AI isn't the future. It's the present.

"Automation isn't a cost. It's an investment."

I repeat this quote at every client meeting. Often met with laughter. Then tears, when they see how much time their teams waste.

The truth is: in every company there's a mass of tasks NOBODY does because there's no time.

• 4 people spend 120 hours monthly on copy-paste
• Finance department generates the same report 8 times
• Nobody knows where current document versions are

Sound familiar?

In this article, I'll present 10 practical AI applications that solve real business problems. This isn't theory – these are solutions I implement in Polish companies every month.

Why now is the best time to implement AI in your company

Just 2-3 years ago, AI technologies were expensive, inaccessible, and required specialized knowledge. Today they are:

1. Accessible - can be implemented in days, not months
2. Affordable - cost starting from a few hundred zloty monthly
3. Secure - full data control in Microsoft Azure environment
4. Easy to use - don't require specialized knowledge from end users

Additionally, Microsoft integrated AI with tools your company probably already uses (Microsoft 365, Teams, SharePoint), which radically lowers the entry barrier.

10 practical AI applications in business

1. Smart company knowledge base

Problem: Employees waste average 36 minutes daily searching for information in company documents.

AI Solution: Assistant that knows all company documents and answers questions in seconds.

How it works in practice:
Imagine you can ask: "What are the warranty terms in the contract with company X?" or "Find invoice from Grzegorz Szymański" and instantly receive an answer with source document link. No more folder and file searching.

Benefits:

• Time savings (from minutes to seconds)
• No frustration from document searching
• Easy knowledge access for new employees
• Eliminates "Only Anna knows where it is" problem

2. Customer service automation

Problem: Repetitive customer inquiries take support team time.

AI Solution: System analyzing inquiry content and suggesting responses based on previous interactions.

How it works in practice:
When a customer sends an inquiry, the system automatically categorizes it, finds similar historical inquiries, and suggests a response to the consultant. Doesn't replace humans, but makes them respond faster and more consistently.

Benefits:

• Faster customer responses
• Greater communication consistency
• Reduced support team load
• Ability to focus on complex problems

3. Legal document analysis and automation

Problem: Manual contract and legal document analysis takes enormous time and is error-prone.

AI Solution: System detecting potential risks in contracts and documents.

How it works in practice:
After uploading a contract to the system, AI identifies key clauses, compares them with accepted standards, and indicates potential risks or inconsistencies. Additionally can monitor regulatory changes and alert about necessary document adjustments.

Benefits:

• Minimized legal risk
• Lawyer time savings
• Faster document analysis
• Higher contract quality

4. Automated invoice database

Problem: Manual invoice data entry into financial systems.

AI Solution: System automatically reading invoice data (AI-assisted OCR).

How it works in practice:
Invoice enters system (email, scan), AI reads all essential data (date, amount, supplier, cost category), enters it into system and categorizes. Additionally can send payment reminders and flag discrepancies.

Benefits:

• Eliminated manual data entry
• Fewer errors
• Quick document access
• Better cost control

5. Smart recruitment and HR

Problem: CV analysis and candidate matching to position requirements.

AI Solution: System evaluating candidate fit based on CV and position requirements.

How it works in practice:
System analyzes dozens or hundreds of CVs, extracts key skills and experience, then ranks candidates by requirement fit. Additionally can indicate competency gaps and suggest interview questions.

Benefits:

• Recruiter time savings
• More objective candidate evaluation
• Better position fit
• Faster recruitment

6. AI in cybersecurity

Problem: Threat detection in IT systems becomes increasingly difficult.

AI Solution: System monitoring network traffic patterns and detecting unusual activity.

How it works in practice:
AI analyzes normal network traffic, learns typical patterns, and quickly detects anomalies indicating cyberattack or security breach. Additionally can analyze source code for potential vulnerabilities.

Benefits:

• Early threat detection
• Reduced false alarms
• Automatic response to simple threats
• Better data protection

7. Marketing and sales personalization

Problem: Generic marketing campaigns with low conversion.

AI Solution: System analyzing customer behavior and personalizing communication.

How it works in practice:
AI segments customers based on behavior, preferences, and history, then automatically adjusts content, timing, and communication channel. Additionally can predict conversion probability and suggest most effective actions.

Benefits:

• Higher conversion
• Better customer experience
• More effective marketing budget use
• Deeper customer needs understanding

8. Supply chain optimization

Problem: Inefficiencies and delays in supply chain.

AI Solution: System predicting potential problems and suggesting solutions.

How it works in practice:
AI analyzes historical data, identifies patterns, and predicts potential delays or bottlenecks. System can suggest alternative supply paths, optimize inventory levels, and predict material needs.

Benefits:

• Reduced delays
• Minimized logistics costs
• Optimized inventory levels
• Greater supply chain resilience

9. AI in production and quality control

Problem: Difficulties detecting production defects and predicting failures.

AI Solution: System analyzing sensor and camera data, predicting potential defects and failures.

How it works in practice:
AI monitors sensor data in real time, detects anomalies indicating potential failure or production defects. System learns from historical data, becoming increasingly accurate at predicting problems.

Benefits:

• Preventive machine maintenance
• Reduced repair costs
• Higher product quality
• Fewer downtimes

10. Reporting and data analysis automation

Problem: Time-consuming report creation from multiple data sources.

AI Solution: System automatically combining data and generating reports with AI commentary.

How it works in practice:
AI pulls data from various systems, harmonizes it, then generates reports with key metrics and insights. System can also proactively alert about significant changes and trends.

Benefits:

• Time savings
• Always current data
• Deeper analytical insights
• Proactive trend detection

How to start implementing AI in your company?

AI implementation may seem overwhelming, but doesn't have to be. Here's a simple process that worked for my clients:

1. Start with problem, not technology

Begin by identifying most time-consuming processes in your company:

• Where do employees spend most time on repetitive tasks?
• Which processes generate most errors?
• What tasks do your employees hate?

2. Describe process before automation

As I tell clients: "You can't automate chaos. Automating chaos results in chaos."

Before implementing AI or automation, always:

• Write out all process steps
• Define process participants
• Identify tools used

3. Start small, but think long-term

Choose one well-defined process for automation. Quick success builds momentum and trust in organization.

Simultaneously, develop long-term automation strategy that includes:

• Integration between systems
• Data management
• Team competency development

4. Measure results

Always set measurable goals before starting implementation and consistently monitor progress:

• How much time saved?
• How much did error count decrease?
• What's return on investment?

5. Invest in people

Automation and AI don't replace people – they change the nature of their work. Invest in training and development so your team can fully leverage new technologies' potential.

Summary: AI isn't the future. It's the present.

Artificial intelligence stopped being an abstract future technology. It's a practical tool that already now solves real business problems.

Companies that quickly adapt these technologies gain competitive advantage not through workforce reduction, but by unlocking their teams' potential.

As one of my clients once said: "AI didn't replace my employees. It replaced tasks my employees hated."

Want to learn more? Download the full list of 100 practical AI applications in business at erait.pl/100 or watch my YouTube video showing these applications in practice.

‍

Większość przedsiębiorców patrzy na KSEF jak na kolejny obowiązek.

Przepisy. Terminy. Chaos w księgowości.

Ale jest druga strona.

KSEF to pierwsza w Polsce scentralizowana baza wszystkich faktur B2B. Wszystkie Twoje faktury - kosztowe i przychodowe - w jednym miejscu. W ustrukturyzowanej formie. Dostępne automatycznie.

To otwiera drzwi do automatyzacji, o której mogły marzyć tylko największe korporacje.

