Rozwój technologii sztucznej inteligencji otwiera nowe możliwości w dziedzinie finansów. Automatyczne opisywanie faktur to przykład zastosowania AI, które pozwala firmom na przyspieszenie procesów i zwiększenie efektywności. Narzędzia Microsoft 365 umożliwiają łatwą implementację tego rozwiązania.
Współczesne przedsiębiorstwa, zmagające się z coraz większą liczbą faktur kosztowych, stają przed wyzwaniem optymalizacji procesów finansowych. Ręczne przetwarzanie i kategoryzacja faktur to zadania czasochłonne, narażone na błędy oraz trudne do skalowania. Z pomocą przychodzi automatyzacja wspierana przez sztuczną inteligencję (AI), która pozwala na automatyczne opisywanie faktur na podstawie ich treści. Dzięki temu firmy mogą zaoszczędzić czas, zmniejszyć liczbę błędów i usprawnić zarządzanie kosztami.
W artykule wyjaśnimy, jak działa ten proces, jakie korzyści niesie oraz jakie narzędzia – w tym z pakietu Microsoft 365 – wspierają automatyzację faktur kosztowych.
Automatyczne opisywanie faktur kosztowych z użyciem sztucznej inteligencji opiera się na analizie treści faktury i przypisywaniu odpowiednich kategorii kosztowych. Algorytmy AI przetwarzają zawartość dokumentu, identyfikując kluczowe informacje, takie jak:
Algorytmy AI są w stanie rozpoznawać wzorce oraz kontekst, co oznacza, że system "uczy się" na podstawie analizy poprzednich faktur i jest w stanie poprawnie klasyfikować coraz bardziej złożone dokumenty. Przykładowo, jeśli faktura dotyczy usług reklamowych, system automatycznie przypisze ją do kategorii marketingowej bez konieczności interwencji ze strony człowieka.
Microsoft 365 oferuje szereg narzędzi, które wspierają automatyzację procesów finansowych, w tym opisywanie faktur. Dzięki zaawansowanym funkcjom sztucznej inteligencji oraz integracji z innymi aplikacjami, systemy te mogą efektywnie współpracować z narzędziami do zarządzania finansami.
Power Automate to narzędzie służące do automatyzacji przepływów pracy, które może być wykorzystane do tworzenia skryptów automatycznie przetwarzających faktury kosztowe. Dzięki Power Automate, możliwe jest:
Power Automate może być zintegrowany z innymi aplikacjami w Microsoft 365 oraz zewnętrznymi platformami, co pozwala na pełną automatyzację procesu obiegu faktur w firmie.
AI Builder to funkcja w Power Platform, która umożliwia tworzenie modeli sztucznej inteligencji bez konieczności pisania kodu. Dzięki AI Builder, firmy mogą tworzyć modele AI do:
AI Builder pozwala na personalizację modeli w zależności od specyfiki branży i firmy, co sprawia, że narzędzie staje się bardziej precyzyjne w przypisywaniu kategorii.
SharePoint w Microsoft 365 jest doskonałą platformą do zarządzania dokumentami i współpracy zespołowej. W kontekście automatyzacji faktur kosztowych SharePoint może pełnić funkcję centralnego repozytorium faktur, umożliwiając:
Dzięki integracji z Power Automate, SharePoint może służyć jako punkt początkowy dla całego procesu automatyzacji faktur, z szybkim dostępem do danych w jednym miejscu.
Excel, choć jest narzędziem znanym głównie z arkuszy kalkulacyjnych, zyskał nowe funkcje dzięki Power Query i sztucznej inteligencji. Dzięki integracji z AI, Excel może być wykorzystywany do:
Excel stanowi także doskonałe narzędzie do analizy danych, które już zostały przetworzone przez sztuczną inteligencję i inne narzędzia automatyzacyjne.
