AI to nie przyszłość. To teraźniejszość.

‍

"Automatyzacja to nie koszt. To inwestycja."

Ten cytat powtarzam na każdym spotkaniu z klientami. Często odpowiada mi śmiech. Potem płacz, gdy widzą ile czasu marnują ich zespoły.

A prawda jest taka: w każdej firmie jest masa zadań, których NIKT nie robi, bo nie ma czasu.

• 4 osoby spędzają łącznie 120h miesięcznie na kopiuj-wklej
• Dział finansowy generuje ten sam raport 8 razy
• Nikt nie wie, gdzie są aktualne wersje dokumentów

Czy to brzmi znajomo?

W tym artykule przedstawię 10 praktycznych zastosowań sztucznej inteligencji, które rozwiązują rzeczywiste problemy biznesowe. To nie teoria – to rozwiązania, które wdrażam w polskich firmach każdego miesiąca.

Dlaczego teraz jest najlepszy moment na wdrożenie AI w Twojej firmie?

Jeszcze 2-3 lata temu technologie AI były drogie, niedostępne i wymagały specjalistycznej wiedzy. Dziś są:

1. Dostępne - można je wdrożyć w dniach, nie miesiącach
2. Przystępne cenowo - koszt zaczynający się od kilkuset złotych miesięcznie
3. Bezpieczne - pełna kontrola nad danymi w środowisku Microsoft Azure
4. Łatwe w użyciu - nie wymagają specjalistycznej wiedzy od użytkowników końcowych

Dodatkowo, Microsoft zintegrował sztuczną inteligencję z narzędziami, których Twoja firma prawdopodobnie już używa (Microsoft 365, Teams, SharePoint), co radykalnie zmniejsza barierę wejścia.

10 praktycznych zastosowań AI w firmie

1. Inteligentna baza wiedzy firmowej

Problem: Pracownicy tracą średnio 36 minut dziennie na szukanie informacji w dokumentach firmowych.

Rozwiązanie AI: Asystent, który zna wszystkie dokumenty firmowe i odpowiada na pytania w ciągu sekund.

Jak to działa w praktyce:Wyobraź sobie, że możesz zadać pytanie: "Jakie są warunki gwarancji w umowie z firmą X?" lub "Znajdź fakturę od Grzegorza Szymańskiego" i natychmiast otrzymać odpowiedź wraz z odnośnikiem do dokumentu źródłowego. Koniec z przeszukiwaniem folderów i plików.

Korzyści:

• Oszczędność czasu (z minut do sekund)
• Brak frustracji związanej z szukaniem dokumentów
• Łatwy dostęp do wiedzy dla nowych pracowników
• Eliminacja problemu "Tylko Ania wie, gdzie to jest"

2. Automatyzacja obsługi klienta

Problem: Powtarzalne zapytania klientów zabierają czas zespołu obsługi.

Rozwiązanie AI: System analizujący treść zapytań i sugerujący odpowiedzi na podstawie wcześniejszych interakcji.

Jak to działa w praktyce:Gdy klient wysyła zapytanie, system automatycznie kategoryzuje je, wyszukuje podobne historyczne zapytania i sugeruje odpowiedź konsultantowi. Nie zastępuje człowieka, ale sprawia, że może on odpowiedzieć szybciej i spójniej.

Korzyści:

• Szybsze odpowiedzi dla klientów
• Większa spójność komunikacji
• Zmniejszone obciążenie zespołu obsługi
• Możliwość skupienia się na złożonych problemach

3. Analiza i automatyzacja dokumentów prawnych

Problem: Ręczna analiza umów i dokumentów prawnych zajmuje mnóstwo czasu i jest podatna na błędy.

Rozwiązanie AI: System wykrywający potencjalne ryzyka w umowach i dokumentach.

Jak to działa w praktyce:Po wgraniu umowy do systemu, AI identyfikuje kluczowe klauzule, porównuje je z przyjętymi standardami i wskazuje potencjalne ryzyka lub niezgodności. Dodatkowo może monitorować zmiany w regulacjach i alertować o konieczności dostosowania dokumentów.

Korzyści:

• Minimalizacja ryzyka prawnego
• Oszczędność czasu prawników
• Szybsza analiza dokumentów
• Wyższa jakość umów

4. Zautomatyzowana baza faktur

Problem: Ręczne wprowadzanie danych z faktur do systemów finansowych.

