Język
Nasze materiały w wersji audio. Te same wartościowe wskazówki, analizy i porady dotyczące Microsoft 365, które znasz z YouTube, teraz również w formie podcastu. Idealne do słuchania w drodze lub podczas pracy.
Praktyczny przewodnik po automatyzacjach w Outlooku, które pozwalają odzyskać czas i zwiększyć efektywność pracy. Omówione zostały reguły kierujące maile do folderów, foldery wyszukiwania, flagi i przypomnienia, funkcja odkładania wiadomości, planowanie wysyłki oraz udostępnianie folderów i skrzynek między pracownikami. Proste narzędzia, które znacząco usprawniają zarządzanie komunikacją mailową i wspierają pracę projektową w zespole.
Jeśli ty w swojej działalności, firmie czy też w swojej po prostu pracy chcesz zwiększyć swoją skuteczność, chcesz zwiększyć swoją sprawczość, chcesz zwiększyć swoją wydajność, a może chcesz zwiększyć po prostu szybkość działania i mieć więcej czasu na jakieś rzeczy pozapracowe. Jeżeli chcesz zwiększyć jakość swojej pracy, albo dostać być może awans, albo jako przedsiębiorca po prostu zarobić więcej kasy, no to ten film jest właśnie dla ciebie.
Mega proste rzeczy, które mogą usprawnić i zrealizować wszystkie powyższe punkty. Zapraszam cię do tego materiału. Automatyk inżynier Marcin Karwowski z ERA IT.
Ja dzisiaj w tym filmie skupiam się przede wszystkim na takim aspekcie projektowym, działania projektowego, działania na zadaniach. No i właśnie o tym chcę ci dzisiaj powiedzieć, ale każda automatyzacja, nawet tak trywialne jak te, które pokażę ci w dzisiejszym filmie, są bardzo pomocne w odzyskiwaniu czasu na ważne rzeczy, w odzyskiwaniu pieniędzy poświęconych na proste zadania.
Pokażę ci i powiem o automatyzacjach w zarządzaniu projektami. Mogą być to automatyzacje wewnątrz narzędzi i o tych właśnie dzisiaj powiemy. Mogą być to aplikacje i automatyzacje takie, które działają pomiędzy różnymi narzędziami. Na ten temat jest film na tym kanale, do którego cię już teraz serdecznie zapraszam.
A dzisiaj przede wszystkim coś, na czym każdy z nas pracuje, czyli automatyzację wewnątrz aplikacji Outlook. To być może wydaje się trywialne, być może wydaje się w czasach AI zupełnie takie powiedzmy sobie w cudzysłowie niemodne. No kto by tam automatyzował Outlooka, jak mamy AI i różne inne ciekawe rzeczy, a uwierz mi, że zestawienie i przygotowanie odpowiedniego setu automatyzacji właśnie w Outlooku może odzyskać i to bardzo szybko wiele, wiele minut, godzin poświęcanym właśnie na Outlooka.
Tak że jakie automatyzacje, jakie rzeczy możemy robić w Outlooku? Możemy robić w Outlooku reguły, które robią różne czynności, na przykład kierują maile do odpowiednich folderów. Jeżeli chcesz mieć porządek w mailach, możesz mieć maile na przykład, możesz mieć foldery na przykład pozakładane per projekt, tak aby wiedzieć, że w kontekście tego projektu mamy wszystkie maile w tym folderze, w kontekście innego projektu macie maile w innym folderze i uwaga, te reguły mogą automatycznie przerzucać maila do odpowiedniego folderu.
Oczywiście ty możesz to robić też ręcznie, tylko po co? Ale z drugiej strony, jeżeli na przykład macie takiego maila w firmie jakiegoś wspólnego, projektowego, to możesz ten jeden folder udostępnić na przykład innej osobie i wtedy możecie pracować w taki sposób, że jest wspólny mail projektowy, ale jeżeli ktoś odpowiada tylko za projekt pierwszy, to widzi maile z folderu, które są przypisane do projektu pierwszego. Jeżeli ktoś pracuje w projekcie piętnastym, to widzi właśnie tylko te maile.
To fajne rozwiązanie, które daje możliwość z jednej strony automatyzacji, z drugiej zachowania porządku, a z trzeciej nie wymaga wdrożenia jakichś wybitnych, skomplikowanych narzędzi właśnie, żeby ten proces sobie obsłużyć.
Można robić foldery wyszukiwania, czyli jeżeli ty wiesz, że maile z określonego projektu, z określonym klientem są dla ciebie ważne, chcesz mieć do nich szybki dostęp, możesz przygotować taki folder wyszukiwania, w którym definiujesz wiele kryteriów wyszukiwania, a później tylko klikasz raz i te kryteria są spełnione i wszystkie maile, które spełniają określone kryteria, są automatycznie wyświetlane.
To znowu bardzo prosta automatyzacja, bo to nie jest żadna automatyzacja, to jest po prostu wykorzystanie potencjału Outlooka i jego funkcji, z których najczęściej wiele osób w ogóle nie korzysta.
Za pomocą reguł, czyli mamy sobie określoną regułę, jeżeli warunki tej reguły są spełnione w mailu, w Outlooku zostaje nadana etykieta. Zostaje to skierowane do odpowiedniego folderu, a te foldery są również zsynchronizowane czy też połączone z folderami wyszukiwania i ty dwoma kliknięciami możesz sprawdzić od razu status projektu, status odpowiedzi na maile, czy też określone maile udostępnić swoim pracownikom, tak aby oni mogli na nie odpowiedzieć właśnie za pomocą różnych funkcjonalności Outlooka.
Dodawać na przykład flagi. Po co się te flagi dodaje? Po to, żeby Outlook ci przypomniał, że hej, miałeś odpowiedzieć na tą wiadomość. Ta flaga działa w ten sposób, że możesz sobie zaflagować maila i powiedzieć, że ja na tego maila chcę odpowiedzieć jutro. On dzisiaj ci z widoku znika, ale jutro pojawia się właśnie już jako rzecz, którą należy wykonać.
Możesz użyć opcji odłóż. Jak ona działa? Przychodzi do mnie ważny mail. Wiem, że zajmie mi więcej czasu, żeby na niego odpowiedzieć. Klikam sobie odłóż i ten mail pojawi mi się w momencie, w którym wybrałem, w dacie, którą wybrałem w momencie odkładania. Czyli ja dzisiaj mogę powiedzieć, że odkładam to do środy do ósmej i ten mail we środę o ósmej wchodzi mi tutaj na inbox, na górę mojej skrzynki i wiem, że dzisiaj mam na niego odpowiedzieć, no bo tak sobie to zaplanowałem, tak sobie to ustaliłem sam ze sobą jakoś tam kilka dni wcześniej.
Planować wysyłkę maila. Słuchajcie, czasem jest tak, że no nie chcemy gdzieś tam w nocy odpowiadać ze względu na pracowników, ze względu na kontrahentów, z jakichś przyczyn nie chcemy odpowiadać w momencie pisania tego maila. Wolimy, aby on był wysłany w odpowiednim czasie, na przykład czasie biznesowych godzin, takim czasie, kiedy firmy normalnie pracują, więc możemy zaplanować sobie wysyłkę, zaplanować wysyłkę maila, czyli powiedzieć, że ten mail będzie wysłany jutro o godzinie 15, a zredagowany i napisany będzie już dzisiaj.
Fajna opcja, daje duże możliwości znowu takiego odpowiedniej zachowania higieny pracy, ale i też zaplanowania i przygotowania realizacji tego zadania, właśnie którym jest wysyłka maila.
Można sobie maila w skrzynce przypiąć. Przypięcie powoduje, że on jest na górze twojego inboxa i czeka tam na zrealizowanie. Widziałem tutaj użytkowników, którzy mają na przykład 15, 20, 30 maili przypiętych. To w mojej ocenie już trochę nie do końca do tego jest ta opcja. Żeby mieć cały inbox zawalony przypiętymi mailami, to na te maile wypadałoby zrobić folder i gdzieś je składować obok. Ważne maile, na które chcecie odpowiedzieć później.
Ale takie 2, 3, 5 maili przypiętych, na które chcecie odpowiedzieć, albo co do których czekacie na odpowiedź, to również do tego może służyć. Czekam na odpowiedź na danego maila, jest on dla mnie bardzo ważny, nie chcę, żeby ta odpowiedź gdzieś mi umknęła, albo chcę umieć przypomnieć swojemu kontrahentowi na szybko, żeby tej odpowiedzi udzielił, przypinam sobie takiego maila na górze i z całą pewnością wtedy już o nim nie zapomnę.
Mogę zrobić folder w skrzynce, o tym już mówiłem przy poprzednich, przy regułach. Folder, który udostępnię swojemu pracownikowi, no i teraz zobaczcie, tworzę sobie folder na własnym Outlooku, chcę, żeby do tego jednego folderu mieli dostęp moi pracownicy, moi współpracownicy, ktoś, kto razem ze mną pracuje. Wrzucam tam maile i udostępniam ten folder.
Jak to działa? Ta osoba w swojej skrzynce Outlook widzi ten folder, który ja jej udostępniłem i może czy to przejąć tą komunikację, czy na przykład możemy się dzielić w ten sposób ważnymi mailami, na przykład jakimiś marketingowymi, chcemy podglądać konkurencję, nie musimy wszyscy się zapisywać na dany newsletter, może się zapisać jedna osoba i przerzucać do udostępnionego folderu właśnie te maile i wszyscy inni będą mieli tam dostęp, będą mogli się zainspirować wspólnymi elementami. Świetna rzecz, bardzo ułatwia pracę, bardzo pomaga w takim wspólnym pracowaniu na mailach.
Można udostępnić też całą skrzynkę. W przypadku skrzynek takich wspólnych, nazwijmy je, takich jak jest skrzynka biuro, faktury, różne tego typu skrzynki wspólne w firmach funkcjonują. Można te skrzynki udostępniać między różnymi użytkownikami. To też nie jest jakaś forma specjalnie automatyzacji, ale to jest forma usprawnienia pracy pomiędzy różnymi osobami, działami w twojej organizacji.
No dobra, słuchajcie, ale po co w ogóle używać tych automatyzacji? Po co w ogóle to robić? Po to, żeby oszczędzać czas, po to, żeby oszczędzać pieniądze, po to, żeby przyspieszyć swoje działania, czy też zespołu projektowego, czy zespołu działania firmy, czy w każdym układzie na pewno warto skorzystać z tego typu rozwiązań.
Po to, żeby zwiększyć skuteczność działania, po to, żeby zwiększyć sprawczość twoich działań, twoich jako szefa, twoich jako specjalisty, twoich jako właściciela biznesu. Po to, żeby zarazić zespół do automatyzowania czynności, tak aby twój zespół również wiedział, że można z tego skorzystać, że są takie możliwości, żebyś ty ich zainspirował do tego, aby twoja firma zarabiała więcej pieniędzy.
Ale po to również, żeby każdy pracownik mógł zwiększyć swoją wartość rynkową poprzez naukę, poprzez wykorzystanie nawet tak prostych automatyzacji, które wcale nie są oczywiste w Outlooku i nie są przez zbyt wiele osób wykorzystywane właśnie w różnych firmach. Po to jest ten dzisiejszy film. Dzięki temu można mieć lepszą obsługę klientów, można dostać awans albo dostać podwyżkę. Wybór należy oczywiście do ciebie.
Jeśli zaciekawił cię ten materiał, takie funkcjonalności outlookowe właśnie, o których powiedziałem do tej pory, to zapraszam cię do dania lajka, zapraszam cię do skomentowania, jak ty używasz tego typu funkcjonalności w swoim biznesie, w swojej firmie, w swojej pracy.
No a tymczasem chciałem ci dwa słowa powiedzieć właśnie o produkcie, który przygotowałem, który jest dostępny pod tym adresem, który widzisz teraz na ekranie. Ten produkt omawia kompleksowo zarządzanie projektami w firmie. Możesz tam, jeżeli nie jest dostępny teraz do sprzedaży, zapisać się na listę oczekujących i dostaniesz maila wtedy, kiedy ten produkt będzie dostępny do zakupu, więc zachęcam cię z całą pewnością do tego, aby wejść tam, zobaczyć i skorzystać z tej oferty, w której nauczysz się zarządzania projektami właśnie przy pomocy narzędzi Microsoft 365, nauczysz się, jak te narzędzia wykorzystywać, aby być skutecznym, sprawnym menadżerem, pracownikiem, czy też po prostu szefem, jeżeli jesteś właścicielem firmy.
Zachęcam cię absolutnie do tego, aby wejść na tą stronę, sprawdzić, zapisać się i w przyszłości niedalekiej po prostu kupić tenże produkt.
Dziękuję ci za ten materiał, dziękuję ci za oglądanie tego filmu. Zapraszam cię raz jeszcze do szkolenia, które przygotowałem specjalnie właśnie na tą okazję, link do tego szkolenia masz oczywiście w opisie do tego filmu, także zapraszam cię serdecznie. A w następnym odcinku pokażę kolejne automatyzacje, automatyzacje takie, które mogą działać pomiędzy różnymi narzędziami pakietu Microsoft 365. Myślę, że to będzie również fajna przygoda, do której już dzisiaj cię serdecznie zapraszam. Automatyk inżynier Marcin Karwowski z ERA IT.
Przewodnik po zarządzaniu zadaniami w firmach z naciskiem na kulturę organizacyjną i właściwe narzędzia. Omówiono dostępne opcje w Microsoft 365 oraz zaprezentowano dedykowaną aplikację stworzoną w Power Apps z zaawansowanymi funkcjami jak moduł komunikacyjny, śledzenie czasu realizacji, zadania cykliczne i zbiorcze. Podkreślono wagę stopniowego wdrażania zmian i dostosowania narzędzi do istniejących procesów organizacyjnych.
Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z ERA IT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. W dzisiejszym odcinku poruszę bardzo istotny temat w wielu firmach – temat zarządzania zadaniami. Pokażę również aplikację, która służy do zarządzania zadaniami. Uwaga, tu niespodzianka – to nie jest standardowa aplikacja z pakietu Microsoft 365, więc warto poczekać i zobaczyć, jak ta aplikacja działa, co ona umie.
Zarządzanie zadaniami – cóż to w ogóle jest, o czym będę dzisiaj mówił? Będę mówił przede wszystkim o zarządzaniu zadaniami, czyli ten film kieruję przede wszystkim do firm, które już zarządzają zadaniami w swojej organizacji. Co mam tutaj na myśli? Mam na myśli to, że czy to szef ze swoimi pracownikami, czy w ogóle cała struktura całej firmy pracuje na zadaniach, pracuje na projektach.
