Najczęściej zadawane
pytania (FAQ)

Proces zamiast narzędzia – zaczynamy od tego, gdzie firma traci czas, pieniądze albo kontrolę.

Doświadczenie wdrożeniowe – łączymy perspektywę biznesu, procesów i technologii, więc rozwiązanie ma działać w codziennej pracy, a nie tylko na prezentacji.

Dobór technologii do problemu – korzystamy z Microsoft 365, Power Platform, Azure, AI i integracji wtedy, gdy są najlepszą drogą do efektu.

Przejrzysty zakres – po analizie wiesz, co obejmuje wdrożenie, co jest poza zakresem i jaki będzie kolejny krok.

Tak. Przy rozwiązaniach budowanych w środowisku klienta, na przykład w Microsoft 365 lub Power Platform, firma zachowuje kontrolę nad swoim środowiskiem i może przekazać dalszą opiekę innemu partnerowi.

Zależy od tego, jakie licencje firma już posiada i czy wdrożenie wymaga dodatkowych komponentów, na przykład Power Platform, Dataverse, Azure albo usług AI. Na konsultacji sprawdzamy obecne środowisko i wskazujemy, czy potrzebne są dodatkowe koszty utrzymania.

Koszt wdrożenia ustalamy na bezpłatnej konsultacji — zależy od złożoności procesu, liczby integracji i zakresu aplikacji. Sama eksploatacja to zwykle tylko koszt licencji Microsoft 365, którą firma i tak już posiada. Na konsultacji pokazujemy widełki dla Twojego konkretnego przypadku.

Proste automatyzacje wdrażamy zwykle w kilka dni, a dedykowane aplikacje od 4-6 tygodni. Czas zależy od złożoności procesu i dostępności danych po Twojej stronie. Po analizie podajemy konkretny harmonogram.

Nie. Budujemy rozwiązania w Microsoft 365 i Power Platform, którymi obsługują się zwykli pracownicy, a całość wdrażamy i utrzymujemy my. Nie musisz zatrudniać programisty ani budować działu IT.

Zacznij od bezpłatnej konsultacji — wspólnie wskazujemy proces, który najszybciej zwróci się czasowo i kosztowo (najczęściej obieg faktur, dokumentów lub wnioski HR). Potem proponujemy najprostsze możliwe rozwiązanie i wdrażamy je etapami.

Skalowanie aplikacji – Rozwiązania Microsoft 365 Power Platform rosną razem z Twoim biznesem. Bez obaw, nawet jeśli firma powiększy się 3, 5, czy 10 razy, narzędzia dostosują się do nowych potrzeb.

Łatwość wymiany partnera – Korzystając z naszych rozwiązań, nie jesteś na zawsze związany z eraIT. Jeśli zdecydujesz się na zmianę partnera, możesz zabrać wszystkie narzędzia ze sobą.

Spójny interfejs dla użytkownika – Microsoft 365 Power Platform oferuje jednolity interfejs, który ułatwia szybkie wdrożenie pracowników do korzystania z narzędzi.

Brak potrzeby nauki nowych systemów – Dzięki spójnemu interfejsowi, Twoi pracownicy nie muszą uczyć się obsługi nowych narzędzi, co oszczędza czas i przyspiesza adaptację.

Najczęstsze ograniczenia to zakres procesu, budżet, czas realizacji, jakość danych oraz dostępność integracji z innymi systemami. Po analizie może się okazać, że lepszym wyborem będzie gotowa aplikacja wsparta automatyzacjami, a nie pełne rozwiązanie dedykowane. Sprawdzamy to na początku współpracy.

W Microsoft 365 jest możliwość zautomatyzowania podpisu email. Przygotowujemy to za pomocą reguł Exchange.

Uwaga!

• Stopka jest zawsze dodawana na końcu emaila.
• Stopka jest dynamiczna, co oznacza, że jest jedna dla wszystkich pracowników, a imię i nazwisko nr tel. itp. pobierane są z katalogu użytkowników z Microsoft 365.
• Nie ma możliwości wstawiania dynamicznie zdjęć pracowników.
• Możemy wykluczyć niektóre adresy np. takie, które są używane w automatyzacjach czy aplikacjach.
• Stopka i podpis są dodawanie niezależnie od urządzenia (telefon, komputer) czy programu.

W działach administracji najczęściej przygotowujemy:

• Bazę umów z np. automatycznymi przypomnieniami o wygaszeniu umowy,
• Dziennik korespondencji przechodzącej z automatycznymi informacjami o odebraniu dokumentu przesyłanymi do adresata w firmie,
• Dziennik korespondencji wychodzącej,
• Automatyzacje dotyczące zatwierdzenia dokumentów np. procedur, czy ważnych ogłoszeń

Przy dużych ilościach dokumentów możemy odczytywać ich treści ze wsparciem AI i podejmować określone działania.

