Automatyzacja wniosków urlopowych przynosi efektywność, transparentność i oszczędność czasu dla firm i działów HR. Inwestycja w tę technologię może poprawić zarządzanie zasobami ludzkimi i zwiększyć satysfakcję pracowników.
W dzisiejszym tempie życia biznesowego, gdzie każda minuta jest cenna, niezwykle istotne jest wykorzystanie technologii w celu usprawnienia procesów w firmie. Jednym z obszarów, który może skorzystać z automatyzacji, jest zarządzanie urlopami pracowniczymi. Tradycyjne metody zbierania i przetwarzania wniosków urlopowych mogą być czasochłonne, uciążliwe i narażone na błędy. Dlatego właśnie, w dzisiejszym wpisie, omówimy korzyści automatyzacji wniosków urlopowych zarówno dla właścicieli firm, jak i pracowników działów HR.
Podsumowanie: Automatyzacja wniosków urlopowych to nie tylko narzędzie usprawniające codzienne operacje firmy, ale także sposób na zwiększenie wydajności, poprawę satysfakcji pracowników oraz lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi. Dla właścicieli firm i działu HR inwestycja w tę technologię może przynieść znaczące korzyści zarówno krótko- jak i długoterminowe. Dlatego warto rozważyć wprowadzenie automatyzacji wniosków urlopowych jako kluczowego elementu strategii zarządzania personelem w firmie.
Oto przykładowy proces:
Pracownik wypełnia formularz wniosku urlopowego za pomocą aplikacji stworzonej w Power Apps lub MS Forms. W formularzu wybiera daty urlopu, typ urlopu oraz ewentualnie wprowadza krótkie uzasadnienie. W przypadku korzystania z Power Apps, aplikacja może automatycznie sprawdzić w bazie danych dostępne dni urlopowe pracownika. Formularz jest dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy i może być łatwo dostępny na różnych urządzeniach.
2. Automat pobiera przełożonego dla powyższego pracownika – Power Automate
W Microsoft 365 można skonfigurować dla każdego z pracowników przełożonego. Dzięki takiej konfiguracji pracownik składający wniosek nie musi wybierać swojego przełożonego tylko zrobi to za niego automat.
3. Przełożony Akceptuje (lub nie) wniosek urlopowy na Teams lub przez Email
Zgłoszenie urlopu jest automatycznie przesyłane do przełożonego za pomocą Power Automate. Przełożony otrzymuje powiadomienie w MS Teams i ma możliwość akceptacji wniosku bezpośrednio w aplikacji. Po zaakceptowaniu, pracownik otrzymuje natychmiastowe potwierdzenie decyzji przełożonego.
4. Baza Wniosków jest tworzona automatycznie w SharePoint
Opis: Po zaakceptowaniu wniosku, dane są automatycznie przechowywane w bazie danych na SharePoint. Dzięki temu możliwe jest łatwe zarządzanie i archiwizacja zgłoszeń. Dane są widoczne jedynie dla osób uprawnionych, gdzie dział HR ma dostęp do wszystkich wniosków, a menedżerowie widzą tylko zgłoszenia swoich pracowników. Sam pracownik ma natomiast dostęp jedynie do swoich własnych wniosków.
5. Analiza Wniosków przez Dział HR odbywa się za pomocą zautomatyzowanego Excela lub PowerBI
Dział HR ma dostęp do dashboardu w Power BI lub Excel, gdzie w czasie rzeczywistym mogą analizować i wizualizować dane dotyczące zgłoszeń urlopowych wszystkich pracowników.
6. Eksport danych do systemu kadrowego.
Istnieje możliwość przygotowania eksportu danych do Excela lub innego formatu plikowego. Takie rozwiązanie może zautomatyzować wprowadzanie wniosków do Twojego systemu kadrowego. To kolejne oszczędności i udogodnienia automatyzacji wniosków urlopowych.
Sprawdź, ile kosztuje wdrożenie Automatycznych Wniosków urlopowych w Twojej firmie.
7. Kalendarz urlopów. Kalendarz tworzony jest automatycznie i możesz w nim sprawdzić, kiedy każdy z pracowników jest na urlopie.
