Zainspiruj się profesjonalnymi wskazówkami, studiami przypadków i dogłębnymi analizami dotyczącymi automatyzacji, strategii IT i cyfrowej transformacji. Nasz blog pomaga Ci być na bieżąco w szybko zmieniającym się świecie nowoczesnego biznesu
.
Które rozwiązanie wybrać, żeby przestać tracić projekty w chaosie maili i notatek? 80% polskich firm zarządza zadaniami chaotycznie. Kluczowa zasada: nie zmieniaj procesu i narzędzia jednocześnie - najpierw kultura, potem technologia. Microsoft oferuje 5 poziomów rozwiązań: Excel (świetny start), To Do (zadania osobiste), Planner (projekty zespołowe), SharePoint Lists (bazy danych) i Power Apps (aplikacje na miarę). Era IT stworzyła własną aplikację rozwiązującą 3 podstawowe problemy: ludzie kasują dane, brak komunikacji w kontekście zadań i niemożność mierzenia czasu. Nasze rozwiązanie oferuje zero przycisków DELETE, wbudowaną komunikację z mailami, automatyczny tracking czasu oraz zadania zbiorcze i cykliczne. Custom warto rozważyć gdy tracisz dane, potrzebujesz raportów czasowych, komunikacja się rozprasza, masz powtarzalne procesy lub zespół 10+ osób. Rada: zacznij od prostego narzędzia, sprawdź kulturę zadaniową, ewoluuj stopniowo. Zarządzanie zadaniami to podróż, nie cel.
Które rozwiązanie wybrać, żeby przestać tracić projekty w chaosie maili i notatek?
"Kto miał zrobić ten raport?"
"Gdzie jest lista zadań z ostatniego spotkania?"
"Dlaczego ten projekt leży od tygodnia?"
Brzmi znajomo? Witaj w klubie 80% polskich firm, które zarządzają zadaniami... nijak.
Albo w Excel-u (jeśli mają szczęście), albo w chaosie maili, karteczek i "zapamiętam w głowie".
Tutaj mała prowokacja: nie każda firma powinna od razu wdrażać system zadań.
Dlaczego? Bo to nie jest problem technologiczny. To problem kulturowy.
Kilka miesięcy temu automatyzowaliśmy wnioski urlopowe dla 15-osobowej firmy. Właściciel osobiście zatwierdza wszystko.
Wdrożyliśmy system. Po tygodniu dzwoni klient:
"Marcin, to nie działa. Wnioski leżą bez odpowiedzi."
Okazało się, że faktycznie wszystkie wnioski zatwierdza... asystentka właściciela. Ale nikt nam tego nie powiedział, bo "przecież to oczywiste".
Lekcja: Nie zmieniaj procesu i narzędzia jednocześnie.
Najpierw ustalisz KTO, CO i KIEDY robi. Dopiero potem wybierasz technologię.
Która opcja będzie najlepsza dla Twojej firmy? W tym filmie testuję wszystkie dostępne narzędzia Microsoft i pokazuję demo naszej autorskiej aplikacji:
Zobacz pełne porównanie narzędzi oraz demo aplikacji, która chroni każdy bit danych
Dla kogo: Firmy zaczynające przygodę z zadaniami
Zalety:
Wady:
Verdict: Świetny początek. Nie wstydź się Excel-a!
Dla kogo: Zadania osobiste, małe zespoły
Zalety:
Wady:
Dla kogo: Projekty zespołowe, firmy z Office 365
Zalety:
Wady:
Dla kogo: Firmy potrzebujące baz danych
Zalety:
Wady:
Dla kogo: Firmy z wysokimi wymaganiami
I tu dochodzimy do sedna...
Po latach wdrażania standardowych rozwiązań doszliśmy do wniosku: brakuje nam kontroli.
"Ups, przypadkowo usunąłem projekt z 50 zadaniami."
Słyszałeś to? My tak. Wielokrotnie.
Rozwiązanie: W naszej aplikacji nie ma przycisku DELETE. Nigdzie. Zero możliwości skasowania czegokolwiek.
Zadanie w Planner-ze, rozmowa na Teams, mail w Outlook. Gdzie jest kontekst?
Rozwiązanie: Wbudowany moduł komunikacyjny. Komentarze przypisane do osób (@jan, zobacz to), możliwość wysłania maila bezpośrednio z zadania.
