keyboard_arrow_left
Wszystkie to blog

Automatyzacja Wniosków urlopowych w Microsoft 365

Aplikacje Microsoft
Automatyzacja Wniosków Ulropowych
HR

Podsumowanie

info

Automatyzacja wniosków urlopowych przynosi efektywność, transparentność i oszczędność czasu dla firm i działów HR. Inwestycja w tę technologię może poprawić zarządzanie zasobami ludzkimi i zwiększyć satysfakcję pracowników.

Automatyzacja Wniosków Urlopowych: Wydajność i Wygoda dla Firmy i Pracowników

W dzisiejszym tempie życia biznesowego, gdzie każda minuta jest cenna, niezwykle istotne jest wykorzystanie technologii w celu usprawnienia procesów w firmie. Jednym z obszarów, który może skorzystać z automatyzacji, jest zarządzanie urlopami pracowniczymi. Tradycyjne metody zbierania i przetwarzania wniosków urlopowych mogą być czasochłonne, uciążliwe i narażone na błędy. Dlatego właśnie, w dzisiejszym wpisie, omówimy korzyści automatyzacji wniosków urlopowych zarówno dla właścicieli firm, jak i pracowników działów HR.

Dlaczego Automatyzacja Wniosków Urlopowych jest Kluczowa?

  1. Oszczędność czasu: Tradycyjne metody zgłaszania urlopów mogą wymagać kilku kroków, włącznie z drukowaniem i podpisywaniem dokumentów, a następnie przekazywaniem ich do odpowiedniego działu w firmie. Automatyzacja eliminuje ten proces, pozwalając pracownikom składać wnioski online, a system automatycznie przekazuje je do zatwierdzenia.
  2. Redukcja błędów: Ręczne przetwarzanie wniosków urlopowych zwiększa ryzyko popełnienia błędów, takich jak pomyłki w liczbie dni urlopowych, błędne daty czy zgubienie dokumentów. Automatyzacja minimalizuje te ryzyka poprzez jednolite i skonfigurowane z góry procesy.
  3. Transparentność: Dzięki systemowi automatycznemu zarządzanie urlopami staje się transparentne zarówno dla pracowników, jak i dla działu HR. Pracownicy mogą śledzić status swoich wniosków, a pracownicy HR mają pełen wgląd w harmonogram urlopów w firmie.
  4. Zwiększenie produktywności: Eliminacja zbędnego papierkowego procesu pozwala pracownikom i działowi HR skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, co przekłada się na wzrost produktywności całej firmy.

Korzyści dla Właścicieli Firm:

  • Oszczędność kosztów: Automatyzacja procesu urlopów może przyczynić się do obniżenia kosztów administracyjnych związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów.
  • Zarządzanie zasobami: System automatyczny pozwala właścicielom firm lepiej zarządzać dostępnymi zasobami ludzkimi, minimalizując ryzyko konfliktów związanych z urlopami pracowniczymi.
  • Zachowanie zadowolenia pracowników: Skuteczne zarządzanie urlopami poprzez automatyzację może przyczynić się do zwiększenia zadowolenia pracowników, którzy docenią wygodę i efektywność procesu.

Korzyści dla Działu HR:

  • Skrócenie czasu odpowiedzi: Dział HR może szybciej reagować na wnioski urlopowe, dzięki czemu pracownicy otrzymują szybką informację o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku.
  • Łatwiejsze planowanie zasobów ludzkich: Dział HR może łatwiej planować harmonogramy pracy i zastępstw, mając pełny wgląd w dostępność pracowników.
  • Śledzenie statystyk: Automatyzacja umożliwia łatwe generowanie raportów i analiz dotyczących urlopów, co ułatwia śledzenie trendów i podejmowanie strategicznych decyzji.

Podsumowanie: Automatyzacja wniosków urlopowych to nie tylko narzędzie usprawniające codzienne operacje firmy, ale także sposób na zwiększenie wydajności, poprawę satysfakcji pracowników oraz lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi. Dla właścicieli firm i działu HR inwestycja w tę technologię może przynieść znaczące korzyści zarówno krótko- jak i długoterminowe. Dlatego warto rozważyć wprowadzenie automatyzacji wniosków urlopowych jako kluczowego elementu strategii zarządzania personelem w firmie.

Sprawdź kurs automatyzacji wniosków urlopowych. Dzięki niemu zautomatyzujesz wniosku urlopowe samodzielnie.

