‍

1. Zaplanuj finanse - nie tylko na start

Myślenie o kosztach automatyzacji to jak planowanie budowy domu. Nie wystarczy mieć budżet na materiały - potrzebujesz też planu na wykończenie i późniejsze utrzymanie.

Co musisz uwzględnić?

• Koszty wdrożenia to dopiero początek
• Eksploatacja może być rozliczana na różne sposoby (np. za każdy przetworzony dokument)
• Wsparcie techniczne i szkolenia to często pomijane, ale kluczowe wydatki

2. Czas zespołu - zasób cenniejszy niż pieniądze

Historia z życia: klient zarezerwował 100 000 zł na automatyzację. Nie zarezerwował ani jednego dnia na testy. Efekt? Projekt opóźnił się o 3 miesiące.

Twój zespół potrzebuje czasu na:

• Testy biznesowe (to nie jest "jak znajdziesz chwilę")
• Naukę nowego systemu
• Weryfikację wszystkich przypadków brzegowych

3. Wspólny język - podstawa komunikacji

Prawdziwa historia z jednego z projektów:

Ja: "Zbudujemy bazę faktur"
Klient: "Świetnie! Będziemy tam trzymać też umowy i akty notarialne"
Ja: "Stop! To nie to samo..."

Jak budować wspólne rozumienie:

• Rysuj procesy (nawet te najprostsze)
• Powtarzaj ustalenia własnymi słowami
• Dokumentuj wszystkie definicje i założenia

4. Wsparcie przy starcie - kluczowe pierwsze tygodnie

Pierwsze dni produkcyjnego działania to jak pierwsze dni z nowym samochodem - musisz się przyzwyczaić do nowych funkcji. Dlatego potrzebujesz:

• Szybkiej ścieżki zgłaszania problemów
• Dostępu do wsparcia technicznego
• Planu szkoleń dla całego zespołu

5. Nie zgub celu po drodze

W ferworze testów i poprawek łatwo zapomnieć, po co w ogóle zaczynaliśmy automatyzację. Zawsze zadaję te pytania:

• Co konkretnie chcemy osiągnąć?
• Jak zmierzymy sukces?
• Które elementy są kluczowe, a które mogą poczekać?

Podsumowanie

Automatyzacja to nie sprint, a maraton. Nie chodzi o to, żeby wystartować jak najszybciej, ale żeby bezpiecznie dotrzeć do mety.

Zaplanuj finanse, zarezerwuj czas zespołu, zadbaj o wspólne rozumienie i właściwe wsparcie - a zwiększysz swoje szanse na sukces o 90%.

Zobacz, jak wdrożyć te zasady w praktyce:

Zatrzymaj się na chwilę

Pierwsza zasada po zakończeniu wdrożenia? Zwolnij. Tak, dobrze czytasz. W świecie ciągłej pogoni za optymalizacją to może brzmieć kontrowersyjnie, ale pozwól swojemu zespołowi i organizacji "wygrzać się" w nowym rozwiązaniu.

To czas na:

• Obserwację jak nowe procesy sprawdzają się w praktyce
• Zbieranie feedbacku od użytkowników
• Wprowadzanie drobnych korekt i optymalizacji
• Budowanie zaufania do automatyzacji

Planuj mądrze kolejne kroki

Zanim rzucisz się w wir kolejnych wdrożeń, zadaj sobie kilka kluczowych pytań:

• Czy osiągnęliśmy zakładane cele?
• Jakie nieoczekiwane korzyści przyniósł projekt?
• Gdzie pojawiły się trudności?
• Co możemy zrobić lepiej przy kolejnym wdrożeniu?

Nie przegrzej zespołu

Pamiętaj - najlepszy zespół to nie ten, który pracuje najszybciej, ale ten, który pracuje najefektywniej. Dawkuj zmiany z rozwagą. W przeciwnym razie ryzykujesz:

• Spadek jakości wdrożeń
• Opór pracowników przed kolejnymi zmianami
• Przemęczenie kluczowych członków zespołu
• Utratę cennej wiedzy organizacyjnej

Buduj kulturę innowacji

Największy sukces? To moment, gdy Twoi pracownicy sami zaczynają zgłaszać pomysły na automatyzację. Bo to oni najlepiej wiedzą, ile razy dziennie wykonują te same, powtarzalne czynności.

