Wiem, co teraz myślisz.

"Outlook? W 2025? Marcin, przecież wszyscy mówią o AI, automatyzacjach między systemami, chatbotach..."

Tak. I mają rację. AI to potężne narzędzie. Ale zanim wydasz kolejne 5000 zł na inteligentnego asystenta mailowego, sprawdź czy w ogóle wykorzystujesz to, za co już płacisz.

Bo widzę to codziennie. Firmy wydają dziesiątki tysięcy na skomplikowane systemy, a ich pracownicy ręcznie przerzucają maile między folderami. Szukają tej jednej wiadomości od klienta w 500 mailach. Przypinają 30 wiadomości i tracą w nich orientację.

Outlook ma w sobie funkcje, które rozwiązują 90% tych problemów. Problem w tym, że nikt ich nie używa.

Reguły - niech Outlook pracuje za Ciebie

Zacznę od podstawy, która oszczędza mi godzinę dziennie.

Reguły w Outlooku to automatyczne akcje wykonywane na przychodzących mailach.

Przykład z życia: mam 5 aktywnych projektów. Każdy ma swojego project managera, każdy ma swój folder w Outlooku. Zamiast ręcznie sortować każdego maila (co robiłem przez pierwsze 3 miesiące i było to koszmarne), ustawiłem reguły:

• Mail od klienta X → folder "Projekt Automatyzacja HR"
• Mail z tematem zawierającym "[FAKTURY]" → folder "Księgowość"
• Mail od dostawcy Y → folder "Projekt Inwentaryzacja"

Efekt? Zero ręcznego przerzucania. Wszystko leci tam, gdzie trzeba. Automatycznie.

Ale to nie koniec. Te foldery mogę udostępnić konkretnym osobom z zespołu. Osoba odpowiedzialna za projekt 1 widzi tylko foldery z projektu 1. Osoba z projektu 15 widzi tylko projekt 15.

Jeden wspólny mail projektowy. Zero chaosu. Zero "hej, przekaż mi ten mail od klienta".

Foldery wyszukiwania - jeden klik zamiast 10 filtrów

Tu jest moja tajna broń.

Folder wyszukiwania to zapisane, zaawansowane wyszukiwanie, które działa jak zwykły folder.

Brzmi skomplikowanie? To dam Ci przykład.

Mam folder wyszukiwania "Czekające na odpowiedź". Kryteria: wszystkie maile, które wysłałem w ciągu ostatnich 7 dni, na które NIE dostałem odpowiedzi, od konkretnych klientów (tych najbardziej newralgicznych).

Jeden klik. Widzę wszystko, co wymaga followupu.

Drugi folder: "Pilne projekty". Kryteria: maile z flagą "ważne" + słowo "projekt" w temacie + od ostatnich 14 dni.

Znowu - jeden klik. Wszystkie pilne sprawy projektowe w jednym miejscu.

To nie jest żadna automatyzacja. To wykorzystanie potencjału Outlooka, z którego większość ludzi w ogóle nie korzysta.

Flagi i "odłóż" - przestań pamiętać o wszystkim

Przychodzi do mnie mail o 8 rano. Ważny. Ale teraz nie mam czasu na odpowiedź, bo mam spotkanie za 5 minut.

Dwa scenariusze:

Scenariusz 1 (bez automatyzacji): Zostawiam go w inboxie. Do końca dnia dostaję kolejne 50 maili. Ten ważny ginie gdzieś na środku. Przypominam sobie o nim 3 dni później, jak klient pisze "hej, co z tym?".

Scenariusz 2 (z flagą lub "odłóż"): Klikam "odłóż do jutra do 14:00". Mail znika z inboxa. Jutro o 14:00 pojawia się na samej górze. Odpowiadam.

Zero stresu. Zero zgubionej korespondencji.

Flagi działają podobnie - możesz ustawić reminder na konkretny dzień. Outlook SAM Ci przypomni.

I tu ważna rzecz, którą widzę u wielu użytkowników: masz 30 przypiętych maili? Robisz to źle.

Przypinanie jest OK dla 2-3 najważniejszych spraw. Może 5. Ale jak masz 30 przypiętych maili, to de facto masz drugi inbox na górze inboxa. To chaos. Zrób folder "Do zrobienia" i tam je wrzuć. Albo użyj flag.

Planowanie wysyłki - profesjonalizm bez wysiłku

Zdarza Ci się pisać maile o 5:00?

Mnie tak. Pracuję porankami, mam czas na spokojne przemyślenie odpowiedzi.

