Wiem, co teraz myślisz.

"Outlook? W 2025? Marcin, przecież wszyscy mówią o AI, automatyzacjach między systemami, chatbotach..."

Tak. I mają rację. AI to potężne narzędzie. Ale zanim wydasz kolejne 5000 zł na inteligentnego asystenta mailowego, sprawdź czy w ogóle wykorzystujesz to, za co już płacisz.

Bo widzę to codziennie. Firmy wydają dziesiątki tysięcy na skomplikowane systemy, a ich pracownicy ręcznie przerzucają maile między folderami. Szukają tej jednej wiadomości od klienta w 500 mailach. Przypinają 30 wiadomości i tracą w nich orientację.

Outlook ma w sobie funkcje, które rozwiązują 90% tych problemów. Problem w tym, że nikt ich nie używa.

Reguły - niech Outlook pracuje za Ciebie

Zacznę od podstawy, która oszczędza mi godzinę dziennie.

Reguły w Outlooku to automatyczne akcje wykonywane na przychodzących mailach.

Przykład z życia: mam 5 aktywnych projektów. Każdy ma swojego project managera, każdy ma swój folder w Outlooku. Zamiast ręcznie sortować każdego maila (co robiłem przez pierwsze 3 miesiące i było to koszmarne), ustawiłem reguły:

• Mail od klienta X → folder "Projekt Automatyzacja HR"
• Mail z tematem zawierającym "[FAKTURY]" → folder "Księgowość"
• Mail od dostawcy Y → folder "Projekt Inwentaryzacja"

Efekt? Zero ręcznego przerzucania. Wszystko leci tam, gdzie trzeba. Automatycznie.

Ale to nie koniec. Te foldery mogę udostępnić konkretnym osobom z zespołu. Osoba odpowiedzialna za projekt 1 widzi tylko foldery z projektu 1. Osoba z projektu 15 widzi tylko projekt 15.

Jeden wspólny mail projektowy. Zero chaosu. Zero "hej, przekaż mi ten mail od klienta".

Foldery wyszukiwania - jeden klik zamiast 10 filtrów

Tu jest moja tajna broń.

Folder wyszukiwania to zapisane, zaawansowane wyszukiwanie, które działa jak zwykły folder.

Brzmi skomplikowanie? To dam Ci przykład.

Mam folder wyszukiwania "Czekające na odpowiedź". Kryteria: wszystkie maile, które wysłałem w ciągu ostatnich 7 dni, na które NIE dostałem odpowiedzi, od konkretnych klientów (tych najbardziej newralgicznych).

Jeden klik. Widzę wszystko, co wymaga followupu.

Drugi folder: "Pilne projekty". Kryteria: maile z flagą "ważne" + słowo "projekt" w temacie + od ostatnich 14 dni.

Znowu - jeden klik. Wszystkie pilne sprawy projektowe w jednym miejscu.

To nie jest żadna automatyzacja. To wykorzystanie potencjału Outlooka, z którego większość ludzi w ogóle nie korzysta.

Flagi i "odłóż" - przestań pamiętać o wszystkim

Przychodzi do mnie mail o 8 rano. Ważny. Ale teraz nie mam czasu na odpowiedź, bo mam spotkanie za 5 minut.

Dwa scenariusze:

Scenariusz 1 (bez automatyzacji): Zostawiam go w inboxie. Do końca dnia dostaję kolejne 50 maili. Ten ważny ginie gdzieś na środku. Przypominam sobie o nim 3 dni później, jak klient pisze "hej, co z tym?".

Scenariusz 2 (z flagą lub "odłóż"): Klikam "odłóż do jutra do 14:00". Mail znika z inboxa. Jutro o 14:00 pojawia się na samej górze. Odpowiadam.

Zero stresu. Zero zgubionej korespondencji.

Flagi działają podobnie - możesz ustawić reminder na konkretny dzień. Outlook SAM Ci przypomni.

I tu ważna rzecz, którą widzę u wielu użytkowników: masz 30 przypiętych maili? Robisz to źle.

Przypinanie jest OK dla 2-3 najważniejszych spraw. Może 5. Ale jak masz 30 przypiętych maili, to de facto masz drugi inbox na górze inboxa. To chaos. Zrób folder "Do zrobienia" i tam je wrzuć. Albo użyj flag.

Planowanie wysyłki - profesjonalizm bez wysiłku

Zdarza Ci się pisać maile o 5:00?

Mnie tak. Pracuję porankami, mam czas na spokojne przemyślenie odpowiedzi.

Problem: nie chcę, żeby klient dostał maila o 5:00, bo albo pomyśli że nie mam życia, albo że pracuję w chaosie.

Rozwiązanie: planuję wysyłkę na 9:00.

Piszę teraz. Outlook wysyła o normalnej porze. Profesjonalnie. Bez stresu.

Używam tego też do przypominek. "Hej, minął tydzień, chciałem wrócić do tematu..." - piszę w piątek, planuję wysyłkę na wtorek 10:00.

Udostępnianie folderów - koniec z przekazywaniem maili

To zmieniło sposób pracy w naszym zespole.

Mamy wspólny folder "Oferty aktywne". Udostępniony między mną, sprzedażą i PM-ami.

Jak przychodzi mail od potencjalnego klienta, przerzucam go do tego folderu. Wszyscy widzą. Nikt nie musi pytać "hej, prześlij mi tego maila". Wszyscy mają dostęp.

Drugi przykład: marketing. Chcemy monitorować newslettery konkurencji. Jedna osoba zapisuje się na 10 newsletterów. Tworzy folder "Konkurencja - newslettery". Udostępnia zespołowi. Wszystkie maile lecą tam automatycznie (reguła!). Cały zespół ma dostęp.

Zero duplikowania. Zero "nie mam tego maila". Jedna skrzynka, jeden folder, pełna transparentność.

Etykiety i kategorie - porządek wizualny

Lubisz kolory? Ja też.

Etykiety pozwalają mi wizualnie segregować maile:

• Zielona → projekt zakończony, czekam tylko na płatność
• Czerwona → pilne, wymaga działania dziś
• Niebieska → do przeczytania, niska priorytet
• Żółta → czekam na odpowiedź od kogoś innego

Łączę to z regułami. Mail od konkretnego klienta automatycznie dostaje żółtą etykietę + leci do folderu "Projekt X".

Dwoma kliknięciami sprawdzam status wszystkich projektów.

Całe skrzynki wspólne - dla maili typu biuro@, faktury@

Ostatnia rzecz: wspólne skrzynki mailowe.

Macie skrzynkę biuro@firma.pl? faktury@firma.pl? Zazwyczaj loguje się na nią jedna osoba, reszta prosi o przekazanie maili.

Głupie. Nieefektywne.

Udostępnij całą skrzynkę zespołowi. Wszyscy widzą wszystkie maile. Każdy może odpowiedzieć. Zero wąskich gardeł.

U nas skrzynka faktury@ jest udostępniona księgowej i mi. Widzę co przychodzi, mogę zareagować jak trzeba. Księgowa obsługuje większość spraw. Bez przesyłania maili tam i z powrotem.

Po co to wszystko?

Bo czas to pieniądze.

Dosłownie.

Jeśli Twój pracownik zarabia 7000 zł brutto miesięcznie i traci 2 godziny tygodniowo na ręczne sortowanie maili, szukanie wiadomości i przypominanie sobie o odpowiedziach, to tracisz około 600 zł miesięcznie na jednego pracownika.

Masz 10-osobowy zespół? To 6000 zł miesięcznie wyrzuconych w błoto.

A przecież za Outlooka już płacisz. Od 5,60 EUR miesięcznie za licencję Business Basic. Nie musisz dokupować niczego.

Musisz tylko wykorzystać to, co masz.

Większość firm nie używa nawet 20% możliwości Microsoft 365. Płacą za narzędzia, które mogą zautomatyzować połowę ich pracy, i dalej robią wszystko ręcznie.

To nie jest ani nowoczesne, ani efektywne.

To po prostu marnowanie pieniędzy.

Podsumowanie

7 funkcji. Zero dodatkowych kosztów. 10 godzin miesięcznie z powrotem.

Zacznij od jednej rzeczy - reguł. Zastanów się, które maile możesz automatycznie sortować. Które projekty, którzy klienci, które tematy.

Potem dodaj foldery wyszukiwania dla najważniejszych spraw.

Zacznij używać "odłóż" zamiast trzymać wszystko w inboxie.

I przestań przypinać 30 maili. Serio. To nie działa.

Outlook to nie jest sexy narzędzie. Nie ma AI w nazwie. Nie ma dashboardów. Nie wygląda nowocześnie.

