa, czyli elementy strony, tutaj po najechaniu myszką, one są, one są widoczne. I co jeszcze tutaj można zrobić? Zobacz, klikam na ten web part, na ten fragment. I tu mogę, na przykład, w taki sposób zmienić sobie kolejność. Mogę, mogę ten przycisk, jeżeli chcę, przesunąć na przykład tu, mogę ten przycisk przesunąć na przykład sobie, zobacz, tutaj i w ten sposób. I w ten sposób łatwo już, łatwo już przygotowywać zupełnie inną, zupełnie inną wersję strony.

Tutaj klikam sobie "Opublikuj". No i zobacz, i zobacz. Całkiem nieźle już ta, ta moja strona wygląda. Tutaj zwróć uwagę, że można, można tą stronę dodać do nawigacji. Ja kliknę ten element. No i od razu mam tą stronę dodaną w menu. Ona co prawda dodała mi się, powiem w skrócie, brzydko. Zaraz pokażę Ci, jak można to poprawić.

Natomiast zwróć uwagę, proszę, że mam już tutaj przygotowaną pełnoprawną stronę, której przygotowanie zajęło mi tylko kilka minut. Klikam jeszcze raz "Edytuj", wymienię ten banner na górze, żeby był... No jak nie mam pomysłu, to najczęściej wybieram wtedy taki.

Tutaj mogę też, zobacz, zmienić osobę, która opublikowała tą treść, czyli ja mogę publikować w imieniu szefa, pracownika, jak sobie życzę, różne tutaj są opcje. Wielokrotnie to dzisiaj powtarzam i powtórzę raz jeszcze, zachęcam Cię do tego, aby poklikać w taki sposób, jak ja to robię teraz, i dobrać odpowiedni layout do tego, do tego, co chcesz, co chcesz zrobić. I zrobić to tak, aby Ci się to, aby Ci się to podobało.

Opublikuję raz jeszcze tą stronę. No i zobacz, mamy już całkiem, całkiem nieźle wyglądającą stronę. I teraz przejdę do edycji raz jeszcze menu. Tutaj adres tej strony mi się jakiś pojawił, ja go teraz sobie skopiuję i kliknę w menu "Edytuj". Ta edycja otwiera mi się tutaj, z tej strony usunę wcześniej dodany link.

I tutaj zwróć uwagę, że można dodać również inne rzeczy, można dodać na przykład etykietę. Etykieta to może być grupa, grupa linków, tak żeby to menu było rozwijalne. Dodam tutaj jeszcze ten element, którą, tą stronę, którą zrobiłem wcześniej. W ten sposób po prostu wklejam adres tej strony i wpisuję "Bezpłatna konsultacja". Tu mogę wybrać, czy ta strona ma się otwierać w nowej karcie, czy nie. Ja tego nie będę robił, klikam "OK".

I teraz, trzymając przycisk drag and drop, wrzucam, wrzucam w tą grupę linków właśnie ten, tą pierwszą stronę, którą chcę dodać. No i zobacz, że pojawił się tutaj taki znacznik i mam, i mam już rozwijalne... I mam już rozwijalną stronę.

Można tutaj oczywiście dodać komentarze, tak jak widzisz. Można, można polubić tą stronę. Więc mamy taki pierwszy element do tego, aby budować strony, budować content, budować taki Intranet właśnie, dostępny wewnątrz Twojej firmy.

Teraz pokażę Ci, w jaki sposób zrobić taki mini portal z newsami, z wiadomościami firmowymi. Przejdźmy raz jeszcze na stronę główną, ona jest tutaj zupełnie czysta. Po kliknięciu "Edytuj", dodamy tutaj sekcję do naszej strony, dodamy pierwszą sekcję do naszej strony. Czyli kliknę tu, wybiorę "Kolumna", mam już sekcję dodaną.

I teraz klikam raz jeszcze "Dodaj" i wybieram sobie, wybieram taki element, który nazywa się "Wiadomości". Już były dodane, ja je usunąłem, teraz je dodaję raz jeszcze. Tu zwróć uwagę na to, że one mogą być widoczne i przygotowane w różne, absolutnie w różny, absolutnie sposób. To też warto, abyś dostosował do swoich, do swoich potrzeb.

Ja dodam to, ja dodam to na razie właśnie w taki sposób i opublikuję tą, opublikuję tą stronę. I tutaj zobacz, że te wiadomości, takie testowe... Wpis z wiadomościami tworzę podobnie, jak przy budowaniu strony, wybieram na początek szablon. Tu tych szablonów znowu jest kilka, ja wybieram "Pusty", tworzę wpis. To będzie testowa wiadomość, no i w tą testową wiadomość tutaj wezmę jakiś tekst i tutaj przechodzę, wklejam.

I zwróć uwagę, nagłówki zostały przeniesione, tekst został przeniesiony, jest to z grubsza nawet, nawet całkiem nieźle sformatowane. Tu oczywiście przypominam o tym, aby w jakiś tam sposób modyfikować również ten nagłówek. I tutaj zwróć uwagę, że oprócz opublikowania, pojawił się przycisk również "Wyślij". Taką wiadomość można również wysłać do wszystkich pracowników mailem, na adres na przykład "wszyscy" czy jakikolwiek inny masz skonfigurowany, taki, który trafia czy to do całej firmy, czy do, czy do tylko zespołu, dla którego jest przygotowana ta witryna.

I taką wiadomość możesz bardzo szybko wysłać i opublikować treść. I z jednej strony użytkownicy będą mieli to w formie komunikatu mailowego, ale z drugiej strony będą mieli również taki wpis na stronie, na Twoim Intranecie, tak jak tutaj widzisz. I będzie można do tego sobie wrócić, będzie można to poczytać i chronologicznie budować taki kontent właśnie z różnymi wiadomościami, które przekazuje, które przekazuje tutaj Twoja firma.

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące budowania stron i budowania Intranetu, zapraszam Cię do kontaktu, zapraszam Cię do komentowania tego filmu. A tymczasem bardzo serdecznie dziękuję za dzisiaj, zapraszam Cię również do dzielenia się różnymi pomysłami na to, w jaki sposób można wykorzystywać narzędzia Microsoft 365 w Twojej firmie, aby działać skuteczniej, aby działać wydajniej, aby po prostu z jednej strony zarabiać więcej, a z drugiej oszczędzać również pieniądze właśnie dzięki narzędziom, które pokazuję.

Dziękuję Ci serdecznie za dzisiaj, zapraszam do następnego filmu, cześć.

‍