"Ile czasu zajął nam ten projekt?"
Wzruszenie ramionami
Rozwiązanie: Automatyczny tracking czasu. Kliknięcie "rozpocznij" → praca → "zakończ" = dokładny czas realizacji.
Realizujesz podobne projekty? Na przykład: research → wycena → oferta → negocjacje?
Stwórz szablon z 15 zadaniami. Jeden klik = wszystkie zadania przypisane do odpowiednich osób.
Oszczędność czasu: 90%
"Przygotuj raport dla księgowości" - co miesiąc, 25 liczby.
Automat sprawdza codziennie i dodaje zadanie we właściwym dniu.
Każdy komentarz, każda zmiana, każde działanie - wszystko zapisane na zawsze.
Audyt projektu po roku? Żaden problem.
Nie od razu.
Zacznij od Excel-a lub Planner-a. Sprawdź czy kultura zadaniowa się przyjmuje.
Rozważ aplikację na miarę gdy:
Zarządzanie zadaniami to podróż, nie cel.
Zacznij od prostego narzędzia. Sprawdź co działa, co nie. Ewoluuj.
A jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż standard?
Porozmawiajmy. Pokażemy Ci naszą aplikację w akcji i sprawdzimy, czy to kierunek dla Twojej firmy.
Microsoft 365 to znacznie więcej niż Word, Excel i Outlook. To kompletny ekosystem narzędzi do współpracy, który może zastąpić kilka różnych abonamentów i uprościć pracę zespołu.
Kluczem do sukcesu nie są najnowsze funkcje czy skomplikowane konfiguracje. To przemyślane wykorzystanie tego, co już masz, połączone z jasnymi zasadami pracy zespołu.
Jeśli zarządzasz projektami przy pomocy e-maili, arkuszy Excel i modlitw o powodzenie - czas na zmianę. Twój zespół i Twój budżet będą Ci wdzięczne.
Czy wiesz, że prawdopodobnie już płacisz za kompletny system zarządzania projektami, ale go nie używasz? W każdej licencji Microsoft 365 - nawet tej podstawowej - ukryty jest zestaw narzędzi, który może zastąpić drogie rozwiązania pokroju Jiry czy Monday.com.
W tym artykule pokażę Ci, jak z aplikacji, które już znasz (Teams, SharePoint, Planner), stworzyć profesjonalne centrum zarządzania projektami. Bez dodatkowych kosztów, bez skomplikowanych konfiguracji.
Większość firm korzysta z kilku różnych aplikacji jednocześnie:
Efekt? Chaos informacyjny. Dane są rozproszone, zespół traci czas na przełączanie się między aplikacjami, a Ty płacisz za kilka abonamentów miesięcznie.
Tymczasem Microsoft 365 oferuje wszystko w jednym ekosystemie - zintegrowanym, bezpiecznym i prawdopodobnie już opłaconym przez Twoją firmę.
Zanim przejdziemy do konkretów, ważne rozróżnienie:
Proces to cykliczne zadania wykonywane regularnie - jak miesięczne rozliczenia czy przyjmowanie dostaw. Są przewidywalne, mają ustalone procedury.
Projekt to jednorazowe przedsięwzięcie z konkretnym celem - wdrożenie nowego systemu, organizacja eventu, uruchomienie kampanii marketingowej. Ma początek, środek i koniec.
To rozróżnienie jest kluczowe, bo projekty wymagają elastycznego podejścia do zarządzania zasobami, terminami i komunikacją.
W tym 19-minutowym filmie szczegółowo pokazuję, jak skonfigurować wszystkie omawiane narzędzia.
Skuteczne zarządzanie projektami wymaga kilku kluczowych elementów:
Podstawą każdego projektu są ludzie. Microsoft Teams pozwala:
Co więcej, każda grupa Teams automatycznie tworzy:
Największym wrogiem projektów jest chaos komunikacyjny. Ważne ustalenia giną w mailach, decyzje są podejmowane na prywatnych czatach, a dokumentacja jest rozproszona.
Microsoft Teams rozwiązuje to przez:
Kanały tematyczne - możesz utworzyć osobne kanały dla:
Integracja z Outlookiem - oficjalna korespondencja może być kierowana na adres grupy Teams, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco.