To nie jest standard w firmach, że się pracuje na zadaniach i na projektach, więc to nie jest film po prostu do wszystkich. Te aplikacje, które będę pokazywał, ich adresatem nie są wszystkie absolutnie firmy. Są firmy, które mają już w swojej kulturze, mają już w swoich procedurach i procesach organizacyjnych pracę na zadaniach po prostu. Więc to jest film dla was.
Warto również tutaj zwrócić uwagę na to, że my w naszej filozofii wdrażania automatyzacji namawiamy klientów do tego, aby nie robić dwóch rzeczy na raz. Co mam na myśli? Mam na myśli to, żeby nie zmieniać procesu organizacyjnego i równolegle nie zmieniać narzędzia, które ten proces realizuje.
Mieliśmy ostatnio takie wdrożenie, gdzie automatyzowaliśmy wnioski urlopowe, przygotowaliśmy aplikację właśnie taką HR-ową i skonfigurowaliśmy tam, że wnioski zatwierdza przełożony właściciel firmy. Firma kilkunastoosobowa, dość kameralna, więc przełożony jest jeden, jest to właściciel firmy. Po uruchomieniu aplikacji okazało się, że przełożonego często nie ma, że te wnioski nie są zatwierdzane.
To ma szereg konsekwencji w innych miejscach aplikacji. Dlaczego o tym mówię? Kiedy dopytywaliśmy, dlaczego właśnie tak się dzieje, jak to było do tej pory, że te wnioski były akceptowane na czas w innej formie oczywiście, ale jednak okazało się, że jest inna osoba w firmie, która w imieniu szefa te wszystkie wnioski akceptowała.
Nie dostaliśmy tej informacji przed wdrożeniem ani w trakcie testów, a po uruchomieniu okazało się właśnie, że jest jak jest. Jakie zastosowaliśmy rozwiązanie? Właśnie takie jak było poprzednio, czyli daliśmy uprawnienia innej osobie, która do tej pory te wnioski urlopowe akceptowała, do ich akceptowania właśnie już też w aplikacji.
W kontekście zadań chcę powiedzieć o tym, że jeżeli firma nie ma takiej kultury organizacyjnej pracy na zadaniach, to najpierw powinna tą kulturę wykształcić pracy na zadaniach, pracy na priorytetach, pracy na projektach, a dalej szukać narzędzi, które będą wspomagały właśnie taką formułę pracy. Ale to jest proces dwustopniowy. Po pierwsze, trzeba to przygotować od strony organizacyjnej. Po drugie od strony narzędziowej.
Mamy w Microsoft 365 przynajmniej kilka możliwych aplikacji, które nam pomogą pracować na zadaniach. Pierwsza z nich, tutaj na kartce jej nie ma, ale pierwsza z nich to Excel. Wiele firm ma po prostu w Excelu wypisane wszystkie zadania, jakie realizuje, statusy i tak dalej. To nie jest idealne rozwiązanie. To jest spoko rozwiązanie, które działa i w którym od biedy można pracować na zadaniach, a przede wszystkim można od tego zacząć, bo tam próg wejścia w obsłudze takiej aplikacji jest zerowy.
Każdy zna Excela albo większość zna Excela i może w nim pracować i tam można zrobić listę zadań mega prostą, mega uproszczoną, ale czasem można nawet od takiego rozwiązania zacząć.
Innym rozwiązaniem, które jest dostępne w pakiecie Microsoft 365, jest Planner. Jest to typowe narzędzie do zarządzania projektami, do zarządzania zadaniami. Planner jest dostępny już od najniższej wersji pakietu Microsoft 365. Niedługo nagram również film o Plannerze. Dzisiaj pokażę wam inne narzędzie, ale Planner jest i można z niego korzystać.
Innym, znacznie prostszym narzędziem z znowu z rodziny Microsoft 365 jest narzędzie To Do. Ono się doskonale sprawdza do takich zadań indywidualnych. Ja korzystam z To Do właśnie do planowania własnych zadań, do planowania własnego dnia pracy. Dla mnie się to sprawdza bardzo, bardzo dobrze.
Innym jeszcze narzędziem jest Power Apps, czyli można zbudować aplikację w Power Apps, która służy do zarządzania zadaniami. Można jeszcze zarządzać zadaniami również w liście SharePointowej. SharePoint Lists też może służyć do właśnie do zarządzania zadaniami. Można tam zbudować fajną listę i sobie jakoś radzić.
Ja dzisiaj natomiast chcę wam pokazać narzędzie, które zbudowaliśmy, aplikację, którą my zbudowaliśmy właśnie w Power Apps. Dlaczego w Power Apps? Bo dla mnie bardzo istotnym elementem zarządzania zadaniami jest blokada usuwania czegokolwiek. Blokada usuwania zadań, blokada usuwania komentarzy, po prostu blokada usuwania czegokolwiek. Dla mnie to było bardzo istotne.
Inną bardzo istotną rzeczą dla mnie osobiście była możliwość wysyłania komunikacji, prowadzenia notatek właśnie w aplikacji do zadań, ale również wysyłania maili bezpośrednio z aplikacji na zewnątrz do klientów czy wewnątrz do osób, z którymi się współpracuje. To były rzeczy, na których mi zależało. Dlatego zdecydowaliśmy się zbudować własną aplikację.
Ten kanał napędzany jest przez firmę ERA IT, która dostarcza inteligentne automatyzacje, dostarcza niestandardowe integracje takich, których nie możesz dostać w pakiecie z różnymi oprogramowaniami. Możesz się do nas zgłosić, my taką integrację zrobimy, będziesz miał wsparcie naszych ekspertów. Przede wszystkim wykorzystasz dużo bardziej wszystkie możliwości pakietu Microsoft 365, pracując z nami, współpracując z nami, konsultując z nami swoje problemy, wyzwania, trudności, jakkolwiek byś tego nie nazywał czy nie nazywała.
Po prostu daj znać, czego potrzebujesz, daj znać, czego ci brakuje w twoim biznesie, jeśli chodzi o narzędzia. A my na pewno albo dobierzemy coś z pakietu Microsoft 365, albo przygotujemy dedykowaną aplikację właśnie dla ciebie, czy też dedykowaną automatyzację właśnie dla ciebie. Klikasz bezpłatną konsultację i po chwili możesz się ze mną spotkać.
Witam ponownie już w aplikacji, w naszej aplikacji do zarządzania zadaniami. To dość nowe nasze rozwiązanie. Świetnie działa, świetnie się sprzedaje, bardzo dobrze realizuje swoje zadanie, czyli zarządzanie zadaniami.
Nie będę wam pokazywał wszystkich niuansów tej aplikacji – do tego, aby je zobaczyć, zapraszam do bezpłatnej konsultacji. Możliwość zrealizowania, umówienia jej jest na naszej stronie internetowej, więc już teraz serdecznie zapraszam. A tymczasem chcę ci pokazać kilka podstawowych rzeczy, które ta aplikacja realizuje i które urzekają nas samych, bo my również właśnie z niej korzystamy.
Jedną z bardziej elementarnych, z bardzo ważnych rzeczy, które ta aplikacja realizuje, to oczywiście opis zadania, jakieś tam przypisanie osób i tak dalej – to wszystko co teraz widzicie włącznie z załącznikami, ale przede wszystkim mamy tutaj moduł komunikacyjny.
Teraz ja mogę zostawić tutaj zobaczcie notatkę i tą notatkę przypisać do kogoś, na przykład do użytkownika, który się nazywa automatyk. Teraz zobaczcie – automatyk dostał komentarz, dostał tą notatkę przypisaną. Tutaj może być doprecyzowanie mojego zadania. Tu może być doprecyzowanie jakiegoś elementu, które wewnątrz tego zadania trzeba zrobić, które jest bardzo istotne dla tego zadania, albo jakiś błąd, który został popełniony i teraz trzeba go naprawić.
Tu widać, że sam do siebie przypisałem, więc musicie mi wybaczyć, ale pojawił się taki checkbox. Mogę ten komentarz oznaczyć jako już rozwiązany, jako załatwiony i tyle.
Mogę również z takiej aplikacji wysyłać w ogóle wiadomości na zewnątrz, wpisać tutaj treść tej wiadomości, wysłać mailem do zgłaszającego, czyli do osoby, która to zadanie dodała, lub wysłać na zewnątrz do jakiegoś partnera naszego biznesowego, aby w kontekście tego zadania o coś dopytać, czegoś się dowiedzieć. Tu oczywiście można również dołączyć załącznik – to dość oczywiste i naturalne, że można tak zrobić.
Mam tutaj też przycisk zamknięcia zadania, który z jednej strony zmieni mi status tego zadania na zrealizowane, ale z drugiej, co równie ważne, da możliwość sprawdzenia, ile to zadanie było realizowane czasu, bo w tle wypełni się data zakończenia zadania i będzie można to później w systemie raportowym podłączonym do naszego systemu z zadaniami śledzić wszystkie czasy realizacji, śledzić pracowitość osób, które realizują zadania.
Wyobraź sobie sytuację, że w twojej firmie masz kilkunastu pracowników, kilkudziesięciu, chcesz zobaczyć, kto ile zadań zrobił, kto jakie zadania zrobił. W ten sposób mając taką aplikację do zadań, możesz bez problemu podłączyć się do niej z systemem raportowym, pobierać z niej wszystkie informacje i widzieć, ile zadań jest w trakcie realizacji, ile zadań już zostało zrealizowanych, i czy są jakieś rozpoczęte, nierozpoczęte zadania.
Jak wejdę sobie w jakieś nowe zadanie, to mam też przycisk "rozpocznij realizację". Jak rozpocznę realizację swojego zadania, to mam wtedy też odznaczoną, zarejestrowaną datę rozpoczęcia tego zadania, więc mogę mierzyć czas realizacji danego zadania czy realizacji wielu, wielu zadań.
Zwróćcie uwagę, że nie ma tutaj nigdzie przycisku usuwania, także ta funkcjonalność, o której powiedziałem wcześniej, jest tutaj doskonale zrealizowana. Nie można nic usuwać. Nie ma żadnych możliwości, aby usunąć czy to zadanie, czy aby usunąć jakiś komentarz. Nigdzie tutaj nie ma usuwania i dzięki temu nasze dane są bezpieczne. Nasza aplikacja może bezpiecznie działać i realizować swoje zadanie, czyli wspomóc twoją firmę w zarządzaniu zadaniami i w realizowaniu tych zadań.
Zbiorcze zadania to jest super rzecz. Co one robią? Możemy zdefiniować sobie, że na przykład w naszej firmie realizacja pewnego projektu generuje 10, 15, 20 zadań dość często takich samych czy też bardzo podobnych, ale struktura zadań projektowych jest bardzo podobna.
Mamy projekt do zrealizowania, czyli robimy najpierw na przykład jakiś research, później wycenę, później ofertę i tak dalej. Możemy za pomocą tego przycisku dodać zadanie zbiorcze, czyli na przykład właśnie udział w jakimś postępowaniu przetargowym. Mamy tam wypisanych kilkanaście czy kilkadziesiąt zadań. Te zadania od razu zostaną przypisane do osób, które są tam zdefiniowane – mega przyspieszenie, mega ułatwienie pracy.
W takiej aplikacji możemy również robić zadania cykliczne. Cóż to są za zadania cykliczne? Na przykład zadaniem cyklicznym jest przygotowanie dokumentów dla księgowości. Określamy cykl takiego zadania. Automat codziennie sprawdza, czy dzisiaj trzeba jakieś zadania cykliczne dodać i je po prostu dodaje, jeżeli to jest ten dzień, w którym ma się rozpocząć realizacja takiego zadania.
To są świetne sprawy, świetne ulepszacze, przyspieszacze, ułatwiacze pracy, więc zachęcam was bardzo serdecznie do tego, aby przełączyć się na zarządzanie zadaniami w swojej firmie i poszukać odpowiedniego narzędzia, które wspomoże was właśnie w tym procesie, czy też zautomatyzuje po prostu ten proces.
Bardzo się nakręcam, kiedy o tym mówię i bardzo się cieszę, że mamy taką aplikację właśnie, którą budowaliśmy dla naszych klientów, a teraz możemy ją po prostu wdrażać i ułatwiać realizację zadań, ułatwiać pracę w waszych biznesach.
Jeżeli ten film w jakiś sposób ci się spodobał, jeżeli ta aplikacja zainspirowała cię odrobinę do właśnie zmiany sposobu zarządzania zadaniami w twojej firmie, daj znać w komentarzu, daj znać w postaci łapki w górę, zasubskrybuj mój kanał, aby być na bieżąco właśnie z takimi treściami. Zachęcam cię do tego bardzo, bardzo serdecznie.
Bardzo serdecznie wam dziękuję za dzisiejszy film, za możliwość pokazania mojej aplikacji. Zapraszam do kontaktu. Oczywiście lajki, łapki w górę są bardzo, bardzo pożądane, jak również i komentarze. Dziękuję za dzisiejszy film. Automatyk, inżynier Marcin Karwowski z ERA IT.
Microsoft 365 zawiera kompletny system zarządzania projektami, który może zastąpić drogie rozwiązania pokroju Jiry czy Monday.com bez żadnych dodatkowych kosztów. Dzięki integracji Teams, SharePoint, Planner i Loop możesz stworzyć centralne centrum projektowe, które obsługuje komunikację zespołową, zarządzanie zadaniami, przechowywanie plików i współpracę w czasie rzeczywistym. System umożliwia bezpieczne włączanie osób spoza organizacji, automatyzację powiadomień i raportów oraz kontrolę uprawnień na poziomie enterprise. Teams służy jako hub komunikacyjny z kanałami tematycznymi i automatycznym adresem email grupy, SharePoint zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów z kontrolą wersji, a Planner oferuje wizualizację zadań w stylu Kanban zintegrowaną z kalendarzem. Dodatkowo Loop wspiera szybkie notatki współdzielone, a Copilot automatycznie generuje podsumowania ze spotkań. Rozwiązanie eliminuje chaos komunikacyjny typowy dla firm używających kilku różnych narzędzi jednocześnie i jest dostępne już w podstawowej licencji Microsoft 365 Basic, co czyni je idealnym wyborem dla organizacji każdej wielkości szukających profesjonalnego zarządzania projektami bez dodatkowych inwestycji.
Cześć, tu automatyk, inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy.
