keyboard_arrow_left
Wszystkie to blog

Od ręcznego śledzenia do pełnej automatyzacji: Jak zbudować system automatycznych przypomnień o nieopłaconych fakturach w 30 minut

Aplikacje Microsoft
Microsoft 365

Podsumowanie

info

Jak zautomatyzować przypomnienia o nieopłaconych fakturach w zaledwie 30 minut? W tym praktycznym przewodniku pokazuję, jak zbudować system automatycznych monitów bez kodowania, używając tylko narzędzi Microsoft 365. Koniec z ręcznym śledzeniem płatności – uwolnij czas na rozwój biznesu!

Ile czasu poświęcasz miesięcznie na sprawdzanie, które faktury są przeterminowane, i wysyłanie przypomnień do klientów? Dwie godziny? Może więcej? A co, gdybyś mógł zautomatyzować cały ten proces, używając tylko narzędzi, które już masz w Microsoft 365? W tym artykule pokażę, jak w zaledwie 30 minut stworzyć system, który będzie automatycznie monitował Twoich klientów o zaległych płatnościach – bez kodowania i specjalistycznej wiedzy technicznej.

Problem: kosztowne śledzenie płatności

Ręczne monitorowanie należności to jeden z tych procesów, które zajmują nieproporcjonalnie dużo czasu w stosunku do wartości, jaką przynoszą. Typowy proces wygląda tak:

  1. Otwierasz system księgowy lub arkusz Excel
  2. Sprawdzasz, które faktury przekroczyły termin płatności
  3. Przygotowujesz indywidualne wiadomości email do klientów
  4. Wysyłasz przypomnienia
  5. Powtarzasz cały proces kilka dni później

Ten cykl generuje kilka istotnych problemów:

  • Strata czasu – godziny, które mogłyby być poświęcone na rozwój biznesu
  • Niespójność – czasem zapominasz sprawdzić, czasem brakuje Ci czasu
  • Opóźniona reakcja – przypomnienia wysyłane są z opóźnieniem
  • Brak skalowania – przy większej liczbie faktur proces staje się nie do opanowania

Rozwiązanie: system automatycznych przypomnień

Dobre wieści: możesz zbudować system, który wykona całą tę pracę za Ciebie, używając tylko narzędzi z pakietu Microsoft 365. Co więcej, zajmie Ci to zaledwie 30 minut i nie wymaga żadnej specjalistycznej wiedzy.

Oto co będzie Ci potrzebne:

  • Microsoft 365 (standardowy pakiet biznesowy)
  • Podstawowa znajomość Excela (na poziomie prostych formuł)
  • 30 minut czasu

Krok 1: Planowanie procesu w Microsoft Whiteboard

Każdą automatyzację warto rozpocząć od uporządkowania procesu. Microsoft Whiteboard to świetne narzędzie, które pomoże Ci zwizualizować przepływ pracy:

  1. Otwórz Microsoft Whiteboard z Twoich aplikacji Microsoft 365
  2. Stwórz prosty diagram procesu:
    • Lista nieopłaconych faktur (źródło danych)
    • Kryteria wysyłki (kiedy wysyłamy przypomnienie)
    • Wysyłka powiadomienia (treść, format)

To prosty krok, ale niezwykle ważny – pozwala zrozumieć proces, zanim przystąpisz do automatyzacji.

Krok 2: Przygotowanie bazy faktur w Excelu

Teraz czas przygotować bazę danych, która będzie źródłem informacji dla naszego systemu:

  1. Utwórz nowy arkusz Excel
  2. Przygotuj tabelę z kolumnami:
    • Kontrahent
    • Numer faktury
    • Email
    • Wartość
    • Termin płatności
  3. Dodaj kolumnę "Dziś" zawierającą formułę =DZIŚ()
  4. Dodaj kolumnę "Opóźnienie" z formułą =termin_płatności - DZIŚ()
  5. Dodaj kolumnę "Wysyłka" z formułą =JEŻELI(opóźnienie<-2;"TAK";"NIE")
  6. Przekształć dane w tabelę (Wstawianie > Tabela)

Ta tabela automatycznie obliczy, które faktury są przeterminowane o więcej niż 2 dni, i oznaczy je do wysyłki przypomnienia.