Jak może wyglądać proces automatyzacji wniosków urlopowych?

Oto przykładowy proces:

  1. Pracownik składa wniosek w MS Forms lub Power Apps

Pracownik wypełnia formularz wniosku urlopowego za pomocą aplikacji stworzonej w Power Apps lub MS Forms. W formularzu wybiera daty urlopu, typ urlopu oraz ewentualnie wprowadza krótkie uzasadnienie. W przypadku korzystania z Power Apps, aplikacja może automatycznie sprawdzić w bazie danych dostępne dni urlopowe pracownika. Formularz jest dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy i może być łatwo dostępny na różnych urządzeniach.

2. Automat pobiera przełożonego dla powyższego pracownika – Power Automate

W Microsoft 365 można skonfigurować dla każdego z pracowników przełożonego. Dzięki takiej konfiguracji pracownik składający wniosek nie musi wybierać swojego przełożonego tylko zrobi to za niego automat.

3. Przełożony Akceptuje (lub nie) wniosek urlopowy na Teams lub przez Email

Zgłoszenie urlopu jest automatycznie przesyłane do przełożonego za pomocą Power Automate. Przełożony otrzymuje powiadomienie w MS Teams i ma możliwość akceptacji wniosku bezpośrednio w aplikacji. Po zaakceptowaniu, pracownik otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie decyzji przełożonego.

4. Baza Wniosków jest tworzona automatycznie w SharePoint

Opis: Po zaakceptowaniu wniosku, dane są automatycznie przechowywane w bazie danych na SharePoint. Dzięki temu możliwe jest łatwe zarządzanie i archiwizacja zgłoszeń. Dane są widoczne jedynie dla osób uprawnionych, gdzie dział HR ma dostęp do wszystkich wniosków, a menedżerowie widzą tylko zgłoszenia swoich pracowników. Sam pracownik ma natomiast dostęp jedynie do swoich własnych wniosków.

5. Analiza Wniosków przez Dział HR odbywa się za pomocą zautomatyzowanego Excela lub PowerBI

Dział HR ma dostęp do dashboardu w Power BI lub Excel, gdzie w czasie rzeczywistym mogą analizować i wizualizować dane dotyczące zgłoszeń urlopowych wszystkich pracowników.

6. Eksport danych do systemu kadrowego.

Istnieje możliwość przygotowania eksportu danych do Excela lub innego formatu plikowego. Takie rozwiązanie może zautomatyzować wprowadzanie wniosków do Twojego systemu kadrowego. To kolejne oszczędności i udogodnienia automatyzacji wniosków urlopowych.

Sprawdź, ile kosztuje wdrożenie Automatycznych Wniosków urlopowych w Twojej firmie.

7. Kalendarz urlopów. Kalendarz tworzony jest automatycznie i możesz w nim sprawdzić, kiedy każdy z pracowników jest na urlopie.

Chcesz dowiedzieć się więcej lub zobaczyć, jak wygląda proces na żywo zapraszam do kontaktu.

O autorze

Marcin Karwowski

Ekspert automatyzacji w Microsoft 365
20 lat doświadczenia w przekształcaniu czasochłonnych, manualnych procesów w zautomatyzowane rozwiązania. Projektuje systemy, które bezbłędnie wykonują powtarzalne zadania, pozwalając Twojemu zespołowi skupić się na tym, co naprawdę buduje wartość firmy.

Powiązane wpisy

Automatyzacja procesów

Koniec chaosu w obsłudze klienta: system helpdesk dopasowany do TWOJEJ firmy

Jesteś gotowy, by przestać tracić czas na chaotyczną obsługę zgłoszeń i skupić się na rozwoju swojego biznesu? Nasz system helpdesk dostosowany do Twoich procesów to pierwszy krok.

Koniec chaosu w obsłudze klienta: system helpdesk dopasowany do TWOJEJ firmy

Tracisz zbyt wiele czasu na szukanie maili, zastanawianie się kto zajmuje się daną sprawą i odpowiadanie na te same pytania? Nie jesteś sam. Większość firm marnuje kilkanaście godzin tygodniowo na chaotyczną obsługę zgłoszeń klientów.

Twój zespół zasługuje na lepsze rozwiązanie

Większość systemów helpdesk zmusza Cię do dostosowania się do ich sposobu działania. My proponujemy odwrotne podejście – system, który dostosuje się do wypracowanych przez Ciebie procesów.