Rozwiązanie AI: System automatycznie odczytujący dane z faktur (OCR wspomagany AI).

Jak to działa w praktyce:Faktura wpływa do systemu (e-mail, skan), AI odczytuje wszystkie istotne dane (data, kwota, dostawca, kategoria kosztów), wprowadza je do systemu i kategoryzuje. Dodatkowo może wysyłać przypomnienia o płatnościach i flagować niezgodności.

Korzyści:

• Eliminacja ręcznego wprowadzania danych
• Mniej błędów
• Szybki dostęp do dokumentów
• Lepsza kontrola kosztów

5. Inteligentna rekrutacja i HR

Problem: Analiza CV i dopasowanie kandydatów do wymogów stanowiska.

Rozwiązanie AI: System oceniający dopasowanie kandydatów na podstawie ich CV i wymogów stanowiska.

Jak to działa w praktyce:System analizuje dziesiątki lub setki CV, wyodrębnia kluczowe umiejętności i doświadczenie, a następnie szereguje kandydatów według stopnia dopasowania do wymogów. Dodatkowo może wskazywać luki kompetencyjne i sugerować pytania na rozmowę kwalifikacyjną.

Korzyści:

• Oszczędność czasu rekruterów
• Obiektywniejsza ocena kandydatów
• Lepsze dopasowanie do stanowiska
• Szybsza rekrutacja

6. AI w cyberbezpieczeństwie

Problem: Wykrywanie zagrożeń w systemach IT staje się coraz trudniejsze.

Rozwiązanie AI: System monitorujący wzorce ruchu sieciowego i wykrywający nietypowe działania.

Jak to działa w praktyce:AI analizuje normalny ruch sieciowy, uczy się typowych wzorców i szybko wykrywa anomalie mogące świadczyć o cyberataku lub naruszeniu bezpieczeństwa. Dodatkowo może analizować kod źródłowy pod kątem potencjalnych luk.

Korzyści:

• Wczesne wykrywanie zagrożeń
• Redukcja fałszywych alarmów
• Automatyczne reagowanie na proste zagrożenia
• Lepsza ochrona danych

7. Personalizacja marketingu i sprzedaży

Problem: Generyczne kampanie marketingowe z niską konwersją.

Rozwiązanie AI: System analizujący zachowania klientów i personalizujący komunikację.

Jak to działa w praktyce:AI segmentuje klientów na podstawie ich zachowań, preferencji i historii, a następnie automatycznie dostosowuje treść, czas i kanał komunikacji. Dodatkowo może prognozować prawdopodobieństwo konwersji i sugerować najefektywniejsze działania.

Korzyści:

• Wyższa konwersja
• Lepsze doświadczenie klienta
• Efektywniejsze wykorzystanie budżetu marketingowego
• Głębsze zrozumienie potrzeb klientów

8. Optymalizacja łańcucha dostaw

Problem: Nieefektywności i opóźnienia w łańcuchu dostaw.

Rozwiązanie AI: System prognozujący potencjalne problemy i sugerujący rozwiązania.

Jak to działa w praktyce:AI analizuje historyczne dane, identyfikuje wzorce i prognozuje potencjalne opóźnienia lub wąskie gardła. System może sugerować alternatywne ścieżki dostaw, optymalizować poziomy zapasów i przewidywać potrzeby materiałowe.

Korzyści:

• Redukcja opóźnień
• Minimalizacja kosztów logistycznych
• Optymalizacja poziomów zapasów
• Większa odporność łańcucha dostaw

9. AI w produkcji i kontroli jakości

Problem: Trudności w wykrywaniu wad produkcyjnych i przewidywaniu awarii.

Rozwiązanie AI: System analizujący dane z czujników i kamer, przewidujący potencjalne wady i awarie.

Jak to działa w praktyce:AI monitoruje dane z czujników w czasie rzeczywistym, wykrywa anomalie wskazujące na potencjalną awarię lub wady produkcyjne. System uczy się na podstawie historycznych danych, stając się coraz dokładniejszy w przewidywaniu problemów.

Korzyści:

• Prewencyjne utrzymanie maszyn
• Redukcja kosztów napraw
• Wyższa jakość produktów
• Mniejsza liczba przestojów

10. Automatyzacja raportowania i analizy danych

Problem: Czasochłonne tworzenie raportów z wielu źródeł danych.

Rozwiązanie AI: System automatycznie łączący dane i generujący raporty z komentarzem AI.