Wspólne notatki w Loop - nowe narzędzie Microsoft, które pozwala tworzyć współdzielone notatki, listy zadań, protokoły ze spotkań. Wszystko aktualizuje się w czasie rzeczywistym.
Każdy projekt generuje mnóstwo plików - dokumenty, prezentacje, zdjęcia, filmy, arkusze kalkulacyjne. Tradycyjnie kończy się to chaosem w folderach "Projekt_v1", "Projekt_v2_final", "Projekt_v2_final_OSTATECZNY".
Grupa Teams automatycznie tworzy przestrzeń SharePoint, gdzie możesz:
Dodatkowo możesz przygotować szablony dokumentów - protokoły, raporty, umowy - które będą dostępne dla całego zespołu.
Tu wchodzi w grę Microsoft Planner - narzędzie do zarządzania zadaniami, które wielu użytkowników M365 w ogóle nie zna.
Planner pozwala:
Co najważniejsze - Planner można osadzić bezpośrednio w Teams jako kartę, więc zespół ma dostęp do zadań bez opuszczania głównego środowiska pracy.
Microsoft 365 oferuje możliwości automatyzacji przez Power Automate (dostępne w wyższych planach licencyjnych):
Narzędzia to jedno, ale sposób ich wykorzystania to drugie. Warto ustalić:
Wyobraź sobie projekt wdrożenia nowego systemu CRM w firmie liczącej 50 osób:
Tradycyjne podejście:
Podejście Microsoft 365:
Rezultat: Projekt zakończony o 2 tygodnie wcześniej, bez przekroczenia budżetu, z pełną dokumentacją.
Nie próbuj wykorzystać wszystkich możliwości Microsoft 365 od razu. Zacznij od Teams + Planner + SharePoint. Gdy zespół się przyzwyczai, dodawaj kolejne funkcje.
Ustal od początku, kto za co odpowiada, gdzie co się znajduje i jak komunikuje się zespół. Napisz to w prostym dokumencie dostępnym dla wszystkich.
Jeśli projekt wymaga współpracy z podwykonawcami czy klientami, uwzględnij ich już na etapie planowania. Microsoft 365 pozwala na bezpieczne włączenie osób spoza organizacji.
Nawet najlepszy system wymaga utrzymania. Ustal cotygodniowe lub dwutygodniowe przeglądy statusu projektu.
Całość zajmie Ci około 15-30 minut, a efekt będzie widoczny od pierwszego dnia.
Jesteś gotowy, by przestać tracić czas na chaotyczną obsługę zgłoszeń i skupić się na rozwoju swojego biznesu? Nasz system helpdesk dostosowany do Twoich procesów to pierwszy krok.
Tracisz zbyt wiele czasu na szukanie maili, zastanawianie się kto zajmuje się daną sprawą i odpowiadanie na te same pytania? Nie jesteś sam. Większość firm marnuje kilkanaście godzin tygodniowo na chaotyczną obsługę zgłoszeń klientów.
Większość systemów helpdesk zmusza Cię do dostosowania się do ich sposobu działania. My proponujemy odwrotne podejście – system, który dostosuje się do wypracowanych przez Ciebie procesów.
Wyobraź sobie, że:
Co to oznacza dla Twojego biznesu? Znaczące przyspieszenie obsługi zgłoszeń i znacznie wyższy poziom satysfakcji klientów.
...pozwól systemowi pracować za Ciebie:
Firmy korzystające z naszego systemu odnotowują:
Twój problem: Zgłoszenia giną w natłoku maili, trudno śledzić ich status.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? 70% szybsza obsługa standardowych zgłoszeń.
Twój problem: Skomplikowane procesy wymagają wielu dokumentów i ręcznej pracy.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? Skrócenie czasu obsługi reklamacji z 5 dni do 24 godzin.
Twój problem: Brak spójnej komunikacji prowadzi do utraty potencjalnych klientów.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? Wzrost konwersji zapytań o 43%.
Obawiasz się, że wdrożenie nowego systemu będzie skomplikowane i czasochłonne? Nie z nami.
Zamiast czytać o możliwościach systemu, zobacz go w akcji. Umów się na 45-minutową konsultację, podczas której:
Tracisz dziesiątki godzin na przepisywanie faktur, szukanie umów czy ręczną inwentaryzację? Poznaj 5 procesów, które zautomatyzowane uwolnią czas Twojego zespołu. Od cyfrowych baz dokumentów po AI transkrybujące spotkania – te rozwiązania to nie przyszłość, ale teraźniejszość nowoczesnych firm.
