keyboard_arrow_left
Wszystkie to blog

Nowoczesny HR w Microsoft 365: Jak zautomatyzować 10+ procesów HR bez dodatkowych inwestycji w systemy

Aplikacje Microsoft
Automatyzacja Wniosków Ulropowych
Elektroniczna Lista Obecności
HR
oszczędności na automatyzacji

Podsumowanie

info

Usprawnienie procesów HR jest prostsze niż myślisz. Nasza aplikacja w Microsoft 365 automatyzuje wnioski urlopowe, listy obecności i powiadomienia SMS dla pracowników produkcji. Koniec z ręczną pracą, papierkologią i pytaniami "ile urlopu mi zostało?". Sprawdź, jak uwolnić potencjał swojego zespołu HR.

Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile czasu Twój zespół HR poświęca na zadania, które mogłyby być zautomatyzowane? Typowy dział kadr traci tygodniowo dziesiątki godzin na realizację powtarzalnych, manualnych czynności - od obsługi wniosków urlopowych, przez listy obecności, aż po przygotowanie raportów.

W tym artykule przedstawiamy naszą nową aplikację HR zbudowaną w Microsoft 365, która automatyzuje najważniejsze procesy kadrowe, uwalniając czas Twoich pracowników i redukując ryzyko błędów.

Typowe wyzwania działów HR

Na podstawie naszych rozmów z klientami zidentyfikowaliśmy najczęstsze problemy związane z procesami kadrowymi:

  • Ręczne przetwarzanie wniosków urlopowych - od wypełnienia formularza, przez zatwierdzenie, aż po aktualizację dostępnego urlopu
  • Czasochłonne listy obecności - zbierane na papierze lub w arkuszach Excel
  • Pracownicy produkcji poza systemem - niemający dostępu do komputerów firmowych
  • Nieaktualne dane o dostępnym urlopie - powodujące ciągłe zapytania do działu HR
  • Manualne przekierowania maili i autoresponder - często zapominane podczas nieobecności

Te problemy nie tylko konsumują czas, ale również wprowadzają ryzyko błędów, opóźnień i frustracji - zarówno pracowników, jak i działu HR.

Nasza aplikacja HR w Microsoft 365

Stworzyliśmy aplikację HR, która działa w środowisku Microsoft 365, wykorzystując narzędzia, które prawdopodobnie już posiadasz. Oto jej główne funkcjonalności:

1. Zarządzanie wnioskami urlopowymi

Aplikacja umożliwia złożenie wniosku urlopowego w zaledwie 20 sekund - przez przeglądarkę, telefon lub Microsoft Teams:

  • System automatycznie wypełnia dane pracownika na podstawie katalogu Microsoft 365
  • Oblicza liczbę dni roboczych (z uwzględnieniem świąt)
  • Generuje powiadomienie dla przełożonego
  • Po zatwierdzeniu, informuje wnioskodawcę o pozostałym urlopie
  • Umożliwia anulowanie wniosku w przypadku zmiany planów

Co istotne, pracownik nie musi pamiętać, ile dni urlopu wykorzystał - ta informacja jest automatycznie aktualizowana i dostępna w systemie.

2. Elektroniczna lista obecności

Zamiast papierowych list lub arkuszy Excel, pracownicy otrzymują codzienne powiadomienie w Teams z prostym pytaniem o formę pracy danego dnia:

  • Praca w biurze
  • Praca zdalna
  • Urlop (jeśli został wcześniej zatwierdzony, informacja jest automatycznie pobierana)
  • Zwolnienie lekarskie

Odpowiedź zajmuje dosłownie kilka sekund, a dane trafiają bezpośrednio do systemu, skąd automatycznie generowane są raporty.

3. Obsługa pracowników produkcji przez SMS

To, co wyróżnia naszą aplikację, to możliwość włączenia do systemu pracowników bez dostępu do komputerów firmowych:

  • Mogą składać wnioski urlopowe przez dedykowany kiosk lub formularz
  • Otrzymują powiadomienia SMS o statusie wniosku
  • Dostają informację o pozostałym urlopie przez SMS

Dzięki temu wszyscy pracownicy funkcjonują w jednym systemie, eliminując konieczność równoległego prowadzenia dokumentacji papierowej.

