Automatyzacja wniosków urlopowych przynosi efektywność, transparentność i oszczędność czasu dla firm i działów HR. Inwestycja w tę technologię może poprawić zarządzanie zasobami ludzkimi i zwiększyć satysfakcję pracowników.
W dzisiejszym tempie życia biznesowego, gdzie każda minuta jest cenna, niezwykle istotne jest wykorzystanie technologii w celu usprawnienia procesów w firmie. Jednym z obszarów, który może skorzystać z automatyzacji, jest zarządzanie urlopami pracowniczymi. Tradycyjne metody zbierania i przetwarzania wniosków urlopowych mogą być czasochłonne, uciążliwe i narażone na błędy. Dlatego właśnie, w dzisiejszym wpisie, omówimy korzyści automatyzacji wniosków urlopowych zarówno dla właścicieli firm, jak i pracowników działów HR.
Podsumowanie: Automatyzacja wniosków urlopowych to nie tylko narzędzie usprawniające codzienne operacje firmy, ale także sposób na zwiększenie wydajności, poprawę satysfakcji pracowników oraz lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi. Dla właścicieli firm i działu HR inwestycja w tę technologię może przynieść znaczące korzyści zarówno krótko- jak i długoterminowe. Dlatego warto rozważyć wprowadzenie automatyzacji wniosków urlopowych jako kluczowego elementu strategii zarządzania personelem w firmie.
Oto przykładowy proces:
Pracownik wypełnia formularz wniosku urlopowego za pomocą aplikacji stworzonej w Power Apps lub MS Forms. W formularzu wybiera daty urlopu, typ urlopu oraz ewentualnie wprowadza krótkie uzasadnienie. W przypadku korzystania z Power Apps, aplikacja może automatycznie sprawdzić w bazie danych dostępne dni urlopowe pracownika. Formularz jest dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy i może być łatwo dostępny na różnych urządzeniach.
2. Automat pobiera przełożonego dla powyższego pracownika – Power Automate
W Microsoft 365 można skonfigurować dla każdego z pracowników przełożonego. Dzięki takiej konfiguracji pracownik składający wniosek nie musi wybierać swojego przełożonego tylko zrobi to za niego automat.
3. Przełożony Akceptuje (lub nie) wniosek urlopowy na Teams lub przez Email
Zgłoszenie urlopu jest automatycznie przesyłane do przełożonego za pomocą Power Automate. Przełożony otrzymuje powiadomienie w MS Teams i ma możliwość akceptacji wniosku bezpośrednio w aplikacji. Po zaakceptowaniu, pracownik otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie decyzji przełożonego.
4. Baza Wniosków jest tworzona automatycznie w SharePoint
Opis: Po zaakceptowaniu wniosku, dane są automatycznie przechowywane w bazie danych na SharePoint. Dzięki temu możliwe jest łatwe zarządzanie i archiwizacja zgłoszeń. Dane są widoczne jedynie dla osób uprawnionych, gdzie dział HR ma dostęp do wszystkich wniosków, a menedżerowie widzą tylko zgłoszenia swoich pracowników. Sam pracownik ma natomiast dostęp jedynie do swoich własnych wniosków.
5. Analiza Wniosków przez Dział HR odbywa się za pomocą zautomatyzowanego Excela lub PowerBI
Dział HR ma dostęp do dashboardu w Power BI lub Excel, gdzie w czasie rzeczywistym mogą analizować i wizualizować dane dotyczące zgłoszeń urlopowych wszystkich pracowników.
6. Eksport danych do systemu kadrowego.
Istnieje możliwość przygotowania eksportu danych do Excela lub innego formatu plikowego. Takie rozwiązanie może zautomatyzować wprowadzanie wniosków do Twojego systemu kadrowego. To kolejne oszczędności i udogodnienia automatyzacji wniosków urlopowych.