Automatyczne opisywanie faktur kosztowych przy użyciu sztucznej inteligencji i narzędzi z pakietu Microsoft 365 to rewolucyjne rozwiązanie, które pozwala firmom na uproszczenie i optymalizację procesów finansowych. Dzięki takim narzędziom jak Power Automate, AI Builder i SharePoint, firmy mogą nie tylko zaoszczędzić czas, ale także poprawić jakość zarządzania kosztami i zwiększyć efektywność działania. Wprowadzenie automatyzacji faktur to krok w stronę przyszłości, który każda firma powinna rozważyć w ramach swojej cyfrowej transformacji.
Jesteś gotowy, by przestać tracić czas na chaotyczną obsługę zgłoszeń i skupić się na rozwoju swojego biznesu? Nasz system helpdesk dostosowany do Twoich procesów to pierwszy krok.
Tracisz zbyt wiele czasu na szukanie maili, zastanawianie się kto zajmuje się daną sprawą i odpowiadanie na te same pytania? Nie jesteś sam. Większość firm marnuje kilkanaście godzin tygodniowo na chaotyczną obsługę zgłoszeń klientów.
Większość systemów helpdesk zmusza Cię do dostosowania się do ich sposobu działania. My proponujemy odwrotne podejście – system, który dostosuje się do wypracowanych przez Ciebie procesów.
Wyobraź sobie, że:
Co to oznacza dla Twojego biznesu? Znaczące przyspieszenie obsługi zgłoszeń i znacznie wyższy poziom satysfakcji klientów.
...pozwól systemowi pracować za Ciebie:
Firmy korzystające z naszego systemu odnotowują:
Twój problem: Zgłoszenia giną w natłoku maili, trudno śledzić ich status.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? 70% szybsza obsługa standardowych zgłoszeń.
Twój problem: Skomplikowane procesy wymagają wielu dokumentów i ręcznej pracy.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? Skrócenie czasu obsługi reklamacji z 5 dni do 24 godzin.
Twój problem: Brak spójnej komunikacji prowadzi do utraty potencjalnych klientów.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? Wzrost konwersji zapytań o 43%.
Obawiasz się, że wdrożenie nowego systemu będzie skomplikowane i czasochłonne? Nie z nami.
Zamiast czytać o możliwościach systemu, zobacz go w akcji. Umów się na 45-minutową konsultację, podczas której:
Tracisz dziesiątki godzin na przepisywanie faktur, szukanie umów czy ręczną inwentaryzację? Poznaj 5 procesów, które zautomatyzowane uwolnią czas Twojego zespołu. Od cyfrowych baz dokumentów po AI transkrybujące spotkania – te rozwiązania to nie przyszłość, ale teraźniejszość nowoczesnych firm.
Przepisywanie faktur. Szukanie umów. Ręczna inwentaryzacja. Te zadania kradną Twój cenny czas, który mógłbyś przeznaczyć na rozwijanie biznesu. Automatyzując zaledwie 5 kluczowych procesów, Twój zespół odzyska dziesiątki godzin miesięcznie, które będzie mógł poświęcić na strategiczne działania.
Oto sprawdzone automatyzacje, które wdrażamy w firmach i realne korzyści, jakie przynoszą:
Przed: Ręczne wprowadzanie danych z faktur, czasochłonne wyszukiwanie dokumentów w segregatorach, spóźnione płatności i potencjalne kary.
Po automatyzacji:
Nasi klienci z sektora produkcyjnego regularnie raportują, że po wdrożeniu systemu praktycznie wyeliminowali kary za opóźnione płatności, co przekłada się na realne oszczędności.
Przed: Przegapione terminy wygaśnięcia umów, trudności w zlokalizowaniu dokumentów, czas tracony na szukanie aneksów.
Po automatyzacji:
Właściciele firm korzystających z naszego rozwiązania podkreślają, że możliwość terminowej renegocjacji umów przekłada się na realne oszczędności w skali roku.
Przed: Zagubione dokumenty, opóźnione odpowiedzi, brak przejrzystości w obiegu pism.