Poniżej kilka przykładów automatyzacji w dziale HR:

• Elektroniczna lista obecności,
• Automatyzacja wniosków urlopowych
• Automatyzacja wniosków urlopowych dla użytkowników bez konta w Microsoft 365 (czyli bez emaila). Obsługa przez SMS.
• Automatyzacja wniosków o pracę zdalną
• Automatyzacja poleceń wyjazdu służbowego

• Telefonia stacjonarna → VoIP
• Szkolenia pracowników → platforma e-learningowa
• Flota samochodowa/maszynowa → zaawansowana telematyka
• Kosztowne utrzymanie serwerowni → wirtualizacja/kolokacja
• Telefoniczna obsługa klienta → VPBX, systemy call-center

Interesuje Cię któryś z tych obszarów? Skontaktuj się z nami.

Oszczędność czasu – EDIFACT automatyzuje procesy wymiany dokumentów, eliminując ręczne wprowadzanie danych i wysyłkę papierowych dokumentów, co znacznie przyspiesza przepływ informacji.

Mniej błędów – Dzięki elektronicznej wymianie danych zmniejsza się ryzyko błędów ludzkich, takich jak literówki czy pomyłki przy wprowadzaniu danych, co prowadzi do większej precyzji.

Lepsza integracja z partnerami – EDIFACT to globalny standard, akceptowany przez firmy i organizacje na całym świecie, co ułatwia współpracę międzynarodową i wymianę dokumentów między różnymi systemami.

Redukcja kosztów operacyjnych – Automatyzacja eliminuje koszty związane z drukowaniem, przesyłką pocztową oraz archiwizowaniem dokumentów papierowych, co prowadzi do znacznych oszczędności.

Usprawnienie archiwizacji – Dokumenty w formacie EDIFACT są przechowywane elektronicznie, co ułatwia ich wyszukiwanie, przechowywanie i audyt, a także poprawia zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania danych.

Zwiększenie efektywności – Automatyzacja procesów biznesowych pozwala firmom szybciej reagować na zmiany, poprawiając koordynację działań i elastyczność operacyjną.

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) to międzynarodowy standard elektronicznej wymiany danych stworzony przez ONZ. Umożliwia firmom automatyzację i ujednolicenie wymiany dokumentów biznesowych, takich jak faktury, zamówienia czy potwierdzenia dostawy. Dzięki EDIFACT różne systemy komputerowe mogą komunikować się ze sobą w jednolitym formacie, co pozwala na szybszą, dokładniejszą i bardziej efektywną współpracę między partnerami biznesowymi na całym świecie.

Logistyka – EDIFACT usprawnia wymianę dokumentów takich jak zamówienia transportowe, listy przewozowe i potwierdzenia dostawy, co pozwala na lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw.

Handel międzynarodowy – Standard EDIFACT ułatwia wymianę faktur, zamówień, dokumentów celnych i potwierdzeń płatności, eliminując bariery związane z różnymi formatami danych w handlu międzynarodowym.

Administracja publiczna – EDIFACT jest wykorzystywany do bezpiecznej wymiany danych między agencjami rządowymi, firmami oraz międzynarodowymi organizacjami, co usprawnia procesy administracyjne, np. podatkowe i celne.

Sektor finansowy – Instytucje finansowe wykorzystują EDIFACT do przesyłania dokumentów związanych z płatnościami, faktoringiem i rozliczeniami międzybankowymi, co automatyzuje i przyspiesza transakcje finansowe.

Przemysł – Firmy produkcyjne mogą wymieniać dokumenty takie jak zamówienia na surowce, faktury czy specyfikacje techniczne, co usprawnia zarządzanie produkcją i dostawami.

Sektor usług – EDIFACT wspiera wymianę dokumentów związanych z obsługą serwisową, umowami, fakturami i zamówieniami na usługi, co pozwala firmom serwisowym na lepsze zarządzanie relacjami z klientami.

Integracje są możliwe, jeśli system udostępnia sensowną drogę wymiany danych: API, pliki, eksporty, importy albo stabilny interfejs użytkownika. Najpierw sprawdzamy możliwości techniczne systemu, a potem dobieramy najbezpieczniejszy sposób integracji.

Realizujemy projekty połączenia i wymiany danych między różnymi systemami. Najczęściej robimy to przez API, czyli automatyczne połączenie programistyczne. Jeśli system nie ma API, analizujemy alternatywy: wymianę plików, eksporty, importy albo automatyzację pracy w interfejsie użytkownika.

DMS, czyli System Zarządzania Dokumentami (ang. Document Management System), to oprogramowanie lub platforma służąca do zarządzania, przechowywania, organizowania oraz śledzenia dokumentów w formie cyfrowej w przedsiębiorstwach lub organizacjach. Taki system pozwala na efektywne zarządzanie dużą ilością dokumentów, zapewniając ich bezpieczeństwo oraz dostępność dla uprawnionych użytkowników.

Przechowywanie dokumentów: 📁 Umożliwia centralne przechowywanie cyfrowych wersji dokumentów, co eliminuje potrzebę fizycznych archiwów.

Katalogowanie i organizowanie: 🏷️ Dokumenty są odpowiednio tagowane i porządkowane według kategorii, co ułatwia ich wyszukiwanie i zarządzanie.