Sztuczna inteligencja może teraz automatycznie kategoryzować koszty, windykować nieopłacone faktury, budować prognozy finansowe i segmentować klientów. Wszystko na podstawie danych z KSEF.

W tym artykule pokażę Ci 5 konkretnych możliwości automatyzacji, które daje KSEF.

Dlaczego KSEF zmienia zasady gry?

Przed KSEF:

Faktury są wszędzie:

• PDF-y w mailach
• Papierowe dokumenty w segregatorach
• Różne formaty, różne struktury
• Ręczne przepisywanie do systemu księgowego

Każda firma miała swój własny sposób na faktury. Żadnej automatyzacji na większą skalę.

Po KSEF:

Wszystkie faktury w jednym miejscu:

• Jeden standard dla całej Polski
• Wszystkie faktury krajowe B2B w systemie
• Dane ustrukturyzowane i gotowe do przetworzenia
• Automatyczny dostęp przez API
• Przechowywane 10 lat przez Ministerstwo

To oznacza: Po raz pierwszy w Polsce masz dostęp do wszystkich swoich faktur w jednej, ustrukturyzowanej bazie.

I możesz to wykorzystać.

MOŻLIWOŚĆ #1: Automatyczna kategoryzacja kosztów przez AI

Problem dzisiaj:

Księgowa ręcznie przypisuje każdą fakturę:

• Do kategorii kosztowej
• Do projektu
• Do działu
• Do miejsca powstania kosztu (MPK)

Każda faktura wymaga decyzji i ręcznego wprowadzenia danych.

Rozwiązanie z KSEF + AI:

System automatycznie pobiera faktury z KSEF i przypisuje je do odpowiednich kategorii.

Jak to działa:

KSEF udostępnia faktury w ustrukturyzowanej formie. System może automatycznie pobrać wszystkie faktury kosztowe, a AI analizuje:

• Nazwę dostawcy
• Opis pozycji na fakturze
• Kategorię towaru/usługi
• Historię podobnych faktur

Na tej podstawie AI automatycznie przypisuje kategorię kosztową i projekt.

Kluczowa zmiana:

Zamiast ręcznie przepisywać każdą fakturę, księgowa tylko weryfikuje automatyczne przypisania. Jeśli AI się pomyliło, poprawia. Jeśli dobrze - zatwierdza.

Efekt:

Czas poświęcony na kategoryzację faktur drastycznie się skraca. Księgowa może skupić się na analizach zamiast przepisywania.

MOŻLIWOŚĆ #2: Automatyczne windykacje

Problem dzisiaj:

Wystawiasz fakturę. Musisz pamiętać:

• Kiedy upływa termin płatności
• Czy klient zapłacił
• Kiedy wysłać przypomnienie

Wszystko ręcznie. Łatwo coś przeoczyć.

Rozwiązanie z KSEF + AI:

System automatycznie sprawdza, czy faktura została opłacona i uruchamia windykację.

Jak to działa:

• • Pobieranie danych z KSEFSystem wie, kiedy wystawiłeś fakturę
  • Zna termin płatności
  • Integracja z bankiemSystem pobiera wyciągi bankowe
  • Automatycznie paruje płatności z fakturami
  • Automatyczna windykacjaJeśli termin minął, a płatności nie ma → wysyła przypomnienie
  • Jeśli nadal brak płatności → kolejne przypomnienie
  • Jeśli sytuacja się powtarza → informuje Cię o problemie

Efekt:

Zero zapomnianych faktur. Profesjonalne przypomnienia bez Twojej interwencji. Więcej czasu na rozwój biznesu zamiast dzwonienia do dłużników.

MOŻLIWOŚĆ #3: Dashboardy i raporty w czasie rzeczywistym

Problem dzisiaj:

Pytasz księgową:

"Ile wydaliśmy w tym miesiącu?"

Odpowiedź:

"Sprawdzę i dam Ci znać."

Raporty zawsze są spóźnione. Podejmujesz decyzje na podstawie danych z przeszłości.

Rozwiązanie z KSEF + AI:

Dashboard pokazuje koszty i przychody na bieżąco.

Jak to działa:

System pobiera faktury z KSEF automatycznie. Nie musisz czekać, aż księgowa je wprowadzi do systemu - są już w KSEF, gotowe do przetworzenia.

AI kategoryzuje faktury i przypisuje do projektów. Dashboard w Power BI aktualizuje się automatycznie.

Co widzisz:

• Koszty tego miesiąca w podziale na kategorie
• Przychody vs koszty
• Rentowność projektów
• Prognozy do końca miesiąca

Efekt:

Podejmujesz decyzje na podstawie aktualnych danych, nie historycznych. Widzisz na bieżąco, które projekty są rentowne, gdzie rosną koszty, czy mieścisz się w budżecie.

MOŻLIWOŚĆ #4: Automatyczna segmentacja klientów

Problem dzisiaj:

Nie wiesz:

• Którzy klienci są najbardziej rentowni
• Którzy płacą terminowo, którzy nie
• Którzy kupują regularnie, którzy sezonowo
• Kto zwiększa obroty, kto zmniejsza

Wszystkie dane są w systemie, ale nikt nie ma czasu ich analizować.

Rozwiązanie z KSEF + AI:

AI automatycznie segmentuje klientów na podstawie wszystkich faktur przychodowych z KSEF.

Jak to działa:

System pobiera wszystkie faktury wystawione przez Twoją firmę. AI analizuje:

• Wartość transakcji
• Częstotliwość zakupów
• Terminowość płatności
• Trendy wzrostowe lub spadkowe

Na tej podstawie automatycznie tworzy segmenty klientów.

Przykładowe segmenty:

• Klienci VIP (najwyższa wartość, terminowe płatności)
• Klienci ryzykowni (opóźnienia w płatnościach)
• Klienci sezonowi (kupują w określonych okresach)
• Klienci rosnący (zwiększają obroty)

Efekt:

Wiesz, na których klientach zarabiasz najbardziej. Identyfikujesz ryzyko zanim pojawią się problemy. Personalizujesz obsługę na podstawie danych, nie intuicji.

MOŻLIWOŚĆ #5: Asystent AI do KSEF

Problem dzisiaj:

Masz pytanie o KSEF:

"Czy można poprawić fakturę po wystawieniu?"

Szukasz odpowiedzi w dokumentach Ministerstwa. Dziesiątki stron PDF-ów. Język prawniczy.

20 minut szukania i wciąż nie masz pewności, czy dobrze zrozumiałeś.

Rozwiązanie: Własny asystent AI

Możesz stworzyć asystenta AI, który zna wszystkie przepisy o KSEF.

Jak to działa:

1. Pobierasz oficjalne dokumenty z podatki.gov.pl/ksef
2. Wrzucasz je do ChatGPT lub Claude
3. Tworzysz projekt z tymi plikami
4. Masz asystenta, który odpowiada na pytania

Przykład użycia:

Ty pytasz:

"Czy możliwe będzie poprawienie wystawionej faktury w KSEF?"

Asystent odpowiada i pokazuje, z którego dokumentu pochodzi informacja.

Zastosowania:

• Szybkie odpowiedzi na pytania zespołu
• Przygotowanie do wdrożenia
• Rozwiązywanie problemów na bieżąco
• Wsparcie w sytuacjach awaryjnych

Ważne: To nie zastąpi księgowej ani doradcy podatkowego. To narzędzie do szybkiego znajdowania informacji w oficjalnych dokumentach.

👉 Zobacz jak to zrobić: Asystent AI do KSEF – zrób to sam w 5 minut

Jak zacząć automatyzację po wdrożeniu KSEF?

Krok 1: Najpierw wdróż KSEF

Zanim zaczniesz automatyzować, musisz mieć działający KSEF.

