Wiem, co teraz myślisz.

"Outlook? W 2025? Marcin, przecież wszyscy mówią o AI, automatyzacjach między systemami, chatbotach..."

Tak. I mają rację. AI to potężne narzędzie. Ale zanim wydasz kolejne 5000 zł na inteligentnego asystenta mailowego, sprawdź czy w ogóle wykorzystujesz to, za co już płacisz.

Bo widzę to codziennie. Firmy wydają dziesiątki tysięcy na skomplikowane systemy, a ich pracownicy ręcznie przerzucają maile między folderami. Szukają tej jednej wiadomości od klienta w 500 mailach. Przypinają 30 wiadomości i tracą w nich orientację.

Outlook ma w sobie funkcje, które rozwiązują 90% tych problemów. Problem w tym, że nikt ich nie używa.

Reguły - niech Outlook pracuje za Ciebie

Zacznę od podstawy, która oszczędza mi godzinę dziennie.

Reguły w Outlooku to automatyczne akcje wykonywane na przychodzących mailach.

Przykład z życia: mam 5 aktywnych projektów. Każdy ma swojego project managera, każdy ma swój folder w Outlooku. Zamiast ręcznie sortować każdego maila (co robiłem przez pierwsze 3 miesiące i było to koszmarne), ustawiłem reguły:

• Mail od klienta X → folder "Projekt Automatyzacja HR"
• Mail z tematem zawierającym "[FAKTURY]" → folder "Księgowość"
• Mail od dostawcy Y → folder "Projekt Inwentaryzacja"

Efekt? Zero ręcznego przerzucania. Wszystko leci tam, gdzie trzeba. Automatycznie.

Ale to nie koniec. Te foldery mogę udostępnić konkretnym osobom z zespołu. Osoba odpowiedzialna za projekt 1 widzi tylko foldery z projektu 1. Osoba z projektu 15 widzi tylko projekt 15.

Jeden wspólny mail projektowy. Zero chaosu. Zero "hej, przekaż mi ten mail od klienta".

Foldery wyszukiwania - jeden klik zamiast 10 filtrów

Tu jest moja tajna broń.

Folder wyszukiwania to zapisane, zaawansowane wyszukiwanie, które działa jak zwykły folder.

Brzmi skomplikowanie? To dam Ci przykład.

Mam folder wyszukiwania "Czekające na odpowiedź". Kryteria: wszystkie maile, które wysłałem w ciągu ostatnich 7 dni, na które NIE dostałem odpowiedzi, od konkretnych klientów (tych najbardziej newralgicznych).

Jeden klik. Widzę wszystko, co wymaga followupu.

Drugi folder: "Pilne projekty". Kryteria: maile z flagą "ważne" + słowo "projekt" w temacie + od ostatnich 14 dni.

Znowu - jeden klik. Wszystkie pilne sprawy projektowe w jednym miejscu.

To nie jest żadna automatyzacja. To wykorzystanie potencjału Outlooka, z którego większość ludzi w ogóle nie korzysta.

Flagi i "odłóż" - przestań pamiętać o wszystkim

Przychodzi do mnie mail o 8 rano. Ważny. Ale teraz nie mam czasu na odpowiedź, bo mam spotkanie za 5 minut.

Dwa scenariusze:

Scenariusz 1 (bez automatyzacji): Zostawiam go w inboxie. Do końca dnia dostaję kolejne 50 maili. Ten ważny ginie gdzieś na środku. Przypominam sobie o nim 3 dni później, jak klient pisze "hej, co z tym?".

Scenariusz 2 (z flagą lub "odłóż"): Klikam "odłóż do jutra do 14:00". Mail znika z inboxa. Jutro o 14:00 pojawia się na samej górze. Odpowiadam.

Zero stresu. Zero zgubionej korespondencji.

Flagi działają podobnie - możesz ustawić reminder na konkretny dzień. Outlook SAM Ci przypomni.

I tu ważna rzecz, którą widzę u wielu użytkowników: masz 30 przypiętych maili? Robisz to źle.