Przepisywanie faktur. Szukanie umów. Ręczna inwentaryzacja. Te zadania kradną Twój cenny czas, który mógłbyś przeznaczyć na rozwijanie biznesu. Automatyzując zaledwie 5 kluczowych procesów, Twój zespół odzyska dziesiątki godzin miesięcznie, które będzie mógł poświęcić na strategiczne działania.
Oto sprawdzone automatyzacje, które wdrażamy w firmach i realne korzyści, jakie przynoszą:
Przed: Ręczne wprowadzanie danych z faktur, czasochłonne wyszukiwanie dokumentów w segregatorach, spóźnione płatności i potencjalne kary.
Po automatyzacji:
Nasi klienci z sektora produkcyjnego regularnie raportują, że po wdrożeniu systemu praktycznie wyeliminowali kary za opóźnione płatności, co przekłada się na realne oszczędności.
Przed: Przegapione terminy wygaśnięcia umów, trudności w zlokalizowaniu dokumentów, czas tracony na szukanie aneksów.
Po automatyzacji:
Właściciele firm korzystających z naszego rozwiązania podkreślają, że możliwość terminowej renegocjacji umów przekłada się na realne oszczędności w skali roku.
Przed: Zagubione dokumenty, opóźnione odpowiedzi, brak przejrzystości w obiegu pism.
Po automatyzacji:
Firmy z wieloma oddziałami szczególnie doceniają możliwość szybszej reakcji na pisma klientów, co przekłada się na wyższy poziom satysfakcji i lojalności.
Przed: Wielodniowy proces, błędy w liczeniu, stres zespołu, niedokładne wyniki.
Po automatyzacji:
Klienci z branży handlowej i magazynowej raportują, że czas potrzebny na inwentaryzację skrócił się z dni do godzin, przy jednoczesnym zwiększeniu dokładności procesu.
Przed: Niekompletne notatki, zgubione ustalenia, brak śledzenia zadań ze spotkań.
Po automatyzacji:
Kierownicy zespołów korzystający z automatycznych notatek zauważają wyraźny wzrost realizacji zadań ustalonych podczas spotkań, co przekłada się na lepszą efektywność pracy.
Każda z tych automatyzacji przynosi wymierne korzyści:
Najlepsze jest to, że wszystkie te rozwiązania można wdrożyć w oparciu o Microsoft 365, który prawdopodobnie już posiadasz. Bez dodatkowych licencji, bez skomplikowanych integracji.
Umówmy się na bezpłatną konsultację, podczas której przeanalizujemy, która automatyzacja przyniesie Twojej firmie największe i najszybsze korzyści.
Zautomatyzowany import dokumentów pozwala firmom oszczędzać czas i zmniejszać liczbę błędów, poprawiając jednocześnie organizację oraz bezpieczeństwo danych. Szybszy przepływ informacji i lepsza integracja z systemami wspierają efektywną pracę zespołów. Automatyzacja to inwestycja, która zwiększa skalowalność i konkurencyjność przedsiębiorstwa.
Automatyzacja procesów biznesowych, w tym zautomatyzowany import dokumentów, staje się kluczowym elementem sprawnego funkcjonowania nowoczesnych firm. Dzięki takim rozwiązaniom przedsiębiorstwa mogą znacząco zwiększyć efektywność, zaoszczędzić czas i ograniczyć ryzyko błędów. Oto kilka kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia zautomatyzowanego importowania dokumentów:
Ręczne wprowadzanie dokumentów to proces czasochłonny i narażony na błędy ludzkie. Dzięki automatyzacji tego zadania można zaoszczędzić wiele godzin pracy, które mogą być poświęcone na bardziej strategiczne działania. Pracownicy nie muszą już ręcznie przetwarzać dokumentów, co pozwala na większą koncentrację na zadaniach o wyższej wartości.
Podczas ręcznego wprowadzania danych łatwo o literówki, pominięcia czy nieprawidłowe dane. Zautomatyzowane narzędzia, wykorzystujące technologię OCR (optical character recognition), są w stanie dokładnie rozpoznawać tekst i przekształcać go w odpowiednie formaty, minimalizując liczbę błędów.