👉 Przeczytaj: KSEF - praktyczny plan przygotowania firmy w 90 dni

Krok 2: Zbierz dane

AI potrzebuje danych do nauki. Im więcej faktur w systemie, tym lepsze automatyzacje. Warto poczekać 2-3 miesiące po uruchomieniu KSEF, żeby zebrać wystarczającą bazę danych.

Krok 3: Wybierz pierwszą automatyzację

Dla małych firm:

• Zacznij od Asystenta AI (najprostsze do wdrożenia)
• Podstawowe dashboardy w Power BI lub Excel

Dla średnich firm:

• Automatyczna kategoryzacja kosztów
• Dashboardy z analizą rentowności

Dla dużych firm:

• Kompleksowa automatyzacja: kategoryzacja + windykacje + segmentacja
• Dedykowane dashboardy dla działów
• Integracje z systemem ERP

Krok 4: Przetestuj rozwiązanie

Każdą automatyzację warto najpierw przetestować na małej próbce danych. Sprawdź, czy AI poprawnie kategoryzuje faktury, czy windykacje działają zgodnie z oczekiwaniami.

Co możesz zyskać?

Czas

Zamiast ręcznie przepisywać faktury, kategoryzować koszty i dzwonić do dłużników - system robi to automatycznie.

Dokładność

AI nie pomija faktur, nie zapomina o terminach, nie popełnia błędów przepisywania.

Wgląd w biznes

Widzisz rentowność projektów na bieżąco, nie po miesiącu. Możesz szybciej reagować na problemy.

Skalowanie

Te same procesy działają przy 50 fakturach i przy 500. Nie musisz zatrudniać kolejnych osób do administracji.

Częste pytania

Czy to jest legalne?

Tak. KSEF udostępnia API do pobierania faktur. To oficjalna funkcjonalność systemu przewidziana przez Ministerstwo Finansów.

Czy AI może popełniać błędy?

Tak, dlatego zawsze powinna być weryfikacja. AI kategoryzuje automatycznie, ale księgowa lub inna osoba weryfikuje i zatwierdza.

Kiedy można zacząć automatyzację?

Po wdrożeniu KSEF i zebraniu pierwszych faktur w systemie. Warto poczekać 2-3 miesiące, żeby AI miało dane do nauki.

Czy każda firma może to wdrożyć?

Teoretycznie tak, ale skala automatyzacji zależy od liczby faktur. Małe firmy mogą zacząć od prostych rozwiązań (Asystent AI, podstawowe dashboardy). Większe firmy mogą wdrożyć pełną automatyzację.

Podsumowanie: KSEF to szansa, nie tylko obowiązek

Większość firm wdroży KSEF "bo trzeba" i będzie używać go tylko do wystawiania faktur.

Ty możesz zrobić więcej.

Wykorzystaj KSEF do:

• Automatyzacji kategoryzacji kosztów
• Automatycznych windykacji
• Dashboardów w czasie rzeczywistym
• Segmentacji klientów
• Szybszego dostępu do informacji

Konkurencja będzie tracić czas na administrację. Ty możesz go wykorzystać na rozwój biznesu.

Potrzebujesz pomocy z automatyzacją?

Pomagamy firmom:

• Wdrożyć KSEF zgodnie z najlepszymi praktykami
• Zaprojektować automatyzacje dostosowane do potrzeb
• Stworzyć dashboardy w Power BI
• Zintegrować KSEF z systemami księgowymi

Umów bezpłatną konsultację – pokażemy Ci możliwości automatyzacji w Twojej firmie: [link]

Autor: Marcin Karwowski, ERA IT

Zobacz też:

• KSEF - praktyczny plan przygotowania firmy w 90 dni
• Film: Asystent AI do KSEF – zrób to sam w 5 minut
• Film: KSEF - jak przygotować firmę i wykorzystać ukryte możliwości automatyzacji

‍

1 lutego 2026 roku duże firmy zaczynają wystawiać faktury w KSEF. 1 kwietnia dołączają wszyscy pozostali. Ale uwaga: odbiór faktur od dużych firm zaczyna się już 1 lutego – dla wszystkich przedsiębiorców.

Większość firm odkłada przygotowania na ostatnią chwilę. Potem pojawia się chaos, stres i błędy, które kosztują czas i nerwy.

W tym artykule pokażemy Ci dokładny plan na 90 dni, który pozwoli Ci przejść przez wdrożenie KSEF spokojnie i bez niespodzianek.

Dlaczego nie możesz czekać do stycznia?

Ministerstwo Finansów udostępnia narzędzia od listopada 2025. Środowisko testowe działa, aplikacje są gotowe, a Ty możesz już teraz:

• Przetestować wystawianie faktur
• Zbudować siatkę uprawnień
• Przeszkolić zespół

Jeśli zaczniesz w styczniu, będzie za późno.

Większość problemów pojawi się w pierwszych tygodniach. Lepiej rozwiązać je w testach niż na produkcji.

MIESIĄC 1: Listopad 2025 - Audyt i podstawy

Tydzień 1-2: Audyt obecnych procesów

Faktury kosztowe:

• Kto dziś odbiera faktury w firmie?
• Jak trafiają do księgowości?
• Czy używasz systemu księgowego, czy Excela?
• Czy Twój dostawca oprogramowania obsługuje KSEF?

Faktury przychodowe:

• Kto wystawia faktury?
• Z jakiego programu korzystasz?
• Jak często poprawiasz/anulujesz faktury?
• Czy wystawiasz faktury w innych językach?

Narysuj pełną ścieżkę faktury – od momentu otrzymania/wystawienia do zapłaty. Ta mapa będzie Ci potrzebna w kolejnych krokach.

Tydzień 3: Wybór metody uwierzytelnienia

Od 1 listopada dostępny jest Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). To tam zbudujesz siatkę uprawnień do KSEF.

Wybierz metodę logowania:

Profil zaufany

• Darmowy
• Łatwy w użyciu
• Wystarczy dla małych firm

Certyfikat kwalifikowany

• Dla większych organizacji
• Można delegować uprawnienia
• Wymaga zakupu (ok. 200-400 zł/rok)

Pieczęć kwalifikowana

• Dla spółek
• Uwierzytelnia firmę, nie osobę

Co zrobić:

1. Wejdź na podatki.gov.pl/ksef
2. Zaloguj się wybraną metodą
3. Wejdź do Modułu MCU (dostępny od 1 listopada)

Tydzień 4: Budowanie siatki uprawnień

KRYTYCZNE: Uprawnienia nadane w MCU od 1 listopada zostaną przeniesione do KSEF 2.0. Uprawnienia z KSEF 1.0 (obecny system) NIE ZOSTANĄ przeniesione.

Dlatego: buduj uprawnienia dopiero od 1 listopada.

Krok po kroku:

1. Właściciel loguje się do MCU
   • Automatycznie otrzymuje uprawnienia właścicielskie
2. Nadaj uprawnienia księgowej/księgowemu:
   • Dostęp do faktur
   • Możliwość pobierania
   • (Opcjonalnie) Wystawianie faktur
3. Nadaj uprawnienia pracownikom działu sprzedaży:
   • Tylko wystawianie faktur
   • Bez dostępu do wszystkich dokumentów
4. Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu (jeśli z niego korzystasz):
   • Ustal z biurem, kto będzie odbierał faktury
   • Nadaj odpowiednie uprawnienia

Zapisz schemat uprawnień – kto ma dostęp do czego. Będzie Ci potrzebny przy szkole

niach zespołu.

