Język
Rozwój technologii sztucznej inteligencji otwiera nowe możliwości w dziedzinie finansów. Automatyczne opisywanie faktur to przykład zastosowania AI, które pozwala firmom na przyspieszenie procesów i zwiększenie efektywności. Narzędzia Microsoft 365 umożliwiają łatwą implementację tego rozwiązania.
Współczesne przedsiębiorstwa, zmagające się z coraz większą liczbą faktur kosztowych, stają przed wyzwaniem optymalizacji procesów finansowych. Ręczne przetwarzanie i kategoryzacja faktur to zadania czasochłonne, narażone na błędy oraz trudne do skalowania. Z pomocą przychodzi automatyzacja wspierana przez sztuczną inteligencję (AI), która pozwala na automatyczne opisywanie faktur na podstawie ich treści. Dzięki temu firmy mogą zaoszczędzić czas, zmniejszyć liczbę błędów i usprawnić zarządzanie kosztami.
W artykule wyjaśnimy, jak działa ten proces, jakie korzyści niesie oraz jakie narzędzia – w tym z pakietu Microsoft 365 – wspierają automatyzację faktur kosztowych.
Automatyczne opisywanie faktur kosztowych z użyciem sztucznej inteligencji opiera się na analizie treści faktury i przypisywaniu odpowiednich kategorii kosztowych. Algorytmy AI przetwarzają zawartość dokumentu, identyfikując kluczowe informacje, takie jak:
Algorytmy AI są w stanie rozpoznawać wzorce oraz kontekst, co oznacza, że system "uczy się" na podstawie analizy poprzednich faktur i jest w stanie poprawnie klasyfikować coraz bardziej złożone dokumenty. Przykładowo, jeśli faktura dotyczy usług reklamowych, system automatycznie przypisze ją do kategorii marketingowej bez konieczności interwencji ze strony człowieka.
Microsoft 365 oferuje szereg narzędzi, które wspierają automatyzację procesów finansowych, w tym opisywanie faktur. Dzięki zaawansowanym funkcjom sztucznej inteligencji oraz integracji z innymi aplikacjami, systemy te mogą efektywnie współpracować z narzędziami do zarządzania finansami.
Power Automate to narzędzie służące do automatyzacji przepływów pracy, które może być wykorzystane do tworzenia skryptów automatycznie przetwarzających faktury kosztowe. Dzięki Power Automate, możliwe jest:
Power Automate może być zintegrowany z innymi aplikacjami w Microsoft 365 oraz zewnętrznymi platformami, co pozwala na pełną automatyzację procesu obiegu faktur w firmie.
AI Builder to funkcja w Power Platform, która umożliwia tworzenie modeli sztucznej inteligencji bez konieczności pisania kodu. Dzięki AI Builder, firmy mogą tworzyć modele AI do:
AI Builder pozwala na personalizację modeli w zależności od specyfiki branży i firmy, co sprawia, że narzędzie staje się bardziej precyzyjne w przypisywaniu kategorii.
SharePoint w Microsoft 365 jest doskonałą platformą do zarządzania dokumentami i współpracy zespołowej. W kontekście automatyzacji faktur kosztowych SharePoint może pełnić funkcję centralnego repozytorium faktur, umożliwiając:
Dzięki integracji z Power Automate, SharePoint może służyć jako punkt początkowy dla całego procesu automatyzacji faktur, z szybkim dostępem do danych w jednym miejscu.
Excel, choć jest narzędziem znanym głównie z arkuszy kalkulacyjnych, zyskał nowe funkcje dzięki Power Query i sztucznej inteligencji. Dzięki integracji z AI, Excel może być wykorzystywany do:
Excel stanowi także doskonałe narzędzie do analizy danych, które już zostały przetworzone przez sztuczną inteligencję i inne narzędzia automatyzacyjne.
Automatyczne opisywanie faktur kosztowych przy użyciu sztucznej inteligencji i narzędzi z pakietu Microsoft 365 to rewolucyjne rozwiązanie, które pozwala firmom na uproszczenie i optymalizację procesów finansowych. Dzięki takim narzędziom jak Power Automate, AI Builder i SharePoint, firmy mogą nie tylko zaoszczędzić czas, ale także poprawić jakość zarządzania kosztami i zwiększyć efektywność działania. Wprowadzenie automatyzacji faktur to krok w stronę przyszłości, który każda firma powinna rozważyć w ramach swojej cyfrowej transformacji.
