Finanse i operacje
Z papierowej akceptacji kosztów w proces email i Teams
Aventus Group
Problem
Zgłoszone problemy
Przed wdrożeniem akceptacja kosztów była oparta na papierowym dokumencie. Przy dużej liczbie faktur oznaczało to więcej ręcznej pracy, więcej przekazywania dokumentów i wolniejszy obieg informacji.
- 200-250 faktur miesięcznie przechodzących przez proces
- Papierowa akceptacja dokumentów kosztowych
- Ręczne rozpoznawanie kontrahentów na podstawie faktur
- Ręczne katalogowanie i opisywanie dokumentów
Rozwiązanie
Co wdrożyliśmy
Użyte narzędzia
- Microsoft Power Platform
- Microsoft Teams
- KSeF
- Automatyzacja obiegu dokumentów
- Zautomatyzowana ścieżka akceptacji dokumentów
- Proces oparty na emailu i Teams
- Sprawne pobieranie faktur z KSeF
- Rozpoznawanie kontrahentów na podstawie faktur
- Automatyczne katalogowanie i opisywanie dokumentów
Wyniki
Kluczowe efekty
- Znacznie krótszy czas obsługi i akceptacji kosztu
- Mniej ręcznej pracy przy powtarzalnych czynnościach
- Bezobsługowe rozpoznawanie i katalogowanie kontrahentów
- Stabilny proces dla 200-250 faktur miesięcznie
Najbardziej przydatne jest automatyzowanie powtarzalnych czynności. Rozpoznawanie kontrahentów na podstawie faktur i ich katalogowanie jest teraz bezobsługowe.
Sytuacja przed wdrożeniem
Aventus Group obsługuje 200-250 faktur miesięcznie. Przed wdrożeniem akceptacja kosztów opierała się na papierowych dokumentach, a powtarzalne czynności związane z fakturami wymagały ręcznej pracy.
Co zmieniło wdrożenie?
Papierowa akceptacja została zastąpiona zautomatyzowanym procesem opartym na emailu i Teams. Faktury mogą być pobierane z KSeF, a system rozpoznaje kontrahentów, kataloguje dokumenty i pomaga je opisywać bez ręcznego przeklikiwania tych samych kroków.
Dlaczego to ma znaczenie?
Przy kilkuset fakturach miesięcznie największą wartość daje automatyzacja powtarzalnych czynności. Zespół nie traci czasu na ręczne porządkowanie dokumentów, a proces akceptacji kosztów jest przewidywalny i łatwiejszy do kontroli.
Twoja historia
Twój zespół zasługuje na takie rozwiązanie.
Opisz proces, który zabiera czas zespołowi. Wrócimy z rekomendacją najprostszego kolejnego kroku.