MIESIĄC 2: Grudzień 2025 - Testy i integracje

Tydzień 1-2: Komunikacja z dostawcami oprogramowania

Jeśli używasz programu księgowego:

Zapytaj dostawcę:

• Czy system będzie obsługiwał KSEF?
• Kiedy będzie gotowa integracja?
• Czy będzie to kosztować dodatkowo?
• Czy są już dostępne testy?

Jeśli nie używasz programu:

Ministerstwo oferuje darmowe aplikacje:

• Aplikacja podatnika (przeglądarka)
• e-mikrofirma (połączona z ewidencją VAT)
• Aplikacja mobilna (do szybkich faktur)

Przetestuj aplikację podatnika:

1. Wejdź na podatki.gov.pl/ksef
2. Przejdź do środowiska testowego (dostępne od 1 listopada)
3. Wystawiasz testową fakturę
4. Sprawdź, jak wygląda odbiór faktury

Tydzień 3: Przygotowanie planu awaryjnego

KSEF nie zawsze będzie działał. Musisz mieć plan B.

Scenariusz 1: Offline 24h

Możesz wystawić fakturę poza systemem i przesłać ją do następnego dnia roboczego.

Co potrzebujesz:

• Certyfikat do trybu offline (wygeneruj w MCU od 1 listopada)
• Faktura z dwoma kodami QR
• Procedura: kto wystawia, kto przesyła do KSEF następnego dnia

Scenariusz 2: Awaria ogłoszona przez Ministerstwo

Ministerstwo ogłosi awarię na stronie BIP.

Co robisz:

• Wystawiasz fakturę w formacie XML
• Przekazujesz nabywcy (mail, pendrive)
• Przesyłasz do KSEF w ciągu 7 dni roboczych po ustaniu awarii

Napisz procedurę awaryjną i powieś ją przy biurku osoby wystawiającej faktury.

Tydzień 4: Szkolenie zespołu

Kto musi być przeszkolony:

• Osoba wystawiająca faktury
• Osoba odbierająca faktury
• Księgowa/księgowy
• (Opcjonalnie) Zarząd

Program szkolenia (2-3 godziny):

1. Podstawy KSEF (30 min)
   • Co to jest KSEF?
   • Dlaczego to dotyczy naszej firmy?
   • Kluczowe daty: 1 lutego, 1 kwietnia
2. Logowanie i uprawnienia (30 min)
   • Jak się zalogować?
   • Kto ma jakie uprawnienia?
   • Co robić gdy ktoś odchodzi z firmy?
3. Wystawianie faktur (45 min)
   • Jak wystawić fakturę w aplikacji?
   • Numer KSEF - co to jest?
   • Gdzie pobrać fakturę?
4. Odbieranie faktur (45 min)
   • Jak sprawdzić nowe faktury?
   • Jak pobrać faktury do systemu księgowego?
   • Co z fakturami sprzed KSEF?
5. Procedury awaryjne (30 min)
   • Co robić gdy KSEF nie działa?
   • Tryb offline 24h - kiedy i jak?

Nagraj szkolenie – będzie przydatne dla nowych pracowników.

MIESIĄC 3: Styczeń 2026 - Finalne przygotowania

Tydzień 1-2: Test faktury w środowisku przedprodukcyjnym

Od 15 listopada dostępne jest środowisko przedprodukcyjne. Różni się od testowego tym, że logujesz się na swoje prawdziwe dane.

Test z kontrahentem:

1. Znajdź klienta/dostawcę, który też przygotowuje się do KSEF
2. Wystawcie sobie nawzajem testowe faktury
3. Sprawdźcie:
   • Czy faktury przechodzą?
   • Czy numery KSEF są generowane?
   • Czy odbiór działa poprawnie?
   • Jak długo trwa cały proces?

Jeśli coś nie działa:

• Sprawdź uprawnienia
• Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania
• Napisz na formularz kontaktowy na podatki.gov.pl/ksef

Tydzień 3: Komunikacja z kontrahentami

KRYTYCZNE: Duże firmy (powyżej 200 mln euro przychodu) zaczynają wystawiać faktury 1 lutego.

Jeśli kupujesz od dużej firmy, musisz być gotowy odebrać fakturę 1 lutego.

Co zrobić:

1. Przejrzyj listę swoich dostawców
   • Kto z nich to duża firma?
   • Sprawdź przychody w internecie lub zapytaj bezpośrednio
2. Napisz mail do dostawców:

"Dzień dobry,

W związku z wdrożeniem KSEF od 1 lutego 2026 chcielibyśmy potwierdzić, czy Państwa firma będzie wystawiać faktury przez ten system.

Jeśli tak, prosimy o informację, abyśmy mogli przygotować nasze procesy odbioru.

Pozdrawiamy"

3. Przygotuj swoich klientów:

Jeśli wystawiasz faktury od 1 kwietnia (lub wcześniej), poinformuj klientów:

• Jak będą odbierać faktury?
• Czy mają dostęp do KSEF?
• Czy potrzebują pomocy w przygotowaniu?

Tydzień 4: Przerwa techniczna i finalne testy

26-31 stycznia – przerwa techniczna w KSEF.

Ministerstwo przenosi wszystkie dane z KSEF 1.0 do KSEF 2.0.

Co zrobić w tym tygodniu:

1. Sprawdź uprawnienia po 31 stycznia
   • Czy wszystko zostało przeniesione?
   • Czy zespół ma dostęp?
2. Przygotuj pierwszy dzień (1 lutego):
   • Kto będzie w pracy?
   • Kto odpowiada za odbiór faktur?
   • Numer telefonu do IT/dostawcy oprogramowania (na wypadek problemów)
3. Zrób backup obecnych procesów:
   • Na wypadek gdyby coś nie działało, musisz móc wrócić do starego sposobu

1 LUTEGO 2026 - Dzień startu

Dla dużych firm:

• Zaczynają wystawiać faktury w KSEF

Dla wszystkich (w tym Ciebie):

• Zaczynają odbierać faktury od dużych firm

Co robić pierwszego dnia:

1. Rano: Sprawdź czy KSEF działa
   • Wejdź na podatki.gov.pl/ksef
   • Zaloguj się
   • Sprawdź czy widzisz swoje uprawnienia
2. Pierwszy odbiór faktury:
   • Gdy przyjdzie pierwsza faktura, przejdź przez pełny proces
   • Sprawdź czy integracja z księgowością działa
   • Zapisz czas trwania całego procesu
3. Bądź w kontakcie z zespołem:
   • Szybko reaguj na problemy
   • Dokumentuj błędy
   • Dzwoń do supportu gdy coś nie działa

1 KWIETNIA 2026 - Pełne wdrożenie

Od tego dnia wszyscy wystawiają faktury w KSEF.

Co się zmienia:

• Wystawiasz wszystkie faktury przez KSEF
• Odbierasz wszystkie faktury przez KSEF
• Koniec z mailami z PDF-ami

Pamiętaj:Do końca 2026 nie będzie kar za błędy. To czas na naukę i poprawki.

Co dalej? Automatyzacja po wdrożeniu

Gdy KSEF już działa, możesz zacząć automatyzować procesy:

Automatyczna kategoryzacja kosztówSztuczna inteligencja przypisuje faktury do projektów i działów. Koniec z ręcznym opisywaniem.

Inteligentne windykacjeSystem sprawdza czy faktura została opłacona i wysyła przypomnienia automatycznie.

Dashboardy w czasie rzeczywistymWidzisz koszty i przychody na żywo, nie po miesiącu.