Masz 30 przypiętych maili w inboxie? Robisz to źle. Tracisz czas na ręczne przerzucanie wiadomości między folderami? Zapominasz odpowiedzieć na ważne maile? W czasach AI wszyscy gonią za nowymi narzędziami, a 90% firm nie wykorzystuje nawet 20% możliwości Outlooka, za który i tak płacą. Pokażę Ci 7 prostych funkcji, które używam codziennie i które oszczędzają mi 2-3 godziny tygodniowo. Bez AI, bez kolejnych subskrypcji, bez skomplikowanych wdrożeń. Tylko czysty Outlook i jego wbudowane możliwości.
Wiem, co teraz myślisz.
"Outlook? W 2025? Marcin, przecież wszyscy mówią o AI, automatyzacjach między systemami, chatbotach..."
Tak. I mają rację. AI to potężne narzędzie. Ale zanim wydasz kolejne 5000 zł na inteligentnego asystenta mailowego, sprawdź czy w ogóle wykorzystujesz to, za co już płacisz.
Bo widzę to codziennie. Firmy wydają dziesiątki tysięcy na skomplikowane systemy, a ich pracownicy ręcznie przerzucają maile między folderami. Szukają tej jednej wiadomości od klienta w 500 mailach. Przypinają 30 wiadomości i tracą w nich orientację.
Outlook ma w sobie funkcje, które rozwiązują 90% tych problemów. Problem w tym, że nikt ich nie używa.
Zacznę od podstawy, która oszczędza mi godzinę dziennie.
Reguły w Outlooku to automatyczne akcje wykonywane na przychodzących mailach.
Przykład z życia: mam 5 aktywnych projektów. Każdy ma swojego project managera, każdy ma swój folder w Outlooku. Zamiast ręcznie sortować każdego maila (co robiłem przez pierwsze 3 miesiące i było to koszmarne), ustawiłem reguły:
Efekt? Zero ręcznego przerzucania. Wszystko leci tam, gdzie trzeba. Automatycznie.
Ale to nie koniec. Te foldery mogę udostępnić konkretnym osobom z zespołu. Osoba odpowiedzialna za projekt 1 widzi tylko foldery z projektu 1. Osoba z projektu 15 widzi tylko projekt 15.
Jeden wspólny mail projektowy. Zero chaosu. Zero "hej, przekaż mi ten mail od klienta".
Tu jest moja tajna broń.
Folder wyszukiwania to zapisane, zaawansowane wyszukiwanie, które działa jak zwykły folder.
Brzmi skomplikowanie? To dam Ci przykład.
Mam folder wyszukiwania "Czekające na odpowiedź". Kryteria: wszystkie maile, które wysłałem w ciągu ostatnich 7 dni, na które NIE dostałem odpowiedzi, od konkretnych klientów (tych najbardziej newralgicznych).
Jeden klik. Widzę wszystko, co wymaga followupu.
Drugi folder: "Pilne projekty". Kryteria: maile z flagą "ważne" + słowo "projekt" w temacie + od ostatnich 14 dni.
Znowu - jeden klik. Wszystkie pilne sprawy projektowe w jednym miejscu.
To nie jest żadna automatyzacja. To wykorzystanie potencjału Outlooka, z którego większość ludzi w ogóle nie korzysta.
Przychodzi do mnie mail o 8 rano. Ważny. Ale teraz nie mam czasu na odpowiedź, bo mam spotkanie za 5 minut.
Dwa scenariusze:
Scenariusz 1 (bez automatyzacji): Zostawiam go w inboxie. Do końca dnia dostaję kolejne 50 maili. Ten ważny ginie gdzieś na środku. Przypominam sobie o nim 3 dni później, jak klient pisze "hej, co z tym?".
Scenariusz 2 (z flagą lub "odłóż"): Klikam "odłóż do jutra do 14:00". Mail znika z inboxa. Jutro o 14:00 pojawia się na samej górze. Odpowiadam.
Zero stresu. Zero zgubionej korespondencji.