Ale działa. I oszczędza czas.

A w biznesie czas to jedyna rzecz, której nie da się kupić.

‍

Obejrzyj film:

‍

Używam kilku narzędzi AI codziennie. ChatGPT pomaga pisać, Claude świetnie analizuje dokumenty, Copilot wspiera przy kodzie. To działa, oszczędza czas, nie narzekam.

Ale zawsze mnie frustrowało jedno - żadne z nich nie działa samo. Mogę im powiedzieć co mają zrobić, ale nie mogę ich wysłać, żeby to wykonały bez mojego udziału. Kopiuję linki, wklejam teksty, podaję kontekst. W kółko.

Aż usłyszałem o Manusie. Sprawdziłem. I odkryłem różnicę, która zmienia sposób pracy.

Czym Manus różni się od ChatGPT i Claude?

Najprościej ujmując: Manus uruchamia przeglądarkę i działa jak człowiek.

Nie wymyśla linków jak ChatGPT. Nie potrzebuje wklejonego tekstu jak Claude. Otwiera strony, klika, scrolluje, wyszukuje informacje i wraca z raportem. Automatycznie.

Brzmi prosto, ale to fundamentalna różnica:

• ChatGPT/Claude: Pomagają, gdy im coś podasz
• Manus: Robi zadanie od początku do końca, sam

Pokażę to na czterech przykładach z mojej codziennej pracy.

Research produktów - bez godzin na YouTube

Potrzebowałem kupić aparat do vlogowania. Sony albo Canon, podłączenie do komputera, możliwość live'ów. Standardowo to oznacza: 2 godziny na YouTube, godzinę na forach, googlowanie "czy ten model jeszcze dostępny".

Tym razem zapytałem Manusa: "Porównaj Sony vs Canon do vlogowania z podłączeniem do komputera i możliwością live'ów".

Manus sam:

• Wszedł na strony producentów
• Sprawdził specyfikacje (sam wyłapał że potrzebuję czystego HDMI)
• Przeszukał Ceneo, RTV Euro AGD, Sony Store
• Znalazł konkretne modele z aktualnymi cenami
• Podał działające linki do sklepów

Kliknąłem link. Model był dostępny. Cena się zgadzała. Kupiłem.

ChatGPT by mi wypisał coś z pamięci i podał linki, które nie działają. Manus faktycznie otworzył sklepy i sprawdził.

Oszczędność: ~3 godziny researchu.

Automatyczna weryfikacja klientów w CRM

W eraIT klienci zapisują się przez formularz na stronie. Wcześniej ręcznie sprawdzałem każdego - wchodziłem na stronę firmy, czytałem czym się zajmują, sprawdzałem NIP i KRS. 15 minut na każdego leada.

Teraz Manus robi to automatycznie:

1. Lead wypełnia formularz
2. Manus dostaje adres strony firmowej
3. Wchodzi na stronę (jak człowiek przez przeglądarkę)
4. Czyta sekcje "O nas", "Kontakt"
5. Sprawdza NIP i KRS w bazach publicznych
6. Tworzy gotową notatkę w CRM z opisem firmy, branżą, formą prawną

Zanim oddzwonię do klienta, wiem już, z kim rozmawiam.

ChatGPT by powiedział: "Nie mam dostępu do tej strony". Manus tam wchodzi i robi research za mnie.

Oszczędność: 5 minut na każdego leada. Przy 20 leadach dziennie to ponad 1,5 godziny.

‍

Audyt bezpieczeństwa aplikacji - bez IT

Mieliśmy aplikację webową do przetestowania pod kątem bezpieczeństwa. Normalnie wynajmujesz pentestera albo używasz specjalistycznych narzędzi, które wymagają wiedzy technicznej.

Poprosiłem Manusa: "Sprawdź tę aplikację pod kątem zabezpieczeń".

Manus:

• Uruchomił przeglądarkę
• Testował formularze
• Sprawdzał nagłówki HTTP
• Szukał podatności
• Wygenerował raport z konkretnymi problemami

Dostałem listę błędów: brak nagłówków bezpieczeństwa, podatność XSS w formularzu kontaktowym, słabe ustawienia cookies.

Nie musiałem znać się na pentestingu. Manus zrobił audyt sam i pokazał co poprawić.

Claude by powiedział: "Nie mogę testować aplikacji, ale mogę podać teoretyczne wskazówki". Manus faktycznie przetestował i dał konkretny raport.

Znajdowanie kodów rabatowych

Kupowałem Super Whisper za $250. Przy płatności zobaczyłem pole na kod rabatowy.

Poprosiłem Manusa: "Znajdź kod rabatowy do Super Whisper Pro Lifetime".

30 sekund później: kod na 25% zniżki. Działał.

Zaoszczędziłem $62.50 w czasie krótszym niż trwa ta rozmowa.

ChatGPT by podał potencjalne kody (żaden by nie działał - halucynacje). Manus przeszukał fora, strony z kodami i znalazł kod, który faktycznie istnieje.

Dlaczego Meta wykupiła Manusa?

Kilka tygodni temu Meta (właściciel Facebooka, Instagrama, WhatsAppa) wykupiła 100% udziałów w Manusie za 2mld dolarów.

Dlaczego Meta to zrobiła? Bo Manus rozwiązuje problem, który ma każde inne AI - brak autonomii. To pierwsze narzędzie, które faktycznie pracuje jak agent, nie asystent.

Podsumowanie

Manus nie zastąpi ChatGPT w pisaniu ani Claude w analizie. Ale robi coś czego one nie potrafią - działa sam.

Używam go w eraIT od dwóch miesięcy. Oszczędza mi dziesiątki godzin miesięcznie na researchu, weryfikacji danych i rutynowych zadaniach.

To nie jest kolejna bajka o AI. To narzędzie, które faktycznie pracuje w tle.

‍

Od kilku tygodni praktycznie nie dotykam klawiatury, gdy piszę maile, notatki czy dokumenty. Brzmi dziwnie? Może. Ale to prawda.

Dyktuję. Chaotycznie, z błędami, gubię myśl w połowie zdania. A narzędzie AI, którego używam, tworzy z tego uporządkowany, profesjonalny tekst. Poprawia składnię, formatuje, strukturyzuje myśli. I robi to 3x szybciej niż pisanie na klawiaturze.

Problem, który wszyscy znamy

Ile godzin dziennie spędzasz na pisaniu? Maile do zespołu, notatki ze spotkań, dokumenty projektowe, wiadomości na Teams. Jeśli jesteś managerem, przedsiębiorcą czy pracujesz w biurze, prawdopodobnie kilka godzin dziennie.

A co gdybyś mógł po prostu powiedzieć to, co chcesz napisać? Bez zastanawiania się nad formułowaniem zdań, bez poprawiania błędów, bez formatowania.

To właśnie robi Super Whisper.

Czym jest Super Whisper?

Super Whisper to narzędzie AI do dyktowania, które działa zupełnie inaczej niż tradycyjne dyktowanie w telefonie czy Windows.

Kluczowa różnica: nie przepisuje dosłownie tego, co mówisz. Interpretuje Twoją wypowiedź i tworzy tekst taki, jakbyś go napisał na klawiaturze.

Przykład:

Mówisz chaotycznie: "Cześć, słuchaj, chciałbym się dowiedzieć, no wiesz, na jakim etapie jest ten projekt, no bo przekazałem wam aplikację do testów i tak się zastanawiam czy macie jakieś uwagi..."

Super Whisper pisze:

"Dzień dobry,

Chciałbym się dowiedzieć na jakim etapie realizacji jest nasz projekt. Przekazałem Państwu ostatnio aplikację do testów i chciałbym dowiedzieć się czy macie jakieś uwagi."

Widzisz różnicę? To nie jest surowa transkrypcja. To profesjonalny tekst.

Jak to działa w praktyce?

Narzędzie ma coś, co nazywa się "presetami" - szablonami formatowania.

Preset "Mail biznesowy":

• Dodaje "Dzień dobry" na początku
• Dzieli tekst na czytelne akapity
• Wygładza formułowania
• Usuwa "yyy", "no wiesz" i inne wypełniacze

Preset "Notatka ze spotkania":

• Strukturyzuje myśli w punkty
• Grupuje według sekcji (pytania, temat, działania, cel)
• Uporządkowuje chaotyczną wypowiedź

Preset "Voice to text":

• Przepisuje dokładnie to, co powiedziałeś (jeśli tego potrzebujesz)

Możesz też stworzyć własne presety dostosowane do Twojej pracy.

