Zainspiruj się profesjonalnymi wskazówkami, studiami przypadków i dogłębnymi analizami dotyczącymi automatyzacji, strategii IT i cyfrowej transformacji. Nasz blog pomaga Ci być na bieżąco w szybko zmieniającym się świecie nowoczesnego biznesu
.
ELO integruje z Microsoft Teams, umożliwiając szybką rejestrację obecności i automatyzację ewidencji, co poprawia zarządzanie czasem pracy i efektywność operacyjną.
W dobie cyfryzacji i pracy zdalnej, zarządzanie obecnością pracowników może stanowić wyzwanie. Na szczęście, dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, jak Elektroniczna Lista Obecności (ELO), firmy mogą teraz efektywnie monitorować i zarządzać czasem pracy swojego zespołu. ELO, zintegrowana z Microsoft Teams, oferuje prostotę i elastyczność zarówno dla pracowników, jak i dla zarządzających. Przyjrzyjmy się korzyściom, jakie przynosi to narzędzie.
Implementacja ELO to krok w kierunku automatyzacji procesów biznesowych. Automatyzacja ta nie tylko przynosi korzyści bezpośrednie, jak wyżej wymienione, ale także wpływa na ogólną kulturę pracy, promując nowoczesne podejście i technologie. Firmy, które decydują się na wprowadzenie takich narzędzi, zyskują przewagę konkurencyjną, podnosząc efektywność operacyjną i zadowolenie pracowników.
Podsumowując, Elektroniczna Lista Obecności w Microsoft Teams to więcej niż tylko narzędzie do rejestrowania czasu pracy. To kompleksowe rozwiązanie, które modernizuje zarządzanie zasobami ludzkimi, zwiększa transparentność i wspiera zarówno pracowników, jak i pracodawców w codziennych działaniach. Niezależnie od wielkości firmy, ELO oferuje narzędzia potrzebne do efektywnego zarządzania nowoczesnym miejscem pracy.
Automatyzacja wniosków urlopowych może wygenerować w firmie redukując czas pracy i koszty.
Automatyzacja Wniosków Urlopowych ma bezpośredni wpływ na finansowe korzyści dla przedsiębiorstwa. Mniejsza ilość czasu potrzebnego pracownikom na realizację zadań, takich jak obsługa wniosków, przekłada się na redukcję kosztów operacyjnych. Takie oszczędności są łatwe do wykazania i argumentują za efektywnością projektu, poprzez następującą analizę:
Zakładany czas na manualne przetwarzanie pojedynczego wniosku
Załóżmy, że obsługa jednego wniosku urlopowego wymaga od personelu 20 minut efektywnej pracy.
Liczba wniosków urlopowych na osobę w ciągu roku
Załóżmy, że przeciętnie jeden pracownik składa 6 wniosków urlopowych rocznie.
Koszt godzinowy pracy pracownika
Przyjmując średnie wynagrodzenie w wysokości 7000 zł brutto, a koszt pracodawcy to ok 8500 PLN, przy 20 dniach pracy w miesiącu i 8 godzinach pracy dziennie, koszt jednej godziny pracy wynosi: 8500 zł / (20 dni x 8 godz.) = 53,12 zł.
Oszczędności czasowe dzięki automatyzacji: Z naszego doświadczenia wynika, że dzięki automatyzacji czas potrzebny na przetworzenie wniosku może zostać skrócony do 4-5 minut.
Obliczenie oszczędności:
Te obliczenia demonstrują, że w takiej skali działalności, wprowadzenie automatyzacji procesu wniosków urlopowych może generować oszczędności prawie 8 tysięcy złotych rocznie. Tylko w pierwszym roku. Projektując oszczędności na kolejne trzy lata, przy założeniu 8% wzrostu płac i 10% wzrostu liczby zatrudnionych rok do roku, oszczędności mogą być jeszcze większe.
Oprócz korzyści finansowych pokazujesz, że firma jest nowoczesna i nie wymaga od pracowników wykonywania działań, które można zautomatyzować.
Więcej o automatyzacji wniosków urlopowych możesz przeczytać TU
Czy płacisz 20$ za ChatGPT dla każdego pracownika? Stop. Własny asystent AI na Microsoft Azure to większe bezpieczeństwo danych, niższe koszty i integracja z Twoimi systemami. Poznaj krok po kroku, jak wdrożyć AI, które zna Twoją firmę i nie wymaga opłat za każdego użytkownika.