Automatyczny import dokumentów pozwala na lepszą organizację plików i dokumentacji w firmie. Systemy automatyzujące procesy mogą automatycznie klasyfikować dokumenty, przypisywać je do odpowiednich katalogów czy aplikacji, co pozwala na szybki i łatwy dostęp do informacji, a także ich archiwizację. To sprawia, że dane są bardziej uporządkowane i łatwiejsze do odnalezienia w razie potrzeby.
Wdrożenie zautomatyzowanych procesów importu dokumentów daje również większą kontrolę nad bezpieczeństwem danych. Tego typu systemy oferują lepsze zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem oraz umożliwiają śledzenie przepływu informacji, co jest szczególnie istotne w firmach, które muszą przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (np. RODO).
Automatyzacja przyspiesza proces przetwarzania dokumentów i sprawia, że informacje szybciej trafiają do właściwych działów i osób. Dzięki temu decyzje mogą być podejmowane sprawniej, a kluczowe dane są dostępne w czasie rzeczywistym. To przekłada się na lepszą współpracę wewnętrzną i zewnętrzną w firmie.
Nowoczesne narzędzia do automatyzacji, takie jak te dostępne w ekosystemie Microsoft 365 (np. SharePoint, OneDrive czy Power Automate), łatwo integrują się z innymi rozwiązaniami biznesowymi. Dzięki temu dokumenty mogą być automatycznie importowane do różnych aplikacji, co ułatwia zarządzanie nimi i wspiera komunikację między zespołami.
Systemy zautomatyzowanego importu dokumentów są łatwe do skalowania. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy firma rośnie, wprowadza nowe produkty, czy zwiększa liczbę klientów, system jest w stanie nadążyć za zwiększonym zapotrzebowaniem na przetwarzanie dokumentów.
Zautomatyzowany import dokumentów to narzędzie, które znacząco ułatwia codzienną pracę w firmie. Wpływa na zwiększenie efektywności, bezpieczeństwa i jakości danych, jednocześnie redukując czas i koszty związane z ręcznym wprowadzaniem dokumentów. W dobie cyfryzacji i rosnącej ilości informacji, automatyzacja tych procesów jest inwestycją, która szybko się zwraca, podnosząc konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku.
Rozwiązania takie jak Microsoft 365, w tym Power Automate, mogą pomóc w implementacji tych mechanizmów, wspierając zarówno małe, jak i duże firmy w osiągnięciu lepszych wyników.
Jeden z moich klientów przez lata zatrudniał kolejne osoby do ręcznego przepisywania danych między systemami. Inny poświęcał tydzień na przygotowanie raportu, który mógł powstawać w 15 minut.
Czy te problemy brzmią znajomo?
W tym artykule pokazuję, jak rozpoznać procesy w firmie, które najbardziej potrzebują automatyzacji. Zobaczysz też przykłady z życia wzięte i praktyczne rozwiązania.
Skąd wiedzieć, że proces wymaga automatyzacji?
To najbardziej oczywisty sygnał. Jeśli Twoi pracownicy:
- Spędzają godziny na szukaniu dokumentów w segregatorach
- Ręcznie przepisują dane między systemami
- Potrzebują tygodnia na przygotowanie raportu
- Pojedynczo generują każdą umowę czy fakturę
...to pierwszy znak, że potrzebujesz automatyzacji.
Przykład z życia: Jeden z klientów zatrudniał 2 osoby tylko do przepisywania danych z faktur do systemu księgowego. Po automatyzacji tego procesu te same osoby mogły zająć się bardziej wartościową pracą, a dane wprowadzają się same - bezbłędnie i 24/7.
Przyjrzyj się, ile osób jest zaangażowanych w powtarzalne, manualne zadania. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele czasu (i pieniędzy) pochłaniają proste czynności administracyjne.
Tam, gdzie jest człowiek, tam są błędy - to normalne. Ale jeśli Twój proces:
- Zawiera dużo błędów z ręcznego wprowadzania
- Jest niespójny między działami
- Nie ma jasnych standardów
...automatyzacja może znacząco podnieść jego jakość.
To często pomijany, ale kluczowy sygnał. Jeśli:
- Nie możesz zwiększyć skali działania bez zatrudniania kolejnych osób
- Pracownicy nie nadążają z obsługą rosnącej liczby zadań
- Konkurencja wyprzedza Cię w czasie realizacji
...oznacza to, że manual holding - czyli ręczne wykonywanie zadań - blokuje rozwój Twojej firmy.