4. Automatyczne powiadomienia

System automatycznie monitoruje i wysyła powiadomienia o:

  • Zbliżających się terminach badań lekarskich
  • Wygasających szkoleniach BHP
  • Kończących się okresach próbnych
  • Statusie wniosków urlopowych

Te informacje trafiają zarówno do działu HR, jak i do przełożonych, zapobiegając przegapieniu ważnych terminów.

5. Usprawnienia komunikacji podczas nieobecności

Gdy pracownik jest na urlopie, aplikacja automatycznie:

  • Ustawia przekierowanie maili na osobę zastępującą
  • Konfiguruje autoresponder z datą powrotu
  • Aktualizuje status w Teams
  • Odznacza pracownika na liście obecności

Te działania eliminują ryzyko przeoczenia ważnych wiadomości podczas nieobecności.

6. Integracja z Power BI i automatyczne raportowanie

Wszystkie dane gromadzone w aplikacji mogą być automatycznie:

  • Eksportowane do Excel w formie gotowych raportów
  • Prezentowane w dashboardach Power BI
  • Filtrowane według działów, stanowisk czy lokalizacji

Dzięki temu dział HR oraz zarząd mają stały dostęp do aktualnych danych bez konieczności ręcznego przygotowywania raportów.

Dostępność i elastyczność

Nasza aplikacja HR jest dostępna:

  • Przez przeglądarkę internetową (wersja desktop)
  • Na urządzeniach mobilnych (wersja responsywna)
  • W Microsoft Teams (jako zintegrowana aplikacja)

Wszystkie funkcjonalności działają na wszystkich platformach, co zapewnia płynne korzystanie z systemu niezależnie od lokalizacji pracownika.

System uprawnień

Aplikacja posiada zróżnicowany system uprawnień:

  • Pracownik - widzi tylko swoje wnioski urlopowe i swoją listę obecności
  • Przełożony - widzi wnioski i obecność swoich podwładnych
  • Dział HR - ma pełny dostęp do wszystkich danych i funkcji administracyjnych

Dzięki temu każda osoba ma dostęp dokładnie do tych informacji, których potrzebuje.

Główne korzyści wdrożenia

Wdrożenie naszej aplikacji HR w Microsoft 365 przynosi szereg wymiernych korzyści:

  • Oszczędność czasu - automatyzacja eliminuje ręczne wprowadzanie danych i przetwarzanie dokumentów
  • Eliminacja błędów - system automatycznie przelicza dni urlopu i pilnuje zgodności z kalendarzem
  • Przejrzystość procesów - wszystkie wnioski i ich status są widoczne w jednym miejscu
  • Włączenie pracowników produkcji - dzięki SMS-om i kioskom wszyscy pracownicy są w systemie
  • Lepsza komunikacja - automatyczne powiadomienia o ważnych terminach i zdarzeniach
  • Aktualne dane zarządcze - raporty i dashboardy dostępne zawsze, gdy są potrzebne

Jak działa wdrożenie?

Typowy proces wdrożenia naszej aplikacji HR obejmuje:

  1. Analiza potrzeb - identyfikacja specyficznych wymagań Twojej organizacji
  2. Konfiguracja aplikacji - dostosowanie do procesów w Twojej firmie
  3. Integracja z katalogiem Microsoft 365 - automatyczne pobieranie danych pracowników
  4. Testy i poprawki - weryfikacja wszystkich funkcji
  5. Szkolenia dla użytkowników - przygotowanie pracowników do korzystania z aplikacji
  6. Start produkcyjny i wsparcie - bieżąca pomoc po uruchomieniu

Co istotne, wdrożenie nie wymaga zatrzymywania obecnych procesów - nowy system działa równolegle, aż do pełnego przejścia.

Najczęściej zadawane pytania

Czy potrzebujemy dodatkowych licencji Microsoft 365?

Nie, aplikacja działa w ramach standardowych licencji Microsoft 365, które prawdopodobnie już posiadasz. Wykorzystujemy głównie SharePoint, Power Apps i Power Automate, które są częścią większości pakietów biznesowych Microsoft 365.