Jak to działa w praktyce:AI pobiera dane z różnych systemów, harmonizuje je, a następnie generuje raporty z kluczowymi metrykami i spostrzeżeniami. System może również proaktywnie alarmować o istotnych zmianach i trendach.

Korzyści:

• Oszczędność czasu
• Zawsze aktualne dane
• Głębsze spostrzeżenia analityczne
• Proaktywne wykrywanie trendów

Jak rozpocząć wdrażanie AI w swojej firmie?

Wdrażanie AI może wydawać się przytłaczające, ale nie musi takie być. Oto prosty proces, który sprawdził się u moich klientów:

1. Rozpocznij od problemu, nie od technologii

Zacznij od zidentyfikowania najbardziej czasochłonnych procesów w Twojej firmie:

• Gdzie pracownicy spędzają najwięcej czasu na powtarzalnych zadaniach?
• Które procesy generują najwięcej błędów?
• Jakich zadań nienawidzą Twoi pracownicy?

2. Opisz proces przed automatyzacją

Jak mówię klientom: "Nie można automatyzować chaosu. Wynikiem automatyzacji chaosu będzie chaos."

Przed wdrożeniem AI lub automatyzacji zawsze:

• Spisz wszystkie kroki procesu
• Określ uczestników procesu
• Zidentyfikuj używane narzędzia

3. Zacznij od małego, ale myśl długoterminowo

Wybierz jeden, dobrze zdefiniowany proces do automatyzacji. Szybki sukces buduje momentum i zaufanie w organizacji.

Jednocześnie, wypracuj długoterminową strategię automatyzacji, która uwzględnia:

• Integrację między systemami
• Zarządzanie danymi
• Rozwój kompetencji zespołu

4. Mierz rezultaty

Zawsze określaj mierzalne cele przed rozpoczęciem wdrożenia i konsekwentnie monitoruj postępy:

• Ile czasu zaoszczędzono?
• O ile zmniejszyła się liczba błędów?
• Jaki jest zwrot z inwestycji?

5. Inwestuj w ludzi

Automatyzacja i AI nie zastępują ludzi – zmieniają charakter ich pracy. Inwestuj w szkolenia i rozwój, aby Twój zespół mógł w pełni wykorzystać potencjał nowych technologii.

Podsumowanie: AI to nie przyszłość. To teraźniejszość.

Sztuczna inteligencja przestała być abstrakcyjną technologią przyszłości. To praktyczne narzędzie, które już teraz rozwiązuje realne problemy biznesowe.

Firmy, które szybko adaptują te technologie, zyskują przewagę konkurencyjną nie przez redukcję zatrudnienia, ale przez uwolnienie potencjału swoich zespołów.

Jak powiedział kiedyś jeden z moich klientów: "AI nie zastąpiło moich pracowników. Zastąpiło zadania, których moi pracownicy nienawidzili."

‍

Chcesz dowiedzieć się więcej? Pobierz pełną listę 100 praktycznych zastosowań AI w biznesie na erait.pl/100 lub obejrzyj mój film na YouTube, gdzie pokazuję te zastosowania w praktyce.

‍

‍

Większość przedsiębiorców patrzy na KSEF jak na kolejny obowiązek.

Przepisy. Terminy. Chaos w księgowości.

Ale jest druga strona.

KSEF to pierwsza w Polsce scentralizowana baza wszystkich faktur B2B. Wszystkie Twoje faktury - kosztowe i przychodowe - w jednym miejscu. W ustrukturyzowanej formie. Dostępne automatycznie.

To otwiera drzwi do automatyzacji, o której mogły marzyć tylko największe korporacje.

Sztuczna inteligencja może teraz automatycznie kategoryzować koszty, windykować nieopłacone faktury, budować prognozy finansowe i segmentować klientów. Wszystko na podstawie danych z KSEF.

W tym artykule pokażę Ci 5 konkretnych możliwości automatyzacji, które daje KSEF.

Dlaczego KSEF zmienia zasady gry?

Przed KSEF:

Faktury są wszędzie:

• PDF-y w mailach
• Papierowe dokumenty w segregatorach
• Różne formaty, różne struktury
• Ręczne przepisywanie do systemu księgowego

Każda firma miała swój własny sposób na faktury. Żadnej automatyzacji na większą skalę.