Automatyzacja to nie jest projekt IT - to projekt biznesowy. W kolejnych artykułach pokażę:
- Jak przygotować proces do automatyzacji
- Jak oszacować koszty i potencjalne zyski
- Jak wybrać odpowiedniego partnera do wdrożenia
- Jak nadzorować realizację projektu
A na początek zobaczmy, jak zidentyfikować procesy do automatyzacji w Twojej firmie:
Chcesz więcej przykładów procesów do automatyzacji? Zostaw komentarz pod filmem, a dostaniesz dostęp do specjalnej tablicy w Miro, którą rozwijamy wspólnie z innymi firmami.
Technologie OCR i AI zintegrowane z Microsoft 365 umożliwiają automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych z dokumentów, takich jak umowy czy protokoły. To rozwiązanie, które zwiększa efektywność operacyjną, minimalizuje błędy, skraca czas pracy i zapewnia zgodność z przepisami prawnymi.
Efektywne zarządzanie dokumentami biznesowymi staje się kluczowym elementem sukcesu organizacji. Firmy codziennie przetwarzają ogromne ilości różnorodnych dokumentów, takich jak umowy, protokoły, faktury czy wnioski, które wymagają precyzyjnej analizy i archiwizacji. Tradycyjne, manualne przetwarzanie tych dokumentów, choć powszechne przez lata, staje się coraz mniej wydajne, kosztowne i podatne na błędy. Rozwiązaniem na miarę nowoczesnych wyzwań biznesowych jest automatyzacja procesów zarządzania dokumentami przy użyciu technologii OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) oraz sztucznej inteligencji (AI). Te zaawansowane technologie nie tylko zwiększają efektywność operacyjną, ale także minimalizują ryzyko błędów, co w efekcie pozwala firmom lepiej zarządzać swoimi zasobami.
Technologia OCR umożliwia przekształcanie zeskanowanych dokumentów, takich jak PDF-y, obrazy i inne pliki, w tekst, który można edytować, analizować oraz przetwarzać dalej. W praktyce oznacza to automatyczne rozpoznawanie i odczytywanie danych, które wcześniej wymagały ręcznego przepisywania, co często prowadziło do błędów oraz wydłużenia czasu przetwarzania. Połączenie OCR z AI przenosi tę technologię na wyższy poziom, umożliwiając nie tylko odczytywanie danych, ale również ich interpretację w szerszym kontekście.
Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji, systemy przetwarzania dokumentów są w stanie automatycznie analizować kluczowe elementy zawarte w dokumentach, takie jak umowy czy protokoły, i przekształcać je w dane strukturalne. Oznacza to, że systemy te mogą nie tylko odczytać informacje, ale również zrozumieć ich kontekst, co pozwala na automatyczne przypisanie ich do odpowiednich kategorii w systemie zarządzania dokumentami (DMS).
W przypadku takich dokumentów jak umowy, protokoły czy inne dokumenty formalne, AI zintegrowane z OCR może automatycznie rozpoznawać i klasyfikować kluczowe dane, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania informacji do systemów. Najczęściej przetwarzane elementy to:
Wdrożenie technologii OCR i AI do zarządzania dokumentami niesie ze sobą szereg korzyści, które znacząco wpływają na poprawę efektywności procesów biznesowych:
Rozwiązania dostępne w ramach Microsoft 365, takie jak Power Automate i SharePoint, umożliwiają kompleksową automatyzację procesów związanych z zarządzaniem dokumentami. Dzięki tym narzędziom możliwe jest:
Technologie OCR i AI zintegrowane z platformą Microsoft 365 wprowadzają firmy na wyższy poziom efektywności w zarządzaniu dokumentami. Automatyzacja nie tylko przyspiesza przetwarzanie danych, ale również zwiększa ich precyzję, minimalizuje ryzyko operacyjne oraz zapewnia zgodność z regulacjami prawnymi. W dobie cyfryzacji każda firma, która dąży do poprawy efektywności i bezpieczeństwa, powinna rozważyć wdrożenie takich rozwiązań. Dzięki nim organizacje mogą osiągnąć lepsze wyniki, zredukować koszty i skupić się na swoich kluczowych celach biznesowych.