Asystent AI do KSEFOdpowiada na pytania o przepisy i pomaga w rozwiązywaniu problemów. [Link do filmu o agencie AI]

Podsumowanie: Twoja checklista na 90 dni

LISTOPAD:

‍☐ Audyt procesów fakturowania
☐ Wybór metody uwierzytelnienia
☐ Budowanie siatki uprawnień w MCU (od 1 listopada)
☐ Wygenerowanie certyfikatu do offline (jeśli potrzebny)

GRUDZIEŃ:

‍☐ Kontakt z dostawcą oprogramowania
☐ Test aplikacji podatnika
☐ Przygotowanie procedur awaryjnych
☐ Szkolenie zespołu

STYCZEŃ:

‍☐ Test faktury w środowisku przedprodukcyjnym
☐ Komunikacja z kontrahentami
☐ Sprawdzenie uprawnień po przerwie technicznej (31 stycznia)
☐ Przygotowanie pierwszego dnia (1 lutego)

Potrzebujesz pomocy?

Przygotowanie do KSEF to wyzwanie, szczególnie dla firm, które nie mają działu IT lub czasu na przebrnięcie przez setki stron dokumentacji.

Pomagamy firmom:

• Przeprowadzić audyt procesów
• Wybrać optymalne rozwiązania
• Przeszkolić zespoły
• Wdrożyć automatyzacje po uruchomieniu KSEF

Umów bezpłatną konsultację – sprawdzimy Twoją sytuację i podpowiemy najlepsze rozwiązanie.

Które rozwiązanie wybrać, żeby przestać tracić projekty w chaosie maili i notatek?

Problem, który zna każda firma

"Kto miał zrobić ten raport?"

"Gdzie jest lista zadań z ostatniego spotkania?"

"Dlaczego ten projekt leży od tygodnia?"

Brzmi znajomo? Witaj w klubie 80% polskich firm, które zarządzają zadaniami... nijak.

Albo w Excel-u (jeśli mają szczęście), albo w chaosie maili, karteczek i "zapamiętam w głowie".

Dlaczego większość firm nie jest gotowa na zadania

Tutaj mała prowokacja: nie każda firma powinna od razu wdrażać system zadań.

Dlaczego? Bo to nie jest problem technologiczny. To problem kulturowy.

Case study z pierwszej ręki

Kilka miesięcy temu automatyzowaliśmy wnioski urlopowe dla 15-osobowej firmy. Właściciel osobiście zatwierdza wszystko.

Wdrożyliśmy system. Po tygodniu dzwoni klient:

"Marcin, to nie działa. Wnioski leżą bez odpowiedzi."

Okazało się, że faktycznie wszystkie wnioski zatwierdza... asystentka właściciela. Ale nikt nam tego nie powiedział, bo "przecież to oczywiste".

Lekcja: Nie zmieniaj procesu i narzędzia jednocześnie.

Najpierw ustalisz KTO, CO i KIEDY robi. Dopiero potem wybierasz technologię.

Porównanie wszystkich opcji w praktyce

Która opcja będzie najlepsza dla Twojej firmy? W tym filmie testuję wszystkie dostępne narzędzia Microsoft i pokazuję demo naszej autorskiej aplikacji:

‍

‍

Zobacz pełne porównanie narzędzi oraz demo aplikacji, która chroni każdy bit danych

5 poziomów zarządzania zadaniami

Poziom 1: Excel (nie gardzę!)

Dla kogo: Firmy zaczynające przygodę z zadaniami

Zalety:

• Wszyscy znają
• Natychmiastowy start
• Zero kosztów licencji

Wady:

• Łatwo coś skasować
• Brak automatyzacji
• Trudne udostępnianie

Verdict: Świetny początek. Nie wstydź się Excel-a!

Poziom 2: Microsoft To Do

Dla kogo: Zadania osobiste, małe zespoły

Zalety:

• Intuicyjny
• Synchronizacja między urządzeniami
• Przypomnienia

Wady:

• Zbyt prosty dla większych projektów
• Brak zaawansowanego trackingu

Poziom 3: Microsoft Planner

Dla kogo: Projekty zespołowe, firmy z Office 365

Zalety:

• Tablice Kanban
• Integracja z Teams
• Przypisywanie zadań

Wady:

• Brak zaawansowanych raportów
• Trudność z większymi projektami

Poziom 4: SharePoint Lists

Dla kogo: Firmy potrzebujące baz danych

Zalety:

• Elastyczne formularze
• Automatyzacja z Power Automate
• Integracja z Microsoft 365

Wady:

• Wymaga konfiguracji
• Może być przytłaczający

Poziom 5: Power Apps (aplikacja na miarę)

Dla kogo: Firmy z wysokimi wymaganiami

I tu dochodzimy do sedna...

Dlaczego stworzyliśmy własną aplikację

Po latach wdrażania standardowych rozwiązań doszliśmy do wniosku: brakuje nam kontroli.

Problem nr 1: Ludzie kasują dane

"Ups, przypadkowo usunąłem projekt z 50 zadaniami."

Słyszałeś to? My tak. Wielokrotnie.

Rozwiązanie: W naszej aplikacji nie ma przycisku DELETE. Nigdzie. Zero możliwości skasowania czegokolwiek.

Problem nr 2: Brak komunikacji w kontekście

Zadanie w Planner-ze, rozmowa na Teams, mail w Outlook. Gdzie jest kontekst?

Rozwiązanie: Wbudowany moduł komunikacyjny. Komentarze przypisane do osób (@jan, zobacz to), możliwość wysłania maila bezpośrednio z zadania.

Problem nr 3: Niemierzalność

"Ile czasu zajął nam ten projekt?"

Wzruszenie ramionami

Rozwiązanie: Automatyczny tracking czasu. Kliknięcie "rozpocznij" → praca → "zakończ" = dokładny czas realizacji.

Funkcje, których nie znajdziesz nigdzie indziej

1. Zadania zbiorcze

Realizujesz podobne projekty? Na przykład: research → wycena → oferta → negocjacje?

Stwórz szablon z 15 zadaniami. Jeden klik = wszystkie zadania przypisane do odpowiednich osób.

Oszczędność czasu: 90%

2. Zadania cykliczne

"Przygotuj raport dla księgowości" - co miesiąc, 25 liczby.

Automat sprawdza codziennie i dodaje zadanie we właściwym dniu.

3. Historia bez luk

Każdy komentarz, każda zmiana, każde działanie - wszystko zapisane na zawsze.

Audyt projektu po roku? Żaden problem.

Kiedy warto iść w custom?

Nie od razu.

Zacznij od Excel-a lub Planner-a. Sprawdź czy kultura zadaniowa się przyjmuje.

Rozważ aplikację na miarę gdy:

• Tracisz dane z zadań
• Potrzebujesz raportów czasowych
• Komunikacja rozsiewa się po 5 narzędziach
• Masz powtarzalne procesy projektowe
• Zespół przekracza 10-15 osób

3 pytania przed wyborem narzędzia

1. Czy moja firma ma kulturę pracy zadaniowej?
2. Jakie mam największe problemy z obecnym systemem?
3. Ile jestem gotów zainwestować w rozwiązanie?

Co dalej?

Zarządzanie zadaniami to podróż, nie cel.

Zacznij od prostego narzędzia. Sprawdź co działa, co nie. Ewoluuj.

A jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż standard?

Porozmawiajmy. Pokażemy Ci naszą aplikację w akcji i sprawdzimy, czy to kierunek dla Twojej firmy.

‍

Czy wiesz, że prawdopodobnie już płacisz za kompletny system zarządzania projektami, ale go nie używasz? W każdej licencji Microsoft 365 - nawet tej podstawowej - ukryty jest zestaw narzędzi, który może zastąpić drogie rozwiązania pokroju Jiry czy Monday.com.

