PL/EN
Large companies start issuing invoices in KSEF on February 1, 2026. All businesses must be ready to receive them. April 1, everyone else joins. Most companies will make the same mistakes. Waiting until the last moment, no process audit, ignoring permissions, no backup plan, assuming the accountant will handle it alone, zero communication with contractors, and no testing. Result? Chaos, stress, company paralysis on day one. This article shows 7 common mistakes and exactly how to avoid them. The Ministry provides tools from November 2025. If you start in January, you lose 3 months of preparation. No penalties until end of 2026, but no penalties doesn't mean you can ignore the system. Use this time for learning and refining processes.
Large companies start issuing invoices in KSEF on February 1, 2026. All businesses must be ready to receive them.
April 1, the rest of companies join the system.
This is the biggest change in invoicing in years.
Most companies will make the same mistakes. Chaos, stress, process paralysis. Invoices you can't receive. Team that doesn't know what to do.
In this article, I'll show you 7 common mistakes and exactly how to avoid them.
"KSEF? I'll deal with it in December."
December arrives. It turns out:
Result: February 1 paralysis. You can't receive invoices from suppliers.
The Ministry of Finance releases tools starting November 2025:
If you start in January, you lose 3 months for testing and preparation.
Start in November 2025.
Minimum plan:
👉 Detailed plan: [link]
"The accountant will handle invoices, IT will set up the system, it'll work."
February 1 it turns out:
Result: Chaos. Invoices aren't received. Suppliers call with questions.
KSEF changes the entire invoicing process. It's not just "new software." It's a change in how invoices enter your company and are processed.
Do a process audit NOW.
Questions for cost invoices:
Questions for revenue invoices:
Draw the complete invoice path from receipt/issuance to payment.
Only when you know HOW IT WORKS TODAY can you design HOW IT SHOULD WORK IN KSEF.
"We'll log in when we need to."
February 1 you try to log into KSEF. It turns out:
Result: You can't issue or receive invoices.
KSEF requires authentication. Without permissions, you won't issue or receive invoices.
Worse: Permissions granted in the old system (KSEF 1.0) WILL NOT transfer to KSEF 2.0.
Only permissions granted in MCU Module from November 1 will transfer.
From November 1, build your permissions network.
Step 1: Choose login method
Step 2: Log into MCU
Step 3: Grant team permissions
Save the permissions scheme - who has access to what.
"The system will work, we don't need plan B."
KSEF stops working. Outage. Or your internet connection fails.
What now? How to issue an invoice? Client is waiting.
Result: Paralysis. You can't run your business.
No system works 100%. There will be outages, technical breaks, internet problems.
The Ministry has planned emergency modes, but you must know how to use them.
Prepare emergency procedures.
Mode 1: Offline 24h
You can issue an invoice outside KSEF and send it by the next business day.
What you need:
Mode 2: Ministry-announced outage
Ministry announces outage on BIP website.
What you do:
Write instructions and post at invoice issuer's desk.
Test offline mode in test environment (available from November 1).
"It's an accounting issue, the accountant will handle it."
KSEF isn't just an accounting problem. It's a process change across the entire company.
Who must be involved:
Result of mistake: Accountant doesn't have technical permissions. IT doesn't know accounting processes. Everyone waits for someone else.
KSEF requires cooperation between different departments. Without coordination, there will be chaos.
Form an implementation team.
Team composition:
Team tasks:
Regular meetings (e.g., once weekly) until February 1.
"Contractors will manage somehow."
February 1. A large supplier issues you an invoice in KSEF. You're not ready to receive it.
Supplier calls: "Why aren't you receiving the invoice?"
Or vice versa:
You issue an invoice in KSEF on April 1. Client doesn't know how to receive it. Calls frustrated: "Where's the invoice? I didn't get an email!"
Result: Frustration on both sides. Payment delays.
CRITICAL: Large companies (over €200M revenue) start February 1.
If you buy from a large company, you must be ready to receive invoices February 1, even if you start issuing only April 1.
In January: Contact suppliers and clients.
To suppliers (December/January):
"Hello,
Regarding KSEF implementation from February 1, 2026, we'd like to confirm if your company will be issuing invoices through this system.
If so, please inform us so we can prepare our receipt processes.
Best regards"
To clients (March):
"Hello,
From April 1 we'll be issuing invoices through the KSEF system. Invoices will be available in the system for download.
If you have questions, please contact us.
Best regards"
Prepare FAQ for clients - how to receive invoices, where to log in, who to ask for help.
"We read the instructions, it'll work."
February 1. First invoice. It turns out:
Result: First day chaos and stress instead of calm work.
Theory is one thing. Practice is another.
Until you test the entire process live, you don't know if it'll work.
Test everything in pre-production environment.
From November 15, pre-production environment is available - you log in with your real data, but it's not yet production.