Rozwój technologii sztucznej inteligencji otwiera nowe możliwości w dziedzinie finansów. Automatyczne opisywanie faktur to przykład zastosowania AI, które pozwala firmom na przyspieszenie procesów i zwiększenie efektywności. Narzędzia Microsoft 365 umożliwiają łatwą implementację tego rozwiązania.
Współczesne przedsiębiorstwa, zmagające się z coraz większą liczbą faktur kosztowych, stają przed wyzwaniem optymalizacji procesów finansowych. Ręczne przetwarzanie i kategoryzacja faktur to zadania czasochłonne, narażone na błędy oraz trudne do skalowania. Z pomocą przychodzi automatyzacja wspierana przez sztuczną inteligencję (AI), która pozwala na automatyczne opisywanie faktur na podstawie ich treści. Dzięki temu firmy mogą zaoszczędzić czas, zmniejszyć liczbę błędów i usprawnić zarządzanie kosztami.
W artykule wyjaśnimy, jak działa ten proces, jakie korzyści niesie oraz jakie narzędzia – w tym z pakietu Microsoft 365 – wspierają automatyzację faktur kosztowych.
Automatyczne opisywanie faktur kosztowych z użyciem sztucznej inteligencji opiera się na analizie treści faktury i przypisywaniu odpowiednich kategorii kosztowych. Algorytmy AI przetwarzają zawartość dokumentu, identyfikując kluczowe informacje, takie jak:
Algorytmy AI są w stanie rozpoznawać wzorce oraz kontekst, co oznacza, że system "uczy się" na podstawie analizy poprzednich faktur i jest w stanie poprawnie klasyfikować coraz bardziej złożone dokumenty. Przykładowo, jeśli faktura dotyczy usług reklamowych, system automatycznie przypisze ją do kategorii marketingowej bez konieczności interwencji ze strony człowieka.
Microsoft 365 oferuje szereg narzędzi, które wspierają automatyzację procesów finansowych, w tym opisywanie faktur. Dzięki zaawansowanym funkcjom sztucznej inteligencji oraz integracji z innymi aplikacjami, systemy te mogą efektywnie współpracować z narzędziami do zarządzania finansami.
Power Automate to narzędzie służące do automatyzacji przepływów pracy, które może być wykorzystane do tworzenia skryptów automatycznie przetwarzających faktury kosztowe. Dzięki Power Automate, możliwe jest:
Power Automate może być zintegrowany z innymi aplikacjami w Microsoft 365 oraz zewnętrznymi platformami, co pozwala na pełną automatyzację procesu obiegu faktur w firmie.
AI Builder to funkcja w Power Platform, która umożliwia tworzenie modeli sztucznej inteligencji bez konieczności pisania kodu. Dzięki AI Builder, firmy mogą tworzyć modele AI do:
AI Builder pozwala na personalizację modeli w zależności od specyfiki branży i firmy, co sprawia, że narzędzie staje się bardziej precyzyjne w przypisywaniu kategorii.
SharePoint w Microsoft 365 jest doskonałą platformą do zarządzania dokumentami i współpracy zespołowej. W kontekście automatyzacji faktur kosztowych SharePoint może pełnić funkcję centralnego repozytorium faktur, umożliwiając:
Dzięki integracji z Power Automate, SharePoint może służyć jako punkt początkowy dla całego procesu automatyzacji faktur, z szybkim dostępem do danych w jednym miejscu.
Excel, choć jest narzędziem znanym głównie z arkuszy kalkulacyjnych, zyskał nowe funkcje dzięki Power Query i sztucznej inteligencji. Dzięki integracji z AI, Excel może być wykorzystywany do:
Excel stanowi także doskonałe narzędzie do analizy danych, które już zostały przetworzone przez sztuczną inteligencję i inne narzędzia automatyzacyjne.
Automatyczne opisywanie faktur kosztowych przy użyciu sztucznej inteligencji i narzędzi z pakietu Microsoft 365 to rewolucyjne rozwiązanie, które pozwala firmom na uproszczenie i optymalizację procesów finansowych. Dzięki takim narzędziom jak Power Automate, AI Builder i SharePoint, firmy mogą nie tylko zaoszczędzić czas, ale także poprawić jakość zarządzania kosztami i zwiększyć efektywność działania. Wprowadzenie automatyzacji faktur to krok w stronę przyszłości, który każda firma powinna rozważyć w ramach swojej cyfrowej transformacji.
