AI to nie przyszłość. To teraźniejszość.

‍

"Automatyzacja to nie koszt. To inwestycja."

Ten cytat powtarzam na każdym spotkaniu z klientami. Często odpowiada mi śmiech. Potem płacz, gdy widzą ile czasu marnują ich zespoły.

A prawda jest taka: w każdej firmie jest masa zadań, których NIKT nie robi, bo nie ma czasu.

• 4 osoby spędzają łącznie 120h miesięcznie na kopiuj-wklej
• Dział finansowy generuje ten sam raport 8 razy
• Nikt nie wie, gdzie są aktualne wersje dokumentów

Czy to brzmi znajomo?

W tym artykule przedstawię 10 praktycznych zastosowań sztucznej inteligencji, które rozwiązują rzeczywiste problemy biznesowe. To nie teoria – to rozwiązania, które wdrażam w polskich firmach każdego miesiąca.

Dlaczego teraz jest najlepszy moment na wdrożenie AI w Twojej firmie?

Jeszcze 2-3 lata temu technologie AI były drogie, niedostępne i wymagały specjalistycznej wiedzy. Dziś są:

1. Dostępne - można je wdrożyć w dniach, nie miesiącach
2. Przystępne cenowo - koszt zaczynający się od kilkuset złotych miesięcznie
3. Bezpieczne - pełna kontrola nad danymi w środowisku Microsoft Azure
4. Łatwe w użyciu - nie wymagają specjalistycznej wiedzy od użytkowników końcowych

Dodatkowo, Microsoft zintegrował sztuczną inteligencję z narzędziami, których Twoja firma prawdopodobnie już używa (Microsoft 365, Teams, SharePoint), co radykalnie zmniejsza barierę wejścia.

10 praktycznych zastosowań AI w firmie

1. Inteligentna baza wiedzy firmowej

Problem: Pracownicy tracą średnio 36 minut dziennie na szukanie informacji w dokumentach firmowych.

Rozwiązanie AI: Asystent, który zna wszystkie dokumenty firmowe i odpowiada na pytania w ciągu sekund.

Jak to działa w praktyce:Wyobraź sobie, że możesz zadać pytanie: "Jakie są warunki gwarancji w umowie z firmą X?" lub "Znajdź fakturę od Grzegorza Szymańskiego" i natychmiast otrzymać odpowiedź wraz z odnośnikiem do dokumentu źródłowego. Koniec z przeszukiwaniem folderów i plików.

Korzyści:

• Oszczędność czasu (z minut do sekund)
• Brak frustracji związanej z szukaniem dokumentów
• Łatwy dostęp do wiedzy dla nowych pracowników
• Eliminacja problemu "Tylko Ania wie, gdzie to jest"

2. Automatyzacja obsługi klienta

Problem: Powtarzalne zapytania klientów zabierają czas zespołu obsługi.

Rozwiązanie AI: System analizujący treść zapytań i sugerujący odpowiedzi na podstawie wcześniejszych interakcji.

Jak to działa w praktyce:Gdy klient wysyła zapytanie, system automatycznie kategoryzuje je, wyszukuje podobne historyczne zapytania i sugeruje odpowiedź konsultantowi. Nie zastępuje człowieka, ale sprawia, że może on odpowiedzieć szybciej i spójniej.

Korzyści:

• Szybsze odpowiedzi dla klientów
• Większa spójność komunikacji
• Zmniejszone obciążenie zespołu obsługi
• Możliwość skupienia się na złożonych problemach

3. Analiza i automatyzacja dokumentów prawnych

Problem: Ręczna analiza umów i dokumentów prawnych zajmuje mnóstwo czasu i jest podatna na błędy.

Rozwiązanie AI: System wykrywający potencjalne ryzyka w umowach i dokumentach.

Jak to działa w praktyce:Po wgraniu umowy do systemu, AI identyfikuje kluczowe klauzule, porównuje je z przyjętymi standardami i wskazuje potencjalne ryzyka lub niezgodności. Dodatkowo może monitorować zmiany w regulacjach i alertować o konieczności dostosowania dokumentów.

Korzyści:

• Minimalizacja ryzyka prawnego
• Oszczędność czasu prawników
• Szybsza analiza dokumentów
• Wyższa jakość umów

4. Zautomatyzowana baza faktur

Problem: Ręczne wprowadzanie danych z faktur do systemów finansowych.

Rozwiązanie AI: System automatycznie odczytujący dane z faktur (OCR wspomagany AI).