W tym artykule pokażę Ci, jak z aplikacji, które już znasz (Teams, SharePoint, Planner), stworzyć profesjonalne centrum zarządzania projektami. Bez dodatkowych kosztów, bez skomplikowanych konfiguracji.

Dlaczego warto zrezygnować z zewnętrznych narzędzi?

Większość firm korzysta z kilku różnych aplikacji jednocześnie:

• Slack do komunikacji
• Trello do zadań
• Dropbox do plików
• Gmail do oficjalnej korespondencji
• Kalendarz Google do terminów

Efekt? Chaos informacyjny. Dane są rozproszone, zespół traci czas na przełączanie się między aplikacjami, a Ty płacisz za kilka abonamentów miesięcznie.

Tymczasem Microsoft 365 oferuje wszystko w jednym ekosystemie - zintegrowanym, bezpiecznym i prawdopodobnie już opłaconym przez Twoją firmę.

Proces vs. projekt - dlaczego różnica ma znaczenie

Zanim przejdziemy do konkretów, ważne rozróżnienie:

Proces to cykliczne zadania wykonywane regularnie - jak miesięczne rozliczenia czy przyjmowanie dostaw. Są przewidywalne, mają ustalone procedury.

Projekt to jednorazowe przedsięwzięcie z konkretnym celem - wdrożenie nowego systemu, organizacja eventu, uruchomienie kampanii marketingowej. Ma początek, środek i koniec.

To rozróżnienie jest kluczowe, bo projekty wymagają elastycznego podejścia do zarządzania zasobami, terminami i komunikacją.

W tym 19-minutowym filmie szczegółowo pokazuję, jak skonfigurować wszystkie omawiane narzędzia.

Anatomia idealnego centrum projektowego

Skuteczne zarządzanie projektami wymaga kilku kluczowych elementów:

1. Zespół projektowy (Microsoft Teams)

Podstawą każdego projektu są ludzie. Microsoft Teams pozwala:

• Utworzyć zamkniętą grupę dla członków projektu
• Dodać osoby z zewnątrz - podwykonawców, klientów, konsultantów
• Zdefiniować uprawnienia dla różnych ról w projekcie
• Centralnie zarządzać dostępem do wszystkich zasobów

Co więcej, każda grupa Teams automatycznie tworzy:

• Wspólny adres email grupy
• Kalendarz zespołu
• Przestrzeń na pliki (SharePoint)
• Wspólny czat

2. Komunikacja bez chaosu

Największym wrogiem projektów jest chaos komunikacyjny. Ważne ustalenia giną w mailach, decyzje są podejmowane na prywatnych czatach, a dokumentacja jest rozproszona.

Microsoft Teams rozwiązuje to przez:

Kanały tematyczne - możesz utworzyć osobne kanały dla:

• Spraw technicznych
• Kwestii budżetowych
• Komunikacji z klientem
• Zarządzania zespołem

Integracja z Outlookiem - oficjalna korespondencja może być kierowana na adres grupy Teams, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco.

Wspólne notatki w Loop - nowe narzędzie Microsoft, które pozwala tworzyć współdzielone notatki, listy zadań, protokoły ze spotkań. Wszystko aktualizuje się w czasie rzeczywistym.

3. Zarządzanie plikami i dokumentacją

Każdy projekt generuje mnóstwo plików - dokumenty, prezentacje, zdjęcia, filmy, arkusze kalkulacyjne. Tradycyjnie kończy się to chaosem w folderach "Projekt_v1", "Projekt_v2_final", "Projekt_v2_final_OSTATECZNY".

Grupa Teams automatycznie tworzy przestrzeń SharePoint, gdzie możesz:

• Organizować pliki w logiczne foldery
• Współdzielić dokumenty z kontrolą wersji
• Definiować uprawnienia - kto może tylko oglądać, a kto edytować
• Udostępniać pliki osobom spoza organizacji z określonymi ograniczeniami czasowymi

Dodatkowo możesz przygotować szablony dokumentów - protokoły, raporty, umowy - które będą dostępne dla całego zespołu.

4. Zadania i terminarz (Microsoft Planner)

Tu wchodzi w grę Microsoft Planner - narzędzie do zarządzania zadaniami, które wielu użytkowników M365 w ogóle nie zna.

Planner pozwala:

• Tworzyć zadania z opisami, terminami, odpowiedzialnymi osobami
• Organizować je w kategorie (np. "Do zrobienia", "W trakcie", "Zakończone")
• Śledzić postępy przez wizualne tablice Kanban
• Generować raporty o stanie projektu
• Integrować z kalendarzem - terminowe zadania automatycznie pojawiają się w kalendarzu Teams

Co najważniejsze - Planner można osadzić bezpośrednio w Teams jako kartę, więc zespół ma dostęp do zadań bez opuszczania głównego środowiska pracy.

5. Automatyzacja i raportowanie

Microsoft 365 oferuje możliwości automatyzacji przez Power Automate (dostępne w wyższych planach licencyjnych):

• Automatyczne powiadomienia o nowych zadaniach
• Eskalacja przeterminowanych zadań do kierownictwa
• Raporty postępu wysyłane mailowo w określonych interwałach
• Integracja z systemami zewnętrznymi (CRM, systemy finansowe)

Metodologia ma znaczenie

Narzędzia to jedno, ale sposób ich wykorzystania to drugie. Warto ustalić:

Reguły komunikacji

• Co załatwiamy na czacie (drobne ustalenia, pytania)?
• Co wymaga maila (oficjalne decyzje, ustalenia z klientem)?
• W jakim czasie oczekujemy odpowiedzi?
• Jak często odbywają się spotkania zespołu?

Organizacja pracy

• Kto jest właścicielem projektu?
• Kto zatwierdza zadania?
• Jak często aktualizujemy statusy?
• Kiedy i komu raportujemy postępy?

Zarządzanie ryzykiem

• Co robimy, gdy kluczowa osoba jest niedostępna?
• Gdzie są krytyczne hasła i informacje?
• Jak zabezpieczamy najważniejsze pliki?

Praktyczne korzyści: case study

Wyobraź sobie projekt wdrożenia nowego systemu CRM w firmie liczącej 50 osób:

Tradycyjne podejście:

• Komunikacja rozproszona między mailem, Slackiem i spotkaniami
• Zadania w arkuszu Excel, który "gubi się" co tydzień
• Pliki na dyskach lokalnych i w chmurze Google jednocześnie
• Brak centralnego miejsca na dokumentację
• Koszt zewnętrznych narzędzi: 200-500 zł miesięcznie

Podejście Microsoft 365:

• Jedna grupa Teams z kanałami tematycznymi
• Zadania w Planner zintegrowane z kalendarzem
• Wszystkie pliki w jednej przestrzeni SharePoint
• Automatyczne backupy i kontrola wersji
• Dodatkowy koszt: 0 zł (już masz w licencji)

Rezultat: Projekt zakończony o 2 tygodnie wcześniej, bez przekroczenia budżetu, z pełną dokumentacją.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

1. Za dużo narzędzi na start

Nie próbuj wykorzystać wszystkich możliwości Microsoft 365 od razu. Zacznij od Teams + Planner + SharePoint. Gdy zespół się przyzwyczai, dodawaj kolejne funkcje.

2. Brak jasnych zasad

Ustal od początku, kto za co odpowiada, gdzie co się znajduje i jak komunikuje się zespół. Napisz to w prostym dokumencie dostępnym dla wszystkich.

3. Ignorowanie osób z zewnątrz

Jeśli projekt wymaga współpracy z podwykonawcami czy klientami, uwzględnij ich już na etapie planowania. Microsoft 365 pozwala na bezpieczne włączenie osób spoza organizacji.

