Zbliża się koniec roku. Dla wielu firm to oznacza jedno: inwentaryzacja.

Zamknięty magazyn na kilka dni. Zespół z kartkami i długopisami liczący kolejne półki. Godziny przepisywania danych do systemu. Błędy, które trzeba wyłapać i poprawić. Powtórne liczenie pozycji, gdzie wyniki się nie zgadzają.

Brzmi znajomo?

Dla większości firm inwentaryzacja to proces, którego nikt nie lubi. Kosztowny, czasochłonny i frustrujący. Ale wcale nie musi tak być.

W tym artykule pokażę Ci, dlaczego tradycyjna inwentaryzacja pochłania tyle czasu i pieniędzy oraz jak automatyzacja może to zmienić.

Prawdziwe koszty tradycyjnej inwentaryzacji

Kiedy pytam właścicieli firm o koszty inwentaryzacji, najczęściej słyszę: “No, zatrudniamy 8 osób na kilka dni, to tyle i tyle złotych.”

Ale to tylko wierzchołek góry lodowej.

Prawdziwe koszty to:

  • Zamknięcie magazynu - przez kilka dni nie przyjmujesz dostaw, nie kompletujesz zamówień, tracisz sprzedaż
  • Zespół oderwany od normalnej pracy - magazynierzy, którzy powinni obsługiwać klientów, liczą kartony
  • Błędy w przepisywaniu - ktoś źle odczytał etykietę z butelki, pomylił cyfry, zapomniał zapisać pozycję
  • Czas na wprowadzanie do systemu - godziny ręcznego przepisywania z kartek do programu magazynowego
  • Powtórne liczenie - bo różnice są za duże i trzeba sprawdzić wszystko od nowa

Jeden z naszych klientów - średnia hurtownia budowlana - szacował, że każda inwentaryzacja kosztuje go około 4 dni normalnej pracy magazynu. To nie tylko koszt zespołu, ale przede wszystkim utracona możliwość zarobku.

Po co w ogóle robić inwentaryzację?

Zanim przejdziemy do rozwiązań, przypomnienie podstaw. Inwentaryzację robi się z dwóch głównych powodów:

1. Przepisy prawaJeśli prowadzisz firmę i masz magazyn, musisz zgodnie z prawem w określonych odstępach czasu przeprowadzać inwentaryzację. To nie jest opcja - to obowiązek.

2. Kontrola stanów magazynowychCzasem zdarza się, że sprzedajesz towar, którego w trakcie kompletacji zamówienia okazuje się… nie ma. Klient czeka, ty tracisz wiarygodność. Trzeba po prostu zliczyć towar i sprawdzić, co faktycznie jest na magazynie.

3. Bałagan do uporządkowaniaWiele zmian osobowych, rotacja towarów, przepakowywania - po jakimś czasie na magazynie robi się chaos. Inwentaryzacja to sposób na “reset” - przeliczyć wszystko, sprawdzić co jest, i zacząć pracować na nowo z czystymi danymi.

Gdzie jest najwięcej problemów?

Z doświadczenia wiem, że największe trudności pojawiają się w trzech miejscach:

1. Przepisywanie danych

Magazynier stoi z kartką i długopisem. Przepisuje nazwę towaru z etykiety, z kartonu, z butelki.

“FARBA AKRYLOWA BIAŁA 2,5L” staje się na kartce “FARBA AKRYL BIAŁA 25L”.

Błąd? Oczywiście. Ale całkowicie zrozumiały - to dziesiąty karton z rzędu, ręka boli od pisania, nazwy są podobne.

Te błędy pojawiają się ZAWSZE gdy jest element ręcznego przepisywania.

2. Zamykanie magazynu

Jeśli nie masz żadnego systemu, który wspomaga zbieranie zamówień czy przyjmowanie towaru - musisz zamknąć magazyn, żeby przeprowadzić inwentaryzację.

To pierwszy gigantyczny koszt. Musisz odmówić przyjęcia dostawy. Musisz powiedzieć klientom, że przez kilka dni nie będziesz realizować zamówień. Tracisz przychody.

3. Wprowadzanie wyników do systemu

Masz już policzone kartki. Teraz ktoś musi te dane przepisać do systemu magazynowego. Kolejne godziny ręcznej pracy. Kolejna szansa na błąd.

A potem okazuje się, że różnice są duże i trzeba liczyć od nowa…

Jak automatyzacja rozwiązuje te problemy?

Gdy wspólnie z klientami zaczęliśmy analizować, co najbardziej boli w procesie inwentaryzacji, doszliśmy do wniosku: większość problemów wynika z ręcznego wprowadzania danych.

Stworzyliśmy aplikację w Microsoft 365, która eliminuje te bolączki.

Koniec z przepisywaniem nazw

Aplikacja importuje dane towarowe bezpośrednio z Twojego systemu magazynowego - Subiekta, Optimy, Inserta czy innego programu.

Magazynier nie przepisuje już nazw z etykiet. Po prostu skanuje kod kreskowy telefonem, tabletem lub zwykłym czytnikiem.

Jeden pip - produkt rozpoznany. Wpisuje ilość. Gotowe.

Efekt? Zero błędów w nazwach towarów. Proces liczenia przebiega kilka razy szybciej.

Nie musisz zamykać magazynu

Przy nowoczesnych systemach zarządzających magazynem nie trzeba zamykać całego magazynu na czas inwentaryzacji.

Nasza aplikacja działa w chmurze, więc widzisz wyniki na żywo. Nie musisz czekać, aż wszyscy policzą wszystkie półki, żeby poznać pierwsze wyniki.