Sztuczna inteligencja zrewolucjonizowała sposób, w jaki pracujemy. Narzędzia takie jak ChatGPT czy podobne rozwiązania stały się nieocenionym wsparciem dla pracowników w wielu branżach. Jednak firmy korzystające z tych technologii stają przed trzema poważnymi wyzwaniami:
W tym artykule pokażemy, jak wdrożyć własne rozwiązanie oparte o asystenta AI na platformie Microsoft Azure, które rozwiązuje wszystkie powyższe problemy.
Korzystając z infrastruktury Microsoft Azure, Twoje dane pozostają pod pełną kontrolą organizacji. Microsoft zapewnia:
Oznacza to, że poufne informacje firmowe nie opuszczają Twojej infrastruktury, a model AI wykorzystywany jest w sposób zapewniający prywatność.
Standardowe rozwiązania AI opierają się na modelu subskrypcyjnym - płacisz określoną kwotę za każdego użytkownika (np. 20$ miesięcznie). W przypadku własnego rozwiązania na Azure:
Dla organizacji, w których tylko część pracowników regularnie korzysta z narzędzi AI, różnica w kosztach może być znacząca. W praktyce, dla firmy zatrudniającej 50 osób, miesięczny koszt własnego rozwiązania może być nawet 3-4 razy niższy od kosztu indywidualnych subskrypcji.
Własny asystent AI na Azure można łatwo zintegrować z:
Dzięki temu asystent AI staje się integralną częścią ekosystemu technologicznego firmy, a nie wyizolowanym narzędziem.
Najbardziej wartościową funkcją własnego asystenta jest możliwość dostosowania go do specyfiki organizacji:
Własny asystent AI może wspierać wiele procesów w organizacji:
Pracownicy mogą zadawać pytania dotyczące procedur, produktów czy historii firmy, otrzymując natychmiastowe odpowiedzi bazujące na wewnętrznych dokumentach. Przykłady:
Asystent może wspierać zespół obsługi klienta:
W obszarach wymagających precyzji i zgodności z regulacjami:
Asystent może pomagać w analizie danych firmowych:
Proces wdrożenia własnego asystenta AI w infrastrukturze Azure można podzielić na kilka etapów:
Pierwszym krokiem jest skonfigurowanie odpowiednich zasobów w Azure, w tym:
W zależności od potrzeb, można wybrać różne modele językowe:
Aby asystent był naprawdę użyteczny, należy zasilić go wiedzą firmową:
Kluczowym etapem jest połączenie asystenta z istniejącymi narzędziami:
Przed pełnym wdrożeniem konieczne są:
Wdrożenie własnego asystenta AI na platformie Microsoft Azure to inwestycja w bezpieczeństwo, efektywność i innowacyjność firmy. Zamiast polegać na zewnętrznych, generycznych rozwiązaniach, organizacje mogą stworzyć asystenta, który:
W erze cyfrowej transformacji, takie podejście do sztucznej inteligencji daje firmom przewagę konkurencyjną, łącząc innowacyjność z bezpieczeństwem i kontrolą kosztów.
Generowanie umów jednym kliknięciem. Wnioski urlopowe przez aplikację mobilną. Reklamacje pod pełną kontrolą. Odkryj kolejnych 5 automatyzacji, które zrewolucjonizują pracę Twojej firmy i pozwolą skupić się na tym, co naprawdę ważne – rozwoju biznesu zamiast żmudnych, powtarzalnych zadań.
W poprzednim artykule omówiłem 5 procesów, które warto zautomatyzować w pierwszej kolejności. Dzisiaj prezentuję kolejną piątkę - równie skutecznych, a może nawet bardziej transformacyjnych dla Twojego biznesu.
Pierwszą automatyzacją, którą chcę Ci przedstawić, są generatory dokumentów. Doskonale sprawdzają się przy tworzeniu:
Jak to działa w praktyce? Dane przechowywane w tabeli (Excel lub SharePoint) są automatycznie przenoszone do odpowiednich szablonów dokumentów. System może jednorazowo wygenerować kilkadziesiąt dokumentów, również w różnych wersjach językowych.
Co istotne - szablonami są pliki Word, więc można je łatwo edytować i aktualizować. Cały proces jest niezwykle elastyczny i oszczędza gigantyczne ilości czasu, szczególnie w działach, które regularnie przygotowują podobne dokumenty.
