PL/EN
Get inspired by professional insights, case studies, and in-depth analyses on automation, IT strategy, and digital transformation. Our blog keeps you current in the fast-changing world of modern business.
Microsoft 365 to znacznie więcej niż Word, Excel i Outlook. To kompletny ekosystem narzędzi do współpracy, który może zastąpić kilka różnych abonamentów i uprościć pracę zespołu.
Kluczem do sukcesu nie są najnowsze funkcje czy skomplikowane konfiguracje. To przemyślane wykorzystanie tego, co już masz, połączone z jasnymi zasadami pracy zespołu.
Jeśli zarządzasz projektami przy pomocy e-maili, arkuszy Excel i modlitw o powodzenie - czas na zmianę. Twój zespół i Twój budżet będą Ci wdzięczne.
Czy wiesz, że prawdopodobnie już płacisz za kompletny system zarządzania projektami, ale go nie używasz? W każdej licencji Microsoft 365 - nawet tej podstawowej - ukryty jest zestaw narzędzi, który może zastąpić drogie rozwiązania pokroju Jiry czy Monday.com.
W tym artykule pokażę Ci, jak z aplikacji, które już znasz (Teams, SharePoint, Planner), stworzyć profesjonalne centrum zarządzania projektami. Bez dodatkowych kosztów, bez skomplikowanych konfiguracji.
Większość firm korzysta z kilku różnych aplikacji jednocześnie:
Efekt? Chaos informacyjny. Dane są rozproszone, zespół traci czas na przełączanie się między aplikacjami, a Ty płacisz za kilka abonamentów miesięcznie.
Tymczasem Microsoft 365 oferuje wszystko w jednym ekosystemie - zintegrowanym, bezpiecznym i prawdopodobnie już opłaconym przez Twoją firmę.
Zanim przejdziemy do konkretów, ważne rozróżnienie:
Proces to cykliczne zadania wykonywane regularnie - jak miesięczne rozliczenia czy przyjmowanie dostaw. Są przewidywalne, mają ustalone procedury.
Projekt to jednorazowe przedsięwzięcie z konkretnym celem - wdrożenie nowego systemu, organizacja eventu, uruchomienie kampanii marketingowej. Ma początek, środek i koniec.
To rozróżnienie jest kluczowe, bo projekty wymagają elastycznego podejścia do zarządzania zasobami, terminami i komunikacją.
W tym 19-minutowym filmie szczegółowo pokazuję, jak skonfigurować wszystkie omawiane narzędzia.
Skuteczne zarządzanie projektami wymaga kilku kluczowych elementów:
Podstawą każdego projektu są ludzie. Microsoft Teams pozwala:
Co więcej, każda grupa Teams automatycznie tworzy:
Największym wrogiem projektów jest chaos komunikacyjny. Ważne ustalenia giną w mailach, decyzje są podejmowane na prywatnych czatach, a dokumentacja jest rozproszona.
Microsoft Teams rozwiązuje to przez:
Kanały tematyczne - możesz utworzyć osobne kanały dla:
Integracja z Outlookiem - oficjalna korespondencja może być kierowana na adres grupy Teams, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco.
Wspólne notatki w Loop - nowe narzędzie Microsoft, które pozwala tworzyć współdzielone notatki, listy zadań, protokoły ze spotkań. Wszystko aktualizuje się w czasie rzeczywistym.
Każdy projekt generuje mnóstwo plików - dokumenty, prezentacje, zdjęcia, filmy, arkusze kalkulacyjne. Tradycyjnie kończy się to chaosem w folderach "Projekt_v1", "Projekt_v2_final", "Projekt_v2_final_OSTATECZNY".
Grupa Teams automatycznie tworzy przestrzeń SharePoint, gdzie możesz:
Dodatkowo możesz przygotować szablony dokumentów - protokoły, raporty, umowy - które będą dostępne dla całego zespołu.
Tu wchodzi w grę Microsoft Planner - narzędzie do zarządzania zadaniami, które wielu użytkowników M365 w ogóle nie zna.
Planner pozwala:
Co najważniejsze - Planner można osadzić bezpośrednio w Teams jako kartę, więc zespół ma dostęp do zadań bez opuszczania głównego środowiska pracy.
