keyboard_arrow_left
Wszystkie to blog

7 KSEF implementation mistakes (and how to avoid them)

AI - sztuczna inteligencja
Aplikacje Microsoft
oszczędności na automatyzacji

Podsumowanie

info

Large companies start issuing invoices in KSEF on February 1, 2026. All businesses must be ready to receive them. April 1, everyone else joins. Most companies will make the same mistakes. Waiting until the last moment, no process audit, ignoring permissions, no backup plan, assuming the accountant will handle it alone, zero communication with contractors, and no testing. Result? Chaos, stress, company paralysis on day one. This article shows 7 common mistakes and exactly how to avoid them. The Ministry provides tools from November 2025. If you start in January, you lose 3 months of preparation. No penalties until end of 2026, but no penalties doesn't mean you can ignore the system. Use this time for learning and refining processes.

7 KSEF implementation mistakes (and how to avoid them)

Large companies start issuing invoices in KSEF on February 1, 2026. All businesses must be ready to receive them.

April 1, the rest of companies join the system.

This is the biggest change in invoicing in years.

Most companies will make the same mistakes. Chaos, stress, process paralysis. Invoices you can't receive. Team that doesn't know what to do.

In this article, I'll show you 7 common mistakes and exactly how to avoid them.

MISTAKE #1: Waiting until the last moment

What it looks like:

"KSEF? I'll deal with it in December."

December arrives. It turns out:

  • Accounting system isn't ready
  • Team doesn't know how it works
  • Software vendor needs 6 weeks for integration
  • Accounting office isn't prepared either

Result: February 1 paralysis. You can't receive invoices from suppliers.

Why this is risky:

The Ministry of Finance releases tools starting November 2025:

  • November 1: Certificates and Permissions Module (MCU)
  • November 1: Test application
  • November 15: Pre-production environment

If you start in January, you lose 3 months for testing and preparation.

How to avoid:

Start in November 2025.

Minimum plan:

  • November: Process audit, building permissions in MCU
  • December: Testing, team training
  • January: Final preparations, contractor communication

👉 Detailed plan: [link]

MISTAKE #2: No audit of current processes

What it looks like:

"The accountant will handle invoices, IT will set up the system, it'll work."

February 1 it turns out:

  • Accountant doesn't have KSEF permissions
  • Invoices come to her by email, but now must be in the system
  • Nobody knows who should log into KSEF
  • Process is unclear

Result: Chaos. Invoices aren't received. Suppliers call with questions.

Why this is risky:

KSEF changes the entire invoicing process. It's not just "new software." It's a change in how invoices enter your company and are processed.

How to avoid:

Do a process audit NOW.

Questions for cost invoices:

  • Who receives invoices today?
  • How do they reach accounting?
  • Do you use accounting software? Which one?
  • Does your software vendor support KSEF?
  • Who will have KSEF permissions?

Questions for revenue invoices:

  • Who issues invoices?
  • What program do you use?
  • How often do you correct/cancel invoices? (won't be possible in KSEF)
  • Do you issue invoices in other languages?

Draw the complete invoice path from receipt/issuance to payment.

Only when you know HOW IT WORKS TODAY can you design HOW IT SHOULD WORK IN KSEF.

MISTAKE #3: Ignoring permissions and login

What it looks like:

"We'll log in when we need to."

February 1 you try to log into KSEF. It turns out:

  • You don't have a trusted profile
  • Qualified certificate must be ordered (wait time: 7-14 days)
  • You don't know who should have permissions
  • Permissions must be granted earlier

Result: You can't issue or receive invoices.

Why this is risky:

KSEF requires authentication. Without permissions, you won't issue or receive invoices.

Worse: Permissions granted in the old system (KSEF 1.0) WILL NOT transfer to KSEF 2.0.

Only permissions granted in MCU Module from November 1 will transfer.

How to avoid:

From November 1, build your permissions network.

Step 1: Choose login method

  • Trusted profile (free, sufficient for small companies)
  • Qualified certificate (for larger companies)
  • Qualified seal (for corporations)

Step 2: Log into MCU

  • Go to podatki.gov.pl/ksef
  • Access Certificates and Permissions Module
  • Log in with chosen method

Step 3: Grant team permissions

  • Accountant: access to invoices, downloading
  • Sales staff: issuing invoices
  • Accounting office: appropriate permissions

Save the permissions scheme - who has access to what.

MISTAKE #4: No backup plan

What it looks like:

"The system will work, we don't need plan B."

KSEF stops working. Outage. Or your internet connection fails.

