PL/EN
ERA IT runs approximately 100 AI agents. Not instead of people - alongside people. Lead Generation Agent automatically checks company data in KRS before every call. Invoice Agent issues and sends recurring invoices without my intervention. Fireflies generates meeting notes and sends them to CRM. Key difference: assistant waits for your question and you discuss with it, agent is an ant working 24/7 without your intervention. I use assistants (CMO, Bill, Marek) for consultation and second opinion. We use Alice - a tool connecting different AI models through API. Economical - you pay only for usage, no rigid subscriptions. Most important principle: define GOAL of automation. Why are you building an agent? To do something better, faster, or more.
Summary
ERA IT runs approximately 100 AI agents. Not instead of people - alongside people. Lead Generation Agent automatically checks company data in KRS before every call. Invoice Agent issues and sends recurring invoices without my intervention. Fireflies generates meeting notes and sends them to CRM. Key difference: assistant waits for your question and you discuss with it, agent is an ant working 24/7 without your intervention. I use assistants (CMO, Bill, Marek) for consultation and second opinion. We use Alice - a tool connecting different AI models through API. Economical - you pay only for usage, no rigid subscriptions. Most important principle: define GOAL of automation. Why are you building an agent? To do something better, faster, or more.
When most companies think about AI, they see ChatGPT. Question, answer, end of conversation.
We did something different.
About 100 AI agents work in ERA IT. They work non-stop. No vacation, no errors, no complaining about Mondays.
I didn't want to talk about this publicly. It's our competitive advantage. Thanks to these agents, a five-person team can handle processes that would normally require fifteen people.
But I got so many questions about AI in business that I finally decided to open up.
This article is an honest story about how we use AI daily. No marketing BS. No exaggeration. I'm showing specific tools and real applications.
Fair warning: If you're looking for a magic pill "implement AI and everything will be solved" - look somewhere else. But if you want to see how AI really works in a small company - read on.
Before I show you our agents, we need to dispel a few myths.
It won't. AI takes tedious work.
Nobody at ERA IT lost their job because of automation. Quite the opposite - people can finally do what really matters:
Instead of transcribing data, issuing invoices, and taking meeting notes.
No. Small companies have an advantage.
We're faster. We don't need to go through five approval levels. We operate on a small scale, but with proper AI utilization, we can achieve a lot.
If you can talk, you can use AI.
You don't need to know programming. You don't need to understand how language models work.
You just need to know what you want to achieve and how to describe it.
This is crucial. If you don't understand this, you'll be disappointed.
Assistant is a conversation tool. I approach it with a question, dilemma. It answers, I discuss.
My assistants:
CMO
We don't have a marketing department. But this assistant knows our company, products, market. I can consult campaigns and strategies with it.
Bill (Microsoft expert)
We work in Microsoft 365, which is damn complex. Bill knows this environment inside out. I check with him whether we're using tools correctly.
Marek (Meta Ads expert)
My Facebook advisor. Supports me in preparing and analyzing ads.
Proposals assistant
I've worked in IT for years. Sometimes I write proposals in technical language that normal people don't understand. This assistant reads my proposals and says: "hey, maybe this is too technical, simplify it."
Since I've been using it, clients ask fewer questions. Because they understand the proposal from first reading.
How it works:
I ask a question → Assistant analyzes → Responds → We discuss
Without my question, the assistant does nothing.
Agents are automata executing tasks without my intervention.
What's the difference?
Assistant is a conversation. Agent is a process that happens by itself.
Our agents:
Lead Generation Agent
Someone fills out a form. Agent automatically:
I call the client knowing everything. I don't waste time asking "what does your company do?". I can immediately tailor the offer.
Invoice Agent
We invoice some services monthly. Agent automatically:
100% automated.
Fireflies + CRM
After a Teams meeting:
In a few clicks I can download and send to client. Or come back in a month and refresh what we talked about.