Odzyskaj kontrolę nad obsługą klienta

Wyobraź sobie, że:

  • Wszystkie zgłoszenia trafiają do jednego miejsca, niezależnie od kanału komunikacji
  • Każde pytanie jest automatycznie kierowane do właściwej osoby
  • Twój zespół natychmiast widzi pełną historię kontaktu z klientem
  • Te same problemy nie są rozwiązywane kilkukrotnie przez różne osoby

Co to oznacza dla Twojego biznesu? Znaczące przyspieszenie obsługi zgłoszeń i znacznie wyższy poziom satysfakcji klientów.

Realne korzyści, nie tylko funkcje

Zamiast robić wszystko ręcznie...

...pozwól systemowi pracować za Ciebie:

  • Natychmiastowe przydzielanie spraw - system sam rozpoznaje, kto powinien zająć się danym zgłoszeniem na podstawie jego treści
  • Koniec z ręcznym tagowaniem - automatyczna kategoryzacja zgłoszeń oszczędza czas Twojego zespołu
  • Szybkie odpowiedzi na popularne pytania - gotowe szablony dostępne pod skrótami klawiszowymi
  • Zero przepisywania danych - dwustronna integracja z Twoim systemem ERP eliminuje podwójną pracę

Realny zwrot z inwestycji

Firmy korzystające z naszego systemu odnotowują:

  • Zauważalną redukcję czasu obsługi zgłoszeń
  • Istotne zmniejszenie liczby powtarzających się pytań
  • Wyraźny wzrost zadowolenia klientów
  • Zwrot z inwestycji widoczny już po kilku miesiącach

Rozwiązania dopasowane do Twoich wyzwań

Dla działu obsługi klienta

Twój problem: Zgłoszenia giną w natłoku maili, trudno śledzić ich status.

Nasze rozwiązanie:

  • Wszystkie sprawy w jednym miejscu
  • Automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach
  • Gotowe szablony dla typowych zapytań
  • Pełna historia kontaktu z każdym klientem

Rezultat? 70% szybsza obsługa standardowych zgłoszeń.

Dla działu reklamacji

Twój problem: Skomplikowane procesy wymagają wielu dokumentów i ręcznej pracy.

Nasze rozwiązanie:

  • Automatyczny przepływ pracy dla każdej reklamacji
  • Generowanie protokołów jednym kliknięciem
  • Śledzenie terminów i alertowanie o opóźnieniach
  • Integracja z systemem magazynowym

Rezultat? Skrócenie czasu obsługi reklamacji z 5 dni do 24 godzin.

Dla zespołu sprzedaży

Twój problem: Brak spójnej komunikacji prowadzi do utraty potencjalnych klientów.

Nasze rozwiązanie:

  • Wspólna skrzynka dla całego zespołu
  • Historia wszystkich interakcji dostępna dla każdego
  • Automatyczne przypomnienia o kontynuacji
  • Pełna integracja z Twoim CRM

Rezultat? Wzrost konwersji zapytań o 43%.

Wdrożenie bez stresu

Obawiasz się, że wdrożenie nowego systemu będzie skomplikowane i czasochłonne? Nie z nami.

  1. Analiza Twoich procesów (1-2 dni)
    • Poznamy specyfikę Twojej firmy
    • Zidentyfikujemy kluczowe procesy
    • Zaplanujemy automatyzacje
  2. Konfiguracja systemu (2-3 dni)
    • Dopasujemy system do Twoich wymagań
    • Zintegrujemy go z istniejącymi narzędziami
    • Przygotujemy szablony i reguły
  3. Szkolenie i start (1 dzień)
    • Przeszkolimy Twój zespół
    • Zaimportujemy istniejące dane
    • Będziemy wspierać w pierwszych dniach pracy

Nie musisz wierzyć nam na słowo

Zamiast czytać o możliwościach systemu, zobacz go w akcji. Umów się na 45-minutową konsultację, podczas której:

  • Zobaczysz system w działaniu
  • Zadasz pytania naszemu ekspertowi
  • Otrzymasz przykładową wycenę
  • Zaplanujesz bezpłatny okres próbny

Automatyzacja procesów
Aplikacje Microsoft
Automatyzacja z Microsoft 365

5 automatyzacji, które uwolnią dziesiątki godzin w Twojej firmie

Tracisz dziesiątki godzin na przepisywanie faktur, szukanie umów czy ręczną inwentaryzację? Poznaj 5 procesów, które zautomatyzowane uwolnią czas Twojego zespołu. Od cyfrowych baz dokumentów po AI transkrybujące spotkania – te rozwiązania to nie przyszłość, ale teraźniejszość nowoczesnych firm.