To nie tylko narzędzie do maili

Używam Super Whisper do:

✓ Maili do zespołu - dyktuję w 30 sekund, zamiast pisać 3 minuty

✓ Notatek ze spotkań - mówię swobodnie, dostaję uporządkowane punkty

✓ Zadań w Clickup - szybkie zgłoszenie do zespołu z pełnym kontekstem

✓ Dokumentów roboczych - pierwsze drafty bez siedzenia nad klawiaturą

✓ Wiadomości na Teams/WhatsApp - profesjonalny ton, nawet gdy się spieszę

‍

Kluczowa rzecz: nie musisz myśleć o tym, jak coś sformułować. Mówisz naturalnie, narzędzie dba o resztę.

Zobacz jak to wygląda na żywo

Nagrałem film, w którym pokazuję Super Whisper w akcji. Dyktuję ten sam mail trzy razy z różnymi presetami - zobaczysz jak bardzo zmienia się formatowanie i ton.

‍

Dlaczego to działa lepiej niż zwykłe dyktowanie?

Standardowe narzędzia do dyktowania (Windows Voice Typing, dyktowanie w telefonie) mają jeden problem: przepisują dokładnie to, co mówisz.

Efekt? Tekst brzmi jak... no właśnie, jak ktoś mówi. Z przerwami, powtórzeniami, chaotycznie.

Super Whisper używa AI (konkretnie: modele językowe jak Claude czy GPT), żeby:

1. Zrozumieć intencję - o co Ci chodziło
2. Poprawić składnię - stworzyć płynne zdania
3. Sformatować - dodać akapity, punkty
4. Usunąć śmieci - "yyy", pomyłki, powtórzenia

To tak, jakbyś miał/a asystenta, który słucha Cię i pisze to, co naprawdę chciałeś powiedzieć.

Dodatkowe atuty

Działa lokalnie

‍Silnik rozpoznawania mowy działa na Twoim komputerze (Windows i Mac). To znaczy, że jest błyskawiczny i nie potrzebuje ciągłego połączenia z internetem.

Integracja z dowolną aplikacją

‍Klikasz w pole tekstowe (Outlook, Teams, WhatsApp, Clickup, cokolwiek), włączasz Super Whisper i dyktujesz. Tekst pojawia się tam, gdzie pracujesz.

Język polski działa świetnie

‍Testowałem wiele narzędzi do dyktowania po polsku. Większość ma problemy z odmianą, składnią, polskimi znakami. Super Whisper radzi sobie wyśmienicie.

Możesz się pomylić

‍Jeśli powiesz "Przepraszam, to miało być inaczej" - narzędzie to wyłapie i nie wstawi do tekstu. Rozumie kontekst.

Dla kogo jest to narzędzie?

Super Whisper sprawdzi się u Ciebie, jeśli:

• Piszesz dużo maili, notatek, dokumentów
• Męczy Cię siedzenie nad klawiaturą
• Masz problem z formułowaniem myśli na piśmie
• Chcesz oszczędzić czas (naprawdę 3x szybciej)
• Pracujesz zdalnie i często dyktujesz myśli

Nie sprawdzi się, jeśli:

• Piszesz dokumenty wymagające precyzyjnej terminologii prawniczej/technicznej
• Pracujesz w hałaśliwym biurze (potrzebujesz mikrofonu i względnego spokoju)
• Masz bardzo specyficzny, sztywny format dokumentów

Moje doświadczenie po kilku tygodniach

Szczerze? Nie spodziewałem się, że to aż tak odmieni moją pracę.

Największa zmiana: nie zastanawiam się już, jak coś napisać. Po prostu mówię i jest gotowe. To brzmi banalnie, ale kiedy piszesz 20-30 maili dziennie, ta różnica jest ogromna.

Oszczędzam około 1-2 godzin dziennie na pisaniu. To czas, który mogę przeznaczyć na coś produktywnego albo po prostu wcześniej skończyć pracę.

Dodatkowy bonus: mniej zmęczenia. Pisanie na klawiaturze męczy - oczy, nadgarstki, plecy. Dyktowanie to po prostu... mówienie.

Jak zacząć?

Super Whisper jest dostępny na Windows i Mac. Możesz pobrać wersję trial i przetestować przez kilka dni za darmo.

Po trial'u są różne opcje: subskrypcja miesięczna albo jednorazowa opłata (lifetime). Ja wybrałem lifetime - uznałem, że skoro to narzędzie oszczędza mi godzinę dziennie, zwrot z inwestycji mam w pierwszy tydzień.

Konfiguracja zajmuje 5 minut. Uruchamiasz, wybierasz mikrofon, testujesz kilka presetów i już możesz dyktować.

Podsumowanie

Czy Super Whisper to game changer? Dla mnie - tak.

To nie jest narzędzie, które "może się przydać". To narzędzie, które codziennie oszczędza mi czas i energię.

Jeśli spędzasz kilka godzin dziennie na pisaniu, spróbuj. Najgorsze co się może stać to to, że wrócisz do klawiatury. Najlepsze? Odzyskasz dziesiątki godzin miesięcznie.

Masz pytania? Zostaw komentarz pod filmem albo napisz do mnie - chętnie pomogę z konfiguracją.

‍

Nowy potencjalny klient wypełnia formularz na Twojej stronie. Co robisz dalej?

Wchodzisz na jego stronę internetową, sprawdzasz czym się zajmuje, szukasz NIP-u w stopce, wpisujesz w KRS, czytasz dane finansowe, zapisujesz w Excelu. Potem przygotowujesz notatkę przed rozmową.

Zajmuje Ci to kilka minut. Dla jednego klienta może nie jest to dużo. Ale dziennie przychodzi ich kilku. Czasem kilkanaście.

A przecież to wszystko może zrobić automat.

Zobacz jak działa automatyzacja obsługi leadów

W tym 15-minutowym filmie zobaczysz, jak zbudować system który automatycznie zbiera dane o potencjalnych klientach i przygotowuje je do rozmowy:

‍

‍

Po co automatyzować obsługę leadów?

Wyobraź sobie że masz dziesięciu nowych potencjalnych klientów dziennie. Każdego sprawdzasz ręcznie - to jakaś godzina pracy.

W miesiącu to już 25-30 godzin wydanych na przepisywanie danych, googlowanie firm i szukanie informacji które są publicznie dostępne.

Automatyzacja obsługi leadów pozwala przerzucić ten ciężar na system. Ty dostajesz gotowy profil klienta w CRM-ie. Zero pracy z Twojej strony.

Jak to działa w praktyce?

System automatycznie wykonuje cztery kluczowe kroki:

1. Zbiera dane z formularza

Klient wypełnia formularz, pisze maila lub kontaktuje się przez social media. System wyciąga podstawowe informacje: imię, nazwisko, email, telefon, firma.

Wszystko trafia do CRM-u bez Twojego udziału. Żadnego ręcznego przepisywania.

2. Analizuje stronę WWW

Jeśli klient podał firmowy adres email (nie Gmail czy WP), system bierze domenę i wchodzi na stronę internetową.

AI czyta treść strony i wyciąga kluczowe informacje:

• Czym firma się zajmuje
• W jakiej branży działa
• Czy to handel, usługi czy produkcja

Przykład:
Email: kontakt@firmaxyz.pl → System analizuje firmaxyz.pl → Wynik: „Firma zajmuje się produkcją opakowań kartonowych, obsługuje klientów B2B w branży FMCG"

3. Pobiera dane z KRS i GUS

System szuka NIP-u na stronie (najczęściej w stopce, sekcji kontakt lub regulaminie). Jak go znajdzie, odpytuje publiczne rejestry i pobiera:

• Pełną nazwę firmy
• Formę prawną (sp. z o.o., JDG, inne)
• Obroty (jeśli są dostępne)
• Kapitał zakładowy
• Dane zarządu

Po co? Żeby wiedzieć czy rozmawiasz z małą firmą czy korporacją. Dzięki temu możesz dostosować sposób prowadzenia rozmowy i ofertę.

4. Tworzy profil w CRM-ie

Wszystkie zebrane dane trafiają do notatki przypisanej do klienta:

PROFIL: Firma XYZ Sp. z o.o.

Branża: Produkcja opakowań kartonowych
Segment: B2B (FMCG)
Wielkość: Średnia (obroty ~5 mln PLN)
Prezes: Jan Kowalski

Potencjalne potrzeby:
- Zarządzanie zamówieniami
- Kontrola jakości produkcji
- Cyfryzacja dokumentacji

Masz to wszystko jeszcze zanim podniesiesz słuchawkę.

Co zyskujesz dzięki automatyzacji?