Po KSEF:

Wszystkie faktury w jednym miejscu:

• Jeden standard dla całej Polski
• Wszystkie faktury krajowe B2B w systemie
• Dane ustrukturyzowane i gotowe do przetworzenia
• Automatyczny dostęp przez API
• Przechowywane 10 lat przez Ministerstwo

To oznacza: Po raz pierwszy w Polsce masz dostęp do wszystkich swoich faktur w jednej, ustrukturyzowanej bazie.

I możesz to wykorzystać.

MOŻLIWOŚĆ #1: Automatyczna kategoryzacja kosztów przez AI

Problem dzisiaj:

Księgowa ręcznie przypisuje każdą fakturę:

• Do kategorii kosztowej
• Do projektu
• Do działu
• Do miejsca powstania kosztu (MPK)

Każda faktura wymaga decyzji i ręcznego wprowadzenia danych.

Rozwiązanie z KSEF + AI:

System automatycznie pobiera faktury z KSEF i przypisuje je do odpowiednich kategorii.

Jak to działa:

KSEF udostępnia faktury w ustrukturyzowanej formie. System może automatycznie pobrać wszystkie faktury kosztowe, a AI analizuje:

• Nazwę dostawcy
• Opis pozycji na fakturze
• Kategorię towaru/usługi
• Historię podobnych faktur

Na tej podstawie AI automatycznie przypisuje kategorię kosztową i projekt.

Kluczowa zmiana:

Zamiast ręcznie przepisywać każdą fakturę, księgowa tylko weryfikuje automatyczne przypisania. Jeśli AI się pomyliło, poprawia. Jeśli dobrze - zatwierdza.

Efekt:

Czas poświęcony na kategoryzację faktur drastycznie się skraca. Księgowa może skupić się na analizach zamiast przepisywania.

MOŻLIWOŚĆ #2: Automatyczne windykacje

Problem dzisiaj:

Wystawiasz fakturę. Musisz pamiętać:

• Kiedy upływa termin płatności
• Czy klient zapłacił
• Kiedy wysłać przypomnienie

Wszystko ręcznie. Łatwo coś przeoczyć.

Rozwiązanie z KSEF + AI:

System automatycznie sprawdza, czy faktura została opłacona i uruchamia windykację.

Jak to działa:

• • Pobieranie danych z KSEFSystem wie, kiedy wystawiłeś fakturę
  • Zna termin płatności
  • Integracja z bankiemSystem pobiera wyciągi bankowe
  • Automatycznie paruje płatności z fakturami
  • Automatyczna windykacjaJeśli termin minął, a płatności nie ma → wysyła przypomnienie
  • Jeśli nadal brak płatności → kolejne przypomnienie
  • Jeśli sytuacja się powtarza → informuje Cię o problemie

Efekt:

Zero zapomnianych faktur. Profesjonalne przypomnienia bez Twojej interwencji. Więcej czasu na rozwój biznesu zamiast dzwonienia do dłużników.

MOŻLIWOŚĆ #3: Dashboardy i raporty w czasie rzeczywistym

Problem dzisiaj:

Pytasz księgową:

"Ile wydaliśmy w tym miesiącu?"

Odpowiedź:

"Sprawdzę i dam Ci znać."

Raporty zawsze są spóźnione. Podejmujesz decyzje na podstawie danych z przeszłości.

Rozwiązanie z KSEF + AI:

Dashboard pokazuje koszty i przychody na bieżąco.

Jak to działa:

System pobiera faktury z KSEF automatycznie. Nie musisz czekać, aż księgowa je wprowadzi do systemu - są już w KSEF, gotowe do przetworzenia.

AI kategoryzuje faktury i przypisuje do projektów. Dashboard w Power BI aktualizuje się automatycznie.

Co widzisz:

• Koszty tego miesiąca w podziale na kategorie
• Przychody vs koszty
• Rentowność projektów
• Prognozy do końca miesiąca

Efekt:

Podejmujesz decyzje na podstawie aktualnych danych, nie historycznych. Widzisz na bieżąco, które projekty są rentowne, gdzie rosną koszty, czy mieścisz się w budżecie.

MOŻLIWOŚĆ #4: Automatyczna segmentacja klientów

Problem dzisiaj:

Nie wiesz:

• Którzy klienci są najbardziej rentowni
• Którzy płacą terminowo, którzy nie
• Którzy kupują regularnie, którzy sezonowo
• Kto zwiększa obroty, kto zmniejsza

Wszystkie dane są w systemie, ale nikt nie ma czasu ich analizować.

Rozwiązanie z KSEF + AI:

AI automatycznie segmentuje klientów na podstawie wszystkich faktur przychodowych z KSEF.

Jak to działa:

System pobiera wszystkie faktury wystawione przez Twoją firmę. AI analizuje:

• Wartość transakcji
• Częstotliwość zakupów
• Terminowość płatności
• Trendy wzrostowe lub spadkowe

Na tej podstawie automatycznie tworzy segmenty klientów.

Przykładowe segmenty:

• Klienci VIP (najwyższa wartość, terminowe płatności)
• Klienci ryzykowni (opóźnienia w płatnościach)
• Klienci sezonowi (kupują w określonych okresach)
• Klienci rosnący (zwiększają obroty)

Efekt:

Wiesz, na których klientach zarabiasz najbardziej. Identyfikujesz ryzyko zanim pojawią się problemy. Personalizujesz obsługę na podstawie danych, nie intuicji.

MOŻLIWOŚĆ #5: Asystent AI do KSEF

Problem dzisiaj:

Masz pytanie o KSEF:

"Czy można poprawić fakturę po wystawieniu?"

Szukasz odpowiedzi w dokumentach Ministerstwa. Dziesiątki stron PDF-ów. Język prawniczy.

20 minut szukania i wciąż nie masz pewności, czy dobrze zrozumiałeś.

Rozwiązanie: Własny asystent AI

Możesz stworzyć asystenta AI, który zna wszystkie przepisy o KSEF.

Jak to działa:

1. Pobierasz oficjalne dokumenty z podatki.gov.pl/ksef
2. Wrzucasz je do ChatGPT lub Claude
3. Tworzysz projekt z tymi plikami
4. Masz asystenta, który odpowiada na pytania

Przykład użycia:

Ty pytasz:

"Czy możliwe będzie poprawienie wystawionej faktury w KSEF?"

Asystent odpowiada i pokazuje, z którego dokumentu pochodzi informacja.

Zastosowania:

• Szybkie odpowiedzi na pytania zespołu
• Przygotowanie do wdrożenia
• Rozwiązywanie problemów na bieżąco
• Wsparcie w sytuacjach awaryjnych

Ważne: To nie zastąpi księgowej ani doradcy podatkowego. To narzędzie do szybkiego znajdowania informacji w oficjalnych dokumentach.

👉 Zobacz jak to zrobić: Asystent AI do KSEF – zrób to sam w 5 minut

Jak zacząć automatyzację po wdrożeniu KSEF?

Krok 1: Najpierw wdróż KSEF

Zanim zaczniesz automatyzować, musisz mieć działający KSEF.

👉 Przeczytaj: KSEF - praktyczny plan przygotowania firmy w 90 dni

Krok 2: Zbierz dane

AI potrzebuje danych do nauki. Im więcej faktur w systemie, tym lepsze automatyzacje. Warto poczekać 2-3 miesiące po uruchomieniu KSEF, żeby zebrać wystarczającą bazę danych.

Krok 3: Wybierz pierwszą automatyzację

Dla małych firm:

• Zacznij od Asystenta AI (najprostsze do wdrożenia)
• Podstawowe dashboardy w Power BI lub Excel

Dla średnich firm:

• Automatyczna kategoryzacja kosztów
• Dashboardy z analizą rentowności

Dla dużych firm:

• Kompleksowa automatyzacja: kategoryzacja + windykacje + segmentacja
• Dedykowane dashboardy dla działów
• Integracje z systemem ERP

Krok 4: Przetestuj rozwiązanie

Każdą automatyzację warto najpierw przetestować na małej próbce danych. Sprawdź, czy AI poprawnie kategoryzuje faktury, czy windykacje działają zgodnie z oczekiwaniami.

Co możesz zyskać?

Czas

Zamiast ręcznie przepisywać faktury, kategoryzować koszty i dzwonić do dłużników - system robi to automatycznie.

Dokładność

AI nie pomija faktur, nie zapomina o terminach, nie popełnia błędów przepisywania.

Wgląd w biznes

Widzisz rentowność projektów na bieżąco, nie po miesiącu. Możesz szybciej reagować na problemy.

Skalowanie

Te same procesy działają przy 50 fakturach i przy 500. Nie musisz zatrudniać kolejnych osób do administracji.

Częste pytania

Czy to jest legalne?

Tak. KSEF udostępnia API do pobierania faktur. To oficjalna funkcjonalność systemu przewidziana przez Ministerstwo Finansów.

Czy AI może popełniać błędy?

Tak, dlatego zawsze powinna być weryfikacja. AI kategoryzuje automatycznie, ale księgowa lub inna osoba weryfikuje i zatwierdza.

Kiedy można zacząć automatyzację?

Po wdrożeniu KSEF i zebraniu pierwszych faktur w systemie. Warto poczekać 2-3 miesiące, żeby AI miało dane do nauki.

Czy każda firma może to wdrożyć?

Teoretycznie tak, ale skala automatyzacji zależy od liczby faktur. Małe firmy mogą zacząć od prostych rozwiązań (Asystent AI, podstawowe dashboardy). Większe firmy mogą wdrożyć pełną automatyzację.

Podsumowanie: KSEF to szansa, nie tylko obowiązek

Większość firm wdroży KSEF "bo trzeba" i będzie używać go tylko do wystawiania faktur.

Ty możesz zrobić więcej.

Wykorzystaj KSEF do:

• Automatyzacji kategoryzacji kosztów
• Automatycznych windykacji
• Dashboardów w czasie rzeczywistym
• Segmentacji klientów
• Szybszego dostępu do informacji

Konkurencja będzie tracić czas na administrację. Ty możesz go wykorzystać na rozwój biznesu.

Potrzebujesz pomocy z automatyzacją?

Pomagamy firmom:

• Wdrożyć KSEF zgodnie z najlepszymi praktykami
• Zaprojektować automatyzacje dostosowane do potrzeb
• Stworzyć dashboardy w Power BI
• Zintegrować KSEF z systemami księgowymi

Umów bezpłatną konsultację – pokażemy Ci możliwości automatyzacji w Twojej firmie: [link]

Autor: Marcin Karwowski, ERA IT

Zobacz też:

• KSEF - praktyczny plan przygotowania firmy w 90 dni
• Film: Asystent AI do KSEF – zrób to sam w 5 minut
• Film: KSEF - jak przygotować firmę i wykorzystać ukryte możliwości automatyzacji

‍

Zbliża się koniec roku. Dla wielu firm to oznacza jedno: inwentaryzacja.

Zamknięty magazyn na kilka dni. Zespół z kartkami i długopisami liczący kolejne półki. Godziny przepisywania danych do systemu. Błędy, które trzeba wyłapać i poprawić. Powtórne liczenie pozycji, gdzie wyniki się nie zgadzają.

Brzmi znajomo?

Dla większości firm inwentaryzacja to proces, którego nikt nie lubi. Kosztowny, czasochłonny i frustrujący. Ale wcale nie musi tak być.

W tym artykule pokażę Ci, dlaczego tradycyjna inwentaryzacja pochłania tyle czasu i pieniędzy oraz jak automatyzacja może to zmienić.

Prawdziwe koszty tradycyjnej inwentaryzacji

Kiedy pytam właścicieli firm o koszty inwentaryzacji, najczęściej słyszę: "No, zatrudniamy 8 osób na kilka dni, to tyle i tyle złotych."

Ale to tylko wierzchołek góry lodowej.

Prawdziwe koszty to:

• Zamknięcie magazynu - przez kilka dni nie przyjmujesz dostaw, nie kompletujesz zamówień, tracisz sprzedaż
• Zespół oderwany od normalnej pracy - magazynierzy, którzy powinni obsługiwać klientów, liczą kartony
• Błędy w przepisywaniu - ktoś źle odczytał etykietę z butelki, pomylił cyfry, zapomniał zapisać pozycję
• Czas na wprowadzanie do systemu - godziny ręcznego przepisywania z kartek do programu magazynowego
• Powtórne liczenie - bo różnice są za duże i trzeba sprawdzić wszystko od nowa

Jeden z naszych klientów - średnia hurtownia budowlana - szacował, że każda inwentaryzacja kosztuje go około 4 dni normalnej pracy magazynu. To nie tylko koszt zespołu, ale przede wszystkim utracona możliwość zarobku.

Po co w ogóle robić inwentaryzację?

Zanim przejdziemy do rozwiązań, przypomnienie podstaw. Inwentaryzację robi się z dwóch głównych powodów:

1. Przepisy prawaJeśli prowadzisz firmę i masz magazyn, musisz zgodnie z prawem w określonych odstępach czasu przeprowadzać inwentaryzację. To nie jest opcja - to obowiązek.

2. Kontrola stanów magazynowychCzasem zdarza się, że sprzedajesz towar, którego w trakcie kompletacji zamówienia okazuje się... nie ma. Klient czeka, ty tracisz wiarygodność. Trzeba po prostu zliczyć towar i sprawdzić, co faktycznie jest na magazynie.

3. Bałagan do uporządkowaniaWiele zmian osobowych, rotacja towarów, przepakowywania - po jakimś czasie na magazynie robi się chaos. Inwentaryzacja to sposób na "reset" - przeliczyć wszystko, sprawdzić co jest, i zacząć pracować na nowo z czystymi danymi.

Gdzie jest najwięcej problemów?

Z doświadczenia wiem, że największe trudności pojawiają się w trzech miejscach:

1. Przepisywanie danych

Magazynier stoi z kartką i długopisem. Przepisuje nazwę towaru z etykiety, z kartonu, z butelki.

"FARBA AKRYLOWA BIAŁA 2,5L" staje się na kartce "FARBA AKRYL BIAŁA 25L".

Błąd? Oczywiście. Ale całkowicie zrozumiały - to dziesiąty karton z rzędu, ręka boli od pisania, nazwy są podobne.

Te błędy pojawiają się ZAWSZE gdy jest element ręcznego przepisywania.

2. Zamykanie magazynu

Jeśli nie masz żadnego systemu, który wspomaga zbieranie zamówień czy przyjmowanie towaru - musisz zamknąć magazyn, żeby przeprowadzić inwentaryzację.

To pierwszy gigantyczny koszt. Musisz odmówić przyjęcia dostawy. Musisz powiedzieć klientom, że przez kilka dni nie będziesz realizować zamówień. Tracisz przychody.

3. Wprowadzanie wyników do systemu

Masz już policzone kartki. Teraz ktoś musi te dane przepisać do systemu magazynowego. Kolejne godziny ręcznej pracy. Kolejna szansa na błąd.

A potem okazuje się, że różnice są duże i trzeba liczyć od nowa...

Jak automatyzacja rozwiązuje te problemy?

Gdy wspólnie z klientami zaczęliśmy analizować, co najbardziej boli w procesie inwentaryzacji, doszliśmy do wniosku: większość problemów wynika z ręcznego wprowadzania danych.

Stworzyliśmy aplikację w Microsoft 365, która eliminuje te bolączki.

Koniec z przepisywaniem nazw

Aplikacja importuje dane towarowe bezpośrednio z Twojego systemu magazynowego - Subiekta, Optimy, Inserta czy innego programu.

Magazynier nie przepisuje już nazw z etykiet. Po prostu skanuje kod kreskowy telefonem, tabletem lub zwykłym czytnikiem.

Jeden pip - produkt rozpoznany. Wpisuje ilość. Gotowe.

Efekt? Zero błędów w nazwach towarów. Proces liczenia przebiega kilka razy szybciej.

Nie musisz zamykać magazynu

Przy nowoczesnych systemach zarządzających magazynem nie trzeba zamykać całego magazynu na czas inwentaryzacji.

Nasza aplikacja działa w chmurze, więc widzisz wyniki na żywo. Nie musisz czekać, aż wszyscy policzą wszystkie półki, żeby poznać pierwsze wyniki.

Magazyn pracuje normalnie, a inwentaryzacja odbywa się równolegle. Oczywiście wymaga to dobrej organizacji, ale jest to możliwe.

Wielokrotne liczenie tam, gdzie trzeba

Tu jest prawdziwa magia.

Podczas gdy Twój zespół liczy towar, Ty widzisz na bieżąco różnice między stanem systemowym a tym, co zostało policzone.

Widzisz, że na pozycji "farba biała" jest rozbieżność 50 sztuk? Możesz natychmiast wysłać drugą osobę, żeby przeliczyła tylko tę jedną pozycję.

Nie musisz czekać do końca, żeby odkryć problem. Nie musisz kazać liczyć całego magazynu od nowa.

Zlecasz ponowne liczenie tylko tam, gdzie są wątpliwości.

To oszczędza godziny, czasem dni pracy.

Automatyczne dokumenty dla księgowej

Koniec inwentaryzacji to zwykle kolejne godziny pracy - trzeba wygenerować dokumenty RW (rozchód wewnętrzny) i PW (przychód wewnętrzny), czyli dokumenty pokazujące straty i nadwyżki.

Nasza aplikacja generuje je automatycznie. Księgowa dostaje gotowe dokumenty do zaksięgowania. Arkusze spisowe można wyeksportować do PDF albo zostawić w wersji elektronicznej.

Bez ręcznego przepisywania. Bez błędów.

Przykład z życia: hurtownia spożywcza

Jeden z naszych klientów - hurtownia produktów spożywczych - robił inwentaryzację dwa razy w roku. Za każdym razem to samo:

• 4 dni zamkniętego magazynu
• 10 osób liczących towar
• Stosy kartek z odręcznymi notatkami
• 2 dni na wprowadzanie danych do systemu
• Zawsze znajdowały się rozbieżności wymagające ponownego liczenia

Po wdrożeniu naszej aplikacji:

• Inwentaryzacja trwa 1,5 dnia
• Magazyn pracuje normalnie (z niewielkimi ograniczeniami)
• 5 osób z telefonami i tabletami
• Wyniki widoczne od razu w systemie
• Wielokrotne liczenie tylko wątpliwych pozycji
• Dokumenty RW/PW generują się automatycznie

Najważniejsze? Właściciel wie na bieżąco, jak przebiega inwentaryzacja. Nie musi czekać 4 dni, żeby dowiedzieć się, czy są jakieś większe rozbieżności.

Co potrzebujesz, żeby zacząć?

Dobra wiadomość: prawdopodobnie masz już większość tego, czego potrzebujesz.

Sprzęt:

• Telefony lub tablety (te, które Twój zespół już ma)
• Ewentualnie czytniki kodów kreskowych (ale nie jest to konieczne)
• Dostęp do internetu w magazynie

Oprogramowanie:

• Microsoft 365 (prawdopodobnie już go masz)
• Twój obecny system magazynowy (Subiekt, Optima, Insert lub inny)

Przygotowanie:

• Import danych towarowych do aplikacji
• Jeśli towary nie mają kodów kreskowych - możemy wygenerować specjalne kody i wydrukować etykiety

Nie musisz kupować drogich terminali magazynowych ani zmieniać swojego obecnego systemu. Aplikacja działa jako "nakładka", która wspomaga proces inwentaryzacji.

Od czego zacząć?

Jeśli czytając ten artykuł rozpoznałeś problemy swojej firmy, warto zastanowić się nad automatyzacją inwentaryzacji.

Pierwszy krok to zawsze analiza:

• Ile czasu i pieniędzy tracisz na obecny proces?
• Jakie są główne bolączki Twojego zespołu?
• Czy masz kody kreskowe na towarach (czy trzeba je wygenerować)?
• Jak często przeprowadzasz inwentaryzację?

Drugi krok to demo:Najlepiej zobaczyć aplikację w akcji. Pokazujemy, jak wygląda proces od początku do końca - od zaimportowania towarów, przez liczenie na telefonie, po wygenerowanie dokumentów.

Trzeci krok to wdrożenie:Przygotowanie aplikacji pod Twoje potrzeby, import danych, przeszkolenie zespołu. Zazwyczaj zajmuje to kilka dni.

Podsumowanie: inwentaryzacja nie musi być koszmarem

Automatyzacja inwentaryzacji to nie rewolucja - to ewolucja. Zamiast kartek używasz telefonu. Zamiast przepisywać nazwy, skanujesz kody. Zamiast czekać do końca, widzisz wyniki na żywo.

Korzyści są oczywiste:

• Oszczędzasz czas zespołu
• Eliminujesz błędy
• Nie musisz zamykać magazynu
• Masz kontrolę w czasie rzeczywistym
• Dokumenty generują się automatycznie

A najważniejsze - Twoi magazynierzy przestaną się bać inwentaryzacji.

Proces staje się prostszy, szybszy i bardziej przyjazny.

Chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce?

Przygotowaliśmy szczegółowy film pokazujący aplikację inwentaryzacyjną w akcji - od importu towarów, przez skanowanie kodów, po generowanie dokumentów.

👉 Zobacz film: Automatyzacja inwentaryzacji w Microsoft 365

Chcesz sprawdzić, czy takie rozwiązanie sprawdzi się w Twojej firmie?

Umów się na bezpłatną konsultację. Pokażemy Ci dokładnie, jak aplikacja działa, odpowiemy na wszystkie pytania i pomożemy ocenić, jakie oszczędności możesz osiągnąć.