Porządkowanie procesów w firmie - jak przygotować się do automatyzacji

Cześć, tu automatyk inżynier Marcin Karwowski z eraIT. Na tym kanale pokazuję, w jaki sposób narzędzia Microsoft 365 mogą wspierać pracę twoją i twojej firmy. To jest drugi odcinek z serii 'Jak przygotować się do automatyzacji', jak w ogóle rozpocząć proces automatyzacji w własnej firmie.

Poprzedni odcinek był poświęcony pomysłom na automatyzację, tak jakby można powiedzieć, bólom twojej firmy, które automatyzacja może rozwiązać. Natomiast dzisiaj jest to drugi odcinek z tej serii, w którym porozmawiamy sobie o rozwiązaniach, w którym pokażę ci, jak te rozwiązania przygotować do wdrożenia, przygotować w ogóle do rozmowy z taką firmą jak nasza, czy każdą inną firmą, która automatyzuje procesy.

Ten odcinek pozwoli ci nabrać trochę inspiracji do tego, co można zautomatyzować, ale przede wszystkim pokażę też, w jaki sposób się przygotowywać do automatyzacji, w jaki sposób troszeczkę porządkować procesy we własnej firmie. Tak że zapraszam cię serdecznie na ten odcinek, no i teraz już przechodzimy do części merytorycznej.

No dobrze, bóle nasze mamy już jakoś skategoryzowane, jakoś zidentyfikowane. Przypominam, w poprzednim odcinku właśnie o tym była mowa. Jeżeli masz taką potrzebę, podlinkowany będzie w tym odcinku poprzedni odcinek, w którym mówiłem o pomysłach na automatyzację, o bólach swojej firmy, które można rozwiązać automatyzacją.

A dzisiaj przychodzi moment, no właśnie, na rozwiązanie tych bóli i teraz, no, spróbuję ci przybliżyć różne sposoby rozwiązywania. Oczywiście ten najbliższy mi i najbliższy tej ideologii, którą tutaj staram się przekazywać, to jest automatyzacja. Taki spoiler od razu - tak, automatyzacja jest często rozwiązaniem wielu problemów. Natomiast pokażę ci również inne, alternatywne rozwiązania, które być może są dla ciebie zaskakujące, a jedno z nich myślę, że z całą pewnością.

Tutaj odnoszę się jeszcze raz na to, przez chwilę rzućmy okiem - te bóle były skategoryzowane według czasu wykonania, według kosztów, niskiej jakości czy też jakości w ogóle wykonania, oraz w ogóle możliwości wykonywania. No i teraz ja rozwiązania również w podobny sposób będę w tej chwili omawiał.

Od razu pokazuję, jak już wspomniałem, automatyzacja jest zawsze albo bardzo często całkiem niezłym rozwiązaniem jeśli chodzi o samo przyspieszenie procesów. Myśmy mieli kiedyś takie powiedzenie przy okazji różnych projektów, przy okazji rzeczywiście przede wszystkim oczyszczania danych, gdzie nie było jeszcze AI i trzeba było wszystko wykonywać ręcznie, czy też za pomocą po prostu oczu i głowy oczyszczać różne dane przy migracji między systemami. No to mieliśmy takie powiedzenie, że można wziąć aulę studentów, no i ona załatwi nam temat - dajemy aulę studentów, dzielimy plik na 100 części, później włączamy już obrobione części i mamy to załatwione.

W tej chwili być może trochę częstszym rozwiązaniem jest outsourcing jakiegoś procesu do Indii. Tam jeszcze póki co można dość tanio kupić różnego rodzaju rozwiązania. Mam tu na myśli rozwiązania takie właśnie, w których nie do końca jest automatyzacja, nie do końca da się zrobić automatyzację. No i my wykupujemy dużą ilość ludzkiej pracy w dość atrakcyjnej cenie i w ten sposób rozwiązujemy nasz problem, czy też przyspieszamy nasz proces, który chcemy realizować.