Jeśli w Twojej firmie nikt nie przepisuje danych między arkuszami czy systemami - możesz pominąć ten punkt. Ale przyznaj szczerze - czy na pewno?
Ręczne przepisywanie danych to jeden z najbardziej czasochłonnych i podatnych na błędy procesów. Co możemy zautomatyzować:
Możemy odczytywać dane ze skanowanych dokumentów, z jednego systemu przenosić je do drugiego lub zastąpić papierowe formularze aplikacjami mobilnymi, które od razu zapisują dane w odpowiednim miejscu.
Koniec z ręcznym przepisywaniem to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim eliminacja błędów i zwiększenie dokładności danych w firmie.
Wyobraź sobie, że Twoi pracownicy mogą:
Automatyzacja procesów HR to nie tylko wygoda dla pracowników i odciążenie działu personalnego. To również budowanie wizerunku nowoczesnej firmy. Pracownicy widząc, że firma inwestuje w cyfrowe rozwiązania, częściej proponują własne usprawnienia w innych obszarach.
Gdy ktoś doświadczy, jak łatwo można zautomatyzować wnioski urlopowe, naturalnie zaczyna myśleć: "A co z procesem obsługi klienta? Zamówieniami? Raportami?" To kluczowy element budowania kultury innowacji i ciągłego rozwoju.
Wdrożenie aplikacji do zarządzania reklamacjami przynosi szereg korzyści:
Automatyzacja procesu reklamacyjnego to nie tylko usprawnienie wewnętrzne - to również wyższa satysfakcja klientów, którzy otrzymują szybszą i bardziej profesjonalną obsługę.
Ostatnia, ale prawdopodobnie najważniejsza, jest sztuczna inteligencja. Co możemy zautomatyzować z jej pomocą?
Odpowiem krótko: wszystko. Najczęściej wdrażane rozwiązania to:
Wdrożenia AI stają się coraz bardziej dostępne i nie wymagają ogromnych nakładów finansowych, a jednocześnie mogą przynieść rewolucyjne zmiany w sposobie pracy.
Przedstawione automatyzacje dają konkretne korzyści:
Wybierz jedną automatyzację, która najbardziej odpowiada na Twoje potrzeby i zacznij od niej. Efekty zauważysz bardzo szybko, a doświadczenie zdobyte przy pierwszym projekcie ułatwi wdrażanie kolejnych.
A Ty, którą automatyzację wdrożyłbyś w pierwszej kolejności?
.png)
Wybór odpowiedniego partnera do automatyzacji procesów to kluczowa decyzja, która wpłynie na rozwój Twojej firmy na lata. W tym artykule pokazujemy, na co zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć kosztownych błędów i wybrać wykonawcę, który realnie wesprze rozwój Twojego biznesu.
Pierwsze, co powinieneś zweryfikować, to rzeczywiste doświadczenie potencjalnego partnera. Nie chodzi jednak o długość obecności na rynku, ale o konkretne wdrożenia podobne do Twojego projektu.
Na co zwrócić uwagę:
Profesjonalny partner nie zacznie od technologii, tylko od zrozumienia Twojego biznesu. Pierwsze spotkania powinny koncentrować się na procesach i celach biznesowych, nie na narzędziach.
Dobre praktyki obejmują:
Automatyzacja to inwestycja, która powinna się zwrócić. Partner powinien przedstawić pełną strukturę kosztów, uwzględniającą:
Przed podpisaniem umowy upewnij się, że partner zapewni:
Automatyzacja to proces ciągły. Twój partner powinien oferować:
Wybrane rozwiązanie powinno rosnąć wraz z Twoją firmą. Sprawdź:
Wybór partnera do automatyzacji to decyzja strategiczna. Nie kieruj się wyłącznie ceną - szukaj wykonawcy, który:
Chcesz dowiedzieć się więcej? Zobacz nasz film, w którym szczegółowo omawiamy proces wyboru partnera do automatyzacji:
Czy każdy proces w firmie warto automatyzować? Odpowiedź może Cię zaskoczyć. Czasem najlepszym rozwiązaniem jest... całkowite pozbycie się problematycznego procesu. Przyjrzyjmy się, jak podejmować mądre decyzje o automatyzacji.
