Praktyczny przewodnik po automatyzacjach w Outlooku, które pozwalają odzyskać czas i zwiększyć efektywność pracy. Omówione zostały reguły kierujące maile do folderów, foldery wyszukiwania, flagi i przypomnienia, funkcja odkładania wiadomości, planowanie wysyłki oraz udostępnianie folderów i skrzynek między pracownikami. Proste narzędzia, które znacząco usprawniają zarządzanie komunikacją mailową i wspierają pracę projektową w zespole.
Jeśli ty w swojej działalności, firmie czy też w swojej po prostu pracy chcesz zwiększyć swoją skuteczność, chcesz zwiększyć swoją sprawczość, chcesz zwiększyć swoją wydajność, a może chcesz zwiększyć po prostu szybkość działania i mieć więcej czasu na jakieś rzeczy pozapracowe. Jeżeli chcesz zwiększyć jakość swojej pracy, albo dostać być może awans, albo jako przedsiębiorca po prostu zarobić więcej kasy, no to ten film jest właśnie dla ciebie.
Mega proste rzeczy, które mogą usprawnić i zrealizować wszystkie powyższe punkty. Zapraszam cię do tego materiału. Automatyk inżynier Marcin Karwowski z ERA IT.
Ja dzisiaj w tym filmie skupiam się przede wszystkim na takim aspekcie projektowym, działania projektowego, działania na zadaniach. No i właśnie o tym chcę ci dzisiaj powiedzieć, ale każda automatyzacja, nawet tak trywialne jak te, które pokażę ci w dzisiejszym filmie, są bardzo pomocne w odzyskiwaniu czasu na ważne rzeczy, w odzyskiwaniu pieniędzy poświęconych na proste zadania.
Pokażę ci i powiem o automatyzacjach w zarządzaniu projektami. Mogą być to automatyzacje wewnątrz narzędzi i o tych właśnie dzisiaj powiemy. Mogą być to aplikacje i automatyzacje takie, które działają pomiędzy różnymi narzędziami. Na ten temat jest film na tym kanale, do którego cię już teraz serdecznie zapraszam.
A dzisiaj przede wszystkim coś, na czym każdy z nas pracuje, czyli automatyzację wewnątrz aplikacji Outlook. To być może wydaje się trywialne, być może wydaje się w czasach AI zupełnie takie powiedzmy sobie w cudzysłowie niemodne. No kto by tam automatyzował Outlooka, jak mamy AI i różne inne ciekawe rzeczy, a uwierz mi, że zestawienie i przygotowanie odpowiedniego setu automatyzacji właśnie w Outlooku może odzyskać i to bardzo szybko wiele, wiele minut, godzin poświęcanym właśnie na Outlooka.
Tak że jakie automatyzacje, jakie rzeczy możemy robić w Outlooku? Możemy robić w Outlooku reguły, które robią różne czynności, na przykład kierują maile do odpowiednich folderów. Jeżeli chcesz mieć porządek w mailach, możesz mieć maile na przykład, możesz mieć foldery na przykład pozakładane per projekt, tak aby wiedzieć, że w kontekście tego projektu mamy wszystkie maile w tym folderze, w kontekście innego projektu macie maile w innym folderze i uwaga, te reguły mogą automatycznie przerzucać maila do odpowiedniego folderu.
Oczywiście ty możesz to robić też ręcznie, tylko po co? Ale z drugiej strony, jeżeli na przykład macie takiego maila w firmie jakiegoś wspólnego, projektowego, to możesz ten jeden folder udostępnić na przykład innej osobie i wtedy możecie pracować w taki sposób, że jest wspólny mail projektowy, ale jeżeli ktoś odpowiada tylko za projekt pierwszy, to widzi maile z folderu, które są przypisane do projektu pierwszego. Jeżeli ktoś pracuje w projekcie piętnastym, to widzi właśnie tylko te maile.
To fajne rozwiązanie, które daje możliwość z jednej strony automatyzacji, z drugiej zachowania porządku, a z trzeciej nie wymaga wdrożenia jakichś wybitnych, skomplikowanych narzędzi właśnie, żeby ten proces sobie obsłużyć.
Można robić foldery wyszukiwania, czyli jeżeli ty wiesz, że maile z określonego projektu, z określonym klientem są dla ciebie ważne, chcesz mieć do nich szybki dostęp, możesz przygotować taki folder wyszukiwania, w którym definiujesz wiele kryteriów wyszukiwania, a później tylko klikasz raz i te kryteria są spełnione i wszystkie maile, które spełniają określone kryteria, są automatycznie wyświetlane.