Innym sposobem i często też spotykanym w wielu firmach jest zakup różnego rodzaju systemów, które mogą przyspieszyć i które mogą objąć swoim działaniem wiele procesów. Mam tu na myśli chociażby system do zarządzania magazynem, który jest w stanie uporządkować i przyspieszyć wiele procesów. Więc nie zawsze automatyzacja, a czasem takie szersze spojrzenie i wdrożenie dużego systemu, który automatyzuje, porządkuje, jest konieczne czy też jest najlepszym po prostu rozwiązaniem.

Przy kosztach, no, automatyzacja - będę to powtarzał przy każdym - ale tak jak widzisz, jest to wszędzie zapisane. Tu ważna rzecz: jeżeli coś nas dużo kosztuje i chcemy w jakiś sposób czy to obniżyć koszty, czy zautomatyzować ten proces, to w zasadzie w każdym procesie powinienem to powiedzieć: pierwszym krokiem, na jaki należałoby zwrócić uwagę, jest krok i zastanowienie się, czy my potrzebujemy ten proces w ogóle w naszej firmie, czy musimy go realizować.

Czasem paradoksalnie coś realizujemy od wielu, wielu miesięcy, od wielu lat, bo tak zawsze robiliśmy. A jakiś proces być może jest w prosty sposób do wyeliminowania i wtedy nie musimy obniżać kosztów realizacji tego procesu, tylko możemy po prostu wyciąć proces i tyle.

Więc przed automatyzacją z całą pewnością warto, abyś się zastanowił czy zastanowiła, czy ten proces jest nam w ogóle potrzebny. Czy ten proces jest nam w ogóle potrzebny? To bardzo istotne pytanie i odpowiedź nie zawsze jest oczywista. Do sprawdzenia, czy proces jest potrzebny, czy w ogóle jakieś czynności są potrzebne, służy taka metoda - pięć razy dlaczego. I za każdym razem zadajemy sobie to pytanie i najczęściej właśnie przy gdzieś czwartej, piątej iteracji okazuje się, że proces służy do czegoś innego do czego służył.

Nie zawsze okazuje się, że jest niepotrzebny, ale przynajmniej może się okazać, że kto inny powinien być właścicielem, w innym miejscu ten proces powinien być realizowany, i tak dalej. Więc warto zastanowić się, czy nie można tego procesu po prostu wyciąć.

Zmiana procesu czasem obniża jego koszty - drobne zmiany, czasem poważniejsze zmiany, czasem podzielenie procesu na dwa może spowodować również, że ten proces będzie po prostu tańszy, albo z fragmentu procesu będzie można zrezygnować i dzięki temu będziemy mogli obniżyć koszty tego działania.

Zakup systemu - tu nie będę się powtarzał.

Optymalizacja procesu, przyspieszenie procesu, obniżenie kosztów często może się odbywać przy wdrożeniu jakiegoś systemu, który nam ten proces porządkuje i automatyzuje w drugiej kolejności, i sprawia, że jest prostszy, powtarzalny i łatwiej realizowany.

Zwiększenie jakości realizowanych procesów w naszej firmie może również odbywać się poprzez automatyzację, może również odbywać się poprzez zastosowania AI. Tak naprawdę ja powinienem tutaj do AI wrzucić w każdym... Słuchajcie, z tych punktów i zrobię to, i zrobię to od razu, tak żeby jak ktoś będzie chciał uzyskać dostęp do tego Miro, to to będzie miał to również tutaj zawarte.

I przypominam, w tym filmie również ta zasada obowiązuje, czyli skomentowanie tego filmu również spowoduje, że ja prześlę ci tą tablicę, tak abyś mógł i mogła swoje tutaj notatki dołożyć, skopiować do siebie tą tablicę i rozwinąć swoje myśli w oparciu o to, co tutaj pokazuję. Więc zapraszam i zachęcam do komentowania, zachęcam do lajkowania, zachęcam do subskrybowania tego kanału, bo to wielka radość dla mnie, słuchajcie, wartość dla oglądających ten kanał i wiedza dla oglądających ten kanał również.