Jak to osiągnąć?

• Daj zespołowi czas na refleksję
• Zbieraj i doceniaj pomysły
• Pokazuj konkretne korzyści z automatyzacji
• Inwestuj w rozwój kompetencji cyfrowych

Co dalej?

Automatyzacja to podróż, nie cel sam w sobie. Każde wdrożenie to kolejny krok w rozwoju Twojej organizacji. Kluczem jest znalezienie odpowiedniego tempa i równowagi między ambicjami a możliwościami zespołu.

‍

‍

Chciałbyś zwiększyć efektywność pracy swojego zespołu, uporządkować obieg dokumentów i jednocześnie nie ponosić dodatkowych kosztów licencyjnych? Rozwiązaniem jest Microsoft 365!

Dlaczego warto postawić na Microsoft 365?

1. Całościowe rozwiązanie: Microsoft 365 nie jest jedynie pakietem biurowym. To kompletne narzędzia do komunikacji, współpracy i automatyzacji. Pozwala na łatwe zarządzanie dokumentami, harmonogramem, projektami i komunikacją w jednym miejscu.
2. Bezpieczeństwo: Microsoft 365 stosuje najnowsze standardy zabezpieczeń. Twoje dane są chronione, a dostęp do nich można łatwo zarządzać i kontrolować.
3. Integracja: Wszystkie narzędzia są ze sobą zintegrowane, dzięki czemu nie trzeba tracić czasu na przesyłanie dokumentów między różnymi aplikacjami.

Automatyzacja obiegu dokumentów w Microsoft 365

Power Automate: Jest to narzędzie umożliwiające tworzenie automatycznych przepływów pracy między aplikacjami i usługami. Dzięki niemu można np. automatycznie przesyłać dokumenty do odpowiednich osób w firmie, zbierać akceptacje czy powiadamiać o zmianach.

SharePoint: To centralne miejsce do przechowywania, udostępniania i zarządzania dokumentami. Można tu tworzyć biblioteki dokumentów z określonymi uprawnieniami, co pozwala na kontrolę nad tym, kto i kiedy ma dostęp do konkretnych plików.

Teams: Platforma komunikacyjna, która doskonale integruje się z innymi narzędziami Microsoft 365. Dzięki Teams można dyskutować nad dokumentami w czasie rzeczywistym, organizować wideokonferencje czy dzielić się ekranem.

Koszty

Wiele firm decyduje się na zakup dodatkowych programów do zarządzania dokumentami i automatyzacji procesów. Nie tylko narażają się na dodatkowe koszty licencyjne, ale także na koszty wdrożenia i szkolenia pracowników.

Wykorzystując Microsoft 365, płacisz jedynie za wdrożenie, co jest znacznie bardziej opłacalne. Za licencje pewnie płacisz już teraz. Ponadto, Twoi pracownicy prawdopodobnie są już zaznajomieni z narzędziami Microsoft, co przyspiesza proces wdrożenia.

Podsumowanie

Microsoft 365 to nie tylko Word, Excel czy PowerPoint. To kompleksowy zestaw narzędzi do efektywnej i zautomatyzowanej pracy. Zamiast inwestować w dodatkowe oprogramowanie, warto w pełni wykorzystać możliwości, które daje Microsoft 365. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w wdrożeniu, nasi specjaliści chętnie Ci pomogą!

‍

Załóżmy, że w Twojej firmie potrzebujesz zorganizować:

• grupę dla nowego projektu
• miejsce do zamawiania wspólnych lunchów
• przestrzeń do dzielenia się firmowymi ogłoszeniami

Zamiast tworzyć kolejne kanały w Teams albo grupy mailowe, możesz to wszystko zorganizować w jednym miejscu - Microsoft Viva Engage. W tym przewodniku pokażę Ci, jak to zrobić krok po kroku.