To znowu bardzo prosta automatyzacja, bo to nie jest żadna automatyzacja, to jest po prostu wykorzystanie potencjału Outlooka i jego funkcji, z których najczęściej wiele osób w ogóle nie korzysta.
Za pomocą reguł, czyli mamy sobie określoną regułę, jeżeli warunki tej reguły są spełnione w mailu, w Outlooku zostaje nadana etykieta. Zostaje to skierowane do odpowiedniego folderu, a te foldery są również zsynchronizowane czy też połączone z folderami wyszukiwania i ty dwoma kliknięciami możesz sprawdzić od razu status projektu, status odpowiedzi na maile, czy też określone maile udostępnić swoim pracownikom, tak aby oni mogli na nie odpowiedzieć właśnie za pomocą różnych funkcjonalności Outlooka.
Dodawać na przykład flagi. Po co się te flagi dodaje? Po to, żeby Outlook ci przypomniał, że hej, miałeś odpowiedzieć na tą wiadomość. Ta flaga działa w ten sposób, że możesz sobie zaflagować maila i powiedzieć, że ja na tego maila chcę odpowiedzieć jutro. On dzisiaj ci z widoku znika, ale jutro pojawia się właśnie już jako rzecz, którą należy wykonać.
Możesz użyć opcji odłóż. Jak ona działa? Przychodzi do mnie ważny mail. Wiem, że zajmie mi więcej czasu, żeby na niego odpowiedzieć. Klikam sobie odłóż i ten mail pojawi mi się w momencie, w którym wybrałem, w dacie, którą wybrałem w momencie odkładania. Czyli ja dzisiaj mogę powiedzieć, że odkładam to do środy do ósmej i ten mail we środę o ósmej wchodzi mi tutaj na inbox, na górę mojej skrzynki i wiem, że dzisiaj mam na niego odpowiedzieć, no bo tak sobie to zaplanowałem, tak sobie to ustaliłem sam ze sobą jakoś tam kilka dni wcześniej.
Planować wysyłkę maila. Słuchajcie, czasem jest tak, że no nie chcemy gdzieś tam w nocy odpowiadać ze względu na pracowników, ze względu na kontrahentów, z jakichś przyczyn nie chcemy odpowiadać w momencie pisania tego maila. Wolimy, aby on był wysłany w odpowiednim czasie, na przykład czasie biznesowych godzin, takim czasie, kiedy firmy normalnie pracują, więc możemy zaplanować sobie wysyłkę, zaplanować wysyłkę maila, czyli powiedzieć, że ten mail będzie wysłany jutro o godzinie 15, a zredagowany i napisany będzie już dzisiaj.
Fajna opcja, daje duże możliwości znowu takiego odpowiedniej zachowania higieny pracy, ale i też zaplanowania i przygotowania realizacji tego zadania, właśnie którym jest wysyłka maila.
Można sobie maila w skrzynce przypiąć. Przypięcie powoduje, że on jest na górze twojego inboxa i czeka tam na zrealizowanie. Widziałem tutaj użytkowników, którzy mają na przykład 15, 20, 30 maili przypiętych. To w mojej ocenie już trochę nie do końca do tego jest ta opcja. Żeby mieć cały inbox zawalony przypiętymi mailami, to na te maile wypadałoby zrobić folder i gdzieś je składować obok. Ważne maile, na które chcecie odpowiedzieć później.
Ale takie 2, 3, 5 maili przypiętych, na które chcecie odpowiedzieć, albo co do których czekacie na odpowiedź, to również do tego może służyć. Czekam na odpowiedź na danego maila, jest on dla mnie bardzo ważny, nie chcę, żeby ta odpowiedź gdzieś mi umknęła, albo chcę umieć przypomnieć swojemu kontrahentowi na szybko, żeby tej odpowiedzi udzielił, przypinam sobie takiego maila na górze i z całą pewnością wtedy już o nim nie zapomnę.
Mogę zrobić folder w skrzynce, o tym już mówiłem przy poprzednich, przy regułach. Folder, który udostępnię swojemu pracownikowi, no i teraz zobaczcie, tworzę sobie folder na własnym Outlooku, chcę, żeby do tego jednego folderu mieli dostęp moi pracownicy, moi współpracownicy, ktoś, kto razem ze mną pracuje. Wrzucam tam maile i udostępniam ten folder.
