Firma instalacyjna
Faktury kosztowe pod kontrolą w 2-5 minut
AWW
Problem
Zgłoszone problemy
Przed wdrożeniem właściciel musiał polegać na zaufaniu pracownika w biurze i księgowej. Faktury były w różnych miejscach, więc przy pilnych tematach najpierw trzeba było ustalić, gdzie jest dokument.
- Od 100 do 200 faktur kosztowych miesięcznie, zależnie od intensywności prac i liczby zleceń
- Faktury rozproszone między mailami, wydrukami, biurem, logistyką i księgowością
- Brak bezpośredniego dostępu właściciela do faktur
- Przy pilnych sprawach oczekiwanie na fakturę trwało godziny albo dni
Rozwiązanie
Co wdrożyliśmy
Użyte narzędzia
- Microsoft Power Platform
- Aplikacja do obsługi faktur i kosztów
- Automatyzacja procesu akceptacji w Microsoft 365
- Centralny podgląd faktur kosztowych
- Możliwość opisywania i zatwierdzania dokumentów przez właściciela
- Przekazywanie faktur kolejnym osobom uczestniczącym w procesie
- Ułatwienia w rozliczeniach klientów dla pracownika biurowego
Wyniki
Kluczowe efekty
- Podgląd do wszystkich faktur od razu
- Faktury widoczne w kosztach projektu w około 2-5 minut
- Mniej gaszenia pożarów związanego z szukaniem dokumentów
- Wygodna praca właściciela z podglądem, opisem i zatwierdzaniem faktur
Jak powstawał pożar, czekałem kilka godzin albo dni, aż faktura do mnie dotarła. Obecnie mam podgląd do wszystkich faktur od razu.
Sytuacja przed wdrożeniem
AWW obsługuje od 100 do 200 faktur kosztowych miesięcznie. Wcześniej dokumenty były rozproszone: część w mailach, część na wydrukach, część w biurze u logistyka, część u księgowej. Właściciel nie miał bezpośredniego dostępu do faktur wtedy, kiedy potrzebował szybko sprawdzić koszt albo podjąć decyzję.
Co zmieniło wdrożenie?
Faktury trafiły do jednego procesu. Właściciel może je podejrzeć, opisać, zatwierdzić i przekazać dalej. Dla firmy oznacza to mniej ręcznego szukania dokumentów i szybszą reakcję przy rozliczeniach projektów.
Najważniejsza zmiana: faktura jest widoczna w kosztach projektu w około 2-5 minut od otrzymania, zamiast po kilku godzinach albo dniach.
Dlaczego to ma znaczenie?
Przy dużej liczbie faktur kosztowych kontrola projektu nie zaczyna się od raportu na koniec miesiąca. Zaczyna się od tego, czy właściciel i zespół widzą dokumenty na bieżąco, wiedzą, kto ma je opisać, i mogą szybko przypisać koszt do właściwego projektu.
Twoja historia
Twój zespół zasługuje na takie rozwiązanie.
Opisz proces, który zabiera czas zespołowi. Wrócimy z rekomendacją najprostszego kolejnego kroku.