Czy można dostosować aplikację do naszych procesów?

Tak, każde wdrożenie rozpoczynamy od analizy procesów w Twojej firmie. Możemy dostosować przepływy pracy, formularze i powiadomienia do Twoich specyficznych potrzeb.

Czy aplikacja będzie działać z naszym systemem kadrowo-płacowym?

W większości przypadków tak. Nasza aplikacja może integrować się z popularnymi systemami kadrowo-płacowymi poprzez API lub eksport/import danych, jeśli system to umożliwia.

Co z ochroną danych osobowych?

Aplikacja działa w ramach Twojej własnej instancji Microsoft 365, co oznacza, że dane pozostają w Twoim środowisku. Microsoft 365 zapewnia zgodność z RODO i innymi wymogami prawnymi dotyczącymi ochrony danych.

Zobacz, jak to działa w praktyce

Przygotowaliśmy szczegółową prezentację wideo pokazującą wszystkie funkcje naszej aplikacji HR w praktyce.

Wolisz słuchać? Możesz też posłuchać o naszej aplikacji HR w formie podcastu na Spotify.

Zacznij oszczędzać czas już dziś

Chcesz dowiedzieć się, ile czasu możesz zaoszczędzić w swoim dziale HR? Umów się na bezpłatną konsultację, podczas której:

  • Przeanalizujemy Twoje obecne procesy HR
  • Przedstawimy, jak mogą wyglądać po automatyzacji
  • Zaproponujemy plan wdrożenia dopasowany do Twoich potrzeb
  • Oszacujemy potencjalne oszczędności czasu i kosztów

O autorze

Marcin Karwowski

Ekspert automatyzacji w Microsoft 365
20 lat doświadczenia w przekształcaniu czasochłonnych, manualnych procesów w zautomatyzowane rozwiązania. Projektuje systemy, które bezbłędnie wykonują powtarzalne zadania, pozwalając Twojemu zespołowi skupić się na tym, co naprawdę buduje wartość firmy.

Powiązane wpisy

Automatyzacja procesów

Koniec chaosu w obsłudze klienta: system helpdesk dopasowany do TWOJEJ firmy

Jesteś gotowy, by przestać tracić czas na chaotyczną obsługę zgłoszeń i skupić się na rozwoju swojego biznesu? Nasz system helpdesk dostosowany do Twoich procesów to pierwszy krok.

Koniec chaosu w obsłudze klienta: system helpdesk dopasowany do TWOJEJ firmy

Tracisz zbyt wiele czasu na szukanie maili, zastanawianie się kto zajmuje się daną sprawą i odpowiadanie na te same pytania? Nie jesteś sam. Większość firm marnuje kilkanaście godzin tygodniowo na chaotyczną obsługę zgłoszeń klientów.

Twój zespół zasługuje na lepsze rozwiązanie

Większość systemów helpdesk zmusza Cię do dostosowania się do ich sposobu działania. My proponujemy odwrotne podejście – system, który dostosuje się do wypracowanych przez Ciebie procesów.

Odzyskaj kontrolę nad obsługą klienta

Wyobraź sobie, że:

  • Wszystkie zgłoszenia trafiają do jednego miejsca, niezależnie od kanału komunikacji
  • Każde pytanie jest automatycznie kierowane do właściwej osoby
  • Twój zespół natychmiast widzi pełną historię kontaktu z klientem
  • Te same problemy nie są rozwiązywane kilkukrotnie przez różne osoby

Co to oznacza dla Twojego biznesu? Znaczące przyspieszenie obsługi zgłoszeń i znacznie wyższy poziom satysfakcji klientów.

Realne korzyści, nie tylko funkcje

Zamiast robić wszystko ręcznie...