Odzyskujesz czas

Zamiast siedzieć przy każdym leadzie i ręcznie zbierać informacje, robisz coś produktywnego. Albo obsługujesz więcej klientów. Albo rozwijasz inne obszary firmy.

Przychodzisz na rozmowy przygotowany

Wiesz z kim rozmawiasz, czym się zajmuje i jakie może mieć potrzeby. Nie zadajesz pytań typu „a czym się zajmujecie?" – od razu proponujesz rozwiązania.

To robi wrażenie. Klient widzi, że poświęciłeś czas na poznanie jego firmy.

Możesz filtrować leady

Masz dane o wielkości firmy, branży, lokalizacji. Możesz skupić się na tych klientach, którzy najbardziej pasują do Twojego profilu. Albo po prostu obsłużyć więcej zapytań w tym samym czasie.

Zero błędów przepisywania

Ręczne wpisywanie danych to literówki, pominięte pola, niespójne formatowanie. Automatyzacja daje Ci zawsze te same dane w tych samych miejscach.

Przykład: jak to działa w eraIT

W eraIT każdy lead z formularza na stronie trafia automatycznie do Pipedrive (CRM). System pobiera domenę z emaila, analizuje stronę firmową przez AI, wyciąga NIP i sprawdza KRS.

Marcin dostaje gotową notatkę z profilem firmy jeszcze przed pierwszą rozmową. Wie, czym klient się zajmuje, jak duża jest firma i z kim prawdopodobnie będzie rozmawiał (właściciel czy dział zakupów).

Efekt? Zero czasu na research. Więcej czasu na faktyczną rozmowę o rozwiązaniach.

Od czego zacząć automatyzację?

Krok 1: Wybierz CRM

Potrzebujesz miejsca gdzie będą przechowywane wszystkie informacje o klientach. Może to być:

• Pipedrive
• HubSpot
• Microsoft Dynamics 365
• Sharepoint + Power Automate

Najważniejsze: wszystkie leady w jednym systemie.

Krok 2: Podłącz źródła

Skonfiguruj automatyczne dodawanie leadów z:

• Formularzy na stronie (Typeform, Google Forms)
• Reklam (Facebook Lead Ads, Google Ads)
• Social media (LinkedIn, Instagram, Facebook)
• Emaili

Cel: żaden lead nie jest przepisywany ręcznie.

Krok 3: Dodaj wzbogacanie danych

To najtrudniejszy element, ale kluczowy. Tutaj system:

• Pobiera dane ze strony WWW (web scraping + AI)
• Wyciąga NIP i sprawdza rejestry
• Analizuje branżę i wielkość firmy
• Tworzy profil

Narzędzia:
Power Automate, Zapier, Make lub custom API integrations.

Krok 4: Testuj i poprawiaj

Pierwsze wdrożenie to początek. Sprawdź które dane są najbardziej przydatne, usuń zbędne kroki, dodaj kolejne źródła. Optymalizuj dopóki system nie będzie działał płynnie.

Podsumowanie

Automatyczna obsługa leadów to nie science fiction. To coś co możesz wdrożyć w swojej firmie już teraz.

Kluczowe korzyści:
✅ Odzyskujesz dziesiątki godzin miesięcznie
✅ Lepiej przygotowany do rozmów sprzedażowych
✅ Możliwość obsługi większej liczby klientów
✅ Zero błędów ręcznego przepisywania
✅ Profesjonalne wrażenie na kliencie

Pierwszy krok?
Policz, ile czasu tracisz dzisiaj na ręczne sprawdzanie każdego potencjalnego klienta. Pomnóż przez 30 dni. To jest koszt braku automatyzacji.

Chcesz wdrożyć automatyzację w swojej firmie?

Umów bezpłatną konsultację z eraIT – pokażemy Ci jak to zrobić w Twoim przypadku.

👉 Wypełnij formularz kontaktowy

💡 Pro tip: Użyj firmowego emaila (nie Gmail) – dzięki temu łatwiej nam będzie przygotować się do rozmowy 😉

Subskrybuj kanał YouTube eraIT, żeby nie przegapić kolejnych materiałów o automatyzacji procesów w Microsoft 365.

‍

Twój nowy handlowiec zadaje dziesiąty raz to samo pytanie. Doświadczony kolega przerywa robotę, żeby mu wytłumaczyć. Za godzinę przychodzi jedenaste pytanie.

A Ty patrzysz na to i myślisz: "Ile czasu tracimy?"

Albo inna scena. Klient dzwoni, pyta o ofertę. Nie rozumie połowy pojęć. Za bardzo się wstydzi zapytać, co znaczy "moduł A" czy "wariant B". Nie dopytuje. Ty myślisz, że wszystko jasne. Za tydzień okazuje się, że oczekiwał czegoś zupełnie innego.

Znasz takie sytuacje? W dziale sprzedaży zdarzają się codziennie.

Jak AI asystent zmienia pracę działu sprzedaży?

W tym filmie Marcin pokazuje konkretne zastosowania AI w sprzedaży - od tłumaczenia ofert na prosty język po wdrażanie nowych handlowców. Bez teorii, same przykłady z praktyki:

Problem: nie chodzi o lenistwo

Twój nowy handlowiec nie jest głupi. Po prostu w głowie ma chaos.

Wie, że ma zapytać o szczegóły projektu. Ale nie wie o co konkretnie. Wie, że produkt X pasuje do sytuacji Y. Ale nie pamięta wszystkich wariantów.

Doświadczony kolega nie ma czasu wytłumaczyć trzeci raz tego samego. Ma własne cele sprzedażowe. Ma swoich klientów.

A Ty jako właściciel widzisz, że każda oferta wygląda inaczej. Jeden handlowiec pisze językiem technicznym. Drugi upraszcza aż za bardzo. Trzeci zapomina o kluczowych elementach.

Brak spójności. Brak profesjonalizmu. Klient tego nie widzi od razu, ale czuje.

Co by było gdyby...

Wyobraź sobie, że Twój nowy handlowiec dostaje zapytanie od klienta.

Wpisuje je do systemu. AI asystent analizuje pytanie i mówi: "Hej, brakuje Ci jeszcze trzech informacji, żeby przygotować sensowną ofertę. Dopytaj klienta o to, to i tamto."

Handlowiec dopytuje. Zbiera pełne dane.

Teraz przygotowuje ofertę. AI czyta tekst i mówi: "Używasz pojęć branżowych. Klient prawdopodobnie ich nie zrozumie. Przepisz to prostszym językiem."

Handlowiec poprawia. Oferta wychodzi czytelna, profesjonalna, kompletna.

Cały proces zajmuje połowę czasu. Zero pytań do starszych kolegów. Zero niejasności dla klienta.

To nie science fiction. To działa już dziś.

Cztery rzeczy, które AI robi w sprzedaży

1. Tłumaczy oferty na język klienta

Pracujesz w branży 10 lat. Znasz każdy skrót, każde pojęcie techniczne. Używasz ich naturalnie.

Klient widzi taką ofertę i myśli: "Co to w ogóle znaczy?"

Nie pyta. Bo nie chce wyglądać na głupiego.

Ty myślisz, że wszystko jasne. Klient myśli, że coś nie tak. Powstaje nieporozumienie.

AI asystent czyta Twoją ofertę i wskazuje niejasne fragmenty. "To pojęcie może być niezrozumiałe. Wyjaśnij je albo użyj prostszego słowa."

Sam Marcin używa takiego asystenta. Mówi wprost: "Mam dużą wiedzę techniczną. Mój asystent przekłada IT na polski. Odkąd z niego korzystam, klienci pytają mnie o mniej rzeczy. Bo rozumieją od razu."

2. Dobiera produkty i szuka zamienników

Klient prosi o produkt X. Nie masz go na stanie.

Doświadczony handlowiec wie, że produkt Y jest podobny i dostępny. Nowy handlowiec tego nie wie. Dzwoni do magazynu. Czeka. Traci czas.

AI asystent wie, co jest na stanie. Wie, co można zaproponować zamiast. Podpowiada: "Produkt X brak. Dostępne zamienniki: Y, Z. Parametry podobne, termin realizacji 2 dni."

Handlowiec od razu odpowiada klientowi. Nie czeka. Nie zawraca głowy innym.

3. Dopytuje o brakujące informacje

Przychodzi zapytanie: "Chcemy zautomatyzować proces w dziale."

Brzmi jasno? Wcale nie.

Jaki proces? Ile osób korzysta? Jakie systemy używacie? Jaki macie budżet?

Doświadczony handlowiec wie, o co dopytać. Nowy nie wie. Przygotowuje ofertę na ślepo. Trafia albo nie trafia.