Flagi działają podobnie - możesz ustawić reminder na konkretny dzień. Outlook SAM Ci przypomni.
I tu ważna rzecz, którą widzę u wielu użytkowników: masz 30 przypiętych maili? Robisz to źle.
Przypinanie jest OK dla 2-3 najważniejszych spraw. Może 5. Ale jak masz 30 przypiętych maili, to de facto masz drugi inbox na górze inboxa. To chaos. Zrób folder "Do zrobienia" i tam je wrzuć. Albo użyj flag.
Zdarza Ci się pisać maile o 5:00?
Mnie tak. Pracuję porankami, mam czas na spokojne przemyślenie odpowiedzi.
Problem: nie chcę, żeby klient dostał maila o 5:00, bo albo pomyśli że nie mam życia, albo że pracuję w chaosie.
Rozwiązanie: planuję wysyłkę na 9:00.
Piszę teraz. Outlook wysyła o normalnej porze. Profesjonalnie. Bez stresu.
Używam tego też do przypominek. "Hej, minął tydzień, chciałem wrócić do tematu..." - piszę w piątek, planuję wysyłkę na wtorek 10:00.
To zmieniło sposób pracy w naszym zespole.
Mamy wspólny folder "Oferty aktywne". Udostępniony między mną, sprzedażą i PM-ami.
Jak przychodzi mail od potencjalnego klienta, przerzucam go do tego folderu. Wszyscy widzą. Nikt nie musi pytać "hej, prześlij mi tego maila". Wszyscy mają dostęp.
Drugi przykład: marketing. Chcemy monitorować newslettery konkurencji. Jedna osoba zapisuje się na 10 newsletterów. Tworzy folder "Konkurencja - newslettery". Udostępnia zespołowi. Wszystkie maile lecą tam automatycznie (reguła!). Cały zespół ma dostęp.
Zero duplikowania. Zero "nie mam tego maila". Jedna skrzynka, jeden folder, pełna transparentność.
Lubisz kolory? Ja też.
Etykiety pozwalają mi wizualnie segregować maile:
Łączę to z regułami. Mail od konkretnego klienta automatycznie dostaje żółtą etykietę + leci do folderu "Projekt X".
Dwoma kliknięciami sprawdzam status wszystkich projektów.
Ostatnia rzecz: wspólne skrzynki mailowe.
Macie skrzynkę biuro@firma.pl? faktury@firma.pl? Zazwyczaj loguje się na nią jedna osoba, reszta prosi o przekazanie maili.
Głupie. Nieefektywne.
Udostępnij całą skrzynkę zespołowi. Wszyscy widzą wszystkie maile. Każdy może odpowiedzieć. Zero wąskich gardeł.
U nas skrzynka faktury@ jest udostępniona księgowej i mi. Widzę co przychodzi, mogę zareagować jak trzeba. Księgowa obsługuje większość spraw. Bez przesyłania maili tam i z powrotem.
Bo czas to pieniądze.
Dosłownie.
Jeśli Twój pracownik zarabia 7000 zł brutto miesięcznie i traci 2 godziny tygodniowo na ręczne sortowanie maili, szukanie wiadomości i przypominanie sobie o odpowiedziach, to tracisz około 600 zł miesięcznie na jednego pracownika.
Masz 10-osobowy zespół? To 6000 zł miesięcznie wyrzuconych w błoto.
A przecież za Outlooka już płacisz. Od 5,60 EUR miesięcznie za licencję Business Basic. Nie musisz dokupować niczego.
Musisz tylko wykorzystać to, co masz.
Większość firm nie używa nawet 20% możliwości Microsoft 365. Płacą za narzędzia, które mogą zautomatyzować połowę ich pracy, i dalej robią wszystko ręcznie.
To nie jest ani nowoczesne, ani efektywne.
To po prostu marnowanie pieniędzy.
7 funkcji. Zero dodatkowych kosztów. 10 godzin miesięcznie z powrotem.
Zacznij od jednej rzeczy - reguł. Zastanów się, które maile możesz automatycznie sortować. Które projekty, którzy klienci, które tematy.
Potem dodaj foldery wyszukiwania dla najważniejszych spraw.
Zacznij używać "odłóż" zamiast trzymać wszystko w inboxie.
I przestań przypinać 30 maili. Serio. To nie działa.