W dzisiejszym odcinku pokażę ci teoretyczne podstawy do tego, w jaki sposób zbudować w Microsofcie narzędzie do zarządzania projektami - kompletne narzędzie do zarządzania projektami, w którym można prowadzić kompleksowo cały projekt.
I uwaga, mały spoiler - nie będzie tu mowy tylko o Plannerze, czyli o jednym z narzędzi do zarządzania projektami w Microsofcie. Będzie tu pokazany i omówiony zestaw narzędzi, którymi można się wspomóc właśnie do zarządzania projektem za pomocą narzędzi Microsoftu. Więc zapraszam do części merytorycznej.
Ten kanał napędzany jest przez firmę eraIT, która znajdzie właściwą automatyzację dla każdego zespołu w twoim biznesie. Masz przeciążony zespół, nie wiesz jak go odciążyć, nie wiesz jakie procesy można byłoby w nim zautomatyzować? Zobacz, wejdź na naszą stronę, sprawdź czy już tam jest gotowy dla ciebie pomysł. Jeżeli nie, kliknij w bezpłatną konsultację i sprawdźmy wspólnie, w jaki sposób możemy zautomatyzować twój biznes i zacząć oszczędzać twój czas i twoje pieniądze.
Pokażę dzisiaj podstawy teoretyczne. Nie będę w tym filmie pokazywał dokładnie jak krok po kroku zbudować to narzędzie bezpośrednio w Microsofcie. Myślę, że zrobię to w oddzielnym filmie. Jeżeli masz na to ochotę, daj znać w komentarzu. Ja chętnie przygotuję taki film, jak krok po kroku wyklikać tego typu narzędzie właśnie w Microsofcie, właśnie w Teamsie.
Natomiast dzisiaj chcę się skupić na tym, w jaki sposób można zarządzać projektem w Microsoft Teams, jakich komponentów z Microsoftu użyć, aby zbudować tego typu narzędzie.
Na początek powiem tylko kilka słów teoretycznego wyjaśnienia, tak abyście mnie dobrze rozumieli i abyście rozumieli kontekst filmu właśnie i narzędzi, które będę pokazywał i które będę omawiał.
Przede wszystkim chciałbym tutaj zrobić takie rozróżnienie pomiędzy procesem a projektem.
Procesy to są zadania, które dzieją się w firmie. Procesem może być na przykład przyjęcie towaru, które składa się z określonych zadań, ale te zadania są zadaniami cyklicznymi, znanymi na tych stanowiskach i nie są rozciągnięte najczęściej na jakiś bardzo długi okres czasu. To są dość krótkie zadania, które są realizowane w ciągu kilku godzin, kilkunastu minut czy też maksymalnie pewnie kilku dni.
Mogą być też w ramach procesów firmowych realizowane zadania cykliczne, czyli na przykład obliczenie zysków firmy - księgowość siada raz na miesiąc i oblicza ile ta firma realnie zarobiła pieniędzy albo oblicza ile tych pieniędzy trzeba oddać komuś na zewnątrz.
Więc to są procesy i dzisiaj nie będę mówił o zarządzaniu procesami właśnie w Microsofcie i w narzędziach Microsoftowych. Jeżeli macie ochotę, abym i taki film nagrał, dajcie znać w komentarzu. Ja chętnie to uczynię.
Projekty natomiast to zestawem zadań, najczęściej zestawem zadań lub jakimś jednym długim zadaniem, które składa się z podzadań ewentualnie, które ma nam dać jakiś konkretny i mierzalny efekt.
Czyli na przykład mówimy sobie, że chcemy wdrożyć automatyzację w naszej firmie. Taki projekt składa się przynajmniej z kilku zadań, jeśli nie kilkunastu. Na przykład mówię tutaj o analizie tej automatyzacji tego procesu, który ma być automatyzowany. Później budujemy sobie jakąś koncepcję wdrożenia, następnie dobieramy narzędzia w innym zadaniu i tak dalej, i tak dalej. Realizujemy projekt, który składa się z wielu zadań.
Może to być również innym przykładem wdrożenie na przykład systemu do raportowania. Tam też trzeba się zastanowić nad różnymi elementami, z których składa się nasz projekt, które należy wykonać, aby zrealizować właśnie projekt, czyli zadania. Trzeba dobrać zadania, trzeba zdefiniować zadania, które składają się na zbudowanie całego zautomatyzowanego systemu do raportowania.
Dziś natomiast nie będziemy mówić o szczegółowych zadaniach. Dziś będziemy mówić o wyzwaniach, jakie w projektach są, o narzędziach, które mogą wspomagać różnego rodzaju wyzwania, różnego rodzaju elementy i zdarzenia, które się w projekcie wydarzają.
Jakie mamy w naszych projektach najczęściej takie główne elementy, uniwersalne elementy, które w naszych projektach występują?
Jednym z najbardziej uniwersalnych tego typu elementów są zasoby. Są różnego rodzaju zasoby. Mogą być to zasoby ludzkie, które w projekcie będą pracowały - krótko mówiąc, ludzie, którzy będą pracowali w projekcie.
No i tu już pierwszy krok - jak złączyć, jak połączyć w jakąś grupę te osoby, które mają w projekcie pracować? Otóż najprostszym do tego narzędziem w Microsoft Teams jest zrobienie grupy. Taka grupa zrzesza członków naszego projektu i już mamy pierwszy krok załatwiony.
Być może w naszym projekcie będą również potrzebne inne elementy, czyli możemy tutaj powiedzieć o na przykład osobach z zewnątrz. I uwaga, w Microsoft w grupie Teamsowej można dodawać również osoby z zewnątrz. Można definiować im jakieś uprawnienia, inne rzeczy. W związku z tym to może być narzędzie, które scala osoby z twojej firmy, jak również osoby z innej czy z kilku innych firm, które mogą się wspólnie komunikować właśnie na Teamsie, właśnie na grupie Teamsowej. Mogą być równolegle osoby zarówno z zewnątrz, jak i osoby z twojej organizacji.
Dodatkowo mogą być jeszcze inne rzeczy, na przykład mogą być to listy sprzętu, listy oprogramowań, różnego rodzaju listy, które są niezbędne do zrealizowania twojego projektu - czyli narzędzia, które są niezbędne do zrealizowania tego twojego projektu. Takie listy zapotrzebowań wraz ze statusami - na jakim statusie, na jakim w jakiej fazie realizacji dane zadanie jest, dany zasób jest, pozyskanie danego zasobu jest - można tworzyć w liście SharePointowej.
A uwaga, listę SharePointową możesz bez problemu osadzić w grupie Teamsowej i mieć ją po prostu pod ręką. Jeżeli nie wiesz jak to zrobić, daj znać w komentarzu. Ja chętnie przygotuję i takie filmy.
I dalej, dobrze jest się zastanowić nad metodologią, według której będzie wasz projekt prowadzony. Ta metodologia czasem wymusza, czy też determinuje używanie jakichś narzędzi, używanie jakiś sposób używania narzędzi. Więc to metodologia, w której zarządzacie waszym projektem jest dość istotnym elementem. Jeżeli macie w firmie jakąś ogólnie przyjętą metodologię, to prawdopodobnie również wiecie, w jaki sposób wykorzystywać i jakie narzędzia mogą wspomóc realizowanie danej metodologii.
Dalej, jeden z najistotniejszych elementów, jeśli chodzi o zarządzanie projektami, jeśli chodzi w ogóle o chyba całe życie, ale w projekcie przede wszystkim - komunikacja.
I co ja mam tutaj na myśli? Może być to komunikacja na czacie. I uwaga, jak zrobicie grupę Teamsową, macie tam wspólny czat, możecie właśnie prowadzić te dyskusje, możecie je grupować według różnych tematów, czy to zadań, czy grup zadań. Może być tam podział na komunikację dotyczącą elementów technicznych projektu, elementów merytorycznych, elementów zarządczych. W różnych miejscach można prowadzić różną komunikację i do tego idealnym narzędziem są kanały - kanały w ramach grupy Teamsowej.
Dalej, nie wiem czy wiecie, utworzona grupa na Teamsie daje również możliwość komunikacji mailowej z tą grupą. Tworzy się automatycznie mail podobny do nazwy grupy Teamsowej i ten mail może być umieszczany do wiadomości różnych informacji wysyłanych mailowo, czy to na zewnątrz, czy wewnątrz twojej grupy projektowej. I w ten sposób wszyscy członkowie grupy mogą być na bieżąco z całą komunikacją.
Tutaj przede wszystkim też dość istotnym elementem jest to, aby zdefiniować sposób komunikacji. Często w projektach robi się tak, że jakieś sprawy wewnętrzne wewnątrz naszej organizacji załatwiamy właśnie czy to na czacie, czy w ramach takiej szybkiej komunikacji, albo po prostu drobne sprawy załatwiamy w ramach szybkiej komunikacji na czacie. A pewnego rodzaju ustalenia, ważniejsze rzeczy, jakieś kamienie mailowe naszego projektu załatwiamy w komunikacji mailowej.
To warto sobie taką matrycę komunikacyjną zbudować, określić co musi być wysłane mailem, co powinno być załatwione na czacie, umówić się w jakim czasie orientacyjnie, w jakim czasie ta komunikacja będzie realizowana. Czyli na przykład jeżeli wyślecie do kogoś maila, to oczekujecie, że na przykład w ciągu jednego czy dwóch dni roboczych ten mail zostanie odpowiedziany. A może wolicie, aby uzyskać na tego maila odpowiedź szybciej. W związku z tym to dobrze jest zdefiniować sobie w ramach właśnie takiego startu projektu.
Dodatkowo też trzeba się umówić w jaki sposób i jakich interwałach pracujemy na czacie. Ja nie jestem zwolennikiem tego, aby i na czacie i na mailu pracować po prostu jak na SMS-ach w takiej komunikacji synchronicznej, czyli ktoś coś pisze, ja od razu odpisuję i mamy taki pingpong. Dobrze jest się na to umawiać. Wtedy nasza praca i nasza komunikacja jest dużo bardziej efektywna. W związku z tym zachęcam do zdefiniowania po prostu sposobów komunikacji.
Kolejnym bardzo ważnym elementem w każdym projekcie są pliki, różnego rodzaju pliki. Tych plików w naszych projektach jest zawsze dość dużo, ale warto zrobić sobie takie miejsce na pliki. I uwaga, tworząc grupę Teamsową, takie miejsce na pliki dostajecie niejako w pakiecie, czyli każda grupa na Teamsie ma swoje miejsce na pliki. W związku z tym możecie wrzucać tam pliki, możecie definiować różnego rodzaju uprawnienia, zwłaszcza dla osób z zewnątrz.
I uwaga, jeżeli wasza organizacja daje taką możliwość, a konfiguracja narzędzi Microsoftowych dopuszcza, to również aby pliki z waszego Teamsa, z waszego projektu były udostępniane na zewnątrz, czy to do odczytu, czy to do edycji. Tu mamy pełne możliwości korzystania z dobrodziejstw właśnie pracy chmurowej i takiej pracy zdalnej na różnych narzędziach Microsoftu i na plikach oczywiście również w ramach grupy Teamsowej.
Kolejnym elementem związanym niejako z plikami są notatki. Warto zrobić oddzielne miejsce na notatki. Można też pomyśleć czy nie fajnym pomysłem byłoby dołożenie do tego Loop - czyli kolejnego narzędzia z rodziny Microsoft, w którym można robić szybkie notatki, w którym można robić szybkie listy obecności ze spotkań, które jest powszechnie wykorzystywane przez Copilota - narzędzie AI Microsoftowe, które buduje właśnie pliki w Loop, buduje notatki ze spotkań właśnie w Loop.
I do tego można myślę fajnie wykorzystać i mieć dość dobre miejsca na notatki, mieć takie właśnie szybkie miejsca na notatki. Uwaga, w Loop również można pracować przez wiele osób w ramach jednego narzędzia. Widać kto co pisze, świetnie się tam współpracuje właśnie w takich plikach robionych na szybko.
W Loop oczywiście nie można robić, nie znam nikogo, kto by robił jakiegoś pewnego rodzaju umowy, protokoły, takie oficjalne dokumenty, ale Loop jako takie narzędzie do szybkiej komunikacji i szybkich ustaleń jest bardzo dobrym narzędziem.
Jeśli mówimy o plikach, nie możemy zapomnieć o dokumentach, o różnych dokumentach projektowych, zamówieniach, umowach, być może protokołach, być może fakturach. Wszystko można w jednym miejscu trzymać i mieć pełną dokumentację naszego projektu w ramach właśnie również grupy Teamsowej.
Można również wrzucić szablony - szablony protokołów. Jeżeli umowa w waszym projekcie definiuje jakieś szablony protokołów, można je wrzucić do szablonów i po prostu używać, nie szukać tych dokumentów, nie szukać tych plików po różnych osobach, po różnych OneDriveach, tylko mieć to wszystko w jednym miejscu i świetnie się komunikować i super używać tych narzędzi.
Bardzo ważnym elementem każdego projektu jest kalendarz. No i tu powiązane z kalendarzem mogą być czy to w takiej formie, czy w innej zadania. I tu zadania mogą być na przykład realizowane oczywiście w Plannerze, ale też wyświetlane w układzie kalendarzowym. Ale też możemy za pomocą kalendarza umawiać spotkania zespołu, spotkania w ramach poszczególnych zadań.
Więc kalendarz i zadania to w mojej ocenie dość ze sobą powiązane elementy, ale możemy w ramach Teamsa właśnie to wszystko przygotować, osadzić Plannera i mieć te zadania również pod kontrolą, również rozpisane.
Możemy w tym Plannerze zbudować jednego plannera, możemy zbudować kilka równoległych plannerów, jeżeli projekt jest bardzo rozległy, a prace idą w takim trybie równoległym nad jedną grupą zadań, nad drugą grupą zadań w ramach całego projektu - to możemy tych plannerów do naszego narzędzia dodać dużo.
No i zobaczcie jak to się wszystko ładnie poskładało. Teraz zostawię ci taką notatkę w postaci karteczek, gdzie jakiego narzędzia używamy.
Grupa Teams - to wszystko można stworzyć w ramach grupy Teamsowej. Wszystkie te elementy mogą być osadzone w grupie Teamsowej. Czyli robimy sobie grupę Teamsową, która nam scala zasoby rozumiane jako osoby z wewnątrz organizacji. Zapraszamy do tej grupy Teamsowej osoby z zewnątrz organizacji oraz robimy listy SharePointowe do pozostałych zasobów, które mamy w naszym projekcie.
Jeśli chodzi o definiowanie metodologii, to jest wewnętrzna sprawa waszej organizacji, więc tutaj nie będę żadnej karteczki dopisywał.