Pierwszym krokiem nie jest wybór narzędzi czy technologii. To zadanie sobie podstawowego pytania: czy ten proces jest w ogóle potrzebny?
Wykorzystaj metodę "5 x dlaczego":
Często przy czwartym czy piątym "dlaczego" odkrywasz, że:
Automatyzacja nie zawsze jest optymalnym rozwiązaniem. Oto inne opcje:
Jeśli zdecydujesz się na automatyzację, pamiętaj o złotej zasadzie: nie automatyzuj chaosu. Oto kluczowe kroki przygotowawcze:
Najczęstszym błędem jest próba zmiany procesu i narzędzi jednocześnie. To jak remont domu podczas przeprowadzki - brzmi jak oszczędność czasu, ale kończy się podwójnym chaosem.
Zamiast tego:
.png)
Wczoraj o 16:58 cztery osoby w różnych aplikacjach Microsoft 365 zobaczyły jednocześnie tę samą aktualizację dokumentu. Bez duplikowania plików, bez zamieszania z wersjami. Poznaj Microsoft Loop - narzędzie, które rewolucjonizuje pracę zespołową.
Wczoraj o 16:58 Anna z działu marketingu zaktualizowała budżet projektowy bezpośrednio w czacie Teams.
O 16:58 ten sam budżet zmienił się automatycznie w mailu do zarządu.
O 16:58 Adam z księgowości zobaczył aktualne liczby w swoim Outlooku.
O 16:58 prezentacja na SharePoint zaktualizowała się sama.
To nie magia. To Microsoft Loop - narzędzie, które właśnie zmienia reguły gry w pracy zespołowej. Oto wszystko, co musisz o nim wiedzieć.
Loop to stosunkowo nowe narzędzie - Microsoft oficjalnie udostępnił je w ramach Microsoft 365 pod koniec 2023 roku. Choć sama koncepcja współpracy w czasie rzeczywistym nie jest nowa, Loop wprowadza świeże podejście, łącząc w sobie najlepsze cechy znanych narzędzi Microsoft 365 z zupełnie nowymi możliwościami synchronizacji treści.
Wyobraź sobie tabelę z budżetem, którą możesz:
A teraz najlepsze: gdy zmienisz coś w jednym miejscu, tabela automatycznie zaktualizuje się wszędzie. Żadnego "przeklejania", żadnego "zapomniałem zaktualizować".
To jak dokumenty Google, ale na zupełnie nowym poziomie:
Brzmi jak standard? Dodaj do tego inteligentnego asystenta AI, który pomoże zorganizować treść i podsumować dyskusje.
To miejsce, gdzie wszystko się łączy:
Policz, ile razy w ostatnim tygodniu:
Jeśli więcej niż zero - potrzebujesz Loop.
Technologia OCR (Optical Character Recognition) umożliwia automatyczne rozpoznawanie i przetwarzanie danych z faktur zakupowych w formacie PDF, takich jak nazwy towarów, ilości, ceny i sumy. Dzięki temu firmy oszczędzają czas, eliminują błędy i przyspieszają obieg dokumentów. OCR ułatwia integrację z systemami ERP, wspiera zarządzanie magazynem i budżetem oraz poprawia relacje z dostawcami. Skalowalność i precyzja tego rozwiązania czynią je idealnym dla firm każdej wielkości, usprawniając procesy księgowe i logistyczne.
Technologia OCR (Optical Character Recognition) odgrywa coraz większą rolę w automatyzacji procesów biznesowych, zwłaszcza w obszarze przetwarzania dokumentów. Jednym z najbardziej czasochłonnych i podatnych na błędy obszarów w firmach jest ręczne wprowadzanie danych z faktur zakupowych, szczególnie dotyczących pozycji towarowych. Firmy, które nadal korzystają z ręcznego przetwarzania faktur, często spotykają się z opóźnieniami, błędami oraz wysokimi kosztami operacyjnymi. W tym kontekście, OCR pozycji towarów z faktur zakupowych w formacie PDF staje się kluczowym rozwiązaniem, które nie tylko automatyzuje ten proces, ale także eliminuje wiele problemów związanych z ręcznym przetwarzaniem danych.
Czym jest OCR i jak działa?