4. Brak regularnych przeglądów

Nawet najlepszy system wymaga utrzymania. Ustal cotygodniowe lub dwutygodniowe przeglądy statusu projektu.

Pierwsze kroki: jak zacząć już dziś

1. Utwórz grupę Teams dla swojego projektu
2. Dodaj członków zespołu i zdefiniuj ich role
3. Stwórz kanały tematyczne (np. "Planowanie", "Wykonanie", "Dokumentacja")
4. Dodaj kartę Planner i stwórz pierwsze zadania
5. Przygotuj strukturę folderów w SharePoint dla plików projektowych
6. Napisz prosty dokument z zasadami pracy zespołu

Całość zajmie Ci około 15-30 minut, a efekt będzie widoczny od pierwszego dnia.

‍

Koniec chaosu w obsłudze klienta: system helpdesk dopasowany do TWOJEJ firmy

Tracisz zbyt wiele czasu na szukanie maili, zastanawianie się kto zajmuje się daną sprawą i odpowiadanie na te same pytania? Nie jesteś sam. Większość firm marnuje kilkanaście godzin tygodniowo na chaotyczną obsługę zgłoszeń klientów.

Twój zespół zasługuje na lepsze rozwiązanie

Większość systemów helpdesk zmusza Cię do dostosowania się do ich sposobu działania. My proponujemy odwrotne podejście – system, który dostosuje się do wypracowanych przez Ciebie procesów.

Odzyskaj kontrolę nad obsługą klienta

Wyobraź sobie, że:

• Wszystkie zgłoszenia trafiają do jednego miejsca, niezależnie od kanału komunikacji
• Każde pytanie jest automatycznie kierowane do właściwej osoby
• Twój zespół natychmiast widzi pełną historię kontaktu z klientem
• Te same problemy nie są rozwiązywane kilkukrotnie przez różne osoby

Co to oznacza dla Twojego biznesu? Znaczące przyspieszenie obsługi zgłoszeń i znacznie wyższy poziom satysfakcji klientów.

Realne korzyści, nie tylko funkcje

Zamiast robić wszystko ręcznie...

...pozwól systemowi pracować za Ciebie:

• Natychmiastowe przydzielanie spraw - system sam rozpoznaje, kto powinien zająć się danym zgłoszeniem na podstawie jego treści
• Koniec z ręcznym tagowaniem - automatyczna kategoryzacja zgłoszeń oszczędza czas Twojego zespołu
• Szybkie odpowiedzi na popularne pytania - gotowe szablony dostępne pod skrótami klawiszowymi
• Zero przepisywania danych - dwustronna integracja z Twoim systemem ERP eliminuje podwójną pracę

Realny zwrot z inwestycji

Firmy korzystające z naszego systemu odnotowują:

• Zauważalną redukcję czasu obsługi zgłoszeń
• Istotne zmniejszenie liczby powtarzających się pytań
• Wyraźny wzrost zadowolenia klientów
• Zwrot z inwestycji widoczny już po kilku miesiącach

Rozwiązania dopasowane do Twoich wyzwań

Dla działu obsługi klienta

Twój problem: Zgłoszenia giną w natłoku maili, trudno śledzić ich status.

Nasze rozwiązanie:

• Wszystkie sprawy w jednym miejscu
• Automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach
• Gotowe szablony dla typowych zapytań
• Pełna historia kontaktu z każdym klientem

Rezultat? 70% szybsza obsługa standardowych zgłoszeń.

Dla działu reklamacji

Twój problem: Skomplikowane procesy wymagają wielu dokumentów i ręcznej pracy.

Nasze rozwiązanie:

• Automatyczny przepływ pracy dla każdej reklamacji
• Generowanie protokołów jednym kliknięciem
• Śledzenie terminów i alertowanie o opóźnieniach
• Integracja z systemem magazynowym

Rezultat? Skrócenie czasu obsługi reklamacji z 5 dni do 24 godzin.

Dla zespołu sprzedaży

Twój problem: Brak spójnej komunikacji prowadzi do utraty potencjalnych klientów.

Nasze rozwiązanie:

• Wspólna skrzynka dla całego zespołu
• Historia wszystkich interakcji dostępna dla każdego
• Automatyczne przypomnienia o kontynuacji
• Pełna integracja z Twoim CRM

Rezultat? Wzrost konwersji zapytań o 43%.

Wdrożenie bez stresu

Obawiasz się, że wdrożenie nowego systemu będzie skomplikowane i czasochłonne? Nie z nami.

1. Analiza Twoich procesów (1-2 dni)
   • Poznamy specyfikę Twojej firmy
   • Zidentyfikujemy kluczowe procesy
   • Zaplanujemy automatyzacje
2. Konfiguracja systemu (2-3 dni)
   • Dopasujemy system do Twoich wymagań
   • Zintegrujemy go z istniejącymi narzędziami
   • Przygotujemy szablony i reguły
3. Szkolenie i start (1 dzień)
   • Przeszkolimy Twój zespół
   • Zaimportujemy istniejące dane
   • Będziemy wspierać w pierwszych dniach pracy

Nie musisz wierzyć nam na słowo

Zamiast czytać o możliwościach systemu, zobacz go w akcji. Umów się na 45-minutową konsultację, podczas której:

• Zobaczysz system w działaniu
• Zadasz pytania naszemu ekspertowi
• Otrzymasz przykładową wycenę
• Zaplanujesz bezpłatny okres próbny

‍

Funkcjonalność

W dzisiejszym dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, efektywne zarządzanie informacjami o produktach (Product Information Management, PIM) jest kluczowe dla sukcesu przedsiębiorstwa. Narzędzie PIM oparte o SharePoint listy to rozwiązanie, które umożliwia przedsiębiorstwom wszystkich rozmiarów skuteczne zarządzanie danymi produktowymi, od informacji statycznych po multimedia, takie jak zdjęcia. W tym artykule przyjrzymy się, jak narzędzie PIM na platformie SharePoint może przyczynić się do optymalizacji procesów biznesowych i ułatwić zarządzanie asortymentem produktowym w Twojej firmie.

‍

Dlaczego SharePoint?

SharePoint, będący częścią pakietu Microsoft 365, oferuje bogaty zestaw funkcji, które wspierają efektywną współpracę i zarządzanie dokumentacją w firmie. Użycie SharePoint jako podstawy dla narzędzia PIM pozwala na wykorzystanie istniejącej infrastruktury i integrację z innymi narzędziami Microsoft, takimi jak Microsoft Teams czy Excel, co zapewnia płynne i zintegrowane środowisko pracy.