Website agent
Sometimes I want to quickly prepare a page with material - checklist, instruction. Agent generates a simple page in about fifteen minutes of conversation.
I've only mentioned a few. But we have about a hundred agents. Only thanks to this can we be effective with a small team.
Assistant when you need:
Agent when you have:
Someone fills out form on website.
Agent automatically:
Result:
I call knowing everything. I know if it's a large company or sole proprietorship. I can immediately adjust communication.
End of month approaches. We have clients with subscriptions.
Agent automatically:
Result:
I wake up in morning. Invoices sent. Zero work from me.
Meeting on Teams with client.
Automatically:
Result:
I finish call. After a few minutes I have complete note. I can come back in a month and refresh everything.
We recently introduced a framework for working with AI. We bought Alice tool - several licenses.
Alice connects different AI models in one place. I can define all assistants here. I have access to ChatGPT, Claude, and Gemini without switching between tabs.
Main advantage: API
We use through API. No subscription fee - you pay only for usage. Calls, image generation, text processing.
Convenient and economical.
We don't depend on one. Most often:
Mainly through API in Alice.
On mobile I have OpenAI or Anthropic subscription. Sometimes I need to quickly check something, verify an idea.
Mobile subscriptions for quick checks. API for heavy work.
I won't give amounts, because it depends on scale. But I'll show the model.
You pay for tokens - simplified, for amount of text processed by AI. The longer the conversation, the more tokens.
Example:
In a month:
You pay only for these operations.
Next month you use less? You pay less.
ChatGPT Plus:
ChatGPT through API:
Our strategy:
API for mass processing. Mobile subscriptions for quick checks.
Without this, all automation makes no sense.
Key question: WHY are you doing this?
Most often we build agents to:
But concrete goal is crucial. So you know why you're investing time and money.
If you thought "we could work this way too" - you can.
We help:
Real-life example:
Client came with assistant in ChatGPT that generates great proposals. But didn't know how to automate it.
For us, the hardest part would be building that assistant content-wise. Client already had that.
We knew how to extract data from CRM, process through agent, and throw back.
What's simple for you may be difficult for us. And vice versa.
About 100 AI agents in our company isn't science fiction. It's everyday reality.
We started with one. Today we have about 100.
Key principles:
Don't automate chaos.
First organize the process. Then automate it.
We recorded a video showing our agents in action.
👉 Watch video: How we use AI at ERA IT
Want to check if this will work for you?
Schedule consultation. We'll show how you can use AI in your processes.
Microsoft 365 kryje w sobie znacznie więcej niż Outlook i Teams. Bookings automatyzuje umawianie spotkań, Whiteboard zastępuje flipchart na spotkaniach, Stream to wewnętrzny YouTube firmy, To Do porządkuje osobiste zadania, Lists buduje proste bazy danych bez kodowania, a Forms tworzy formularze i ankiety w kilka minut. Wszystkie sześć dostępne w licencji Business Basic — bez dodatkowych kosztów.
Masz licencję Microsoft 365. Używasz Outlooka, Teams, może SharePointa. I płacisz co miesiąc — za wszystko, łącznie z sześcioma aplikacjami, które mogą realnie zmienić sposób pracy w Twojej firmie.
Oto one.
Zamiast wymieniać dziesiątki maili w stylu "czy pasuje wtorek o 14?" — wysyłasz jeden link. Klient wchodzi, widzi Twoją dostępność i sam wybiera termin.
Bookings to kalendarz rezerwacyjny, który możesz skonfigurować pod siebie: godziny dostępności, długość spotkań, bufory między nimi. Działa dla jednej osoby i dla całego zespołu handlowców — każdy ma swój kalendarz, klienci umawiają się bez Twojego udziału.
Dla wygody można też ustawić krótki link przekierowujący — np. erait.pl/s — i wysyłać go zamiast długiego URL-a.