What now? How to issue an invoice? Client is waiting.

Result: Paralysis. You can't run your business.

Why this is risky:

No system works 100%. There will be outages, technical breaks, internet problems.

The Ministry has planned emergency modes, but you must know how to use them.

How to avoid:

Prepare emergency procedures.

Mode 1: Offline 24h

You can issue an invoice outside KSEF and send it by the next business day.

What you need:

  • Certificate for offline mode (generate in MCU from November 1)
  • Invoice must have two QR codes
  • Procedure: who issues, who sends next day

Mode 2: Ministry-announced outage

Ministry announces outage on BIP website.

What you do:

  • Issue invoice in XML format
  • Provide to buyer (email, flash drive, as agreed)
  • Send to KSEF within 7 business days after outage ends

Write instructions and post at invoice issuer's desk.

Test offline mode in test environment (available from November 1).

MISTAKE #5: Assuming "the accountant will handle it"

What it looks like:

"It's an accounting issue, the accountant will handle it."

KSEF isn't just an accounting problem. It's a process change across the entire company.

Who must be involved:

  • Accountant (receiving and categorizing invoices)
  • Sales department (issuing invoices)
  • IT (integrations, permissions, technical support)
  • Management (strategic decisions, budget)
  • Administration (communication with contractors)

Result of mistake: Accountant doesn't have technical permissions. IT doesn't know accounting processes. Everyone waits for someone else.

Why this is risky:

KSEF requires cooperation between different departments. Without coordination, there will be chaos.

How to avoid:

Form an implementation team.

Team composition:

  • Someone from accounting (knows processes)
  • Someone from IT (knows technical side)
  • Someone from management (makes decisions)
  • (Optional) sales department representative

Team tasks:

  • Process audit
  • Choosing technical solutions
  • Granting permissions
  • Preparing procedures
  • Training other employees

Regular meetings (e.g., once weekly) until February 1.

MISTAKE #6: No communication with contractors

What it looks like:

"Contractors will manage somehow."

February 1. A large supplier issues you an invoice in KSEF. You're not ready to receive it.

Supplier calls: "Why aren't you receiving the invoice?"

Or vice versa:

You issue an invoice in KSEF on April 1. Client doesn't know how to receive it. Calls frustrated: "Where's the invoice? I didn't get an email!"

Result: Frustration on both sides. Payment delays.

Why this is risky:

CRITICAL: Large companies (over €200M revenue) start February 1.

If you buy from a large company, you must be ready to receive invoices February 1, even if you start issuing only April 1.

How to avoid:

In January: Contact suppliers and clients.

To suppliers (December/January):

"Hello,

Regarding KSEF implementation from February 1, 2026, we'd like to confirm if your company will be issuing invoices through this system.

If so, please inform us so we can prepare our receipt processes.

Best regards"

To clients (March):

"Hello,

From April 1 we'll be issuing invoices through the KSEF system. Invoices will be available in the system for download.

If you have questions, please contact us.

Best regards"

Prepare FAQ for clients - how to receive invoices, where to log in, who to ask for help.

MISTAKE #7: Not testing solutions

What it looks like:

"We read the instructions, it'll work."

February 1. First invoice. It turns out:

  • Accounting system doesn't integrate with KSEF as expected
  • Permissions are incorrectly granted
  • Process takes 3 times longer than expected
  • Nobody knows what to do when something fails

Result: First day chaos and stress instead of calm work.

Why this is risky:

Theory is one thing. Practice is another.

Until you test the entire process live, you don't know if it'll work.

How to avoid:

Test everything in pre-production environment.

From November 15, pre-production environment is available - you log in with your real data, but it's not yet production.

What to test:

Test 1: Invoice issuance

  • Log into system
  • Issue test invoice
  • Check if you got KSEF number
  • Measure entire process time

Test 2: Invoice receipt

  • Find client/supplier also testing KSEF
  • Exchange invoices
  • Check if invoices pass correctly
  • Test integration with accounting system

Test 3: Offline mode

  • Generate offline certificate
  • Issue invoice offline
  • Check QR codes
  • Send to KSEF next day

Test 4: Permissions

  • Check if all people have proper permissions
  • Test each team member's login
  • Check what they see, what they can do

Record time for each process - you'll know how much time is needed in practice.

Record problems - you'll know what to fix before launch.

What to do to avoid all mistakes?