Chcesz dowiedzieć się więcej lub zobaczyć, jak wygląda proces na żywo zapraszam do kontaktu.
Które rozwiązanie wybrać, żeby przestać tracić projekty w chaosie maili i notatek? 80% polskich firm zarządza zadaniami chaotycznie. Kluczowa zasada: nie zmieniaj procesu i narzędzia jednocześnie - najpierw kultura, potem technologia. Microsoft oferuje 5 poziomów rozwiązań: Excel (świetny start), To Do (zadania osobiste), Planner (projekty zespołowe), SharePoint Lists (bazy danych) i Power Apps (aplikacje na miarę). Era IT stworzyła własną aplikację rozwiązującą 3 podstawowe problemy: ludzie kasują dane, brak komunikacji w kontekście zadań i niemożność mierzenia czasu. Nasze rozwiązanie oferuje zero przycisków DELETE, wbudowaną komunikację z mailami, automatyczny tracking czasu oraz zadania zbiorcze i cykliczne. Custom warto rozważyć gdy tracisz dane, potrzebujesz raportów czasowych, komunikacja się rozprasza, masz powtarzalne procesy lub zespół 10+ osób. Rada: zacznij od prostego narzędzia, sprawdź kulturę zadaniową, ewoluuj stopniowo. Zarządzanie zadaniami to podróż, nie cel.
Które rozwiązanie wybrać, żeby przestać tracić projekty w chaosie maili i notatek?
"Kto miał zrobić ten raport?"
"Gdzie jest lista zadań z ostatniego spotkania?"
"Dlaczego ten projekt leży od tygodnia?"
Brzmi znajomo? Witaj w klubie 80% polskich firm, które zarządzają zadaniami... nijak.
Albo w Excel-u (jeśli mają szczęście), albo w chaosie maili, karteczek i "zapamiętam w głowie".
Tutaj mała prowokacja: nie każda firma powinna od razu wdrażać system zadań.
Dlaczego? Bo to nie jest problem technologiczny. To problem kulturowy.
Kilka miesięcy temu automatyzowaliśmy wnioski urlopowe dla 15-osobowej firmy. Właściciel osobiście zatwierdza wszystko.
Wdrożyliśmy system. Po tygodniu dzwoni klient:
"Marcin, to nie działa. Wnioski leżą bez odpowiedzi."
Okazało się, że faktycznie wszystkie wnioski zatwierdza... asystentka właściciela. Ale nikt nam tego nie powiedział, bo "przecież to oczywiste".
Lekcja: Nie zmieniaj procesu i narzędzia jednocześnie.
Najpierw ustalisz KTO, CO i KIEDY robi. Dopiero potem wybierasz technologię.
Która opcja będzie najlepsza dla Twojej firmy? W tym filmie testuję wszystkie dostępne narzędzia Microsoft i pokazuję demo naszej autorskiej aplikacji:
Zobacz pełne porównanie narzędzi oraz demo aplikacji, która chroni każdy bit danych
Dla kogo: Firmy zaczynające przygodę z zadaniami
Zalety:
Wady:
Verdict: Świetny początek. Nie wstydź się Excel-a!
Dla kogo: Zadania osobiste, małe zespoły
Zalety:
Wady:
Dla kogo: Projekty zespołowe, firmy z Office 365
Zalety:
Wady:
Dla kogo: Firmy potrzebujące baz danych
Zalety:
Wady:
Dla kogo: Firmy z wysokimi wymaganiami
I tu dochodzimy do sedna...
Po latach wdrażania standardowych rozwiązań doszliśmy do wniosku: brakuje nam kontroli.
"Ups, przypadkowo usunąłem projekt z 50 zadaniami."
Słyszałeś to? My tak. Wielokrotnie.
Rozwiązanie: W naszej aplikacji nie ma przycisku DELETE. Nigdzie. Zero możliwości skasowania czegokolwiek.
Zadanie w Planner-ze, rozmowa na Teams, mail w Outlook. Gdzie jest kontekst?
Rozwiązanie: Wbudowany moduł komunikacyjny. Komentarze przypisane do osób (@jan, zobacz to), możliwość wysłania maila bezpośrednio z zadania.
"Ile czasu zajął nam ten projekt?"