Jak to działa w praktyce:Faktura wpływa do systemu (e-mail, skan), AI odczytuje wszystkie istotne dane (data, kwota, dostawca, kategoria kosztów), wprowadza je do systemu i kategoryzuje. Dodatkowo może wysyłać przypomnienia o płatnościach i flagować niezgodności.

Korzyści:

• Eliminacja ręcznego wprowadzania danych
• Mniej błędów
• Szybki dostęp do dokumentów
• Lepsza kontrola kosztów

5. Inteligentna rekrutacja i HR

Problem: Analiza CV i dopasowanie kandydatów do wymogów stanowiska.

Rozwiązanie AI: System oceniający dopasowanie kandydatów na podstawie ich CV i wymogów stanowiska.

Jak to działa w praktyce:System analizuje dziesiątki lub setki CV, wyodrębnia kluczowe umiejętności i doświadczenie, a następnie szereguje kandydatów według stopnia dopasowania do wymogów. Dodatkowo może wskazywać luki kompetencyjne i sugerować pytania na rozmowę kwalifikacyjną.

Korzyści:

• Oszczędność czasu rekruterów
• Obiektywniejsza ocena kandydatów
• Lepsze dopasowanie do stanowiska
• Szybsza rekrutacja

6. AI w cyberbezpieczeństwie

Problem: Wykrywanie zagrożeń w systemach IT staje się coraz trudniejsze.

Rozwiązanie AI: System monitorujący wzorce ruchu sieciowego i wykrywający nietypowe działania.

Jak to działa w praktyce:AI analizuje normalny ruch sieciowy, uczy się typowych wzorców i szybko wykrywa anomalie mogące świadczyć o cyberataku lub naruszeniu bezpieczeństwa. Dodatkowo może analizować kod źródłowy pod kątem potencjalnych luk.

Korzyści:

• Wczesne wykrywanie zagrożeń
• Redukcja fałszywych alarmów
• Automatyczne reagowanie na proste zagrożenia
• Lepsza ochrona danych

7. Personalizacja marketingu i sprzedaży

Problem: Generyczne kampanie marketingowe z niską konwersją.

Rozwiązanie AI: System analizujący zachowania klientów i personalizujący komunikację.

Jak to działa w praktyce:AI segmentuje klientów na podstawie ich zachowań, preferencji i historii, a następnie automatycznie dostosowuje treść, czas i kanał komunikacji. Dodatkowo może prognozować prawdopodobieństwo konwersji i sugerować najefektywniejsze działania.

Korzyści:

• Wyższa konwersja
• Lepsze doświadczenie klienta
• Efektywniejsze wykorzystanie budżetu marketingowego
• Głębsze zrozumienie potrzeb klientów

8. Optymalizacja łańcucha dostaw

Problem: Nieefektywności i opóźnienia w łańcuchu dostaw.

Rozwiązanie AI: System prognozujący potencjalne problemy i sugerujący rozwiązania.

Jak to działa w praktyce:AI analizuje historyczne dane, identyfikuje wzorce i prognozuje potencjalne opóźnienia lub wąskie gardła. System może sugerować alternatywne ścieżki dostaw, optymalizować poziomy zapasów i przewidywać potrzeby materiałowe.

Korzyści:

• Redukcja opóźnień
• Minimalizacja kosztów logistycznych
• Optymalizacja poziomów zapasów
• Większa odporność łańcucha dostaw

9. AI w produkcji i kontroli jakości

Problem: Trudności w wykrywaniu wad produkcyjnych i przewidywaniu awarii.

Rozwiązanie AI: System analizujący dane z czujników i kamer, przewidujący potencjalne wady i awarie.

Jak to działa w praktyce:AI monitoruje dane z czujników w czasie rzeczywistym, wykrywa anomalie wskazujące na potencjalną awarię lub wady produkcyjne. System uczy się na podstawie historycznych danych, stając się coraz dokładniejszy w przewidywaniu problemów.

Korzyści:

• Prewencyjne utrzymanie maszyn
• Redukcja kosztów napraw
• Wyższa jakość produktów
• Mniejsza liczba przestojów

10. Automatyzacja raportowania i analizy danych

Problem: Czasochłonne tworzenie raportów z wielu źródeł danych.

Rozwiązanie AI: System automatycznie łączący dane i generujący raporty z komentarzem AI.