...pozwól systemowi pracować za Ciebie:

  • Natychmiastowe przydzielanie spraw - system sam rozpoznaje, kto powinien zająć się danym zgłoszeniem na podstawie jego treści
  • Koniec z ręcznym tagowaniem - automatyczna kategoryzacja zgłoszeń oszczędza czas Twojego zespołu
  • Szybkie odpowiedzi na popularne pytania - gotowe szablony dostępne pod skrótami klawiszowymi
  • Zero przepisywania danych - dwustronna integracja z Twoim systemem ERP eliminuje podwójną pracę

Realny zwrot z inwestycji

Firmy korzystające z naszego systemu odnotowują:

  • Zauważalną redukcję czasu obsługi zgłoszeń
  • Istotne zmniejszenie liczby powtarzających się pytań
  • Wyraźny wzrost zadowolenia klientów
  • Zwrot z inwestycji widoczny już po kilku miesiącach

Rozwiązania dopasowane do Twoich wyzwań

Dla działu obsługi klienta

Twój problem: Zgłoszenia giną w natłoku maili, trudno śledzić ich status.

Nasze rozwiązanie:

  • Wszystkie sprawy w jednym miejscu
  • Automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach
  • Gotowe szablony dla typowych zapytań
  • Pełna historia kontaktu z każdym klientem

Rezultat? 70% szybsza obsługa standardowych zgłoszeń.

Dla działu reklamacji

Twój problem: Skomplikowane procesy wymagają wielu dokumentów i ręcznej pracy.

Nasze rozwiązanie:

  • Automatyczny przepływ pracy dla każdej reklamacji
  • Generowanie protokołów jednym kliknięciem
  • Śledzenie terminów i alertowanie o opóźnieniach
  • Integracja z systemem magazynowym

Rezultat? Skrócenie czasu obsługi reklamacji z 5 dni do 24 godzin.

Dla zespołu sprzedaży

Twój problem: Brak spójnej komunikacji prowadzi do utraty potencjalnych klientów.

Nasze rozwiązanie:

  • Wspólna skrzynka dla całego zespołu
  • Historia wszystkich interakcji dostępna dla każdego
  • Automatyczne przypomnienia o kontynuacji
  • Pełna integracja z Twoim CRM

Rezultat? Wzrost konwersji zapytań o 43%.

Wdrożenie bez stresu

Obawiasz się, że wdrożenie nowego systemu będzie skomplikowane i czasochłonne? Nie z nami.

  1. Analiza Twoich procesów (1-2 dni)
    • Poznamy specyfikę Twojej firmy
    • Zidentyfikujemy kluczowe procesy
    • Zaplanujemy automatyzacje
  2. Konfiguracja systemu (2-3 dni)
    • Dopasujemy system do Twoich wymagań
    • Zintegrujemy go z istniejącymi narzędziami
    • Przygotujemy szablony i reguły
  3. Szkolenie i start (1 dzień)
    • Przeszkolimy Twój zespół
    • Zaimportujemy istniejące dane
    • Będziemy wspierać w pierwszych dniach pracy

Nie musisz wierzyć nam na słowo

Zamiast czytać o możliwościach systemu, zobacz go w akcji. Umów się na 45-minutową konsultację, podczas której:

  • Zobaczysz system w działaniu
  • Zadasz pytania naszemu ekspertowi
  • Otrzymasz przykładową wycenę
  • Zaplanujesz bezpłatny okres próbny

Automatyzacja procesów
Aplikacje Microsoft
Automatyzacja z Microsoft 365

5 automatyzacji, które uwolnią dziesiątki godzin w Twojej firmie

Tracisz dziesiątki godzin na przepisywanie faktur, szukanie umów czy ręczną inwentaryzację? Poznaj 5 procesów, które zautomatyzowane uwolnią czas Twojego zespołu. Od cyfrowych baz dokumentów po AI transkrybujące spotkania – te rozwiązania to nie przyszłość, ale teraźniejszość nowoczesnych firm.

Przestań tracić czas na żmudne zadania - oto sprawdzone rozwiązania z natychmiastowymi korzyściami

Przepisywanie faktur. Szukanie umów. Ręczna inwentaryzacja. Te zadania kradną Twój cenny czas, który mógłbyś przeznaczyć na rozwijanie biznesu. Automatyzując zaledwie 5 kluczowych procesów, Twój zespół odzyska dziesiątki godzin miesięcznie, które będzie mógł poświęcić na strategiczne działania.

