Generowanie umów jednym kliknięciem. Wnioski urlopowe przez aplikację mobilną. Reklamacje pod pełną kontrolą. Odkryj kolejnych 5 automatyzacji, które zrewolucjonizują pracę Twojej firmy i pozwolą skupić się na tym, co naprawdę ważne – rozwoju biznesu zamiast żmudnych, powtarzalnych zadań.
W poprzednim artykule omówiłem 5 procesów, które warto zautomatyzować w pierwszej kolejności. Dzisiaj prezentuję kolejną piątkę - równie skutecznych, a może nawet bardziej transformacyjnych dla Twojego biznesu.
Pierwszą automatyzacją, którą chcę Ci przedstawić, są generatory dokumentów. Doskonale sprawdzają się przy tworzeniu:
Jak to działa w praktyce? Dane przechowywane w tabeli (Excel lub SharePoint) są automatycznie przenoszone do odpowiednich szablonów dokumentów. System może jednorazowo wygenerować kilkadziesiąt dokumentów, również w różnych wersjach językowych.
Co istotne - szablonami są pliki Word, więc można je łatwo edytować i aktualizować. Cały proces jest niezwykle elastyczny i oszczędza gigantyczne ilości czasu, szczególnie w działach, które regularnie przygotowują podobne dokumenty.
Jeśli w Twojej firmie nikt nie przepisuje danych między arkuszami czy systemami - możesz pominąć ten punkt. Ale przyznaj szczerze - czy na pewno?
Ręczne przepisywanie danych to jeden z najbardziej czasochłonnych i podatnych na błędy procesów. Co możemy zautomatyzować:
Możemy odczytywać dane ze skanowanych dokumentów, z jednego systemu przenosić je do drugiego lub zastąpić papierowe formularze aplikacjami mobilnymi, które od razu zapisują dane w odpowiednim miejscu.
Koniec z ręcznym przepisywaniem to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim eliminacja błędów i zwiększenie dokładności danych w firmie.
Wyobraź sobie, że Twoi pracownicy mogą:
Automatyzacja procesów HR to nie tylko wygoda dla pracowników i odciążenie działu personalnego. To również budowanie wizerunku nowoczesnej firmy. Pracownicy widząc, że firma inwestuje w cyfrowe rozwiązania, częściej proponują własne usprawnienia w innych obszarach.
Gdy ktoś doświadczy, jak łatwo można zautomatyzować wnioski urlopowe, naturalnie zaczyna myśleć: "A co z procesem obsługi klienta? Zamówieniami? Raportami?" To kluczowy element budowania kultury innowacji i ciągłego rozwoju.
Wdrożenie aplikacji do zarządzania reklamacjami przynosi szereg korzyści:
Automatyzacja procesu reklamacyjnego to nie tylko usprawnienie wewnętrzne - to również wyższa satysfakcja klientów, którzy otrzymują szybszą i bardziej profesjonalną obsługę.
Ostatnia, ale prawdopodobnie najważniejsza, jest sztuczna inteligencja. Co możemy zautomatyzować z jej pomocą?
Odpowiem krótko: wszystko. Najczęściej wdrażane rozwiązania to:
Wdrożenia AI stają się coraz bardziej dostępne i nie wymagają ogromnych nakładów finansowych, a jednocześnie mogą przynieść rewolucyjne zmiany w sposobie pracy.
Przedstawione automatyzacje dają konkretne korzyści:
Wybierz jedną automatyzację, która najbardziej odpowiada na Twoje potrzeby i zacznij od niej. Efekty zauważysz bardzo szybko, a doświadczenie zdobyte przy pierwszym projekcie ułatwi wdrażanie kolejnych.
A Ty, którą automatyzację wdrożyłbyś w pierwszej kolejności?
1 lutego 2026 duże firmy zaczynają wystawiać faktury w KSEF. Wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi na ich odbiór. 1 kwietnia dołączają pozostali. Większość firm odkłada przygotowania na ostatnią chwilę i kończy się to chaosem. Ten artykuł pokazuje dokładny plan na 90 dni: co zrobić w listopadzie, grudniu i styczniu, żeby przejść przez wdrożenie spokojnie. Audyt procesów, budowanie uprawnień, testy, szkolenia zespołu i komunikacja z kontrahentami – wszystko krok po kroku. Ministerstwo udostępnia narzędzia od listopada 2025. Jeśli zaczniesz w styczniu, będzie za późno. Do końca 2026 nie ma kar, ale lepiej rozwiązać problemy w testach niż na produkcji.