Jak to działa w praktyce:AI pobiera dane z różnych systemów, harmonizuje je, a następnie generuje raporty z kluczowymi metrykami i spostrzeżeniami. System może również proaktywnie alarmować o istotnych zmianach i trendach.

Korzyści:

• Oszczędność czasu
• Zawsze aktualne dane
• Głębsze spostrzeżenia analityczne
• Proaktywne wykrywanie trendów

Jak rozpocząć wdrażanie AI w swojej firmie?

Wdrażanie AI może wydawać się przytłaczające, ale nie musi takie być. Oto prosty proces, który sprawdził się u moich klientów:

1. Rozpocznij od problemu, nie od technologii

Zacznij od zidentyfikowania najbardziej czasochłonnych procesów w Twojej firmie:

• Gdzie pracownicy spędzają najwięcej czasu na powtarzalnych zadaniach?
• Które procesy generują najwięcej błędów?
• Jakich zadań nienawidzą Twoi pracownicy?

2. Opisz proces przed automatyzacją

Jak mówię klientom: "Nie można automatyzować chaosu. Wynikiem automatyzacji chaosu będzie chaos."

Przed wdrożeniem AI lub automatyzacji zawsze:

• Spisz wszystkie kroki procesu
• Określ uczestników procesu
• Zidentyfikuj używane narzędzia

3. Zacznij od małego, ale myśl długoterminowo

Wybierz jeden, dobrze zdefiniowany proces do automatyzacji. Szybki sukces buduje momentum i zaufanie w organizacji.

Jednocześnie, wypracuj długoterminową strategię automatyzacji, która uwzględnia:

• Integrację między systemami
• Zarządzanie danymi
• Rozwój kompetencji zespołu

4. Mierz rezultaty

Zawsze określaj mierzalne cele przed rozpoczęciem wdrożenia i konsekwentnie monitoruj postępy:

• Ile czasu zaoszczędzono?
• O ile zmniejszyła się liczba błędów?
• Jaki jest zwrot z inwestycji?

5. Inwestuj w ludzi

Automatyzacja i AI nie zastępują ludzi – zmieniają charakter ich pracy. Inwestuj w szkolenia i rozwój, aby Twój zespół mógł w pełni wykorzystać potencjał nowych technologii.

Podsumowanie: AI to nie przyszłość. To teraźniejszość.

Sztuczna inteligencja przestała być abstrakcyjną technologią przyszłości. To praktyczne narzędzie, które już teraz rozwiązuje realne problemy biznesowe.

Firmy, które szybko adaptują te technologie, zyskują przewagę konkurencyjną nie przez redukcję zatrudnienia, ale przez uwolnienie potencjału swoich zespołów.

Jak powiedział kiedyś jeden z moich klientów: "AI nie zastąpiło moich pracowników. Zastąpiło zadania, których moi pracownicy nienawidzili."

‍

Chcesz dowiedzieć się więcej? Pobierz pełną listę 100 praktycznych zastosowań AI w biznesie na erait.pl/100 lub obejrzyj mój film na YouTube, gdzie pokazuję te zastosowania w praktyce.

‍

‍

Większość przedsiębiorców patrzy na KSEF jak na kolejny obowiązek.

Przepisy. Terminy. Chaos w księgowości.

Ale jest druga strona.

KSEF to pierwsza w Polsce scentralizowana baza wszystkich faktur B2B. Wszystkie Twoje faktury - kosztowe i przychodowe - w jednym miejscu. W ustrukturyzowanej formie. Dostępne automatycznie.

To otwiera drzwi do automatyzacji, o której mogły marzyć tylko największe korporacje.

Sztuczna inteligencja może teraz automatycznie kategoryzować koszty, windykować nieopłacone faktury, budować prognozy finansowe i segmentować klientów. Wszystko na podstawie danych z KSEF.

W tym artykule pokażę Ci 5 konkretnych możliwości automatyzacji, które daje KSEF.

Dlaczego KSEF zmienia zasady gry?

Przed KSEF:

Faktury są wszędzie:

• PDF-y w mailach
• Papierowe dokumenty w segregatorach
• Różne formaty, różne struktury
• Ręczne przepisywanie do systemu księgowego

Każda firma miała swój własny sposób na faktury. Żadnej automatyzacji na większą skalę.