Jak zacząć pracę z Viva Engage?

1. Zaloguj się na Office.com
2. Kliknij ikonę Viva Engage (jeśli jej nie widzisz, znajdziesz ją w sekcji "Wszystkie aplikacje")
3. Przejdź do zakładki "Communities" - zobaczysz tam wszystkie dostępne społeczności w Twojej firmie

Tworzenie nowej społeczności

To prostszy proces niż myślisz:

1. Kliknij "Create New" → "Create New Community"
2. Nadaj nazwę społeczności
3. Dodaj opis - to pomoże innym zrozumieć cel grupy
4. Wybierz członków, których chcesz dodać od razu
5. W ustawieniach zdecyduj o poziomie prywatności:
   • Grupa publiczna - każdy może dołączyć
   • Grupa prywatna - dostęp tylko dla zatwierdzonych członków

Praktyczne funkcje, które warto znać

🎯 Moderacja i zarządzanie

• Możesz określić, kto może publikować posty
• Ustaw domyślny typ komunikacji (dyskusja/pytanie)
• Włącz możliwość przenoszenia dyskusji między grupami

📱 Dostępność

• Aplikacja mobilna
• Integracja z Teams
• Dostęp przez przeglądarkę
• Powiadomienia email

💡 Interakcje

1. Posty - możesz:
   • Publikować zwykłe wpisy
   • Zadawać pytania
   • Tworzyć ankiety
   • Wysyłać gratulacje i wyrazy uznania
2. Zarządzanie treścią
   • Przypinanie ważnych informacji na górze
   • Oznaczanie kanałów jako oficjalne
   • Tagowanie osób i używanie hasztagów

Przykłady z życia

Grupa projektowa

• Wszyscy członkowie widzą aktualne statusy
• Dyskusje są uporządkowane i łatwe do znalezienia
• Historia jest dostępna dla nowych członków zespołu

Grupa lunchowa

• Łatwe ankiety "Co zamawiamy?"
• Szybka organizacja wspólnych zamówień
• Wszystko w jednym miejscu zamiast dziesiątek maili

Kanał ogłoszeń firmowych

• Oficjalne oznaczenie ważnych komunikatów
• Automatyczne powiadomienia
• Możliwość komentowania i zadawania pytań

Pro tipy na start

1. Zacznij od małej grupy - przetestuj narzędzie na jednym zespole, zbierz feedback
2. Ustal zasady - określ, co publikujemy gdzie i w jakiej formie
3. Wykorzystaj aplikację mobilną - to klucz do aktywnego uczestnictwa zespołu
4. Moderuj z umiarem - pozwól społeczności rozwijać się organicznie

Nie tylko komunikacja

Viva Engage to nie tylko narzędzie do rozmów. To sposób na:

• Budowanie firmowej kultury
• Zachowanie wiedzy organizacyjnej
• Szybsze wdrażanie nowych pracowników
• Integrację rozproszonych zespołów

Potrzebujesz pomocy?

Obejrzyj nasz film na YouTube, gdzie pokazuję wszystkie opisane funkcje w akcji. Masz pytania? Zostaw komentarz pod filmem lub skontaktuj się z nami - chętnie pomożemy Ci wdrożyć Viva Engage w Twojej organizacji.

‍

Funkcjonalność

W dzisiejszym dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, efektywne zarządzanie informacjami o produktach (Product Information Management, PIM) jest kluczowe dla sukcesu przedsiębiorstwa. Narzędzie PIM oparte o SharePoint listy to rozwiązanie, które umożliwia przedsiębiorstwom wszystkich rozmiarów skuteczne zarządzanie danymi produktowymi, od informacji statycznych po multimedia, takie jak zdjęcia. W tym artykule przyjrzymy się, jak narzędzie PIM na platformie SharePoint może przyczynić się do optymalizacji procesów biznesowych i ułatwić zarządzanie asortymentem produktowym w Twojej firmie.

‍

Dlaczego SharePoint?