Przestań tracić czas na żmudne zadania - oto sprawdzone rozwiązania z natychmiastowymi korzyściami

Przepisywanie faktur. Szukanie umów. Ręczna inwentaryzacja. Te zadania kradną Twój cenny czas, który mógłbyś przeznaczyć na rozwijanie biznesu. Automatyzując zaledwie 5 kluczowych procesów, Twój zespół odzyska dziesiątki godzin miesięcznie, które będzie mógł poświęcić na strategiczne działania.

Oto sprawdzone automatyzacje, które wdrażamy w firmach i realne korzyści, jakie przynoszą:

1. Baza faktur kosztowych

Przed: Ręczne wprowadzanie danych z faktur, czasochłonne wyszukiwanie dokumentów w segregatorach, spóźnione płatności i potencjalne kary.

Po automatyzacji:

  • Oszczędzasz znaczącą ilość czasu - AI odczytuje faktury ze skutecznością bliską 100%
  • Znajdujesz dokumenty w kilka sekund zamiast przeszukiwania segregatorów
  • Minimalizujesz ryzyko spóźnionych płatności dzięki automatycznym przypomnieniom
  • Zyskujesz lepszą kontrolę nad wydatkami przez łatwy dostęp do raportów i analiz

Nasi klienci z sektora produkcyjnego regularnie raportują, że po wdrożeniu systemu praktycznie wyeliminowali kary za opóźnione płatności, co przekłada się na realne oszczędności.

2. Elektroniczna baza umów

Przed: Przegapione terminy wygaśnięcia umów, trudności w zlokalizowaniu dokumentów, czas tracony na szukanie aneksów.

Po automatyzacji:

  • Minimalizujesz ryzyko przegapionych terminów dzięki automatycznym powiadomieniom
  • Oszczędzasz czas pracowników dotychczas poświęcany na poszukiwanie dokumentów
  • Renegocjujesz umowy na czas, co często przekłada się na korzystniejsze warunki
  • Masz dostęp do dokumentów zawsze i wszędzie - nawet podczas spotkań z kontrahentami

Właściciele firm korzystających z naszego rozwiązania podkreślają, że możliwość terminowej renegocjacji umów przekłada się na realne oszczędności w skali roku.

3. Elektroniczny dziennik korespondencji

Przed: Zagubione dokumenty, opóźnione odpowiedzi, brak przejrzystości w obiegu pism.

Po automatyzacji:

  • Praktycznie eliminujesz ryzyko zagubienia dokumentów - wszystko w jednym systemie
  • Znacząco przyspieszasz obieg korespondencji dzięki cyfrowemu przepływowi
  • Zyskujesz pełną wiedzę o statusie każdej sprawy bez zbędnych telefonów i maili
  • Zwiększasz terminowość odpowiedzi dzięki automatycznym przypomnieniom

Firmy z wieloma oddziałami szczególnie doceniają możliwość szybszej reakcji na pisma klientów, co przekłada się na wyższy poziom satysfakcji i lojalności.

4. Cyfrowa inwentaryzacja

Przed: Wielodniowy proces, błędy w liczeniu, stres zespołu, niedokładne wyniki.

Po automatyzacji:

  • Znacząco przyspieszasz proces inwentaryzacji dzięki skanowaniu zamiast ręcznego liczenia
  • Minimalizujesz ryzyko błędów - koniec z pomyłkami przy przepisywaniu
  • Zyskujesz możliwość częstszego sprawdzania stanów - nie tylko na koniec roku
  • Otrzymujesz automatyczne raporty bez godzin spędzonych w Excelu

Klienci z branży handlowej i magazynowej raportują, że czas potrzebny na inwentaryzację skrócił się z dni do godzin, przy jednoczesnym zwiększeniu dokładności procesu.

5. AI do tworzenia notatek ze spotkań

Przed: Niekompletne notatki, zgubione ustalenia, brak śledzenia zadań ze spotkań.