1 lutego 2026 roku duże firmy zaczynają wystawiać faktury w KSEF. 1 kwietnia dołączają wszyscy pozostali. Ale uwaga: odbiór faktur od dużych firm zaczyna się już 1 lutego – dla wszystkich przedsiębiorców.
Większość firm odkłada przygotowania na ostatnią chwilę. Potem pojawia się chaos, stres i błędy, które kosztują czas i nerwy.
W tym artykule pokażemy Ci dokładny plan na 90 dni, który pozwoli Ci przejść przez wdrożenie KSEF spokojnie i bez niespodzianek.
Ministerstwo Finansów udostępnia narzędzia od listopada 2025. Środowisko testowe działa, aplikacje są gotowe, a Ty możesz już teraz:
Jeśli zaczniesz w styczniu, będzie za późno.
Większość problemów pojawi się w pierwszych tygodniach. Lepiej rozwiązać je w testach niż na produkcji.
Faktury kosztowe:
Faktury przychodowe:
Narysuj pełną ścieżkę faktury – od momentu otrzymania/wystawienia do zapłaty. Ta mapa będzie Ci potrzebna w kolejnych krokach.
Od 1 listopada dostępny jest Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). To tam zbudujesz siatkę uprawnień do KSEF.
Wybierz metodę logowania:
Profil zaufany
Certyfikat kwalifikowany
Pieczęć kwalifikowana
Co zrobić:
KRYTYCZNE: Uprawnienia nadane w MCU od 1 listopada zostaną przeniesione do KSEF 2.0. Uprawnienia z KSEF 1.0 (obecny system) NIE ZOSTANĄ przeniesione.
Dlatego: buduj uprawnienia dopiero od 1 listopada.
Krok po kroku:
Zapisz schemat uprawnień – kto ma dostęp do czego. Będzie Ci potrzebny przy szkole
niach zespołu.
Jeśli używasz programu księgowego:
Zapytaj dostawcę:
Jeśli nie używasz programu:
Ministerstwo oferuje darmowe aplikacje:
Przetestuj aplikację podatnika:
KSEF nie zawsze będzie działał. Musisz mieć plan B.
Scenariusz 1: Offline 24h
Możesz wystawić fakturę poza systemem i przesłać ją do następnego dnia roboczego.
Co potrzebujesz:
Scenariusz 2: Awaria ogłoszona przez Ministerstwo
Ministerstwo ogłosi awarię na stronie BIP.
Co robisz:
Napisz procedurę awaryjną i powieś ją przy biurku osoby wystawiającej faktury.
Kto musi być przeszkolony:
Program szkolenia (2-3 godziny):
Nagraj szkolenie – będzie przydatne dla nowych pracowników.
Od 15 listopada dostępne jest środowisko przedprodukcyjne. Różni się od testowego tym, że logujesz się na swoje prawdziwe dane.
Test z kontrahentem:
Jeśli coś nie działa:
KRYTYCZNE: Duże firmy (powyżej 200 mln euro przychodu) zaczynają wystawiać faktury 1 lutego.
Jeśli kupujesz od dużej firmy, musisz być gotowy odebrać fakturę 1 lutego.
Co zrobić:
"Dzień dobry,
W związku z wdrożeniem KSEF od 1 lutego 2026 chcielibyśmy potwierdzić, czy Państwa firma będzie wystawiać faktury przez ten system.
Jeśli tak, prosimy o informację, abyśmy mogli przygotować nasze procesy odbioru.
Pozdrawiamy"
Jeśli wystawiasz faktury od 1 kwietnia (lub wcześniej), poinformuj klientów:
26-31 stycznia – przerwa techniczna w KSEF.
Ministerstwo przenosi wszystkie dane z KSEF 1.0 do KSEF 2.0.
Co zrobić w tym tygodniu:
Dla dużych firm:
Dla wszystkich (w tym Ciebie):
Co robić pierwszego dnia:
Od tego dnia wszyscy wystawiają faktury w KSEF.