Your checklist:

Start in November 2025 (don't wait until January)

Do process audit (draw how invoicing looks today)

Build permissions in MCU (from November 1)

Prepare backup plan (offline 24h + announced outage)

Form implementation team (accounting + IT + management)

Communicate with contractors (December-January)

Test everything (pre-production environment from November 15)

Remember: No penalties until end of 2026

The Ministry of Finance postponed all penalties until end of 2026.

This means:

You have time to learn. You can make mistakes without financial consequences.

But:

No penalties doesn't mean you can ignore KSEF.

If you don't receive invoices, suppliers will have problems. If you don't issue invoices correctly, clients will ask questions.

Use 2026 for learning and refining processes.

From 2027, the system must work smoothly.

What next? Automation after implementation

Once KSEF is working, you can start automating:

  • Automatic cost categorization by AI
  • Smart collections
  • Real-time dashboards
  • Customer segmentation

👉 See possibilities: KSEF + AI = finance automation. 5 possibilities you don't know

Summary: Avoid mistakes, implement smoothly

7 mistakes most companies will make:

  1. ❌ Waiting until last moment
  2. ❌ No process audit
  3. ❌ Ignoring permissions
  4. ❌ No backup plan
  5. ❌ "Accountant will handle it"
  6. ❌ No communication with contractors
  7. ❌ Not testing solutions

You don't have to make them.

Start in November. Do audit. Build permissions. Test. Train team. Communicate with contractors.

February 1 you'll be ready without chaos and stress.

Need help?

We help companies prepare for KSEF:

  • Process audits
  • Selecting technical solutions
  • Team training
  • Implementation support

O autorze

Marcin Karwowski

Ekspert automatyzacji w Microsoft 365
20 lat doświadczenia w przekształcaniu czasochłonnych, manualnych procesów w zautomatyzowane rozwiązania. Projektuje systemy, które bezbłędnie wykonują powtarzalne zadania, pozwalając Twojemu zespołowi skupić się na tym, co naprawdę buduje wartość firmy.

Powiązane wpisy

Process Automation

Outlook do zarządzania projektami - funkcje, których nie używasz

Masz 30 przypiętych maili w inboxie? Robisz to źle. Tracisz czas na ręczne przerzucanie wiadomości między folderami? Zapominasz odpowiedzieć na ważne maile? W czasach AI wszyscy gonią za nowymi narzędziami, a 90% firm nie wykorzystuje nawet 20% możliwości Outlooka, za który i tak płacą. Pokażę Ci 7 prostych funkcji, które używam codziennie i które oszczędzają mi 2-3 godziny tygodniowo. Bez AI, bez kolejnych subskrypcji, bez skomplikowanych wdrożeń. Tylko czysty Outlook i jego wbudowane możliwości.

Wiem, co teraz myślisz.

"Outlook? W 2025? Marcin, przecież wszyscy mówią o AI, automatyzacjach między systemami, chatbotach..."

Tak. I mają rację. AI to potężne narzędzie. Ale zanim wydasz kolejne 5000 zł na inteligentnego asystenta mailowego, sprawdź czy w ogóle wykorzystujesz to, za co już płacisz.

Bo widzę to codziennie. Firmy wydają dziesiątki tysięcy na skomplikowane systemy, a ich pracownicy ręcznie przerzucają maile między folderami. Szukają tej jednej wiadomości od klienta w 500 mailach. Przypinają 30 wiadomości i tracą w nich orientację.

Outlook ma w sobie funkcje, które rozwiązują 90% tych problemów. Problem w tym, że nikt ich nie używa.

Reguły - niech Outlook pracuje za Ciebie

Zacznę od podstawy, która oszczędza mi godzinę dziennie.

Reguły w Outlooku to automatyczne akcje wykonywane na przychodzących mailach.

Przykład z życia: mam 5 aktywnych projektów. Każdy ma swojego project managera, każdy ma swój folder w Outlooku. Zamiast ręcznie sortować każdego maila (co robiłem przez pierwsze 3 miesiące i było to koszmarne), ustawiłem reguły:

  • Mail od klienta X → folder "Projekt Automatyzacja HR"
  • Mail z tematem zawierającym "[FAKTURY]" → folder "Księgowość"
  • Mail od dostawcy Y → folder "Projekt Inwentaryzacja"

Efekt? Zero ręcznego przerzucania. Wszystko leci tam, gdzie trzeba. Automatycznie.

Ale to nie koniec. Te foldery mogę udostępnić konkretnym osobom z zespołu. Osoba odpowiedzialna za projekt 1 widzi tylko foldery z projektu 1. Osoba z projektu 15 widzi tylko projekt 15.

Jeden wspólny mail projektowy. Zero chaosu. Zero "hej, przekaż mi ten mail od klienta".