Natomiast dalej, cała komunikacja w ramach projektu może odbywać się w grupie Teamsowej, czy to na czacie, czy to na mailu. Jeśli chodzi o maila to oczywiście tutaj należy dorzucić jeszcze Outlooka, a najlepiej zdefiniować sobie w jakimś dokumencie sposób komunikacji, który będzie realizowany w waszym projekcie.
Tu również jeśli chodzi o pliki to grupa Teamsowa oczywiście tutaj króluje. Notatki w Loop - być może jakieś zautomatyzowane notatki, które będzie wam jeszcze robił do tego wszystkiego Copilot. Szablony dokumentów - to wszystko są narzędzia grupy Teamsowej, czyli tak naprawdę można też tutaj powiedzieć, że SharePointa.
Kalendarz jest również elementem grupy Teamsowej. No i na końcu Planner jako narzędzie do zarządzania zadaniami.
Więc mamy cały zestaw narzędzi do zarządzania projektami, które można wszystkie zbudować w Teamsie, wszystkie zbudować w Microsofcie. Wszystkich ich można używać już od najniższej licencji Microsoft 365 Basic, do czego cię serdecznie zachęcam.
Jeżeli chciałbyś czy chciałabyś, abym przygotował film, w którym pokażę jak te narzędzia, jak to wszystko można wyklikać właśnie za pomocą Teamsa, za pomocą Microsoftu, daj znać w komentarzu. Ja chętnie taki film przygotuję.
Oczywiście jeżeli ci się ten film podobał, daj lajka. Jeżeli uważasz, że ten film jest wartościowy, daj znać w komentarzu. Dla ciebie to żaden wysiłek, a dla mnie wielka frajda czytać wasze komentarze i widzieć wasze lajki. No i oczywiście YouTube będzie też wspomagał wtedy ten film i pokazywał go innym osobom, do czego cię serdecznie zachęcam.
To wszystko na dzisiaj. To tyle ile chciałem ci w takim telegraficznym skrócie przekazać na temat zarządzania projektami za pomocą narzędzi Microsoft 365. Jeżeli jeszcze raz powiem - masz pytania, śmiało pisz, wchodź na stronę, korzystaj z bezpłatnej konsultacji. Po to jestem, aby pomóc, po to jestem, aby wspomóc twój biznes w oszczędzaniu pieniędzy i przede wszystkim w jeszcze większym wykorzystaniu narzędzi pakietu Microsoft 365, za które i tak już płacisz.
W związku z tym jeszcze raz dziękuję za dzisiaj i zapraszam do następnego filmu. Inżynier Marcin Karwowski. Cześć.
Microsoft Intune to rozwiązanie do centralnego zarządzania sprzętem firmowym, które znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa i redukuje koszty IT. Dzięki niemu możesz z jednego miejsca wdrażać polityki bezpieczeństwa, automatycznie konfigurować programy i monitorować stan wszystkich urządzeń. System zapewnia szyfrowanie dysków, pozwala zdalnie wyczyścić skradziony sprzęt i separuje dane firmowe od prywatnych. Dodatkowo ułatwia pracę hybrydową, wspiera zgodność z regulacjami i działa na różnych systemach - od Windows po urządzenia Apple. Dostępny w Microsoft 365 Business Premium, Intune jest idealnym rozwiązaniem zarówno dla małych, jak i dużych organizacji, które chcą zautomatyzować zarządzanie sprzętem i zwiększyć bezpieczeństwo.
Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale opowiadam, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę Twoją i Twojej firmy. Dzisiaj dość nietypowe rozwiązanie, bo będę mówił o zarządzaniu sprzętem właśnie w ramach narzędzi Microsoft 365, jak te narzędzia mogą wesprzeć ten proces. Powiem konkretnie o aplikacji i rozwiązaniu Intune.
Od razu mówię, nie jest to lekcja dla inżynierów. Jest to lekcja bardziej dla ludzi z biznesu, wsparcia IT, tak aby wszyscy mogli zobaczyć, jakie są zalety korzystania z tego narzędzia i gdzie ono może wesprzeć właśnie zarządzanie sprzętem. Tak że zapraszam do części merytorycznej.
Dzisiejszy odcinek będzie przygotowany w postaci pająka. Pająk ten sprawdził się w poprzednim filmie, bardzo Wam się spodobał z tego, co słyszałem, więc pająk również przygotowany został na dzisiejszy film. Mam tutaj dziewięć punktów, które będę chciał omówić, więc no zapraszam od razu do pierwszego.
Narzędzie Intune, ogólnie rzecz biorąc, służy do zarządzania urządzeniami, czyli wszystkie komputery, wszystkie urządzenia, jakie są w Twojej firmie, mogą być zarządzane właśnie z jednego miejsca, z centralnego miejsca, co w znacznym stopniu redukuje czas i koszty związane z obsługą tych urządzeń. Czyli nie trzeba podchodzić za każdym razem do komputera, aby udzielić takiej pomocy, można to zrobić zdalnie, można przede wszystkim zdalnie zdiagnozować komputer i zobaczyć, w jakim on jest stanie i czy wymaga jakiejś ingerencji.
Centralizacja daje też możliwość, i to jest doskonała rzecz, to jest absolutnie hit w mojej ocenie, pracy właśnie w Intune - daje możliwość wdrażania spójnych polityk, czy to bezpieczeństwa, czy innych, o których za chwilę będę mówił. Ale dla mnie jest to jedno z najlepszych rozwiązań, jakie można wyobrazić sobie do zarządzania właśnie sprzętem.
Punkt drugi to bezpieczeństwo. Bezpieczeństwo jest bardzo ważnym aspektem w dzisiejszych, zwłaszcza dzisiejszych trudnych czasach. Więc dzięki Intune, właśnie tych narzędzi Intune i centralnego zarządzania, można zwiększyć bardzo mocno bezpieczeństwo, bo możemy przede wszystkim wymusić automatyczne i automatycznie wdrażane polityki bezpieczeństwa, czy to polityki konfiguracji na przykład antywirusa, konfiguracji firewalla, konfiguracji przeglądarki, czy wszystkich konfiguracji, jakie możesz sobie tylko wyobrazić.
Za pomocą Intune jesteśmy w stanie wstrzykiwać wszystkie zasady bezpieczeństwa i konfiguracji każdego komputera. Więc nie ma tutaj zupełnie takiej możliwości, że ktoś, jakiś użytkownik niechcący, niefrasobliwie wyłączy na przykład antywirusa i wtedy nastąpi atak. Wszystko jest wdrażane automatycznie, może być zabezpieczone automatycznie.
W przypadku na przykład zgubienia komputera, to jest też bardzo ważna rzecz, można ten komputer zdalnie wyczyścić. Co to w praktyce oznacza? Że jeżeli mamy zgłoszenie, że komputer został skradziony, możemy kliknąć w Intune "Wyczyść dane" i kiedy tylko dostanie on podłączenie do internetu, automatycznie wszystkie dane zostaną z niego skasowane.
No dobra, ale możecie zapytać, no a co jeżeli ten komputer nie dostanie podłączenia do internetu, a złodzieje będą chcieli wykraść z niego dane? No, raczej będzie to niemożliwe, bo właśnie zastosowanie tych centralnych polityk bezpieczeństwa może nam pomóc w zastosowaniu takiej polityki, która mówi o tym, że szyfrujemy dyski. Więc wszystkie dyski w komputerach mogą być automatycznie szyfrowane, klucze deszyfrujące są centralnie zarządzane i mamy je w Intune. Więc dane są absolutnie bezpieczne. Ani nie można ich wyjąć poprzez ingerencję bezpośrednią w sprzęt, a zostaną na pewno skasowane w momencie, kiedy ten komputer dostanie choćby na chwilę dostęp do internetu.
W ramach polityk bezpieczeństwa jest możliwa separacja danych firmowych od danych prywatnych, ale na urządzeniach prywatnych pracowników. Czyli inaczej mówiąc, możemy tak skonfigurować dostęp do naszego Microsoftu, że pracownicy, którzy będą korzystali z prywatnych stacji roboczych, dalej nie będą mogli czy to pobierać na przykład plików, czy nie będą mogli zainfekować tych plików, no bo nasze polityki bezpieczeństwa będą strzegły właśnie tego typu operacji. Więc można bezpiecznie udostępnić korzystanie z zasobów firmowych na prywatnych komputerach pracowników.
Tyle w skrócie o bezpieczeństwie. Oczywiście tych wszystkich elementów, ja tu wybrałem te najważniejsze, te, które ja uważam za najważniejsze, tych elementów w każdym z punktów mógłbym wymieniać pewnie godzinami. Natomiast chcę, żebyście z grubsza zrozumieli, do czego w ogóle ten Intune może nam, do czego może nam służyć.
W punkcie trzecim mamy optymalizację kosztów IT. No idę tak trochę biznesowo, czyli najpierw wyjaśniłem, do czego ten Intune służy, czyli że to jest narzędzie do zarządzania, centralnego zarządzania sprzętem, później powiedziałem kilka słów o bezpieczeństwie, teraz mówię kilka słów o kosztach. No bo koszty i bezpieczeństwo to jest w firmie jeden z najważniejszych elementów.
Więc jeżeli w Twojej firmie jest wielu pracowników, to wdrożenie takiego Intune i centralnego zarządzania sprzętem może w znacznym stopniu skrócić koszty obsługi tych sprzętów. Bo Intune działa w taki sposób, że użytkownik loguje się do komputera swoim loginem i hasłem i wszystko od razu automatycznie ma konfigurowane. Czyli jeżeli ma dostęp do pakietu Office, instaluje mu się cały pakiet Office, instaluje się Outlook, konfiguruje się Outlook, instaluje się OneDrive, wszystko robi się automatycznie, wszystko jest centralnie zarządzane. Więc to jest absolutny hit, ja w firmie właśnie z tego korzystam.
Mam tutaj, patrzę na komputer, który właśnie świeżo kupiłem dla jednego z pracowników, i on po wpięciu do Intune po prostu działa. Mało tego, po wpięciu do Intune takiego komputera, który kupiłem w jednym ze sklepów internetowych, Intune czyści te wszystkie dodatkowe oprogramowania, które są na nim zainstalowane, te różne reklamowe, jakieś nie będę tego nazywał tak, jak bym chciał to nazwać. Ale czyści te niepotrzebne softy i zostaje czysty system operacyjny plus to, co centralnie tam wdrożymy, co centralnie tam wstrzykniemy.
Przy takim centralnym zarządzaniu, i w kontekście kosztów, no tu praktycznie przy dobrej konfiguracji nie ma możliwości, żeby występowały jakieś incydenty bezpieczeństwa. Komputery mają skonfigurowane antywirusy, firewall, wszystko jest, więc z całą pewnością tych incydentów bezpieczeństwa będzie bardzo, bardzo niewiele.
Dodatkowo automatycznie możemy wykonywać różne zadania administracyjne, tak jak na przykład centralne dystrybuowanie aktualizacji systemu. My mówimy, my jako administratorzy, my jako zarządzający tą infrastrukturą, mówimy, że na przykład dzisiaj czy jutro, czy za tydzień aktualizacje będą instalowane. Więc mamy nad tym absolutnie kontrolę i one są wtedy, kiedy my zdecydujemy, instalowane na stacjach roboczych naszych pracowników.
W czwartym punkcie, no właśnie, doświadczenie użytkownika. Doświadczenie, mam na myśli to, że pracownikowi jest dużo łatwiej, jest dużo prościej używać właśnie takiego komputera z centralnym zarządzaniem tym komputerem, z Intune. No bo on może instalować na przykład w sklepie tylko te aplikacje, które będą przez nas, przez administratorów, zdefiniowane jako możliwe do używania. To jest super rzecz, nie trzeba się zastanawiać. Wchodzisz do sklepu, instalujesz to, co jest, wiesz, że Twój administrator to sprawdził, i wiesz, że możesz tego używać.
O tym już mówiłem, ale powtórzę to raz jeszcze: Outlook skonfigurowany automatycznie, OneDrive skonfigurowany, Teams skonfigurowany, wszystko automatem od razu jest skonfigurowane. Jeżeli potrzebujemy na przykład, nie wiem, Adobe Readera, możemy go też automatycznie instalować na stacjach roboczych. No super, super rozwiązanie.
Mamy też możliwość szybkiego rozwiązywania problemów technicznych poprzez zdalne połączenie z komputerem. Intune ma takie narzędzia, aby można było zdalnie połączyć się z użytkownikiem, połączyć się z komputerem i udzielić zdalnej pomocy. To jest też super rzecz.
Przy używaniu Intune, użytkownik ma jedno hasło do wszystkiego. No nie do wszystkiego, co jest na świecie, o tyle, że do wszystkiego, czyli do komputera jest to samo hasło, do Outlooka to samo hasło, w tych miejscach, gdzie są narzędzia Microsoftowe, wszędzie jest to jedno hasło.
Mało tego, jeżeli jest komputer wpięty do centralnego zarządzania, nie trzeba na przykład w Edu podawać w ogóle hasła, logując się do Office. On automatycznie jest zalogowany i automatycznie oczywiście loguje do Microsoftu bez żadnego problemu. Więc tych wymienianych przeze mnie automatyzacji jest tutaj ogromna, gigantyczna ilość. Ja co chwilę mówię "automatycznie, automatycznie", ale tak właśnie jest.
SSO to taka techniczna furtka, techniczna możliwość połączenia się z różnymi aplikacjami za pomocą logowania Microsoft. Jeżeli używamy Intune, to jest jeszcze prostsze. Czyli możemy wszędzie, w bardzo wielu aplikacjach, używać logowania właśnie tym kontem Microsoft, co z punktu widzenia użytkownika jest po prostu doskonałym rozwiązaniem.
Jeśli podoba Ci się ten materiał, chcesz więcej takich materiałów, daj znać, co o nim sądzisz, daj znać w postaci łapki w górę albo innego wyrażenia opinii w medium, którym to oglądasz, czy to na YouTubie, czy to na Spotify, czy w Apple Podcast. Wszędzie masz możliwość wyrażenia opinii o tym, co robię. Zrób to, ja będę wdzięczny za wszelkie formy aktywności. Dzięki, automatyk inżynier Marcin Karwowski.