Co się zmienia:
Pamiętaj:Do końca 2026 nie będzie kar za błędy. To czas na naukę i poprawki.
Gdy KSEF już działa, możesz zacząć automatyzować procesy:
Automatyczna kategoryzacja kosztówSztuczna inteligencja przypisuje faktury do projektów i działów. Koniec z ręcznym opisywaniem.
Inteligentne windykacjeSystem sprawdza czy faktura została opłacona i wysyła przypomnienia automatycznie.
Dashboardy w czasie rzeczywistymWidzisz koszty i przychody na żywo, nie po miesiącu.
Asystent AI do KSEFOdpowiada na pytania o przepisy i pomaga w rozwiązywaniu problemów. [Link do filmu o agencie AI]
LISTOPAD:
☐ Audyt procesów fakturowania
☐ Wybór metody uwierzytelnienia
☐ Budowanie siatki uprawnień w MCU (od 1 listopada)
☐ Wygenerowanie certyfikatu do offline (jeśli potrzebny)
GRUDZIEŃ:
☐ Kontakt z dostawcą oprogramowania
☐ Test aplikacji podatnika
☐ Przygotowanie procedur awaryjnych
☐ Szkolenie zespołu
STYCZEŃ:
☐ Test faktury w środowisku przedprodukcyjnym
☐ Komunikacja z kontrahentami
☐ Sprawdzenie uprawnień po przerwie technicznej (31 stycznia)
☐ Przygotowanie pierwszego dnia (1 lutego)
Przygotowanie do KSEF to wyzwanie, szczególnie dla firm, które nie mają działu IT lub czasu na przebrnięcie przez setki stron dokumentacji.
Pomagamy firmom:
Umów bezpłatną konsultację – sprawdzimy Twoją sytuację i podpowiemy najlepsze rozwiązanie.
Które rozwiązanie wybrać, żeby przestać tracić projekty w chaosie maili i notatek? 80% polskich firm zarządza zadaniami chaotycznie. Kluczowa zasada: nie zmieniaj procesu i narzędzia jednocześnie - najpierw kultura, potem technologia. Microsoft oferuje 5 poziomów rozwiązań: Excel (świetny start), To Do (zadania osobiste), Planner (projekty zespołowe), SharePoint Lists (bazy danych) i Power Apps (aplikacje na miarę). Era IT stworzyła własną aplikację rozwiązującą 3 podstawowe problemy: ludzie kasują dane, brak komunikacji w kontekście zadań i niemożność mierzenia czasu. Nasze rozwiązanie oferuje zero przycisków DELETE, wbudowaną komunikację z mailami, automatyczny tracking czasu oraz zadania zbiorcze i cykliczne. Custom warto rozważyć gdy tracisz dane, potrzebujesz raportów czasowych, komunikacja się rozprasza, masz powtarzalne procesy lub zespół 10+ osób. Rada: zacznij od prostego narzędzia, sprawdź kulturę zadaniową, ewoluuj stopniowo. Zarządzanie zadaniami to podróż, nie cel.
Które rozwiązanie wybrać, żeby przestać tracić projekty w chaosie maili i notatek?
"Kto miał zrobić ten raport?"
"Gdzie jest lista zadań z ostatniego spotkania?"
"Dlaczego ten projekt leży od tygodnia?"
Brzmi znajomo? Witaj w klubie 80% polskich firm, które zarządzają zadaniami... nijak.
Albo w Excel-u (jeśli mają szczęście), albo w chaosie maili, karteczek i "zapamiętam w głowie".
Tutaj mała prowokacja: nie każda firma powinna od razu wdrażać system zadań.
Dlaczego? Bo to nie jest problem technologiczny. To problem kulturowy.
Kilka miesięcy temu automatyzowaliśmy wnioski urlopowe dla 15-osobowej firmy. Właściciel osobiście zatwierdza wszystko.
Wdrożyliśmy system. Po tygodniu dzwoni klient:
"Marcin, to nie działa. Wnioski leżą bez odpowiedzi."
Okazało się, że faktycznie wszystkie wnioski zatwierdza... asystentka właściciela. Ale nikt nam tego nie powiedział, bo "przecież to oczywiste".