Foldery wyszukiwania - jeden klik zamiast 10 filtrów

Tu jest moja tajna broń.

Folder wyszukiwania to zapisane, zaawansowane wyszukiwanie, które działa jak zwykły folder.

Brzmi skomplikowanie? To dam Ci przykład.

Mam folder wyszukiwania "Czekające na odpowiedź". Kryteria: wszystkie maile, które wysłałem w ciągu ostatnich 7 dni, na które NIE dostałem odpowiedzi, od konkretnych klientów (tych najbardziej newralgicznych).

Jeden klik. Widzę wszystko, co wymaga followupu.

Drugi folder: "Pilne projekty". Kryteria: maile z flagą "ważne" + słowo "projekt" w temacie + od ostatnich 14 dni.

Znowu - jeden klik. Wszystkie pilne sprawy projektowe w jednym miejscu.

To nie jest żadna automatyzacja. To wykorzystanie potencjału Outlooka, z którego większość ludzi w ogóle nie korzysta.

Flagi i "odłóż" - przestań pamiętać o wszystkim

Przychodzi do mnie mail o 8 rano. Ważny. Ale teraz nie mam czasu na odpowiedź, bo mam spotkanie za 5 minut.

Dwa scenariusze:

Scenariusz 1 (bez automatyzacji): Zostawiam go w inboxie. Do końca dnia dostaję kolejne 50 maili. Ten ważny ginie gdzieś na środku. Przypominam sobie o nim 3 dni później, jak klient pisze "hej, co z tym?".

Scenariusz 2 (z flagą lub "odłóż"): Klikam "odłóż do jutra do 14:00". Mail znika z inboxa. Jutro o 14:00 pojawia się na samej górze. Odpowiadam.

Zero stresu. Zero zgubionej korespondencji.

Flagi działają podobnie - możesz ustawić reminder na konkretny dzień. Outlook SAM Ci przypomni.

I tu ważna rzecz, którą widzę u wielu użytkowników: masz 30 przypiętych maili? Robisz to źle.

Przypinanie jest OK dla 2-3 najważniejszych spraw. Może 5. Ale jak masz 30 przypiętych maili, to de facto masz drugi inbox na górze inboxa. To chaos. Zrób folder "Do zrobienia" i tam je wrzuć. Albo użyj flag.

Planowanie wysyłki - profesjonalizm bez wysiłku

Zdarza Ci się pisać maile o 5:00?

Mnie tak. Pracuję porankami, mam czas na spokojne przemyślenie odpowiedzi.

Problem: nie chcę, żeby klient dostał maila o 5:00, bo albo pomyśli że nie mam życia, albo że pracuję w chaosie.

Rozwiązanie: planuję wysyłkę na 9:00.

Piszę teraz. Outlook wysyła o normalnej porze. Profesjonalnie. Bez stresu.

Używam tego też do przypominek. "Hej, minął tydzień, chciałem wrócić do tematu..." - piszę w piątek, planuję wysyłkę na wtorek 10:00.

Udostępnianie folderów - koniec z przekazywaniem maili

To zmieniło sposób pracy w naszym zespole.

Mamy wspólny folder "Oferty aktywne". Udostępniony między mną, sprzedażą i PM-ami.

Jak przychodzi mail od potencjalnego klienta, przerzucam go do tego folderu. Wszyscy widzą. Nikt nie musi pytać "hej, prześlij mi tego maila". Wszyscy mają dostęp.

Drugi przykład: marketing. Chcemy monitorować newslettery konkurencji. Jedna osoba zapisuje się na 10 newsletterów. Tworzy folder "Konkurencja - newslettery". Udostępnia zespołowi. Wszystkie maile lecą tam automatycznie (reguła!). Cały zespół ma dostęp.

Zero duplikowania. Zero "nie mam tego maila". Jedna skrzynka, jeden folder, pełna transparentność.

Etykiety i kategorie - porządek wizualny

Lubisz kolory? Ja też.

Etykiety pozwalają mi wizualnie segregować maile:

  • Zielona → projekt zakończony, czekam tylko na płatność
  • Czerwona → pilne, wymaga działania dziś
  • Niebieska → do przeczytania, niska priorytet
  • Żółta → czekam na odpowiedź od kogoś innego

Łączę to z regułami. Mail od konkretnego klienta automatycznie dostaje żółtą etykietę + leci do folderu "Projekt X".

Dwoma kliknięciami sprawdzam status wszystkich projektów.

