Ile czasu zajmuje Ci znalezienie konkretnej umowy? Czy wiesz, która z nich wygasa w przyszłym miesiącu? Czy Twoi ludzie przepisują dane z dokumentów ręcznie do jakiegoś rejestru?

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest niekomfortowa — ten artykuł jest dla Ciebie.

Problem, który ma każda firma

Umów w firmie jest zawsze dużo. Umowy o poufności, handlowe, o współpracy, ubezpieczeniowe, bankowe, kredytowe. Każda ważna. Każda z datą, terminem, warunkami, które trzeba śledzić.

I każda gdzieś leży.

W szafce. W segregatorze. W Excelu, który ktoś prowadził dwa lata temu. W skrzynce mailowej osoby, która odeszła z firmy.

Firmy próbują to ogarnąć na różne sposoby — rejestr w Excelu, lista na SharePoint, skan w chmurze. To działa do pewnego momentu. Potem rośnie liczba umów, rotacja w zespole, tempo pracy — i zaczyna się chaos. Termin wypowiedzenia mija niezauważony. Umowa przedłuża się automatycznie na warunkach, których dziś byś nie podpisał. Ktoś szuka dokumentu 40 minut, bo nie wie gdzie szukać.

Co robi baza umów wspomagana AI

To, co odróżnia zwykłą bazę dokumentów od rozwiązania z AI, to automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych z umów — bez ręcznego przepisywania.

Wrzucasz umowę do systemu — mailem albo bezpośrednio na SharePoint. AI czyta dokument i automatycznie wyciąga kluczowe informacje: strony umowy, daty zawarcia i wygaśnięcia, warunki płatności, sposób wypowiedzenia. Wszystko trafia do bazy bez żadnego ręcznego wpisywania.

Co więcej — AI przygotowuje krótkie streszczenie umowy. Zarząd nie musi czytać całego dokumentu, żeby wiedzieć czego dotyczy i na co zwrócić uwagę. System wskazuje też niestandardowe zapisy — te fragmenty, które odbiegają od normy i wymagają szczególnej uwagi.

Do każdej umowy AI tworzy również zestaw słów kluczowych, dzięki którym wyszukiwanie działa intuicyjnie. Szukasz po nazwie kontrahenta, dacie, rodzaju umowy, dowolnej frazie — system znajduje to w sekundy.

Przypomnienia, które działają zanim będzie za późno

Jedną z największych bolączek firm jest to, że umowy wygasają lub przedłużają się bez wiedzy zainteresowanych. Baza umów z AI rozwiązuje ten problem przez automatyczne powiadomienia.

System przypomina o zbliżającym się końcu umowy, o terminie na wypowiedzenie, o płatnościach wynikających z dokumentu. Dostajesz informację zanim cokolwiek się wydarzy — nie po fakcie.

Jak to wygląda w praktyce

Baza działa na platformie Microsoft 365 — SharePoint, Power Automate, Azure AI. Dane są przechowywane w infrastrukturze Microsoftu, więc bezpieczeństwo i zgodność z RODO jest zapewniona na tym samym poziomie, co reszta Twoich danych firmowych.

Dostęp jest mobilny — pracownik w terenie może w kilka sekund znaleźć umowę z klientem przez telefon. Uprawnienia można precyzyjnie kontrolować: ktoś widzi wszystkie umowy, ktoś inny tylko wybrane.

W bazie mogą być nie tylko umowy — również aneksy, protokoły, wszelka dokumentacja formalna związana z danym kontrahentem lub projektem. Wszystko w jednym miejscu, z pełną historią zmian.

Jeśli firma archiwizuje dokumenty papierowo, baza pozwala też zapisać lokalizację fizyczną — segregator, półka, regał. Cyfrowa i papierowa archiwizacja działają razem.

Dla kogo jest to rozwiązanie

Przede wszystkim dla firm, które mają dużą liczbę umów i małe zespoły — gdzie nie ma sensu zatrudniać kogoś tylko do prowadzenia rejestrów. AI robi to automatycznie, a jedna osoba tylko weryfikuje poprawność odczytanych danych.

Sprawdza się też doskonale w kancelariach prawnych — gdzie umów i szablonów są setki, a szybkie wyszukiwanie konkretnego dokumentu to codzienność.

I wszędzie tam, gdzie przegapiony termin może kosztować firmę realne pieniądze.

Obejrzyj film, żeby zobaczyć jak to działa w praktyce:

Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak taka baza mogłaby działać w Twojej firmie, umówmy się na bezpłatną konsultację.

‍