Lekcja: Nie zmieniaj procesu i narzędzia jednocześnie.
Najpierw ustalisz KTO, CO i KIEDY robi. Dopiero potem wybierasz technologię.
Która opcja będzie najlepsza dla Twojej firmy? W tym filmie testuję wszystkie dostępne narzędzia Microsoft i pokazuję demo naszej autorskiej aplikacji:
Zobacz pełne porównanie narzędzi oraz demo aplikacji, która chroni każdy bit danych
Dla kogo: Firmy zaczynające przygodę z zadaniami
Zalety:
Wady:
Verdict: Świetny początek. Nie wstydź się Excel-a!
Dla kogo: Zadania osobiste, małe zespoły
Zalety:
Wady:
Dla kogo: Projekty zespołowe, firmy z Office 365
Zalety:
Wady:
Dla kogo: Firmy potrzebujące baz danych
Zalety:
Wady:
Dla kogo: Firmy z wysokimi wymaganiami
I tu dochodzimy do sedna...
Po latach wdrażania standardowych rozwiązań doszliśmy do wniosku: brakuje nam kontroli.
"Ups, przypadkowo usunąłem projekt z 50 zadaniami."
Słyszałeś to? My tak. Wielokrotnie.
Rozwiązanie: W naszej aplikacji nie ma przycisku DELETE. Nigdzie. Zero możliwości skasowania czegokolwiek.
Zadanie w Planner-ze, rozmowa na Teams, mail w Outlook. Gdzie jest kontekst?
Rozwiązanie: Wbudowany moduł komunikacyjny. Komentarze przypisane do osób (@jan, zobacz to), możliwość wysłania maila bezpośrednio z zadania.
"Ile czasu zajął nam ten projekt?"
Wzruszenie ramionami
Rozwiązanie: Automatyczny tracking czasu. Kliknięcie "rozpocznij" → praca → "zakończ" = dokładny czas realizacji.
Realizujesz podobne projekty? Na przykład: research → wycena → oferta → negocjacje?
Stwórz szablon z 15 zadaniami. Jeden klik = wszystkie zadania przypisane do odpowiednich osób.
Oszczędność czasu: 90%
"Przygotuj raport dla księgowości" - co miesiąc, 25 liczby.
Automat sprawdza codziennie i dodaje zadanie we właściwym dniu.
Każdy komentarz, każda zmiana, każde działanie - wszystko zapisane na zawsze.
Audyt projektu po roku? Żaden problem.
Nie od razu.
Zacznij od Excel-a lub Planner-a. Sprawdź czy kultura zadaniowa się przyjmuje.
Rozważ aplikację na miarę gdy:
Zarządzanie zadaniami to podróż, nie cel.
Zacznij od prostego narzędzia. Sprawdź co działa, co nie. Ewoluuj.
A jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż standard?
Porozmawiajmy. Pokażemy Ci naszą aplikację w akcji i sprawdzimy, czy to kierunek dla Twojej firmy.
Microsoft 365 to znacznie więcej niż Word, Excel i Outlook. To kompletny ekosystem narzędzi do współpracy, który może zastąpić kilka różnych abonamentów i uprościć pracę zespołu.
Kluczem do sukcesu nie są najnowsze funkcje czy skomplikowane konfiguracje. To przemyślane wykorzystanie tego, co już masz, połączone z jasnymi zasadami pracy zespołu.
Jeśli zarządzasz projektami przy pomocy e-maili, arkuszy Excel i modlitw o powodzenie - czas na zmianę. Twój zespół i Twój budżet będą Ci wdzięczne.
Czy wiesz, że prawdopodobnie już płacisz za kompletny system zarządzania projektami, ale go nie używasz? W każdej licencji Microsoft 365 - nawet tej podstawowej - ukryty jest zestaw narzędzi, który może zastąpić drogie rozwiązania pokroju Jiry czy Monday.com.
W tym artykule pokażę Ci, jak z aplikacji, które już znasz (Teams, SharePoint, Planner), stworzyć profesjonalne centrum zarządzania projektami. Bez dodatkowych kosztów, bez skomplikowanych konfiguracji.
