Przed wdrożeniem
Jak często wygląda praca dzisiaj
Trzeba sprawdzać terminy faktur, wysyłać przypomnienia i zbierać odpowiedzi klientów. Deklaracje zapłaty, prośby o fakturę i reklamacje wymagają pilnowania dalszego kontaktu.
Wszystkie aplikacje
Należności
CRM do miękkiej windykacji
Przypominaj o płatnościach, a uwagę zespołu kieruj na sprawy wymagające rozmowy.
Rozwijany CRM do miękkiej windykacji łączy faktury, płatności i korespondencję. Reguły mają prowadzić powtarzalny kontakt, a operator otrzymywać sprawy wymagające indywidualnej obsługi.
Dla firm obsługujących dużą liczbę faktur, które chcą uporządkować miękką windykację i kierować uwagę pracowników na sprawy wymagające rozmowy.
Rozpoznajesz ten problem?
Który klient potrzebuje przypomnienia, a z kim powinien porozmawiać pracownik?
Docelowo, po wdrożeniu
Co może zmienić aplikacja
Docelowo faktury i płatności mają trafiać do wspólnego procesu, a reguły wyznaczać kontakt przed terminem i po jego upływie. Deklaracja zapłaty może przesunąć przypomnienia, prośba o fakturę uruchomić jej dosłanie, a spór wstrzymać automatyczny kontakt i skierować sprawę do operatora.
Korzyści dla zespołu
Co chcemy usprawnić?
- 01
Mniej ręcznego sprawdzania terminów i przygotowywania powtarzalnych przypomnień.
- 02
Reguły dopasowane do kontaktu, grupy kontaktów lub grupy firm.
- 03
Wielojęzyczna komunikacja i dokumenty wspomagane AI.
- 04
Lista zadań operatora skupiająca sprawy wymagające indywidualnej obsługi.
Etap produktu
Założenia wdrożenia u klienta.
Rozwiązanie jest wdrażane u jednego klienta obsługującego kilka tysięcy faktur miesięcznie; według informacji właściciela około połowa wymaga miękkiej windykacji. Dziś pięć osób łączy te zadania z inną pracą. Celem wdrożenia jest obsługa tego procesu przez dwie osoby zajmujące się wyłącznie windykacją. To założenie właściciela, które zostanie sprawdzone po uruchomieniu procesu.
W codziennej pracy
Kontakt według uzgodnionych reguł
Reguły mogą dotyczyć konkretnego kontaktu, grupy kontaktów lub grupy firm. Obejmują przypomnienia przed terminem i po jego upływie, wielojęzyczne szablony dokumentów oraz maili wspomagane AI, a także generowanie i wysyłkę not odsetkowych zgodnie z ustaloną konfiguracją.
W codziennej pracy
Odpowiedź klienta zmienia dalszy przebieg
Deklaracja „zapłacę w piątek” ma być zapisana i może przesunąć przypomnienia zgodnie z konfiguracją. Informacja o braku faktury uruchamia jej automatyczne dosłanie, a spór lub reklamacja wstrzymuje automatyczny kontakt i kieruje sprawę do operatora.
W codziennej pracy
Operator widzi sprawy wymagające działania
Lista zadań łączy pracę z korespondencją, SMS-ami, notatkami, rejestrem połączeń i centralą telefoniczną. Dane o płatnościach z systemu lub wyciągów mają pomóc prowadzić kontakt na podstawie aktualnego rozliczenia.
Od danych do działania
Jak wygląda praca z aplikacją?
- 01
Zbierz faktury i płatności
Docelowy proces pobiera faktury z systemu fakturowego lub KSeF i uwzględnia płatności z systemu albo wyciągów.
- 02
Ustaw zasady kontaktu
Reguły określają odbiorców, język i moment przypomnienia, na przykład dwa dni przed terminem oraz po jego upływie.
- 03
Uwzględnij odpowiedź klienta
Deklaracja zapłaty może przesunąć przypomnienia zgodnie z konfiguracją. Brak faktury uruchamia jej dosłanie, a spór lub reklamacja wstrzymuje automatyczny kontakt.
- 04
Przekaż zadanie operatorowi
Pracownik otrzymuje listę spraw do obsługi wraz z kontekstem korespondencji i kontaktu.
Aplikacja dla Twojej firmy
Co możemy dopasować?
Dopasowujemy źródła faktur i płatności, reguły dla odbiorców, języki, szablony oraz sposób kierowania spraw do operatora.
Ustalamy użytkowników, dane, potrzebne połączenia z systemami i zakres pierwszej wersji. Sprawdzamy, co można oprzeć na istniejących komponentach, a co wymaga osobnego przygotowania.
Środowisko wdrożenia oraz rolę usług AI dobieramy do wymagań projektu. Możliwe warianty to infrastruktura eraIT lub klienta; szczegóły potwierdzamy przed realizacją.
Wdrożenie nowych osób
Mniej tłumaczenia od początku.
Nowa osoba poznaje reguły kontaktu, szablony oraz sposób przejmowania spraw z listy zadań. Wspólna korespondencja, notatki i rejestr połączeń pomagają zrozumieć dotychczasowe ustalenia przed kolejnym kontaktem.
Porównaj czas opiekuna poświęcony na wyjaśnienia oraz czas do pierwszego samodzielnego wykonania zadania. W ten sposób sprawdzisz, czy nowa osoba rzeczywiście szybciej odnajduje się w pracy.
Sprawdź efekt
Po czym poznasz, że jest lepiej?
Ustalmy punkt wyjścia i porównajmy go po wdrożeniu. Porządek można ocenić przez konkretne czynności i liczbę spraw wymagających wyjaśnienia.
- Czas pracy zespołu przy obsłudze przypomnień i odpowiedzi.
- Liczba spraw wymagających indywidualnej obsługi operatora.
- Liczba ręcznych korekt po rozpoznaniu deklaracji zapłaty, prośby o fakturę lub sporu.
Co musi zadziałać po drodze?
Projekt jest w realizacji. Przed uruchomieniem sprawdzamy dane o płatnościach, reguły i treści kontaktu oraz sposób przekazywania sporów do operatora; skuteczność procesu ocenimy po wdrożeniu.
Przed rozmową
Wystarczy opis Twojej sytuacji.
Opowiedz, jak dziś przebiega praca, kto korzysta z danych i co chcesz usprawnić. Jeśli masz własną aplikację lub prototyp przygotowany z AI, możemy zacząć od jego przeglądu.
Porozmawiajmy o projekcie
Podobny proces w Twojej firmie?
Opisz, czego potrzebuje zespół. Ustalimy, jak może wyglądać aplikacja dopasowana do Twojej pracy.
Opisz swój projekt