Całe skrzynki wspólne - dla maili typu biuro@, faktury@

Ostatnia rzecz: wspólne skrzynki mailowe.

Macie skrzynkę biuro@firma.pl? faktury@firma.pl? Zazwyczaj loguje się na nią jedna osoba, reszta prosi o przekazanie maili.

Głupie. Nieefektywne.

Udostępnij całą skrzynkę zespołowi. Wszyscy widzą wszystkie maile. Każdy może odpowiedzieć. Zero wąskich gardeł.

U nas skrzynka faktury@ jest udostępniona księgowej i mi. Widzę co przychodzi, mogę zareagować jak trzeba. Księgowa obsługuje większość spraw. Bez przesyłania maili tam i z powrotem.

Po co to wszystko?

Bo czas to pieniądze.

Dosłownie.

Jeśli Twój pracownik zarabia 7000 zł brutto miesięcznie i traci 2 godziny tygodniowo na ręczne sortowanie maili, szukanie wiadomości i przypominanie sobie o odpowiedziach, to tracisz około 600 zł miesięcznie na jednego pracownika.

Masz 10-osobowy zespół? To 6000 zł miesięcznie wyrzuconych w błoto.

A przecież za Outlooka już płacisz. Od 5,60 EUR miesięcznie za licencję Business Basic. Nie musisz dokupować niczego.

Musisz tylko wykorzystać to, co masz.

Większość firm nie używa nawet 20% możliwości Microsoft 365. Płacą za narzędzia, które mogą zautomatyzować połowę ich pracy, i dalej robią wszystko ręcznie.

To nie jest ani nowoczesne, ani efektywne.

To po prostu marnowanie pieniędzy.

Podsumowanie

7 funkcji. Zero dodatkowych kosztów. 10 godzin miesięcznie z powrotem.

Zacznij od jednej rzeczy - reguł. Zastanów się, które maile możesz automatycznie sortować. Które projekty, którzy klienci, które tematy.

Potem dodaj foldery wyszukiwania dla najważniejszych spraw.

Zacznij używać "odłóż" zamiast trzymać wszystko w inboxie.

I przestań przypinać 30 maili. Serio. To nie działa.

Outlook to nie jest sexy narzędzie. Nie ma AI w nazwie. Nie ma dashboardów. Nie wygląda nowocześnie.

Ale działa. I oszczędza czas.

A w biznesie czas to jedyna rzecz, której nie da się kupić.

Obejrzyj film:

Process Automation

Manus AI - pierwsze narzędzie z prawdziwą autonomią (test w praktyce)

Mam w firmie cały stack AI-owy. ChatGPT do pisania, Claude do analizy, Copilot do kodu. Każdy robi swoją robotę, ale wszędzie widziałem ten sam problem - muszę im podać dane, skopiować link, wkleić tekst. Nie ma w nich prawdziwej autonomii. Aż klient wspomniał o Manusie. Przetestowałem przez dwa miesiące w eraIT i zrozumiałem, czego mi brakowało. Manus uruchamia normalną przeglądarkę, klika, scrolluje, loguje się na strony - dokładnie jak człowiek. W tle. Bez mojego udziału. Inne AI-e przeczytają tekst, który im wkleisz. Manus sam tam wchodzi i wraca z raportem.

Używam kilku narzędzi AI codziennie. ChatGPT pomaga pisać, Claude świetnie analizuje dokumenty, Copilot wspiera przy kodzie. To działa, oszczędza czas, nie narzekam.

Ale zawsze mnie frustrowało jedno - żadne z nich nie działa samo. Mogę im powiedzieć co mają zrobić, ale nie mogę ich wysłać, żeby to wykonały bez mojego udziału. Kopiuję linki, wklejam teksty, podaję kontekst. W kółko.

Aż usłyszałem o Manusie. Sprawdziłem. I odkryłem różnicę, która zmienia sposób pracy.

Czym Manus różni się od ChatGPT i Claude?

Najprościej ujmując: Manus uruchamia przeglądarkę i działa jak człowiek.

Nie wymyśla linków jak ChatGPT. Nie potrzebuje wklejonego tekstu jak Claude. Otwiera strony, klika, scrolluje, wyszukuje informacje i wraca z raportem. Automatycznie.

Brzmi prosto, ale to fundamentalna różnica:

  • ChatGPT/Claude: Pomagają, gdy im coś podasz
  • Manus: Robi zadanie od początku do końca, sam

Pokażę to na czterech przykładach z mojej codziennej pracy.