Microsoft 365 oferuje możliwości automatyzacji przez Power Automate (dostępne w wyższych planach licencyjnych):
Narzędzia to jedno, ale sposób ich wykorzystania to drugie. Warto ustalić:
Wyobraź sobie projekt wdrożenia nowego systemu CRM w firmie liczącej 50 osób:
Tradycyjne podejście:
Podejście Microsoft 365:
Rezultat: Projekt zakończony o 2 tygodnie wcześniej, bez przekroczenia budżetu, z pełną dokumentacją.
Nie próbuj wykorzystać wszystkich możliwości Microsoft 365 od razu. Zacznij od Teams + Planner + SharePoint. Gdy zespół się przyzwyczai, dodawaj kolejne funkcje.
Ustal od początku, kto za co odpowiada, gdzie co się znajduje i jak komunikuje się zespół. Napisz to w prostym dokumencie dostępnym dla wszystkich.
Jeśli projekt wymaga współpracy z podwykonawcami czy klientami, uwzględnij ich już na etapie planowania. Microsoft 365 pozwala na bezpieczne włączenie osób spoza organizacji.
Nawet najlepszy system wymaga utrzymania. Ustal cotygodniowe lub dwutygodniowe przeglądy statusu projektu.
Całość zajmie Ci około 15-30 minut, a efekt będzie widoczny od pierwszego dnia.
Jesteś gotowy, by przestać tracić czas na chaotyczną obsługę zgłoszeń i skupić się na rozwoju swojego biznesu? Nasz system helpdesk dostosowany do Twoich procesów to pierwszy krok.
Tracisz zbyt wiele czasu na szukanie maili, zastanawianie się kto zajmuje się daną sprawą i odpowiadanie na te same pytania? Nie jesteś sam. Większość firm marnuje kilkanaście godzin tygodniowo na chaotyczną obsługę zgłoszeń klientów.
Większość systemów helpdesk zmusza Cię do dostosowania się do ich sposobu działania. My proponujemy odwrotne podejście – system, który dostosuje się do wypracowanych przez Ciebie procesów.
Wyobraź sobie, że:
Co to oznacza dla Twojego biznesu? Znaczące przyspieszenie obsługi zgłoszeń i znacznie wyższy poziom satysfakcji klientów.
...pozwól systemowi pracować za Ciebie:
Firmy korzystające z naszego systemu odnotowują:
Twój problem: Zgłoszenia giną w natłoku maili, trudno śledzić ich status.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? 70% szybsza obsługa standardowych zgłoszeń.
Twój problem: Skomplikowane procesy wymagają wielu dokumentów i ręcznej pracy.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? Skrócenie czasu obsługi reklamacji z 5 dni do 24 godzin.
Twój problem: Brak spójnej komunikacji prowadzi do utraty potencjalnych klientów.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? Wzrost konwersji zapytań o 43%.
Obawiasz się, że wdrożenie nowego systemu będzie skomplikowane i czasochłonne? Nie z nami.
Zamiast czytać o możliwościach systemu, zobacz go w akcji. Umów się na 45-minutową konsultację, podczas której:
W dzisiejszym dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, efektywne zarządzanie informacjami o produktach (Product Information Management, PIM) jest kluczowe dla sukcesu przedsiębiorstwa. Narzędzie PIM oparte o SharePoint listy to rozwiązanie, które umożliwia przedsiębiorstwom wszystkich rozmiarów skuteczne zarządzanie danymi produktowymi.
W dzisiejszym dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, efektywne zarządzanie informacjami o produktach (Product Information Management, PIM) jest kluczowe dla sukcesu przedsiębiorstwa. Narzędzie PIM oparte o SharePoint listy to rozwiązanie, które umożliwia przedsiębiorstwom wszystkich rozmiarów skuteczne zarządzanie danymi produktowymi, od informacji statycznych po multimedia, takie jak zdjęcia. W tym artykule przyjrzymy się, jak narzędzie PIM na platformie SharePoint może przyczynić się do optymalizacji procesów biznesowych i ułatwić zarządzanie asortymentem produktowym w Twojej firmie.
