‍KSEF – obowiązek, który może być przewagą

Większość przedsiębiorców patrzy na KSEF (Krajowy System e-Faktur) jak na kolejny obowiązek. Przepisy. Terminy. Chaos w księgowości.

Ale jest druga strona.

KSEF to pierwsza w Polsce scentralizowana baza wszystkich faktur B2B. To otwiera drzwi do automatyzacji, o której do tej pory mogły marzyć tylko największe korporacje.

W tym artykule pokażę Ci:

• Jak przygotować firmę na KSEF (konkretne pytania i audyt procesów)
• Ukryte możliwości automatyzacji (AI, windykacje, dashboardy)
• Co się zmienia i jak to wpływa na Twoją firmę

Co to jest KSEF?

KSEF (Krajowy System e-Faktur) to obligatoryjny system elektronicznego fakturowania dla transakcji B2B w Polsce.

Kluczowe zmiany:

Faktury tylko elektronicznie

Koniec z papierowymi fakturami. Koniec z PDF-ami wysyłanymi mailem.

Wszystkie faktury B2B muszą być:

• Wystawione w formacie XML
• Zarejestrowane w systemie KSEF
• Odebrane przez kontrahenta z KSEF

Zero poprawek i anulowań

To największa zmiana mentalna dla przedsiębiorców.

Wcześniej:
Błąd w fakturze? Anulujesz, poprawiasz, wysyłasz ponownie.

Z KSEF:
Nie możesz anulować ani poprawić faktury. Pomyłka? Tylko korekta do zera i wystawienie nowej faktury.

Znikają też noty korygujące.

Dwa rodzaje faktur

Faktury kosztowe – te, które otrzymujesz od dostawców
Faktury przychodowe – te, które wystawiasz klientom

Oba typy muszą przechodzić przez KSEF.

Faktury poza systemem

KSEF nie obejmuje (na razie):

• Faktur dla konsumentów (B2C)
• Faktur eksportowych i importowych
• Faktur wewnątrzwspólnotowych (UE)

Jak przygotować firmę? Audyt w 3 krokach

KROK 1: Audyt faktur kosztowych

Kluczowe pytania:

Kto dzisiaj odbiera faktury?
Recepcja? Dział zakupów? Księgowa? Jak trafiają one do systemu?

Kto będzie odbierał faktury z KSEF?
Czy ta osoba wie, jak to zrobić? Czy macie już dostęp do systemu?

Czy Twoje oprogramowanie jest gotowe?
Zapytaj dostawcę systemu księgowego:

• Czy obsługuje odbiór faktur z KSEF?
• Kiedy będzie dostępna integracja?
• Czy będzie to kosztować dodatkowo?

Co z biurem rachunkowym?
Jeśli korzystasz z zewnętrznej księgowości, ustal:

• Jak będzie wyglądał proces odbioru faktur?
• Kto będzie logował się do KSEF?
• Czy zmienią się zasady współpracy?

Jaka jest dzisiejsza ścieżka faktury?
Narysuj na kartce pełną drogę faktury od momentu otrzymania do zapłaty. Ta ścieżka MUSI być jasna.

KROK 2: Audyt faktur przychodowych

Kto wystawia faktury?
Księgowa? Dział sprzedaży? Ty? Z jakiego programu?

Czy oprogramowanie obsługuje KSEF?
Czy może synchronizować faktury do systemu? Czy będziesz wystawiał bezpośrednio w aplikacji KSEF?

Jak często poprawiasz faktury?
Przeanalizuj ostatnie 3 miesiące:

• Ile razy anulowaliście faktury?
• Ile razy poprawialiście dane kontrahenta?
• Jak często zmienialiście wartości?

To wszystko będzie wymagało wystawienia faktur korygujących.

Czy wystawiasz faktury w innych językach?
Jeśli prowadzisz biznes międzynarodowy, sprawdź jak obsłużyć faktury dwujęzyczne w KSEF.

KROK 3: Nowy proces

Po audycie zaprojektuj nowy proces. Zapisz go i udostępnij wszystkim zaangażowanym osobom.

Dla faktur kosztowych:

1. Kontrahent wystawia fakturę w KSEF
2. [Kto?] odbiera fakturę (kiedy? jak często?)
3. [Kto?] sprawdza poprawność
4. Faktura trafia do [jakiego systemu?]
5. [Kto?] księguje
6. [Kto?] realizuje płatność

Kluczowe zasady:

• Każdy etap ma przypisaną osobę
• Każdy zna swoją rolę
• Jest plan na wypadek nieobecności kluczowych osób

Ukryte możliwości KSEF – automatyzacja finansów

Większość firm zobaczy w KSEF tylko problem.
Ty możesz zobaczyć przewagę.