Outlook to nie jest sexy narzędzie. Nie ma AI w nazwie. Nie ma dashboardów. Nie wygląda nowocześnie.
Ale działa. I oszczędza czas.
A w biznesie czas to jedyna rzecz, której nie da się kupić.
Mam w firmie cały stack AI-owy. ChatGPT do pisania, Claude do analizy, Copilot do kodu. Każdy robi swoją robotę, ale wszędzie widziałem ten sam problem - muszę im podać dane, skopiować link, wkleić tekst. Nie ma w nich prawdziwej autonomii. Aż klient wspomniał o Manusie. Przetestowałem przez dwa miesiące w eraIT i zrozumiałem, czego mi brakowało. Manus uruchamia normalną przeglądarkę, klika, scrolluje, loguje się na strony - dokładnie jak człowiek. W tle. Bez mojego udziału. Inne AI-e przeczytają tekst, który im wkleisz. Manus sam tam wchodzi i wraca z raportem.
Używam kilku narzędzi AI codziennie. ChatGPT pomaga pisać, Claude świetnie analizuje dokumenty, Copilot wspiera przy kodzie. To działa, oszczędza czas, nie narzekam.
Ale zawsze mnie frustrowało jedno - żadne z nich nie działa samo. Mogę im powiedzieć co mają zrobić, ale nie mogę ich wysłać, żeby to wykonały bez mojego udziału. Kopiuję linki, wklejam teksty, podaję kontekst. W kółko.
Aż usłyszałem o Manusie. Sprawdziłem. I odkryłem różnicę, która zmienia sposób pracy.
Najprościej ujmując: Manus uruchamia przeglądarkę i działa jak człowiek.
Nie wymyśla linków jak ChatGPT. Nie potrzebuje wklejonego tekstu jak Claude. Otwiera strony, klika, scrolluje, wyszukuje informacje i wraca z raportem. Automatycznie.
Brzmi prosto, ale to fundamentalna różnica:
Pokażę to na czterech przykładach z mojej codziennej pracy.
Potrzebowałem kupić aparat do vlogowania. Sony albo Canon, podłączenie do komputera, możliwość live'ów. Standardowo to oznacza: 2 godziny na YouTube, godzinę na forach, googlowanie "czy ten model jeszcze dostępny".
Tym razem zapytałem Manusa: "Porównaj Sony vs Canon do vlogowania z podłączeniem do komputera i możliwością live'ów".
Manus sam:
Kliknąłem link. Model był dostępny. Cena się zgadzała. Kupiłem.
ChatGPT by mi wypisał coś z pamięci i podał linki, które nie działają. Manus faktycznie otworzył sklepy i sprawdził.
Oszczędność: ~3 godziny researchu.
W eraIT klienci zapisują się przez formularz na stronie. Wcześniej ręcznie sprawdzałem każdego - wchodziłem na stronę firmy, czytałem czym się zajmują, sprawdzałem NIP i KRS. 15 minut na każdego leada.
Teraz Manus robi to automatycznie:
Zanim oddzwonię do klienta, wiem już, z kim rozmawiam.
ChatGPT by powiedział: "Nie mam dostępu do tej strony". Manus tam wchodzi i robi research za mnie.
Oszczędność: 5 minut na każdego leada. Przy 20 leadach dziennie to ponad 1,5 godziny.
Mieliśmy aplikację webową do przetestowania pod kątem bezpieczeństwa. Normalnie wynajmujesz pentestera albo używasz specjalistycznych narzędzi, które wymagają wiedzy technicznej.
Poprosiłem Manusa: "Sprawdź tę aplikację pod kątem zabezpieczeń".
Manus:
Dostałem listę błędów: brak nagłówków bezpieczeństwa, podatność XSS w formularzu kontaktowym, słabe ustawienia cookies.
Nie musiałem znać się na pentestingu. Manus zrobił audyt sam i pokazał co poprawić.
Claude by powiedział: "Nie mogę testować aplikacji, ale mogę podać teoretyczne wskazówki". Manus faktycznie przetestował i dał konkretny raport.
Kupowałem Super Whisper za $250. Przy płatności zobaczyłem pole na kod rabatowy.
Poprosiłem Manusa: "Znajdź kod rabatowy do Super Whisper Pro Lifetime".