Większość firm korzysta z kilku różnych aplikacji jednocześnie:
Efekt? Chaos informacyjny. Dane są rozproszone, zespół traci czas na przełączanie się między aplikacjami, a Ty płacisz za kilka abonamentów miesięcznie.
Tymczasem Microsoft 365 oferuje wszystko w jednym ekosystemie - zintegrowanym, bezpiecznym i prawdopodobnie już opłaconym przez Twoją firmę.
Zanim przejdziemy do konkretów, ważne rozróżnienie:
Proces to cykliczne zadania wykonywane regularnie - jak miesięczne rozliczenia czy przyjmowanie dostaw. Są przewidywalne, mają ustalone procedury.
Projekt to jednorazowe przedsięwzięcie z konkretnym celem - wdrożenie nowego systemu, organizacja eventu, uruchomienie kampanii marketingowej. Ma początek, środek i koniec.
To rozróżnienie jest kluczowe, bo projekty wymagają elastycznego podejścia do zarządzania zasobami, terminami i komunikacją.
W tym 19-minutowym filmie szczegółowo pokazuję, jak skonfigurować wszystkie omawiane narzędzia.
Skuteczne zarządzanie projektami wymaga kilku kluczowych elementów:
Podstawą każdego projektu są ludzie. Microsoft Teams pozwala:
Co więcej, każda grupa Teams automatycznie tworzy:
Największym wrogiem projektów jest chaos komunikacyjny. Ważne ustalenia giną w mailach, decyzje są podejmowane na prywatnych czatach, a dokumentacja jest rozproszona.
Microsoft Teams rozwiązuje to przez:
Kanały tematyczne - możesz utworzyć osobne kanały dla:
Integracja z Outlookiem - oficjalna korespondencja może być kierowana na adres grupy Teams, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco.
Wspólne notatki w Loop - nowe narzędzie Microsoft, które pozwala tworzyć współdzielone notatki, listy zadań, protokoły ze spotkań. Wszystko aktualizuje się w czasie rzeczywistym.
Każdy projekt generuje mnóstwo plików - dokumenty, prezentacje, zdjęcia, filmy, arkusze kalkulacyjne. Tradycyjnie kończy się to chaosem w folderach "Projekt_v1", "Projekt_v2_final", "Projekt_v2_final_OSTATECZNY".
Grupa Teams automatycznie tworzy przestrzeń SharePoint, gdzie możesz:
Dodatkowo możesz przygotować szablony dokumentów - protokoły, raporty, umowy - które będą dostępne dla całego zespołu.
Tu wchodzi w grę Microsoft Planner - narzędzie do zarządzania zadaniami, które wielu użytkowników M365 w ogóle nie zna.
Planner pozwala:
Co najważniejsze - Planner można osadzić bezpośrednio w Teams jako kartę, więc zespół ma dostęp do zadań bez opuszczania głównego środowiska pracy.
Microsoft 365 oferuje możliwości automatyzacji przez Power Automate (dostępne w wyższych planach licencyjnych):
Narzędzia to jedno, ale sposób ich wykorzystania to drugie. Warto ustalić:
Wyobraź sobie projekt wdrożenia nowego systemu CRM w firmie liczącej 50 osób:
Tradycyjne podejście:
Podejście Microsoft 365:
Rezultat: Projekt zakończony o 2 tygodnie wcześniej, bez przekroczenia budżetu, z pełną dokumentacją.
Nie próbuj wykorzystać wszystkich możliwości Microsoft 365 od razu. Zacznij od Teams + Planner + SharePoint. Gdy zespół się przyzwyczai, dodawaj kolejne funkcje.
Ustal od początku, kto za co odpowiada, gdzie co się znajduje i jak komunikuje się zespół. Napisz to w prostym dokumencie dostępnym dla wszystkich.
Jeśli projekt wymaga współpracy z podwykonawcami czy klientami, uwzględnij ich już na etapie planowania. Microsoft 365 pozwala na bezpieczne włączenie osób spoza organizacji.
Nawet najlepszy system wymaga utrzymania. Ustal cotygodniowe lub dwutygodniowe przeglądy statusu projektu.
Całość zajmie Ci około 15-30 minut, a efekt będzie widoczny od pierwszego dnia.
.png)