OCR, czyli technologia optycznego rozpoznawania znaków, to proces, który pozwala komputerom na „czytanie” tekstu z obrazów, skanów lub plików PDF. Dzięki OCR możliwe jest automatyczne przekształcenie zawartości graficznej (np. zeskanowanych dokumentów) na dane tekstowe, które mogą być łatwo analizowane i przetwarzane przez systemy komputerowe. W kontekście faktur zakupowych oznacza to, że OCR potrafi „wyciągnąć” dane takie jak nazwy towarów, ilości, ceny jednostkowe oraz sumy, bez konieczności ręcznego wpisywania tych informacji.
OCR wykorzystuje zaawansowane algorytmy, które analizują strukturę dokumentu, rozpoznają tekst, a następnie przekształcają go w edytowalny format. W bardziej zaawansowanych systemach OCR jest wspierany przez sztuczną inteligencję (AI) oraz mechanizmy uczenia maszynowego, co pozwala na coraz lepsze rozpoznawanie skomplikowanych dokumentów, nawet wtedy, gdy są one niskiej jakości, zawierają ręczne notatki czy różne układy graficzne.
Zastosowanie OCR w przetwarzaniu faktur zakupowych
OCR pozycji towarów na fakturach zakupowych w formacie PDF znajduje szerokie zastosowanie w firmach różnej wielkości. Faktury zakupowe są kluczowymi dokumentami w procesach księgowych i logistycznych, a ich poprawne przetwarzanie ma bezpośredni wpływ na zarządzanie kosztami, relacjami z dostawcami oraz monitorowanie zapasów.
Tradycyjnie przetwarzanie faktur zakupowych odbywało się ręcznie, co było czasochłonne i narażone na liczne błędy, takie jak błędne wprowadzenie danych, pomyłki przy obliczeniach czy niepoprawne przypisywanie faktur do odpowiednich kont księgowych. Technologia OCR eliminuje te problemy poprzez automatyczne odczytywanie danych z faktur, co nie tylko przyspiesza cały proces, ale także minimalizuje ryzyko błędów.
Kluczowe elementy faktury, które mogą być rozpoznawane przez OCR:
1. Nazwy towarów i usług – OCR może automatycznie rozpoznać i przypisać nazwy produktów lub usług znajdujących się na fakturze.
2. Ilość – Narzędzia OCR potrafią odczytać ilości towarów, co jest kluczowe dla procesów związanych z zarządzaniem magazynem.
3. Cena jednostkowa – Automatyczne odczytanie cen jednostkowych pozwala na precyzyjne kontrolowanie wydatków i monitorowanie kosztów.
4. Wartość netto i brutto – OCR jest w stanie rozpoznać wartości finansowe, co jest kluczowe dla księgowości.
5. Numer faktury – Automatyczne przypisywanie numeru faktury ułatwia śledzenie dokumentów i archiwizację.
6. Dane dostawcy i odbiorcy – OCR umożliwia szybkie wyodrębnienie danych kontaktowych, co przyspiesza komunikację z kontrahentami.
7. Daty transakcji i terminy płatności – Automatyzacja tych danych pomaga w zarządzaniu terminami płatności i zapobiega opóźnieniom.
Korzyści z wdrożenia OCR pozycji towarów z faktur zakupowych
Automatyzacja procesu przetwarzania faktur zakupowych przy użyciu technologii OCR przynosi wiele korzyści. Oto najważniejsze z nich:
1. Oszczędność czasu
Ręczne wprowadzanie danych z faktur jest czasochłonne i angażuje wiele zasobów ludzkich. Dzięki OCR firmy mogą znacząco zredukować czas potrzebny na przetworzenie jednej faktury. Zamiast godzin pracy, dane z setek faktur mogą zostać odczytane w ciągu kilku minut. Pracownicy mogą dzięki temu skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, co poprawia efektywność operacyjną firmy.
2. Zmniejszenie liczby błędów
Ręczne przepisywanie danych z faktur jest podatne na błędy ludzkie. Każda literówka, błędne wprowadzenie kwoty czy pominięcie jakiejś pozycji może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak błędne rozliczenia, opóźnienia w płatnościach czy problemy z zarządzaniem magazynem. OCR eliminuje większość tych błędów, ponieważ proces odczytywania danych jest zautomatyzowany i oparty na precyzyjnych algorytmach.