Wzruszenie ramionami
Rozwiązanie: Automatyczny tracking czasu. Kliknięcie "rozpocznij" → praca → "zakończ" = dokładny czas realizacji.
Realizujesz podobne projekty? Na przykład: research → wycena → oferta → negocjacje?
Stwórz szablon z 15 zadaniami. Jeden klik = wszystkie zadania przypisane do odpowiednich osób.
Oszczędność czasu: 90%
"Przygotuj raport dla księgowości" - co miesiąc, 25 liczby.
Automat sprawdza codziennie i dodaje zadanie we właściwym dniu.
Każdy komentarz, każda zmiana, każde działanie - wszystko zapisane na zawsze.
Audyt projektu po roku? Żaden problem.
Nie od razu.
Zacznij od Excel-a lub Planner-a. Sprawdź czy kultura zadaniowa się przyjmuje.
Rozważ aplikację na miarę gdy:
Zarządzanie zadaniami to podróż, nie cel.
Zacznij od prostego narzędzia. Sprawdź co działa, co nie. Ewoluuj.
A jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż standard?
Porozmawiajmy. Pokażemy Ci naszą aplikację w akcji i sprawdzimy, czy to kierunek dla Twojej firmy.
Microsoft 365 to znacznie więcej niż Word, Excel i Outlook. To kompletny ekosystem narzędzi do współpracy, który może zastąpić kilka różnych abonamentów i uprościć pracę zespołu.
Kluczem do sukcesu nie są najnowsze funkcje czy skomplikowane konfiguracje. To przemyślane wykorzystanie tego, co już masz, połączone z jasnymi zasadami pracy zespołu.
Jeśli zarządzasz projektami przy pomocy e-maili, arkuszy Excel i modlitw o powodzenie - czas na zmianę. Twój zespół i Twój budżet będą Ci wdzięczne.
Czy wiesz, że prawdopodobnie już płacisz za kompletny system zarządzania projektami, ale go nie używasz? W każdej licencji Microsoft 365 - nawet tej podstawowej - ukryty jest zestaw narzędzi, który może zastąpić drogie rozwiązania pokroju Jiry czy Monday.com.
W tym artykule pokażę Ci, jak z aplikacji, które już znasz (Teams, SharePoint, Planner), stworzyć profesjonalne centrum zarządzania projektami. Bez dodatkowych kosztów, bez skomplikowanych konfiguracji.
Większość firm korzysta z kilku różnych aplikacji jednocześnie:
Efekt? Chaos informacyjny. Dane są rozproszone, zespół traci czas na przełączanie się między aplikacjami, a Ty płacisz za kilka abonamentów miesięcznie.
Tymczasem Microsoft 365 oferuje wszystko w jednym ekosystemie - zintegrowanym, bezpiecznym i prawdopodobnie już opłaconym przez Twoją firmę.
Zanim przejdziemy do konkretów, ważne rozróżnienie:
Proces to cykliczne zadania wykonywane regularnie - jak miesięczne rozliczenia czy przyjmowanie dostaw. Są przewidywalne, mają ustalone procedury.
Projekt to jednorazowe przedsięwzięcie z konkretnym celem - wdrożenie nowego systemu, organizacja eventu, uruchomienie kampanii marketingowej. Ma początek, środek i koniec.
To rozróżnienie jest kluczowe, bo projekty wymagają elastycznego podejścia do zarządzania zasobami, terminami i komunikacją.
W tym 19-minutowym filmie szczegółowo pokazuję, jak skonfigurować wszystkie omawiane narzędzia.
Skuteczne zarządzanie projektami wymaga kilku kluczowych elementów:
Podstawą każdego projektu są ludzie. Microsoft Teams pozwala:
Co więcej, każda grupa Teams automatycznie tworzy:
Największym wrogiem projektów jest chaos komunikacyjny. Ważne ustalenia giną w mailach, decyzje są podejmowane na prywatnych czatach, a dokumentacja jest rozproszona.
Microsoft Teams rozwiązuje to przez:
Kanały tematyczne - możesz utworzyć osobne kanały dla:
Integracja z Outlookiem - oficjalna korespondencja może być kierowana na adres grupy Teams, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco.