30 sekund później: kod na 25% zniżki. Działał.
Zaoszczędziłem $62.50 w czasie krótszym niż trwa ta rozmowa.
ChatGPT by podał potencjalne kody (żaden by nie działał - halucynacje). Manus przeszukał fora, strony z kodami i znalazł kod, który faktycznie istnieje.
Kilka tygodni temu Meta (właściciel Facebooka, Instagrama, WhatsAppa) wykupiła 100% udziałów w Manusie za 2mld dolarów.
Dlaczego Meta to zrobiła? Bo Manus rozwiązuje problem, który ma każde inne AI - brak autonomii. To pierwsze narzędzie, które faktycznie pracuje jak agent, nie asystent.
Manus nie zastąpi ChatGPT w pisaniu ani Claude w analizie. Ale robi coś czego one nie potrafią - działa sam.
Używam go w eraIT od dwóch miesięcy. Oszczędza mi dziesiątki godzin miesięcznie na researchu, weryfikacji danych i rutynowych zadaniach.
To nie jest kolejna bajka o AI. To narzędzie, które faktycznie pracuje w tle.
Super Whisper to narzędzie AI do dyktowania, które zmienia sposób, w jaki piszesz w pracy. W przeciwieństwie do standardowego dyktowania w Windows czy telefonie, nie przepisuje dosłownie tego, co mówisz - interpretuje Twoją wypowiedź i tworzy profesjonalny tekst. Dyktujesz chaotycznie z przerwami i pomyłkami? Narzędzie automatycznie usuwa "yyy", poprawia składnię i formatuje tekst w czytelne akapity. Mówisz po polsku, a możesz dostać sformatowany mail, notatkę ze spotkania czy listę zadań - wszystko dzięki presetom, które sam konfigurujesz. Działa lokalnie na komputerze (Windows i Mac), integruje się z dowolną aplikacją i pozwala pisać 3x szybciej. W artykule pokazuję jak to wygląda na żywo, jakie ma funkcje i dla kogo się sprawdzi. Prawdziwa rewolucja dla każdego, kto spędza godziny na pisaniu maili i dokumentów.
Od kilku tygodni praktycznie nie dotykam klawiatury, gdy piszę maile, notatki czy dokumenty. Brzmi dziwnie? Może. Ale to prawda.
Dyktuję. Chaotycznie, z błędami, gubię myśl w połowie zdania. A narzędzie AI, którego używam, tworzy z tego uporządkowany, profesjonalny tekst. Poprawia składnię, formatuje, strukturyzuje myśli. I robi to 3x szybciej niż pisanie na klawiaturze.
Ile godzin dziennie spędzasz na pisaniu? Maile do zespołu, notatki ze spotkań, dokumenty projektowe, wiadomości na Teams. Jeśli jesteś managerem, przedsiębiorcą czy pracujesz w biurze, prawdopodobnie kilka godzin dziennie.
A co gdybyś mógł po prostu powiedzieć to, co chcesz napisać? Bez zastanawiania się nad formułowaniem zdań, bez poprawiania błędów, bez formatowania.
To właśnie robi Super Whisper.
Super Whisper to narzędzie AI do dyktowania, które działa zupełnie inaczej niż tradycyjne dyktowanie w telefonie czy Windows.
Kluczowa różnica: nie przepisuje dosłownie tego, co mówisz. Interpretuje Twoją wypowiedź i tworzy tekst taki, jakbyś go napisał na klawiaturze.
Przykład:
Mówisz chaotycznie: "Cześć, słuchaj, chciałbym się dowiedzieć, no wiesz, na jakim etapie jest ten projekt, no bo przekazałem wam aplikację do testów i tak się zastanawiam czy macie jakieś uwagi..."
Super Whisper pisze:
"Dzień dobry,
Chciałbym się dowiedzieć na jakim etapie realizacji jest nasz projekt. Przekazałem Państwu ostatnio aplikację do testów i chciałbym dowiedzieć się czy macie jakieś uwagi."
Widzisz różnicę? To nie jest surowa transkrypcja. To profesjonalny tekst.
Narzędzie ma coś, co nazywa się "presetami" - szablonami formatowania.