Jak to działa? Ta osoba w swojej skrzynce Outlook widzi ten folder, który ja jej udostępniłem i może czy to przejąć tą komunikację, czy na przykład możemy się dzielić w ten sposób ważnymi mailami, na przykład jakimiś marketingowymi, chcemy podglądać konkurencję, nie musimy wszyscy się zapisywać na dany newsletter, może się zapisać jedna osoba i przerzucać do udostępnionego folderu właśnie te maile i wszyscy inni będą mieli tam dostęp, będą mogli się zainspirować wspólnymi elementami. Świetna rzecz, bardzo ułatwia pracę, bardzo pomaga w takim wspólnym pracowaniu na mailach.
Można udostępnić też całą skrzynkę. W przypadku skrzynek takich wspólnych, nazwijmy je, takich jak jest skrzynka biuro, faktury, różne tego typu skrzynki wspólne w firmach funkcjonują. Można te skrzynki udostępniać między różnymi użytkownikami. To też nie jest jakaś forma specjalnie automatyzacji, ale to jest forma usprawnienia pracy pomiędzy różnymi osobami, działami w twojej organizacji.
No dobra, słuchajcie, ale po co w ogóle używać tych automatyzacji? Po co w ogóle to robić? Po to, żeby oszczędzać czas, po to, żeby oszczędzać pieniądze, po to, żeby przyspieszyć swoje działania, czy też zespołu projektowego, czy zespołu działania firmy, czy w każdym układzie na pewno warto skorzystać z tego typu rozwiązań.
Po to, żeby zwiększyć skuteczność działania, po to, żeby zwiększyć sprawczość twoich działań, twoich jako szefa, twoich jako specjalisty, twoich jako właściciela biznesu. Po to, żeby zarazić zespół do automatyzowania czynności, tak aby twój zespół również wiedział, że można z tego skorzystać, że są takie możliwości, żebyś ty ich zainspirował do tego, aby twoja firma zarabiała więcej pieniędzy.
Ale po to również, żeby każdy pracownik mógł zwiększyć swoją wartość rynkową poprzez naukę, poprzez wykorzystanie nawet tak prostych automatyzacji, które wcale nie są oczywiste w Outlooku i nie są przez zbyt wiele osób wykorzystywane właśnie w różnych firmach. Po to jest ten dzisiejszy film. Dzięki temu można mieć lepszą obsługę klientów, można dostać awans albo dostać podwyżkę. Wybór należy oczywiście do ciebie.
Jeśli zaciekawił cię ten materiał, takie funkcjonalności outlookowe właśnie, o których powiedziałem do tej pory, to zapraszam cię do dania lajka, zapraszam cię do skomentowania, jak ty używasz tego typu funkcjonalności w swoim biznesie, w swojej firmie, w swojej pracy.
No a tymczasem chciałem ci dwa słowa powiedzieć właśnie o produkcie, który przygotowałem, który jest dostępny pod tym adresem, który widzisz teraz na ekranie. Ten produkt omawia kompleksowo zarządzanie projektami w firmie. Możesz tam, jeżeli nie jest dostępny teraz do sprzedaży, zapisać się na listę oczekujących i dostaniesz maila wtedy, kiedy ten produkt będzie dostępny do zakupu, więc zachęcam cię z całą pewnością do tego, aby wejść tam, zobaczyć i skorzystać z tej oferty, w której nauczysz się zarządzania projektami właśnie przy pomocy narzędzi Microsoft 365, nauczysz się, jak te narzędzia wykorzystywać, aby być skutecznym, sprawnym menadżerem, pracownikiem, czy też po prostu szefem, jeżeli jesteś właścicielem firmy.
Zachęcam cię absolutnie do tego, aby wejść na tą stronę, sprawdzić, zapisać się i w przyszłości niedalekiej po prostu kupić tenże produkt.
Dziękuję ci za ten materiał, dziękuję ci za oglądanie tego filmu. Zapraszam cię raz jeszcze do szkolenia, które przygotowałem specjalnie właśnie na tą okazję, link do tego szkolenia masz oczywiście w opisie do tego filmu, także zapraszam cię serdecznie. A w następnym odcinku pokażę kolejne automatyzacje, automatyzacje takie, które mogą działać pomiędzy różnymi narzędziami pakietu Microsoft 365. Myślę, że to będzie również fajna przygoda, do której już dzisiaj cię serdecznie zapraszam. Automatyk inżynier Marcin Karwowski z ERA IT.
.png)