Problem: nie chcę, żeby klient dostał maila o 5:00, bo albo pomyśli że nie mam życia, albo że pracuję w chaosie.

Rozwiązanie: planuję wysyłkę na 9:00.

Piszę teraz. Outlook wysyła o normalnej porze. Profesjonalnie. Bez stresu.

Używam tego też do przypominek. "Hej, minął tydzień, chciałem wrócić do tematu..." - piszę w piątek, planuję wysyłkę na wtorek 10:00.

Udostępnianie folderów - koniec z przekazywaniem maili

To zmieniło sposób pracy w naszym zespole.

Mamy wspólny folder "Oferty aktywne". Udostępniony między mną, sprzedażą i PM-ami.

Jak przychodzi mail od potencjalnego klienta, przerzucam go do tego folderu. Wszyscy widzą. Nikt nie musi pytać "hej, prześlij mi tego maila". Wszyscy mają dostęp.

Drugi przykład: marketing. Chcemy monitorować newslettery konkurencji. Jedna osoba zapisuje się na 10 newsletterów. Tworzy folder "Konkurencja - newslettery". Udostępnia zespołowi. Wszystkie maile lecą tam automatycznie (reguła!). Cały zespół ma dostęp.

Zero duplikowania. Zero "nie mam tego maila". Jedna skrzynka, jeden folder, pełna transparentność.

Etykiety i kategorie - porządek wizualny

Lubisz kolory? Ja też.

Etykiety pozwalają mi wizualnie segregować maile:

• Zielona → projekt zakończony, czekam tylko na płatność
• Czerwona → pilne, wymaga działania dziś
• Niebieska → do przeczytania, niska priorytet
• Żółta → czekam na odpowiedź od kogoś innego

Łączę to z regułami. Mail od konkretnego klienta automatycznie dostaje żółtą etykietę + leci do folderu "Projekt X".

Dwoma kliknięciami sprawdzam status wszystkich projektów.

Całe skrzynki wspólne - dla maili typu biuro@, faktury@

Ostatnia rzecz: wspólne skrzynki mailowe.

Macie skrzynkę biuro@firma.pl? faktury@firma.pl? Zazwyczaj loguje się na nią jedna osoba, reszta prosi o przekazanie maili.

Głupie. Nieefektywne.

Udostępnij całą skrzynkę zespołowi. Wszyscy widzą wszystkie maile. Każdy może odpowiedzieć. Zero wąskich gardeł.

U nas skrzynka faktury@ jest udostępniona księgowej i mi. Widzę co przychodzi, mogę zareagować jak trzeba. Księgowa obsługuje większość spraw. Bez przesyłania maili tam i z powrotem.

Po co to wszystko?

Bo czas to pieniądze.

Dosłownie.

Jeśli Twój pracownik zarabia 7000 zł brutto miesięcznie i traci 2 godziny tygodniowo na ręczne sortowanie maili, szukanie wiadomości i przypominanie sobie o odpowiedziach, to tracisz około 600 zł miesięcznie na jednego pracownika.

Masz 10-osobowy zespół? To 6000 zł miesięcznie wyrzuconych w błoto.

A przecież za Outlooka już płacisz. Od 5,60 EUR miesięcznie za licencję Business Basic. Nie musisz dokupować niczego.

Musisz tylko wykorzystać to, co masz.

Większość firm nie używa nawet 20% możliwości Microsoft 365. Płacą za narzędzia, które mogą zautomatyzować połowę ich pracy, i dalej robią wszystko ręcznie.

To nie jest ani nowoczesne, ani efektywne.

To po prostu marnowanie pieniędzy.

Podsumowanie

7 funkcji. Zero dodatkowych kosztów. 10 godzin miesięcznie z powrotem.

Zacznij od jednej rzeczy - reguł. Zastanów się, które maile możesz automatycznie sortować. Które projekty, którzy klienci, które tematy.

Potem dodaj foldery wyszukiwania dla najważniejszych spraw.

Zacznij używać "odłóż" zamiast trzymać wszystko w inboxie.

I przestań przypinać 30 maili. Serio. To nie działa.

Outlook to nie jest sexy narzędzie. Nie ma AI w nazwie. Nie ma dashboardów. Nie wygląda nowocześnie.

Ale działa. I oszczędza czas.

A w biznesie czas to jedyna rzecz, której nie da się kupić.

‍

Obejrzyj film:

‍

Używam kilku narzędzi AI codziennie. ChatGPT pomaga pisać, Claude świetnie analizuje dokumenty, Copilot wspiera przy kodzie. To działa, oszczędza czas, nie narzekam.