What to test:
Test 1: Invoice issuance
Test 2: Invoice receipt
Test 3: Offline mode
Test 4: Permissions
Record time for each process - you'll know how much time is needed in practice.
Record problems - you'll know what to fix before launch.
☐ Start in November 2025 (don't wait until January)
☐ Do process audit (draw how invoicing looks today)
☐ Build permissions in MCU (from November 1)
☐ Prepare backup plan (offline 24h + announced outage)
☐ Form implementation team (accounting + IT + management)
☐ Communicate with contractors (December-January)
☐ Test everything (pre-production environment from November 15)
The Ministry of Finance postponed all penalties until end of 2026.
This means:
You have time to learn. You can make mistakes without financial consequences.
But:
No penalties doesn't mean you can ignore KSEF.
If you don't receive invoices, suppliers will have problems. If you don't issue invoices correctly, clients will ask questions.
Use 2026 for learning and refining processes.
From 2027, the system must work smoothly.
Once KSEF is working, you can start automating:
👉 See possibilities: KSEF + AI = finance automation. 5 possibilities you don't know
7 mistakes most companies will make:
You don't have to make them.
Start in November. Do audit. Build permissions. Test. Train team. Communicate with contractors.
February 1 you'll be ready without chaos and stress.
We help companies prepare for KSEF:
Microsoft 365 kryje w sobie znacznie więcej niż Outlook i Teams. Bookings automatyzuje umawianie spotkań, Whiteboard zastępuje flipchart na spotkaniach, Stream to wewnętrzny YouTube firmy, To Do porządkuje osobiste zadania, Lists buduje proste bazy danych bez kodowania, a Forms tworzy formularze i ankiety w kilka minut. Wszystkie sześć dostępne w licencji Business Basic — bez dodatkowych kosztów.
Masz licencję Microsoft 365. Używasz Outlooka, Teams, może SharePointa. I płacisz co miesiąc — za wszystko, łącznie z sześcioma aplikacjami, które mogą realnie zmienić sposób pracy w Twojej firmie.
Oto one.
Zamiast wymieniać dziesiątki maili w stylu "czy pasuje wtorek o 14?" — wysyłasz jeden link. Klient wchodzi, widzi Twoją dostępność i sam wybiera termin.
Bookings to kalendarz rezerwacyjny, który możesz skonfigurować pod siebie: godziny dostępności, długość spotkań, bufory między nimi. Działa dla jednej osoby i dla całego zespołu handlowców — każdy ma swój kalendarz, klienci umawiają się bez Twojego udziału.
Dla wygody można też ustawić krótki link przekierowujący — np. erait.pl/s — i wysyłać go zamiast długiego URL-a.
Znasz flipchart ze spotkań? Whiteboard to jego cyfrowa wersja — dostępna dla całego zespołu jednocześnie, z dowolnego miejsca.
Możesz rysować diagramy, wklejać karteczki, pisać odręcznie, budować flow procesów. Kilka osób może pracować na tej samej tablicy w tym samym czasie — każdy widzi zmiany na bieżąco. Świetne narzędzie do wspólnej pracy nad koncepcją, planowania projektów albo notowania podczas spotkań.
Stream to wewnętrzna platforma wideo dla Twojej firmy. Wrzucasz nagranie — szkolenie, instrukcję obsługi aplikacji, nagranie ze spotkania — i udostępniasz konkretnym osobom lub całemu zespołowi.
Wbudowany Copilot potrafi zrobić podsumowanie filmu i wygenerować transkrypcję. Pracownik nie musi oglądać całego nagrania — wystarczy, że przeczyta kluczowe punkty.
To Do to prosta aplikacja do prowadzenia własnej listy zadań. Dodajesz zadanie, ustawiasz termin, przypomnienie, kategorię. Możesz rozbić je na podzadania i odhaczać kolejne kroki.
Nie zastąpi narzędzia do zarządzania projektami zespołowymi, ale do osobistej organizacji pracy — działa doskonale. I jest zintegrowane z Outlookiem, więc zadania masz zawsze pod ręką.
Lists to narzędzie do budowania list i prostych baz danych — bez żadnego kodowania. Możesz w nim prowadzić rejestr wniosków urlopowych, bazę sprzętu firmowego, listę kontaktów, tracker projektów.
Dane można wyświetlać na różne sposoby: jako listę, tabelę, karty albo kalendarz. Lists integruje się z Power Automate, więc można do niego podpiąć automatyzacje — np. powiadomienie na Teams gdy ktoś złoży wniosek urlopowy.
Forms pozwala budować formularze, ankiety i quizy — w kilka minut, bez żadnej wiedzy technicznej. Pytania jednokrotnego wyboru, wielokrotnego wyboru, skale ocen, pola tekstowe.