1. Automatyczna analiza kosztów przez AI

Problem dziś:
Księgowa ręcznie przepisuje dane, przypisuje kategorie, przypisuje do projektów. Raport gotowy... miesiąc po fakcie.

Możliwość z KSEF:

• System automatycznie pobiera faktury z KSEF
• AI kategoryzuje faktury (marketing, IT, biuro, transport)
• Automatycznie przypisuje do projektów/działów
• Wszystko w jednej bazie

Efekt:
Dashboard kosztów w czasie rzeczywistym. Wiesz ile wydajesz na co – na bieżąco, nie po miesiącu.

2. Automatyczne windykacje

Problem dziś:
Wysyłasz fakturę. Po tygodniu dzwonisz: "Dostałeś fakturę?". Po dwóch: "Kiedy zapłacisz?"

Możliwość z KSEF:

• Wystawiasz fakturę → trafia do KSEF
• System importuje wyciągi bankowe
• Sprawdza automatycznie, czy faktura opłacona
• Jeśli nie → wysyła przypomnienie po X dniach
• Jeśli nadal nie → eskaluje do Ciebie

Efekt:
Zero zapomnianych faktur. Terminowe płatności. Profesjonalne przypomnienia bez Twojej interwencji.

3. Segmentacja klientów

Problem dziś:
Nie wiesz, którzy klienci płacą terminowo, którzy generują największe przychody, którzy są rentowni.

Możliwość z KSEF:

• System pobiera wszystkie faktury przychodowe
• AI segmentuje klientów:
  • Terminowi vs. nieterminowi
  • Wysokowartościowi vs. niskwartościowi
  • Sezonowi vs. stali
  • Rentowni vs. nierentowni

Efekt:
Wiesz na których klientach zarabiasz. Możesz podejmować strategiczne decyzje oparte na danych.

4. Dashboardy w czasie rzeczywistym

Problem dziś:
Czekasz miesiąc na raport. Dane są nieaktualne. Nie możesz szybko reagować.

Możliwość z KSEF:

• Faktury trafiają do KSEF automatycznie
• System synchronizuje do Power BI / Excel
• Masz dashboard pokazujący:
  • Przychody vs. koszty live
  • Rentowność po projektach
  • Prognozy cash flow
  • Nierozliczone faktury

Efekt:
Podejmujesz decyzje w oparciu o aktualne dane, nie historyczne.

Ważna informacja: sankcje

Warto wiedzieć: do końca 2026 roku nie będzie sankcji za brak funkcjonowania w KSEF.

Ale brak przygotowania sparaliżuje Ci procesy, gdy kontrahenci zaczną wystawiać faktury elektronicznie.

Lepiej przygotować się wcześniej.

Podsumowanie

KSEF to nie tylko obowiązek. To szansa na:

• Uporządkowanie procesów
• Automatyzację finansów
• Analizę danych w czasie rzeczywistym
• Przewagę nad konkurencją

Dwa scenariusze:

❌ Większość firm: Wdroży KSEF na ostatnią chwilę, "żeby było"
✅ Ty: Wdrożysz KSEF i zbudujesz przewagę

Pytanie brzmi: którą opcję wybierzesz?

‍
Obejrzyj film o KSeF na YouTube:

‍

Potrzebujesz pomocy?

Przygotowujemy firmy do KSEF i budujemy rozwiązania automatyzujące faktury, koszty i windykacje.

Umów bezpłatną konsultację:
Pokażemy Ci, jak przygotować procesy i jak wykorzystać KSEF jako przewagę konkurencyjną.

Które rozwiązanie wybrać, żeby przestać tracić projekty w chaosie maili i notatek?

Problem, który zna każda firma

"Kto miał zrobić ten raport?"

"Gdzie jest lista zadań z ostatniego spotkania?"

"Dlaczego ten projekt leży od tygodnia?"

Brzmi znajomo? Witaj w klubie 80% polskich firm, które zarządzają zadaniami... nijak.

Albo w Excel-u (jeśli mają szczęście), albo w chaosie maili, karteczek i "zapamiętam w głowie".

Dlaczego większość firm nie jest gotowa na zadania

Tutaj mała prowokacja: nie każda firma powinna od razu wdrażać system zadań.

Dlaczego? Bo to nie jest problem technologiczny. To problem kulturowy.

Case study z pierwszej ręki

Kilka miesięcy temu automatyzowaliśmy wnioski urlopowe dla 15-osobowej firmy. Właściciel osobiście zatwierdza wszystko.