Idziemy na drugą stronę pająka, a tutaj czeka na nas... Słuchajcie, no właśnie, wsparcie pracy hybrydowej. Tu, zwłaszcza, no pandemia za nami, ale jeszcze pewnie troszeczkę gdzieś tam w głowie pamiętamy, jak to było, nagle trzeba było się przenieść, nagle trzeba było pracować na zupełnie innych komputerach. No i właśnie to zarządzanie centralne wspomaga ten proces doskonale, daje możliwość szybkiego na przykład dokupienia komputerów, wdrożenia ich w firmie. To jest dosłownie kilka, maksymalnie kilka godzin, i nowy komputer jest przygotowany ze wszystkim, z czym miałby być przygotowany do pracy.
Więc możemy tu łatwo wdrażać nowe komputery, nowe aplikacje. Jeżeli firma zakupi jakąś aplikację dla wszystkich pracowników, możemy ją po prostu, cyk, wrzucić do instalacji. Użytkownicy przychodzą rano na przykład i już mają wszyscy po instalacji. Konfiguracja niezależna od użytkownika, lokalizacji i tak dalej, no tak, no wszyscy mają taką samą konfigurację.
Jeżeli ktoś ma mieć inną, jest taka możliwość, możemy tworzyć grupy użytkowników i w ramach tych grup dawać inną konfigurację, odrobinę zmienioną. Na przykład, nie wiem, deweloperzy będą mieli jakieś narzędzia deweloperskie, ktoś na magazynie będzie miał inne narzędzia służące do pracy w magazynie. Więc możemy robić grupy użytkowników i w ten sposób też różnicować odrobinę konfigurację komputerów.
Wsparcie pracy hybrydowej mamy omówione. Zgodność z regulacjami. Tak jak mówiłem, powtarzam się tutaj w niektórych momentach, no ale to takie narzędzie, że trzeba odmieniać przez różne przypadki te funkcjonalności. No i teraz, jeżeli mamy jakieś regulacje centralne, jeżeli wdrażamy ISO, jeżeli wdrażamy nową politykę bezpieczeństwa, to możemy automatem wymusić zgodność tych urządzeń z tymi zasadami centralnie. Nie musimy chodzić do każdego komputera i instalować czegoś na nim, tylko zdalnie to wszystko instalujemy.
Wiemy, w którym komputerze są jakieś alerty bezpieczeństwa. Słuchajcie, to jest naprawdę absolutny hit! Wiemy, że na przykład tutaj dysk pada, tutaj gdzieś jest dysk pełny, możemy, zanim użytkownik się o tym dowie, pomóc mu, zaopiekować ten temat. To jest tak wspaniała rzecz! Jak użytkownicy widzą, że IT wyprzedza problemy, że to jest w ogóle, no z mego punktu widzenia, absolutny hit!
Możemy robić szczegółowe raporty różnych rzeczy, incydentów, tego, co jest zainstalowane w komputerze, to wszystko jest tam zautomatyzowane i możliwe do szybkiego wyjęcia. Więc możemy bardzo szybko i łatwo wdrażać nowe regulacje prawne, nowe zasady bezpieczeństwa. To jest bardzo łatwe i proste właśnie za pomocą narzędzia, jakim jest Intune.
Skalowalność rozwiązania. No tu korzystanie z narzędziem Microsoftu jest, moim zdaniem, znowu bardzo fajną rzeczą. W firmie, która ma kilku pracowników, tak jak moja w tej chwili - mamy kameralny zespół, mamy kilku pracowników - używamy tego rozwiązania. Ale naszymi klientami są firmy, które mają 100 i 200, i więcej użytkowników. I do każdej z tych firm te narzędzia się nadają i każdą z tych firm te narzędzia są w stanie ogarnąć, są w stanie w nich działać.
Więc zapraszam, Intune jest właśnie dla Was, niezależnie od tego, czy jesteś firmą dwu-, pięcio-, czy 200-, 300-osobową. Tak, narzędzia Intune są również, są również dla Was, a może przede wszystkim dla Was. Bo to tam, przy dużych firmach, się tego czasu poświęca bardzo dużo, a z kolei w małych firmach nie ma do końca specjalistów, którzy mogliby czuwać nad bezpieczeństwem. Więc wdrożenie ze specjalistami, z inżynierami doświadczonymi, właśnie narzędzia Intune w małej firmie również daje ten boost bezpieczeństwa bardzo duży.
Możemy wdrażać właśnie w zautomatyzowany sposób nowych pracowników, nowe urządzenia. No to oczywiście bez najmniejszych trudności te narzędzia mogą po prostu rosnąć razem z organizacją.
Zobaczmy, co tutaj mamy w punkcie ósmym. No właśnie, koszt. Na początek jest przede wszystkim taki... Tu Miro, Miro nam pomaga i Miro ma wklejony cennik. To jest cennik na moment nagrywania tego materiału, nie wiem, co będzie, co będzie później. Natomiast tutaj macie te trzy podstawowe licencje Microsoft 365 najczęściej używane. Moi drodzy, albo Basic, albo Standard, zwany "standardem".
Tutaj różnica jest prosta - w Standardzie są dodatkowe aplikacje desktopowe, czyli takie, które można zainstalować na komputerze, w Basicu ich nie ma. No ale zobaczcie, co mamy w Premium. Ja dzisiaj omawiam tutaj Intune, natomiast zobaczcie, że w ramach tej licencji Premium macie jeszcze zarządzanie tożsamością, o tym też pewnie przyjdzie moment, że nagram materiał. Jest Microsoft Defender, czyli zaawansowany antywirus. To są takie rozwiązania, które monitorują bezpośrednio cały ruch, który przychodzi przez komputer służbowy, i zagrożenia są wykrywane online. Więc jak następuje na przykład jakiś atak, to od razu, cyk, Microsoft o tym wie, blokuje ten atak, wyskakują alerty i dalej jesteście, słuchajcie, bezpieczni. I jest jeszcze Purview, to jest narzędzie do zarządzania bezpieczeństwem danych, o tym też pewnie kiedyś odcinek nagram.
Więc dzisiaj, tylko z tych elementów, w ramach pakietu Microsoft 365 Biznes Premium macie Intune. I za te 20 euro z okrasą miesięcznie możecie używać właśnie Intune w swojej firmie. Czy to dużo? Sami pomyślcie, ile jest dla Was warte bezpieczeństwo, ile jest dla Was warte, ile jest dla Was warte właśnie automatyzowanie tego procesu uruchamiania nowych pracowników i zabezpieczenie wszystkich pracowników przed atakami.
Do kosztów licencji należy dołożyć koszt wdrożenia. On jest wyliczany indywidualnie, w zależności od tego, co chcecie, aby było skonfigurowane, jakich używacie systemów. O tym zaraz też, za chwilę powiem kilka słów. No i dalej koszt utrzymania. Ktoś musi patrzeć, ktoś musi monitorować, czy nie pojawiają się jakieś zagrożenia, zaglądać po prostu w te konsole, w te dziesiątki raportów, aby móc sprawdzić, czy Twoja organizacja jest bezpieczna wtedy, kiedy Ty śpisz. Ktoś nie może spać, jakiś automatyk inżynier w tym czuwać.
W ostatnim punkcie, no właśnie, niespodzianka! Słuchajcie, Microsoft Intune daje możliwość zarządzania, no, Windowsami, to pewnie było dla Was absolutnie oczywiste, dla mnie też, ale daje możliwość zarządzania komputerami z nadgryzionym jabłkiem, czy to komputerami, czy to, słuchajcie, tabletami, telefonami, nie ma to żadnego znaczenia. Jakimi urządzeniami możesz zarządzać właśnie z Intune i dawać możliwość bezpiecznego korzystania z Twoich zasobów firmowych na dowolnych urządzeniach, na dowolnych OS-ach, które, które są dzisiaj na świecie.
Więc tak, na Maca niektórzy mówią "nie ma wirusów", być może nie ma. Ja nie chcę sprawdzać, mam zainstalowanego Defendera i Defender sprawdza, czy nie ma na moim Maku żadnych wirusów. Więc doskonałe rozwiązanie.
Jeżeli macie jakieś pytania apropos Intune, apropos tego, co tam jeszcze można zrobić, śmiało dawajcie znać w komentarzu, dawajcie znać mailem, dawajcie znać w social mediach, gdziekolwiek chcecie, możecie mnie pytać o to, co można zrobić w Intune. A można zrobić nieskończenie wiele, więc możecie zadawać nieskończenie wiele pytań, a ja udzielę być może nieskończenie wielu odpowiedzi.
Słuchajcie, zapraszam serdecznie do korzystania właśnie z tego rozwiązania w waszych firmach. My mamy tych wdrożeń już sporo na swoim koncie, więc możemy to wdrożyć również i w Twojej firmie. Albo ktoś inny, ale z całą pewnością warto używać Intune, warto używać wyższych licencji pakietu Microsoft 365, aby komputer i biznes przede wszystkim, biznes był bezpieczny.
W dzisiejszym filmie to wszystko. Żegna Was serdecznie automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Przypominam o łapkach, przypominam o komentarzach, przypominam również o tym, że można mnie od niedawna słuchać w systemach podcastowych. Więc jeżeli nie możesz oglądać tego na YouTubie, odpalaj podcast, wrzucaj go w samochodzie, wrzucaj go w słuchawki i słuchaj tego, co jeszcze można zrobić w ramach narzędzi Microsoft 365. Jeszcze raz dziękuję, Marcin Karwowski, automatyk inżynier, w skrócie AI. Do zobaczenia!
Omówiliśmy znaczenie wywiadów w podcastach oraz jak skutecznie się do nich przygotować.
Wywiady z gośćmi to doskonały sposób na wzbogacenie treści podcastu. W tym odcinku omówimy, jak przygotować się do wywiadu, jakie pytania zadawać oraz jak prowadzić rozmowę, aby była interesująca dla słuchaczy. Dobry wywiad może przyciągnąć nowych słuchaczy i wzbogacić Twoją audycję.
Przed rozmową warto dokładnie poznać swojego gościa oraz temat, który będzie poruszany. Przygotuj listę pytań, ale bądź elastyczny i gotowy na nieprzewidziane odpowiedzi.
Wywiady to świetny sposób na wzbogacenie treści podcastu.
W tym odcinku przedstawiliśmy podstawy podcastingu oraz narzędzia potrzebne do jego rozpoczęcia.
Podcasty stały się jednym z najpopularniejszych sposobów na konsumowanie treści w dzisiejszych czasach. W tym odcinku omówimy, czym są podcasty, jak je tworzyć oraz jakie są ich zalety. Podcasty to nagrania audio, które można odsłuchiwać w dowolnym miejscu i czasie, co czyni je niezwykle wygodnym medium.
Aby rozpocząć swoją przygodę z podcastami, potrzebujesz kilku podstawowych narzędzi. Przede wszystkim, dobrego mikrofonu, oprogramowania do edycji dźwięku oraz platformy do hostingu. Warto również zaplanować tematykę i format swojego podcastu, aby przyciągnąć słuchaczy.
Podcasty to nowa forma opowiadania historii.
Firmowy asystent AI zasilany Twoimi własnymi danymi może zrewolucjonizować pracę w organizacji. Od błyskawicznego wyszukiwania dokumentów, przez automatyzację obsługi klienta, wsparcie HR, analizę umów, aż po prognozowanie sprzedaży - praktycznych zastosowań jest co najmniej kilkadziesiąt. Microsoft Azure pozwala zbudować takie rozwiązanie z pełnym bezpieczeństwem danych, bez ograniczeń ilościowych i z możliwością wyboru dowolnych modeli AI. Zobacz, jak wygląda w praktyce czatbot analizujący faktury i dowiedz się, jak wdrożyć podobne rozwiązanie w swojej firmie.
Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. Dzisiaj powiem o temacie dość popularnym, o temacie, który w wielu filmach i w wielu mediach pojawia się każdego dnia, czyli o sztucznej inteligencji. W dzisiejszym filmie pokażę ci, w jaki sposób można wykorzystać sztuczną inteligencję do tego, aby zbudować asystenta, aby zbudować właśnie taki czat, który będzie korzystał z twoich firmowych danych. Pokażę ci, do czego to może służyć i jak to może działać. Zapraszam do części merytorycznej.
Ten kanał napędzany jest przez firmę eraIT, której jestem prezesem, jestem współwłaścicielem, w której możesz otrzymać wdrożenie różnego rodzaju aplikacji zbudowanych w oparciu o sztuczną inteligencję - o tym będę mówił dzisiaj, ale również wdrożenie aplikacji bardziej tradycyjnych, bardziej takich, można powiedzieć, przyziemnych, które wspomogą twój biznes w przeróżnych czynnościach. Szczegóły masz na stronie internetowej, do której cię już teraz serdecznie zapraszam.
Dzisiejszy film będzie się składał z dwóch zasadniczych części:
Na początek powiem ci, dlaczego w ogóle warto korzystać z takich rozwiązań klasy Enterprise, które są przygotowane i które są dostępne w chmurze Azure. To, że te rozwiązania nazywam klasy Enterprise, wcale nie oznacza, że ich koszty są kosztami Enterprise. Jeżeli jesteś zainteresowany/zainteresowana poznaniem konkretnych kosztów właśnie takich rozwiązań, daj znać w komentarzu, a spotkamy się i na takim spotkaniu pokażę ci, w jaki sposób można wyliczyć te koszty, w jaki sposób można je estymować. Ja nie znam takich ultra precyzyjnych informacji o kosztach, nie udzielę ich, natomiast tego rodzaju estymacje będzie można przeprowadzić.
Dlaczego warto w ogóle zastanawiać się i rozważać wykorzystanie takiej wersji sztucznej inteligencji, a nie tej dostępnej powszechnie na stronach, czy to OpenAI, czy Claude, czy innych firm, które dostarczają tego typu rozwiązania?
Przede wszystkim mamy tutaj:
Więc jeżeli masz pytania do tej części, daj znać w komentarzu, co chciałbyś wiedzieć, co chciałabyś wiedzieć, jeśli chodzi o przygotowanie w ogóle tego typu rozwiązań w chmurze Azure. Spróbuję odpowiedzieć na twoje pytania.
A teraz przechodzimy do przygotowanego pająka. Tutaj, słuchajcie, mamy 10 takich przykładów, które mi przyszły do głowy, które mogą być ciekawe, które mogą pokazać ci możliwości w ogóle zastosowania praktycznego w biznesie tych rozwiązań w oparciu o sztuczną inteligencję. No i teraz:
Chcielibyście tutaj, no widzicie, widzicie, że jest setne rozwiązanie, a nie ma 10. Jeżeli chcecie dostać pełną listę 100 takich przygotowanych przez nasz zespół zastosowań czata, praktycznych zastosowań czata w oparciu o dane, które w tej organizacji mogą być, wejdźcie na stronę erait.pl/100. Podajcie swój adres email, a ja wyślę wam listę 100 praktycznych zastosowań czata, pokategoryzowane rozwiązania, świetna lektura, która być może zainspiruje cię do właśnie skorzystania z tego typu narzędzi.