SharePoint, będący częścią pakietu Microsoft 365, oferuje bogaty zestaw funkcji, które wspierają efektywną współpracę i zarządzanie dokumentacją w firmie. Użycie SharePoint jako podstawy dla narzędzia PIM pozwala na wykorzystanie istniejącej infrastruktury i integrację z innymi narzędziami Microsoft, takimi jak Microsoft Teams czy Excel, co zapewnia płynne i zintegrowane środowisko pracy.
Implementacja PIM na platformie SharePoint oferuje firmom możliwość efektywnego zarządzania wszystkimi aspektami informacji o produktach w jednym, zintegrowanym miejscu. Jest to szczególnie wartościowe w kontekście rosnącej konkurencji i wymagań rynkowych, gdzie szybkie i precyzyjne zarządzanie informacjami produktowymi staje się krytycznym elementem sukcesu. Dzięki PIM na SharePoint, firmy mogą lepiej zarządzać swoimi produktami, co przekłada się na lepszą obsługę klienta, efektywniejsze działania marketingowe i ostatecznie – wzrost biznesu.
Zobacz jak to działa na demo.
.png)
Viva Engage to narzędzie w Microsoft 365, które działa jak firmowe social media. Pozwala tworzyć dedykowane społeczności, prowadzić dyskusje i ankiety, przyznawać wyróżnienia. Dostępne przez przeglądarkę, Teams i aplikację mobilną, usprawnia komunikację wewnętrzną i budowanie kultury organizacyjnej.
Załóżmy, że w Twojej firmie potrzebujesz zorganizować:
Zamiast tworzyć kolejne kanały w Teams albo grupy mailowe, możesz to wszystko zorganizować w jednym miejscu - Microsoft Viva Engage. W tym przewodniku pokażę Ci, jak to zrobić krok po kroku.
To prostszy proces niż myślisz:
Viva Engage to nie tylko narzędzie do rozmów. To sposób na:
Obejrzyj nasz film na YouTube, gdzie pokazuję wszystkie opisane funkcje w akcji. Masz pytania? Zostaw komentarz pod filmem lub skontaktuj się z nami - chętnie pomożemy Ci wdrożyć Viva Engage w Twojej organizacji.
Zakończyłeś wdrożenie automatyzacji? Gratulacje! Ale nie rzucaj się od razu w wir kolejnych zmian. Po 20 latach doświadczenia wiem, że kluczowy jest czas na "wygrzanie" rozwiązania. Poznaj jeden krok, który decyduje o sukcesie całej transformacji cyfrowej w Twojej firmie.
Pierwsza zasada po zakończeniu wdrożenia? Zwolnij. Tak, dobrze czytasz. W świecie ciągłej pogoni za optymalizacją to może brzmieć kontrowersyjnie, ale pozwól swojemu zespołowi i organizacji "wygrzać się" w nowym rozwiązaniu.
To czas na:
Zanim rzucisz się w wir kolejnych wdrożeń, zadaj sobie kilka kluczowych pytań:
Pamiętaj - najlepszy zespół to nie ten, który pracuje najszybciej, ale ten, który pracuje najefektywniej. Dawkuj zmiany z rozwagą. W przeciwnym razie ryzykujesz:
Największy sukces? To moment, gdy Twoi pracownicy sami zaczynają zgłaszać pomysły na automatyzację. Bo to oni najlepiej wiedzą, ile razy dziennie wykonują te same, powtarzalne czynności.
Jak to osiągnąć?
Automatyzacja to podróż, nie cel sam w sobie. Każde wdrożenie to kolejny krok w rozwoju Twojej organizacji. Kluczem jest znalezienie odpowiedniego tempa i równowagi między ambicjami a możliwościami zespołu.
.png)
Automatyzacja procesów biznesowych to jeden z najgorętszych trendów ostatnich lat. Nic dziwnego - pozwala oszczędzić czas, zredukować błędy i uwolnić potencjał zespołu. Jednak sam zakup nawet najlepszego narzędzia to dopiero początek drogi.Przez ostatnie 20 lat przeprowadziłem setki wdrożeń automatyzacji. Obserwuję, jak firmy przechodzą od sceptycyzmu wobec możliwości systemów, przez pierwsze próby digitalizacji, aż po pełną transformację procesów. Kluczem do sukcesu nie jest technologia - to sposób jej wdrożenia decyduje o powodzeniu całego projektu.