3. Szybszy przepływ dokumentów
Automatyczne przetwarzanie faktur znacząco przyspiesza cały obieg dokumentów w firmie. Dane z faktur mogą być automatycznie przesyłane do systemów księgowych lub ERP (Enterprise Resource Planning), co przyspiesza procesy księgowe i logistyczne. Działy księgowości i logistyki mogą działać w bardziej zintegrowany sposób, co poprawia ogólną płynność operacyjną.
4. Integracja z systemami ERP
Jednym z kluczowych atutów technologii OCR jest możliwość łatwej integracji z systemami ERP. Po zeskanowaniu i rozpoznaniu danych z faktur, informacje mogą być automatycznie przesyłane do systemu ERP, gdzie są przetwarzane i archiwizowane. Dzięki temu firmy mają pełny wgląd w bieżące transakcje zakupowe oraz mogą dokładniej monitorować stany magazynowe i zarządzać budżetem.
5. Poprawa relacji z dostawcami
Dzięki automatyzacji procesu przetwarzania faktur, firmy mogą szybciej rozliczać się z dostawcami, co poprawia relacje biznesowe. Terminowe płatności są kluczowe dla budowania zaufania i utrzymywania dobrych warunków współpracy. Automatyzacja eliminuje ryzyko opóźnień, wynikających z ręcznego przetwarzania faktur.
6. Łatwe archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów
OCR ułatwia również archiwizowanie i organizowanie faktur zakupowych. Po przetworzeniu danych, faktury mogą być automatycznie przypisywane do odpowiednich kategorii i folderów, co umożliwia ich szybkie odnalezienie w przyszłości. W przypadku audytu lub potrzeby weryfikacji konkretnych informacji, znalezienie potrzebnej faktury staje się kwestią kilku kliknięć.
7. Skalowalność
Technologia OCR jest łatwa do skalowania, co oznacza, że bez względu na to, jak duża jest firma lub ile faktur przetwarza, system może zostać łatwo dostosowany do rosnących potrzeb. Automatyzacja procesu pozwala firmom na efektywniejsze zarządzanie wzrostem, bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników do ręcznego przetwarzania dokumentów.
Wyzwania i przyszłość OCR
Choć technologia OCR jest już bardzo zaawansowana, wciąż istnieją pewne wyzwania, zwłaszcza w przypadku faktur o niskiej jakości skanów lub takich, które zawierają niestandardowe układy graficzne. Jednak rozwój technologii, w tym sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, sprawia, że OCR staje się coraz bardziej precyzyjny i niezawodny.
W przyszłości możemy spodziewać się, że OCR będzie coraz bardziej zintegrowany z innymi narzędziami, takimi jak systemy AI, które będą w stanie nie tylko rozpoznawać tekst, ale także go analizować i podejmować decyzje na jego podstawie.
Podsumowanie
OCR pozycji towarów z faktur zakupowych to nowoczesne i niezwykle efektywne rozwiązanie, które pozwala firmom automatyzować procesy związane z przetwarzaniem dokumentów. Dzięki tej technologii można oszczędzać czas, eliminować błędy oraz przyspieszać obieg dokumentów, co wpływa na ogólną poprawę efektywności operacyjnej. OCR integruje się z systemami ERP, wspierając lepsze zarządzanie magazynem, budżetem i relacjami z dostawcami. Skalowalność tego rozwiązania sprawia, że doskonale sprawdza się zarówno w małych, jak i dużych firmach, pozwalając im na optymalizację procesów oraz pełną kontrolę nad danymi. W przyszłości dalszy rozwój technologii OCR, w połączeniu z AI, z pewnością przyniesie jeszcze większe możliwości automatyzacji, sprawiając, że ręczne przetwarzanie faktur stanie się przeszłością.
Usprawnienie procesów HR jest prostsze niż myślisz. Nasza aplikacja w Microsoft 365 automatyzuje wnioski urlopowe, listy obecności i powiadomienia SMS dla pracowników produkcji. Koniec z ręczną pracą, papierkologią i pytaniami "ile urlopu mi zostało?". Sprawdź, jak uwolnić potencjał swojego zespołu HR.
Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile czasu Twój zespół HR poświęca na zadania, które mogłyby być zautomatyzowane? Typowy dział kadr traci tygodniowo dziesiątki godzin na realizację powtarzalnych, manualnych czynności - od obsługi wniosków urlopowych, przez listy obecności, aż po przygotowanie raportów.