Po automatyzacji:

  • Zapewniasz kompletną dokumentację wszystkich spotkań - nic nie umknie Twojej uwadze
  • Oszczędzasz czas dotychczas poświęcany na pisanie notatek
  • Zwiększasz skuteczność realizacji ustaleń - dzięki automatycznie wygenerowanym listom zadań
  • Lepiej przygotowujesz się do kolejnych spotkań dzięki analizie poprzednich rozmów

Kierownicy zespołów korzystający z automatycznych notatek zauważają wyraźny wzrost realizacji zadań ustalonych podczas spotkań, co przekłada się na lepszą efektywność pracy.

Realne korzyści, nie tylko obietnice

Każda z tych automatyzacji przynosi wymierne korzyści:

  • Oszczędność znaczącej ilości czasu dla całego zespołu
  • Redukcja kosztów operacyjnych
  • Mniej błędów i wyższa jakość danych
  • Szybszy dostęp do kluczowych informacji
  • Lepsza kontrola nad procesami biznesowymi

Najlepsze jest to, że wszystkie te rozwiązania można wdrożyć w oparciu o Microsoft 365, który prawdopodobnie już posiadasz. Bez dodatkowych licencji, bez skomplikowanych integracji.

Który proces kosztuje Cię najwięcej czasu?

Umówmy się na bezpłatną konsultację, podczas której przeanalizujemy, która automatyzacja przyniesie Twojej firmie największe i najszybsze korzyści.

Automatyzacja procesów
Automatyzacja z Microsoft 365

4 sygnały, że Twoja firma potrzebuje automatyzacji [PRZEWODNIK]

Jeden z moich klientów przez lata zatrudniał kolejne osoby do ręcznego przepisywania danych między systemami. Inny poświęcał tydzień na przygotowanie raportu, który mógł powstawać w 15 minut.

Czy te problemy brzmią znajomo?

W tym artykule pokazuję, jak rozpoznać procesy w firmie, które najbardziej potrzebują automatyzacji. Zobaczysz też przykłady z życia wzięte i praktyczne rozwiązania.

Skąd wiedzieć, że proces wymaga automatyzacji?

1. Proces pochłania zbyt dużo czasu

To najbardziej oczywisty sygnał. Jeśli Twoi pracownicy:
- Spędzają godziny na szukaniu dokumentów w segregatorach
- Ręcznie przepisują dane między systemami
- Potrzebują tygodnia na przygotowanie raportu
- Pojedynczo generują każdą umowę czy fakturę

...to pierwszy znak, że potrzebujesz automatyzacji.

Przykład z życia: Jeden z klientów zatrudniał 2 osoby tylko do przepisywania danych z faktur do systemu księgowego. Po automatyzacji tego procesu te same osoby mogły zająć się bardziej wartościową pracą, a dane wprowadzają się same - bezbłędnie i 24/7.

2. Proces generuje wysokie koszty

Przyjrzyj się, ile osób jest zaangażowanych w powtarzalne, manualne zadania. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele czasu (i pieniędzy) pochłaniają proste czynności administracyjne.

3. Jakość procesu pozostawia wiele do życzenia

Tam, gdzie jest człowiek, tam są błędy - to normalne. Ale jeśli Twój proces:
- Zawiera dużo błędów z ręcznego wprowadzania
- Jest niespójny między działami
- Nie ma jasnych standardów

...automatyzacja może znacząco podnieść jego jakość.

4. Proces blokuje rozwój firmy

To często pomijany, ale kluczowy sygnał. Jeśli:
- Nie możesz zwiększyć skali działania bez zatrudniania kolejnych osób
- Pracownicy nie nadążają z obsługą rosnącej liczby zadań
- Konkurencja wyprzedza Cię w czasie realizacji

...oznacza to, że manual holding - czyli ręczne wykonywanie zadań - blokuje rozwój Twojej firmy.

Co dalej?

Automatyzacja to nie jest projekt IT - to projekt biznesowy. W kolejnych artykułach pokażę:
- Jak przygotować proces do automatyzacji
- Jak oszacować koszty i potencjalne zyski
- Jak wybrać odpowiedniego partnera do wdrożenia
- Jak nadzorować realizację projektu

A na początek zobaczmy, jak zidentyfikować procesy do automatyzacji w Twojej firmie:

Chcesz więcej przykładów procesów do automatyzacji? Zostaw komentarz pod filmem, a dostaniesz dostęp do specjalnej tablicy w Miro, którą rozwijamy wspólnie z innymi firmami.

Nie marnuj czasu na powtarzalne czynności.
Zautomatyzujmy Twój biznes wspólnie!
Porozmawiajmy o konkretnych procesach, które możemy dla Ciebie usprawnić.