Research produktów - bez godzin na YouTube

Potrzebowałem kupić aparat do vlogowania. Sony albo Canon, podłączenie do komputera, możliwość live'ów. Standardowo to oznacza: 2 godziny na YouTube, godzinę na forach, googlowanie "czy ten model jeszcze dostępny".

Tym razem zapytałem Manusa: "Porównaj Sony vs Canon do vlogowania z podłączeniem do komputera i możliwością live'ów".

Manus sam:

  • Wszedł na strony producentów
  • Sprawdził specyfikacje (sam wyłapał że potrzebuję czystego HDMI)
  • Przeszukał Ceneo, RTV Euro AGD, Sony Store
  • Znalazł konkretne modele z aktualnymi cenami
  • Podał działające linki do sklepów

Kliknąłem link. Model był dostępny. Cena się zgadzała. Kupiłem.

ChatGPT by mi wypisał coś z pamięci i podał linki, które nie działają. Manus faktycznie otworzył sklepy i sprawdził.

Oszczędność: ~3 godziny researchu.

Automatyczna weryfikacja klientów w CRM

W eraIT klienci zapisują się przez formularz na stronie. Wcześniej ręcznie sprawdzałem każdego - wchodziłem na stronę firmy, czytałem czym się zajmują, sprawdzałem NIP i KRS. 15 minut na każdego leada.

Teraz Manus robi to automatycznie:

  1. Lead wypełnia formularz
  2. Manus dostaje adres strony firmowej
  3. Wchodzi na stronę (jak człowiek przez przeglądarkę)
  4. Czyta sekcje "O nas", "Kontakt"
  5. Sprawdza NIP i KRS w bazach publicznych
  6. Tworzy gotową notatkę w CRM z opisem firmy, branżą, formą prawną

Zanim oddzwonię do klienta, wiem już, z kim rozmawiam.

ChatGPT by powiedział: "Nie mam dostępu do tej strony". Manus tam wchodzi i robi research za mnie.

Oszczędność: 5 minut na każdego leada. Przy 20 leadach dziennie to ponad 1,5 godziny.

Audyt bezpieczeństwa aplikacji - bez IT

Mieliśmy aplikację webową do przetestowania pod kątem bezpieczeństwa. Normalnie wynajmujesz pentestera albo używasz specjalistycznych narzędzi, które wymagają wiedzy technicznej.

Poprosiłem Manusa: "Sprawdź tę aplikację pod kątem zabezpieczeń".

Manus:

  • Uruchomił przeglądarkę
  • Testował formularze
  • Sprawdzał nagłówki HTTP
  • Szukał podatności
  • Wygenerował raport z konkretnymi problemami

Dostałem listę błędów: brak nagłówków bezpieczeństwa, podatność XSS w formularzu kontaktowym, słabe ustawienia cookies.

Nie musiałem znać się na pentestingu. Manus zrobił audyt sam i pokazał co poprawić.

Claude by powiedział: "Nie mogę testować aplikacji, ale mogę podać teoretyczne wskazówki". Manus faktycznie przetestował i dał konkretny raport.

Znajdowanie kodów rabatowych

Kupowałem Super Whisper za $250. Przy płatności zobaczyłem pole na kod rabatowy.

Poprosiłem Manusa: "Znajdź kod rabatowy do Super Whisper Pro Lifetime".

30 sekund później: kod na 25% zniżki. Działał.

Zaoszczędziłem $62.50 w czasie krótszym niż trwa ta rozmowa.

ChatGPT by podał potencjalne kody (żaden by nie działał - halucynacje). Manus przeszukał fora, strony z kodami i znalazł kod, który faktycznie istnieje.

Dlaczego Meta wykupiła Manusa?

Kilka tygodni temu Meta (właściciel Facebooka, Instagrama, WhatsAppa) wykupiła 100% udziałów w Manusie za 2mld dolarów.

Dlaczego Meta to zrobiła? Bo Manus rozwiązuje problem, który ma każde inne AI - brak autonomii. To pierwsze narzędzie, które faktycznie pracuje jak agent, nie asystent.

Podsumowanie

Manus nie zastąpi ChatGPT w pisaniu ani Claude w analizie. Ale robi coś czego one nie potrafią - działa sam.

Używam go w eraIT od dwóch miesięcy. Oszczędza mi dziesiątki godzin miesięcznie na researchu, weryfikacji danych i rutynowych zadaniach.

To nie jest kolejna bajka o AI. To narzędzie, które faktycznie pracuje w tle.