Okej, dziękuję za tą część materiału. Tutaj zobaczcie, piękny, piękny pająk wyszedł nam kolejny raz. Mamy 100, przepraszam, mamy 10 praktycznych zastosowań. No, 9, a pozostałe 91 może być na twoim mailu. A teraz idziemy zobaczyć, jak to wygląda w praktyce, jak to działa w praktyce, jak taki czat pokazuje dane. Zapraszam do kolejnej części.
Jesteśmy już w czacie. Słuchajcie, jeżeli ten materiał do tej pory uważacie, że jest wartościowy, że jest ciekawy, dajcie znać w komentarzu, dajcie znać w postaci łapki w górę, być może suba, być może dzwonka, żebyście wiedzieli, jakie kolejne materiały będę publikował na tym właśnie kanale. To pomoże bardzo w rozwoju tego kanału, pomoże mi. Ja strasznie lubię te komentarze, bardzo lubię łapki w górę i subskrypcje, więc nie krępujcie się - dla was to jest drobiazg, a dla mnie duża radość. Dziękuję.
Zapraszam do obejrzenia czata. To rozwiązanie jest ciekawe o tyle, że po pierwsze może działać właśnie przez przeglądarkę internetową, tak jak to widzisz teraz. Ja tutaj prezentuję, ale również bez żadnego problemu, bez żadnych dodatkowych kosztów można to wdrożyć w Teams, czyli ten czat może być widoczny w Teams, może działać w Teams, może funkcjonować w Teams, czyli w twojej organizacji. Oczywiście, dostęp do tej strony, którą tutaj widzisz, jest również po zalogowaniu się, tylko po zalogowaniu się. Tu nie ma otwartego dostępu do tego narzędzia, ale osadzenie go w Teams daje już pełną integrację właśnie z twoją, z twoją organizacją.
I czat działa jak to czat, znacie wszyscy pewnie już niejednego czata w oparciu o sztuczną inteligencję, więc ja zapytam swojego czata: "Kim jesteś?" I tutaj, słuchajcie, możemy moderować te odpowiedzi, możemy taki dać master prompt, który już ukierunkuje naszego czata, jak ma udzielać tych odpowiedzi. Możemy tutaj wrzucać dodatkowe parametry, które chcemy, aby były uwzględnione, słowem - możemy bardzo mocno inżynierować w to całe rozwiązanie, żeby ono było dostosowane do waszych potrzeb, do waszych wymogów i do waszej struktury organizacyjnej i waszego konkretnego zastosowania. Widzicie, jaką, jaką odpowiedź udzielił.
Ja zapytam teraz tego czata, czy ma dane o fakturach. Pytam, czy ma dane o fakturach, bo słuchajcie, ja mam tutaj zbudowanego czata właśnie do tego, aby udzielał informacji o fakturach. Wrzuciłem tutaj kilkanaście, kilkadziesiąt faktur w postaci pliku PDF. No i widzisz, ma, ma dostęp do faktur i może właśnie na te pytania odpowiedzi udzielać.
I zadaję kolejne pytanie: "Czy ma fakturę od...?" I zaraz zobaczymy, jak to wygląda. Zobaczcie, ma fakturę od Grzegorza Szymańskiego i ona ma takie parametry. Tu, co ciekawe, pojawia się też taka referencja, czyli źródło tak naprawdę odpowiedzi, na bazie jakiego pliku, na bazie jakiej wiedzy czat udzielił odpowiedzi na to pytanie. No i to jest, słuchajcie, świetna rzecz, absolutnie świetna rzecz. Można, zwłaszcza na początku, żeby trochę nabrać takiego zaufania do narzędzia, sprawdzić, czy te odpowiedzi są prawidłowe, monitorować te odpowiedzi i dzięki temu mieć naprawdę świetnego asystenta do wspomagania twojej pracy i wspomagania pracy twoich zespołów.
Ja nie będę tutaj już dalej pokazywał tych możliwości, no bo to pytania można zadawać przeróżne, znacie wszyscy, znacie wszyscy już zastosowanie i sposób rozmowy, sposób interakcji ze sztuczną inteligencją, więc to nie o to chodzi, żeby teraz pokazywać kolejne pytania. Chodziło mi przede wszystkim o to w tym filmie, aby pokazać ci, że można tu umieścić twoje dane firmowe i właśnie w taki dość przyjazny sposób z nich korzystać. To jest tylko próbka możliwości.
Jeżeli chciałbyś, chciałabyś zobaczyć kolejne filmy właśnie o sztucznej inteligencji w zastosowaniu biznesowym, w zastosowaniu w oparciu o twoje dane, daj znać w komentarzu, jaki materiał cię interesuje, jakie dane tutaj umieścić i co pokazać, jak to funkcjonuje w praktyce.
A tymczasem dziękuję ci serdecznie za poświęcony czas na obejrzenie tego materiału. Dziękuję ci za subskrypcje i lajki, bo jestem przekonany, że właśnie to już zrobiłeś. No i zapraszam cię do kontaktu ze mną, jeżeli masz pytania. Do zobaczenia w kolejnych filmach. Automatyk inżynier Marcin Karwowski. Cześć!
Odcinek koncentruje się na kluczowym aspekcie, o którym firmy często zapominają - porządnym opisie procesów przed przystąpieniem do automatyzacji. Dowiesz się, jakie korzyści przynosi dokumentacja procesów, od zwiększenia łatwości wyceny projektu, przez identyfikację osób odpowiedzialnych, po uwspólnienie rozumienia między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Przedstawione zostają trzy główne metody opisu procesów: diagram przepływu, mapa procesu i lista kroków - wraz z praktycznymi przykładami ich zastosowania. Szczególnie wartościowe są wskazówki dotyczące zarządzania wyjątkami oraz utrzymania aktualności dokumentacji. To praktyczny przewodnik dla każdego, kto chce przygotować swoją organizację do skutecznej cyfrowej transformacji.
Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. Dzisiejszy odcinek jest kolejnym takim specyficznym odcinkiem w całej serii, który mówi niekoniecznie o narzędziach microsoftowych i ich możliwościach wspomagania twojej pracy, natomiast przede wszystkim mówi o tym, jak przygotować się do automatyzacji procesów, jak to w ogóle ugryźć, czy trzeba się przygotowywać, czy można po prostu zadzwonić do takiej firmy jak nasza i powiedzieć: "Słuchaj Marcin, chcę zautomatyzować proces, wyceń mi to i tyle".
Więc kilka słów o tym, w jaki sposób, po co i dlaczego opisuje się procesy właśnie na poziomie własnej firmy. Ten kanał napędzany jest przez firmę eraIT, która na co dzień wspomaga klientów, wspomaga polskie firmy w automatyzacji procesów. Robimy to przede wszystkim w oparciu o narzędzia Microsoft 365, ale również w oparciu o inne narzędzia. Jeżeli chcesz zautomatyzować jakikolwiek proces, wejdź na naszą stronę, zamów bezpłatną konsultację i zobacz, jak możemy ci pomóc, zobacz, jak możesz automatyzować procesy w twojej firmie. Zapraszam do części merytorycznej.
No dobra, ale po co mamy w ogóle opisywać procesy? Tych powodów, dla których warto opisywać procesy, jest wiele. Ja przytoczę tutaj kilka najważniejszych, w mojej ocenie, argumentów, dla których warto te procesy opisywać.
Przede wszystkim, w trakcie opisania procesu z całą pewnością ten proces będzie uporządkowany. Później ci to pokażę. Ale opisanie procesu, wypisanie kolejnych elementów, zadaje kolejne pytania, wymaga uszczegółowienia, uporządkowania, czasami przypisania osoby odpowiedzialnej za dany fragment procesu. Więc z całą pewnością po opisaniu procesu możesz być pewnym, że ten proces będzie uporządkowany, albo dużo bardziej uporządkowany niż był w momencie, kiedy ten proces opisany jeszcze nie był.
Kolejna rzecz - to opisanie procesu i przyjście do takiej firmy jak nasza daje nam możliwość bardzo łatwej, albo dużo łatwiejszej wyceny. Jeżeli ten proces jest opisany, my możemy szybko go omówić, zobaczyć ile osób bierze w nim udział, jakie są krytyczne elementy procesu, co można zautomatyzować, czego nie można, gdzie są wymagane jakieś integracje, w jakim procesie wykorzystywane są narzędzia zewnętrzne, jakie to są narzędzia, jakie to są systemy, jakie to są aplikacje - czy to jest na przykład tylko Excel, a być może jakieś inne zewnętrzne rzeczy.
Więc opisany proces daje tobie, jako przedstawicielowi biznesu, tobie jako właścicielowi firmy, dużo prostszą rozmowę z takimi firmami jak moja, czyli z firmami, które automatyzują procesy w firmie, czy to oprogramowanie klasy ERP czy WMS. Opis procesów przyspieszy i da możliwość rzetelnej wyceny właśnie tego procesu.
Kolejny element to wymagalność różnego rodzaju danych. Jeżeli proces opiszemy, będziemy wiedzieć, jakie dane są wymagane, aby ten proces mógł zaistnieć, jakie dane są wymagane na każdym etapie realizacji danego procesu. Więc kolejny argument - mamy określone i opisane dane, które w ramach tego procesu są przetwarzane.
Mamy osoby zaangażowane w dany proces. Czasem jakieś procesy są realizowane przez jedną osobę, ale najczęściej są realizowane przez wiele osób, a jeszcze częściej, przy tych bardziej skomplikowanych procesach, są również realizowane przez wiele działów w ramach twojej firmy, w ramach twojego biznesu. Więc przypisanie właścicieli, czy to z imienia i nazwiska, czy to ze stanowiska, które realizuje dany fragment procesu, jest bardzo również istotnym elementem.
Czasami po takim opisaniu w ogóle dowiadujesz się ty, jako właściciel, albo ty jako osoba opisująca proces, że aż tyle osób bierze w nim udział, a też i Janek, i Marcin, i Ewa też w tym procesie biorą udział. Więc opisanie z jednej strony uporządkuje, z drugiej określi dane, a z kolejnej strony pokaże, jacy są aktorzy, jakie są osoby zaangażowane w realizację tego procesu.
Ustalenie odpowiedzialności - jak mamy osoby, mamy również ustalone odpowiedzialności. Możemy, czy to przy automatyzacji, czy to po prostu w trakcie realizacji danego procesu, ustalić, kto jest odpowiedzialny za dany fragment, do kogo się zwrócić, jeżeli w jakimś fragmencie procesu mamy błąd, jeżeli w jakimś fragmencie procesu mamy awarię, mamy fuckup (mówiąc poprawną polszczyzną). Wtedy mamy bardzo prostą drogę do tego, żeby ustalić, który dział, która osoba odpowiada za dany fragment, możemy podjąć bardzo łatwo działania naprawcze.
Mamy również, po uporządkowaniu, ustaloną kolejność działań, taką sekwencję - od czego zaczynamy, co jest w środku, co jest na końcu, co jest wynikiem po prostu całego procesu. Więc ta kolejność działań jest również, zwłaszcza przy automatyzacji, mega, mega istotnym elementem, na który koniecznie trzeba zwrócić uwagę.
Kolejna cecha takiego uporządkowanego procesu, no to właśnie jest opis pól, które są wymagane do realizacji tego procesu. Mamy wymagalność danych - tutaj mamy opis pól, które w ogóle są niezbędne, aby opis danych, które są niezbędne, aby proces mógł być zrealizowany.
W ósmej kartce tutaj napisałem coś bardzo, bardzo istotnego, czy to na poziomie twojej firmy, czy to na poziomie wymiany informacji między twoją firmą a na przykład moją firmą, czy inną firmą, która automatyzuje procesy - to jest uwspólnienie rozumienia różnych elementów. Kiedy proces jest narysowany, kiedy proces jest opisany, dużo łatwiej jest nam wspólnie zrozumieć, jak on ma działać, jakie mają być efekty tego procesu. A to wspólne rozumienie tego, w którą stronę mamy iść, w jaki cel mamy zrealizować, jest jednym z absolutnie najistotniejszych elementów tego, żeby dane procesy, dane wdrożenia zakończyły się sukcesem.
To tyle, jeśli chodzi o takie można powiedzieć uargumentowanie, po co w ogóle opisywać te procesy. Teraz pokażę ci kilka pozostałych elementów, czyli chociażby jakimi narzędziami, za pomocą jakich narzędzi można te procesy opisywać.
Ja tutaj tą prezentację, którą widzisz nad moją głową, którą widzisz teraz na ekranie, przygotowałem właśnie w Miro. Miro jest moim zdaniem bardzo, bardzo fajnym narzędziem do opisywania procesów. Miro jest dostępne w wersji darmowej, wiele rzeczy już w wersji darmowej można zrobić. Można w taki sposób, jak ja tutaj ci pokazuję, te procesy opisywać, czy to za pomocą kartek.
Zaraz będą za chwilę przykłady, w jaki sposób procesy mogą być opisywane i zobaczysz, jak to działa w Miro. Ale procesy możesz również opisywać w microsoftowym programie Visio. Microsoftowy program Visio daje możliwość opisywania procesów, jest on również dostępny w wersji darmowej i w tej wersji możesz opisywać procesy. Dodatkowo Visio, wszyscy uczestnicy twojej instalacji Microsoft 365 mogą wspólnie opisywać te procesy, co daje również sporo korzyści.
Draw.io to jest również darmowy program, bardzo, bardzo fajny, w którym można opisywać procesy. Jest on naprawdę super. W mojej ocenie jest on na drugim miejscu, pierwszy jest Miro, z którego absolutnie bardzo chętnie korzystam, na drugim miejscu jest Draw.io, no i Microsoft Visio, który też jest dobrym rozwiązaniem do tego, aby opisywać w nim procesy.
Na kolejnym kroku pokazuję ci kilka takich podstawowych metodologii opisywania procesów. W mojej ocenie nie jest absolutnie istotnym elementem to, w jaki sposób, czy to za pomocą metodologii A, B czy C będziesz opisywać te procesy. To jest trochę mniej istotne. Najważniejsze, żebyś spróbował je opisać tak, jak umiesz, tak jak czujesz.
Ja za chwilę ci pokażę, czym te metodologie z grubsza się różnią. Wypisałem tutaj trzy: diagram przepływu, mapa procesu i lista kroków. Ja w opisywaniu procesów z moimi klientami najczęściej korzystam z przepływu, ale, ale różni klienci mają też różne opisy.