Magazyn pracuje normalnie, a inwentaryzacja odbywa się równolegle. Oczywiście wymaga to dobrej organizacji, ale jest to możliwe.

Wielokrotne liczenie tam, gdzie trzeba

Tu jest prawdziwa magia.

Podczas gdy Twój zespół liczy towar, Ty widzisz na bieżąco różnice między stanem systemowym a tym, co zostało policzone.

Widzisz, że na pozycji “farba biała” jest rozbieżność 50 sztuk? Możesz natychmiast wysłać drugą osobę, żeby przeliczyła tylko tę jedną pozycję.

Nie musisz czekać do końca, żeby odkryć problem. Nie musisz kazać liczyć całego magazynu od nowa.

Zlecasz ponowne liczenie tylko tam, gdzie są wątpliwości.

To oszczędza godziny, czasem dni pracy.

Automatyczne dokumenty dla księgowej

Koniec inwentaryzacji to zwykle kolejne godziny pracy - trzeba wygenerować dokumenty RW (rozchód wewnętrzny) i PW (przychód wewnętrzny), czyli dokumenty pokazujące straty i nadwyżki.

Nasza aplikacja generuje je automatycznie. Księgowa dostaje gotowe dokumenty do zaksięgowania. Arkusze spisowe można wyeksportować do PDF albo zostawić w wersji elektronicznej.

Bez ręcznego przepisywania. Bez błędów.

Przykład z życia: hurtownia spożywcza

Jeden z naszych klientów - hurtownia produktów spożywczych - robił inwentaryzację dwa razy w roku. Za każdym razem to samo:

  • 4 dni zamkniętego magazynu
  • 10 osób liczących towar
  • Stosy kartek z odręcznymi notatkami
  • 2 dni na wprowadzanie danych do systemu
  • Zawsze znajdowały się rozbieżności wymagające ponownego liczenia

Po wdrożeniu naszej aplikacji:

  • Inwentaryzacja trwa 1,5 dnia
  • Magazyn pracuje normalnie (z niewielkimi ograniczeniami)
  • 5 osób z telefonami i tabletami
  • Wyniki widoczne od razu w systemie
  • Wielokrotne liczenie tylko wątpliwych pozycji
  • Dokumenty RW/PW generują się automatycznie

Najważniejsze? Właściciel wie na bieżąco, jak przebiega inwentaryzacja. Nie musi czekać 4 dni, żeby dowiedzieć się, czy są jakieś większe rozbieżności.

Co potrzebujesz, żeby zacząć?

Dobra wiadomość: prawdopodobnie masz już większość tego, czego potrzebujesz.

Sprzęt:

  • Telefony lub tablety (te, które Twój zespół już ma)
  • Ewentualnie czytniki kodów kreskowych (ale nie jest to konieczne)
  • Dostęp do internetu w magazynie

Oprogramowanie:

  • Microsoft 365 (prawdopodobnie już go masz)
  • Twój obecny system magazynowy (Subiekt, Optima, Insert lub inny)

Przygotowanie:

  • Import danych towarowych do aplikacji
  • Jeśli towary nie mają kodów kreskowych - możemy wygenerować specjalne kody i wydrukować etykiety

Nie musisz kupować drogich terminali magazynowych ani zmieniać swojego obecnego systemu. Aplikacja działa jako “nakładka”, która wspomaga proces inwentaryzacji.

Od czego zacząć?

Jeśli czytając ten artykuł rozpoznałeś problemy swojej firmy, warto zastanowić się nad automatyzacją inwentaryzacji.

Pierwszy krok to zawsze analiza:

  • Ile czasu i pieniędzy tracisz na obecny proces?
  • Jakie są główne bolączki Twojego zespołu?
  • Czy masz kody kreskowe na towarach (czy trzeba je wygenerować)?
  • Jak często przeprowadzasz inwentaryzację?

**Drugi krok to demo:**Najlepiej zobaczyć aplikację w akcji. Pokazujemy, jak wygląda proces od początku do końca - od zaimportowania towarów, przez liczenie na telefonie, po wygenerowanie dokumentów.

**Trzeci krok to wdrożenie:**Przygotowanie aplikacji pod Twoje potrzeby, import danych, przeszkolenie zespołu. Zazwyczaj zajmuje to kilka dni.

Podsumowanie: inwentaryzacja nie musi być koszmarem

Automatyzacja inwentaryzacji to nie rewolucja - to ewolucja. Zamiast kartek używasz telefonu. Zamiast przepisywać nazwy, skanujesz kody. Zamiast czekać do końca, widzisz wyniki na żywo.

Korzyści są oczywiste:

  • Oszczędzasz czas zespołu
  • Eliminujesz błędy
  • Nie musisz zamykać magazynu
  • Masz kontrolę w czasie rzeczywistym
  • Dokumenty generują się automatycznie

A najważniejsze - Twoi magazynierzy przestaną się bać inwentaryzacji.

Proces staje się prostszy, szybszy i bardziej przyjazny.

Chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce?

Przygotowaliśmy szczegółowy film pokazujący aplikację inwentaryzacyjną w akcji - od importu towarów, przez skanowanie kodów, po generowanie dokumentów.

👉 Zobacz film: Automatyzacja inwentaryzacji w Microsoft 365

Chcesz sprawdzić, czy takie rozwiązanie sprawdzi się w Twojej firmie?

Umów się na bezpłatną konsultację. Pokażemy Ci dokładnie, jak aplikacja działa, odpowiemy na wszystkie pytania i pomożemy ocenić, jakie oszczędności możesz osiągnąć.