AI asystent analizuje zapytanie i wskazuje luki. "Brakuje informacji o liczbie użytkowników. Brakuje informacji o obecnych systemach. Dopytaj klienta."

Handlowiec zadaje pytania. Zbiera pełny obraz. Przygotowuje sensowną ofertę.

4. Buduje spójność ofert

W Twojej firmie pracuje pięciu handlowców. Każdy pisze oferty inaczej.

Jeden szczegółowo, drugi ogólnie. Jeden formalnie, drugi luźno.

Klient, który dostaje oferty od różnych osób, widzi chaos. Myśli: "Czy ta firma w ogóle wie, co robi?"

AI asystent dba o spójność. Każda oferta opiera się na tych samych zasadach. Każda ma podobną strukturę. Każda brzmi profesjonalnie.

Klient widzi firmę, która wie co robi.

Skąd AI bierze wiedzę?

To nie magia. AI nie wymyśla odpowiedzi.

Wiedzę można brać z kilku źródeł:

Procedury wewnętrzne - jeśli macie spisane jak robić oferty, AI może to przeczytać i stosować.

Katalogi produktów - opisy, ceny, dostępność. AI wie, co możesz zaproponować.

System ERP - stany magazynowe, ceny, historia sprzedaży. Wszystko w jednym miejscu.

Wcześniejsze odpowiedzi - ktoś zadał pytanie, na które AI nie znało odpowiedzi. Specjalista odpowiedział. AI zapisało i następnym razem już wie.

Ten ostatni punkt jest kluczowy. Asystent uczy się.

Na początku nie zna wszystkiego. Ale z każdym tygodniem wie więcej. Po miesiącu, dwóch, ma pełną wiedzę o tym, jak Twoja firma robi oferty.

Jak to wygląda w praktyce?

Młody handlowiec dostaje zapytanie. Kopiuje je do asystenta AI.

Asystent czyta i pisze: "Brakuje informacji o terminie realizacji. Brakuje informacji o budżecie. Dopytaj klienta."

Handlowiec wysyła maila z pytaniami. Klient odpowiada.

Handlowiec pisze ofertę. Wkleja ją do asystenta.

Asystent czyta i pisze: "Fragment o 'modułach integracyjnych' może być niejasny. Wyjaśnij co to znaczy w praktyce."

Handlowiec poprawia. Wyjaśnia prościej.

Asystent czyta ponownie: "Oferta spójna. Wszystkie elementy obecne. Możesz wysłać."

Handlowiec wysyła ofertę. Zajęło to połowę czasu. Oferta jest pełna i zrozumiała.

Starszy kolega nie musiał przerywać pracy ani razu.

Trzy efekty, które zobaczysz szybko

Krótszy czas przygotowania oferty

Nie przepisujesz tego samego po raz dziesiąty. Nie czekasz na odpowiedź kolegi. Nie sprawdzasz ręcznie czy wszystko jest.

AI robi to za Ciebie. Oszczędzasz godziny tygodniowo.

Szybsze wdrożenie nowego handlowca

Nowa osoba nie musi pamiętać wszystkiego. Nie musi co chwilę pytać starszych. Pyta asystenta.

Wdrożenie z miesiąca skraca się do tygodnia.

Spójne oferty

Każda oferta wygląda profesjonalnie. Każda ma te same standardy. Każda jest zrozumiała dla klienta.

Twoja firma na zewnątrz wygląda jak firma, która wie co robi.

Czy AI zastąpi handlowców?

Nie.

AI nie podejmuje decyzji. Nie negocjuje z klientem. Nie buduje relacji.

AI wspiera handlowca. Sprawdza czy oferta jest kompletna. Podpowiada prostsze słowa. Wskazuje dostępne produkty.

Ostateczną decyzję podejmuje człowiek. To on rozmawia z klientem. To on ocenia sytuację.

AI po prostu sprawia, że człowiek robi to szybciej i lepiej.

Od czego zacząć?

Nie od razu wdrażaj pełen system. Zacznij od jednego elementu.

Krok 1: Wybierz jeden problem

Co najbardziej boli? Długie wdrożenie nowych ludzi? Niejasne oferty? Brak spójności?

Wybierz jedno i skup się na tym.

Krok 2: Zbierz wiedzę

Gdzie jest wiedza o Twoich produktach i procesach? W procedurach? W katalogach? W głowach ludzi?

Zbierz ją w jedno miejsce.

Krok 3: Przetestuj na małej skali

Nie wdrażaj od razu dla całego działu. Zacznij od jednego handlowca, jednego procesu.

Sprawdź czy działa. Popraw co nie działa.

Krok 4: Ucz asystenta

AI nie będzie idealne od pierwszego dnia. Będzie popełniać błędy. To normalne.

Poprawiaj go. Dostarczaj więcej wiedzy. Z każdym tygodniem będzie lepszy.

2026 to dobry rok na start

Rozwiązania AI są już dojrzałe. Działają stabilnie. Ceny spadły.

Firmy, które wdrożą asystentów teraz, zyskają przewagę. Ich handlowcy będą pracować szybciej, lepiej, skuteczniej.

Konkurencja będzie tracić czas na przepisywanie ofert i wdrażanie nowych ludzi.

Ty będziesz sprzedawać.

Chcesz porozmawiać o wdrożeniu asystenta AI w Twoim dziale sprzedaży? - wypełnij formularz kontaktowy. Odezwiemy się w ciągu kilku godzin.

‍

Year-end approaches. For many companies, this means one thing: inventory.

Warehouse closed for several days. Team with papers and pens counting successive shelves. Hours of data entry into system. Errors to catch and correct. Recounting items where results don't match.

Sound familiar?

For most companies, inventory is a process nobody likes. Costly, time-consuming, and frustrating. But it doesn't have to be this way.

In this article, I'll show you why traditional inventory consumes so much time and money, and how automation can change it.

True costs of traditional inventory

When I ask business owners about inventory costs, I most often hear: "Well, we employ 8 people for a few days, that's X amount."

But that's only tip of iceberg.

True costs are:

• Warehouse closure - for several days you don't accept deliveries, don't pick orders, lose sales
• Team pulled from normal work - warehouse workers who should serve customers are counting boxes
• Transcription errors - someone misread label from bottle, confused digits, forgot to record item
• System entry time - hours of manual transcription from papers to warehouse program
• Recounting - because discrepancies are too large and everything must be checked again

One of our clients - medium building materials wholesaler - estimated each inventory costs him about 4 days of normal warehouse operation. That's not just team cost, but primarily lost earning opportunity.

Why do inventory at all?

Before we move to solutions, reminder of basics. Inventory is done for two main reasons:

1. Legal requirements
If you run company and have warehouse, you must legally conduct inventory at specified intervals. This isn't option - it's obligation.

2. Inventory control
Sometimes it happens that you sell goods which during order picking turns out... aren't there. Customer waits, you lose credibility. You simply need to count goods and check what's actually in warehouse.

3. Chaos to organize
Many personnel changes, goods rotation, repackaging - after some time warehouse becomes chaotic. Inventory is way to "reset" - recount everything, check what's there, and start working again with clean data.

Where are most problems?

From experience I know biggest difficulties appear in three places:

1. Data transcription

Warehouse worker stands with paper and pen. Transcribes product name from label, from box, from bottle.

"ACRYLIC PAINT WHITE 2.5L" becomes on paper "ACRYL PAINT WHITE 25L".

Error? Of course. But completely understandable - it's tenth box in row, hand hurts from writing, names are similar.

These errors appear ALWAYS when there's manual transcription element.

2. Closing warehouse

If you don't have any system supporting order picking or goods receipt - you must close warehouse to conduct inventory.

That's first gigantic cost. You must refuse delivery acceptance. You must tell customers that for several days you won't fulfill orders. You lose revenue.

3. Entering results into system

You already have counted papers. Now someone must transcribe this data into warehouse system. More hours of manual work. Another chance for error.

And then it turns out discrepancies are large and counting must start over...

How does automation solve these problems?

When together with clients we started analyzing what hurts most in inventory process, we reached conclusion: most problems result from manual data entry.

We created application in Microsoft 365 that eliminates these pain points.

End of name transcription

Application imports product data directly from your warehouse system - Subiekt, Optima, Insert, or other program.

Warehouse worker no longer transcribes names from labels. Simply scans barcode with phone, tablet, or regular reader.

One beep - product recognized. Enters quantity. Done.

Effect? Zero errors in product names. Counting process proceeds several times faster.

You don't need to close warehouse

With modern warehouse management systems, you don't need to close entire warehouse during inventory.