Kluczowe Funkcjonalności PIM na SharePoint

1. Centralne Repozytorium Danych: SharePoint listy działają jako centralne miejsce do przechowywania wszystkich danych produktowych. Możesz łatwo zarządzać informacjami statycznymi, takimi jak opisy, specyfikacje, ceny, oraz dynamicznymi, jak zdjęcia produktów czy instrukcje obsługi. Centralizacja danych ułatwia dostęp, edycję i udostępnianie informacji o produktach w całej organizacji.
2. Integracja z Multimediami: SharePoint umożliwia łatwe dodawanie i zarządzanie plikami multimedialnymi, które są niezbędne w nowoczesnym handlu, np. zdjęcia produktów, filmy instruktażowe czy materiały marketingowe. Dzięki temu PIM na SharePoint to nie tylko baza danych, ale również efektywne narzędzie do zarządzania zasobami cyfrowymi.
3. Automatyzacja Procesów: Możliwość tworzenia zautomatyzowanych przepływów pracy, takich jak automatyczne generowanie katalogów produktów w formacie PDF zgodnie z jednolitym szablonem, znacznie usprawnia procesy biznesowe. Automatyzacja tych procesów redukuje ryzyko błędów, oszczędza czas pracowników i pozwala na szybsze reagowanie na potrzeby rynku.
4. Elastyczność i Skalowalność: SharePoint listy są wysoce konfigurowalne, co oznacza, że narzędzie PIM można łatwo dostosować do specyficznych potrzeb Twojej firmy. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa czy branży, system może być skalowany wraz z rozwojem firmy, co czyni go długoterminowym rozwiązaniem do zarządzania informacjami o produktach.
5. Bezpieczeństwo i Kontrola: Korzystając z SharePoint, możesz być pewien, że Twoje dane są bezpieczne. Platforma oferuje zaawansowane opcje zarządzania dostępem i zabezpieczeniami, co jest kluczowe przy przechowywaniu wrażliwych danych produktowych. Kontrola dostępu, zarządzanie wersjami i możliwość śledzenia zmian zapewniają, że każdy element danych jest chroniony i zarządzany w odpowiedni sposób.

Podsumowanie

Implementacja PIM na platformie SharePoint oferuje firmom możliwość efektywnego zarządzania wszystkimi aspektami informacji o produktach w jednym, zintegrowanym miejscu. Jest to szczególnie wartościowe w kontekście rosnącej konkurencji i wymagań rynkowych, gdzie szybkie i precyzyjne zarządzanie informacjami produktowymi staje się krytycznym elementem sukcesu. Dzięki PIM na SharePoint, firmy mogą lepiej zarządzać swoimi produktami, co przekłada się na lepszą obsługę klienta, efektywniejsze działania marketingowe i ostatecznie – wzrost biznesu.

Zobacz jak to działa na demo.

Załóżmy, że w Twojej firmie potrzebujesz zorganizować:

• grupę dla nowego projektu
• miejsce do zamawiania wspólnych lunchów
• przestrzeń do dzielenia się firmowymi ogłoszeniami

Zamiast tworzyć kolejne kanały w Teams albo grupy mailowe, możesz to wszystko zorganizować w jednym miejscu - Microsoft Viva Engage. W tym przewodniku pokażę Ci, jak to zrobić krok po kroku.

Jak zacząć pracę z Viva Engage?

1. Zaloguj się na Office.com
2. Kliknij ikonę Viva Engage (jeśli jej nie widzisz, znajdziesz ją w sekcji "Wszystkie aplikacje")
3. Przejdź do zakładki "Communities" - zobaczysz tam wszystkie dostępne społeczności w Twojej firmie

Tworzenie nowej społeczności

To prostszy proces niż myślisz:

1. Kliknij "Create New" → "Create New Community"
2. Nadaj nazwę społeczności
3. Dodaj opis - to pomoże innym zrozumieć cel grupy
4. Wybierz członków, których chcesz dodać od razu
5. W ustawieniach zdecyduj o poziomie prywatności:
   • Grupa publiczna - każdy może dołączyć
   • Grupa prywatna - dostęp tylko dla zatwierdzonych członków

Praktyczne funkcje, które warto znać

🎯 Moderacja i zarządzanie

• Możesz określić, kto może publikować posty
• Ustaw domyślny typ komunikacji (dyskusja/pytanie)
• Włącz możliwość przenoszenia dyskusji między grupami

📱 Dostępność

• Aplikacja mobilna
• Integracja z Teams
• Dostęp przez przeglądarkę
• Powiadomienia email

💡 Interakcje

1. Posty - możesz:
   • Publikować zwykłe wpisy
   • Zadawać pytania
   • Tworzyć ankiety
   • Wysyłać gratulacje i wyrazy uznania
2. Zarządzanie treścią
   • Przypinanie ważnych informacji na górze
   • Oznaczanie kanałów jako oficjalne
   • Tagowanie osób i używanie hasztagów

Przykłady z życia

Grupa projektowa

• Wszyscy członkowie widzą aktualne statusy
• Dyskusje są uporządkowane i łatwe do znalezienia
• Historia jest dostępna dla nowych członków zespołu

Grupa lunchowa

• Łatwe ankiety "Co zamawiamy?"
• Szybka organizacja wspólnych zamówień
• Wszystko w jednym miejscu zamiast dziesiątek maili

Kanał ogłoszeń firmowych

• Oficjalne oznaczenie ważnych komunikatów
• Automatyczne powiadomienia
• Możliwość komentowania i zadawania pytań

Pro tipy na start

1. Zacznij od małej grupy - przetestuj narzędzie na jednym zespole, zbierz feedback
2. Ustal zasady - określ, co publikujemy gdzie i w jakiej formie
3. Wykorzystaj aplikację mobilną - to klucz do aktywnego uczestnictwa zespołu
4. Moderuj z umiarem - pozwól społeczności rozwijać się organicznie

Nie tylko komunikacja

Viva Engage to nie tylko narzędzie do rozmów. To sposób na:

• Budowanie firmowej kultury
• Zachowanie wiedzy organizacyjnej
• Szybsze wdrażanie nowych pracowników
• Integrację rozproszonych zespołów

Potrzebujesz pomocy?

Obejrzyj nasz film na YouTube, gdzie pokazuję wszystkie opisane funkcje w akcji. Masz pytania? Zostaw komentarz pod filmem lub skontaktuj się z nami - chętnie pomożemy Ci wdrożyć Viva Engage w Twojej organizacji.

‍

Zatrzymaj się na chwilę

Pierwsza zasada po zakończeniu wdrożenia? Zwolnij. Tak, dobrze czytasz. W świecie ciągłej pogoni za optymalizacją to może brzmieć kontrowersyjnie, ale pozwól swojemu zespołowi i organizacji "wygrzać się" w nowym rozwiązaniu.

To czas na:

• Obserwację jak nowe procesy sprawdzają się w praktyce
• Zbieranie feedbacku od użytkowników
• Wprowadzanie drobnych korekt i optymalizacji
• Budowanie zaufania do automatyzacji

Planuj mądrze kolejne kroki

Zanim rzucisz się w wir kolejnych wdrożeń, zadaj sobie kilka kluczowych pytań:

• Czy osiągnęliśmy zakładane cele?
• Jakie nieoczekiwane korzyści przyniósł projekt?
• Gdzie pojawiły się trudności?
• Co możemy zrobić lepiej przy kolejnym wdrożeniu?

Nie przegrzej zespołu

Pamiętaj - najlepszy zespół to nie ten, który pracuje najszybciej, ale ten, który pracuje najefektywniej. Dawkuj zmiany z rozwagą. W przeciwnym razie ryzykujesz:

• Spadek jakości wdrożeń
• Opór pracowników przed kolejnymi zmianami
• Przemęczenie kluczowych członków zespołu
• Utratę cennej wiedzy organizacyjnej

Buduj kulturę innowacji

Największy sukces? To moment, gdy Twoi pracownicy sami zaczynają zgłaszać pomysły na automatyzację. Bo to oni najlepiej wiedzą, ile razy dziennie wykonują te same, powtarzalne czynności.

Jak to osiągnąć?

• Daj zespołowi czas na refleksję
• Zbieraj i doceniaj pomysły
• Pokazuj konkretne korzyści z automatyzacji
• Inwestuj w rozwój kompetencji cyfrowych

Co dalej?

Automatyzacja to podróż, nie cel sam w sobie. Każde wdrożenie to kolejny krok w rozwoju Twojej organizacji. Kluczem jest znalezienie odpowiedniego tempa i równowagi między ambicjami a możliwościami zespołu.

‍

‍