Wracamy do zwiększania jakości. Zwiększenie jakości w tym przypadku mam na myśli chociażby na przykład: automatyzacja może wpłynąć na zwiększenie jakości stanów magazynowych. W jednym systemie masz stany magazynowe, musisz przenosić się do drugiego, nie możesz tego zrobić za pomocą mechanizmów integracyjnych, więc siedzi sobie człowiek i przenosi te stany. Jakość tego może być zła, człowiek może się pomylić. Zautomatyzowanie, wyeliminowanie tego procesu i zastąpienie tego procesu automatem może sprawić, że jakość tego procesu będzie większa.

Wszelkie czynności dotyczące przepisywania danych z jednego systemu do drugiego przez człowieka obarczone mogą być błędami. Automat, dobrze zaprojektowany automat, dobrze wdrożony automat z całą pewnością nas tych błędów pozbawi. A dodatkowo te automaty mogą być wspierane sztuczną inteligencją, więc ta jakość przenoszenia, jakość integracji może być tutaj znacznie, znacznie większa.

Jakość może być, no, zwiększona również poprzez dołożenie ludzi do jakiejś realizacji jakiegoś procesu, poprzez wydłużenie czasu realizacji tego procesu. No ale najczęściej, słuchajcie, nie o to nam chodzi, żeby ten proces trwał dłużej czy żeby robiło go więcej ludzi - przeciwnie. Chodzi nam o to, żeby mniej ludzi było zaangażowanych i mniej czasu żeby ten proces trwał.

Oczywiście tu znowu może być do kupienie systemu. Takim systemem jest nasz autorski na przykład system do obsługi faktur kosztowych, do realizacji obiegu dokumentów. Zakup takiego systemu, zakup takiej aplikacji od nas może sprawić po pierwsze, że ten proces będzie z większą jakością. AI odczytuje dane, automat wrzuca te dane automatycznie, robią się raporty. Więc mamy tutaj i obniżenie kosztów, i zwiększenie jakości. No i przyspieszenie z całą pewnością takich procesów.

A także może niektóre analizy dopiero będą mogły się wydarzyć właśnie, jak wdroży taki system do obiegu dokumentów, do obiegu faktur. Dopiero wtedy będziecie mogli zobaczyć, kto długo akceptuje dokumenty, gdzie one pływają.

Umożliwić wykonanie czy też, inaczej mówiąc, umożliwić sprawdzenie jakieś czynności, która była wykonywana. Czasami, tak jak tutaj dopisałem, umożliwienie wykonywania niektórych czynności może się odbywać tylko poprzez zatrudnienie właściwej osoby. Zdarza się tak w firmach, że nikt nie wie, jak coś zrobić. No i to jest okej - firma sobie rośnie, ma kilka, ma kilku pracowników, później kilkunastu, później jeszcze więcej, no i i nie zawsze każdy musi wszystko wiedzieć.

Natomiast zatrudnienie osoby z zewnątrz, zatrudnienie czy konsultanta, czy pracownika, czy freelancera, może umożliwić wykonywanie pewnego rodzaju procesów. Mam tu na myśli chociażby automatyzację raportowania. Być może w twojej firmy nie ma żadnych specjalistów, którzy umieją automatyzować raportowanie, i każdy raport przygotowujecie ręcznie, przepisując, wklejając dane do arkusza kalkulacyjnego. I nie wiecie, że można te procesy zautomatyzować. I zatrudnienie zewnętrznej firmy, zewnętrznych konsultantów, może sprawić, że dopiero będziecie mogli w ogóle zautomatyzować raportowanie.

Ja akurat mam na tym punkcie, no po prostu hopla, można kolokwialnie powiedzieć. To jest mój konik - automatyzacja raportowania, automatyzacja pracy na danych. To są rzeczy mi bardzo bliskie. Wykorzystuję do tego i narzędzia w Microsoft 365, i narzędzia w chmurze Azure. Jeżeli jesteście tym zainteresowani, to dajcie znać w komentarzu. Chętnie nagram materiał i chętnie pokażę wam te zabawki do automatyzacji przenoszenia danych, automatyzacji raportowania, które mamy w ramach szeroko rozumianych narzędzi Microsoftu, czy to chmurowych rozwiązaniach, czy to w Microsoft 365 - świetne zabawki, świetne rozwiązania, i dzięki nim wszystko jest w zasadzie możliwe.