Ale zawsze mnie frustrowało jedno - żadne z nich nie działa samo. Mogę im powiedzieć co mają zrobić, ale nie mogę ich wysłać, żeby to wykonały bez mojego udziału. Kopiuję linki, wklejam teksty, podaję kontekst. W kółko.

Aż usłyszałem o Manusie. Sprawdziłem. I odkryłem różnicę, która zmienia sposób pracy.

Czym Manus różni się od ChatGPT i Claude?

Najprościej ujmując: Manus uruchamia przeglądarkę i działa jak człowiek.

Nie wymyśla linków jak ChatGPT. Nie potrzebuje wklejonego tekstu jak Claude. Otwiera strony, klika, scrolluje, wyszukuje informacje i wraca z raportem. Automatycznie.

Brzmi prosto, ale to fundamentalna różnica:

• ChatGPT/Claude: Pomagają, gdy im coś podasz
• Manus: Robi zadanie od początku do końca, sam

Pokażę to na czterech przykładach z mojej codziennej pracy.

Research produktów - bez godzin na YouTube

Potrzebowałem kupić aparat do vlogowania. Sony albo Canon, podłączenie do komputera, możliwość live'ów. Standardowo to oznacza: 2 godziny na YouTube, godzinę na forach, googlowanie "czy ten model jeszcze dostępny".

Tym razem zapytałem Manusa: "Porównaj Sony vs Canon do vlogowania z podłączeniem do komputera i możliwością live'ów".

Manus sam:

• Wszedł na strony producentów
• Sprawdził specyfikacje (sam wyłapał że potrzebuję czystego HDMI)
• Przeszukał Ceneo, RTV Euro AGD, Sony Store
• Znalazł konkretne modele z aktualnymi cenami
• Podał działające linki do sklepów

Kliknąłem link. Model był dostępny. Cena się zgadzała. Kupiłem.

ChatGPT by mi wypisał coś z pamięci i podał linki, które nie działają. Manus faktycznie otworzył sklepy i sprawdził.

Oszczędność: ~3 godziny researchu.

Automatyczna weryfikacja klientów w CRM

W eraIT klienci zapisują się przez formularz na stronie. Wcześniej ręcznie sprawdzałem każdego - wchodziłem na stronę firmy, czytałem czym się zajmują, sprawdzałem NIP i KRS. 15 minut na każdego leada.

Teraz Manus robi to automatycznie:

1. Lead wypełnia formularz
2. Manus dostaje adres strony firmowej
3. Wchodzi na stronę (jak człowiek przez przeglądarkę)
4. Czyta sekcje "O nas", "Kontakt"
5. Sprawdza NIP i KRS w bazach publicznych
6. Tworzy gotową notatkę w CRM z opisem firmy, branżą, formą prawną

Zanim oddzwonię do klienta, wiem już, z kim rozmawiam.

ChatGPT by powiedział: "Nie mam dostępu do tej strony". Manus tam wchodzi i robi research za mnie.

Oszczędność: 5 minut na każdego leada. Przy 20 leadach dziennie to ponad 1,5 godziny.

‍

Audyt bezpieczeństwa aplikacji - bez IT

Mieliśmy aplikację webową do przetestowania pod kątem bezpieczeństwa. Normalnie wynajmujesz pentestera albo używasz specjalistycznych narzędzi, które wymagają wiedzy technicznej.

Poprosiłem Manusa: "Sprawdź tę aplikację pod kątem zabezpieczeń".

Manus:

• Uruchomił przeglądarkę
• Testował formularze
• Sprawdzał nagłówki HTTP
• Szukał podatności
• Wygenerował raport z konkretnymi problemami

Dostałem listę błędów: brak nagłówków bezpieczeństwa, podatność XSS w formularzu kontaktowym, słabe ustawienia cookies.

Nie musiałem znać się na pentestingu. Manus zrobił audyt sam i pokazał co poprawić.

Claude by powiedział: "Nie mogę testować aplikacji, ale mogę podać teoretyczne wskazówki". Manus faktycznie przetestował i dał konkretny raport.

Znajdowanie kodów rabatowych

Kupowałem Super Whisper za $250. Przy płatności zobaczyłem pole na kod rabatowy.

Poprosiłem Manusa: "Znajdź kod rabatowy do Super Whisper Pro Lifetime".

30 sekund później: kod na 25% zniżki. Działał.

Zaoszczędziłem $62.50 w czasie krótszym niż trwa ta rozmowa.