Oto sprawdzone automatyzacje, które wdrażamy w firmach i realne korzyści, jakie przynoszą:

1. Baza faktur kosztowych

Przed: Ręczne wprowadzanie danych z faktur, czasochłonne wyszukiwanie dokumentów w segregatorach, spóźnione płatności i potencjalne kary.

Po automatyzacji:

  • Oszczędzasz znaczącą ilość czasu - AI odczytuje faktury ze skutecznością bliską 100%
  • Znajdujesz dokumenty w kilka sekund zamiast przeszukiwania segregatorów
  • Minimalizujesz ryzyko spóźnionych płatności dzięki automatycznym przypomnieniom
  • Zyskujesz lepszą kontrolę nad wydatkami przez łatwy dostęp do raportów i analiz

Nasi klienci z sektora produkcyjnego regularnie raportują, że po wdrożeniu systemu praktycznie wyeliminowali kary za opóźnione płatności, co przekłada się na realne oszczędności.

2. Elektroniczna baza umów

Przed: Przegapione terminy wygaśnięcia umów, trudności w zlokalizowaniu dokumentów, czas tracony na szukanie aneksów.

Po automatyzacji:

  • Minimalizujesz ryzyko przegapionych terminów dzięki automatycznym powiadomieniom
  • Oszczędzasz czas pracowników dotychczas poświęcany na poszukiwanie dokumentów
  • Renegocjujesz umowy na czas, co często przekłada się na korzystniejsze warunki
  • Masz dostęp do dokumentów zawsze i wszędzie - nawet podczas spotkań z kontrahentami

Właściciele firm korzystających z naszego rozwiązania podkreślają, że możliwość terminowej renegocjacji umów przekłada się na realne oszczędności w skali roku.

3. Elektroniczny dziennik korespondencji

Przed: Zagubione dokumenty, opóźnione odpowiedzi, brak przejrzystości w obiegu pism.

Po automatyzacji:

  • Praktycznie eliminujesz ryzyko zagubienia dokumentów - wszystko w jednym systemie
  • Znacząco przyspieszasz obieg korespondencji dzięki cyfrowemu przepływowi
  • Zyskujesz pełną wiedzę o statusie każdej sprawy bez zbędnych telefonów i maili
  • Zwiększasz terminowość odpowiedzi dzięki automatycznym przypomnieniom

Firmy z wieloma oddziałami szczególnie doceniają możliwość szybszej reakcji na pisma klientów, co przekłada się na wyższy poziom satysfakcji i lojalności.

4. Cyfrowa inwentaryzacja

Przed: Wielodniowy proces, błędy w liczeniu, stres zespołu, niedokładne wyniki.

Po automatyzacji:

  • Znacząco przyspieszasz proces inwentaryzacji dzięki skanowaniu zamiast ręcznego liczenia
  • Minimalizujesz ryzyko błędów - koniec z pomyłkami przy przepisywaniu
  • Zyskujesz możliwość częstszego sprawdzania stanów - nie tylko na koniec roku
  • Otrzymujesz automatyczne raporty bez godzin spędzonych w Excelu

Klienci z branży handlowej i magazynowej raportują, że czas potrzebny na inwentaryzację skrócił się z dni do godzin, przy jednoczesnym zwiększeniu dokładności procesu.

5. AI do tworzenia notatek ze spotkań

Przed: Niekompletne notatki, zgubione ustalenia, brak śledzenia zadań ze spotkań.

Po automatyzacji:

  • Zapewniasz kompletną dokumentację wszystkich spotkań - nic nie umknie Twojej uwadze
  • Oszczędzasz czas dotychczas poświęcany na pisanie notatek
  • Zwiększasz skuteczność realizacji ustaleń - dzięki automatycznie wygenerowanym listom zadań
  • Lepiej przygotowujesz się do kolejnych spotkań dzięki analizie poprzednich rozmów

Kierownicy zespołów korzystający z automatycznych notatek zauważają wyraźny wzrost realizacji zadań ustalonych podczas spotkań, co przekłada się na lepszą efektywność pracy.