Krok 3: Konfiguracja automatycznych powiadomień w Power Automate

Teraz czas na skonfigurowanie automatycznej wysyłki powiadomień:

  1. Otwórz Power Automate z aplikacji Microsoft 365
  2. Utwórz nowy przepływ ręczny (Instant cloud flow)
  3. Dodaj akcję "Wyświetl listę wierszy w tabeli" (Excel Online)
    • Wybierz lokalizację pliku Excel
    • Wybierz nazwę arkusza i tabeli
  4. Dodaj zaawansowany filtr: wysyłka eq 'TAK'
  5. Dodaj akcję "Wyślij wiadomość email" (Outlook)
    • Dla każdego wiersza z tabeli Excel
    • Ustaw dynamiczny temat i treść, wykorzystując dane z tabeli
    • Możesz użyć wartości "numer faktury", "wartość" i "opóźnienie"

Krok 4: Testowanie i uruchomienie systemu

Ostatnim krokiem jest przetestowanie całego systemu:

  1. Uruchom przepływ ręcznie, aby sprawdzić, czy działa poprawnie
  2. Upewnij się, że wiadomości są wysyłane tylko dla faktur oznaczonych do wysyłki
  3. Zweryfikuj treść wiadomości i dane w nich zawarte
  4. Skonfiguruj automatyczne uruchamianie przepływu (np. codziennie o określonej godzinie)

Gotowe! Od teraz system będzie automatycznie przypominał klientom o nieopłaconych fakturach, bez Twojego udziału.

Korzyści z automatyzacji procesu

Zautomatyzowany system przypominania o fakturach przynosi szereg korzyści:

  • Oszczędność czasu – system działa bez Twojego udziału
  • Konsekwencja – przypomnienia są wysyłane regularnie, według ustalonych kryteriów
  • Profesjonalizm – spójne, profesjonalne wiadomości
  • Skalowalność – system radzi sobie z dowolną liczbą faktur
  • Elastyczność – możesz łatwo dostosować kryteria i treść wiadomości

Dalsza rozbudowa systemu

Gdy podstawowy system już działa, możesz go rozbudować o dodatkowe funkcjonalności:

  • Dodanie kolejnych przypomnień (np. po 7, 14, 30 dniach)
  • Konfiguracja alertów SMS oprócz wiadomości email
  • Automatyczne informowanie przełożonych o długotrwałych zaległościach
  • Integracja z systemem księgowym zamiast Excela

Wideo tutorial: zrób to sam w 30 minut

Aby ułatwić Ci wdrożenie tego rozwiązania, przygotowałem szczegółowy tutorial wideo, który przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku. Możesz go obejrzeć tutaj:

W tutorialu pokazuję każdy etap tworzenia systemu, od planowania procesu, przez przygotowanie bazy w Excelu, aż po konfigurację automatycznych powiadomień w Power Automate. Film możesz zatrzymywać w dowolnym momencie i wykonywać kroki razem ze mną.

Podsumowanie

Automatyzacja przypomnień o nieopłaconych fakturach to doskonały przykład, jak przy pomocy dostępnych narzędzi Microsoft 365 można znacząco usprawnić procesy biznesowe. Proces, który do tej pory zajmował godziny miesięcznie, teraz będzie wykonywany automatycznie, bez Twojego udziału.

Co najlepsze, podobną metodologię możesz zastosować do automatyzacji dziesiątek innych procesów w Twojej firmie – od raportowania, przez zarządzanie zapasami, aż po onboarding nowych pracowników.

A Ty, jakie procesy w swojej firmie chciałbyś zautomatyzować jako następne?

O autorze

Marcin Karwowski

Ekspert automatyzacji w Microsoft 365
20 lat doświadczenia w przekształcaniu czasochłonnych, manualnych procesów w zautomatyzowane rozwiązania. Projektuje systemy, które bezbłędnie wykonują powtarzalne zadania, pozwalając Twojemu zespołowi skupić się na tym, co naprawdę buduje wartość firmy.

Powiązane wpisy

Automatyzacja procesów

Koniec chaosu w obsłudze klienta: system helpdesk dopasowany do TWOJEJ firmy

Jesteś gotowy, by przestać tracić czas na chaotyczną obsługę zgłoszeń i skupić się na rozwoju swojego biznesu? Nasz system helpdesk dostosowany do Twoich procesów to pierwszy krok.

Koniec chaosu w obsłudze klienta: system helpdesk dopasowany do TWOJEJ firmy

Tracisz zbyt wiele czasu na szukanie maili, zastanawianie się kto zajmuje się daną sprawą i odpowiadanie na te same pytania? Nie jesteś sam. Większość firm marnuje kilkanaście godzin tygodniowo na chaotyczną obsługę zgłoszeń klientów.

Twój zespół zasługuje na lepsze rozwiązanie

Większość systemów helpdesk zmusza Cię do dostosowania się do ich sposobu działania. My proponujemy odwrotne podejście – system, który dostosuje się do wypracowanych przez Ciebie procesów.

Odzyskaj kontrolę nad obsługą klienta

Wyobraź sobie, że:

  • Wszystkie zgłoszenia trafiają do jednego miejsca, niezależnie od kanału komunikacji
  • Każde pytanie jest automatycznie kierowane do właściwej osoby
  • Twój zespół natychmiast widzi pełną historię kontaktu z klientem
  • Te same problemy nie są rozwiązywane kilkukrotnie przez różne osoby

Co to oznacza dla Twojego biznesu? Znaczące przyspieszenie obsługi zgłoszeń i znacznie wyższy poziom satysfakcji klientów.

Realne korzyści, nie tylko funkcje

Zamiast robić wszystko ręcznie...

...pozwól systemowi pracować za Ciebie:

  • Natychmiastowe przydzielanie spraw - system sam rozpoznaje, kto powinien zająć się danym zgłoszeniem na podstawie jego treści
  • Koniec z ręcznym tagowaniem - automatyczna kategoryzacja zgłoszeń oszczędza czas Twojego zespołu
  • Szybkie odpowiedzi na popularne pytania - gotowe szablony dostępne pod skrótami klawiszowymi
  • Zero przepisywania danych - dwustronna integracja z Twoim systemem ERP eliminuje podwójną pracę

Realny zwrot z inwestycji

Firmy korzystające z naszego systemu odnotowują:

  • Zauważalną redukcję czasu obsługi zgłoszeń
  • Istotne zmniejszenie liczby powtarzających się pytań
  • Wyraźny wzrost zadowolenia klientów
  • Zwrot z inwestycji widoczny już po kilku miesiącach

Rozwiązania dopasowane do Twoich wyzwań

Dla działu obsługi klienta

Twój problem: Zgłoszenia giną w natłoku maili, trudno śledzić ich status.

Nasze rozwiązanie:

  • Wszystkie sprawy w jednym miejscu
  • Automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach
  • Gotowe szablony dla typowych zapytań
  • Pełna historia kontaktu z każdym klientem

Rezultat? 70% szybsza obsługa standardowych zgłoszeń.

Dla działu reklamacji

Twój problem: Skomplikowane procesy wymagają wielu dokumentów i ręcznej pracy.

Nasze rozwiązanie:

  • Automatyczny przepływ pracy dla każdej reklamacji
  • Generowanie protokołów jednym kliknięciem
  • Śledzenie terminów i alertowanie o opóźnieniach
  • Integracja z systemem magazynowym

Rezultat? Skrócenie czasu obsługi reklamacji z 5 dni do 24 godzin.

Dla zespołu sprzedaży

Twój problem: Brak spójnej komunikacji prowadzi do utraty potencjalnych klientów.

Nasze rozwiązanie:

  • Wspólna skrzynka dla całego zespołu
  • Historia wszystkich interakcji dostępna dla każdego
  • Automatyczne przypomnienia o kontynuacji
  • Pełna integracja z Twoim CRM

Rezultat? Wzrost konwersji zapytań o 43%.

Wdrożenie bez stresu

Obawiasz się, że wdrożenie nowego systemu będzie skomplikowane i czasochłonne? Nie z nami.

  1. Analiza Twoich procesów (1-2 dni)
    • Poznamy specyfikę Twojej firmy
    • Zidentyfikujemy kluczowe procesy
    • Zaplanujemy automatyzacje
  2. Konfiguracja systemu (2-3 dni)
    • Dopasujemy system do Twoich wymagań
    • Zintegrujemy go z istniejącymi narzędziami
    • Przygotujemy szablony i reguły
  3. Szkolenie i start (1 dzień)
    • Przeszkolimy Twój zespół
    • Zaimportujemy istniejące dane
    • Będziemy wspierać w pierwszych dniach pracy

Nie musisz wierzyć nam na słowo

Zamiast czytać o możliwościach systemu, zobacz go w akcji. Umów się na 45-minutową konsultację, podczas której:

  • Zobaczysz system w działaniu
  • Zadasz pytania naszemu ekspertowi
  • Otrzymasz przykładową wycenę
  • Zaplanujesz bezpłatny okres próbny

Automatyzacja procesów
Aplikacje Microsoft
Automatyzacja z Microsoft 365

5 automatyzacji, które uwolnią dziesiątki godzin w Twojej firmie

Tracisz dziesiątki godzin na przepisywanie faktur, szukanie umów czy ręczną inwentaryzację? Poznaj 5 procesów, które zautomatyzowane uwolnią czas Twojego zespołu. Od cyfrowych baz dokumentów po AI transkrybujące spotkania – te rozwiązania to nie przyszłość, ale teraźniejszość nowoczesnych firm.

Przestań tracić czas na żmudne zadania - oto sprawdzone rozwiązania z natychmiastowymi korzyściami

Przepisywanie faktur. Szukanie umów. Ręczna inwentaryzacja. Te zadania kradną Twój cenny czas, który mógłbyś przeznaczyć na rozwijanie biznesu. Automatyzując zaledwie 5 kluczowych procesów, Twój zespół odzyska dziesiątki godzin miesięcznie, które będzie mógł poświęcić na strategiczne działania.

Oto sprawdzone automatyzacje, które wdrażamy w firmach i realne korzyści, jakie przynoszą:

1. Baza faktur kosztowych

Przed: Ręczne wprowadzanie danych z faktur, czasochłonne wyszukiwanie dokumentów w segregatorach, spóźnione płatności i potencjalne kary.

Po automatyzacji:

  • Oszczędzasz znaczącą ilość czasu - AI odczytuje faktury ze skutecznością bliską 100%
  • Znajdujesz dokumenty w kilka sekund zamiast przeszukiwania segregatorów
  • Minimalizujesz ryzyko spóźnionych płatności dzięki automatycznym przypomnieniom
  • Zyskujesz lepszą kontrolę nad wydatkami przez łatwy dostęp do raportów i analiz

Nasi klienci z sektora produkcyjnego regularnie raportują, że po wdrożeniu systemu praktycznie wyeliminowali kary za opóźnione płatności, co przekłada się na realne oszczędności.

2. Elektroniczna baza umów

Przed: Przegapione terminy wygaśnięcia umów, trudności w zlokalizowaniu dokumentów, czas tracony na szukanie aneksów.

Po automatyzacji:

  • Minimalizujesz ryzyko przegapionych terminów dzięki automatycznym powiadomieniom
  • Oszczędzasz czas pracowników dotychczas poświęcany na poszukiwanie dokumentów
  • Renegocjujesz umowy na czas, co często przekłada się na korzystniejsze warunki
  • Masz dostęp do dokumentów zawsze i wszędzie - nawet podczas spotkań z kontrahentami

Właściciele firm korzystających z naszego rozwiązania podkreślają, że możliwość terminowej renegocjacji umów przekłada się na realne oszczędności w skali roku.

3. Elektroniczny dziennik korespondencji

Przed: Zagubione dokumenty, opóźnione odpowiedzi, brak przejrzystości w obiegu pism.

Po automatyzacji:

  • Praktycznie eliminujesz ryzyko zagubienia dokumentów - wszystko w jednym systemie
  • Znacząco przyspieszasz obieg korespondencji dzięki cyfrowemu przepływowi
  • Zyskujesz pełną wiedzę o statusie każdej sprawy bez zbędnych telefonów i maili
  • Zwiększasz terminowość odpowiedzi dzięki automatycznym przypomnieniom

Firmy z wieloma oddziałami szczególnie doceniają możliwość szybszej reakcji na pisma klientów, co przekłada się na wyższy poziom satysfakcji i lojalności.

4. Cyfrowa inwentaryzacja

Przed: Wielodniowy proces, błędy w liczeniu, stres zespołu, niedokładne wyniki.

Po automatyzacji:

  • Znacząco przyspieszasz proces inwentaryzacji dzięki skanowaniu zamiast ręcznego liczenia
  • Minimalizujesz ryzyko błędów - koniec z pomyłkami przy przepisywaniu
  • Zyskujesz możliwość częstszego sprawdzania stanów - nie tylko na koniec roku
  • Otrzymujesz automatyczne raporty bez godzin spędzonych w Excelu

Klienci z branży handlowej i magazynowej raportują, że czas potrzebny na inwentaryzację skrócił się z dni do godzin, przy jednoczesnym zwiększeniu dokładności procesu.

5. AI do tworzenia notatek ze spotkań

Przed: Niekompletne notatki, zgubione ustalenia, brak śledzenia zadań ze spotkań.

Po automatyzacji:

  • Zapewniasz kompletną dokumentację wszystkich spotkań - nic nie umknie Twojej uwadze
  • Oszczędzasz czas dotychczas poświęcany na pisanie notatek
  • Zwiększasz skuteczność realizacji ustaleń - dzięki automatycznie wygenerowanym listom zadań
  • Lepiej przygotowujesz się do kolejnych spotkań dzięki analizie poprzednich rozmów

Kierownicy zespołów korzystający z automatycznych notatek zauważają wyraźny wzrost realizacji zadań ustalonych podczas spotkań, co przekłada się na lepszą efektywność pracy.

Realne korzyści, nie tylko obietnice

Każda z tych automatyzacji przynosi wymierne korzyści:

  • Oszczędność znaczącej ilości czasu dla całego zespołu
  • Redukcja kosztów operacyjnych
  • Mniej błędów i wyższa jakość danych
  • Szybszy dostęp do kluczowych informacji
  • Lepsza kontrola nad procesami biznesowymi

Najlepsze jest to, że wszystkie te rozwiązania można wdrożyć w oparciu o Microsoft 365, który prawdopodobnie już posiadasz. Bez dodatkowych licencji, bez skomplikowanych integracji.

Który proces kosztuje Cię najwięcej czasu?

Umówmy się na bezpłatną konsultację, podczas której przeanalizujemy, która automatyzacja przyniesie Twojej firmie największe i najszybsze korzyści.

Automatyzacja z Microsoft 365

Automatyczny import dokumentów

Zautomatyzowany import dokumentów pozwala firmom oszczędzać czas i zmniejszać liczbę błędów, poprawiając jednocześnie organizację oraz bezpieczeństwo danych. Szybszy przepływ informacji i lepsza integracja z systemami wspierają efektywną pracę zespołów. Automatyzacja to inwestycja, która zwiększa skalowalność i konkurencyjność przedsiębiorstwa.

Automatyzacja procesów biznesowych, w tym zautomatyzowany import dokumentów, staje się kluczowym elementem sprawnego funkcjonowania nowoczesnych firm. Dzięki takim rozwiązaniom przedsiębiorstwa mogą znacząco zwiększyć efektywność, zaoszczędzić czas i ograniczyć ryzyko błędów. Oto kilka kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia zautomatyzowanego importowania dokumentów:

1. Oszczędność czasu i zasobów

Ręczne wprowadzanie dokumentów to proces czasochłonny i narażony na błędy ludzkie. Dzięki automatyzacji tego zadania można zaoszczędzić wiele godzin pracy, które mogą być poświęcone na bardziej strategiczne działania. Pracownicy nie muszą już ręcznie przetwarzać dokumentów, co pozwala na większą koncentrację na zadaniach o wyższej wartości.

2. Mniejsza liczba błędów

Podczas ręcznego wprowadzania danych łatwo o literówki, pominięcia czy nieprawidłowe dane. Zautomatyzowane narzędzia, wykorzystujące technologię OCR (optical character recognition), są w stanie dokładnie rozpoznawać tekst i przekształcać go w odpowiednie formaty, minimalizując liczbę błędów.

3. Poprawa organizacji danych

Automatyczny import dokumentów pozwala na lepszą organizację plików i dokumentacji w firmie. Systemy automatyzujące procesy mogą automatycznie klasyfikować dokumenty, przypisywać je do odpowiednich katalogów czy aplikacji, co pozwala na szybki i łatwy dostęp do informacji, a także ich archiwizację. To sprawia, że dane są bardziej uporządkowane i łatwiejsze do odnalezienia w razie potrzeby.

4. Zwiększenie bezpieczeństwa danych

Wdrożenie zautomatyzowanych procesów importu dokumentów daje również większą kontrolę nad bezpieczeństwem danych. Tego typu systemy oferują lepsze zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem oraz umożliwiają śledzenie przepływu informacji, co jest szczególnie istotne w firmach, które muszą przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (np. RODO).

5. Szybszy przepływ informacji

Automatyzacja przyspiesza proces przetwarzania dokumentów i sprawia, że informacje szybciej trafiają do właściwych działów i osób. Dzięki temu decyzje mogą być podejmowane sprawniej, a kluczowe dane są dostępne w czasie rzeczywistym. To przekłada się na lepszą współpracę wewnętrzną i zewnętrzną w firmie.

6. Lepsza integracja z innymi systemami

Nowoczesne narzędzia do automatyzacji, takie jak te dostępne w ekosystemie Microsoft 365 (np. SharePoint, OneDrive czy Power Automate), łatwo integrują się z innymi rozwiązaniami biznesowymi. Dzięki temu dokumenty mogą być automatycznie importowane do różnych aplikacji, co ułatwia zarządzanie nimi i wspiera komunikację między zespołami.

7. Skalowalność

Systemy zautomatyzowanego importu dokumentów są łatwe do skalowania. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy firma rośnie, wprowadza nowe produkty, czy zwiększa liczbę klientów, system jest w stanie nadążyć za zwiększonym zapotrzebowaniem na przetwarzanie dokumentów.

Podsumowanie

Zautomatyzowany import dokumentów to narzędzie, które znacząco ułatwia codzienną pracę w firmie. Wpływa na zwiększenie efektywności, bezpieczeństwa i jakości danych, jednocześnie redukując czas i koszty związane z ręcznym wprowadzaniem dokumentów. W dobie cyfryzacji i rosnącej ilości informacji, automatyzacja tych procesów jest inwestycją, która szybko się zwraca, podnosząc konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku.

Rozwiązania takie jak Microsoft 365, w tym Power Automate, mogą pomóc w implementacji tych mechanizmów, wspierając zarówno małe, jak i duże firmy w osiągnięciu lepszych wyników.

Nie marnuj czasu na powtarzalne czynności.
Zautomatyzujmy Twój biznes wspólnie!
Porozmawiajmy o konkretnych procesach, które możemy dla Ciebie usprawnić.