Byliśmy przy umożliwieniu w ogóle wykonywania jakiegoś procesu. No i mamy sobie omówione w skrócie te cztery elementy, czyli przyspieszenie, obniżenie kosztu, zwiększenie jakości, umożliwienie wykonania.

Bardzo ważne, abyś ty jako menadżer, abyś ty jako właściciel firmy, albo ty jako właściciel procesu szukał takich procesów, które można zautomatyzować, zadawał takie pytania, które służą właśnie poszukiwaniu tego typu odpowiedzi. Co można zautomatyzować, gdzie można zwiększyć wydajność? Bo oto to nam w firmach chodzi - żeby rzeczy się działy szybciej, żeby rzeczy się działy taniej, żeby rzeczy się działy z wyższą jakością, no i w ogóle niektóre, żeby się działy.

Więc to absolutnie istotne. W mojej ocenie wymyślicie sobie i rozwiązanie, czyli najpierw znajdziecie ból, później znajdziecie jakieś rozwiązanie, wymyślicie, co chcecie zrobić z tym procesem, jak chcecie go automatyzować, albo w ogóle, że chcecie go automatyzować.

To kolejny krok tutaj, taki pod-krok do tego kroku drugiego, to jak już znajdziecie rozwiązanie, to dobrze by było nazwać procesem. Tylko proces, słuchajcie, można zautomatyzować - trudno jest automatyzować chaos. Jeżeli zautomatyzujecie chaos, wynikiem automatyzacji również będzie chaos. Więc nie można do końca tego zrobić. Należy przed automatyzacją uporządkować nasz proces.

A jak to się porządkuje? No przede wszystkim należy go rozpisać w jakiejś formie. Można w postaci takich kartek kolorowych, jak ja to tutaj zrobiłem. To się dzieje tak, tak, tak - to są kolejne kroki naszego procesu. Można w ten sposób to zautomatyzować. Na początek opis słowny też okej. Tu nie chodzi o to, żeby rysować od razu zaawansowane diagramy i pokazywać zaawansowane sposoby rozpisywania procesów. Chodzi o to, aby w ogóle swoimi słowami, tak jak w organizacji umiecie to robić, opisać wasz proces.

Następnie dobrze by było ten proces, no w jakiś sposób można powiedzieć, oczyścić, czyli trochę się pozastanawiać, czy krok ramach tego procesu są potrzebne, czy one akurat powinny być realizowane w tym procesie, być może powinny być w innym procesie. Mam tu na myśli chociażby proces, no właśnie, wróćmy do bazy faktur, weryfikacji poprawności odczytania danych. To jest taki mikro-proces - tak, ktoś oczami sprawdza, czy automat dobrze odczytał dane i to jest koniec procesu.

Można na przykład było dorzucić do tego od razu, żeby weryfikował kontrahenta, sprawdzał, czy ten kontrahent jest rzetelny, sprawdzał, czy ten kontrahent, temu kontrahentowi możemy przelać pieniądze, czy faktura jest zasadna. Tylko to jest łączenie od razu, niepotrzebnie, większego procesu, dwóch czynności. Mamy mikro-proces - odczytywanie danych. Skończmy ten, rozpocznijmy następny.

Metoda małych kroków jest bardzo, bardzo skuteczna i bardzo ułatwia później wdrażanie tych procesów. Dobrze jest do tego wszystkiego przypisać właściciela, czyli kto odpowiada za ten proces, kto odpowiada od strony merytorycznej, kto jest właścicielem procesu, kto wie o każdych krokach i wie, po co one się dzieją, dlaczego one się dzieją, jak powinny być wykonane. To jest absolutnie istotne, żeby móc automatyzować procesy.