Przypinanie jest OK dla 2-3 najważniejszych spraw. Może 5. Ale jak masz 30 przypiętych maili, to de facto masz drugi inbox na górze inboxa. To chaos. Zrób folder "Do zrobienia" i tam je wrzuć. Albo użyj flag.

Planowanie wysyłki - profesjonalizm bez wysiłku

Zdarza Ci się pisać maile o 5:00?

Mnie tak. Pracuję porankami, mam czas na spokojne przemyślenie odpowiedzi.

Problem: nie chcę, żeby klient dostał maila o 5:00, bo albo pomyśli że nie mam życia, albo że pracuję w chaosie.

Rozwiązanie: planuję wysyłkę na 9:00.

Piszę teraz. Outlook wysyła o normalnej porze. Profesjonalnie. Bez stresu.

Używam tego też do przypominek. "Hej, minął tydzień, chciałem wrócić do tematu..." - piszę w piątek, planuję wysyłkę na wtorek 10:00.

Udostępnianie folderów - koniec z przekazywaniem maili

To zmieniło sposób pracy w naszym zespole.

Mamy wspólny folder "Oferty aktywne". Udostępniony między mną, sprzedażą i PM-ami.

Jak przychodzi mail od potencjalnego klienta, przerzucam go do tego folderu. Wszyscy widzą. Nikt nie musi pytać "hej, prześlij mi tego maila". Wszyscy mają dostęp.

Drugi przykład: marketing. Chcemy monitorować newslettery konkurencji. Jedna osoba zapisuje się na 10 newsletterów. Tworzy folder "Konkurencja - newslettery". Udostępnia zespołowi. Wszystkie maile lecą tam automatycznie (reguła!). Cały zespół ma dostęp.

Zero duplikowania. Zero "nie mam tego maila". Jedna skrzynka, jeden folder, pełna transparentność.

Etykiety i kategorie - porządek wizualny

Lubisz kolory? Ja też.

Etykiety pozwalają mi wizualnie segregować maile:

• Zielona → projekt zakończony, czekam tylko na płatność
• Czerwona → pilne, wymaga działania dziś
• Niebieska → do przeczytania, niska priorytet
• Żółta → czekam na odpowiedź od kogoś innego

Łączę to z regułami. Mail od konkretnego klienta automatycznie dostaje żółtą etykietę + leci do folderu "Projekt X".

Dwoma kliknięciami sprawdzam status wszystkich projektów.

Całe skrzynki wspólne - dla maili typu biuro@, faktury@

Ostatnia rzecz: wspólne skrzynki mailowe.

Macie skrzynkę biuro@firma.pl? faktury@firma.pl? Zazwyczaj loguje się na nią jedna osoba, reszta prosi o przekazanie maili.

Głupie. Nieefektywne.

Udostępnij całą skrzynkę zespołowi. Wszyscy widzą wszystkie maile. Każdy może odpowiedzieć. Zero wąskich gardeł.

U nas skrzynka faktury@ jest udostępniona księgowej i mi. Widzę co przychodzi, mogę zareagować jak trzeba. Księgowa obsługuje większość spraw. Bez przesyłania maili tam i z powrotem.

Po co to wszystko?

Bo czas to pieniądze.

Dosłownie.

Jeśli Twój pracownik zarabia 7000 zł brutto miesięcznie i traci 2 godziny tygodniowo na ręczne sortowanie maili, szukanie wiadomości i przypominanie sobie o odpowiedziach, to tracisz około 600 zł miesięcznie na jednego pracownika.

Masz 10-osobowy zespół? To 6000 zł miesięcznie wyrzuconych w błoto.

A przecież za Outlooka już płacisz. Od 5,60 EUR miesięcznie za licencję Business Basic. Nie musisz dokupować niczego.

Musisz tylko wykorzystać to, co masz.

Większość firm nie używa nawet 20% możliwości Microsoft 365. Płacą za narzędzia, które mogą zautomatyzować połowę ich pracy, i dalej robią wszystko ręcznie.

To nie jest ani nowoczesne, ani efektywne.

To po prostu marnowanie pieniędzy.

Podsumowanie

7 funkcji. Zero dodatkowych kosztów. 10 godzin miesięcznie z powrotem.