Po automatyzacji:
Firmy z wieloma oddziałami szczególnie doceniają możliwość szybszej reakcji na pisma klientów, co przekłada się na wyższy poziom satysfakcji i lojalności.
Przed: Wielodniowy proces, błędy w liczeniu, stres zespołu, niedokładne wyniki.
Po automatyzacji:
Klienci z branży handlowej i magazynowej raportują, że czas potrzebny na inwentaryzację skrócił się z dni do godzin, przy jednoczesnym zwiększeniu dokładności procesu.
Przed: Niekompletne notatki, zgubione ustalenia, brak śledzenia zadań ze spotkań.
Po automatyzacji:
Kierownicy zespołów korzystający z automatycznych notatek zauważają wyraźny wzrost realizacji zadań ustalonych podczas spotkań, co przekłada się na lepszą efektywność pracy.
Każda z tych automatyzacji przynosi wymierne korzyści:
Najlepsze jest to, że wszystkie te rozwiązania można wdrożyć w oparciu o Microsoft 365, który prawdopodobnie już posiadasz. Bez dodatkowych licencji, bez skomplikowanych integracji.
Umówmy się na bezpłatną konsultację, podczas której przeanalizujemy, która automatyzacja przyniesie Twojej firmie największe i najszybsze korzyści.
Jeden z moich klientów przez lata zatrudniał kolejne osoby do ręcznego przepisywania danych między systemami. Inny poświęcał tydzień na przygotowanie raportu, który mógł powstawać w 15 minut.
Czy te problemy brzmią znajomo?
W tym artykule pokazuję, jak rozpoznać procesy w firmie, które najbardziej potrzebują automatyzacji. Zobaczysz też przykłady z życia wzięte i praktyczne rozwiązania.
Skąd wiedzieć, że proces wymaga automatyzacji?
To najbardziej oczywisty sygnał. Jeśli Twoi pracownicy:
- Spędzają godziny na szukaniu dokumentów w segregatorach
- Ręcznie przepisują dane między systemami
- Potrzebują tygodnia na przygotowanie raportu
- Pojedynczo generują każdą umowę czy fakturę
...to pierwszy znak, że potrzebujesz automatyzacji.
Przykład z życia: Jeden z klientów zatrudniał 2 osoby tylko do przepisywania danych z faktur do systemu księgowego. Po automatyzacji tego procesu te same osoby mogły zająć się bardziej wartościową pracą, a dane wprowadzają się same - bezbłędnie i 24/7.
Przyjrzyj się, ile osób jest zaangażowanych w powtarzalne, manualne zadania. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele czasu (i pieniędzy) pochłaniają proste czynności administracyjne.
Tam, gdzie jest człowiek, tam są błędy - to normalne. Ale jeśli Twój proces:
- Zawiera dużo błędów z ręcznego wprowadzania
- Jest niespójny między działami
- Nie ma jasnych standardów
...automatyzacja może znacząco podnieść jego jakość.
To często pomijany, ale kluczowy sygnał. Jeśli:
- Nie możesz zwiększyć skali działania bez zatrudniania kolejnych osób
- Pracownicy nie nadążają z obsługą rosnącej liczby zadań
- Konkurencja wyprzedza Cię w czasie realizacji
...oznacza to, że manual holding - czyli ręczne wykonywanie zadań - blokuje rozwój Twojej firmy.
Automatyzacja to nie jest projekt IT - to projekt biznesowy. W kolejnych artykułach pokażę:
- Jak przygotować proces do automatyzacji
- Jak oszacować koszty i potencjalne zyski
- Jak wybrać odpowiedniego partnera do wdrożenia
- Jak nadzorować realizację projektu
A na początek zobaczmy, jak zidentyfikować procesy do automatyzacji w Twojej firmie:
Chcesz więcej przykładów procesów do automatyzacji? Zostaw komentarz pod filmem, a dostaniesz dostęp do specjalnej tablicy w Miro, którą rozwijamy wspólnie z innymi firmami.
.png)