No i tutaj zobacz, tak wygląda mniej więcej diagram przepływu. Tutaj mam bardzo skomplikowany proces parzenia kawy. Startujemy proces, pierwszy krok to jest zagotowanie wody, drugi krok to jest zmielenie kawy, trzeci krok - tutaj akurat mamy ekspres przelewowy, sprawdzamy czy filtr jest okej. No i w ostatnim kroku zaparzamy kawę, mamy proces zakończony.
I zobacz teraz, jak można za pomocą mapy procesu opisać ten proces parzenia kawy. No tutaj mamy taką formę - tu nie przywiązuj się oczywiście do tych szczegółów, czy tam trzeba było, nie wiem, umyć szklankę, może filiżanki przygotować, a może jeszcze innego rodzaju czynności zrobić. Chcę ci z grubsza pokazać, jak można to zwizualizować, jak można to przedstawić tak, aby ten proces był w miarę czytelny i aby można było go uporządkować.
No i tu mamy trzy główne takie kolumny, czyli przygotowanie, proces główny i finalizacja. W ramach przygotowania mamy przygotowanie sprzętu, sprawdzenie zasobów, czyli tam, nie wiem, że jest kawa, że mamy wodę i tak dalej. Następnie w procesie głównym gotujemy wodę, mielimy kawę i zaparzamy. No i w trzecim kroku, takim, finalizujemy kontrolę jakości i serwujemy naszą kawę.
No i jeszcze jeden sposób opisu, czyli lista kroków. Mamy krok pierwszy - zagotowanie wody, krok drugi - zmielenie ziaren, krok trzeci - umieszczenie filtra w zaparzaczu. Następnie wsypujemy kawę, zalewamy wodą, czekamy. No i można by było krok siódmy dodać - serwujemy, krok ósmy - pijemy, krok dziewiąty - dziękujemy za wypicie i tak dalej, i tak dalej.
Słuchajcie, to nie jest istotne, jak szczegółowo są tutaj i czy wszystkie elementy akurat w tych przykładach są zawarte. Natomiast chcę ci pokazać, że można te procesy opisywać właśnie w taki prosty sposób. Nie trzeba do tego żadnego skomplikowanego oprogramowania. Możesz otworzyć po prostu Worda i wypunktować sobie to, jakie kroki ma twój proces. Dodatkowo możesz dołożyć do tego, kto te czynności wykonuje, czyli w tym przypadku kto mieli kawę, kto umieszcza filtr i tak dalej, i tak dalej.
I masz opisany proces dość dobrze i już wiadomo, jakie osoby są zaangażowane, jakie kroki są. Dokładamy do tego jeszcze, jakie są dane opisujące każdy z tych kroków. No i już jesteśmy bardzo, bardzo blisko jakiegoś fajnego opisania naszego procesu.
Najważniejsze, żeby te nasze opisy były czytelne, były zrozumiałe, w szczególności dla ciebie jako opisującego, czy dla ciebie jako właściciela, żebyś mógł zerknąć szybko - pyk i wiedzieć: dobra, aha, to jest taki proces, takie on ma kroki. Wtedy, jeżeli te procesy w twojej firmie będą opisane, być może, być może będziesz mógł na nie zerknąć i zadać sobie takie pytanie: "Hej, a po co my w ogóle umieszczamy ten filtr? Może tu trzeba coś wymienić, może trzeba w jakiś inny sposób do tego podejść i wyeliminować jakieś kroki, albo dołożyć jakieś kroki kontrolujące jakość, sprawdzające jakieś parametry" - tak, aby móc robić jak najlepszą kawę w tym przypadku, aby móc w jak najlepszej jakości realizować po prostu nasz proces.
Warto się nad tym zastanawiać, słuchajcie, i warto te procesy opisywać, właśnie chociażby po to, że to jest doskonałe źródło do optymalizacji tych procesów. Wtedy, kiedy on jest opisany, ty jako właściciel, ty jako menadżer możesz na ten proces popatrzeć i pomyśleć sobie: "Hej, po co my te kroki realizujemy, po co one są?", albo zadać sobie inne pytanie: "Dlaczego tutaj jakichś kroków nie ma? Dlaczego nie ma checkpointów sprawdzających jakość któregoś z tych elementów?"
OK, opis procesu super, jakby miał jeszcze dodatkowo właśnie - jakie, z jakich to programów korzystamy w trakcie realizacji różnych czynności, jakie są źródła danych. To już bardziej, jeśli chodzi o automatyzację procesów i rozmowy z takimi firmami jak nasza, czyli jakimi programami mamy się potencjalnie zintegrować, albo z jakich programów mamy pobierać dane, jakie są źródła tych danych.
O osobach, które realizują, już mówiłem, ale jednym słowem można to nazwać, że opis procesu da nam informacje o zasobach, jakie są w ten proces zaangażowane. O tym przed chwilką powiedziałem, jakie integracje musimy wykonać.
Jeżeli nasz proces to jest na przykład proces obsługi leada i chcemy ten proces obsługi leadów zautomatyzować w taki sposób, że kiedy lead pojawi się w naszym CRM, chcemy automatycznie sprawdzić: "A cóż to za firma? Jakie ma finanse? Od kiedy istnieje? Czym się ta firma zajmuje?", od razu przygotować taki wsad.
My w naszym CRM-ie właśnie taką automatyzację mamy, że jak tylko jakiś lead zostanie zarejestrowany w naszym CRM-ie, my od razu na podstawie różnych danych przygotowujemy taką krótką informację o tym, cóż to za firma, cóż to za osoba się do nas zgłosiła.
Tak post scriptum - jeżeli chciałbyś dowiedzieć się, jak wygląda taka automatyzacja opisująca leady w naszym CRM-ie, daj znać w komentarzu. Jeżeli tych komentarzy będzie sporo, ja chętnie nagram taki film i pokażę, w jaki sposób my zautomatyzowaliśmy w CRM-ie pobieranie danych o firmach, które się rejestrują, o klientach, którzy składają u nas zapytania. Kapitalna automatyzacja, oszczędza ogromne ilości czasu, a powoduje, że ja jestem świetnie przygotowany do rozmów z klientem i nie muszę poświęcać na to za dużo czasu. Mogę syntetyczne informacje przeanalizować, zapoznać się z nimi i od razu wiedzieć, w jaki sposób rozmawiać z klientem, jaka to jest branża, jakie być może automatyzacje, jakie aplikacje będą go interesowały.
Jeżeli uważasz, że ten film jest wartościowy, oczywiście zachęcam cię do dania lajka, do wyrażenia tego entuzjazmu w komentarzu. Bardzo mi to pomaga, sprawia wiele przyjemności, wiele frajdy i napędza w dalszym przygotowywaniu tych treści. Więc jeszcze raz zachęcam do lajkowania i do subskrybowania oraz do komentowania tego filmu.
OK, tutaj kilka słów o dobrych praktykach opisywania procesów. Słuchajcie, ile szczegółów? Tyle, ile trzeba. Tyle, abyście wy wewnętrznie w firmie rozumieli, jak ten proces działa. Tyle, ile potrzeba, abyście wzięli jakąś osobę z własnej firmy, która nie jest w dany proces zaangażowana, pokazali jej ten opis i ta osoba będzie mogła powiedzieć: "Aha, dobra, OK, rozumiem, jak ten proces działa, rozumiem, jak się tu poruszać".
Tyle właśnie szczegółów trzeba zawierać w tych opisach procesów, tak aby inne osoby z firmy, bez jakiegoś gigantycznego wprowadzenia, mogły rozumieć, jak dany proces jest realizowany. My, jako wykonawcy, firmy, które będą automatyzować wasze procesy, dopytamy o wszelkie szczegóły, o które dopytać musimy. Mamy w tym doświadczenie, mamy w tym praktykę i możemy wam pomóc. Ale jeżeli opisujecie procesy na własne potrzeby, to tyle szczegółów, ile trzeba, aby inna osoba, nie zaangażowana w proces, wiedziała, jak ten proces działa.
Opis wyjątków - słuchajcie, to jest ekstremalnie istotny element. No bo proces może sobie działać w takim flow, jakby pozytywnym, że ktoś podejmuje decyzję, że ta decyzja jest OK, że aprobata jest wyrażona, to zatwierdzenie sobie idzie dalej. A co w przypadku, jeżeli tego zatwierdzenia nie ma? A co w przypadku, kiedy zdarza się sytuacja jakaś wyjątkowa? Warto się nad nimi zastanowić, nad tymi sytuacjami, i też w tym opisie procesu je zawrzeć.
A co w momencie, kiedy dana osoba, która realizuje nasz proces, jest na urlopie? Kto ją zastępuje? Jaka tu jest procedura? Warto też o tym pomyśleć, warto sobie te pytania pozadawać. Czasem odpowiedź jest oczywista, szybka, ale istotne jest, aby się przez chwilę nad tym zastanowić i opisać to w naszym opisie procesu.
Warto jest aktualizować opis procesu. Słuchajcie, czasem firmy wynajmują inne firmy, wynajmują jakiś konsultantów, wynajmują rzesze innych zewnętrznych firm, które opisują procesy. Te firmy się napracują, ten opis mówi: "Dobra, mamy super opisane procesy", chowa to do szuflady i tyle.
I mija miesiąc, mija pół roku, mijają 2 lata, procesy się dezaktualizują, firma urosła, czynności są realizowane już zupełnie inaczej. I co? I właściciel myśli sobie, że ma dalej opisane świetnie procesy. Przychodzi firma wdrażająca jakieś systemy, czy to taka jak nasza, automatyzująca procesy, i "macie opisane procesy?", "tak, mamy". Wyjmuje właściciel opisy tych procesów i smutno - okazuje się, że ten proces jest zupełnie nieaktualny.
Więc dobrze by było w miarę regularnie nanosić zmiany w tym opisie procesów, wyznaczyć właściciela danego procesu. To nie jest trudne, no wiadomo na przykład, kto zajmuje się reklamacjami na magazynie, wiadomo, że to jest ta osoba. No i można jej powiedzieć: "Hej, zerknij tam raz na tydzień, raz na dwa tygodnie, czy tutaj w tym procesie, który jest realizowany, nic się nie zmieniło i czy nie trzeba zaktualizować opisu procesu". Przyjdzie ktoś nowy - pyk, mamy opis, dajemy i możemy działać, i możemy działać.
Słuchajcie, dalej tyle, jeśli chodzi o opis tego, w jaki sposób podejść do opisu procesów. Wyszła nam taka, no może niezbyt rozbudowana mapa, ale myślę, że po obejrzeniu tego filmu, przynajmniej do tego was zachęcam, abyście opisywali procesy we własnych firmach. Da wam to dużo prostsze skalowanie, dużo prostsze naprawianie, dużo wyższą jakość realizowanych procesów wtedy, kiedy one są opisane i wystandaryzowane, czy to jeśli chodzi o osoby, mówiąc szerzej - zasoby i narzędzia, które są wykorzystywane do realizacji danego procesu.
Słuchajcie, jeszcze na koniec pokażę wam taki szybki przykład, w jaki sposób można sobie też podejść do opisywania procesu, chociażby procesu złożenia wniosku urlopowego.
Mamy sobie start. Pierwszym krokiem jest wypełnienie wniosku urlopowego. Następnie, to już jest taki opis, który my, który my może nie w tej formie, w bardziej jeszcze szczegółowej robimy, kiedy automatyzujemy. Sprawdzamy przełożonego z Microsoftu, sprawdzamy, czy ten przełożony jest obecny. Jeżeli nie, pobieramy zastępcę. Następnie przekazujemy do rozpatrzenia wniosek urlopowy i przekazujemy informacje o złożeniu wniosku urlopowego do osoby, która ten wniosek wypełniała. I tu już podajemy, kto konkretnie będzie ten wniosek zatwierdzał.
Następnie, jeżeli wniosek jest zatwierdzony, idziemy sobie tą ścieżką, jeżeli wniosek jest niezatwierdzony, idziemy sobie tędy. Czyli tu oczywiście jest literówka - ZAP, z opisaniem obliczonego dostępnego urlopu, bo w przypadku właśnie wniosku urlopowego, który został zatwierdzony, możemy obliczyć, ile urlopu wypoczynkowego pracownikowi jeszcze zostało dostępnego. No i wysyłamy informację o rozpatrzeniu wraz właśnie z tą informacją o obliczonym urlopie wypoczynkowym. I tu mamy sobie koniec procesu.
To jest mega krótki opis, tu brakuje oczywiście aktorów, którzy powinni być, czyli jeżeli jakieś czynności są realizowane przez ludzi, to ci ludzie powinni tu być dopisani. Brakuje tu jeszcze takiej tabeli z danymi - w jaki sposób opisujemy pracownika, w jaki sposób opisujemy wniosek urlopowy, jakimi parametrami opisujemy wniosek urlopowy. Ale tu odrobinę bardziej rozbudowany, może taki bardziej życiowy przykład procesu niż ten z parzeniem kawy.
Słuchajcie, dzięki bardzo za dzisiejszy odcinek. Zachęcam was absolutnie do automatyzowania, też zachęcam was do opisywania procesów, bo opisywanie to jest pierwszy krok do późniejszej automatyzacji tego opisanego procesu. Więc bardzo, bardzo serdecznie was do tego wszystkiego zachęcam.
Zachęcam również do lajkowania tego filmu, do subskrybowania naszego kanału oraz do komentowania i zadawania pytań w tych komentarzach. A tymczasem, na dzisiaj to wszystko. Dziękuję bardzo serdecznie za uwagę. Pozdrawiam, automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT!
Piąty odcinek serii skupia się na kluczowych elementach realizacji projektu automatyzacji. Dowiesz się, jak zaplanować budżet nie tylko na wdrożenie, ale też na eksploatację rozwiązania, oraz jak zabezpieczyć odpowiednią ilość czasu zespołu na testy. Szczególnie ważne są aspekty często pomijane: komunikacja i budowanie wspólnego rozumienia pojęć między stronami, utrzymanie skupienia na głównym celu projektu oraz zapewnienie wsparcia przy uruchomieniu produkcyjnym. Praktyczne przykłady z życia ilustrują, jak kosztowne mogą być nieporozumienia między zamawiającym a wykonawcą. To konkretne wskazówki dla każdego, kto chce uniknąć typowych pułapek podczas realizacji automatyzacji.