Znasz flipchart ze spotkań? Whiteboard to jego cyfrowa wersja — dostępna dla całego zespołu jednocześnie, z dowolnego miejsca.
Możesz rysować diagramy, wklejać karteczki, pisać odręcznie, budować flow procesów. Kilka osób może pracować na tej samej tablicy w tym samym czasie — każdy widzi zmiany na bieżąco. Świetne narzędzie do wspólnej pracy nad koncepcją, planowania projektów albo notowania podczas spotkań.
Stream to wewnętrzna platforma wideo dla Twojej firmy. Wrzucasz nagranie — szkolenie, instrukcję obsługi aplikacji, nagranie ze spotkania — i udostępniasz konkretnym osobom lub całemu zespołowi.
Wbudowany Copilot potrafi zrobić podsumowanie filmu i wygenerować transkrypcję. Pracownik nie musi oglądać całego nagrania — wystarczy, że przeczyta kluczowe punkty.
To Do to prosta aplikacja do prowadzenia własnej listy zadań. Dodajesz zadanie, ustawiasz termin, przypomnienie, kategorię. Możesz rozbić je na podzadania i odhaczać kolejne kroki.
Nie zastąpi narzędzia do zarządzania projektami zespołowymi, ale do osobistej organizacji pracy — działa doskonale. I jest zintegrowane z Outlookiem, więc zadania masz zawsze pod ręką.
Lists to narzędzie do budowania list i prostych baz danych — bez żadnego kodowania. Możesz w nim prowadzić rejestr wniosków urlopowych, bazę sprzętu firmowego, listę kontaktów, tracker projektów.
Dane można wyświetlać na różne sposoby: jako listę, tabelę, karty albo kalendarz. Lists integruje się z Power Automate, więc można do niego podpiąć automatyzacje — np. powiadomienie na Teams gdy ktoś złoży wniosek urlopowy.
Forms pozwala budować formularze, ankiety i quizy — w kilka minut, bez żadnej wiedzy technicznej. Pytania jednokrotnego wyboru, wielokrotnego wyboru, skale ocen, pola tekstowe.
Odpowiedzi zbierają się automatycznie w Excelu albo na liście SharePoint. Można też ustawić powiadomienie — gdy ktoś wypełni formularz, dostajesz info na maila lub Teams.
Zastosowania są bardzo różne: formularz wniosku urlopowego, ankieta po szkoleniu, formularz zgłoszenia serwisowego, quiz onboardingowy dla nowych pracowników.
To, co łączy te aplikacje — wszystkie są dostępne w ramach licencji Microsoft 365 Business Basic. Nie musisz nic dokupować. Wystarczy wejść na office.com, przejść do listy aplikacji i zacząć korzystać.
Każda firma ma problem z podpisami mailowymi — prędzej czy później. Pracownicy ustawiają je sami, każdy inaczej, a aktualizacja przy zmianie danych to koszmar. Menedżer podpisów mailowych przenosi zarządzanie stopkami na poziom centralny — jeden szablon, jedna zmiana, wszyscy mają aktualny podpis. Łącznie ze zmianą baneru marketingowego dla całej firmy jednym kliknięciem.
Podpis mailowy. Temat, który brzmi trywialnie — do momentu, kiedy w firmie jest 30 pracowników i każdy ma inną stopkę. Albo zmienia się siedziba i ktoś musi obejść wszystkich po kolei. Albo zbliżają się święta i chciałbyś dodać baner — ale nie masz jak tego zrobić bez tygodnia pracy działu IT.
Wtedy przestaje być trywialny.
Dopóki firma jest mała, każdy ustawia sobie podpis sam. W miarę jak organizacja rośnie, zaczyna się chaos. Jeden pracownik ma aktualny numer telefonu, drugi stary. Jeden ma logo, drugi nie. Handlowiec wysyła maile z podpisem bez żadnych danych firmy, bo "jakoś nie skonfigurował".