Sprawdź, ile kosztuje wdrożenie Automatycznych Wniosków urlopowych w Twojej firmie.
7. Kalendarz urlopów. Kalendarz tworzony jest automatycznie i możesz w nim sprawdzić, kiedy każdy z pracowników jest na urlopie.
Chcesz dowiedzieć się więcej lub zobaczyć, jak wygląda proces na żywo zapraszam do kontaktu.
Jesteś gotowy, by przestać tracić czas na chaotyczną obsługę zgłoszeń i skupić się na rozwoju swojego biznesu? Nasz system helpdesk dostosowany do Twoich procesów to pierwszy krok.
Tracisz zbyt wiele czasu na szukanie maili, zastanawianie się kto zajmuje się daną sprawą i odpowiadanie na te same pytania? Nie jesteś sam. Większość firm marnuje kilkanaście godzin tygodniowo na chaotyczną obsługę zgłoszeń klientów.
Większość systemów helpdesk zmusza Cię do dostosowania się do ich sposobu działania. My proponujemy odwrotne podejście – system, który dostosuje się do wypracowanych przez Ciebie procesów.
Wyobraź sobie, że:
Co to oznacza dla Twojego biznesu? Znaczące przyspieszenie obsługi zgłoszeń i znacznie wyższy poziom satysfakcji klientów.
...pozwól systemowi pracować za Ciebie:
Firmy korzystające z naszego systemu odnotowują:
Twój problem: Zgłoszenia giną w natłoku maili, trudno śledzić ich status.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? 70% szybsza obsługa standardowych zgłoszeń.
Twój problem: Skomplikowane procesy wymagają wielu dokumentów i ręcznej pracy.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? Skrócenie czasu obsługi reklamacji z 5 dni do 24 godzin.
Twój problem: Brak spójnej komunikacji prowadzi do utraty potencjalnych klientów.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? Wzrost konwersji zapytań o 43%.
Obawiasz się, że wdrożenie nowego systemu będzie skomplikowane i czasochłonne? Nie z nami.
Zamiast czytać o możliwościach systemu, zobacz go w akcji. Umów się na 45-minutową konsultację, podczas której:
Tracisz dziesiątki godzin na przepisywanie faktur, szukanie umów czy ręczną inwentaryzację? Poznaj 5 procesów, które zautomatyzowane uwolnią czas Twojego zespołu. Od cyfrowych baz dokumentów po AI transkrybujące spotkania – te rozwiązania to nie przyszłość, ale teraźniejszość nowoczesnych firm.
Przepisywanie faktur. Szukanie umów. Ręczna inwentaryzacja. Te zadania kradną Twój cenny czas, który mógłbyś przeznaczyć na rozwijanie biznesu. Automatyzując zaledwie 5 kluczowych procesów, Twój zespół odzyska dziesiątki godzin miesięcznie, które będzie mógł poświęcić na strategiczne działania.
Oto sprawdzone automatyzacje, które wdrażamy w firmach i realne korzyści, jakie przynoszą:
Przed: Ręczne wprowadzanie danych z faktur, czasochłonne wyszukiwanie dokumentów w segregatorach, spóźnione płatności i potencjalne kary.
Po automatyzacji:
Nasi klienci z sektora produkcyjnego regularnie raportują, że po wdrożeniu systemu praktycznie wyeliminowali kary za opóźnione płatności, co przekłada się na realne oszczędności.
Przed: Przegapione terminy wygaśnięcia umów, trudności w zlokalizowaniu dokumentów, czas tracony na szukanie aneksów.
Po automatyzacji:
Właściciele firm korzystających z naszego rozwiązania podkreślają, że możliwość terminowej renegocjacji umów przekłada się na realne oszczędności w skali roku.
Przed: Zagubione dokumenty, opóźnione odpowiedzi, brak przejrzystości w obiegu pism.
Po automatyzacji:
Firmy z wieloma oddziałami szczególnie doceniają możliwość szybszej reakcji na pisma klientów, co przekłada się na wyższy poziom satysfakcji i lojalności.