Dzień dobry, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. Dzisiaj kolejny z tych bardziej nietypowych odcinków. Mianowicie nie będę mówił o narzędziach microsoftowych, ale opowiadam już w kolejnych odcinkach o tym, w jaki sposób przygotować się do automatyzacji w ogóle. W jaki sposób przeprowadzić proces automatyzacji w twojej firmie, tak abyś ty czy twój zespół mógł przygotować się do tego procesu, zanim zaczniecie współpracować z jakąś firmą, która ten procesy automatyzuje, która różnego rodzaju aplikacje wdraża.
Tak naprawdę ten proces można zastosować nie tylko do automatyzacji, do po prostu różnego rodzaju wdrożeń. To jest uniwersalne dość podejście. Natomiast ja tutaj pokazuję, na co należy zwrócić uwagę, jakie są najistotniejsze elementy na różnych etapach tego procesu. Dzisiaj powiem kilka słów o realizacji.
Wcześniej, tak jak widzisz, było o wyborze partnera, było o kosztach czy też inwestycji, było o rozwiązaniach, było o bólach w twojej firmie. Także zachęcam cię do powrotu do wcześniejszych odcinków i obejrzenia ich również. Idealnie by było oglądać je właśnie w takiej kolejności, jak teraz pokazuję na ekranie. Natomiast jak już jesteś, no śmiało, zapraszam cię do oglądania części o tym, w jaki sposób przebiega proces realizacji, tak abyś mógł sobie wyobrazić mniej więcej, jak to może w ogóle wyglądać. Także zapraszam do części merytorycznej.
Zanim jeszcze zaczniemy część merytoryczną, zapraszam cię oczywiście do lajkowania tego kanału, zapraszam cię do komentowania. Wszyscy, którzy skomentują i poproszą o dostęp do tej tablicy Miro, którą widzisz teraz za moimi plecami, otrzymają właśnie dostęp do niej. Także niech ten film się niesie, subskrybujcie, lajkujcie, bo to bardzo pomaga w rozwoju tego kanału, mi daje wiele frajdy, a innym dostęp do tych treści, które być może i ty uważasz za wartościowe.
Wracamy do tematu. Dzisiaj porozmawiamy sobie o tym, w jaki sposób realizowane są wdrożenia, w jaki sposób twoja firma będzie tego właśnie doświadczała. Tu jedna karteczka jest już odkryta, ale ja ją szybciutko zasłonię, żebyśmy mogli kolejno skupiać się na tych elementach, na których trzeba. Także porozmawiamy dzisiaj o realizacji tego całego procesu.
Pierwszą karteczką, jaką tutaj mamy, to są uwaga - koszty. Jako przedsiębiorca, ty jako menadżer musisz być przygotowany na to, że wdrożenie aplikacji, wdrożenie automatyzacji niesie za sobą jakieś koszty. Więc dobrze jest o tym pamiętać, dobrze jest być na to przygotowanym, dobrze jest mieć odłożone, przygotowane na to pieniądze, a nie działać w tym zakresie spontanicznie.
Oczywiście musisz pamiętać o tym, że to jest pewnego rodzaju inwestycja, że ta inwestycja powinna obniżyć koszty albo wynik tej inwestycji powinien dać ci oszczędności. Więc będziesz mógł to odrobić, natomiast bezpośrednio trzeba te koszty jakieś ponieść i trzeba te pieniądze w jakiś sposób zainwestować.
W kontekście kosztów bardzo ważnym elementem jest również eksploatacja, czyli przed realizacją, przed u progu realizacji należy ustalić, w jaki sposób ta aplikacja będzie eksploatowana czy też ta automatyzacja będzie eksploatowana. Ma to bezpośredni związek z kosztami. Niektóre automatyzacje wymagają po prostu ponoszenia kosztów wraz z ich eksploatacją. Niektóre są na przykład rozliczone per ilość dokumentów.
My mamy taką automatyzację, która się nazywa baza faktur kosztowych, czy też elektroniczny obieg dokumentów, i tam automat OCR-uje, czyli odczytuje dane z PDF-ów, i my za to pobieramy opłatę. Czyli każda zerowana przez nasz automat strona wymaga poniesienia kosztu, bo my właśnie w taki sposób rozliczamy naszą automatyzację. Więc to również jest istotny element. My o tym informujemy, ale jeżeli twój dostawca o tym nie informuje, to warto zapytać, czy są jakieś koszty eksploatacyjne użytkowania tych aplikacji czy też automatyzacji.
Mega istotnym pytaniem, z którym się wiąże koszt, jest również czas. W wielu wypadkach czas to pieniądz, więc absolutnie istotnym elementem w trakcie ustalania całego procesu realizacji tej automatyzacji czy też wdrożenia jest określenie czasów. I tutaj bardzo ważna uwaga - to są nie tylko czasy takie, które daje się dla wykonawcy, potencjalnego wykonawcy, czyli: słuchaj, musisz wykonać tą aplikację w tydzień, w dwa, trzy, w miesiąc. To nie ma większego znaczenia teraz w świetle naszej dyskusji.
Natomiast musicie też wy, jako zleceniodawcy, wy jako przedstawiciele biznesu, pamiętać o tym, że ten czas wy również będziecie musieli na to poświęcić. Że przyjdzie taki moment - wykonawca odda automatyzację, odda aplikację i poprosi was o testy. I wtedy wy będziecie musieli poświęcić czasem pół dnia, czasem dzień, albo i więcej na to, przede wszystkim, żeby zobaczyć, jak to działa. Po drugie, nauczyć się tego działania. Po trzecie, przetestować to rozwiązanie i sprawdzić, czy działa zgodnie z założeniami, czy realizuje właśnie waszą potrzebę biznesową.
To jest mega istotny element, bardzo często bagatelizowany przez przedstawicieli biznesu, a bez tego dalej się nie da po prostu pójść. Bez tego nie możemy uruchomić produkcyjnie automatyzacji czy też aplikacji, bez testów biznesowych, bez potwierdzenia ze strony biznesu, że ta aplikacja działa. Ty o tym pamiętaj, ty zabezpiecz czas swojego zespołu tak, abyście mogli testować po prostu te rozwiązania.
Doradztwo - co ja mam na myśli pod pojęciem i pod tą karteczką doradztwo? W realizacji procesu, czy też na etapie jego projektowania, czy też na etapie jego wyceny, czy też na etapie jego realizacji, zawsze pojawiają się jakieś takie nieścisłości. Zawsze pojawiają się nieścisłości, zawsze pojawiają się jakieś wątpliwości. I teraz dobry dostawca, dobry wykonawca będzie mógł ci doradzić: słuchaj, można to zrealizować w taki sposób, to będzie ze sobą niosło jakieś koszty. Można zrealizować to na skróty, być może będzie wymagana zmiana procesu biznesowego, ale za to będzie tańsza realizacja.
Tutaj trzeba wyważyć, wyważyć te koszty versus korzyści, czy też brak korzyści versus brak kosztów. No i tak dalej. Można tutaj te elementy zestawiać ze sobą. W każdym razie doradztwo ze strony wykonawcy jest bardzo istotnym elementem. Pytajcie, czy można gdzieś zaoszczędzić pieniądze, pytajcie, czy gdzieś można zoptymalizować proces. Czasem być może odrobinę więcej za niego zapłacić, ale żeby on był właśnie optymalny.
Partner biznesowy, który wykonuje dla was automatyzację, który wykonuje dla was aplikację, powinien być waszym doradcą, powinien być waszym partnerem właśnie, a nie tylko wykonawcą waszej woli. Więc tu oczekujcie takiego podejścia.
Przy realizowaniu tych automatyzacji nie możemy zapominać o jednej z najważniejszych rzeczy - o procesie, czy też można szerzej powiedzieć o celu, jaki ma być zrealizowany. Czasem w ferworze takiego wiru, testowania, poprawek i tak dalej, zapominamy w ogóle, do czego my tak naprawdę dążymy. Zapominamy, w którym kierunku biegniemy. Czy meta jest tam, czy tam? Po prostu wpadamy w taki kołowrotek, po prostu biegu, zamiast skupić się: hej, czy ten dodatek, czy ta dodatkowa funkcjonalność, czy ta uwaga rzeczywiście realizuje proces, czy powoduje, że my to komplikujemy, komplikujemy, albo wymyślamy kolejne hipotetyczne sytuacje.
Które być może nigdy nie będą miały miejsca, ale które powodują, że czas wdrożenia się wydłuża, że czas testów się wydłuża. Ja jestem zwolennikiem takiego podejścia, żeby 90 kilka procent rzeczy działało, a resztę sprawdźmy w życiu. Sprawdźmy, czy te sytuacje, o których sobie myślimy, one faktycznie się wydarzają. One faktycznie mają miejsce, bo czasem bywa tak, że właśnie ich po prostu nie ma, a my komplikujemy, utrudniamy wszystko i powodujemy, że proces nie może być uruchomiony.
Więc pamiętajmy o tym, żeby pamiętać o procesie, żeby on to nam nie umykał i o tym, jak ten proces, jak finał tego procesu jest zdefiniowany, czyli jak na końcu definiujemy sukces naszego wdrożenia.
Absolutnie mega istotnym elementem jest wspólne rozumienie. Wspólne rozumienie procesów, wspólne rozumienie wszelkich definicji, automatyzacji, tego co po prostu robimy. Ja jestem zwolennikiem tego, aby jak najwięcej rysować sobie właśnie w podobny sposób, i to bardzo często obnaża różne rozumienie poszczególnych pojęć.
Warto na przykład, kiedy używamy słowo OCR, ustalić, co to znaczy dla obu stron, żebyśmy się nie zdziwili i żebyśmy unikali sytuacji, w których ja na przykład jako baza faktur rozumiem, że w tej bazie będą faktury kosztowe, będą po prostu faktury, dokumenty faktur. A miałem taką sytuację, że u progu już wysłania oferty, u progu, jakby nawet akceptacji oferty, klient zapytał mnie: "No dobrze, to faktury tutaj widzę, jak będą zrealizowane, a gdzie będziemy przechowywali umowy?"
Ja mówię: "Hola, hola, my projektujemy bazę faktur, a nie bazę wszystkich dokumentów." I tu nastąpiło absolutne zdziwienie właśnie, że: "No hej, ja myślałem, że to jest baza po prostu wszystkich dokumentów, czy to faktury, umowy, protokoły, jakieś tam, powiedzmy, akty notarialne. Wszystkie dokumenty będziemy mieli w jednej bazie."
Ja mówię: "Nie, ta aplikacja do tego nie służy. Możemy zaprojektować inną aplikację, która będzie takie czynności realizowała." I tu, i tu nastąpiło ogromne zdziwienie ze strony zamawiającego, że właśnie on rozumiał, on uważał, że to jest oczywiste, że aplikacja właśnie będzie tak działała. Dla mnie to absolutnie oczywiste nie było. Wręcz przeciwnie. Oczywistym było zupełnie coś innego.
Uspójniajcie, uwspólniajcie... nie wiem jak to do końca się odmienia, ale budujcie wspólne rozumienie wszelkich elementów, definicji, kroków. Rysujcie to, powtarzajcie swoimi słowami, parafrazujcie. Jest wiele technik, żeby to wspólne rozumienie zbudować, a to jest mega istotne, aby na koniec, po zrealizowaniu całego procesu, nie było takiej sytuacji, że jak to, jak to w tych rysunkowych takich memach, że zamawiający przyszedł zamówić samochód, a dostał oponę przywiązaną na sznurku do drzewa. No bo gdzieś po drodze uciekło to trochę zrozumienie całego procesu, więc to jest bardzo istotne.
Kolejny element to wsparcie, wsparcie rozumiane w ten sposób, że wsparcie przy uruchomieniu. OK, przetestujecie, nauczycie się wy, jako przedstawiciele biznesu uznacie, że aplikacja działa, można ją uruchomić. Przekazujecie tą wiedzę kolejnym osobom w firmie, które mają też realizować ten proces. No i co? Okazuje się, że zaraz po uruchomieniu pojawiają się jakieś nowe sytuacje. Nowe, takie, których wcześniej nie było, które być może w aplikacji trzeba, jakąś mikro zmianę wykonać na szybko.
I to jest właśnie takie wsparcie, wsparcie uruchomieniowe, wsparcie bezpośrednio wdrożeniowe ze strony partnera, ze strony firmy wykonawczej, która wam tą automatyzację robi. My takie wsparcie świadczymy przez kilka pierwszych tygodni. Nadzorujemy to uruchomienie, szybciutko usuwamy błędy, wprowadzamy poprawki tak, aby komfort użytkowania dla większej ilości użytkowników był po prostu większy i aby uruchomienie było jak najbardziej dynamiczne, sprawne u naszego klienta uruchomienie produkcyjne. Oczywiście mam na myśli. Jest to wsparcie jest również istotne i również warto o nie zadbać. Warto o to dopytać, żeby ono po prostu było.
No i raz jeszcze. Raz jeszcze mówimy o kosztach, zaczynamy od kosztów, kończymy na kosztach. Koszty tutaj bardziej mówiłem w kontekście eksploatacji, tutaj bardziej myślę sobie w kontekście wsparcia. Tego, w jaki sposób usuwane są błędy, tego, ile kosztuje wsparcie, czy to szkoleniowe, czy to takie doradcze. Koszty, koszty, koszty? To jest jeden z istotniejszych elementów tych wszystkich procesów.
Więc pamiętajcie o tym, aby o wszystko dopytać, aby wszystko doprecyzować i dzięki temu będzie wam się pracowało łatwiej i będzie można przejść kiedyś do, słuchajcie, zakończenia tego projektu i kolejnych, kolejnych kroków. Więc to właśnie będzie w następnym filmie, już to będzie ostatni z tego cyklu. Jak wdrożyć, jak przygotować się do procesu automatyzacji?
Tymczasem raz jeszcze proszę o komentarze i przypominam, że każdy, kto skomentuje ten film i poprosi o dostęp do tej tablicy Miro, dostanie ją. Przypominam również i proszę o to, aby dać łapkę w górę, zasubskrybować, zaznaczyć dzwonek - będziecie wtedy na bieżąco informowani o tych filmach, a algorytm będzie nas troszeczkę wyżej gdzieś tam podnosił. Na czym mi bardzo zależy i co sprawia mi ogromną frajdę.
Więc dziękuję raz jeszcze za poświęcony czas. Mam nadzieję, że ten materiał pomoże wam w automatyzacji, pomoże wam we wdrażaniu różnego rodzaju procesów automatycznych waszych firmach. A tymczasem bardzo serdecznie dziękuję za uwagę i do zobaczenia w kolejnym filmie. Cześć.