Zacznij od jednej rzeczy - reguł. Zastanów się, które maile możesz automatycznie sortować. Które projekty, którzy klienci, które tematy.

Potem dodaj foldery wyszukiwania dla najważniejszych spraw.

Zacznij używać "odłóż" zamiast trzymać wszystko w inboxie.

I przestań przypinać 30 maili. Serio. To nie działa.

Outlook to nie jest sexy narzędzie. Nie ma AI w nazwie. Nie ma dashboardów. Nie wygląda nowocześnie.

Ale działa. I oszczędza czas.

A w biznesie czas to jedyna rzecz, której nie da się kupić.

‍

Obejrzyj film:

‍

Od kilku tygodni praktycznie nie dotykam klawiatury, gdy piszę maile, notatki czy dokumenty. Brzmi dziwnie? Może. Ale to prawda.

Dyktuję. Chaotycznie, z błędami, gubię myśl w połowie zdania. A narzędzie AI, którego używam, tworzy z tego uporządkowany, profesjonalny tekst. Poprawia składnię, formatuje, strukturyzuje myśli. I robi to 3x szybciej niż pisanie na klawiaturze.

Problem, który wszyscy znamy

Ile godzin dziennie spędzasz na pisaniu? Maile do zespołu, notatki ze spotkań, dokumenty projektowe, wiadomości na Teams. Jeśli jesteś managerem, przedsiębiorcą czy pracujesz w biurze, prawdopodobnie kilka godzin dziennie.

A co gdybyś mógł po prostu powiedzieć to, co chcesz napisać? Bez zastanawiania się nad formułowaniem zdań, bez poprawiania błędów, bez formatowania.

To właśnie robi Super Whisper.

Czym jest Super Whisper?

Super Whisper to narzędzie AI do dyktowania, które działa zupełnie inaczej niż tradycyjne dyktowanie w telefonie czy Windows.

Kluczowa różnica: nie przepisuje dosłownie tego, co mówisz. Interpretuje Twoją wypowiedź i tworzy tekst taki, jakbyś go napisał na klawiaturze.

Przykład:

Mówisz chaotycznie: "Cześć, słuchaj, chciałbym się dowiedzieć, no wiesz, na jakim etapie jest ten projekt, no bo przekazałem wam aplikację do testów i tak się zastanawiam czy macie jakieś uwagi..."

Super Whisper pisze:

"Dzień dobry,

Chciałbym się dowiedzieć na jakim etapie realizacji jest nasz projekt. Przekazałem Państwu ostatnio aplikację do testów i chciałbym dowiedzieć się czy macie jakieś uwagi."

Widzisz różnicę? To nie jest surowa transkrypcja. To profesjonalny tekst.

Jak to działa w praktyce?

Narzędzie ma coś, co nazywa się "presetami" - szablonami formatowania.

Preset "Mail biznesowy":

• Dodaje "Dzień dobry" na początku
• Dzieli tekst na czytelne akapity
• Wygładza formułowania
• Usuwa "yyy", "no wiesz" i inne wypełniacze

Preset "Notatka ze spotkania":

• Strukturyzuje myśli w punkty
• Grupuje według sekcji (pytania, temat, działania, cel)
• Uporządkowuje chaotyczną wypowiedź

Preset "Voice to text":

• Przepisuje dokładnie to, co powiedziałeś (jeśli tego potrzebujesz)

Możesz też stworzyć własne presety dostosowane do Twojej pracy.

To nie tylko narzędzie do maili

Używam Super Whisper do:

✓ Maili do zespołu - dyktuję w 30 sekund, zamiast pisać 3 minuty

✓ Notatek ze spotkań - mówię swobodnie, dostaję uporządkowane punkty

✓ Zadań w Clickup - szybkie zgłoszenie do zespołu z pełnym kontekstem

✓ Dokumentów roboczych - pierwsze drafty bez siedzenia nad klawiaturą

✓ Wiadomości na Teams/WhatsApp - profesjonalny ton, nawet gdy się spieszę

‍

Kluczowa rzecz: nie musisz myśleć o tym, jak coś sformułować. Mówisz naturalnie, narzędzie dba o resztę.