SharePoint, będący częścią pakietu Microsoft 365, oferuje bogaty zestaw funkcji, które wspierają efektywną współpracę i zarządzanie dokumentacją w firmie. Użycie SharePoint jako podstawy dla narzędzia PIM pozwala na wykorzystanie istniejącej infrastruktury i integrację z innymi narzędziami Microsoft, takimi jak Microsoft Teams czy Excel, co zapewnia płynne i zintegrowane środowisko pracy.

Kluczowe Funkcjonalności PIM na SharePoint

1. Centralne Repozytorium Danych: SharePoint listy działają jako centralne miejsce do przechowywania wszystkich danych produktowych. Możesz łatwo zarządzać informacjami statycznymi, takimi jak opisy, specyfikacje, ceny, oraz dynamicznymi, jak zdjęcia produktów czy instrukcje obsługi. Centralizacja danych ułatwia dostęp, edycję i udostępnianie informacji o produktach w całej organizacji.
2. Integracja z Multimediami: SharePoint umożliwia łatwe dodawanie i zarządzanie plikami multimedialnymi, które są niezbędne w nowoczesnym handlu, np. zdjęcia produktów, filmy instruktażowe czy materiały marketingowe. Dzięki temu PIM na SharePoint to nie tylko baza danych, ale również efektywne narzędzie do zarządzania zasobami cyfrowymi.
3. Automatyzacja Procesów: Możliwość tworzenia zautomatyzowanych przepływów pracy, takich jak automatyczne generowanie katalogów produktów w formacie PDF zgodnie z jednolitym szablonem, znacznie usprawnia procesy biznesowe. Automatyzacja tych procesów redukuje ryzyko błędów, oszczędza czas pracowników i pozwala na szybsze reagowanie na potrzeby rynku.
4. Elastyczność i Skalowalność: SharePoint listy są wysoce konfigurowalne, co oznacza, że narzędzie PIM można łatwo dostosować do specyficznych potrzeb Twojej firmy. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa czy branży, system może być skalowany wraz z rozwojem firmy, co czyni go długoterminowym rozwiązaniem do zarządzania informacjami o produktach.
5. Bezpieczeństwo i Kontrola: Korzystając z SharePoint, możesz być pewien, że Twoje dane są bezpieczne. Platforma oferuje zaawansowane opcje zarządzania dostępem i zabezpieczeniami, co jest kluczowe przy przechowywaniu wrażliwych danych produktowych. Kontrola dostępu, zarządzanie wersjami i możliwość śledzenia zmian zapewniają, że każdy element danych jest chroniony i zarządzany w odpowiedni sposób.

Podsumowanie

Implementacja PIM na platformie SharePoint oferuje firmom możliwość efektywnego zarządzania wszystkimi aspektami informacji o produktach w jednym, zintegrowanym miejscu. Jest to szczególnie wartościowe w kontekście rosnącej konkurencji i wymagań rynkowych, gdzie szybkie i precyzyjne zarządzanie informacjami produktowymi staje się krytycznym elementem sukcesu. Dzięki PIM na SharePoint, firmy mogą lepiej zarządzać swoimi produktami, co przekłada się na lepszą obsługę klienta, efektywniejsze działania marketingowe i ostatecznie – wzrost biznesu.

Zobacz jak to działa na demo.

Wraz z rosnącą rolą technologii, biznes nieustannie poszukuje skuteczniejszych sposobów prowadzenia swoich operacji. Jednym z takich rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest automatyzacja rejestru pracy zdalnej. W tym artykule przyjrzymy się temu rozwiązaniu, jego korzyściom i sposobom implementacji.

‍

Co to jest automatyzacja rejestru pracy zdalnej?

Automatyzacja rejestru pracy zdalnej to proces, który pozwala na automatyczne śledzenie i rejestrowanie czasu pracy pracowników pracujących zdalnie. Dzięki temu, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mają łatwy dostęp do informacji o czasie pracy, co ułatwia zarządzanie i rozliczanie pracy zdalnej.