Należałoby tu oczywiście jeszcze dodać ludzi, którzy realizują ten proces. Jeżeli jest właściciel, jest szereg osób, które pracują na tym procesie, to dobrze by było rozpisać i przypisać do procesu właściciela, i przypisać obsługujących ten proces czy uczestników tego procesu. Tu różnie to może wyglądać.

I tutaj ciekawostka - przy obiegu dokumentów właśnie, właścicielem procesu, na przykład, może być ktoś z kontrolingu, z finansów, dyrektor finansowy być może, a obsługującym ten proces może być innym ktoś z zarządu. Więc tutaj takie ciekawe mogą być zależności, że właściciel procesu jest, w cudzysłowie, odrobinę ważniejszy niż jeden z kroków tego procesu, czyli na przykład zatwierdzenie przez prezesa. No, prezes jest zawsze najważniejszy, ale to właściciel procesu decyduje, jak ten proces ma być zrealizowany, oczywiście po konsultacji, prawdopodobnie, z prezesem, który jest jednym małym, ale bardzo istotnym elementem tego całego procesu.

Dobrze jest zidentyfikować narzędzia, które są wykorzystywane w ramach tego procesu. Co tu może być narzędziem? Podaję ten przykład bazy faktur, bo każdemu z was łatwo jest sobie wyobrazić bazę faktur i łatwo sobie jest wyobrazić ten proces. Macie go wszyscy w swoich firmach. Więc jakie tu są narzędzia wykorzystywane? No, jeżeli to jest elektroniczny obieg dokumentów, to w naszej aplikacji to będzie SharePoint, to będzie w ogóle Microsoft 365, to będzie jakiś tam Power Apps, to będą narzędzia Power Automate do budowania przebiegów.

Ale jeszcze jednym z narzędzi będzie również chociażby skaner. Czy w firmie jest skaner? Czy firma ma możliwość skanowania faktur i dodawania ich do systemu? Czy być może będzie wykorzystywała telefony wtedy? Czy aplikacja jest przygotowana do współpracy z urządzeniami mobilnymi, jednymi, drugimi czy trzecimi? To są bardzo istotne pytania, które dobrze, jeżeli są zadane przed automatyzacją, które są podniesione w ramach opisu po prostu naszego procesu.

Niemniej istotnym elementem są różne systemy, które będą wykorzystywane. W przypadku obiegu faktur jest to system księgowy, który na końcu, z którym na końcu można się zintegrować, do którego na końcu można automatycznie przerzucać i przenosić dane. Jeżeli jest wiadomo, jaki to jest proces, jaki to jest system, przepraszam, to być może my tą integrację mamy gotową, możemy od razu podłączyć wam tą integrację, a być może zbudować taką integrację w ramach całego automatyzacji całego procesu.

I w ten sposób zautomatyzować proces End-to-End, od momentu przybycia faktury do do waszej firmy, do momentu umieszczenia jej w systemie księgowym. Być może ten cały proces można zautomatyzować. To jest najlepsze rozwiązanie, to jest takie pożądane rozwiązanie, aby proces był zautomatyzowany End-to-End, czyli od samego, od pierwszego kroku do ostatniego, żeby był automatyczny.

No i na koniec, no, wejście-wyjście. No to o tym już właśnie przed chwilą wspomniałem, czyli wejście: jakie dokumenty wchodzą, w jakim formacie wchodzą. Czy są PDFy, czy jakieś inne? Mówiąc i myśląc o bazie faktur: w jaki sposób mamy wyrzucać te dane, czy to w postaci jakiegoś Excela, czy to w postaci komunikacji API z systemem księgowym, czy to komunikacji poprzez pliki z systemem księgowym? Różne są opcje, możemy to robić absolutnie w dowolny sposób, przy pomocy narzędzi Microsoft 365, ale nie tylko - przy pomocy wszystkich narzędzi można tutaj te integracje realizować.