Zobacz jak to wygląda na żywo

Nagrałem film, w którym pokazuję Super Whisper w akcji. Dyktuję ten sam mail trzy razy z różnymi presetami - zobaczysz jak bardzo zmienia się formatowanie i ton.

‍

Dlaczego to działa lepiej niż zwykłe dyktowanie?

Standardowe narzędzia do dyktowania (Windows Voice Typing, dyktowanie w telefonie) mają jeden problem: przepisują dokładnie to, co mówisz.

Efekt? Tekst brzmi jak... no właśnie, jak ktoś mówi. Z przerwami, powtórzeniami, chaotycznie.

Super Whisper używa AI (konkretnie: modele językowe jak Claude czy GPT), żeby:

1. Zrozumieć intencję - o co Ci chodziło
2. Poprawić składnię - stworzyć płynne zdania
3. Sformatować - dodać akapity, punkty
4. Usunąć śmieci - "yyy", pomyłki, powtórzenia

To tak, jakbyś miał/a asystenta, który słucha Cię i pisze to, co naprawdę chciałeś powiedzieć.

Dodatkowe atuty

Działa lokalnie

‍Silnik rozpoznawania mowy działa na Twoim komputerze (Windows i Mac). To znaczy, że jest błyskawiczny i nie potrzebuje ciągłego połączenia z internetem.

Integracja z dowolną aplikacją

‍Klikasz w pole tekstowe (Outlook, Teams, WhatsApp, Clickup, cokolwiek), włączasz Super Whisper i dyktujesz. Tekst pojawia się tam, gdzie pracujesz.

Język polski działa świetnie

‍Testowałem wiele narzędzi do dyktowania po polsku. Większość ma problemy z odmianą, składnią, polskimi znakami. Super Whisper radzi sobie wyśmienicie.

Możesz się pomylić

‍Jeśli powiesz "Przepraszam, to miało być inaczej" - narzędzie to wyłapie i nie wstawi do tekstu. Rozumie kontekst.

Dla kogo jest to narzędzie?

Super Whisper sprawdzi się u Ciebie, jeśli:

• Piszesz dużo maili, notatek, dokumentów
• Męczy Cię siedzenie nad klawiaturą
• Masz problem z formułowaniem myśli na piśmie
• Chcesz oszczędzić czas (naprawdę 3x szybciej)
• Pracujesz zdalnie i często dyktujesz myśli

Nie sprawdzi się, jeśli:

• Piszesz dokumenty wymagające precyzyjnej terminologii prawniczej/technicznej
• Pracujesz w hałaśliwym biurze (potrzebujesz mikrofonu i względnego spokoju)
• Masz bardzo specyficzny, sztywny format dokumentów

Moje doświadczenie po kilku tygodniach

Szczerze? Nie spodziewałem się, że to aż tak odmieni moją pracę.

Największa zmiana: nie zastanawiam się już, jak coś napisać. Po prostu mówię i jest gotowe. To brzmi banalnie, ale kiedy piszesz 20-30 maili dziennie, ta różnica jest ogromna.

Oszczędzam około 1-2 godzin dziennie na pisaniu. To czas, który mogę przeznaczyć na coś produktywnego albo po prostu wcześniej skończyć pracę.

Dodatkowy bonus: mniej zmęczenia. Pisanie na klawiaturze męczy - oczy, nadgarstki, plecy. Dyktowanie to po prostu... mówienie.

Jak zacząć?

Super Whisper jest dostępny na Windows i Mac. Możesz pobrać wersję trial i przetestować przez kilka dni za darmo.

Po trial'u są różne opcje: subskrypcja miesięczna albo jednorazowa opłata (lifetime). Ja wybrałem lifetime - uznałem, że skoro to narzędzie oszczędza mi godzinę dziennie, zwrot z inwestycji mam w pierwszy tydzień.

Konfiguracja zajmuje 5 minut. Uruchamiasz, wybierasz mikrofon, testujesz kilka presetów i już możesz dyktować.