Klient patrzy na taką korespondencję i widzi firmę, która nie panuje nad własną komunikacją.
Do tego dochodzą sytuacje, które zdarzają się w każdej firmie: zmiana siedziby, nowy numer telefonu, rebranding, kampania marketingowa. Za każdym razem ktoś musi zebrać się i zaktualizować podpisy — osoba po osobie, komputer po komputerze, Outlook desktopowy i mobilny osobno.
To nie jest trudne. To jest po prostu bardzo, bardzo czasochłonne.
Menedżer podpisów mailowych to aplikacja zbudowana w Microsoft 365, która przenosi zarządzanie podpisami z poziomu każdego pracownika z osobna na poziom centralny.
Administratorzy przygotowują szablony podpisów w HTML — z logo, danymi firmy, zdjęciem pracownika, banerem marketingowym. Pracownik wchodzi do aplikacji, wybiera swój podpis, klika generuj, kopiuje i wkleja do Outlooka. Pięć minut i gotowe — bez pomocy IT, bez instrukcji obsługi.
Nowy pracownik w firmie? Dostajesz link, wchodzisz, pobierasz podpis. Tyle.
To jest element, który robi największe wrażenie w praktyce.
Baner w podpisie wyświetla się z zewnętrznego linku. Jeśli chcesz zmienić komunikat marketingowy — przed świętami, przed targami, w ramach promocji — wymieniasz plik na serwerze. Wszyscy pracownicy w swoich podpisach dostają automatycznie nowy baner. Bez żadnego kontaktu z każdym z nich.
Zamiast tygodnia pracy to dosłownie jeden ruch.
Aplikacja pozwala przygotować różne wersje podpisów dla różnych działów. Handlowcy mają swój podpis — ze zdjęciem i danymi kontaktowymi. Dział administracyjny ma inny. Jeśli firma działa w ramach kilku spółek z różnymi domenami, można obsłużyć wszystkie z jednego miejsca.
Uprawnienia można ustawiać tak, żeby każdy pracownik widział tylko te podpisy, które są dla niego przeznaczone.
Aplikacja działa responsywnie — działa na telefonie tak samo jak na komputerze. Jeśli pracownik chce ustawić podpis w mobilnym Outlooku, klika "wyślij do siebie", odbiera maila na telefonie, kopiuje podpis i wkleja w ustawieniach aplikacji. Dwie minuty.
Administrator może też wysłać podpis bezpośrednio do wybranego pracownika — z jego zdjęciem i danymi — żeby nie musiał sam nic konfigurować.
Wiele firm ma w podpisach mailowych klauzule RODO, obowiązkowe informacje prawne, oświadczenia wymagane przez regulaminy. Przy centralnym zarządzaniu wystarczy dodać taki element raz — i wszyscy pracownicy mają go automatycznie w każdej wiadomości.
Jeśli coś się zmienia w przepisach lub polityce firmy, aktualizacja zajmuje chwilę i nie wymaga kontaktu z każdym pracownikiem z osobna.
Jak to wygląda w praktyce — zobaczysz w filmie:
Umowy w firmie są wszędzie — w segregatorach, Excelu, skrzynkach mailowych. Trudno je znaleźć, łatwo przegapić termin wypowiedzenia. Baza umów wspomagana AI automatycznie odczytuje dane z dokumentów, kategoryzuje je, tworzy streszczenia i przypomina o ważnych terminach. Bez ręcznego przepisywania, bez zgubionych dokumentów, bez niespodzianek.
Ile czasu zajmuje Ci znalezienie konkretnej umowy? Czy wiesz, która z nich wygasa w przyszłym miesiącu? Czy Twoi ludzie przepisują dane z dokumentów ręcznie do jakiegoś rejestru?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest niekomfortowa — ten artykuł jest dla Ciebie.
Umów w firmie jest zawsze dużo. Umowy o poufności, handlowe, o współpracy, ubezpieczeniowe, bankowe, kredytowe. Każda ważna. Każda z datą, terminem, warunkami, które trzeba śledzić.