Process Automation

Jak pisać 3x szybciej bez dotykania klawiatury? Narzędzie AI, które odmienia moją pracę

Super Whisper to narzędzie AI do dyktowania, które zmienia sposób, w jaki piszesz w pracy. W przeciwieństwie do standardowego dyktowania w Windows czy telefonie, nie przepisuje dosłownie tego, co mówisz - interpretuje Twoją wypowiedź i tworzy profesjonalny tekst. Dyktujesz chaotycznie z przerwami i pomyłkami? Narzędzie automatycznie usuwa "yyy", poprawia składnię i formatuje tekst w czytelne akapity. Mówisz po polsku, a możesz dostać sformatowany mail, notatkę ze spotkania czy listę zadań - wszystko dzięki presetom, które sam konfigurujesz. Działa lokalnie na komputerze (Windows i Mac), integruje się z dowolną aplikacją i pozwala pisać 3x szybciej. W artykule pokazuję jak to wygląda na żywo, jakie ma funkcje i dla kogo się sprawdzi. Prawdziwa rewolucja dla każdego, kto spędza godziny na pisaniu maili i dokumentów.

Od kilku tygodni praktycznie nie dotykam klawiatury, gdy piszę maile, notatki czy dokumenty. Brzmi dziwnie? Może. Ale to prawda.

Dyktuję. Chaotycznie, z błędami, gubię myśl w połowie zdania. A narzędzie AI, którego używam, tworzy z tego uporządkowany, profesjonalny tekst. Poprawia składnię, formatuje, strukturyzuje myśli. I robi to 3x szybciej niż pisanie na klawiaturze.

Problem, który wszyscy znamy

Ile godzin dziennie spędzasz na pisaniu? Maile do zespołu, notatki ze spotkań, dokumenty projektowe, wiadomości na Teams. Jeśli jesteś managerem, przedsiębiorcą czy pracujesz w biurze, prawdopodobnie kilka godzin dziennie.

A co gdybyś mógł po prostu powiedzieć to, co chcesz napisać? Bez zastanawiania się nad formułowaniem zdań, bez poprawiania błędów, bez formatowania.

To właśnie robi Super Whisper.

Czym jest Super Whisper?

Super Whisper to narzędzie AI do dyktowania, które działa zupełnie inaczej niż tradycyjne dyktowanie w telefonie czy Windows.

Kluczowa różnica: nie przepisuje dosłownie tego, co mówisz. Interpretuje Twoją wypowiedź i tworzy tekst taki, jakbyś go napisał na klawiaturze.

Przykład:

Mówisz chaotycznie: "Cześć, słuchaj, chciałbym się dowiedzieć, no wiesz, na jakim etapie jest ten projekt, no bo przekazałem wam aplikację do testów i tak się zastanawiam czy macie jakieś uwagi..."

Super Whisper pisze:

"Dzień dobry,

Chciałbym się dowiedzieć na jakim etapie realizacji jest nasz projekt. Przekazałem Państwu ostatnio aplikację do testów i chciałbym dowiedzieć się czy macie jakieś uwagi."

Widzisz różnicę? To nie jest surowa transkrypcja. To profesjonalny tekst.

Jak to działa w praktyce?

Narzędzie ma coś, co nazywa się "presetami" - szablonami formatowania.

Preset "Mail biznesowy":

  • Dodaje "Dzień dobry" na początku
  • Dzieli tekst na czytelne akapity
  • Wygładza formułowania
  • Usuwa "yyy", "no wiesz" i inne wypełniacze

Preset "Notatka ze spotkania":

  • Strukturyzuje myśli w punkty
  • Grupuje według sekcji (pytania, temat, działania, cel)
  • Uporządkowuje chaotyczną wypowiedź

Preset "Voice to text":

  • Przepisuje dokładnie to, co powiedziałeś (jeśli tego potrzebujesz)

Możesz też stworzyć własne presety dostosowane do Twojej pracy.

To nie tylko narzędzie do maili

Używam Super Whisper do:

Maili do zespołu - dyktuję w 30 sekund, zamiast pisać 3 minuty

Notatek ze spotkań - mówię swobodnie, dostaję uporządkowane punkty

Zadań w Clickup - szybkie zgłoszenie do zespołu z pełnym kontekstem

Dokumentów roboczych - pierwsze drafty bez siedzenia nad klawiaturą

Wiadomości na Teams/WhatsApp - profesjonalny ton, nawet gdy się spieszę

Kluczowa rzecz: nie musisz myśleć o tym, jak coś sformułować. Mówisz naturalnie, narzędzie dba o resztę.

