Nowy potencjalny klient wypełnia formularz na Twojej stronie. Co robisz dalej?

Wchodzisz na jego stronę internetową, sprawdzasz czym się zajmuje, szukasz NIP-u w stopce, wpisujesz w KRS, czytasz dane finansowe, zapisujesz w Excelu. Potem przygotowujesz notatkę przed rozmową.

Zajmuje Ci to kilka minut. Dla jednego klienta może nie jest to dużo. Ale dziennie przychodzi ich kilku. Czasem kilkanaście.

A przecież to wszystko może zrobić automat.

Zobacz jak działa automatyzacja obsługi leadów

W tym 15-minutowym filmie zobaczysz, jak zbudować system który automatycznie zbiera dane o potencjalnych klientach i przygotowuje je do rozmowy:

‍

‍

Po co automatyzować obsługę leadów?

Wyobraź sobie że masz dziesięciu nowych potencjalnych klientów dziennie. Każdego sprawdzasz ręcznie - to jakaś godzina pracy.

W miesiącu to już 25-30 godzin wydanych na przepisywanie danych, googlowanie firm i szukanie informacji które są publicznie dostępne.

Automatyzacja obsługi leadów pozwala przerzucić ten ciężar na system. Ty dostajesz gotowy profil klienta w CRM-ie. Zero pracy z Twojej strony.

Jak to działa w praktyce?

System automatycznie wykonuje cztery kluczowe kroki:

1. Zbiera dane z formularza

Klient wypełnia formularz, pisze maila lub kontaktuje się przez social media. System wyciąga podstawowe informacje: imię, nazwisko, email, telefon, firma.

Wszystko trafia do CRM-u bez Twojego udziału. Żadnego ręcznego przepisywania.

2. Analizuje stronę WWW

Jeśli klient podał firmowy adres email (nie Gmail czy WP), system bierze domenę i wchodzi na stronę internetową.

AI czyta treść strony i wyciąga kluczowe informacje:

  • Czym firma się zajmuje
  • W jakiej branży działa
  • Czy to handel, usługi czy produkcja

Przykład:
Email: kontakt@firmaxyz.pl → System analizuje firmaxyz.pl → Wynik: „Firma zajmuje się produkcją opakowań kartonowych, obsługuje klientów B2B w branży FMCG”

3. Pobiera dane z KRS i GUS

System szuka NIP-u na stronie (najczęściej w stopce, sekcji kontakt lub regulaminie). Jak go znajdzie, odpytuje publiczne rejestry i pobiera:

  • Pełną nazwę firmy
  • Formę prawną (sp. z o.o., JDG, inne)
  • Obroty (jeśli są dostępne)
  • Kapitał zakładowy
  • Dane zarządu

Po co? Żeby wiedzieć czy rozmawiasz z małą firmą czy korporacją. Dzięki temu możesz dostosować sposób prowadzenia rozmowy i ofertę.

4. Tworzy profil w CRM-ie

Wszystkie zebrane dane trafiają do notatki przypisanej do klienta:

`PROFIL: Firma XYZ Sp. z o.o.

Branża: Produkcja opakowań kartonowych
Segment: B2B (FMCG)
Wielkość: Średnia (obroty ~5 mln PLN)
Prezes: Jan Kowalski

Potencjalne potrzeby:

  • Zarządzanie zamówieniami
  • Kontrola jakości produkcji
  • Cyfryzacja dokumentacji`

Masz to wszystko jeszcze zanim podniesiesz słuchawkę.

Co zyskujesz dzięki automatyzacji?

Odzyskujesz czas

Zamiast siedzieć przy każdym leadzie i ręcznie zbierać informacje, robisz coś produktywnego. Albo obsługujesz więcej klientów. Albo rozwijasz inne obszary firmy.

Przychodzisz na rozmowy przygotowany

Wiesz z kim rozmawiasz, czym się zajmuje i jakie może mieć potrzeby. Nie zadajesz pytań typu „a czym się zajmujecie?” – od razu proponujesz rozwiązania.

To robi wrażenie. Klient widzi, że poświęciłeś czas na poznanie jego firmy.

Możesz filtrować leady

Masz dane o wielkości firmy, branży, lokalizacji. Możesz skupić się na tych klientach, którzy najbardziej pasują do Twojego profilu. Albo po prostu obsłużyć więcej zapytań w tym samym czasie.

Zero błędów przepisywania

Ręczne wpisywanie danych to literówki, pominięte pola, niespójne formatowanie. Automatyzacja daje Ci zawsze te same dane w tych samych miejscach.

Przykład: jak to działa w eraIT

W eraIT każdy lead z formularza na stronie trafia automatycznie do Pipedrive (CRM). System pobiera domenę z emaila, analizuje stronę firmową przez AI, wyciąga NIP i sprawdza KRS.

Marcin dostaje gotową notatkę z profilem firmy jeszcze przed pierwszą rozmową. Wie, czym klient się zajmuje, jak duża jest firma i z kim prawdopodobnie będzie rozmawiał (właściciel czy dział zakupów).

Efekt? Zero czasu na research. Więcej czasu na faktyczną rozmowę o rozwiązaniach.

Od czego zacząć automatyzację?

Krok 1: Wybierz CRM

Potrzebujesz miejsca gdzie będą przechowywane wszystkie informacje o klientach. Może to być:

  • Pipedrive
  • HubSpot
  • Microsoft Dynamics 365
  • Sharepoint + Power Automate

Najważniejsze: wszystkie leady w jednym systemie.

Krok 2: Podłącz źródła

Skonfiguruj automatyczne dodawanie leadów z:

  • Formularzy na stronie (Typeform, Google Forms)
  • Reklam (Facebook Lead Ads, Google Ads)
  • Social media (LinkedIn, Instagram, Facebook)
  • Emaili

Cel: żaden lead nie jest przepisywany ręcznie.

Krok 3: Dodaj wzbogacanie danych

To najtrudniejszy element, ale kluczowy. Tutaj system:

  • Pobiera dane ze strony WWW (web scraping + AI)
  • Wyciąga NIP i sprawdza rejestry
  • Analizuje branżę i wielkość firmy
  • Tworzy profil

Narzędzia:
Power Automate, Zapier, Make lub custom API integrations.

Krok 4: Testuj i poprawiaj

Pierwsze wdrożenie to początek. Sprawdź które dane są najbardziej przydatne, usuń zbędne kroki, dodaj kolejne źródła. Optymalizuj dopóki system nie będzie działał płynnie.

Podsumowanie

Automatyczna obsługa leadów to nie science fiction. To coś co możesz wdrożyć w swojej firmie już teraz.

Kluczowe korzyści:
✅ Odzyskujesz dziesiątki godzin miesięcznie
✅ Lepiej przygotowany do rozmów sprzedażowych
✅ Możliwość obsługi większej liczby klientów
✅ Zero błędów ręcznego przepisywania
✅ Profesjonalne wrażenie na kliencie

Pierwszy krok?
Policz, ile czasu tracisz dzisiaj na ręczne sprawdzanie każdego potencjalnego klienta. Pomnóż przez 30 dni. To jest koszt braku automatyzacji.

Chcesz wdrożyć automatyzację w swojej firmie?

Umów bezpłatną konsultację z eraIT – pokażemy Ci jak to zrobić w Twoim przypadku.

👉 Wypełnij formularz kontaktowy

💡 Pro tip: Użyj firmowego emaila (nie Gmail) – dzięki temu łatwiej nam będzie przygotować się do rozmowy 😉

Subskrybuj kanał YouTube eraIT, żeby nie przegapić kolejnych materiałów o automatyzacji procesów w Microsoft 365.

‍