I każda gdzieś leży.
W szafce. W segregatorze. W Excelu, który ktoś prowadził dwa lata temu. W skrzynce mailowej osoby, która odeszła z firmy.
Firmy próbują to ogarnąć na różne sposoby — rejestr w Excelu, lista na SharePoint, skan w chmurze. To działa do pewnego momentu. Potem rośnie liczba umów, rotacja w zespole, tempo pracy — i zaczyna się chaos. Termin wypowiedzenia mija niezauważony. Umowa przedłuża się automatycznie na warunkach, których dziś byś nie podpisał. Ktoś szuka dokumentu 40 minut, bo nie wie gdzie szukać.
To, co odróżnia zwykłą bazę dokumentów od rozwiązania z AI, to automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych z umów — bez ręcznego przepisywania.
Wrzucasz umowę do systemu — mailem albo bezpośrednio na SharePoint. AI czyta dokument i automatycznie wyciąga kluczowe informacje: strony umowy, daty zawarcia i wygaśnięcia, warunki płatności, sposób wypowiedzenia. Wszystko trafia do bazy bez żadnego ręcznego wpisywania.
Co więcej — AI przygotowuje krótkie streszczenie umowy. Zarząd nie musi czytać całego dokumentu, żeby wiedzieć czego dotyczy i na co zwrócić uwagę. System wskazuje też niestandardowe zapisy — te fragmenty, które odbiegają od normy i wymagają szczególnej uwagi.
Do każdej umowy AI tworzy również zestaw słów kluczowych, dzięki którym wyszukiwanie działa intuicyjnie. Szukasz po nazwie kontrahenta, dacie, rodzaju umowy, dowolnej frazie — system znajduje to w sekundy.
Jedną z największych bolączek firm jest to, że umowy wygasają lub przedłużają się bez wiedzy zainteresowanych. Baza umów z AI rozwiązuje ten problem przez automatyczne powiadomienia.
System przypomina o zbliżającym się końcu umowy, o terminie na wypowiedzenie, o płatnościach wynikających z dokumentu. Dostajesz informację zanim cokolwiek się wydarzy — nie po fakcie.
Baza działa na platformie Microsoft 365 — SharePoint, Power Automate, Azure AI. Dane są przechowywane w infrastrukturze Microsoftu, więc bezpieczeństwo i zgodność z RODO jest zapewniona na tym samym poziomie, co reszta Twoich danych firmowych.
Dostęp jest mobilny — pracownik w terenie może w kilka sekund znaleźć umowę z klientem przez telefon. Uprawnienia można precyzyjnie kontrolować: ktoś widzi wszystkie umowy, ktoś inny tylko wybrane.
W bazie mogą być nie tylko umowy — również aneksy, protokoły, wszelka dokumentacja formalna związana z danym kontrahentem lub projektem. Wszystko w jednym miejscu, z pełną historią zmian.
Jeśli firma archiwizuje dokumenty papierowo, baza pozwala też zapisać lokalizację fizyczną — segregator, półka, regał. Cyfrowa i papierowa archiwizacja działają razem.
Przede wszystkim dla firm, które mają dużą liczbę umów i małe zespoły — gdzie nie ma sensu zatrudniać kogoś tylko do prowadzenia rejestrów. AI robi to automatycznie, a jedna osoba tylko weryfikuje poprawność odczytanych danych.
Sprawdza się też doskonale w kancelariach prawnych — gdzie umów i szablonów są setki, a szybkie wyszukiwanie konkretnego dokumentu to codzienność.
I wszędzie tam, gdzie przegapiony termin może kosztować firmę realne pieniądze.
Obejrzyj film, żeby zobaczyć jak to działa w praktyce:
Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak taka baza mogłaby działać w Twojej firmie, umówmy się na bezpłatną konsultację.
.png)