Myślenie o kosztach automatyzacji to jak planowanie budowy domu. Nie wystarczy mieć budżet na materiały - potrzebujesz też planu na wykończenie i późniejsze utrzymanie.
Co musisz uwzględnić?
Historia z życia: klient zarezerwował 100 000 zł na automatyzację. Nie zarezerwował ani jednego dnia na testy. Efekt? Projekt opóźnił się o 3 miesiące.
Twój zespół potrzebuje czasu na:
Prawdziwa historia z jednego z projektów:
Ja: "Zbudujemy bazę faktur"
Klient: "Świetnie! Będziemy tam trzymać też umowy i akty notarialne"
Ja: "Stop! To nie to samo..."
Jak budować wspólne rozumienie:
Pierwsze dni produkcyjnego działania to jak pierwsze dni z nowym samochodem - musisz się przyzwyczaić do nowych funkcji. Dlatego potrzebujesz:
W ferworze testów i poprawek łatwo zapomnieć, po co w ogóle zaczynaliśmy automatyzację. Zawsze zadaję te pytania:
Automatyzacja to nie sprint, a maraton. Nie chodzi o to, żeby wystartować jak najszybciej, ale żeby bezpiecznie dotrzeć do mety.
Zaplanuj finanse, zarezerwuj czas zespołu, zadbaj o wspólne rozumienie i właściwe wsparcie - a zwiększysz swoje szanse na sukces o 90%.
Zobacz, jak wdrożyć te zasady w praktyce:
Microsoft 365 to kompleksowe narzędzie do zarządzania pracą, komunikacją i dokumentami. Dzięki integracji i automatyzacji procesów zwiększa efektywność zespołu bez dodatkowych kosztów.
Chciałbyś zwiększyć efektywność pracy swojego zespołu, uporządkować obieg dokumentów i jednocześnie nie ponosić dodatkowych kosztów licencyjnych? Rozwiązaniem jest Microsoft 365!
Dlaczego warto postawić na Microsoft 365?
Automatyzacja obiegu dokumentów w Microsoft 365
Power Automate: Jest to narzędzie umożliwiające tworzenie automatycznych przepływów pracy między aplikacjami i usługami. Dzięki niemu można np. automatycznie przesyłać dokumenty do odpowiednich osób w firmie, zbierać akceptacje czy powiadamiać o zmianach.
SharePoint: To centralne miejsce do przechowywania, udostępniania i zarządzania dokumentami. Można tu tworzyć biblioteki dokumentów z określonymi uprawnieniami, co pozwala na kontrolę nad tym, kto i kiedy ma dostęp do konkretnych plików.
Teams: Platforma komunikacyjna, która doskonale integruje się z innymi narzędziami Microsoft 365. Dzięki Teams można dyskutować nad dokumentami w czasie rzeczywistym, organizować wideokonferencje czy dzielić się ekranem.
Koszty
Wiele firm decyduje się na zakup dodatkowych programów do zarządzania dokumentami i automatyzacji procesów. Nie tylko narażają się na dodatkowe koszty licencyjne, ale także na koszty wdrożenia i szkolenia pracowników.
Wykorzystując Microsoft 365, płacisz jedynie za wdrożenie, co jest znacznie bardziej opłacalne. Za licencje pewnie płacisz już teraz. Ponadto, Twoi pracownicy prawdopodobnie są już zaznajomieni z narzędziami Microsoft, co przyspiesza proces wdrożenia.
Podsumowanie
Microsoft 365 to nie tylko Word, Excel czy PowerPoint. To kompleksowy zestaw narzędzi do efektywnej i zautomatyzowanej pracy. Zamiast inwestować w dodatkowe oprogramowanie, warto w pełni wykorzystać możliwości, które daje Microsoft 365. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w wdrożeniu, nasi specjaliści chętnie Ci pomogą!