Wdrożyliśmy system. Po tygodniu dzwoni klient:

"Marcin, to nie działa. Wnioski leżą bez odpowiedzi."

Okazało się, że faktycznie wszystkie wnioski zatwierdza... asystentka właściciela. Ale nikt nam tego nie powiedział, bo "przecież to oczywiste".

Lekcja: Nie zmieniaj procesu i narzędzia jednocześnie.

Najpierw ustalisz KTO, CO i KIEDY robi. Dopiero potem wybierasz technologię.

Porównanie wszystkich opcji w praktyce

Która opcja będzie najlepsza dla Twojej firmy? W tym filmie testuję wszystkie dostępne narzędzia Microsoft i pokazuję demo naszej autorskiej aplikacji:

‍

‍

Zobacz pełne porównanie narzędzi oraz demo aplikacji, która chroni każdy bit danych

5 poziomów zarządzania zadaniami

Poziom 1: Excel (nie gardzę!)

Dla kogo: Firmy zaczynające przygodę z zadaniami

Zalety:

• Wszyscy znają
• Natychmiastowy start
• Zero kosztów licencji

Wady:

• Łatwo coś skasować
• Brak automatyzacji
• Trudne udostępnianie

Verdict: Świetny początek. Nie wstydź się Excel-a!

Poziom 2: Microsoft To Do

Dla kogo: Zadania osobiste, małe zespoły

Zalety:

• Intuicyjny
• Synchronizacja między urządzeniami
• Przypomnienia

Wady:

• Zbyt prosty dla większych projektów
• Brak zaawansowanego trackingu

Poziom 3: Microsoft Planner

Dla kogo: Projekty zespołowe, firmy z Office 365

Zalety:

• Tablice Kanban
• Integracja z Teams
• Przypisywanie zadań

Wady:

• Brak zaawansowanych raportów
• Trudność z większymi projektami

Poziom 4: SharePoint Lists

Dla kogo: Firmy potrzebujące baz danych

Zalety:

• Elastyczne formularze
• Automatyzacja z Power Automate
• Integracja z Microsoft 365

Wady:

• Wymaga konfiguracji
• Może być przytłaczający

Poziom 5: Power Apps (aplikacja na miarę)

Dla kogo: Firmy z wysokimi wymaganiami

I tu dochodzimy do sedna...

Dlaczego stworzyliśmy własną aplikację

Po latach wdrażania standardowych rozwiązań doszliśmy do wniosku: brakuje nam kontroli.

Problem nr 1: Ludzie kasują dane

"Ups, przypadkowo usunąłem projekt z 50 zadaniami."

Słyszałeś to? My tak. Wielokrotnie.

Rozwiązanie: W naszej aplikacji nie ma przycisku DELETE. Nigdzie. Zero możliwości skasowania czegokolwiek.

Problem nr 2: Brak komunikacji w kontekście

Zadanie w Planner-ze, rozmowa na Teams, mail w Outlook. Gdzie jest kontekst?

Rozwiązanie: Wbudowany moduł komunikacyjny. Komentarze przypisane do osób (@jan, zobacz to), możliwość wysłania maila bezpośrednio z zadania.

Problem nr 3: Niemierzalność

"Ile czasu zajął nam ten projekt?"

Wzruszenie ramionami

Rozwiązanie: Automatyczny tracking czasu. Kliknięcie "rozpocznij" → praca → "zakończ" = dokładny czas realizacji.

Funkcje, których nie znajdziesz nigdzie indziej

1. Zadania zbiorcze

Realizujesz podobne projekty? Na przykład: research → wycena → oferta → negocjacje?

Stwórz szablon z 15 zadaniami. Jeden klik = wszystkie zadania przypisane do odpowiednich osób.

Oszczędność czasu: 90%

2. Zadania cykliczne

"Przygotuj raport dla księgowości" - co miesiąc, 25 liczby.

Automat sprawdza codziennie i dodaje zadanie we właściwym dniu.

3. Historia bez luk

Każdy komentarz, każda zmiana, każde działanie - wszystko zapisane na zawsze.

Audyt projektu po roku? Żaden problem.

Kiedy warto iść w custom?

Nie od razu.

Zacznij od Excel-a lub Planner-a. Sprawdź czy kultura zadaniowa się przyjmuje.

Rozważ aplikację na miarę gdy:

• Tracisz dane z zadań
• Potrzebujesz raportów czasowych
• Komunikacja rozsiewa się po 5 narzędziach
• Masz powtarzalne procesy projektowe
• Zespół przekracza 10-15 osób

3 pytania przed wyborem narzędzia

1. Czy moja firma ma kulturę pracy zadaniowej?
2. Jakie mam największe problemy z obecnym systemem?
3. Ile jestem gotów zainwestować w rozwiązanie?