Przed: Wielodniowy proces, błędy w liczeniu, stres zespołu, niedokładne wyniki.
Po automatyzacji:
Klienci z branży handlowej i magazynowej raportują, że czas potrzebny na inwentaryzację skrócił się z dni do godzin, przy jednoczesnym zwiększeniu dokładności procesu.
Przed: Niekompletne notatki, zgubione ustalenia, brak śledzenia zadań ze spotkań.
Po automatyzacji:
Kierownicy zespołów korzystający z automatycznych notatek zauważają wyraźny wzrost realizacji zadań ustalonych podczas spotkań, co przekłada się na lepszą efektywność pracy.
Każda z tych automatyzacji przynosi wymierne korzyści:
Najlepsze jest to, że wszystkie te rozwiązania można wdrożyć w oparciu o Microsoft 365, który prawdopodobnie już posiadasz. Bez dodatkowych licencji, bez skomplikowanych integracji.
Umówmy się na bezpłatną konsultację, podczas której przeanalizujemy, która automatyzacja przyniesie Twojej firmie największe i najszybsze korzyści.
Jeden z moich klientów przez lata zatrudniał kolejne osoby do ręcznego przepisywania danych między systemami. Inny poświęcał tydzień na przygotowanie raportu, który mógł powstawać w 15 minut.
Czy te problemy brzmią znajomo?
W tym artykule pokazuję, jak rozpoznać procesy w firmie, które najbardziej potrzebują automatyzacji. Zobaczysz też przykłady z życia wzięte i praktyczne rozwiązania.
Skąd wiedzieć, że proces wymaga automatyzacji?
To najbardziej oczywisty sygnał. Jeśli Twoi pracownicy:
- Spędzają godziny na szukaniu dokumentów w segregatorach
- Ręcznie przepisują dane między systemami
- Potrzebują tygodnia na przygotowanie raportu
- Pojedynczo generują każdą umowę czy fakturę
...to pierwszy znak, że potrzebujesz automatyzacji.
Przykład z życia: Jeden z klientów zatrudniał 2 osoby tylko do przepisywania danych z faktur do systemu księgowego. Po automatyzacji tego procesu te same osoby mogły zająć się bardziej wartościową pracą, a dane wprowadzają się same - bezbłędnie i 24/7.
Przyjrzyj się, ile osób jest zaangażowanych w powtarzalne, manualne zadania. Często nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele czasu (i pieniędzy) pochłaniają proste czynności administracyjne.
Tam, gdzie jest człowiek, tam są błędy - to normalne. Ale jeśli Twój proces:
- Zawiera dużo błędów z ręcznego wprowadzania
- Jest niespójny między działami
- Nie ma jasnych standardów
...automatyzacja może znacząco podnieść jego jakość.
To często pomijany, ale kluczowy sygnał. Jeśli:
- Nie możesz zwiększyć skali działania bez zatrudniania kolejnych osób
- Pracownicy nie nadążają z obsługą rosnącej liczby zadań
- Konkurencja wyprzedza Cię w czasie realizacji
...oznacza to, że manual holding - czyli ręczne wykonywanie zadań - blokuje rozwój Twojej firmy.
Automatyzacja to nie jest projekt IT - to projekt biznesowy. W kolejnych artykułach pokażę:
- Jak przygotować proces do automatyzacji
- Jak oszacować koszty i potencjalne zyski
- Jak wybrać odpowiedniego partnera do wdrożenia
- Jak nadzorować realizację projektu
A na początek zobaczmy, jak zidentyfikować procesy do automatyzacji w Twojej firmie:
Chcesz więcej przykładów procesów do automatyzacji? Zostaw komentarz pod filmem, a dostaniesz dostęp do specjalnej tablicy w Miro, którą rozwijamy wspólnie z innymi firmami.
.png)