Podsumowanie

Czy Super Whisper to game changer? Dla mnie - tak.

To nie jest narzędzie, które "może się przydać". To narzędzie, które codziennie oszczędza mi czas i energię.

Jeśli spędzasz kilka godzin dziennie na pisaniu, spróbuj. Najgorsze co się może stać to to, że wrócisz do klawiatury. Najlepsze? Odzyskasz dziesiątki godzin miesięcznie.

Masz pytania? Zostaw komentarz pod filmem albo napisz do mnie - chętnie pomogę z konfiguracją.

‍

Nowy potencjalny klient wypełnia formularz na Twojej stronie. Co robisz dalej?

Wchodzisz na jego stronę internetową, sprawdzasz czym się zajmuje, szukasz NIP-u w stopce, wpisujesz w KRS, czytasz dane finansowe, zapisujesz w Excelu. Potem przygotowujesz notatkę przed rozmową.

Zajmuje Ci to kilka minut. Dla jednego klienta może nie jest to dużo. Ale dziennie przychodzi ich kilku. Czasem kilkanaście.

A przecież to wszystko może zrobić automat.

Zobacz jak działa automatyzacja obsługi leadów

W tym 15-minutowym filmie zobaczysz, jak zbudować system który automatycznie zbiera dane o potencjalnych klientach i przygotowuje je do rozmowy:

‍

‍

Po co automatyzować obsługę leadów?

Wyobraź sobie że masz dziesięciu nowych potencjalnych klientów dziennie. Każdego sprawdzasz ręcznie - to jakaś godzina pracy.

W miesiącu to już 25-30 godzin wydanych na przepisywanie danych, googlowanie firm i szukanie informacji które są publicznie dostępne.

Automatyzacja obsługi leadów pozwala przerzucić ten ciężar na system. Ty dostajesz gotowy profil klienta w CRM-ie. Zero pracy z Twojej strony.

Jak to działa w praktyce?

System automatycznie wykonuje cztery kluczowe kroki:

1. Zbiera dane z formularza

Klient wypełnia formularz, pisze maila lub kontaktuje się przez social media. System wyciąga podstawowe informacje: imię, nazwisko, email, telefon, firma.

Wszystko trafia do CRM-u bez Twojego udziału. Żadnego ręcznego przepisywania.

2. Analizuje stronę WWW

Jeśli klient podał firmowy adres email (nie Gmail czy WP), system bierze domenę i wchodzi na stronę internetową.

AI czyta treść strony i wyciąga kluczowe informacje:

• Czym firma się zajmuje
• W jakiej branży działa
• Czy to handel, usługi czy produkcja

Przykład:
Email: kontakt@firmaxyz.pl → System analizuje firmaxyz.pl → Wynik: „Firma zajmuje się produkcją opakowań kartonowych, obsługuje klientów B2B w branży FMCG"

3. Pobiera dane z KRS i GUS

System szuka NIP-u na stronie (najczęściej w stopce, sekcji kontakt lub regulaminie). Jak go znajdzie, odpytuje publiczne rejestry i pobiera:

• Pełną nazwę firmy
• Formę prawną (sp. z o.o., JDG, inne)
• Obroty (jeśli są dostępne)
• Kapitał zakładowy
• Dane zarządu

Po co? Żeby wiedzieć czy rozmawiasz z małą firmą czy korporacją. Dzięki temu możesz dostosować sposób prowadzenia rozmowy i ofertę.

4. Tworzy profil w CRM-ie

Wszystkie zebrane dane trafiają do notatki przypisanej do klienta:

PROFIL: Firma XYZ Sp. z o.o.

Branża: Produkcja opakowań kartonowych
Segment: B2B (FMCG)
Wielkość: Średnia (obroty ~5 mln PLN)
Prezes: Jan Kowalski

Potencjalne potrzeby:
- Zarządzanie zamówieniami
- Kontrola jakości produkcji
- Cyfryzacja dokumentacji

Masz to wszystko jeszcze zanim podniesiesz słuchawkę.

Co zyskujesz dzięki automatyzacji?