Our application works in cloud, so you see results live. You don't need to wait until everyone counts all shelves to know first results.

Warehouse works normally, and inventory happens in parallel. Of course this requires good organization, but it's possible.

Multiple counting where needed

Here's real magic.

While your team counts goods, you see in real time differences between system state and what's been counted.

You see 50-unit discrepancy on "white paint" item? You can immediately send second person to recount only that one item.

You don't need to wait until end to discover problem. You don't need to make them count entire warehouse again.

You order recounting only where there are doubts.

This saves hours, sometimes days of work.

Automatic documents for accountant

End of inventory usually means more hours of work - you need to generate RW (internal release) and PW (internal receipt) documents, i.e., documents showing losses and surpluses.

Our application generates them automatically. Accountant gets ready documents for booking. Inventory sheets can be exported to PDF or left in electronic version.

No manual transcription. No errors.

Real-life example: food wholesaler

One of our clients - food products wholesaler - did inventory twice yearly. Each time same thing:

• 4 days closed warehouse
• 10 people counting goods
• Stacks of papers with handwritten notes
• 2 days for system data entry
• Always found discrepancies requiring recounting

After implementing our application:

• Inventory lasts 1.5 days
• Warehouse works normally (with minor restrictions)
• 5 people with phones and tablets
• Results visible immediately in system
• Multiple counting only for doubtful items
• RW/PW documents generate automatically

Most important? Owner knows in real time how inventory progresses. Doesn't need to wait 4 days to find out if there are any major discrepancies.

What do you need to start?

Good news: you probably already have most of what you need.

Equipment:

• Phones or tablets (those your team already has)
• Possibly barcode readers (but not necessary)
• Internet access in warehouse

Software:

• Microsoft 365 (you probably already have it)
• Your current warehouse system (Subiekt, Optima, Insert, or other)

Preparation:

• Import product data to application
• If goods don't have barcodes - we can generate special codes and print labels

You don't need to buy expensive warehouse terminals or change your current system. Application works as "overlay" that supports inventory process.

Where to start?

If reading this article you recognized your company's problems, worth considering inventory automation.

First step is always analysis:

• How much time and money do you lose on current process?
• What are your team's main pain points?
• Do you have barcodes on goods (or need to generate them)?
• How often do you conduct inventory?

Second step is demo:
Best to see application in action. We show how process looks from beginning to end - from importing goods, through counting on phone, to generating documents.

Third step is implementation:
Preparing application for your needs, data import, team training. Usually takes a few days.

Summary: inventory doesn't have to be nightmare

Inventory automation isn't revolution - it's evolution. Instead of papers you use phone. Instead of transcribing names, you scan codes. Instead of waiting until end, you see results live.

Benefits are obvious:

• You save team time
• You eliminate errors
• You don't need to close warehouse
• You have real-time control
• Documents generate automatically

And most important - your warehouse workers will stop fearing inventory.

Process becomes simpler, faster, and more user-friendly.

Want to see how this looks in practice?

We prepared detailed video showing inventory application in action - from goods import, through code scanning, to document generation.

👉 Watch video: Inventory automation in Microsoft 365

Want to check if this solution will work in your company?

Schedule free consultation. We'll show you exactly how application works, answer all questions, and help evaluate what savings you can achieve.

‍

Are you overpaying for SaaS applications?

Summary

Average company pays for 20-40 SaaS applications and uses only 20% of their features. Monthly subscriptions grow with every new user, and IT budget balloons without control. Most business owners don't even know that Microsoft 365, which they already have, can replace half those subscriptions. This article shows exact plan: how in 4 weeks to inventory applications, calculate real costs, and decide what can move to Power Apps. Decision framework, real case study (€1,200 monthly savings), and concrete examples of replacing CRM, HR tools, or ticketing systems. It's not about revolution - it's about stopping paying twice for same functions. Monthly subscription versus one-time implementation. Choice is yours.

Are you overpaying for SaaS applications? Microsoft 365 may have what you're looking for

Story from the automation frontlines

Yesterday I got a call from a client. Standard question: "Marcin, what's killing us?" Answer? "SaaS application costs are devouring IT budget."

After 15 minutes of conversation, the truth comes out - which I encounter in 80% of companies:

• 15-25 SaaS applications in organization
• Monthly fees per user
• 80% of features lying dormant
• Microsoft 365 underutilized

This isn't an isolated case. It's an epidemic of overpaying.

The problem is bigger than you think

Average company pays for 20-40 SaaS applications. Sound familiar?

Check this: Open your company card payment history. Count applications with monthly subscription. Multiply by 12 months.

Shocked? That's normal.

Hidden costs you don't think about:

Ghost user fees
Paying for accountant's account that logs in once a month? For intern's account who left six months ago? SaaS doesn't forgive - every added user is money from your pocket.

Integration costs
20 applications = 20 different systems. Each wants to "talk" with the other. Result? Additional fees for API, for synchronization, for "premium connectors".

Endless training
New application = new training. More procedures. More passwords to remember. Employee time costs money too.

Features you don't use
CRM with 500 options, and you use contact list? Project tool with mega capabilities, and you need simple task list? You're paying for potential, not actual usage.

Microsoft 365: hidden treasure in your company

I have a question: Do you know how many features Microsoft 365 has that you're already paying for?

Most companies answer: "Word, Excel, PowerPoint".

What you REALLY get with Microsoft 365:

Power Apps - building applications without coding

Power Automate - process automation

SharePoint - document sharing and data

Teams - communication and collaboration

Power BI - analytics and reports

OneDrive - file storage

Outlook - email with calendar

OneNote - team notes

And that's just the beginning.

Power Apps vs SaaS: concrete examples

Instead of CRM at €50/month/user:
Power Apps + SharePoint = customer database + contact history + automatic notifications. One-time implementation fee.

Instead of HR tool at €25/month/user:
Power Apps = leave requests + approvals + absence calendar. No monthly fees.

Instead of ticketing system at €30/month/user:
Power Apps = tickets + assignment + status tracking + notifications. One-time implementation.

When to stay with SaaS, when to migrate?

Stay with SaaS if:

✅ You use 80%+ of features

✅ You have dedicated IT team

✅ Specialized industry tool

✅ Critical integrations with external systems

Consider Power Apps if:

✅ You use <30% of application features

✅ You have Microsoft 365 in company

✅ You need simple processes

✅ You want one-time fee instead of subscription

✅ You care about full data control

Decision framework: 5-minute analysis

Step 1: List all paid SaaS applications

Step 2: For each application answer:

• How many features do you actually use?
• How many users actively use it?
• Does Microsoft 365 have similar functionality?

Step 3: Calculate costs over 3 years:

• SaaS: monthly fee × 36 months × number of users
• Power Apps: one-time implementation

Step 4: Evaluate additional benefits:

• One platform vs 20 different ones
• Single login vs 20 passwords
• Data control vs external servers

Real case study from practice

Client: medium company, 50 employees

Initial state:

• 18 SaaS applications
• €2,800 monthly costs
• Integration problems
• User management chaos

After 6 months:

• 12 applications replaced with Power Apps
• €1,200 monthly savings
• One Microsoft 365 ecosystem
• Satisfied users

ROI: Implementation paid back in 8 months.

Most common myths about Power Apps

Myth 1: "It's only for programmers"
Truth: Power Apps is no-code/low-code. You can build applications by "clicking", not coding.

Myth 2: "Microsoft is corporate tool"
Truth: Microsoft 365 works great in small and medium companies.

Myth 3: "SaaS is simpler to implement"
Truth: Power Apps can be implemented in days, not months.

Myth 4: "Can't replace specialized tools"
Truth: 80% of features in most SaaS applications are standard, which Power Apps will handle.

Action plan: how to start saving

Week 1: SaaS application inventory

Week 2: Usage and cost analysis

Week 3: Identify replacement candidates

Week 4: Consultation with Power Apps expert

First candidate: Choose application you use least but pay most.

Warning: when NOT to migrate

Don't migrate if:

❌ Application is business-critical and works perfectly

❌ Team has no time for process change

❌ You have long-term SaaS contract (wait until end)

❌ Application has unique features Power Apps won't replace

Summary: one decision, thousands in savings

Brutal truth: Most companies pay for features they'll never use.

Simple solution: Microsoft 365 + Power Apps often does same thing for fraction of price.

Decision is yours: Keep paying monthly or invest one-time?

7 KSEF implementation mistakes (and how to avoid them)

Large companies start issuing invoices in KSEF on February 1, 2026. All businesses must be ready to receive them.

April 1, the rest of companies join the system.

This is the biggest change in invoicing in years.