Po KSEF:

Wszystkie faktury w jednym miejscu:

• Jeden standard dla całej Polski
• Wszystkie faktury krajowe B2B w systemie
• Dane ustrukturyzowane i gotowe do przetworzenia
• Automatyczny dostęp przez API
• Przechowywane 10 lat przez Ministerstwo

To oznacza: Po raz pierwszy w Polsce masz dostęp do wszystkich swoich faktur w jednej, ustrukturyzowanej bazie.

I możesz to wykorzystać.

MOŻLIWOŚĆ #1: Automatyczna kategoryzacja kosztów przez AI

Problem dzisiaj:

Księgowa ręcznie przypisuje każdą fakturę:

• Do kategorii kosztowej
• Do projektu
• Do działu
• Do miejsca powstania kosztu (MPK)

Każda faktura wymaga decyzji i ręcznego wprowadzenia danych.

Rozwiązanie z KSEF + AI:

System automatycznie pobiera faktury z KSEF i przypisuje je do odpowiednich kategorii.

Jak to działa:

KSEF udostępnia faktury w ustrukturyzowanej formie. System może automatycznie pobrać wszystkie faktury kosztowe, a AI analizuje:

• Nazwę dostawcy
• Opis pozycji na fakturze
• Kategorię towaru/usługi
• Historię podobnych faktur

Na tej podstawie AI automatycznie przypisuje kategorię kosztową i projekt.

Kluczowa zmiana:

Zamiast ręcznie przepisywać każdą fakturę, księgowa tylko weryfikuje automatyczne przypisania. Jeśli AI się pomyliło, poprawia. Jeśli dobrze - zatwierdza.

Efekt:

Czas poświęcony na kategoryzację faktur drastycznie się skraca. Księgowa może skupić się na analizach zamiast przepisywania.

MOŻLIWOŚĆ #2: Automatyczne windykacje

Problem dzisiaj:

Wystawiasz fakturę. Musisz pamiętać:

• Kiedy upływa termin płatności
• Czy klient zapłacił
• Kiedy wysłać przypomnienie

Wszystko ręcznie. Łatwo coś przeoczyć.

Rozwiązanie z KSEF + AI:

System automatycznie sprawdza, czy faktura została opłacona i uruchamia windykację.

Jak to działa:

• • Pobieranie danych z KSEFSystem wie, kiedy wystawiłeś fakturę
  • Zna termin płatności
  • Integracja z bankiemSystem pobiera wyciągi bankowe
  • Automatycznie paruje płatności z fakturami
  • Automatyczna windykacjaJeśli termin minął, a płatności nie ma → wysyła przypomnienie
  • Jeśli nadal brak płatności → kolejne przypomnienie
  • Jeśli sytuacja się powtarza → informuje Cię o problemie

Efekt:

Zero zapomnianych faktur. Profesjonalne przypomnienia bez Twojej interwencji. Więcej czasu na rozwój biznesu zamiast dzwonienia do dłużników.

MOŻLIWOŚĆ #3: Dashboardy i raporty w czasie rzeczywistym

Problem dzisiaj:

Pytasz księgową:

"Ile wydaliśmy w tym miesiącu?"

Odpowiedź:

"Sprawdzę i dam Ci znać."

Raporty zawsze są spóźnione. Podejmujesz decyzje na podstawie danych z przeszłości.

Rozwiązanie z KSEF + AI:

Dashboard pokazuje koszty i przychody na bieżąco.

Jak to działa:

System pobiera faktury z KSEF automatycznie. Nie musisz czekać, aż księgowa je wprowadzi do systemu - są już w KSEF, gotowe do przetworzenia.

AI kategoryzuje faktury i przypisuje do projektów. Dashboard w Power BI aktualizuje się automatycznie.

Co widzisz:

• Koszty tego miesiąca w podziale na kategorie
• Przychody vs koszty
• Rentowność projektów
• Prognozy do końca miesiąca

Efekt:

Podejmujesz decyzje na podstawie aktualnych danych, nie historycznych. Widzisz na bieżąco, które projekty są rentowne, gdzie rosną koszty, czy mieścisz się w budżecie.

MOŻLIWOŚĆ #4: Automatyczna segmentacja klientów

Problem dzisiaj:

Nie wiesz:

• Którzy klienci są najbardziej rentowni
• Którzy płacą terminowo, którzy nie
• Którzy kupują regularnie, którzy sezonowo
• Kto zwiększa obroty, kto zmniejsza

Wszystkie dane są w systemie, ale nikt nie ma czasu ich analizować.

Rozwiązanie z KSEF + AI:

AI automatycznie segmentuje klientów na podstawie wszystkich faktur przychodowych z KSEF.

Jak to działa:

System pobiera wszystkie faktury wystawione przez Twoją firmę. AI analizuje:

• Wartość transakcji
• Częstotliwość zakupów
• Terminowość płatności
• Trendy wzrostowe lub spadkowe

Na tej podstawie automatycznie tworzy segmenty klientów.

Przykładowe segmenty:

• Klienci VIP (najwyższa wartość, terminowe płatności)
• Klienci ryzykowni (opóźnienia w płatnościach)
• Klienci sezonowi (kupują w określonych okresach)
• Klienci rosnący (zwiększają obroty)

Efekt:

Wiesz, na których klientach zarabiasz najbardziej. Identyfikujesz ryzyko zanim pojawią się problemy. Personalizujesz obsługę na podstawie danych, nie intuicji.

MOŻLIWOŚĆ #5: Asystent AI do KSEF

Problem dzisiaj:

Masz pytanie o KSEF:

"Czy można poprawić fakturę po wystawieniu?"

Szukasz odpowiedzi w dokumentach Ministerstwa. Dziesiątki stron PDF-ów. Język prawniczy.

20 minut szukania i wciąż nie masz pewności, czy dobrze zrozumiałeś.

Rozwiązanie: Własny asystent AI

Możesz stworzyć asystenta AI, który zna wszystkie przepisy o KSEF.

Jak to działa:

1. Pobierasz oficjalne dokumenty z podatki.gov.pl/ksef
2. Wrzucasz je do ChatGPT lub Claude
3. Tworzysz projekt z tymi plikami
4. Masz asystenta, który odpowiada na pytania

Przykład użycia:

Ty pytasz:

"Czy możliwe będzie poprawienie wystawionej faktury w KSEF?"

Asystent odpowiada i pokazuje, z którego dokumentu pochodzi informacja.

Zastosowania:

• Szybkie odpowiedzi na pytania zespołu
• Przygotowanie do wdrożenia
• Rozwiązywanie problemów na bieżąco
• Wsparcie w sytuacjach awaryjnych

Ważne: To nie zastąpi księgowej ani doradcy podatkowego. To narzędzie do szybkiego znajdowania informacji w oficjalnych dokumentach.

👉 Zobacz jak to zrobić: Asystent AI do KSEF – zrób to sam w 5 minut

Jak zacząć automatyzację po wdrożeniu KSEF?

Krok 1: Najpierw wdróż KSEF

Zanim zaczniesz automatyzować, musisz mieć działający KSEF.

👉 Przeczytaj: KSEF - praktyczny plan przygotowania firmy w 90 dni

Krok 2: Zbierz dane

AI potrzebuje danych do nauki. Im więcej faktur w systemie, tym lepsze automatyzacje. Warto poczekać 2-3 miesiące po uruchomieniu KSEF, żeby zebrać wystarczającą bazę danych.

Krok 3: Wybierz pierwszą automatyzację

Dla małych firm:

• Zacznij od Asystenta AI (najprostsze do wdrożenia)
• Podstawowe dashboardy w Power BI lub Excel

Dla średnich firm:

• Automatyczna kategoryzacja kosztów
• Dashboardy z analizą rentowności

Dla dużych firm:

• Kompleksowa automatyzacja: kategoryzacja + windykacje + segmentacja
• Dedykowane dashboardy dla działów
• Integracje z systemem ERP

Krok 4: Przetestuj rozwiązanie

Każdą automatyzację warto najpierw przetestować na małej próbce danych. Sprawdź, czy AI poprawnie kategoryzuje faktury, czy windykacje działają zgodnie z oczekiwaniami.

Co możesz zyskać?

Czas

Zamiast ręcznie przepisywać faktury, kategoryzować koszty i dzwonić do dłużników - system robi to automatycznie.

Dokładność

AI nie pomija faktur, nie zapomina o terminach, nie popełnia błędów przepisywania.

Wgląd w biznes

Widzisz rentowność projektów na bieżąco, nie po miesiącu. Możesz szybciej reagować na problemy.

Skalowanie

Te same procesy działają przy 50 fakturach i przy 500. Nie musisz zatrudniać kolejnych osób do administracji.

Częste pytania

Czy to jest legalne?

Tak. KSEF udostępnia API do pobierania faktur. To oficjalna funkcjonalność systemu przewidziana przez Ministerstwo Finansów.

Czy AI może popełniać błędy?

Tak, dlatego zawsze powinna być weryfikacja. AI kategoryzuje automatycznie, ale księgowa lub inna osoba weryfikuje i zatwierdza.

Kiedy można zacząć automatyzację?

Po wdrożeniu KSEF i zebraniu pierwszych faktur w systemie. Warto poczekać 2-3 miesiące, żeby AI miało dane do nauki.

Czy każda firma może to wdrożyć?

Teoretycznie tak, ale skala automatyzacji zależy od liczby faktur. Małe firmy mogą zacząć od prostych rozwiązań (Asystent AI, podstawowe dashboardy). Większe firmy mogą wdrożyć pełną automatyzację.

Podsumowanie: KSEF to szansa, nie tylko obowiązek

Większość firm wdroży KSEF "bo trzeba" i będzie używać go tylko do wystawiania faktur.

Ty możesz zrobić więcej.

Wykorzystaj KSEF do:

• Automatyzacji kategoryzacji kosztów
• Automatycznych windykacji
• Dashboardów w czasie rzeczywistym
• Segmentacji klientów
• Szybszego dostępu do informacji

Konkurencja będzie tracić czas na administrację. Ty możesz go wykorzystać na rozwój biznesu.

Potrzebujesz pomocy z automatyzacją?

Pomagamy firmom:

• Wdrożyć KSEF zgodnie z najlepszymi praktykami
• Zaprojektować automatyzacje dostosowane do potrzeb
• Stworzyć dashboardy w Power BI
• Zintegrować KSEF z systemami księgowymi

Umów bezpłatną konsultację – pokażemy Ci możliwości automatyzacji w Twojej firmie: [link]

Autor: Marcin Karwowski, ERA IT

Zobacz też:

• KSEF - praktyczny plan przygotowania firmy w 90 dni
• Film: Asystent AI do KSEF – zrób to sam w 5 minut
• Film: KSEF - jak przygotować firmę i wykorzystać ukryte możliwości automatyzacji

‍

Przez 2 lata ukrywałem to przed konkurencją

Większość firm, gdy myśli o AI, widzi ChatGPT. Pytanie, odpowiedź, koniec rozmowy.

My zrobiliśmy coś innego.

W ERA IT działa około 100 agentów AI. Pracują non stop. Bez urlopu, bez błędów, bez narzekania na poniedziałki.

Nie chciałem o tym mówić publicznie. To nasza przewaga konkurencyjna. Dzięki tym agentom pięcioosobowy zespół może obsłużyć procesy, które normalnie wymagałyby piętnastu osób.

Ale dostałem tyle pytań o AI w biznesie, że w końcu postanowiłem otworzyć karty.

Ten artykuł to szczera opowieść o tym, jak wykorzystujemy AI na co dzień. Bez marketingowych bzdur. Bez przesady. Pokazuję konkretne narzędzia i realne zastosowania.

Fair warning: Jeśli szukasz magicznej pigułki "wdrożysz AI i wszystko się rozwiąże" - spierdalaj. Ale jeśli chcesz zobaczyć, jak naprawdę wygląda praca z AI w małej firmie - czytaj dalej.

Dlaczego większość firm boi się AI

Zanim pokażę Ci naszych agentów, musimy rozwiać kilka mitów.

Mit #1: "AI zabierze mi pracę"

Nie zabierze. AI zabiera żmudną robotę.

Nikt w ERA IT nie stracił pracy przez automatyzację. Wręcz przeciwnie - ludzie mogą w końcu robić to, co naprawdę ma sens:

• Rozmawiać z klientami
• Projektować rozwiązania
• Myśleć strategicznie

Zamiast przepisywać dane, wystawiać faktury i robić notatki ze spotkań.

Mit #2: "To tylko dla korporacji"

Nie. Małe firmy mają przewagę.

Jesteśmy szybsi. Nie musimy przechodzić przez pięć poziomów zatwierdzenia. Działamy w małej skali, ale przy odpowiednim wykorzystaniu AI możemy zdziałać naprawdę dużo.

Mit #3: "To strasznie skomplikowane"

Jeśli potrafisz rozmawiać, potrafisz używać AI.

Nie musisz znać się na programowaniu. Nie musisz rozumieć, jak działają modele językowe.

Musisz tylko wiedzieć, co chcesz osiągnąć i jak to opisać.

Najważniejsza lekcja: Asystent to nie to samo co agent

To jest kluczowe. Jeśli tego nie zrozumiesz, będziesz rozczarowany.

Asystent = czeka na Twoje pytanie

Asystent to narzędzie do rozmowy. Zwracam się do niego z pytaniem, dylematem. On odpowiada, ja dyskutuję.

Moi asystenci:

CMO
Nie mamy działu marketingu. Ale ten asystent zna naszą firmę, produkty, rynek. Mogę z nim konsultować kampanie i strategie.

Bill (ekspert Microsoft)
Działamy w Microsoft 365, które jest cholerne rozbudowane. Bill zna to środowisko od podszewki. Sprawdzam z nim, czy dobrze używamy narzędzi.

Marek (ekspert Meta Ads)
Mój doradca od Facebooka. Wspiera mnie w przygotowaniu i analizie reklam.

Asystent do ofert
Pracuję w IT od lat. Czasami piszę oferty językiem technicznym, którego normalny człowiek nie zrozumie. Ten asystent czyta moje oferty i mówi: "hej, może to za bardzo techniczne, uprość".

Odkąd go używam, klienci zadają mniej pytań. Bo rozumieją ofertę od pierwszego czytania.

Jak to działa:
Zadaję pytanie → Asystent analizuje → Odpowiada → Dyskutujemy

Bez mojego pytania asystent nic nie robi.

Agent = małe mrówki pracujące same

Agenci to automaty wykonujące zadania bez mojej interwencji.

Jaka jest różnica?

Asystent to rozmowa. Agent to proces, który dzieje się sam.

Nasi agenci:

Agent Lead Generation
Ktoś wypełnia formularz. Agent automatycznie:

• Dodaje lead do CRM
• Pobiera domenę z emaila
• Wchodzi na stronę firmy i czyta
• Robi notatki: czym się zajmują
• Sprawdza KRS: ile zatrudniają, jakie obroty

Dzwonię do klienta wiedząc już wszystko. Nie tracę czasu na pytania "a czym się Państwo zajmują?". Od razu mogę dostosować ofertę.

Agent Faktury
Część usług fakturujemy co miesiąc. Agent automatycznie:

• Wystawia faktury
• Wysyła do klientów
• Aktualizuje CRM

W 100% zautomatyzowane.

Fireflies + CRM
Po spotkaniu na Teamsach:

• Fireflies generuje transkrypcję
• Dodaje notatkę do CRM
• Dołącza nagranie
• Wysyła powiadomienie w Teams

Za kilka kliknięć mogę pobrać i wysłać klientowi. Albo wrócić za miesiąc i odświeżyć, o czym gadaliśmy.

Agent stron
Czasami chcę szybko przygotować stronę z materiałem - checklistę, instrukcję. Agent w kilkanaście minut rozmowy generuje prostą stronę.

Wymieniłem tylko kilku. Ale tych agentów mamy około stu. Tylko dzięki temu możemy być skuteczni przy małym zespole.

Kiedy którego użyć?

Asystent gdy potrzebujesz:

• Drugiej opinii
• Analizy opcji
• Weryfikacji pomysłu

Agent gdy masz:

• Powtarzalne zadania
• Jasne kryteria
• Procesy do automatyzacji

Jak to działa w praktyce

Agent Lead Generation - krok po kroku

Ktoś wypełnia formularz na stronie.

Agent automatycznie:

1. Pobiera dane (imię, firma, email, telefon)
2. Dodaje lead do CRM
3. Z emaila (np. jan@firmaxyz.pl) wyciąga domenę
4. Wchodzi na firmaxyz.pl
5. Czyta stronę i robi notatki: czym się zajmują, co oferują
6. Sprawdza KRS: ile ludzi, jakie obroty, forma prawna
7. Przygotowuje brief w CRM

Rezultat:
Dzwonię wiedząc wszystko. Wiem, czy to duża firma czy jednoosobowa działalność. Mogę od razu dostosować komunikację.

Agent Faktury - krok po kroku

Zbliża się koniec miesiąca. Mamy klientów z abonamentami.

Agent automatycznie:

1. Sprawdza datę
2. Pobiera listę klientów z usługami cyklicznymi
3. Wystawia faktury
4. Oblicza kwoty (VAT, netto, brutto)
5. Wysyła emaile z PDF-ami
6. Aktualizuje CRM

Rezultat:
Budzę się rano. Faktury wysłane. Zero mojej roboty.

Fireflies + CRM - krok po kroku

Spotkanie na Teamsach z klientem.

Automatycznie:

1. Teams nagrywa (za zgodą)
2. Fireflies pobiera nagranie i generuje transkrypcję
3. AI robi podsumowanie kluczowych punktów
4. Automatyzacja dodaje notatkę do CRM z linkiem do nagrania
5. Wysyła powiadomienie w Teams: "Notatka gotowa"

Rezultat:
Kończę call. Po paru minutach mam kompletną notatkę. Mogę wrócić za miesiąc i wszystko odświeżyć.

Narzędzia, których używamy

Alice - hub do wszystkich modeli

Niedawno wprowadziliśmy framework do pracy z AI. Kupiliśmy narzędzie Alice - kilka licencji.

Alice łączy różne modele AI w jednym miejscu. Mogę tu zdefiniować wszystkich asystentów. Mam dostęp do ChatGPT, Claude i Gemini bez przełączania się między zakładkami.

Główna zaleta: API

Korzystamy przez API. Nie ma opłaty abonamentowej - płacisz tylko za użycie. Połączenia, generowanie obrazów, przetwarzanie tekstu.

Wygodne i ekonomiczne.

Jakich modeli używamy?

Nie uzależniamy się od jednego. Najczęściej:

• ChatGPT (OpenAI)
• Claude (Anthropic)
• Gemini (Google)

Głównie przez API w Alice.

A na telefonie?

Mobilnie mam subskrypcję OpenAI lub Anthropic. Czasami muszę szybko coś sprawdzić, zweryfikować pomysł.

Subskrypcje mobilne do szybkich sprawdzeń. API do ciężkiej roboty.

Ile to kosztuje?

Nie podam kwot, bo to zależy od skali. Ale pokażę model.

Jak działa API

Płacisz za tokeny - w uproszczeniu za ilość tekstu przetwarzanego przez AI. Im dłuższa rozmowa, tym więcej tokenów.

Przykład:
W miesiącu:

• 50 rozmów z asystentami
• 20 notatek ze spotkań
• 30 leadów przez agenta

Płacisz tylko za te operacje.

Następny miesiąc używasz mniej? Płacisz mniej.

API vs Subskrypcja

ChatGPT Plus:

• 20 USD/miesiąc
• Bez względu na użycie

ChatGPT przez API:

• Płacisz za użycie
• Mniej używasz = mniej płacisz
• Więcej używasz = więcej płacisz, ale kontrolujesz koszty

Nasza strategia:
API do masowego przetwarzania. Subskrypcje mobilne do szybkich sprawdzeń.

Najważniejsza zasada: Określ CEL

Bez tego cała automatyzacja nie ma sensu.

Kluczowe pytanie: PO CO to robisz?

Najczęściej budujemy agentów, żeby:

• Robić coś lepiej
• Robić coś szybciej
• Robić więcej

Ale konkretny cel jest kluczowy. Żebyś wiedział, dlaczego inwestujesz czas i kasę.

Jak możemy pomóc

Jeśli pomyślałeś "my też moglibyśmy tak działać" - możesz.

Pomagamy:

• Wybrać agentów do automatyzacji
• Zautomatyzować procesy, które już masz (ale robisz ręcznie)
• Zaproponować pomysły

Przykład z życia:
Klient przyszedł z asystentem w ChatGPT, który świetnie generuje oferty. Ale nie wiedział, jak to zautomatyzować.

Dla nas najtrudniejsze byłoby zbudowanie tego asystenta merytorycznie. Klient to już miał.

My wiedzieliśmy, jak wyciągnąć dane z CRM, przetworzyć przez agenta i wrzucić z powrotem.

To co dla Ciebie proste, dla nas może być trudne. I odwrotnie.

Podsumowanie

Około 100 agentów AI w naszej firmie to nie science fiction. To codzienność.

Zaczęliśmy od jednego. Dziś mamy około 100.

Kluczowe zasady:

1. Zrozum różnicę: asystent ≠ agent
2. Określ cel - po co to robisz?
3. Zacznij małe - jeden agent, jeden proces
4. Sprawdzaj, czy działa
5. Skaluj stopniowo

Nie automatyzuj chaosu.
Najpierw uporządkuj proces. Potem go automatyzuj.

Chcesz zobaczyć, jak to działa?

Nagraliśmy film pokazujący naszych agentów w akcji.

👉 Zobacz film: Jak wykorzystujemy AI w ERA IT

Chcesz sprawdzić, czy to zadziała u Ciebie?

Umów konsultację. Pokażemy, jak możesz wykorzystać AI w swoich procesach.