Jak zautomatyzować przypomnienia o nieopłaconych fakturach w zaledwie 30 minut? W tym praktycznym przewodniku pokazuję, jak zbudować system automatycznych monitów bez kodowania, używając tylko narzędzi Microsoft 365. Koniec z ręcznym śledzeniem płatności – uwolnij czas na rozwój biznesu!
Ile czasu poświęcasz miesięcznie na sprawdzanie, które faktury są przeterminowane, i wysyłanie przypomnień do klientów? Dwie godziny? Może więcej? A co, gdybyś mógł zautomatyzować cały ten proces, używając tylko narzędzi, które już masz w Microsoft 365? W tym artykule pokażę, jak w zaledwie 30 minut stworzyć system, który będzie automatycznie monitował Twoich klientów o zaległych płatnościach – bez kodowania i specjalistycznej wiedzy technicznej.
Ręczne monitorowanie należności to jeden z tych procesów, które zajmują nieproporcjonalnie dużo czasu w stosunku do wartości, jaką przynoszą. Typowy proces wygląda tak:
Ten cykl generuje kilka istotnych problemów:
Dobre wieści: możesz zbudować system, który wykona całą tę pracę za Ciebie, używając tylko narzędzi z pakietu Microsoft 365. Co więcej, zajmie Ci to zaledwie 30 minut i nie wymaga żadnej specjalistycznej wiedzy.
Oto co będzie Ci potrzebne:
Każdą automatyzację warto rozpocząć od uporządkowania procesu. Microsoft Whiteboard to świetne narzędzie, które pomoże Ci zwizualizować przepływ pracy:
To prosty krok, ale niezwykle ważny – pozwala zrozumieć proces, zanim przystąpisz do automatyzacji.
Teraz czas przygotować bazę danych, która będzie źródłem informacji dla naszego systemu:
=DZIŚ()=termin_płatności - DZIŚ()=JEŻELI(opóźnienie<-2;"TAK";"NIE")Ta tabela automatycznie obliczy, które faktury są przeterminowane o więcej niż 2 dni, i oznaczy je do wysyłki przypomnienia.
Teraz czas na skonfigurowanie automatycznej wysyłki powiadomień:
wysyłka eq 'TAK'Ostatnim krokiem jest przetestowanie całego systemu:
Gotowe! Od teraz system będzie automatycznie przypominał klientom o nieopłaconych fakturach, bez Twojego udziału.
Zautomatyzowany system przypominania o fakturach przynosi szereg korzyści:
Gdy podstawowy system już działa, możesz go rozbudować o dodatkowe funkcjonalności:
Aby ułatwić Ci wdrożenie tego rozwiązania, przygotowałem szczegółowy tutorial wideo, który przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku. Możesz go obejrzeć tutaj:
W tutorialu pokazuję każdy etap tworzenia systemu, od planowania procesu, przez przygotowanie bazy w Excelu, aż po konfigurację automatycznych powiadomień w Power Automate. Film możesz zatrzymywać w dowolnym momencie i wykonywać kroki razem ze mną.
Automatyzacja przypomnień o nieopłaconych fakturach to doskonały przykład, jak przy pomocy dostępnych narzędzi Microsoft 365 można znacząco usprawnić procesy biznesowe. Proces, który do tej pory zajmował godziny miesięcznie, teraz będzie wykonywany automatycznie, bez Twojego udziału.
Co najlepsze, podobną metodologię możesz zastosować do automatyzacji dziesiątek innych procesów w Twojej firmie – od raportowania, przez zarządzanie zapasami, aż po onboarding nowych pracowników.
A Ty, jakie procesy w swojej firmie chciałbyś zautomatyzować jako następne?
Dlaczego większość projektów automatyzacji kończy się porażką? Po 20 latach wdrożeń znam wszystkie pułapki. W tym artykule ujawniam 7 najgorszych błędów, które niszczą projekty automatyzacji i pokazuję, jak ich uniknąć. Wiedza, która zaoszczędzi Ci setek tysięcy złotych.
