keyboard_arrow_left
Wszystkie to blog

Product Information Management w Microsoft 365

Product Information Managment
Aplikacje Microsoft
Microsoft 365

Podsumowanie

info

W dzisiejszym dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, efektywne zarządzanie informacjami o produktach (Product Information Management, PIM) jest kluczowe dla sukcesu przedsiębiorstwa. Narzędzie PIM oparte o SharePoint listy to rozwiązanie, które umożliwia przedsiębiorstwom wszystkich rozmiarów skuteczne zarządzanie danymi produktowymi.

Funkcjonalność

W dzisiejszym dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, efektywne zarządzanie informacjami o produktach (Product Information Management, PIM) jest kluczowe dla sukcesu przedsiębiorstwa. Narzędzie PIM oparte o SharePoint listy to rozwiązanie, które umożliwia przedsiębiorstwom wszystkich rozmiarów skuteczne zarządzanie danymi produktowymi, od informacji statycznych po multimedia, takie jak zdjęcia. W tym artykule przyjrzymy się, jak narzędzie PIM na platformie SharePoint może przyczynić się do optymalizacji procesów biznesowych i ułatwić zarządzanie asortymentem produktowym w Twojej firmie.

Dlaczego SharePoint?

SharePoint, będący częścią pakietu Microsoft 365, oferuje bogaty zestaw funkcji, które wspierają efektywną współpracę i zarządzanie dokumentacją w firmie. Użycie SharePoint jako podstawy dla narzędzia PIM pozwala na wykorzystanie istniejącej infrastruktury i integrację z innymi narzędziami Microsoft, takimi jak Microsoft Teams czy Excel, co zapewnia płynne i zintegrowane środowisko pracy.

Kluczowe Funkcjonalności PIM na SharePoint

  1. Centralne Repozytorium Danych: SharePoint listy działają jako centralne miejsce do przechowywania wszystkich danych produktowych. Możesz łatwo zarządzać informacjami statycznymi, takimi jak opisy, specyfikacje, ceny, oraz dynamicznymi, jak zdjęcia produktów czy instrukcje obsługi. Centralizacja danych ułatwia dostęp, edycję i udostępnianie informacji o produktach w całej organizacji.
  2. Integracja z Multimediami: SharePoint umożliwia łatwe dodawanie i zarządzanie plikami multimedialnymi, które są niezbędne w nowoczesnym handlu, np. zdjęcia produktów, filmy instruktażowe czy materiały marketingowe. Dzięki temu PIM na SharePoint to nie tylko baza danych, ale również efektywne narzędzie do zarządzania zasobami cyfrowymi.
  3. Automatyzacja Procesów: Możliwość tworzenia zautomatyzowanych przepływów pracy, takich jak automatyczne generowanie katalogów produktów w formacie PDF zgodnie z jednolitym szablonem, znacznie usprawnia procesy biznesowe. Automatyzacja tych procesów redukuje ryzyko błędów, oszczędza czas pracowników i pozwala na szybsze reagowanie na potrzeby rynku.
  4. Elastyczność i Skalowalność: SharePoint listy są wysoce konfigurowalne, co oznacza, że narzędzie PIM można łatwo dostosować do specyficznych potrzeb Twojej firmy. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa czy branży, system może być skalowany wraz z rozwojem firmy, co czyni go długoterminowym rozwiązaniem do zarządzania informacjami o produktach.
  5. Bezpieczeństwo i Kontrola: Korzystając z SharePoint, możesz być pewien, że Twoje dane są bezpieczne. Platforma oferuje zaawansowane opcje zarządzania dostępem i zabezpieczeniami, co jest kluczowe przy przechowywaniu wrażliwych danych produktowych. Kontrola dostępu, zarządzanie wersjami i możliwość śledzenia zmian zapewniają, że każdy element danych jest chroniony i zarządzany w odpowiedni sposób.

Podsumowanie

Implementacja PIM na platformie SharePoint oferuje firmom możliwość efektywnego zarządzania wszystkimi aspektami informacji o produktach w jednym, zintegrowanym miejscu. Jest to szczególnie wartościowe w kontekście rosnącej konkurencji i wymagań rynkowych, gdzie szybkie i precyzyjne zarządzanie informacjami produktowymi staje się krytycznym elementem sukcesu. Dzięki PIM na SharePoint, firmy mogą lepiej zarządzać swoimi produktami, co przekłada się na lepszą obsługę klienta, efektywniejsze działania marketingowe i ostatecznie – wzrost biznesu.

Zobacz jak to działa na demo.

O autorze

Marcin Karwowski

Automation Expert
With over 20 years of expertise....