Odpowiedzi zbierają się automatycznie w Excelu albo na liście SharePoint. Można też ustawić powiadomienie — gdy ktoś wypełni formularz, dostajesz info na maila lub Teams.
Zastosowania są bardzo różne: formularz wniosku urlopowego, ankieta po szkoleniu, formularz zgłoszenia serwisowego, quiz onboardingowy dla nowych pracowników.
To, co łączy te aplikacje — wszystkie są dostępne w ramach licencji Microsoft 365 Business Basic. Nie musisz nic dokupować. Wystarczy wejść na office.com, przejść do listy aplikacji i zacząć korzystać.
Każda firma ma problem z podpisami mailowymi — prędzej czy później. Pracownicy ustawiają je sami, każdy inaczej, a aktualizacja przy zmianie danych to koszmar. Menedżer podpisów mailowych przenosi zarządzanie stopkami na poziom centralny — jeden szablon, jedna zmiana, wszyscy mają aktualny podpis. Łącznie ze zmianą baneru marketingowego dla całej firmy jednym kliknięciem.
Podpis mailowy. Temat, który brzmi trywialnie — do momentu, kiedy w firmie jest 30 pracowników i każdy ma inną stopkę. Albo zmienia się siedziba i ktoś musi obejść wszystkich po kolei. Albo zbliżają się święta i chciałbyś dodać baner — ale nie masz jak tego zrobić bez tygodnia pracy działu IT.
Wtedy przestaje być trywialny.
Dopóki firma jest mała, każdy ustawia sobie podpis sam. W miarę jak organizacja rośnie, zaczyna się chaos. Jeden pracownik ma aktualny numer telefonu, drugi stary. Jeden ma logo, drugi nie. Handlowiec wysyła maile z podpisem bez żadnych danych firmy, bo "jakoś nie skonfigurował".
Klient patrzy na taką korespondencję i widzi firmę, która nie panuje nad własną komunikacją.
Do tego dochodzą sytuacje, które zdarzają się w każdej firmie: zmiana siedziby, nowy numer telefonu, rebranding, kampania marketingowa. Za każdym razem ktoś musi zebrać się i zaktualizować podpisy — osoba po osobie, komputer po komputerze, Outlook desktopowy i mobilny osobno.
To nie jest trudne. To jest po prostu bardzo, bardzo czasochłonne.
Menedżer podpisów mailowych to aplikacja zbudowana w Microsoft 365, która przenosi zarządzanie podpisami z poziomu każdego pracownika z osobna na poziom centralny.
Administratorzy przygotowują szablony podpisów w HTML — z logo, danymi firmy, zdjęciem pracownika, banerem marketingowym. Pracownik wchodzi do aplikacji, wybiera swój podpis, klika generuj, kopiuje i wkleja do Outlooka. Pięć minut i gotowe — bez pomocy IT, bez instrukcji obsługi.
Nowy pracownik w firmie? Dostajesz link, wchodzisz, pobierasz podpis. Tyle.
To jest element, który robi największe wrażenie w praktyce.
Baner w podpisie wyświetla się z zewnętrznego linku. Jeśli chcesz zmienić komunikat marketingowy — przed świętami, przed targami, w ramach promocji — wymieniasz plik na serwerze. Wszyscy pracownicy w swoich podpisach dostają automatycznie nowy baner. Bez żadnego kontaktu z każdym z nich.
Zamiast tygodnia pracy to dosłownie jeden ruch.
Aplikacja pozwala przygotować różne wersje podpisów dla różnych działów. Handlowcy mają swój podpis — ze zdjęciem i danymi kontaktowymi. Dział administracyjny ma inny. Jeśli firma działa w ramach kilku spółek z różnymi domenami, można obsłużyć wszystkie z jednego miejsca.
Uprawnienia można ustawiać tak, żeby każdy pracownik widział tylko te podpisy, które są dla niego przeznaczone.
Aplikacja działa responsywnie — działa na telefonie tak samo jak na komputerze. Jeśli pracownik chce ustawić podpis w mobilnym Outlooku, klika "wyślij do siebie", odbiera maila na telefonie, kopiuje podpis i wkleja w ustawieniach aplikacji. Dwie minuty.
Administrator może też wysłać podpis bezpośrednio do wybranego pracownika — z jego zdjęciem i danymi — żeby nie musiał sam nic konfigurować.
Wiele firm ma w podpisach mailowych klauzule RODO, obowiązkowe informacje prawne, oświadczenia wymagane przez regulaminy. Przy centralnym zarządzaniu wystarczy dodać taki element raz — i wszyscy pracownicy mają go automatycznie w każdej wiadomości.
Jeśli coś się zmienia w przepisach lub polityce firmy, aktualizacja zajmuje chwilę i nie wymaga kontaktu z każdym pracownikiem z osobna.