Odzyskujesz czas

Zamiast siedzieć przy każdym leadzie i ręcznie zbierać informacje, robisz coś produktywnego. Albo obsługujesz więcej klientów. Albo rozwijasz inne obszary firmy.

Przychodzisz na rozmowy przygotowany

Wiesz z kim rozmawiasz, czym się zajmuje i jakie może mieć potrzeby. Nie zadajesz pytań typu „a czym się zajmujecie?" – od razu proponujesz rozwiązania.

To robi wrażenie. Klient widzi, że poświęciłeś czas na poznanie jego firmy.

Możesz filtrować leady

Masz dane o wielkości firmy, branży, lokalizacji. Możesz skupić się na tych klientach, którzy najbardziej pasują do Twojego profilu. Albo po prostu obsłużyć więcej zapytań w tym samym czasie.

Zero błędów przepisywania

Ręczne wpisywanie danych to literówki, pominięte pola, niespójne formatowanie. Automatyzacja daje Ci zawsze te same dane w tych samych miejscach.

Przykład: jak to działa w eraIT

W eraIT każdy lead z formularza na stronie trafia automatycznie do Pipedrive (CRM). System pobiera domenę z emaila, analizuje stronę firmową przez AI, wyciąga NIP i sprawdza KRS.

Marcin dostaje gotową notatkę z profilem firmy jeszcze przed pierwszą rozmową. Wie, czym klient się zajmuje, jak duża jest firma i z kim prawdopodobnie będzie rozmawiał (właściciel czy dział zakupów).

Efekt? Zero czasu na research. Więcej czasu na faktyczną rozmowę o rozwiązaniach.

Od czego zacząć automatyzację?

Krok 1: Wybierz CRM

Potrzebujesz miejsca gdzie będą przechowywane wszystkie informacje o klientach. Może to być:

• Pipedrive
• HubSpot
• Microsoft Dynamics 365
• Sharepoint + Power Automate

Najważniejsze: wszystkie leady w jednym systemie.

Krok 2: Podłącz źródła

Skonfiguruj automatyczne dodawanie leadów z:

• Formularzy na stronie (Typeform, Google Forms)
• Reklam (Facebook Lead Ads, Google Ads)
• Social media (LinkedIn, Instagram, Facebook)
• Emaili

Cel: żaden lead nie jest przepisywany ręcznie.

Krok 3: Dodaj wzbogacanie danych

To najtrudniejszy element, ale kluczowy. Tutaj system:

• Pobiera dane ze strony WWW (web scraping + AI)
• Wyciąga NIP i sprawdza rejestry
• Analizuje branżę i wielkość firmy
• Tworzy profil

Narzędzia:
Power Automate, Zapier, Make lub custom API integrations.

Krok 4: Testuj i poprawiaj

Pierwsze wdrożenie to początek. Sprawdź które dane są najbardziej przydatne, usuń zbędne kroki, dodaj kolejne źródła. Optymalizuj dopóki system nie będzie działał płynnie.

Podsumowanie

Automatyczna obsługa leadów to nie science fiction. To coś co możesz wdrożyć w swojej firmie już teraz.

Kluczowe korzyści:
✅ Odzyskujesz dziesiątki godzin miesięcznie
✅ Lepiej przygotowany do rozmów sprzedażowych
✅ Możliwość obsługi większej liczby klientów
✅ Zero błędów ręcznego przepisywania
✅ Profesjonalne wrażenie na kliencie

Pierwszy krok?
Policz, ile czasu tracisz dzisiaj na ręczne sprawdzanie każdego potencjalnego klienta. Pomnóż przez 30 dni. To jest koszt braku automatyzacji.

Chcesz wdrożyć automatyzację w swojej firmie?

Umów bezpłatną konsultację z eraIT – pokażemy Ci jak to zrobić w Twoim przypadku.

👉 Wypełnij formularz kontaktowy

💡 Pro tip: Użyj firmowego emaila (nie Gmail) – dzięki temu łatwiej nam będzie przygotować się do rozmowy 😉

Subskrybuj kanał YouTube eraIT, żeby nie przegapić kolejnych materiałów o automatyzacji procesów w Microsoft 365.

‍