ChatGPT by podał potencjalne kody (żaden by nie działał - halucynacje). Manus przeszukał fora, strony z kodami i znalazł kod, który faktycznie istnieje.

Dlaczego Meta wykupiła Manusa?

Kilka tygodni temu Meta (właściciel Facebooka, Instagrama, WhatsAppa) wykupiła 100% udziałów w Manusie za 2mld dolarów.

Dlaczego Meta to zrobiła? Bo Manus rozwiązuje problem, który ma każde inne AI - brak autonomii. To pierwsze narzędzie, które faktycznie pracuje jak agent, nie asystent.

Podsumowanie

Manus nie zastąpi ChatGPT w pisaniu ani Claude w analizie. Ale robi coś czego one nie potrafią - działa sam.

Używam go w eraIT od dwóch miesięcy. Oszczędza mi dziesiątki godzin miesięcznie na researchu, weryfikacji danych i rutynowych zadaniach.

To nie jest kolejna bajka o AI. To narzędzie, które faktycznie pracuje w tle.

‍

Od kilku tygodni praktycznie nie dotykam klawiatury, gdy piszę maile, notatki czy dokumenty. Brzmi dziwnie? Może. Ale to prawda.

Dyktuję. Chaotycznie, z błędami, gubię myśl w połowie zdania. A narzędzie AI, którego używam, tworzy z tego uporządkowany, profesjonalny tekst. Poprawia składnię, formatuje, strukturyzuje myśli. I robi to 3x szybciej niż pisanie na klawiaturze.

Problem, który wszyscy znamy

Ile godzin dziennie spędzasz na pisaniu? Maile do zespołu, notatki ze spotkań, dokumenty projektowe, wiadomości na Teams. Jeśli jesteś managerem, przedsiębiorcą czy pracujesz w biurze, prawdopodobnie kilka godzin dziennie.

A co gdybyś mógł po prostu powiedzieć to, co chcesz napisać? Bez zastanawiania się nad formułowaniem zdań, bez poprawiania błędów, bez formatowania.

To właśnie robi Super Whisper.

Czym jest Super Whisper?

Super Whisper to narzędzie AI do dyktowania, które działa zupełnie inaczej niż tradycyjne dyktowanie w telefonie czy Windows.

Kluczowa różnica: nie przepisuje dosłownie tego, co mówisz. Interpretuje Twoją wypowiedź i tworzy tekst taki, jakbyś go napisał na klawiaturze.

Przykład:

Mówisz chaotycznie: "Cześć, słuchaj, chciałbym się dowiedzieć, no wiesz, na jakim etapie jest ten projekt, no bo przekazałem wam aplikację do testów i tak się zastanawiam czy macie jakieś uwagi..."

Super Whisper pisze:

"Dzień dobry,

Chciałbym się dowiedzieć na jakim etapie realizacji jest nasz projekt. Przekazałem Państwu ostatnio aplikację do testów i chciałbym dowiedzieć się czy macie jakieś uwagi."

Widzisz różnicę? To nie jest surowa transkrypcja. To profesjonalny tekst.

Jak to działa w praktyce?

Narzędzie ma coś, co nazywa się "presetami" - szablonami formatowania.

Preset "Mail biznesowy":

• Dodaje "Dzień dobry" na początku
• Dzieli tekst na czytelne akapity
• Wygładza formułowania
• Usuwa "yyy", "no wiesz" i inne wypełniacze

Preset "Notatka ze spotkania":

• Strukturyzuje myśli w punkty
• Grupuje według sekcji (pytania, temat, działania, cel)
• Uporządkowuje chaotyczną wypowiedź

Preset "Voice to text":

• Przepisuje dokładnie to, co powiedziałeś (jeśli tego potrzebujesz)

Możesz też stworzyć własne presety dostosowane do Twojej pracy.

To nie tylko narzędzie do maili

Używam Super Whisper do:

✓ Maili do zespołu - dyktuję w 30 sekund, zamiast pisać 3 minuty

✓ Notatek ze spotkań - mówię swobodnie, dostaję uporządkowane punkty

✓ Zadań w Clickup - szybkie zgłoszenie do zespołu z pełnym kontekstem

✓ Dokumentów roboczych - pierwsze drafty bez siedzenia nad klawiaturą

✓ Wiadomości na Teams/WhatsApp - profesjonalny ton, nawet gdy się spieszę

‍

Kluczowa rzecz: nie musisz myśleć o tym, jak coś sformułować. Mówisz naturalnie, narzędzie dba o resztę.

