Galeria handlowa
Obsługa Zgłoszeń
Centrum Handlowe NoVa Park
Problem
Zgłoszone problemy
Przed wdrożeniem procesów każdy wniosek składany był w formie papierowej. Przekazywanie informacji było realizowane emailem, telefonicznie czy też za pomocą innych narzędzi. Zdarzało się, że dokumenty się gubiły i informacje o wykonywanych pracach także.
- Papierowa obsługa wniosków o wykonanie prac na terenie galerii
- Brak narzędzia do komunikowania o wykonywanych pracach dla wszystkich stron procesu tj. klient, wykonawca, ochrona, pracownicy galerii
- Rozproszone informacje kontaktowe dotyczące realizowanych prac
Rozwiązanie
Co wdrożyliśmy
Użyte narzędzia
- Microsoft SharePoint
- Microsoft Power Automate
- Microsoft Outlook
- Microsoft Forms
- Przygotowanie bazy osób uprawnionych do zgłoszeń prac
- Dane do bazy wprowadzane są za pomocą formularza dostępnego dla klienta (samoobsługa)
- Przygotowanie zautomatyzowanego procesu od momentu zgłoszenia do wykonywania prac, przez akceptację pracowników galerii po automatyczną informację do zespołu ochrony (wraz z potwierdzeniem przyjęcia do wiadomości przez ochronę)
- Przygotowanie automatycznie tworzonego kalendarza prac wykonywanych w galerii dostępnego dla zainteresowanych stron
Wyniki
Kluczowe efekty
- Przygotowanie procesów do automatycznej obsługi
- Eliminacja błędów dzięki automatyzacji
- Automatyczne przekazywanie informacji wszystkim stronom procesu
- Elastyczna architektura i narzędzia
- Możliwość dalszej automatyzacji i dodawania nowych procesów
Jako Dyrektor Centrum Handlowego NoVa Park, jestem niezwykle zadowolony z wyników współpracy z eraIT. Przed wdrożeniem ich rozwiązania borykaliśmy się z problemami takimi jak papierowa obsługa wniosków, brak skutecznego narzędzia komunikacyjnego dla wszystkich stron procesu oraz rozproszone informacje kontaktowe. Dzięki eraIT udało nam się zautomatyzować wiele procesów, eliminując błędy i zapewniając płynną komunikację między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Co więcej, zastosowane narzędzia i architektura pozwalają na dalszą rozbudowę i dodawanie nowych procesów. Jestem przekonany, że ta współpraca przyniesie jeszcze wiele korzyści dla naszej galerii.
Twoja historia
Twój zespół zasługuje na takie rozwiązanie.
Opisz proces, który zabiera czas zespołowi. Wrócimy z rekomendacją najprostszego kolejnego kroku.