W tym artykule przedstawiamy naszą nową aplikację HR zbudowaną w Microsoft 365, która automatyzuje najważniejsze procesy kadrowe, uwalniając czas Twoich pracowników i redukując ryzyko błędów.
Na podstawie naszych rozmów z klientami zidentyfikowaliśmy najczęstsze problemy związane z procesami kadrowymi:
Te problemy nie tylko konsumują czas, ale również wprowadzają ryzyko błędów, opóźnień i frustracji - zarówno pracowników, jak i działu HR.
Stworzyliśmy aplikację HR, która działa w środowisku Microsoft 365, wykorzystując narzędzia, które prawdopodobnie już posiadasz. Oto jej główne funkcjonalności:
Aplikacja umożliwia złożenie wniosku urlopowego w zaledwie 20 sekund - przez przeglądarkę, telefon lub Microsoft Teams:
Co istotne, pracownik nie musi pamiętać, ile dni urlopu wykorzystał - ta informacja jest automatycznie aktualizowana i dostępna w systemie.
Zamiast papierowych list lub arkuszy Excel, pracownicy otrzymują codzienne powiadomienie w Teams z prostym pytaniem o formę pracy danego dnia:
Odpowiedź zajmuje dosłownie kilka sekund, a dane trafiają bezpośrednio do systemu, skąd automatycznie generowane są raporty.
To, co wyróżnia naszą aplikację, to możliwość włączenia do systemu pracowników bez dostępu do komputerów firmowych:
Dzięki temu wszyscy pracownicy funkcjonują w jednym systemie, eliminując konieczność równoległego prowadzenia dokumentacji papierowej.
System automatycznie monitoruje i wysyła powiadomienia o:
Te informacje trafiają zarówno do działu HR, jak i do przełożonych, zapobiegając przegapieniu ważnych terminów.
Gdy pracownik jest na urlopie, aplikacja automatycznie:
Te działania eliminują ryzyko przeoczenia ważnych wiadomości podczas nieobecności.
Wszystkie dane gromadzone w aplikacji mogą być automatycznie:
Dzięki temu dział HR oraz zarząd mają stały dostęp do aktualnych danych bez konieczności ręcznego przygotowywania raportów.
Nasza aplikacja HR jest dostępna:
Wszystkie funkcjonalności działają na wszystkich platformach, co zapewnia płynne korzystanie z systemu niezależnie od lokalizacji pracownika.
Aplikacja posiada zróżnicowany system uprawnień:
Dzięki temu każda osoba ma dostęp dokładnie do tych informacji, których potrzebuje.
Wdrożenie naszej aplikacji HR w Microsoft 365 przynosi szereg wymiernych korzyści:
Typowy proces wdrożenia naszej aplikacji HR obejmuje:
Co istotne, wdrożenie nie wymaga zatrzymywania obecnych procesów - nowy system działa równolegle, aż do pełnego przejścia.
Czy potrzebujemy dodatkowych licencji Microsoft 365?
Nie, aplikacja działa w ramach standardowych licencji Microsoft 365, które prawdopodobnie już posiadasz. Wykorzystujemy głównie SharePoint, Power Apps i Power Automate, które są częścią większości pakietów biznesowych Microsoft 365.
Czy można dostosować aplikację do naszych procesów?
Tak, każde wdrożenie rozpoczynamy od analizy procesów w Twojej firmie. Możemy dostosować przepływy pracy, formularze i powiadomienia do Twoich specyficznych potrzeb.
Czy aplikacja będzie działać z naszym systemem kadrowo-płacowym?
W większości przypadków tak. Nasza aplikacja może integrować się z popularnymi systemami kadrowo-płacowymi poprzez API lub eksport/import danych, jeśli system to umożliwia.
Co z ochroną danych osobowych?
Aplikacja działa w ramach Twojej własnej instancji Microsoft 365, co oznacza, że dane pozostają w Twoim środowisku. Microsoft 365 zapewnia zgodność z RODO i innymi wymogami prawnymi dotyczącymi ochrony danych.
Przygotowaliśmy szczegółową prezentację wideo pokazującą wszystkie funkcje naszej aplikacji HR w praktyce.
Wolisz słuchać? Możesz też posłuchać o naszej aplikacji HR w formie podcastu na Spotify.
Chcesz dowiedzieć się, ile czasu możesz zaoszczędzić w swoim dziale HR? Umów się na bezpłatną konsultację, podczas której:
