keyboard_arrow_left
Wszystkie to blog

Od ręcznego śledzenia do pełnej automatyzacji: Jak zbudować system automatycznych przypomnień o nieopłaconych fakturach w 30 minut

Aplikacje Microsoft
Microsoft 365

Podsumowanie

info

Jak zautomatyzować przypomnienia o nieopłaconych fakturach w zaledwie 30 minut? W tym praktycznym przewodniku pokazuję, jak zbudować system automatycznych monitów bez kodowania, używając tylko narzędzi Microsoft 365. Koniec z ręcznym śledzeniem płatności – uwolnij czas na rozwój biznesu!

Ile czasu poświęcasz miesięcznie na sprawdzanie, które faktury są przeterminowane, i wysyłanie przypomnień do klientów? Dwie godziny? Może więcej? A co, gdybyś mógł zautomatyzować cały ten proces, używając tylko narzędzi, które już masz w Microsoft 365? W tym artykule pokażę, jak w zaledwie 30 minut stworzyć system, który będzie automatycznie monitował Twoich klientów o zaległych płatnościach – bez kodowania i specjalistycznej wiedzy technicznej.

Problem: kosztowne śledzenie płatności

Ręczne monitorowanie należności to jeden z tych procesów, które zajmują nieproporcjonalnie dużo czasu w stosunku do wartości, jaką przynoszą. Typowy proces wygląda tak:

  1. Otwierasz system księgowy lub arkusz Excel
  2. Sprawdzasz, które faktury przekroczyły termin płatności
  3. Przygotowujesz indywidualne wiadomości email do klientów
  4. Wysyłasz przypomnienia
  5. Powtarzasz cały proces kilka dni później

Ten cykl generuje kilka istotnych problemów:

  • Strata czasu – godziny, które mogłyby być poświęcone na rozwój biznesu
  • Niespójność – czasem zapominasz sprawdzić, czasem brakuje Ci czasu
  • Opóźniona reakcja – przypomnienia wysyłane są z opóźnieniem
  • Brak skalowania – przy większej liczbie faktur proces staje się nie do opanowania

Rozwiązanie: system automatycznych przypomnień

Dobre wieści: możesz zbudować system, który wykona całą tę pracę za Ciebie, używając tylko narzędzi z pakietu Microsoft 365. Co więcej, zajmie Ci to zaledwie 30 minut i nie wymaga żadnej specjalistycznej wiedzy.

Oto co będzie Ci potrzebne:

  • Microsoft 365 (standardowy pakiet biznesowy)
  • Podstawowa znajomość Excela (na poziomie prostych formuł)
  • 30 minut czasu

Krok 1: Planowanie procesu w Microsoft Whiteboard

Każdą automatyzację warto rozpocząć od uporządkowania procesu. Microsoft Whiteboard to świetne narzędzie, które pomoże Ci zwizualizować przepływ pracy:

  1. Otwórz Microsoft Whiteboard z Twoich aplikacji Microsoft 365
  2. Stwórz prosty diagram procesu:
    • Lista nieopłaconych faktur (źródło danych)
    • Kryteria wysyłki (kiedy wysyłamy przypomnienie)
    • Wysyłka powiadomienia (treść, format)

To prosty krok, ale niezwykle ważny – pozwala zrozumieć proces, zanim przystąpisz do automatyzacji.

Krok 2: Przygotowanie bazy faktur w Excelu

Teraz czas przygotować bazę danych, która będzie źródłem informacji dla naszego systemu:

  1. Utwórz nowy arkusz Excel
  2. Przygotuj tabelę z kolumnami:
    • Kontrahent
    • Numer faktury
    • Email
    • Wartość
    • Termin płatności
  3. Dodaj kolumnę "Dziś" zawierającą formułę =DZIŚ()
  4. Dodaj kolumnę "Opóźnienie" z formułą =termin_płatności - DZIŚ()
  5. Dodaj kolumnę "Wysyłka" z formułą =JEŻELI(opóźnienie<-2;"TAK";"NIE")
  6. Przekształć dane w tabelę (Wstawianie > Tabela)

Ta tabela automatycznie obliczy, które faktury są przeterminowane o więcej niż 2 dni, i oznaczy je do wysyłki przypomnienia.

Krok 3: Konfiguracja automatycznych powiadomień w Power Automate

Teraz czas na skonfigurowanie automatycznej wysyłki powiadomień:

  1. Otwórz Power Automate z aplikacji Microsoft 365
  2. Utwórz nowy przepływ ręczny (Instant cloud flow)
  3. Dodaj akcję "Wyświetl listę wierszy w tabeli" (Excel Online)
    • Wybierz lokalizację pliku Excel
    • Wybierz nazwę arkusza i tabeli
  4. Dodaj zaawansowany filtr: wysyłka eq 'TAK'
  5. Dodaj akcję "Wyślij wiadomość email" (Outlook)
    • Dla każdego wiersza z tabeli Excel
    • Ustaw dynamiczny temat i treść, wykorzystując dane z tabeli
    • Możesz użyć wartości "numer faktury", "wartość" i "opóźnienie"

Krok 4: Testowanie i uruchomienie systemu

Ostatnim krokiem jest przetestowanie całego systemu:

  1. Uruchom przepływ ręcznie, aby sprawdzić, czy działa poprawnie
  2. Upewnij się, że wiadomości są wysyłane tylko dla faktur oznaczonych do wysyłki
  3. Zweryfikuj treść wiadomości i dane w nich zawarte
  4. Skonfiguruj automatyczne uruchamianie przepływu (np. codziennie o określonej godzinie)

Gotowe! Od teraz system będzie automatycznie przypominał klientom o nieopłaconych fakturach, bez Twojego udziału.

Korzyści z automatyzacji procesu

Zautomatyzowany system przypominania o fakturach przynosi szereg korzyści:

  • Oszczędność czasu – system działa bez Twojego udziału
  • Konsekwencja – przypomnienia są wysyłane regularnie, według ustalonych kryteriów
  • Profesjonalizm – spójne, profesjonalne wiadomości
  • Skalowalność – system radzi sobie z dowolną liczbą faktur
  • Elastyczność – możesz łatwo dostosować kryteria i treść wiadomości

Dalsza rozbudowa systemu

Gdy podstawowy system już działa, możesz go rozbudować o dodatkowe funkcjonalności:

  • Dodanie kolejnych przypomnień (np. po 7, 14, 30 dniach)
  • Konfiguracja alertów SMS oprócz wiadomości email
  • Automatyczne informowanie przełożonych o długotrwałych zaległościach
  • Integracja z systemem księgowym zamiast Excela

Wideo tutorial: zrób to sam w 30 minut

Aby ułatwić Ci wdrożenie tego rozwiązania, przygotowałem szczegółowy tutorial wideo, który przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku. Możesz go obejrzeć tutaj:

W tutorialu pokazuję każdy etap tworzenia systemu, od planowania procesu, przez przygotowanie bazy w Excelu, aż po konfigurację automatycznych powiadomień w Power Automate. Film możesz zatrzymywać w dowolnym momencie i wykonywać kroki razem ze mną.

Podsumowanie

Automatyzacja przypomnień o nieopłaconych fakturach to doskonały przykład, jak przy pomocy dostępnych narzędzi Microsoft 365 można znacząco usprawnić procesy biznesowe. Proces, który do tej pory zajmował godziny miesięcznie, teraz będzie wykonywany automatycznie, bez Twojego udziału.

Co najlepsze, podobną metodologię możesz zastosować do automatyzacji dziesiątek innych procesów w Twojej firmie – od raportowania, przez zarządzanie zapasami, aż po onboarding nowych pracowników.

A Ty, jakie procesy w swojej firmie chciałbyś zautomatyzować jako następne?

O autorze

Marcin Karwowski

Automation Expert
With over 20 years of expertise....

Powiązane wpisy

Automatyzacja procesów
Aplikacje Microsoft
Automatyzacja z Microsoft 365

5 kluczowych procesów w firmie, które warto zautomatyzować już dziś

Tracisz dziesiątki godzin na przepisywanie faktur, szukanie umów czy ręczną inwentaryzację? Poznaj 5 procesów, które zautomatyzowane uwolnią czas Twojego zespołu. Od cyfrowych baz dokumentów po AI transkrybujące spotkania – te rozwiązania to nie przyszłość, ale teraźniejszość nowoczesnych firm.

Czas oszczędzać! Poznaj 5 procesów, które zautomatyzowane mogą uwolnić dziesiątki godzin pracy Twoich pracowników miesięcznie.

Automatyzacja to nie tylko modny trend - to konkretne oszczędności czasu i pieniędzy. Wybrałem dla Ciebie 5 procesów, które w niemal każdej firmie można skutecznie zautomatyzować, uwalniając potencjał zespołu do bardziej twórczych zadań.

1. Baza faktur kosztowych (lub elektroniczny obieg dokumentów)

Dla mniejszych firm polecam wdrożenie bazy faktur kosztowych, a dla większych - pełen elektroniczny obieg dokumentów. Co zyskujesz?

  • Koniec z ręcznym przepisywaniem danych - OCR odczytuje dane z faktur automatycznie ze skutecznością 99%
  • Oszczędność czasu - nie musisz szukać dokumentów w segregatorach na koniec miesiąca
  • Natychmiastowy dostęp do dokumentów - wyszukiwanie faktury po nazwie dostawcy lub treści zajmuje sekundy
  • Automatyczne przypomnienia - system powiadomi o terminach płatności i brakujących dokumentach
  • Pełną kontrolę kosztów - wszystkie faktury w jednym miejscu to łatwe raportowanie i analiza wydatków

W 2025 roku prowadzenie dokumentacji papierowej to niepotrzebny koszt i obciążenie. Zautomatyzowane rozwiązanie pozwala kategoryzować koszty i generować raporty w Excel lub Power BI bez zbędnego nakładu pracy.

2. Baza umów i dokumentów

Druga automatyzacja, którą warto wdrożyć, to elektroniczna baza umów i innych ważnych dokumentów. Można w niej przechowywać różne rodzaje dokumentów - umowy, polisy, zamówienia czy akty notarialne.

Co daje Ci taka baza?

  • Automatyczne odczytywanie danych - sztuczna inteligencja wyciąga kluczowe parametry z umów
  • System przypomnień - aplikacja powiadomi o wygaśnięciu umowy lub możliwości renegocjacji
  • Błyskawiczne wyszukiwanie - dostęp do dokumentów przez aplikację mobilną lub przeglądarkę
  • Porządek w dokumentach - wszystkie umowy i aneksy w jednym miejscu
  • Łatwe udostępnianie - dokumenty można udostępniać cyfrowo bez konieczności wyjmowania ich z segregatorów

Baza umów daje Ci pełną kontrolę nad dokumentacją - żadna umowa nie wygaśnie bez Twojej wiedzy, a każdy dokument jest łatwo dostępny dla uprawnionych osób.

3. Elektroniczny dziennik korespondencji

W każdej większej firmie prowadzenie dziennika korespondencji jest obowiązkowe. Elektroniczna wersja tego narzędzia to:

  • Porządek w dokumentacji - wszystkie pisma przychodzące i wychodzące w jednym systemie
  • Przyspieszenie obiegu dokumentów - szybkie przekazywanie spraw do właściwych osób
  • Koniec z zagubionymi dokumentami - wszystko w cyfrowej bazie
  • Automatyczne przypomnienia - system pilnuje terminów odpowiedzi
  • Pełna wiedza o sprawach - łatwe powiązanie dokumentów przychodzących z wychodzącymi

Elektroniczny obieg korespondencji znacząco przyspiesza obsługę dokumentów, szczególnie gdy firma działa w kilku lokalizacjach.

4. Proces inwentaryzacji

Zbliża się koniec roku? Inwentaryzacja nie musi być koszmarem! Zautomatyzowany proces może wyglądać tak:

  • Skanowanie kodów kreskowych - terminalem przenośnym lub laptopem z czytnikiem
  • Eliminacja błędów - brak ręcznego wpisywania danych
  • Przyspieszenie procesu - kilkukrotnie szybsze liczenie
  • Możliwość wielokrotnego liczenia - czas zaoszczędzony na skanowaniu można wykorzystać na dokładność
  • Automatyczne porównanie - system zestawia wyniki spisu z danymi w systemie
  • Organizacja pracy komisji - przypisanie zespołów do konkretnych lokalizacji w magazynie
  • Gotowe raporty - automatycznie generowane z podziałem na komisje, produkty i lokalizacje

Taka automatyzacja nie tylko oszczędza czas, ale poprawia rzetelność całego procesu. Jako właściciel lub manager możesz też wykorzystać to narzędzie do częstszego sprawdzania stanów magazynowych, np. przed szczytowymi okresami sprzedaży.

5. Automatyczne notatki ze spotkań

Absolutnym hitem ostatniego roku jest dla mnie automatyzacja tworzenia notatek ze spotkań. Korzystam z aplikacji Fireflies, która:

  • Nagrywa spotkania - nie tracisz żadnych informacji
  • Tworzy transkrypcję - pełen zapis rozmowy
  • Generuje podsumowania - wyciąga najważniejsze wnioski
  • Tworzy listy zadań - wyodrębnione z rozmowy
  • Automatyzuje zadania - możliwość integracji z systemami do zarządzania zadaniami

Dodatkowo, analizuję swoje spotkania sprzedażowe z pomocą AI, co pozwala mi lepiej przygotować się do kolejnych rozmów z klientami. To narzędzie nie wymaga niemal żadnego czasu, a daje niesamowite rezultaty.

Podsumowanie korzyści z automatyzacji

Wszystkie opisane rozwiązania mają wspólne cechy - dostarczają wymiernych korzyści:

  • Oszczędność czasu pracowników
  • Oszczędność pieniędzy firmy
  • Wyższa jakość danych
  • Łatwiejszy dostęp do informacji
  • Automatyczne raportowanie
  • Wykorzystanie potencjału sztucznej inteligencji

W erze AI możliwe jest nie tylko przechowywanie dokumentów, ale automatyczne przetwarzanie ich zawartości - odczytywanie danych z faktur, umów czy zamówień i wykorzystywanie ich w systemach firmowych.

Zastanawiasz się, który proces warto zautomatyzować w Twojej firmie? Napisz w komentarzu pod filmem lub skontaktuj się bezpośrednio z nami!

Automatyzacja z Microsoft 365

Automatyczny import dokumentów

Zautomatyzowany import dokumentów pozwala firmom oszczędzać czas i zmniejszać liczbę błędów, poprawiając jednocześnie organizację oraz bezpieczeństwo danych. Szybszy przepływ informacji i lepsza integracja z systemami wspierają efektywną pracę zespołów. Automatyzacja to inwestycja, która zwiększa skalowalność i konkurencyjność przedsiębiorstwa.

Automatyzacja procesów biznesowych, w tym zautomatyzowany import dokumentów, staje się kluczowym elementem sprawnego funkcjonowania nowoczesnych firm. Dzięki takim rozwiązaniom przedsiębiorstwa mogą znacząco zwiększyć efektywność, zaoszczędzić czas i ograniczyć ryzyko błędów. Oto kilka kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia zautomatyzowanego importowania dokumentów:

1. Oszczędność czasu i zasobów

Ręczne wprowadzanie dokumentów to proces czasochłonny i narażony na błędy ludzkie. Dzięki automatyzacji tego zadania można zaoszczędzić wiele godzin pracy, które mogą być poświęcone na bardziej strategiczne działania. Pracownicy nie muszą już ręcznie przetwarzać dokumentów, co pozwala na większą koncentrację na zadaniach o wyższej wartości.

2. Mniejsza liczba błędów

Podczas ręcznego wprowadzania danych łatwo o literówki, pominięcia czy nieprawidłowe dane. Zautomatyzowane narzędzia, wykorzystujące technologię OCR (optical character recognition), są w stanie dokładnie rozpoznawać tekst i przekształcać go w odpowiednie formaty, minimalizując liczbę błędów.

3. Poprawa organizacji danych

Automatyczny import dokumentów pozwala na lepszą organizację plików i dokumentacji w firmie. Systemy automatyzujące procesy mogą automatycznie klasyfikować dokumenty, przypisywać je do odpowiednich katalogów czy aplikacji, co pozwala na szybki i łatwy dostęp do informacji, a także ich archiwizację. To sprawia, że dane są bardziej uporządkowane i łatwiejsze do odnalezienia w razie potrzeby.

4. Zwiększenie bezpieczeństwa danych

Wdrożenie zautomatyzowanych procesów importu dokumentów daje również większą kontrolę nad bezpieczeństwem danych. Tego typu systemy oferują lepsze zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem oraz umożliwiają śledzenie przepływu informacji, co jest szczególnie istotne w firmach, które muszą przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (np. RODO).

5. Szybszy przepływ informacji

Automatyzacja przyspiesza proces przetwarzania dokumentów i sprawia, że informacje szybciej trafiają do właściwych działów i osób. Dzięki temu decyzje mogą być podejmowane sprawniej, a kluczowe dane są dostępne w czasie rzeczywistym. To przekłada się na lepszą współpracę wewnętrzną i zewnętrzną w firmie.

6. Lepsza integracja z innymi systemami

Nowoczesne narzędzia do automatyzacji, takie jak te dostępne w ekosystemie Microsoft 365 (np. SharePoint, OneDrive czy Power Automate), łatwo integrują się z innymi rozwiązaniami biznesowymi. Dzięki temu dokumenty mogą być automatycznie importowane do różnych aplikacji, co ułatwia zarządzanie nimi i wspiera komunikację między zespołami.

7. Skalowalność

Systemy zautomatyzowanego importu dokumentów są łatwe do skalowania. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy firma rośnie, wprowadza nowe produkty, czy zwiększa liczbę klientów, system jest w stanie nadążyć za zwiększonym zapotrzebowaniem na przetwarzanie dokumentów.

Podsumowanie

Zautomatyzowany import dokumentów to narzędzie, które znacząco ułatwia codzienną pracę w firmie. Wpływa na zwiększenie efektywności, bezpieczeństwa i jakości danych, jednocześnie redukując czas i koszty związane z ręcznym wprowadzaniem dokumentów. W dobie cyfryzacji i rosnącej ilości informacji, automatyzacja tych procesów jest inwestycją, która szybko się zwraca, podnosząc konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku.

Rozwiązania takie jak Microsoft 365, w tym Power Automate, mogą pomóc w implementacji tych mechanizmów, wspierając zarówno małe, jak i duże firmy w osiągnięciu lepszych wyników.

Automatyzacja procesów
Automatyzacja z Microsoft 365

4 sygnały, że Twoja firma potrzebuje automatyzacji [PRZEWODNIK]

Jeden z moich klientów przez lata zatrudniał kolejne osoby do ręcznego przepisywania danych między systemami. Inny poświęcał tydzień na przygotowanie raportu, który mógł powstawać w 15 minut.

Czy te problemy brzmią znajomo?

W tym artykule pokazuję, jak rozpoznać procesy w firmie, które najbardziej potrzebują automatyzacji. Zobaczysz też przykłady z życia wzięte i praktyczne rozwiązania.

Skąd wiedzieć, że proces wymaga automatyzacji?

1. Proces pochłania zbyt dużo czasu

To najbardziej oczywisty sygnał. Jeśli Twoi pracownicy:
- Spędzają godziny na szukaniu dokumentów w segregatorach
- Ręcznie przepisują dane między systemami
- Potrzebują tygodnia na przygotowanie raportu
- Pojedynczo generują każdą umowę czy fakturę

...to pierwszy znak, że potrzebujesz automatyzacji.

Przykład z życia: Jeden z klientów zatrudniał 2 osoby tylko do przepisywania danych z faktur do systemu księgowego. Po automatyzacji tego procesu te same osoby mogły zająć się bardziej wartościową pracą, a dane wprowadzają się same - bezbłędnie i 24/7.

2. Proces generuje wysokie koszty

Przyjrzyj się, ile osób jest zaangażowanych w powtarzalne, manualne zadania. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele czasu (i pieniędzy) pochłaniają proste czynności administracyjne.

3. Jakość procesu pozostawia wiele do życzenia

Tam, gdzie jest człowiek, tam są błędy - to normalne. Ale jeśli Twój proces:
- Zawiera dużo błędów z ręcznego wprowadzania
- Jest niespójny między działami
- Nie ma jasnych standardów

...automatyzacja może znacząco podnieść jego jakość.

4. Proces blokuje rozwój firmy

To często pomijany, ale kluczowy sygnał. Jeśli:
- Nie możesz zwiększyć skali działania bez zatrudniania kolejnych osób
- Pracownicy nie nadążają z obsługą rosnącej liczby zadań
- Konkurencja wyprzedza Cię w czasie realizacji

...oznacza to, że manual holding - czyli ręczne wykonywanie zadań - blokuje rozwój Twojej firmy.

Co dalej?

Automatyzacja to nie jest projekt IT - to projekt biznesowy. W kolejnych artykułach pokażę:
- Jak przygotować proces do automatyzacji
- Jak oszacować koszty i potencjalne zyski
- Jak wybrać odpowiedniego partnera do wdrożenia
- Jak nadzorować realizację projektu

A na początek zobaczmy, jak zidentyfikować procesy do automatyzacji w Twojej firmie:

Chcesz więcej przykładów procesów do automatyzacji? Zostaw komentarz pod filmem, a dostaniesz dostęp do specjalnej tablicy w Miro, którą rozwijamy wspólnie z innymi firmami.

Nie marnuj czasu na powtarzalne czynności.
Zautomatyzujmy Twój biznes wspólnie!
Porozmawiajmy o konkretnych procesach, które możemy dla Ciebie usprawnić.