Co dalej?

Zarządzanie zadaniami to podróż, nie cel.

Zacznij od prostego narzędzia. Sprawdź co działa, co nie. Ewoluuj.

A jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż standard?

Porozmawiajmy. Pokażemy Ci naszą aplikację w akcji i sprawdzimy, czy to kierunek dla Twojej firmy.

‍

Czy wiesz, że prawdopodobnie już płacisz za kompletny system zarządzania projektami, ale go nie używasz? W każdej licencji Microsoft 365 - nawet tej podstawowej - ukryty jest zestaw narzędzi, który może zastąpić drogie rozwiązania pokroju Jiry czy Monday.com.

W tym artykule pokażę Ci, jak z aplikacji, które już znasz (Teams, SharePoint, Planner), stworzyć profesjonalne centrum zarządzania projektami. Bez dodatkowych kosztów, bez skomplikowanych konfiguracji.

Dlaczego warto zrezygnować z zewnętrznych narzędzi?

Większość firm korzysta z kilku różnych aplikacji jednocześnie:

• Slack do komunikacji
• Trello do zadań
• Dropbox do plików
• Gmail do oficjalnej korespondencji
• Kalendarz Google do terminów

Efekt? Chaos informacyjny. Dane są rozproszone, zespół traci czas na przełączanie się między aplikacjami, a Ty płacisz za kilka abonamentów miesięcznie.

Tymczasem Microsoft 365 oferuje wszystko w jednym ekosystemie - zintegrowanym, bezpiecznym i prawdopodobnie już opłaconym przez Twoją firmę.

Proces vs. projekt - dlaczego różnica ma znaczenie

Zanim przejdziemy do konkretów, ważne rozróżnienie:

Proces to cykliczne zadania wykonywane regularnie - jak miesięczne rozliczenia czy przyjmowanie dostaw. Są przewidywalne, mają ustalone procedury.

Projekt to jednorazowe przedsięwzięcie z konkretnym celem - wdrożenie nowego systemu, organizacja eventu, uruchomienie kampanii marketingowej. Ma początek, środek i koniec.

To rozróżnienie jest kluczowe, bo projekty wymagają elastycznego podejścia do zarządzania zasobami, terminami i komunikacją.

W tym 19-minutowym filmie szczegółowo pokazuję, jak skonfigurować wszystkie omawiane narzędzia.

Anatomia idealnego centrum projektowego

Skuteczne zarządzanie projektami wymaga kilku kluczowych elementów:

1. Zespół projektowy (Microsoft Teams)

Podstawą każdego projektu są ludzie. Microsoft Teams pozwala:

• Utworzyć zamkniętą grupę dla członków projektu
• Dodać osoby z zewnątrz - podwykonawców, klientów, konsultantów
• Zdefiniować uprawnienia dla różnych ról w projekcie
• Centralnie zarządzać dostępem do wszystkich zasobów

Co więcej, każda grupa Teams automatycznie tworzy:

• Wspólny adres email grupy
• Kalendarz zespołu
• Przestrzeń na pliki (SharePoint)
• Wspólny czat

2. Komunikacja bez chaosu

Największym wrogiem projektów jest chaos komunikacyjny. Ważne ustalenia giną w mailach, decyzje są podejmowane na prywatnych czatach, a dokumentacja jest rozproszona.

Microsoft Teams rozwiązuje to przez:

Kanały tematyczne - możesz utworzyć osobne kanały dla:

• Spraw technicznych
• Kwestii budżetowych
• Komunikacji z klientem
• Zarządzania zespołem

Integracja z Outlookiem - oficjalna korespondencja może być kierowana na adres grupy Teams, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco.

Wspólne notatki w Loop - nowe narzędzie Microsoft, które pozwala tworzyć współdzielone notatki, listy zadań, protokoły ze spotkań. Wszystko aktualizuje się w czasie rzeczywistym.

3. Zarządzanie plikami i dokumentacją

Każdy projekt generuje mnóstwo plików - dokumenty, prezentacje, zdjęcia, filmy, arkusze kalkulacyjne. Tradycyjnie kończy się to chaosem w folderach "Projekt_v1", "Projekt_v2_final", "Projekt_v2_final_OSTATECZNY".

Grupa Teams automatycznie tworzy przestrzeń SharePoint, gdzie możesz:

• Organizować pliki w logiczne foldery
• Współdzielić dokumenty z kontrolą wersji
• Definiować uprawnienia - kto może tylko oglądać, a kto edytować
• Udostępniać pliki osobom spoza organizacji z określonymi ograniczeniami czasowymi

Dodatkowo możesz przygotować szablony dokumentów - protokoły, raporty, umowy - które będą dostępne dla całego zespołu.