‍

Jakie są korzyści z automatyzacji rejestru pracy zdalnej?

Automatyzacja rejestru pracy zdalnej przynosi wiele korzyści, zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Oto niektóre z nich:

• Przyspieszenie obsługi rozliczenia i kontroli pracy zdalnej: Dzięki automatyzacji, proces rozliczania i kontroli pracy zdalnej staje się szybszy i bardziej efektywny.
• Automatyzacja przygotowania zestawień pracy zdalnej: Automatyzacja pozwala na łatwe i szybkie przygotowanie zestawień pracy zdalnej, co ułatwia zarządzanie i planowanie pracy.
• Automatyzacja przygotowania rozliczeń energii i usług telekomunikacyjnych pracy zdalnej: Dzięki automatyzacji, proces rozliczania kosztów związanych z pracą zdalną staje się prostszy i bardziej efektywny.
• Łatwy eksport danych do Excela: Dzięki automatyzacji, dane o czasie pracy można łatwo eksportować do Excela, co ułatwia analizę i raportowanie.
• Oszczędność czasu i pieniędzy w HR: Automatyzacja rejestru pracy zdalnej pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy w dziale HR, dzięki czemu pracownicy HR mogą skupić się na innych, ważniejszych zadaniach.
• Oszczędność czasu dla pracowników pracujących zdalnie: Dzięki automatyzacji, pracownicy pracujący zdalnie nie muszą spędzać czasu na ręczne rejestrowanie swojego czasu pracy.
• Oszczędność papieru: Automatyzacja rejestru pracy zdalnej przyczynia się do oszczędności papieru, co jest korzystne dla środowiska.

‍

Jakie narzędzia są potrzebne do automatyzacji rejestru pracy zdalnej?

Do automatyzacji rejestru pracy zdalnej można wykorzystać różne narzędzia, takie jak Microsoft 365. Dzięki temu, nawet osoby bez umiejętności programistycznych mogą skonfigurować proces automatyzacji.

Microsoft 365 to pakiet narzędzi, które są nie tylko łatwe w obsłudze, ale również bardzo elastyczne i mogą być dostosowane do różnych potrzeb biznesowych. Dzięki temu, możesz skonfigurować proces automatyzacji tak, aby najlepiej spełniał potrzeby Twojej firmy.

‍

Czy warto inwestować w szkolenie z automatyzacji rejestru pracy zdalnej?

Tak, warto inwestować w szkolenie z automatyzacji rejestru pracy zdalnej. Dzięki temu, możesz nauczyć się, jak skonfigurować proces automatyzacji, co pozwoli Ci na oszczędność czasu i pieniędzy. Co więcej, szkolenie z automatyzacji rejestru pracy zdalnej pozwoli Ci na zdobycie cennych umiejętności, które mogą przynieść korzyści dla Twojego biznesu.

Szkolenie z automatyzacji rejestru pracy zdalnej to inwestycja, która szybko się zwraca. Dzięki zdobytej wiedzy i umiejętnościom, będziesz mógł skutecznie zarządzać procesem rejestru pracy zdalnej, co przyniesie korzyści nie tylko dla Ciebie, ale również dla Twoich pracowników.

‍

Podsumowanie

Automatyzacja rejestru pracy zdalnej to innowacyjne rozwiązanie, które może przynieść wiele korzyści dla Twojego biznesu. Dzięki temu, możesz przyspieszyć obsługę rozliczenia i kontroli pracy zdalnej, oszczędzić czas i pieniądze, a także zwiększyć zadowolenie swoich pracowników.

Jeśli jesteś zainteresowany automatyzacją rejestru pracy zdalnej, warto zainwestować w szkolenie, które pozwoli Ci na skonfigurowanie tego procesu. Dzięki temu,

będziesz mógł skutecznie zarządzać pracą zdalną, co przyniesie korzyści dla Twojego biznesu.

Automatyzacja rejestru pracy zdalnej to przyszłość zarządzania pracą zdalną. Dlatego warto już teraz zainwestować w to rozwiązanie i cieszyć się jego korzyściami.

‍