Most companies will make the same mistakes. Chaos, stress, process paralysis. Invoices you can't receive. Team that doesn't know what to do.

In this article, I'll show you 7 common mistakes and exactly how to avoid them.

MISTAKE #1: Waiting until the last moment

What it looks like:

"KSEF? I'll deal with it in December."

December arrives. It turns out:

• Accounting system isn't ready
• Team doesn't know how it works
• Software vendor needs 6 weeks for integration
• Accounting office isn't prepared either

Result: February 1 paralysis. You can't receive invoices from suppliers.

Why this is risky:

The Ministry of Finance releases tools starting November 2025:

• November 1: Certificates and Permissions Module (MCU)
• November 1: Test application
• November 15: Pre-production environment

If you start in January, you lose 3 months for testing and preparation.

How to avoid:

Start in November 2025.

Minimum plan:

• November: Process audit, building permissions in MCU
• December: Testing, team training
• January: Final preparations, contractor communication

👉 Detailed plan: [link]

MISTAKE #2: No audit of current processes

What it looks like:

"The accountant will handle invoices, IT will set up the system, it'll work."

February 1 it turns out:

• Accountant doesn't have KSEF permissions
• Invoices come to her by email, but now must be in the system
• Nobody knows who should log into KSEF
• Process is unclear

Result: Chaos. Invoices aren't received. Suppliers call with questions.

Why this is risky:

KSEF changes the entire invoicing process. It's not just "new software." It's a change in how invoices enter your company and are processed.

How to avoid:

Do a process audit NOW.

Questions for cost invoices:

• Who receives invoices today?
• How do they reach accounting?
• Do you use accounting software? Which one?
• Does your software vendor support KSEF?
• Who will have KSEF permissions?

Questions for revenue invoices:

• Who issues invoices?
• What program do you use?
• How often do you correct/cancel invoices? (won't be possible in KSEF)
• Do you issue invoices in other languages?

Draw the complete invoice path from receipt/issuance to payment.

Only when you know HOW IT WORKS TODAY can you design HOW IT SHOULD WORK IN KSEF.

MISTAKE #3: Ignoring permissions and login

What it looks like:

"We'll log in when we need to."

February 1 you try to log into KSEF. It turns out:

• You don't have a trusted profile
• Qualified certificate must be ordered (wait time: 7-14 days)
• You don't know who should have permissions
• Permissions must be granted earlier

Result: You can't issue or receive invoices.

Why this is risky:

KSEF requires authentication. Without permissions, you won't issue or receive invoices.

Worse: Permissions granted in the old system (KSEF 1.0) WILL NOT transfer to KSEF 2.0.

Only permissions granted in MCU Module from November 1 will transfer.

How to avoid:

From November 1, build your permissions network.

Step 1: Choose login method

• Trusted profile (free, sufficient for small companies)
• Qualified certificate (for larger companies)
• Qualified seal (for corporations)

Step 2: Log into MCU

• Go to podatki.gov.pl/ksef
• Access Certificates and Permissions Module
• Log in with chosen method

Step 3: Grant team permissions

• Accountant: access to invoices, downloading
• Sales staff: issuing invoices
• Accounting office: appropriate permissions

Save the permissions scheme - who has access to what.

MISTAKE #4: No backup plan

What it looks like:

"The system will work, we don't need plan B."

KSEF stops working. Outage. Or your internet connection fails.

What now? How to issue an invoice? Client is waiting.

Result: Paralysis. You can't run your business.

Why this is risky:

No system works 100%. There will be outages, technical breaks, internet problems.

The Ministry has planned emergency modes, but you must know how to use them.

How to avoid:

Prepare emergency procedures.

Mode 1: Offline 24h

You can issue an invoice outside KSEF and send it by the next business day.

What you need:

• Certificate for offline mode (generate in MCU from November 1)
• Invoice must have two QR codes
• Procedure: who issues, who sends next day

Mode 2: Ministry-announced outage

Ministry announces outage on BIP website.

What you do:

• Issue invoice in XML format
• Provide to buyer (email, flash drive, as agreed)
• Send to KSEF within 7 business days after outage ends

Write instructions and post at invoice issuer's desk.

Test offline mode in test environment (available from November 1).

MISTAKE #5: Assuming "the accountant will handle it"

What it looks like:

"It's an accounting issue, the accountant will handle it."

KSEF isn't just an accounting problem. It's a process change across the entire company.

Who must be involved:

• Accountant (receiving and categorizing invoices)
• Sales department (issuing invoices)
• IT (integrations, permissions, technical support)
• Management (strategic decisions, budget)
• Administration (communication with contractors)

Result of mistake: Accountant doesn't have technical permissions. IT doesn't know accounting processes. Everyone waits for someone else.

Why this is risky:

KSEF requires cooperation between different departments. Without coordination, there will be chaos.

How to avoid:

Form an implementation team.

Team composition:

• Someone from accounting (knows processes)
• Someone from IT (knows technical side)
• Someone from management (makes decisions)
• (Optional) sales department representative

Team tasks:

• Process audit
• Choosing technical solutions
• Granting permissions
• Preparing procedures
• Training other employees

Regular meetings (e.g., once weekly) until February 1.

MISTAKE #6: No communication with contractors

What it looks like:

"Contractors will manage somehow."

February 1. A large supplier issues you an invoice in KSEF. You're not ready to receive it.

Supplier calls: "Why aren't you receiving the invoice?"

Or vice versa:

You issue an invoice in KSEF on April 1. Client doesn't know how to receive it. Calls frustrated: "Where's the invoice? I didn't get an email!"

Result: Frustration on both sides. Payment delays.

Why this is risky:

CRITICAL: Large companies (over €200M revenue) start February 1.

If you buy from a large company, you must be ready to receive invoices February 1, even if you start issuing only April 1.

How to avoid:

In January: Contact suppliers and clients.

To suppliers (December/January):

"Hello,

Regarding KSEF implementation from February 1, 2026, we'd like to confirm if your company will be issuing invoices through this system.

If so, please inform us so we can prepare our receipt processes.

Best regards"

To clients (March):

"Hello,

From April 1 we'll be issuing invoices through the KSEF system. Invoices will be available in the system for download.

If you have questions, please contact us.

Best regards"

Prepare FAQ for clients - how to receive invoices, where to log in, who to ask for help.

MISTAKE #7: Not testing solutions

What it looks like:

"We read the instructions, it'll work."

February 1. First invoice. It turns out:

• Accounting system doesn't integrate with KSEF as expected
• Permissions are incorrectly granted
• Process takes 3 times longer than expected
• Nobody knows what to do when something fails

Result: First day chaos and stress instead of calm work.

Why this is risky:

Theory is one thing. Practice is another.

Until you test the entire process live, you don't know if it'll work.

How to avoid:

Test everything in pre-production environment.

From November 15, pre-production environment is available - you log in with your real data, but it's not yet production.

What to test:

Test 1: Invoice issuance

• Log into system
• Issue test invoice
• Check if you got KSEF number
• Measure entire process time

Test 2: Invoice receipt

• Find client/supplier also testing KSEF
• Exchange invoices
• Check if invoices pass correctly
• Test integration with accounting system

Test 3: Offline mode

• Generate offline certificate
• Issue invoice offline
• Check QR codes
• Send to KSEF next day

Test 4: Permissions

• Check if all people have proper permissions
• Test each team member's login
• Check what they see, what they can do

Record time for each process - you'll know how much time is needed in practice.

Record problems - you'll know what to fix before launch.

What to do to avoid all mistakes?

Your checklist:

☐ Start in November 2025 (don't wait until January)

☐ Do process audit (draw how invoicing looks today)

☐ Build permissions in MCU (from November 1)

☐ Prepare backup plan (offline 24h + announced outage)

☐ Form implementation team (accounting + IT + management)

☐ Communicate with contractors (December-January)

☐ Test everything (pre-production environment from November 15)

Remember: No penalties until end of 2026

The Ministry of Finance postponed all penalties until end of 2026.

This means:

You have time to learn. You can make mistakes without financial consequences.

But:

No penalties doesn't mean you can ignore KSEF.

If you don't receive invoices, suppliers will have problems. If you don't issue invoices correctly, clients will ask questions.

Use 2026 for learning and refining processes.

From 2027, the system must work smoothly.

What next? Automation after implementation

Once KSEF is working, you can start automating:

• Automatic cost categorization by AI
• Smart collections
• Real-time dashboards
• Customer segmentation

👉 See possibilities: KSEF + AI = finance automation. 5 possibilities you don't know

Summary: Avoid mistakes, implement smoothly

7 mistakes most companies will make:

1. ❌ Waiting until last moment
2. ❌ No process audit
3. ❌ Ignoring permissions
4. ❌ No backup plan
5. ❌ "Accountant will handle it"
6. ❌ No communication with contractors
7. ❌ Not testing solutions

You don't have to make them.