Zobacz jak to wygląda na żywo

Nagrałem film, w którym pokazuję Super Whisper w akcji. Dyktuję ten sam mail trzy razy z różnymi presetami - zobaczysz jak bardzo zmienia się formatowanie i ton.

‍

Dlaczego to działa lepiej niż zwykłe dyktowanie?

Standardowe narzędzia do dyktowania (Windows Voice Typing, dyktowanie w telefonie) mają jeden problem: przepisują dokładnie to, co mówisz.

Efekt? Tekst brzmi jak... no właśnie, jak ktoś mówi. Z przerwami, powtórzeniami, chaotycznie.

Super Whisper używa AI (konkretnie: modele językowe jak Claude czy GPT), żeby:

1. Zrozumieć intencję - o co Ci chodziło
2. Poprawić składnię - stworzyć płynne zdania
3. Sformatować - dodać akapity, punkty
4. Usunąć śmieci - "yyy", pomyłki, powtórzenia

To tak, jakbyś miał/a asystenta, który słucha Cię i pisze to, co naprawdę chciałeś powiedzieć.

Dodatkowe atuty

Działa lokalnie

‍Silnik rozpoznawania mowy działa na Twoim komputerze (Windows i Mac). To znaczy, że jest błyskawiczny i nie potrzebuje ciągłego połączenia z internetem.

Integracja z dowolną aplikacją

‍Klikasz w pole tekstowe (Outlook, Teams, WhatsApp, Clickup, cokolwiek), włączasz Super Whisper i dyktujesz. Tekst pojawia się tam, gdzie pracujesz.

Język polski działa świetnie

‍Testowałem wiele narzędzi do dyktowania po polsku. Większość ma problemy z odmianą, składnią, polskimi znakami. Super Whisper radzi sobie wyśmienicie.

Możesz się pomylić

‍Jeśli powiesz "Przepraszam, to miało być inaczej" - narzędzie to wyłapie i nie wstawi do tekstu. Rozumie kontekst.

Dla kogo jest to narzędzie?

Super Whisper sprawdzi się u Ciebie, jeśli:

• Piszesz dużo maili, notatek, dokumentów
• Męczy Cię siedzenie nad klawiaturą
• Masz problem z formułowaniem myśli na piśmie
• Chcesz oszczędzić czas (naprawdę 3x szybciej)
• Pracujesz zdalnie i często dyktujesz myśli

Nie sprawdzi się, jeśli:

• Piszesz dokumenty wymagające precyzyjnej terminologii prawniczej/technicznej
• Pracujesz w hałaśliwym biurze (potrzebujesz mikrofonu i względnego spokoju)
• Masz bardzo specyficzny, sztywny format dokumentów

Moje doświadczenie po kilku tygodniach

Szczerze? Nie spodziewałem się, że to aż tak odmieni moją pracę.

Największa zmiana: nie zastanawiam się już, jak coś napisać. Po prostu mówię i jest gotowe. To brzmi banalnie, ale kiedy piszesz 20-30 maili dziennie, ta różnica jest ogromna.

Oszczędzam około 1-2 godzin dziennie na pisaniu. To czas, który mogę przeznaczyć na coś produktywnego albo po prostu wcześniej skończyć pracę.

Dodatkowy bonus: mniej zmęczenia. Pisanie na klawiaturze męczy - oczy, nadgarstki, plecy. Dyktowanie to po prostu... mówienie.

Jak zacząć?

Super Whisper jest dostępny na Windows i Mac. Możesz pobrać wersję trial i przetestować przez kilka dni za darmo.

Po trial'u są różne opcje: subskrypcja miesięczna albo jednorazowa opłata (lifetime). Ja wybrałem lifetime - uznałem, że skoro to narzędzie oszczędza mi godzinę dziennie, zwrot z inwestycji mam w pierwszy tydzień.

Konfiguracja zajmuje 5 minut. Uruchamiasz, wybierasz mikrofon, testujesz kilka presetów i już możesz dyktować.

Podsumowanie

Czy Super Whisper to game changer? Dla mnie - tak.

To nie jest narzędzie, które "może się przydać". To narzędzie, które codziennie oszczędza mi czas i energię.

Jeśli spędzasz kilka godzin dziennie na pisaniu, spróbuj. Najgorsze co się może stać to to, że wrócisz do klawiatury. Najlepsze? Odzyskasz dziesiątki godzin miesięcznie.

Masz pytania? Zostaw komentarz pod filmem albo napisz do mnie - chętnie pomogę z konfiguracją.

‍