Powiązane wpisy

Automatyzacja procesów
Aplikacje Microsoft
Automatyzacja z Microsoft 365

5 kluczowych procesów w firmie, które warto zautomatyzować już dziś

Tracisz dziesiątki godzin na przepisywanie faktur, szukanie umów czy ręczną inwentaryzację? Poznaj 5 procesów, które zautomatyzowane uwolnią czas Twojego zespołu. Od cyfrowych baz dokumentów po AI transkrybujące spotkania – te rozwiązania to nie przyszłość, ale teraźniejszość nowoczesnych firm.

Czas oszczędzać! Poznaj 5 procesów, które zautomatyzowane mogą uwolnić dziesiątki godzin pracy Twoich pracowników miesięcznie.

Automatyzacja to nie tylko modny trend - to konkretne oszczędności czasu i pieniędzy. Wybrałem dla Ciebie 5 procesów, które w niemal każdej firmie można skutecznie zautomatyzować, uwalniając potencjał zespołu do bardziej twórczych zadań.

1. Baza faktur kosztowych (lub elektroniczny obieg dokumentów)

Dla mniejszych firm polecam wdrożenie bazy faktur kosztowych, a dla większych - pełen elektroniczny obieg dokumentów. Co zyskujesz?

  • Koniec z ręcznym przepisywaniem danych - OCR odczytuje dane z faktur automatycznie ze skutecznością 99%
  • Oszczędność czasu - nie musisz szukać dokumentów w segregatorach na koniec miesiąca
  • Natychmiastowy dostęp do dokumentów - wyszukiwanie faktury po nazwie dostawcy lub treści zajmuje sekundy
  • Automatyczne przypomnienia - system powiadomi o terminach płatności i brakujących dokumentach
  • Pełną kontrolę kosztów - wszystkie faktury w jednym miejscu to łatwe raportowanie i analiza wydatków

W 2025 roku prowadzenie dokumentacji papierowej to niepotrzebny koszt i obciążenie. Zautomatyzowane rozwiązanie pozwala kategoryzować koszty i generować raporty w Excel lub Power BI bez zbędnego nakładu pracy.

2. Baza umów i dokumentów

Druga automatyzacja, którą warto wdrożyć, to elektroniczna baza umów i innych ważnych dokumentów. Można w niej przechowywać różne rodzaje dokumentów - umowy, polisy, zamówienia czy akty notarialne.

Co daje Ci taka baza?

  • Automatyczne odczytywanie danych - sztuczna inteligencja wyciąga kluczowe parametry z umów
  • System przypomnień - aplikacja powiadomi o wygaśnięciu umowy lub możliwości renegocjacji
  • Błyskawiczne wyszukiwanie - dostęp do dokumentów przez aplikację mobilną lub przeglądarkę
  • Porządek w dokumentach - wszystkie umowy i aneksy w jednym miejscu
  • Łatwe udostępnianie - dokumenty można udostępniać cyfrowo bez konieczności wyjmowania ich z segregatorów

Baza umów daje Ci pełną kontrolę nad dokumentacją - żadna umowa nie wygaśnie bez Twojej wiedzy, a każdy dokument jest łatwo dostępny dla uprawnionych osób.

3. Elektroniczny dziennik korespondencji

W każdej większej firmie prowadzenie dziennika korespondencji jest obowiązkowe. Elektroniczna wersja tego narzędzia to:

  • Porządek w dokumentacji - wszystkie pisma przychodzące i wychodzące w jednym systemie
  • Przyspieszenie obiegu dokumentów - szybkie przekazywanie spraw do właściwych osób
  • Koniec z zagubionymi dokumentami - wszystko w cyfrowej bazie
  • Automatyczne przypomnienia - system pilnuje terminów odpowiedzi
  • Pełna wiedza o sprawach - łatwe powiązanie dokumentów przychodzących z wychodzącymi

Elektroniczny obieg korespondencji znacząco przyspiesza obsługę dokumentów, szczególnie gdy firma działa w kilku lokalizacjach.

4. Proces inwentaryzacji

Zbliża się koniec roku? Inwentaryzacja nie musi być koszmarem! Zautomatyzowany proces może wyglądać tak:

  • Skanowanie kodów kreskowych - terminalem przenośnym lub laptopem z czytnikiem
  • Eliminacja błędów - brak ręcznego wpisywania danych
  • Przyspieszenie procesu - kilkukrotnie szybsze liczenie
  • Możliwość wielokrotnego liczenia - czas zaoszczędzony na skanowaniu można wykorzystać na dokładność
  • Automatyczne porównanie - system zestawia wyniki spisu z danymi w systemie
  • Organizacja pracy komisji - przypisanie zespołów do konkretnych lokalizacji w magazynie
  • Gotowe raporty - automatycznie generowane z podziałem na komisje, produkty i lokalizacje

Taka automatyzacja nie tylko oszczędza czas, ale poprawia rzetelność całego procesu. Jako właściciel lub manager możesz też wykorzystać to narzędzie do częstszego sprawdzania stanów magazynowych, np. przed szczytowymi okresami sprzedaży.

5. Automatyczne notatki ze spotkań

Absolutnym hitem ostatniego roku jest dla mnie automatyzacja tworzenia notatek ze spotkań. Korzystam z aplikacji Fireflies, która:

  • Nagrywa spotkania - nie tracisz żadnych informacji
  • Tworzy transkrypcję - pełen zapis rozmowy
  • Generuje podsumowania - wyciąga najważniejsze wnioski
  • Tworzy listy zadań - wyodrębnione z rozmowy
  • Automatyzuje zadania - możliwość integracji z systemami do zarządzania zadaniami

Dodatkowo, analizuję swoje spotkania sprzedażowe z pomocą AI, co pozwala mi lepiej przygotować się do kolejnych rozmów z klientami. To narzędzie nie wymaga niemal żadnego czasu, a daje niesamowite rezultaty.

Podsumowanie korzyści z automatyzacji

Wszystkie opisane rozwiązania mają wspólne cechy - dostarczają wymiernych korzyści:

  • Oszczędność czasu pracowników
  • Oszczędność pieniędzy firmy
  • Wyższa jakość danych
  • Łatwiejszy dostęp do informacji
  • Automatyczne raportowanie
  • Wykorzystanie potencjału sztucznej inteligencji

W erze AI możliwe jest nie tylko przechowywanie dokumentów, ale automatyczne przetwarzanie ich zawartości - odczytywanie danych z faktur, umów czy zamówień i wykorzystywanie ich w systemach firmowych.

Zastanawiasz się, który proces warto zautomatyzować w Twojej firmie? Napisz w komentarzu pod filmem lub skontaktuj się bezpośrednio z nami!

Automatyzacja z Microsoft 365

Automatyczny import dokumentów

Zautomatyzowany import dokumentów pozwala firmom oszczędzać czas i zmniejszać liczbę błędów, poprawiając jednocześnie organizację oraz bezpieczeństwo danych. Szybszy przepływ informacji i lepsza integracja z systemami wspierają efektywną pracę zespołów. Automatyzacja to inwestycja, która zwiększa skalowalność i konkurencyjność przedsiębiorstwa.

Automatyzacja procesów biznesowych, w tym zautomatyzowany import dokumentów, staje się kluczowym elementem sprawnego funkcjonowania nowoczesnych firm. Dzięki takim rozwiązaniom przedsiębiorstwa mogą znacząco zwiększyć efektywność, zaoszczędzić czas i ograniczyć ryzyko błędów. Oto kilka kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia zautomatyzowanego importowania dokumentów:

1. Oszczędność czasu i zasobów

Ręczne wprowadzanie dokumentów to proces czasochłonny i narażony na błędy ludzkie. Dzięki automatyzacji tego zadania można zaoszczędzić wiele godzin pracy, które mogą być poświęcone na bardziej strategiczne działania. Pracownicy nie muszą już ręcznie przetwarzać dokumentów, co pozwala na większą koncentrację na zadaniach o wyższej wartości.

2. Mniejsza liczba błędów

Podczas ręcznego wprowadzania danych łatwo o literówki, pominięcia czy nieprawidłowe dane. Zautomatyzowane narzędzia, wykorzystujące technologię OCR (optical character recognition), są w stanie dokładnie rozpoznawać tekst i przekształcać go w odpowiednie formaty, minimalizując liczbę błędów.

3. Poprawa organizacji danych

Automatyczny import dokumentów pozwala na lepszą organizację plików i dokumentacji w firmie. Systemy automatyzujące procesy mogą automatycznie klasyfikować dokumenty, przypisywać je do odpowiednich katalogów czy aplikacji, co pozwala na szybki i łatwy dostęp do informacji, a także ich archiwizację. To sprawia, że dane są bardziej uporządkowane i łatwiejsze do odnalezienia w razie potrzeby.

4. Zwiększenie bezpieczeństwa danych

Wdrożenie zautomatyzowanych procesów importu dokumentów daje również większą kontrolę nad bezpieczeństwem danych. Tego typu systemy oferują lepsze zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem oraz umożliwiają śledzenie przepływu informacji, co jest szczególnie istotne w firmach, które muszą przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (np. RODO).

5. Szybszy przepływ informacji

Automatyzacja przyspiesza proces przetwarzania dokumentów i sprawia, że informacje szybciej trafiają do właściwych działów i osób. Dzięki temu decyzje mogą być podejmowane sprawniej, a kluczowe dane są dostępne w czasie rzeczywistym. To przekłada się na lepszą współpracę wewnętrzną i zewnętrzną w firmie.

6. Lepsza integracja z innymi systemami

Nowoczesne narzędzia do automatyzacji, takie jak te dostępne w ekosystemie Microsoft 365 (np. SharePoint, OneDrive czy Power Automate), łatwo integrują się z innymi rozwiązaniami biznesowymi. Dzięki temu dokumenty mogą być automatycznie importowane do różnych aplikacji, co ułatwia zarządzanie nimi i wspiera komunikację między zespołami.

7. Skalowalność

Systemy zautomatyzowanego importu dokumentów są łatwe do skalowania. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy firma rośnie, wprowadza nowe produkty, czy zwiększa liczbę klientów, system jest w stanie nadążyć za zwiększonym zapotrzebowaniem na przetwarzanie dokumentów.

Podsumowanie

Zautomatyzowany import dokumentów to narzędzie, które znacząco ułatwia codzienną pracę w firmie. Wpływa na zwiększenie efektywności, bezpieczeństwa i jakości danych, jednocześnie redukując czas i koszty związane z ręcznym wprowadzaniem dokumentów. W dobie cyfryzacji i rosnącej ilości informacji, automatyzacja tych procesów jest inwestycją, która szybko się zwraca, podnosząc konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku.

Rozwiązania takie jak Microsoft 365, w tym Power Automate, mogą pomóc w implementacji tych mechanizmów, wspierając zarówno małe, jak i duże firmy w osiągnięciu lepszych wyników.

Automatyzacja procesów
Automatyzacja z Microsoft 365

4 sygnały, że Twoja firma potrzebuje automatyzacji [PRZEWODNIK]

Jeden z moich klientów przez lata zatrudniał kolejne osoby do ręcznego przepisywania danych między systemami. Inny poświęcał tydzień na przygotowanie raportu, który mógł powstawać w 15 minut.

Czy te problemy brzmią znajomo?

W tym artykule pokazuję, jak rozpoznać procesy w firmie, które najbardziej potrzebują automatyzacji. Zobaczysz też przykłady z życia wzięte i praktyczne rozwiązania.

Skąd wiedzieć, że proces wymaga automatyzacji?

1. Proces pochłania zbyt dużo czasu

To najbardziej oczywisty sygnał. Jeśli Twoi pracownicy:
- Spędzają godziny na szukaniu dokumentów w segregatorach
- Ręcznie przepisują dane między systemami
- Potrzebują tygodnia na przygotowanie raportu
- Pojedynczo generują każdą umowę czy fakturę

...to pierwszy znak, że potrzebujesz automatyzacji.

Przykład z życia: Jeden z klientów zatrudniał 2 osoby tylko do przepisywania danych z faktur do systemu księgowego. Po automatyzacji tego procesu te same osoby mogły zająć się bardziej wartościową pracą, a dane wprowadzają się same - bezbłędnie i 24/7.

2. Proces generuje wysokie koszty

Przyjrzyj się, ile osób jest zaangażowanych w powtarzalne, manualne zadania. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele czasu (i pieniędzy) pochłaniają proste czynności administracyjne.

3. Jakość procesu pozostawia wiele do życzenia

Tam, gdzie jest człowiek, tam są błędy - to normalne. Ale jeśli Twój proces:
- Zawiera dużo błędów z ręcznego wprowadzania
- Jest niespójny między działami
- Nie ma jasnych standardów

...automatyzacja może znacząco podnieść jego jakość.

4. Proces blokuje rozwój firmy

To często pomijany, ale kluczowy sygnał. Jeśli:
- Nie możesz zwiększyć skali działania bez zatrudniania kolejnych osób
- Pracownicy nie nadążają z obsługą rosnącej liczby zadań
- Konkurencja wyprzedza Cię w czasie realizacji

...oznacza to, że manual holding - czyli ręczne wykonywanie zadań - blokuje rozwój Twojej firmy.

Co dalej?

Automatyzacja to nie jest projekt IT - to projekt biznesowy. W kolejnych artykułach pokażę:
- Jak przygotować proces do automatyzacji
- Jak oszacować koszty i potencjalne zyski
- Jak wybrać odpowiedniego partnera do wdrożenia
- Jak nadzorować realizację projektu

A na początek zobaczmy, jak zidentyfikować procesy do automatyzacji w Twojej firmie:

Chcesz więcej przykładów procesów do automatyzacji? Zostaw komentarz pod filmem, a dostaniesz dostęp do specjalnej tablicy w Miro, którą rozwijamy wspólnie z innymi firmami.

Nie marnuj czasu na powtarzalne czynności.
Zautomatyzujmy Twój biznes wspólnie!
Porozmawiajmy o konkretnych procesach, które możemy dla Ciebie usprawnić.