4. Zadania i terminarz (Microsoft Planner)

Tu wchodzi w grę Microsoft Planner - narzędzie do zarządzania zadaniami, które wielu użytkowników M365 w ogóle nie zna.

Planner pozwala:

• Tworzyć zadania z opisami, terminami, odpowiedzialnymi osobami
• Organizować je w kategorie (np. "Do zrobienia", "W trakcie", "Zakończone")
• Śledzić postępy przez wizualne tablice Kanban
• Generować raporty o stanie projektu
• Integrować z kalendarzem - terminowe zadania automatycznie pojawiają się w kalendarzu Teams

Co najważniejsze - Planner można osadzić bezpośrednio w Teams jako kartę, więc zespół ma dostęp do zadań bez opuszczania głównego środowiska pracy.

5. Automatyzacja i raportowanie

Microsoft 365 oferuje możliwości automatyzacji przez Power Automate (dostępne w wyższych planach licencyjnych):

• Automatyczne powiadomienia o nowych zadaniach
• Eskalacja przeterminowanych zadań do kierownictwa
• Raporty postępu wysyłane mailowo w określonych interwałach
• Integracja z systemami zewnętrznymi (CRM, systemy finansowe)

Metodologia ma znaczenie

Narzędzia to jedno, ale sposób ich wykorzystania to drugie. Warto ustalić:

Reguły komunikacji

• Co załatwiamy na czacie (drobne ustalenia, pytania)?
• Co wymaga maila (oficjalne decyzje, ustalenia z klientem)?
• W jakim czasie oczekujemy odpowiedzi?
• Jak często odbywają się spotkania zespołu?

Organizacja pracy

• Kto jest właścicielem projektu?
• Kto zatwierdza zadania?
• Jak często aktualizujemy statusy?
• Kiedy i komu raportujemy postępy?

Zarządzanie ryzykiem

• Co robimy, gdy kluczowa osoba jest niedostępna?
• Gdzie są krytyczne hasła i informacje?
• Jak zabezpieczamy najważniejsze pliki?

Praktyczne korzyści: case study

Wyobraź sobie projekt wdrożenia nowego systemu CRM w firmie liczącej 50 osób:

Tradycyjne podejście:

• Komunikacja rozproszona między mailem, Slackiem i spotkaniami
• Zadania w arkuszu Excel, który "gubi się" co tydzień
• Pliki na dyskach lokalnych i w chmurze Google jednocześnie
• Brak centralnego miejsca na dokumentację
• Koszt zewnętrznych narzędzi: 200-500 zł miesięcznie

Podejście Microsoft 365:

• Jedna grupa Teams z kanałami tematycznymi
• Zadania w Planner zintegrowane z kalendarzem
• Wszystkie pliki w jednej przestrzeni SharePoint
• Automatyczne backupy i kontrola wersji
• Dodatkowy koszt: 0 zł (już masz w licencji)

Rezultat: Projekt zakończony o 2 tygodnie wcześniej, bez przekroczenia budżetu, z pełną dokumentacją.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

1. Za dużo narzędzi na start

Nie próbuj wykorzystać wszystkich możliwości Microsoft 365 od razu. Zacznij od Teams + Planner + SharePoint. Gdy zespół się przyzwyczai, dodawaj kolejne funkcje.

2. Brak jasnych zasad

Ustal od początku, kto za co odpowiada, gdzie co się znajduje i jak komunikuje się zespół. Napisz to w prostym dokumencie dostępnym dla wszystkich.

3. Ignorowanie osób z zewnątrz

Jeśli projekt wymaga współpracy z podwykonawcami czy klientami, uwzględnij ich już na etapie planowania. Microsoft 365 pozwala na bezpieczne włączenie osób spoza organizacji.

4. Brak regularnych przeglądów

Nawet najlepszy system wymaga utrzymania. Ustal cotygodniowe lub dwutygodniowe przeglądy statusu projektu.

Pierwsze kroki: jak zacząć już dziś

1. Utwórz grupę Teams dla swojego projektu
2. Dodaj członków zespołu i zdefiniuj ich role
3. Stwórz kanały tematyczne (np. "Planowanie", "Wykonanie", "Dokumentacja")
4. Dodaj kartę Planner i stwórz pierwsze zadania
5. Przygotuj strukturę folderów w SharePoint dla plików projektowych
6. Napisz prosty dokument z zasadami pracy zespołu

Całość zajmie Ci około 15-30 minut, a efekt będzie widoczny od pierwszego dnia.

‍