No i jaka ma być rola sztucznej inteligencji? Czy w ogóle w naszym procesie jest potrzebna sztuczna inteligencja? To jest kluczowe pytanie, czy my możemy, w jaki sposób wykorzystać sztuczną inteligencję? Te rozwiązania AI-owe są teraz naprawdę bardzo dostępne, one się mega szybko rozwijają i bardzo, bardzo mocno upraszczają wszelkie procesy.

My to widzimy na co dzień w naszych projektach, w naszych współpracach z klientami, że naprawdę mega istotną rolę pełnią już teraz narzędzia AI, czy to w odczytywaniu danych z dokumentów, czy to odczytywaniu danych z faktur, z umów, z różnego rodzaju protokołów. Odczytujemy dane z zamówień i automatem wpisujemy je do systemów handlowych naszych klientów, więc mamy tutaj ogromne, przeogromne możliwości.

Mamy jednego klienta - jeszcze tak a propos AI i automatyzacji procesów - dla którego odczytujemy dane z zamówień, które dostaje od dostawców. Na tych zamówieniach, słuchajcie, jest, uwaga, około 500 pozycji. To są zamówienia w PDFie, to są dokumenty w PDFie, i aby przyjąć te 500 pozycji, po prostu wcześniej osoby siedziały, przepisywały to, przepisywały z tych PDF-ów ręcznie.

My odczytujemy te dane automatycznie i wstrzykujemy automatem przez API do systemu handlowego naszego klienta. Więc to jest mega oszczędność czasu, a osoba, która to robiła do tej pory w firmie, sprawdza po prostu poprawność tych danych, ma dużo więcej czasu na analizę tych danych, na zajęcie się innymi tematami, których do tej pory nie robiła.

I taki jest najczęściej, słuchajcie, wynik tych automatyzacji, że z jednej strony przyspieszamy, obniżamy koszty, zwiększamy jakość, ale na końcu odzyskujemy czas dla osób, aby mogły robić czynności, które do tej pory nikt nie robił, których do tej pory w ogóle nie było można w tej firmie realizować. Więc to absolutnie mega istotne rzeczy, które w wyniku AI i automatyzacji procesów można realizować.

To wszystko w ramach drugiego kroku naszego procesu i przygotowania do automatyzacji, czyli poszukiwanie rozwiązania i przygotowanie tego pomysłu już do wdrożenia. Tak bym to nazwał, że ten proces łamany na chaos to jest właśnie przygotowanie naszego procesu do wdrożenia, przygotowania w ogóle do rozmów z taką firmą, chociażby, jak moja, do której jeżeli się zgłosicie i nie będziecie mieli tego zidentyfikowanego, to jest okej, my pomożemy ten proces przeprowadzić.

Natomiast jeżeli samodzielnie to wcześniej zrobicie, to być może unikniecie jednego z najważniejszych, z głównych błędów wdrożeniowych, czyli robienia dwóch czynności na raz: zmiany procesu i zmiany narzędzia do obsługi procesu, czyli zautomatyzowania tego procesu. To jest jeden z najczęściej, najważniejszych błędów, jakie można popełnić w trakcie automatyzacji, w trakcie w ogóle jakichkolwiek zmian dotyczących, dotyczących procesów, czyli zmieniać dwie rzeczy na raz i proces, i narzędzie.

Więc jak sami to przemyślicie, zanim przyjdziecie do takiej firmy jak nasza, uporządkujecie swój proces, no to będziecie mieli już jeden krok więcej, bo proces będzie po waszej stronie uporządkowany.

Słuchajcie, to wszystko na dzisiaj. Bardzo dziękuję za ten odcinek, bardzo dziękuję za wysłuchanie. Zapraszam jeszcze raz do lajkowania, zapraszam do subskrybowania, zapraszam do komentowania. Wszyscy, którzy skomentują ten film, dostaną od nas tą tablicę Miro, tak że zachęcam do komentowania. I co? I to wszystko na dzisiaj. Dziękuję serdecznie za ten odcinek, do zobaczenia w następnym, a w następnym, a w następnym kolejne kroki i kolejne elementy dotyczące przygotowania do automatyzacji procesów w twojej firmie. Tak że zapraszam już teraz. Do zobaczenia, cześć!