Automatyzacja wniosków urlopowych przynosi efektywność, transparentność i oszczędność czasu dla firm i działów HR. Inwestycja w tę technologię może poprawić zarządzanie zasobami ludzkimi i zwiększyć satysfakcję pracowników.
W dzisiejszym tempie życia biznesowego, gdzie każda minuta jest cenna, niezwykle istotne jest wykorzystanie technologii w celu usprawnienia procesów w firmie. Jednym z obszarów, który może skorzystać z automatyzacji, jest zarządzanie urlopami pracowniczymi. Tradycyjne metody zbierania i przetwarzania wniosków urlopowych mogą być czasochłonne, uciążliwe i narażone na błędy. Dlatego właśnie, w dzisiejszym wpisie, omówimy korzyści automatyzacji wniosków urlopowych zarówno dla właścicieli firm, jak i pracowników działów HR.
Podsumowanie: Automatyzacja wniosków urlopowych to nie tylko narzędzie usprawniające codzienne operacje firmy, ale także sposób na zwiększenie wydajności, poprawę satysfakcji pracowników oraz lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi. Dla właścicieli firm i działu HR inwestycja w tę technologię może przynieść znaczące korzyści zarówno krótko- jak i długoterminowe. Dlatego warto rozważyć wprowadzenie automatyzacji wniosków urlopowych jako kluczowego elementu strategii zarządzania personelem w firmie.
Oto przykładowy proces:
Pracownik wypełnia formularz wniosku urlopowego za pomocą aplikacji stworzonej w Power Apps lub MS Forms. W formularzu wybiera daty urlopu, typ urlopu oraz ewentualnie wprowadza krótkie uzasadnienie. W przypadku korzystania z Power Apps, aplikacja może automatycznie sprawdzić w bazie danych dostępne dni urlopowe pracownika. Formularz jest dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy i może być łatwo dostępny na różnych urządzeniach.
2. Automat pobiera przełożonego dla powyższego pracownika – Power Automate
W Microsoft 365 można skonfigurować dla każdego z pracowników przełożonego. Dzięki takiej konfiguracji pracownik składający wniosek nie musi wybierać swojego przełożonego tylko zrobi to za niego automat.
3. Przełożony Akceptuje (lub nie) wniosek urlopowy na Teams lub przez Email
Zgłoszenie urlopu jest automatycznie przesyłane do przełożonego za pomocą Power Automate. Przełożony otrzymuje powiadomienie w MS Teams i ma możliwość akceptacji wniosku bezpośrednio w aplikacji. Po zaakceptowaniu, pracownik otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie decyzji przełożonego.
4. Baza Wniosków jest tworzona automatycznie w SharePoint
Opis: Po zaakceptowaniu wniosku, dane są automatycznie przechowywane w bazie danych na SharePoint. Dzięki temu możliwe jest łatwe zarządzanie i archiwizacja zgłoszeń. Dane są widoczne jedynie dla osób uprawnionych, gdzie dział HR ma dostęp do wszystkich wniosków, a menedżerowie widzą tylko zgłoszenia swoich pracowników. Sam pracownik ma natomiast dostęp jedynie do swoich własnych wniosków.
5. Analiza Wniosków przez Dział HR odbywa się za pomocą zautomatyzowanego Excela lub PowerBI
Dział HR ma dostęp do dashboardu w Power BI lub Excel, gdzie w czasie rzeczywistym mogą analizować i wizualizować dane dotyczące zgłoszeń urlopowych wszystkich pracowników.
6. Eksport danych do systemu kadrowego.
Istnieje możliwość przygotowania eksportu danych do Excela lub innego formatu plikowego. Takie rozwiązanie może zautomatyzować wprowadzanie wniosków do Twojego systemu kadrowego. To kolejne oszczędności i udogodnienia automatyzacji wniosków urlopowych.
Sprawdź, ile kosztuje wdrożenie Automatycznych Wniosków urlopowych w Twojej firmie.
7. Kalendarz urlopów. Kalendarz tworzony jest automatycznie i możesz w nim sprawdzić, kiedy każdy z pracowników jest na urlopie.
Chcesz dowiedzieć się więcej lub zobaczyć, jak wygląda proces na żywo zapraszam do kontaktu.