Realne korzyści, nie tylko obietnice

Każda z tych automatyzacji przynosi wymierne korzyści:

  • Oszczędność znaczącej ilości czasu dla całego zespołu
  • Redukcja kosztów operacyjnych
  • Mniej błędów i wyższa jakość danych
  • Szybszy dostęp do kluczowych informacji
  • Lepsza kontrola nad procesami biznesowymi

Najlepsze jest to, że wszystkie te rozwiązania można wdrożyć w oparciu o Microsoft 365, który prawdopodobnie już posiadasz. Bez dodatkowych licencji, bez skomplikowanych integracji.

Który proces kosztuje Cię najwięcej czasu?

Umówmy się na bezpłatną konsultację, podczas której przeanalizujemy, która automatyzacja przyniesie Twojej firmie największe i najszybsze korzyści.

Automatyzacja procesów
Automatyzacja z Microsoft 365

4 sygnały, że Twoja firma potrzebuje automatyzacji [PRZEWODNIK]

Jeden z moich klientów przez lata zatrudniał kolejne osoby do ręcznego przepisywania danych między systemami. Inny poświęcał tydzień na przygotowanie raportu, który mógł powstawać w 15 minut.

Czy te problemy brzmią znajomo?

W tym artykule pokazuję, jak rozpoznać procesy w firmie, które najbardziej potrzebują automatyzacji. Zobaczysz też przykłady z życia wzięte i praktyczne rozwiązania.

Skąd wiedzieć, że proces wymaga automatyzacji?

1. Proces pochłania zbyt dużo czasu

To najbardziej oczywisty sygnał. Jeśli Twoi pracownicy:
- Spędzają godziny na szukaniu dokumentów w segregatorach
- Ręcznie przepisują dane między systemami
- Potrzebują tygodnia na przygotowanie raportu
- Pojedynczo generują każdą umowę czy fakturę

...to pierwszy znak, że potrzebujesz automatyzacji.

Przykład z życia: Jeden z klientów zatrudniał 2 osoby tylko do przepisywania danych z faktur do systemu księgowego. Po automatyzacji tego procesu te same osoby mogły zająć się bardziej wartościową pracą, a dane wprowadzają się same - bezbłędnie i 24/7.

2. Proces generuje wysokie koszty

Przyjrzyj się, ile osób jest zaangażowanych w powtarzalne, manualne zadania. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele czasu (i pieniędzy) pochłaniają proste czynności administracyjne.

3. Jakość procesu pozostawia wiele do życzenia

Tam, gdzie jest człowiek, tam są błędy - to normalne. Ale jeśli Twój proces:
- Zawiera dużo błędów z ręcznego wprowadzania
- Jest niespójny między działami
- Nie ma jasnych standardów

...automatyzacja może znacząco podnieść jego jakość.

4. Proces blokuje rozwój firmy

To często pomijany, ale kluczowy sygnał. Jeśli:
- Nie możesz zwiększyć skali działania bez zatrudniania kolejnych osób
- Pracownicy nie nadążają z obsługą rosnącej liczby zadań
- Konkurencja wyprzedza Cię w czasie realizacji

...oznacza to, że manual holding - czyli ręczne wykonywanie zadań - blokuje rozwój Twojej firmy.

Co dalej?

Automatyzacja to nie jest projekt IT - to projekt biznesowy. W kolejnych artykułach pokażę:
- Jak przygotować proces do automatyzacji
- Jak oszacować koszty i potencjalne zyski
- Jak wybrać odpowiedniego partnera do wdrożenia
- Jak nadzorować realizację projektu

A na początek zobaczmy, jak zidentyfikować procesy do automatyzacji w Twojej firmie:

Chcesz więcej przykładów procesów do automatyzacji? Zostaw komentarz pod filmem, a dostaniesz dostęp do specjalnej tablicy w Miro, którą rozwijamy wspólnie z innymi firmami.

Nie marnuj czasu na powtarzalne czynności.
Zautomatyzujmy Twój biznes wspólnie!
Porozmawiajmy o konkretnych procesach, które możemy dla Ciebie usprawnić.