Start in November. Do audit. Build permissions. Test. Train team. Communicate with contractors.

February 1 you'll be ready without chaos and stress.

Need help?

We help companies prepare for KSEF:

• Process audits
• Selecting technical solutions
• Team training
• Implementation support

‍

About 100 AI agents in a small company

Summary

ERA IT runs approximately 100 AI agents. Not instead of people - alongside people. Lead Generation Agent automatically checks company data in KRS before every call. Invoice Agent issues and sends recurring invoices without my intervention. Fireflies generates meeting notes and sends them to CRM. Key difference: assistant waits for your question and you discuss with it, agent is an ant working 24/7 without your intervention. I use assistants (CMO, Bill, Marek) for consultation and second opinion. We use Alice - a tool connecting different AI models through API. Economical - you pay only for usage, no rigid subscriptions. Most important principle: define GOAL of automation. Why are you building an agent? To do something better, faster, or more.

For 2 years I hid this from competitors

When most companies think about AI, they see ChatGPT. Question, answer, end of conversation.

We did something different.

About 100 AI agents work in ERA IT. They work non-stop. No vacation, no errors, no complaining about Mondays.

I didn't want to talk about this publicly. It's our competitive advantage. Thanks to these agents, a five-person team can handle processes that would normally require fifteen people.

But I got so many questions about AI in business that I finally decided to open up.

This article is an honest story about how we use AI daily. No marketing BS. No exaggeration. I'm showing specific tools and real applications.

Fair warning: If you're looking for a magic pill "implement AI and everything will be solved" - look somewhere else. But if you want to see how AI really works in a small company - read on.

Why most companies fear AI

Before I show you our agents, we need to dispel a few myths.

Myth #1: "AI will take my job"

It won't. AI takes tedious work.

Nobody at ERA IT lost their job because of automation. Quite the opposite - people can finally do what really matters:

• Talk with clients
• Design solutions
• Think strategically

Instead of transcribing data, issuing invoices, and taking meeting notes.

Myth #2: "This is only for corporations"

No. Small companies have an advantage.

We're faster. We don't need to go through five approval levels. We operate on a small scale, but with proper AI utilization, we can achieve a lot.

Myth #3: "This is terribly complicated"

If you can talk, you can use AI.

You don't need to know programming. You don't need to understand how language models work.

You just need to know what you want to achieve and how to describe it.

Most important lesson: Assistant is not the same as agent

This is crucial. If you don't understand this, you'll be disappointed.

Assistant = waits for your question

Assistant is a conversation tool. I approach it with a question, dilemma. It answers, I discuss.

My assistants:

CMO
We don't have a marketing department. But this assistant knows our company, products, market. I can consult campaigns and strategies with it.

Bill (Microsoft expert)
We work in Microsoft 365, which is damn complex. Bill knows this environment inside out. I check with him whether we're using tools correctly.

Marek (Meta Ads expert)
My Facebook advisor. Supports me in preparing and analyzing ads.

Proposals assistant
I've worked in IT for years. Sometimes I write proposals in technical language that normal people don't understand. This assistant reads my proposals and says: "hey, maybe this is too technical, simplify it."

Since I've been using it, clients ask fewer questions. Because they understand the proposal from first reading.

How it works:
I ask a question → Assistant analyzes → Responds → We discuss

Without my question, the assistant does nothing.

Agent = little ants working by themselves

Agents are automata executing tasks without my intervention.

What's the difference?

Assistant is a conversation. Agent is a process that happens by itself.

Our agents:

Lead Generation Agent
Someone fills out a form. Agent automatically:

• Adds lead to CRM
• Extracts domain from email
• Visits company website and reads it
• Takes notes: what they do
• Checks KRS: how many employees, turnover

I call the client knowing everything. I don't waste time asking "what does your company do?". I can immediately tailor the offer.

Invoice Agent
We invoice some services monthly. Agent automatically:

• Issues invoices
• Sends to clients
• Updates CRM

100% automated.

Fireflies + CRM
After a Teams meeting:

• Fireflies generates transcription
• Adds note to CRM
• Attaches recording
• Sends notification in Teams

In a few clicks I can download and send to client. Or come back in a month and refresh what we talked about.

Website agent
Sometimes I want to quickly prepare a page with material - checklist, instruction. Agent generates a simple page in about fifteen minutes of conversation.

I've only mentioned a few. But we have about a hundred agents. Only thanks to this can we be effective with a small team.

When to use which?

Assistant when you need:

• Second opinion
• Option analysis
• Idea verification

Agent when you have:

• Repetitive tasks
• Clear criteria
• Processes to automate

How it works in practice

Lead Generation Agent - step by step

Someone fills out form on website.

Agent automatically:

1. Retrieves data (name, company, email, phone)
2. Adds lead to CRM
3. From email (e.g., jan@firmaxyz.pl) extracts domain
4. Visits firmaxyz.pl
5. Reads page and takes notes: what they do, what they offer
6. Checks KRS: how many people, turnover, legal form
7. Prepares brief in CRM

Result:
I call knowing everything. I know if it's a large company or sole proprietorship. I can immediately adjust communication.

Invoice Agent - step by step

End of month approaches. We have clients with subscriptions.

Agent automatically:

1. Checks date
2. Retrieves list of clients with recurring services
3. Issues invoices
4. Calculates amounts (VAT, net, gross)
5. Sends emails with PDFs
6. Updates CRM

Result:
I wake up in morning. Invoices sent. Zero work from me.

Fireflies + CRM - step by step

Meeting on Teams with client.

Automatically:

1. Teams records (with consent)
2. Fireflies retrieves recording and generates transcription
3. AI creates summary of key points
4. Automation adds note to CRM with link to recording
5. Sends notification in Teams: "Note ready"

Result:
I finish call. After a few minutes I have complete note. I can come back in a month and refresh everything.

Tools we use

Alice - hub for all models

We recently introduced a framework for working with AI. We bought Alice tool - several licenses.

Alice connects different AI models in one place. I can define all assistants here. I have access to ChatGPT, Claude, and Gemini without switching between tabs.

Main advantage: API

We use through API. No subscription fee - you pay only for usage. Calls, image generation, text processing.

Convenient and economical.

Which models do we use?

We don't depend on one. Most often:

• ChatGPT (OpenAI)
• Claude (Anthropic)
• Gemini (Google)

Mainly through API in Alice.

On mobile?

On mobile I have OpenAI or Anthropic subscription. Sometimes I need to quickly check something, verify an idea.

Mobile subscriptions for quick checks. API for heavy work.

How much does it cost?

I won't give amounts, because it depends on scale. But I'll show the model.

How API works

You pay for tokens - simplified, for amount of text processed by AI. The longer the conversation, the more tokens.

Example:
In a month:

• 50 conversations with assistants
• 20 meeting notes
• 30 leads through agent

You pay only for these operations.

Next month you use less? You pay less.

API vs Subscription

ChatGPT Plus:

• $20/month
• Regardless of usage

ChatGPT through API:

• You pay for usage
• Use less = pay less
• Use more = pay more, but you control costs

Our strategy:
API for mass processing. Mobile subscriptions for quick checks.

Most important principle: Define GOAL

Without this, all automation makes no sense.

Key question: WHY are you doing this?

Most often we build agents to:

• Do something better
• Do something faster
• Do more

But concrete goal is crucial. So you know why you're investing time and money.

How we can help

If you thought "we could work this way too" - you can.

We help:

• Choose agents for automation
• Automate processes you already have (but do manually)
• Suggest ideas

Real-life example:
Client came with assistant in ChatGPT that generates great proposals. But didn't know how to automate it.

For us, the hardest part would be building that assistant content-wise. Client already had that.

We knew how to extract data from CRM, process through agent, and throw back.

What's simple for you may be difficult for us. And vice versa.

Summary

About 100 AI agents in our company isn't science fiction. It's everyday reality.

We started with one. Today we have about 100.

Key principles:

1. Understand the difference: assistant ≠ agent
2. Define goal - why are you doing this?
3. Start small - one agent, one process
4. Check if it works
5. Scale gradually

Don't automate chaos.
First organize the process. Then automate it.

Want to see how it works?

We recorded a video showing our agents in action.

👉 Watch video: How we use AI at ERA IT

Want to check if this will work for you?

Schedule consultation. We'll show how you can use AI in your processes.

‍