Wspólne notatki w Loop - nowe narzędzie Microsoft, które pozwala tworzyć współdzielone notatki, listy zadań, protokoły ze spotkań. Wszystko aktualizuje się w czasie rzeczywistym.
Każdy projekt generuje mnóstwo plików - dokumenty, prezentacje, zdjęcia, filmy, arkusze kalkulacyjne. Tradycyjnie kończy się to chaosem w folderach "Projekt_v1", "Projekt_v2_final", "Projekt_v2_final_OSTATECZNY".
Grupa Teams automatycznie tworzy przestrzeń SharePoint, gdzie możesz:
Dodatkowo możesz przygotować szablony dokumentów - protokoły, raporty, umowy - które będą dostępne dla całego zespołu.
Tu wchodzi w grę Microsoft Planner - narzędzie do zarządzania zadaniami, które wielu użytkowników M365 w ogóle nie zna.
Planner pozwala:
Co najważniejsze - Planner można osadzić bezpośrednio w Teams jako kartę, więc zespół ma dostęp do zadań bez opuszczania głównego środowiska pracy.
Microsoft 365 oferuje możliwości automatyzacji przez Power Automate (dostępne w wyższych planach licencyjnych):
Narzędzia to jedno, ale sposób ich wykorzystania to drugie. Warto ustalić:
Wyobraź sobie projekt wdrożenia nowego systemu CRM w firmie liczącej 50 osób:
Tradycyjne podejście:
Podejście Microsoft 365:
Rezultat: Projekt zakończony o 2 tygodnie wcześniej, bez przekroczenia budżetu, z pełną dokumentacją.
Nie próbuj wykorzystać wszystkich możliwości Microsoft 365 od razu. Zacznij od Teams + Planner + SharePoint. Gdy zespół się przyzwyczai, dodawaj kolejne funkcje.
Ustal od początku, kto za co odpowiada, gdzie co się znajduje i jak komunikuje się zespół. Napisz to w prostym dokumencie dostępnym dla wszystkich.
Jeśli projekt wymaga współpracy z podwykonawcami czy klientami, uwzględnij ich już na etapie planowania. Microsoft 365 pozwala na bezpieczne włączenie osób spoza organizacji.
Nawet najlepszy system wymaga utrzymania. Ustal cotygodniowe lub dwutygodniowe przeglądy statusu projektu.
Całość zajmie Ci około 15-30 minut, a efekt będzie widoczny od pierwszego dnia.
Jesteś gotowy, by przestać tracić czas na chaotyczną obsługę zgłoszeń i skupić się na rozwoju swojego biznesu? Nasz system helpdesk dostosowany do Twoich procesów to pierwszy krok.
Tracisz zbyt wiele czasu na szukanie maili, zastanawianie się kto zajmuje się daną sprawą i odpowiadanie na te same pytania? Nie jesteś sam. Większość firm marnuje kilkanaście godzin tygodniowo na chaotyczną obsługę zgłoszeń klientów.
Większość systemów helpdesk zmusza Cię do dostosowania się do ich sposobu działania. My proponujemy odwrotne podejście – system, który dostosuje się do wypracowanych przez Ciebie procesów.
Wyobraź sobie, że:
Co to oznacza dla Twojego biznesu? Znaczące przyspieszenie obsługi zgłoszeń i znacznie wyższy poziom satysfakcji klientów.
...pozwól systemowi pracować za Ciebie:
Firmy korzystające z naszego systemu odnotowują:
Twój problem: Zgłoszenia giną w natłoku maili, trudno śledzić ich status.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? 70% szybsza obsługa standardowych zgłoszeń.
Twój problem: Skomplikowane procesy wymagają wielu dokumentów i ręcznej pracy.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? Skrócenie czasu obsługi reklamacji z 5 dni do 24 godzin.
Twój problem: Brak spójnej komunikacji prowadzi do utraty potencjalnych klientów.
Nasze rozwiązanie:
Rezultat? Wzrost konwersji zapytań o 43%.
Obawiasz się, że wdrożenie nowego systemu będzie skomplikowane i czasochłonne? Nie z nami.
Zamiast czytać o możliwościach systemu, zobacz go w akcji. Umów się na 45-minutową konsultację, podczas której:
.png)