Jak to wygląda w praktyce — zobaczysz w filmie:
Umowy w firmie są wszędzie — w segregatorach, Excelu, skrzynkach mailowych. Trudno je znaleźć, łatwo przegapić termin wypowiedzenia. Baza umów wspomagana AI automatycznie odczytuje dane z dokumentów, kategoryzuje je, tworzy streszczenia i przypomina o ważnych terminach. Bez ręcznego przepisywania, bez zgubionych dokumentów, bez niespodzianek.
Ile czasu zajmuje Ci znalezienie konkretnej umowy? Czy wiesz, która z nich wygasa w przyszłym miesiącu? Czy Twoi ludzie przepisują dane z dokumentów ręcznie do jakiegoś rejestru?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest niekomfortowa — ten artykuł jest dla Ciebie.
Umów w firmie jest zawsze dużo. Umowy o poufności, handlowe, o współpracy, ubezpieczeniowe, bankowe, kredytowe. Każda ważna. Każda z datą, terminem, warunkami, które trzeba śledzić.
I każda gdzieś leży.
W szafce. W segregatorze. W Excelu, który ktoś prowadził dwa lata temu. W skrzynce mailowej osoby, która odeszła z firmy.
Firmy próbują to ogarnąć na różne sposoby — rejestr w Excelu, lista na SharePoint, skan w chmurze. To działa do pewnego momentu. Potem rośnie liczba umów, rotacja w zespole, tempo pracy — i zaczyna się chaos. Termin wypowiedzenia mija niezauważony. Umowa przedłuża się automatycznie na warunkach, których dziś byś nie podpisał. Ktoś szuka dokumentu 40 minut, bo nie wie gdzie szukać.
To, co odróżnia zwykłą bazę dokumentów od rozwiązania z AI, to automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych z umów — bez ręcznego przepisywania.
Wrzucasz umowę do systemu — mailem albo bezpośrednio na SharePoint. AI czyta dokument i automatycznie wyciąga kluczowe informacje: strony umowy, daty zawarcia i wygaśnięcia, warunki płatności, sposób wypowiedzenia. Wszystko trafia do bazy bez żadnego ręcznego wpisywania.
Co więcej — AI przygotowuje krótkie streszczenie umowy. Zarząd nie musi czytać całego dokumentu, żeby wiedzieć czego dotyczy i na co zwrócić uwagę. System wskazuje też niestandardowe zapisy — te fragmenty, które odbiegają od normy i wymagają szczególnej uwagi.
Do każdej umowy AI tworzy również zestaw słów kluczowych, dzięki którym wyszukiwanie działa intuicyjnie. Szukasz po nazwie kontrahenta, dacie, rodzaju umowy, dowolnej frazie — system znajduje to w sekundy.
Jedną z największych bolączek firm jest to, że umowy wygasają lub przedłużają się bez wiedzy zainteresowanych. Baza umów z AI rozwiązuje ten problem przez automatyczne powiadomienia.
System przypomina o zbliżającym się końcu umowy, o terminie na wypowiedzenie, o płatnościach wynikających z dokumentu. Dostajesz informację zanim cokolwiek się wydarzy — nie po fakcie.
Baza działa na platformie Microsoft 365 — SharePoint, Power Automate, Azure AI. Dane są przechowywane w infrastrukturze Microsoftu, więc bezpieczeństwo i zgodność z RODO jest zapewniona na tym samym poziomie, co reszta Twoich danych firmowych.
Dostęp jest mobilny — pracownik w terenie może w kilka sekund znaleźć umowę z klientem przez telefon. Uprawnienia można precyzyjnie kontrolować: ktoś widzi wszystkie umowy, ktoś inny tylko wybrane.
W bazie mogą być nie tylko umowy — również aneksy, protokoły, wszelka dokumentacja formalna związana z danym kontrahentem lub projektem. Wszystko w jednym miejscu, z pełną historią zmian.
Jeśli firma archiwizuje dokumenty papierowo, baza pozwala też zapisać lokalizację fizyczną — segregator, półka, regał. Cyfrowa i papierowa archiwizacja działają razem.
Przede wszystkim dla firm, które mają dużą liczbę umów i małe zespoły — gdzie nie ma sensu zatrudniać kogoś tylko do prowadzenia rejestrów. AI robi to automatycznie, a jedna osoba tylko weryfikuje poprawność odczytanych danych.
Sprawdza się też doskonale w kancelariach prawnych — gdzie umów i szablonów są setki, a szybkie wyszukiwanie konkretnego dokumentu to codzienność.
I wszędzie tam, gdzie przegapiony termin może kosztować firmę realne pieniądze.
Obejrzyj film, żeby zobaczyć jak to działa w praktyce:
Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak taka baza mogłaby działać w Twojej firmie, umówmy się na bezpłatną konsultację.
.png)