Preset "Mail biznesowy":
Preset "Notatka ze spotkania":
Preset "Voice to text":
Możesz też stworzyć własne presety dostosowane do Twojej pracy.
Używam Super Whisper do:
✓ Maili do zespołu - dyktuję w 30 sekund, zamiast pisać 3 minuty
✓ Notatek ze spotkań - mówię swobodnie, dostaję uporządkowane punkty
✓ Zadań w Clickup - szybkie zgłoszenie do zespołu z pełnym kontekstem
✓ Dokumentów roboczych - pierwsze drafty bez siedzenia nad klawiaturą
✓ Wiadomości na Teams/WhatsApp - profesjonalny ton, nawet gdy się spieszę
Kluczowa rzecz: nie musisz myśleć o tym, jak coś sformułować. Mówisz naturalnie, narzędzie dba o resztę.
Nagrałem film, w którym pokazuję Super Whisper w akcji. Dyktuję ten sam mail trzy razy z różnymi presetami - zobaczysz jak bardzo zmienia się formatowanie i ton.
Standardowe narzędzia do dyktowania (Windows Voice Typing, dyktowanie w telefonie) mają jeden problem: przepisują dokładnie to, co mówisz.
Efekt? Tekst brzmi jak... no właśnie, jak ktoś mówi. Z przerwami, powtórzeniami, chaotycznie.
Super Whisper używa AI (konkretnie: modele językowe jak Claude czy GPT), żeby:
To tak, jakbyś miał/a asystenta, który słucha Cię i pisze to, co naprawdę chciałeś powiedzieć.
Działa lokalnie
Silnik rozpoznawania mowy działa na Twoim komputerze (Windows i Mac). To znaczy, że jest błyskawiczny i nie potrzebuje ciągłego połączenia z internetem.
Integracja z dowolną aplikacją
Klikasz w pole tekstowe (Outlook, Teams, WhatsApp, Clickup, cokolwiek), włączasz Super Whisper i dyktujesz. Tekst pojawia się tam, gdzie pracujesz.
Język polski działa świetnie
Testowałem wiele narzędzi do dyktowania po polsku. Większość ma problemy z odmianą, składnią, polskimi znakami. Super Whisper radzi sobie wyśmienicie.
Możesz się pomylić
Jeśli powiesz "Przepraszam, to miało być inaczej" - narzędzie to wyłapie i nie wstawi do tekstu. Rozumie kontekst.
Super Whisper sprawdzi się u Ciebie, jeśli:
Nie sprawdzi się, jeśli:
Szczerze? Nie spodziewałem się, że to aż tak odmieni moją pracę.
Największa zmiana: nie zastanawiam się już, jak coś napisać. Po prostu mówię i jest gotowe. To brzmi banalnie, ale kiedy piszesz 20-30 maili dziennie, ta różnica jest ogromna.
Oszczędzam około 1-2 godzin dziennie na pisaniu. To czas, który mogę przeznaczyć na coś produktywnego albo po prostu wcześniej skończyć pracę.
Dodatkowy bonus: mniej zmęczenia. Pisanie na klawiaturze męczy - oczy, nadgarstki, plecy. Dyktowanie to po prostu... mówienie.
Super Whisper jest dostępny na Windows i Mac. Możesz pobrać wersję trial i przetestować przez kilka dni za darmo.
Po trial'u są różne opcje: subskrypcja miesięczna albo jednorazowa opłata (lifetime). Ja wybrałem lifetime - uznałem, że skoro to narzędzie oszczędza mi godzinę dziennie, zwrot z inwestycji mam w pierwszy tydzień.
Konfiguracja zajmuje 5 minut. Uruchamiasz, wybierasz mikrofon, testujesz kilka presetów i już możesz dyktować.
Czy Super Whisper to game changer? Dla mnie - tak.
To nie jest narzędzie, które "może się przydać". To narzędzie, które codziennie oszczędza mi czas i energię.
Jeśli spędzasz kilka godzin dziennie na pisaniu, spróbuj. Najgorsze co się może stać to to, że wrócisz do klawiatury. Najlepsze? Odzyskasz dziesiątki godzin miesięcznie.
Masz pytania? Zostaw komentarz pod filmem albo napisz do mnie - chętnie pomogę z konfiguracją.
.png)