Zobacz jak to wygląda na żywo

Nagrałem film, w którym pokazuję Super Whisper w akcji. Dyktuję ten sam mail trzy razy z różnymi presetami - zobaczysz jak bardzo zmienia się formatowanie i ton.

Dlaczego to działa lepiej niż zwykłe dyktowanie?

Standardowe narzędzia do dyktowania (Windows Voice Typing, dyktowanie w telefonie) mają jeden problem: przepisują dokładnie to, co mówisz.

Efekt? Tekst brzmi jak... no właśnie, jak ktoś mówi. Z przerwami, powtórzeniami, chaotycznie.

Super Whisper używa AI (konkretnie: modele językowe jak Claude czy GPT), żeby:

  1. Zrozumieć intencję - o co Ci chodziło
  2. Poprawić składnię - stworzyć płynne zdania
  3. Sformatować - dodać akapity, punkty
  4. Usunąć śmieci - "yyy", pomyłki, powtórzenia

To tak, jakbyś miał/a asystenta, który słucha Cię i pisze to, co naprawdę chciałeś powiedzieć.

Dodatkowe atuty

Działa lokalnie

Silnik rozpoznawania mowy działa na Twoim komputerze (Windows i Mac). To znaczy, że jest błyskawiczny i nie potrzebuje ciągłego połączenia z internetem.

Integracja z dowolną aplikacją

Klikasz w pole tekstowe (Outlook, Teams, WhatsApp, Clickup, cokolwiek), włączasz Super Whisper i dyktujesz. Tekst pojawia się tam, gdzie pracujesz.

Język polski działa świetnie

Testowałem wiele narzędzi do dyktowania po polsku. Większość ma problemy z odmianą, składnią, polskimi znakami. Super Whisper radzi sobie wyśmienicie.

Możesz się pomylić

Jeśli powiesz "Przepraszam, to miało być inaczej" - narzędzie to wyłapie i nie wstawi do tekstu. Rozumie kontekst.

Dla kogo jest to narzędzie?

Super Whisper sprawdzi się u Ciebie, jeśli:

  • Piszesz dużo maili, notatek, dokumentów
  • Męczy Cię siedzenie nad klawiaturą
  • Masz problem z formułowaniem myśli na piśmie
  • Chcesz oszczędzić czas (naprawdę 3x szybciej)
  • Pracujesz zdalnie i często dyktujesz myśli

Nie sprawdzi się, jeśli:

  • Piszesz dokumenty wymagające precyzyjnej terminologii prawniczej/technicznej
  • Pracujesz w hałaśliwym biurze (potrzebujesz mikrofonu i względnego spokoju)
  • Masz bardzo specyficzny, sztywny format dokumentów

Moje doświadczenie po kilku tygodniach

Szczerze? Nie spodziewałem się, że to aż tak odmieni moją pracę.

Największa zmiana: nie zastanawiam się już, jak coś napisać. Po prostu mówię i jest gotowe. To brzmi banalnie, ale kiedy piszesz 20-30 maili dziennie, ta różnica jest ogromna.

Oszczędzam około 1-2 godzin dziennie na pisaniu. To czas, który mogę przeznaczyć na coś produktywnego albo po prostu wcześniej skończyć pracę.

Dodatkowy bonus: mniej zmęczenia. Pisanie na klawiaturze męczy - oczy, nadgarstki, plecy. Dyktowanie to po prostu... mówienie.

Jak zacząć?

Super Whisper jest dostępny na Windows i Mac. Możesz pobrać wersję trial i przetestować przez kilka dni za darmo.

Po trial'u są różne opcje: subskrypcja miesięczna albo jednorazowa opłata (lifetime). Ja wybrałem lifetime - uznałem, że skoro to narzędzie oszczędza mi godzinę dziennie, zwrot z inwestycji mam w pierwszy tydzień.

Konfiguracja zajmuje 5 minut. Uruchamiasz, wybierasz mikrofon, testujesz kilka presetów i już możesz dyktować.

Podsumowanie

Czy Super Whisper to game changer? Dla mnie - tak.

To nie jest narzędzie, które "może się przydać". To narzędzie, które codziennie oszczędza mi czas i energię.

Jeśli spędzasz kilka godzin dziennie na pisaniu, spróbuj. Najgorsze co się może stać to to, że wrócisz do klawiatury. Najlepsze? Odzyskasz dziesiątki godzin miesięcznie.

Masz pytania? Zostaw komentarz pod filmem albo napisz do mnie - chętnie pomogę z konfiguracją.

Do not waste time on repetitive activities.
Let's automate Your business together!
Let's talk about specific processes that we can improve for you.