Wyszukiwanie: 🔍 Umożliwia szybkie odnalezienie dokumentów na podstawie nazw, dat, kategorii czy metadanych.

Kontrola wersji: 🔄 Pozwala na śledzenie zmian w dokumentach, co umożliwia dostęp do starszych wersji plików i zarządzanie aktualizacjami.

Bezpieczeństwo i uprawnienia: 🔒 Systemy DMS umożliwiają definiowanie poziomów dostępu do dokumentów, co zabezpiecza dane przed nieuprawnionym dostępem.

Śledzenie zmian: 📝 Możliwość śledzenia, kto i kiedy wprowadził zmiany w dokumentach.

Zarządzanie przepływem pracy: ⚙️ Niektóre systemy DMS mają funkcje automatyzacji przepływów pracy (workflow), takie jak przesyłanie dokumentów do zatwierdzenia lub powiadamianie użytkowników o określonych wydarzeniach.

Oszczędność czasu – łatwe wyszukiwanie i organizacja dokumentów.

Redukcja kosztów – eliminacja papierowych archiwów i zmniejszenie kosztów druku.

Zwiększone bezpieczeństwo – możliwość kontrolowania dostępu i śledzenia działań.

Współpraca – ułatwia współdzielenie dokumentów i pracę zespołową w czasie rzeczywistym.

DMS jest szczególnie popularny w firmach prawniczych, finansowych oraz w instytucjach publicznych, gdzie zarządzanie dużą liczbą dokumentów i ich bezpieczeństwo mają kluczowe znaczenie.

Więcej w artykule na blogu.

Oszczędność czasu – Automatyzacja eliminuje ręczne wprowadzanie danych.

Mniej błędów – Zmniejsza ryzyko pomyłek ludzkich.

Lepsza organizacja – Dokumenty są automatycznie klasyfikowane.

Większe bezpieczeństwo – Lepsza ochrona danych.

Szybszy przepływ informacji – Dane są dostępne w czasie rzeczywistym.

Integracja z systemami – Łatwe połączenie z innymi narzędziami.

Skalowalność – Rozwiązanie rośnie razem z firmą.

Automatyczne opisywanie faktur kosztowych to technologia oparta na sztucznej inteligencji, która analizuje treść faktur i przypisuje je do odpowiednich kategorii kosztowych, np. marketingu, na podstawie zawartości dokumentu.

System analizuje treść faktury, szukając słów kluczowych i kontekstu, aby precyzyjnie przypisać wydatki do odpowiednich kategorii, takich jak marketing, operacje, administracja itp.

• Oszczędność czasu i pracy manualnej,
• Zwiększenie dokładności w przyporządkowaniu kosztów,
• Efektywniejsza organizacja pracy,
• Redukcja błędów w kategoryzacji wydatków,
• Ułatwienie procesów raportowania i planowania budżetu.

Zautomatyzowana baza faktur to jedna z najczęściej wdrażanych przez nas aplikacji.

Jej podstawowe cechy to:

• OCR AI wspomagany sztuczną inteligencją OCR odczytujący wszystkie niezbędne dane z faktur,
• Możliwość przygotowania zatwierdzania faktur przez wskazane w konfiguracji osoby,
• Eksport przelewów do pliku,
• Udostępnianie dokumentów do księgowości,
• Dostęp zgodny z uprawnieniami,
• Wszystkie inne które wspólnie ustalimy 👍.

Faktura trafia do systemu, OCR wspierany AI odczytuje wszystkie potrzebne dane (kontrahent, kwoty, pozycje), dokument idzie do zatwierdzenia przez wskazane osoby, a przelewy eksportujemy do pliku i udostępniamy księgowości. To jedna z naszych najczęściej wdrażanych aplikacji.

OCR odczytuje tekst z dokumentów, a sztuczna inteligencja (AI) analizuje go, wyodrębniając kluczowe informacje, takie jak dane osobowe, kwoty finansowe, czy warunki umowy.

Oszczędność czasu – Automatyzacja pozwala na szybkie przetwarzanie dużej liczby dokumentów,

Zmniejszenie ryzyka błędów – AI eliminuje błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych,

Łatwiejsze zarządzanie dokumentami – Dokumenty są cyfrowo zarchiwizowane i łatwo dostępne.

Sztuczna inteligencja w Twojej firmie może Ci pomóc w:

• Odczytywaniu danych z faktur
• Odczytywaniu danych z innych dokumentów np. umów, protokołów, itp. Po odczytaniu dane mogą być zapisane w Twoich aplikacjach,
• Interpretować wystawiane przez Twoich klientów opinie i sugerować odpowiedzi.
• Czytać i kategoryzować emaile (np. przekierowywać automatycznie do działu finansów, obsług klienta itp.),
• Może być asystentem działającym na Twojej bazie wiedzy.

Technologia OCR i AI może być wykorzystywana do automatycznego przetwarzania różnych dokumentów, takich jak umowy, faktury, protokoły, zaświadczenia, certyfikaty, a nawet dokumenty prawne.