W świecie biznesu automatyzacja procesów to jeden z najgorętszych trendów. Jednak za każdą historią sukcesu kryją się dziesiątki kosztownych porażek. Po dwóch dekadach wdrażania automatyzacji w polskich firmach wiem, które błędy są najbardziej niszczycielskie. W tym artykule zdradzam 7 największych pułapek i pokazuję, jak ich uniknąć.
Liczby nie kłamią. Według badań, znaczący odsetek projektów automatyzacji nie osiąga zakładanych celów. Nie chodzi o to, że sama technologia zawodzi - kluczem jest podejście do całego procesu wdrożenia.
W trakcie mojej 20-letniej praktyki zidentyfikowałem powtarzające się wzorce i krytyczne punkty, które decydują o sukcesie lub porażce. Doświadczenie nauczyło mnie, że unikanie tych siedmiu fundamentalnych błędów drastycznie zwiększa szanse powodzenia.
Film poniżej omawia szczegółowo 7 krytycznych błędów, które mogą zniszczyć Twój projekt automatyzacji:
Jednym z najczęstszych błędów jest próba automatyzacji procesów, które w pierwszej kolejności wymagają głębokiej reorganizacji. Jak często mówię swoim klientom:
"Automatyzacja złego procesu daje w efekcie... zautomatyzowany zły proces."
Zanim zainwestujesz w automatyzację, zadaj sobie pytanie: czy ten proces jest optymalny? Czy służy jakiemuś konkretnemu celowi biznesowemu? Czy nie ma w nim zbędnych kroków?
Czasem lepiej najpierw przeprojektować proces, a dopiero później myśleć o jego automatyzacji.
Projekty automatyzacji to nie tylko technologia - to przede wszystkim ludzie. Bez zaangażowania kluczowych pracowników, którzy faktycznie będą korzystać z automatyzacji, nawet najlepsze rozwiązanie techniczne może zakończyć się porażką.
Kluczowe osoby to:
Kiedy wszyscy są zaangażowani od samego początku, szanse na powodzenie projektu rosną wykładniczo.
Ten błąd jest szczególnie niebezpieczny, ponieważ często prowadzi do całkowitej porażki projektu. Ambicja to doskonała cecha, ale w automatyzacji lepiej zacząć od mniejszych, szybszych zwycięstw.
Zamiast rewolucji, zacznij od ewolucji:
Taki podejście buduje pewność siebie i zaufanie w organizacji, co ułatwia późniejsze, bardziej złożone projekty.
Nie można skutecznie zautomatyzować czegoś, czego się nie rozumie. Dokładna analiza procesu to fundament sukcesu.
Analiza powinna obejmować:
Bez tej wiedzy, automatyzacja opiera się na domysłach, a nie na faktach.
"Będzie szybciej" to nie cel. "Skrócimy czas przetwarzania o 70%" - to jest cel.
Konkretne, mierzalne cele automatyzacji pozwalają:
Bez mierzalnych celów trudno ocenić, czy projekt zakończył się sukcesem, czy porażką.
Nawet najlepsze narzędzia są bezużyteczne, jeśli ludzie nie wiedzą, jak z nich korzystać. Zbyt często firmy inwestują znaczące środki w automatyzację, a następnie oszczędzają na szkoleniach i wsparciu.
Pamiętaj o:
Właściwe przygotowanie użytkowników to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie.
Procesy biznesowe nieustannie się zmieniają. Twoja automatyzacja również powinna ewoluować.
Kluczowe jest ustanowienie procesu regularnej weryfikacji i aktualizacji:
Automatyzacja to podróż, nie jednorazowy projekt.
Kluczem do sukcesu automatyzacji jest wybór odpowiedniego partnera, który przeprowadzi Cię przez cały proces i zminimalizuje ryzyko porażki.
W kolejnym filmie z naszej serii "Automatyzacja - krok po kroku" wyjaśniam, jak wybrać właściwą firmę do automatyzacji procesów:
[MIEJSCE NA LINK DO FILMU "Jak wybrać firmę do automatyzacji procesów? [Automatyzacja - Krok 4]"]
Zainspirowany wiedzą z tego artykułu? Oto co możesz zrobić dalej:
