PL/EN
W ERA IT działa około 100 agentów AI. Nie zamiast ludzi - obok ludzi. Agent Lead Generation sprawdza automatycznie dane firm w KRS przed każdą rozmową. Agent Faktury wystawia i wysyła faktury cykliczne bez mojej interwencji. Fireflies generuje notatki ze spotkań i przesyła je do CRM. Kluczowa różnica: asystent czeka na pytanie i z nim dyskutujesz, agent to mrówka działająca 24/7 bez Twojej interwencji. Używam asystentów (CMO, Bill, Marek) do konsultacji i drugiej opinii. Korzystamy z Alice - narzędzia łączącego różne modele AI przez API. Ekonomiczne - płacisz tylko za użycie, bez sztywnych abonamentów. Najważniejsza zasada: określ CEL automatyzacji. Po co budujesz agenta? Żeby robić coś lepiej, szybciej lub więcej.
Większość firm, gdy myśli o AI, widzi ChatGPT. Pytanie, odpowiedź, koniec rozmowy.
My zrobiliśmy coś innego.
W ERA IT działa około 100 agentów AI. Pracują non stop. Bez urlopu, bez błędów, bez narzekania na poniedziałki.
Nie chciałem o tym mówić publicznie. To nasza przewaga konkurencyjna. Dzięki tym agentom pięcioosobowy zespół może obsłużyć procesy, które normalnie wymagałyby piętnastu osób.
Ale dostałem tyle pytań o AI w biznesie, że w końcu postanowiłem otworzyć karty.
Ten artykuł to szczera opowieść o tym, jak wykorzystujemy AI na co dzień. Bez marketingowych bzdur. Bez przesady. Pokazuję konkretne narzędzia i realne zastosowania.
Fair warning: Jeśli szukasz magicznej pigułki "wdrożysz AI i wszystko się rozwiąże" - spierdalaj. Ale jeśli chcesz zobaczyć, jak naprawdę wygląda praca z AI w małej firmie - czytaj dalej.
Zanim pokażę Ci naszych agentów, musimy rozwiać kilka mitów.
Nie zabierze. AI zabiera żmudną robotę.
Nikt w ERA IT nie stracił pracy przez automatyzację. Wręcz przeciwnie - ludzie mogą w końcu robić to, co naprawdę ma sens:
Zamiast przepisywać dane, wystawiać faktury i robić notatki ze spotkań.
Nie. Małe firmy mają przewagę.
Jesteśmy szybsi. Nie musimy przechodzić przez pięć poziomów zatwierdzenia. Działamy w małej skali, ale przy odpowiednim wykorzystaniu AI możemy zdziałać naprawdę dużo.
Jeśli potrafisz rozmawiać, potrafisz używać AI.
Nie musisz znać się na programowaniu. Nie musisz rozumieć, jak działają modele językowe.
Musisz tylko wiedzieć, co chcesz osiągnąć i jak to opisać.
To jest kluczowe. Jeśli tego nie zrozumiesz, będziesz rozczarowany.
Asystent to narzędzie do rozmowy. Zwracam się do niego z pytaniem, dylematem. On odpowiada, ja dyskutuję.
Moi asystenci:
CMO
Nie mamy działu marketingu. Ale ten asystent zna naszą firmę, produkty, rynek. Mogę z nim konsultować kampanie i strategie.
Bill (ekspert Microsoft)
Działamy w Microsoft 365, które jest cholerne rozbudowane. Bill zna to środowisko od podszewki. Sprawdzam z nim, czy dobrze używamy narzędzi.
Marek (ekspert Meta Ads)
Mój doradca od Facebooka. Wspiera mnie w przygotowaniu i analizie reklam.
Asystent do ofert
Pracuję w IT od lat. Czasami piszę oferty językiem technicznym, którego normalny człowiek nie zrozumie. Ten asystent czyta moje oferty i mówi: "hej, może to za bardzo techniczne, uprość".
Odkąd go używam, klienci zadają mniej pytań. Bo rozumieją ofertę od pierwszego czytania.
Jak to działa:
Zadaję pytanie → Asystent analizuje → Odpowiada → Dyskutujemy
Bez mojego pytania asystent nic nie robi.
Agenci to automaty wykonujące zadania bez mojej interwencji.
Jaka jest różnica?
Asystent to rozmowa. Agent to proces, który dzieje się sam.
Nasi agenci:
Agent Lead Generation
Ktoś wypełnia formularz. Agent automatycznie:
Dzwonię do klienta wiedząc już wszystko. Nie tracę czasu na pytania "a czym się Państwo zajmują?". Od razu mogę dostosować ofertę.
Agent Faktury
Część usług fakturujemy co miesiąc. Agent automatycznie:
W 100% zautomatyzowane.
Fireflies + CRM
Po spotkaniu na Teamsach:
Za kilka kliknięć mogę pobrać i wysłać klientowi. Albo wrócić za miesiąc i odświeżyć, o czym gadaliśmy.
Agent stron
Czasami chcę szybko przygotować stronę z materiałem - checklistę, instrukcję. Agent w kilkanaście minut rozmowy generuje prostą stronę.
Wymieniłem tylko kilku. Ale tych agentów mamy około stu. Tylko dzięki temu możemy być skuteczni przy małym zespole.
Asystent gdy potrzebujesz:
Agent gdy masz:
Ktoś wypełnia formularz na stronie.
Agent automatycznie:
Rezultat:
Dzwonię wiedząc wszystko. Wiem, czy to duża firma czy jednoosobowa działalność. Mogę od razu dostosować komunikację.
Zbliża się koniec miesiąca. Mamy klientów z abonamentami.
Agent automatycznie:
Rezultat:
Budzę się rano. Faktury wysłane. Zero mojej roboty.
Spotkanie na Teamsach z klientem.
Automatycznie:
Rezultat:
Kończę call. Po paru minutach mam kompletną notatkę. Mogę wrócić za miesiąc i wszystko odświeżyć.
Niedawno wprowadziliśmy framework do pracy z AI. Kupiliśmy narzędzie Alice - kilka licencji.
Alice łączy różne modele AI w jednym miejscu. Mogę tu zdefiniować wszystkich asystentów. Mam dostęp do ChatGPT, Claude i Gemini bez przełączania się między zakładkami.
Główna zaleta: API
Korzystamy przez API. Nie ma opłaty abonamentowej - płacisz tylko za użycie. Połączenia, generowanie obrazów, przetwarzanie tekstu.
Wygodne i ekonomiczne.
Nie uzależniamy się od jednego. Najczęściej:
Głównie przez API w Alice.
Mobilnie mam subskrypcję OpenAI lub Anthropic. Czasami muszę szybko coś sprawdzić, zweryfikować pomysł.
Subskrypcje mobilne do szybkich sprawdzeń. API do ciężkiej roboty.
Nie podam kwot, bo to zależy od skali. Ale pokażę model.
Płacisz za tokeny - w uproszczeniu za ilość tekstu przetwarzanego przez AI. Im dłuższa rozmowa, tym więcej tokenów.
Przykład:
W miesiącu:
Płacisz tylko za te operacje.
Następny miesiąc używasz mniej? Płacisz mniej.
ChatGPT Plus:
ChatGPT przez API:
Nasza strategia:
API do masowego przetwarzania. Subskrypcje mobilne do szybkich sprawdzeń.
Bez tego cała automatyzacja nie ma sensu.
Kluczowe pytanie: PO CO to robisz?
Najczęściej budujemy agentów, żeby:
Ale konkretny cel jest kluczowy. Żebyś wiedział, dlaczego inwestujesz czas i kasę.
Jeśli pomyślałeś "my też moglibyśmy tak działać" - możesz.
Pomagamy:
Przykład z życia:
Klient przyszedł z asystentem w ChatGPT, który świetnie generuje oferty. Ale nie wiedział, jak to zautomatyzować.
Dla nas najtrudniejsze byłoby zbudowanie tego asystenta merytorycznie. Klient to już miał.
My wiedzieliśmy, jak wyciągnąć dane z CRM, przetworzyć przez agenta i wrzucić z powrotem.
To co dla Ciebie proste, dla nas może być trudne. I odwrotnie.
Około 100 agentów AI w naszej firmie to nie science fiction. To codzienność.
Zaczęliśmy od jednego. Dziś mamy około 100.
Kluczowe zasady:
Nie automatyzuj chaosu.
Najpierw uporządkuj proces. Potem go automatyzuj.
Nagraliśmy film pokazujący naszych agentów w akcji.
👉 Zobacz film: Jak wykorzystujemy AI w ERA IT
Chcesz sprawdzić, czy to zadziała u Ciebie?
Umów konsultację. Pokażemy, jak możesz wykorzystać AI w swoich procesach.
Microsoft 365 kryje w sobie znacznie więcej niż Outlook i Teams. Bookings automatyzuje umawianie spotkań, Whiteboard zastępuje flipchart na spotkaniach, Stream to wewnętrzny YouTube firmy, To Do porządkuje osobiste zadania, Lists buduje proste bazy danych bez kodowania, a Forms tworzy formularze i ankiety w kilka minut. Wszystkie sześć dostępne w licencji Business Basic — bez dodatkowych kosztów.
Masz licencję Microsoft 365. Używasz Outlooka, Teams, może SharePointa. I płacisz co miesiąc — za wszystko, łącznie z sześcioma aplikacjami, które mogą realnie zmienić sposób pracy w Twojej firmie.
Oto one.
Zamiast wymieniać dziesiątki maili w stylu "czy pasuje wtorek o 14?" — wysyłasz jeden link. Klient wchodzi, widzi Twoją dostępność i sam wybiera termin.
Bookings to kalendarz rezerwacyjny, który możesz skonfigurować pod siebie: godziny dostępności, długość spotkań, bufory między nimi. Działa dla jednej osoby i dla całego zespołu handlowców — każdy ma swój kalendarz, klienci umawiają się bez Twojego udziału.
Dla wygody można też ustawić krótki link przekierowujący — np. erait.pl/s — i wysyłać go zamiast długiego URL-a.
Znasz flipchart ze spotkań? Whiteboard to jego cyfrowa wersja — dostępna dla całego zespołu jednocześnie, z dowolnego miejsca.
Możesz rysować diagramy, wklejać karteczki, pisać odręcznie, budować flow procesów. Kilka osób może pracować na tej samej tablicy w tym samym czasie — każdy widzi zmiany na bieżąco. Świetne narzędzie do wspólnej pracy nad koncepcją, planowania projektów albo notowania podczas spotkań.
Stream to wewnętrzna platforma wideo dla Twojej firmy. Wrzucasz nagranie — szkolenie, instrukcję obsługi aplikacji, nagranie ze spotkania — i udostępniasz konkretnym osobom lub całemu zespołowi.
Wbudowany Copilot potrafi zrobić podsumowanie filmu i wygenerować transkrypcję. Pracownik nie musi oglądać całego nagrania — wystarczy, że przeczyta kluczowe punkty.
To Do to prosta aplikacja do prowadzenia własnej listy zadań. Dodajesz zadanie, ustawiasz termin, przypomnienie, kategorię. Możesz rozbić je na podzadania i odhaczać kolejne kroki.
Nie zastąpi narzędzia do zarządzania projektami zespołowymi, ale do osobistej organizacji pracy — działa doskonale. I jest zintegrowane z Outlookiem, więc zadania masz zawsze pod ręką.
Lists to narzędzie do budowania list i prostych baz danych — bez żadnego kodowania. Możesz w nim prowadzić rejestr wniosków urlopowych, bazę sprzętu firmowego, listę kontaktów, tracker projektów.
Dane można wyświetlać na różne sposoby: jako listę, tabelę, karty albo kalendarz. Lists integruje się z Power Automate, więc można do niego podpiąć automatyzacje — np. powiadomienie na Teams gdy ktoś złoży wniosek urlopowy.
Forms pozwala budować formularze, ankiety i quizy — w kilka minut, bez żadnej wiedzy technicznej. Pytania jednokrotnego wyboru, wielokrotnego wyboru, skale ocen, pola tekstowe.
Odpowiedzi zbierają się automatycznie w Excelu albo na liście SharePoint. Można też ustawić powiadomienie — gdy ktoś wypełni formularz, dostajesz info na maila lub Teams.
Zastosowania są bardzo różne: formularz wniosku urlopowego, ankieta po szkoleniu, formularz zgłoszenia serwisowego, quiz onboardingowy dla nowych pracowników.
To, co łączy te aplikacje — wszystkie są dostępne w ramach licencji Microsoft 365 Business Basic. Nie musisz nic dokupować. Wystarczy wejść na office.com, przejść do listy aplikacji i zacząć korzystać.
Każda firma ma problem z podpisami mailowymi — prędzej czy później. Pracownicy ustawiają je sami, każdy inaczej, a aktualizacja przy zmianie danych to koszmar. Menedżer podpisów mailowych przenosi zarządzanie stopkami na poziom centralny — jeden szablon, jedna zmiana, wszyscy mają aktualny podpis. Łącznie ze zmianą baneru marketingowego dla całej firmy jednym kliknięciem.
Podpis mailowy. Temat, który brzmi trywialnie — do momentu, kiedy w firmie jest 30 pracowników i każdy ma inną stopkę. Albo zmienia się siedziba i ktoś musi obejść wszystkich po kolei. Albo zbliżają się święta i chciałbyś dodać baner — ale nie masz jak tego zrobić bez tygodnia pracy działu IT.
Wtedy przestaje być trywialny.
Dopóki firma jest mała, każdy ustawia sobie podpis sam. W miarę jak organizacja rośnie, zaczyna się chaos. Jeden pracownik ma aktualny numer telefonu, drugi stary. Jeden ma logo, drugi nie. Handlowiec wysyła maile z podpisem bez żadnych danych firmy, bo "jakoś nie skonfigurował".
Klient patrzy na taką korespondencję i widzi firmę, która nie panuje nad własną komunikacją.
Do tego dochodzą sytuacje, które zdarzają się w każdej firmie: zmiana siedziby, nowy numer telefonu, rebranding, kampania marketingowa. Za każdym razem ktoś musi zebrać się i zaktualizować podpisy — osoba po osobie, komputer po komputerze, Outlook desktopowy i mobilny osobno.
To nie jest trudne. To jest po prostu bardzo, bardzo czasochłonne.
Menedżer podpisów mailowych to aplikacja zbudowana w Microsoft 365, która przenosi zarządzanie podpisami z poziomu każdego pracownika z osobna na poziom centralny.
Administratorzy przygotowują szablony podpisów w HTML — z logo, danymi firmy, zdjęciem pracownika, banerem marketingowym. Pracownik wchodzi do aplikacji, wybiera swój podpis, klika generuj, kopiuje i wkleja do Outlooka. Pięć minut i gotowe — bez pomocy IT, bez instrukcji obsługi.
Nowy pracownik w firmie? Dostajesz link, wchodzisz, pobierasz podpis. Tyle.
To jest element, który robi największe wrażenie w praktyce.
Baner w podpisie wyświetla się z zewnętrznego linku. Jeśli chcesz zmienić komunikat marketingowy — przed świętami, przed targami, w ramach promocji — wymieniasz plik na serwerze. Wszyscy pracownicy w swoich podpisach dostają automatycznie nowy baner. Bez żadnego kontaktu z każdym z nich.
Zamiast tygodnia pracy to dosłownie jeden ruch.
Aplikacja pozwala przygotować różne wersje podpisów dla różnych działów. Handlowcy mają swój podpis — ze zdjęciem i danymi kontaktowymi. Dział administracyjny ma inny. Jeśli firma działa w ramach kilku spółek z różnymi domenami, można obsłużyć wszystkie z jednego miejsca.
Uprawnienia można ustawiać tak, żeby każdy pracownik widział tylko te podpisy, które są dla niego przeznaczone.
Aplikacja działa responsywnie — działa na telefonie tak samo jak na komputerze. Jeśli pracownik chce ustawić podpis w mobilnym Outlooku, klika "wyślij do siebie", odbiera maila na telefonie, kopiuje podpis i wkleja w ustawieniach aplikacji. Dwie minuty.
Administrator może też wysłać podpis bezpośrednio do wybranego pracownika — z jego zdjęciem i danymi — żeby nie musiał sam nic konfigurować.
Wiele firm ma w podpisach mailowych klauzule RODO, obowiązkowe informacje prawne, oświadczenia wymagane przez regulaminy. Przy centralnym zarządzaniu wystarczy dodać taki element raz — i wszyscy pracownicy mają go automatycznie w każdej wiadomości.
Jeśli coś się zmienia w przepisach lub polityce firmy, aktualizacja zajmuje chwilę i nie wymaga kontaktu z każdym pracownikiem z osobna.
Jak to wygląda w praktyce — zobaczysz w filmie:
Umowy w firmie są wszędzie — w segregatorach, Excelu, skrzynkach mailowych. Trudno je znaleźć, łatwo przegapić termin wypowiedzenia. Baza umów wspomagana AI automatycznie odczytuje dane z dokumentów, kategoryzuje je, tworzy streszczenia i przypomina o ważnych terminach. Bez ręcznego przepisywania, bez zgubionych dokumentów, bez niespodzianek.
Ile czasu zajmuje Ci znalezienie konkretnej umowy? Czy wiesz, która z nich wygasa w przyszłym miesiącu? Czy Twoi ludzie przepisują dane z dokumentów ręcznie do jakiegoś rejestru?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest niekomfortowa — ten artykuł jest dla Ciebie.
Umów w firmie jest zawsze dużo. Umowy o poufności, handlowe, o współpracy, ubezpieczeniowe, bankowe, kredytowe. Każda ważna. Każda z datą, terminem, warunkami, które trzeba śledzić.
I każda gdzieś leży.
W szafce. W segregatorze. W Excelu, który ktoś prowadził dwa lata temu. W skrzynce mailowej osoby, która odeszła z firmy.
Firmy próbują to ogarnąć na różne sposoby — rejestr w Excelu, lista na SharePoint, skan w chmurze. To działa do pewnego momentu. Potem rośnie liczba umów, rotacja w zespole, tempo pracy — i zaczyna się chaos. Termin wypowiedzenia mija niezauważony. Umowa przedłuża się automatycznie na warunkach, których dziś byś nie podpisał. Ktoś szuka dokumentu 40 minut, bo nie wie gdzie szukać.
To, co odróżnia zwykłą bazę dokumentów od rozwiązania z AI, to automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych z umów — bez ręcznego przepisywania.
Wrzucasz umowę do systemu — mailem albo bezpośrednio na SharePoint. AI czyta dokument i automatycznie wyciąga kluczowe informacje: strony umowy, daty zawarcia i wygaśnięcia, warunki płatności, sposób wypowiedzenia. Wszystko trafia do bazy bez żadnego ręcznego wpisywania.
Co więcej — AI przygotowuje krótkie streszczenie umowy. Zarząd nie musi czytać całego dokumentu, żeby wiedzieć czego dotyczy i na co zwrócić uwagę. System wskazuje też niestandardowe zapisy — te fragmenty, które odbiegają od normy i wymagają szczególnej uwagi.
Do każdej umowy AI tworzy również zestaw słów kluczowych, dzięki którym wyszukiwanie działa intuicyjnie. Szukasz po nazwie kontrahenta, dacie, rodzaju umowy, dowolnej frazie — system znajduje to w sekundy.
Jedną z największych bolączek firm jest to, że umowy wygasają lub przedłużają się bez wiedzy zainteresowanych. Baza umów z AI rozwiązuje ten problem przez automatyczne powiadomienia.
System przypomina o zbliżającym się końcu umowy, o terminie na wypowiedzenie, o płatnościach wynikających z dokumentu. Dostajesz informację zanim cokolwiek się wydarzy — nie po fakcie.
Baza działa na platformie Microsoft 365 — SharePoint, Power Automate, Azure AI. Dane są przechowywane w infrastrukturze Microsoftu, więc bezpieczeństwo i zgodność z RODO jest zapewniona na tym samym poziomie, co reszta Twoich danych firmowych.
Dostęp jest mobilny — pracownik w terenie może w kilka sekund znaleźć umowę z klientem przez telefon. Uprawnienia można precyzyjnie kontrolować: ktoś widzi wszystkie umowy, ktoś inny tylko wybrane.
W bazie mogą być nie tylko umowy — również aneksy, protokoły, wszelka dokumentacja formalna związana z danym kontrahentem lub projektem. Wszystko w jednym miejscu, z pełną historią zmian.
Jeśli firma archiwizuje dokumenty papierowo, baza pozwala też zapisać lokalizację fizyczną — segregator, półka, regał. Cyfrowa i papierowa archiwizacja działają razem.
Przede wszystkim dla firm, które mają dużą liczbę umów i małe zespoły — gdzie nie ma sensu zatrudniać kogoś tylko do prowadzenia rejestrów. AI robi to automatycznie, a jedna osoba tylko weryfikuje poprawność odczytanych danych.
Sprawdza się też doskonale w kancelariach prawnych — gdzie umów i szablonów są setki, a szybkie wyszukiwanie konkretnego dokumentu to codzienność.
I wszędzie tam, gdzie przegapiony termin może kosztować firmę realne pieniądze.
Obejrzyj film, żeby zobaczyć jak to działa w praktyce:
Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak taka baza mogłaby działać w Twojej firmie, umówmy się na bezpłatną konsultację.
.png)
