[← Blog](https://www.erait.pl/wiedza/blog/) Microsoft 365 # Zarządzanie zadaniami w firmie: Excel vs. To Do vs. aplikacja na miarę Excel, Microsoft To Do czy aplikacja na miarę? Porównaj podejścia do zarządzania zadaniami i dobierz narzędzie do sposobu pracy zespołu. Marcin Karwowski·13 czerwca 2025·3 min czytania  Indeks [Problem, który zna każda firma](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#problem-kt%C3%B3ry-zna-ka%C5%BCda-firma)[Dlaczego większość firm nie jest gotowa na zadania](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#dlaczego-wi%C4%99kszo%C5%9B%C4%87-firm-nie-jest-gotowa-na-zadania)[Porównanie wszystkich opcji w praktyce](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#por%C3%B3wnanie-wszystkich-opcji-w-praktyce)[5 poziomów zarządzania zadaniami](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#5-poziom%C3%B3w-zarz%C4%85dzania-zadaniami)[Dlaczego stworzyliśmy własną aplikację](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#dlaczego-stworzyli%C5%9Bmy-w%C5%82asn%C4%85-aplikacj%C4%99)[Funkcje, których nie znajdziesz nigdzie indziej](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#funkcje-kt%C3%B3rych-nie-znajdziesz-nigdzie-indziej)[Kiedy warto iść w custom?](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#kiedy-warto-i%C5%9B%C4%87-w-custom)[3 pytania przed wyborem narzędzia](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#3-pytania-przed-wyborem-narz%C4%99dzia)[Co dalej?](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#co-dalej) ### Indeks [Problem, który zna każda firma](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#problem-kt%C3%B3ry-zna-ka%C5%BCda-firma)[Dlaczego większość firm nie jest gotowa na zadania](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#dlaczego-wi%C4%99kszo%C5%9B%C4%87-firm-nie-jest-gotowa-na-zadania)[Porównanie wszystkich opcji w praktyce](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#por%C3%B3wnanie-wszystkich-opcji-w-praktyce)[5 poziomów zarządzania zadaniami](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#5-poziom%C3%B3w-zarz%C4%85dzania-zadaniami)[Dlaczego stworzyliśmy własną aplikację](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#dlaczego-stworzyli%C5%9Bmy-w%C5%82asn%C4%85-aplikacj%C4%99)[Funkcje, których nie znajdziesz nigdzie indziej](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#funkcje-kt%C3%B3rych-nie-znajdziesz-nigdzie-indziej)[Kiedy warto iść w custom?](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#kiedy-warto-i%C5%9B%C4%87-w-custom)[3 pytania przed wyborem narzędzia](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#3-pytania-przed-wyborem-narz%C4%99dzia)[Co dalej?](https://www.erait.pl/wiedza/blog/zarzadzanie-zadaniami-w-firmie-excel-vs-to-dovs-aplikacja-na-miare/#co-dalej) *Które rozwiązanie wybrać, żeby przestać tracić projekty w chaosie maili i notatek?* ## Problem, który zna każda firma “Kto miał zrobić ten raport?” “Gdzie jest lista zadań z ostatniego spotkania?” “Dlaczego ten projekt leży od tygodnia?” Brzmi znajomo? **Witaj w klubie 80% polskich firm**, które zarządzają zadaniami… nijak. Albo w Excel-u (jeśli mają szczęście), albo w chaosie maili, karteczek i “zapamiętam w głowie”. ## Dlaczego większość firm nie jest gotowa na zadania Tutaj mała prowokacja: **nie każda firma powinna od razu wdrażać system zadań.** Dlaczego? Bo to nie jest problem technologiczny. To problem kulturowy. ### Case study z pierwszej ręki Kilka miesięcy temu automatyzowaliśmy wnioski urlopowe dla 15-osobowej firmy. Właściciel osobiście zatwierdza wszystko. **Wdrożyliśmy system. Po tygodniu dzwoni klient:** “Marcin, to nie działa. Wnioski leżą bez odpowiedzi.” Okazało się, że faktycznie wszystkie wnioski zatwierdza… asystentka właściciela. Ale nikt nam tego nie powiedział, bo “przecież to oczywiste”. **Lekcja:** Nie zmieniaj procesu i narzędzia jednocześnie. Najpierw ustalisz KTO, CO i KIEDY robi. Dopiero potem wybierasz technologię. ## Porównanie wszystkich opcji w praktyce Która opcja będzie najlepsza dla Twojej firmy? W tym filmie testuję wszystkie dostępne narzędzia Microsoft i pokazuję demo naszej autorskiej aplikacji: ‍ ‍ *Zobacz pełne porównanie narzędzi oraz demo aplikacji, która chroni każdy bit danych* ## 5 poziomów zarządzania zadaniami ### Poziom 1: Excel (nie gardzę!) **Dla kogo:** Firmy zaczynające przygodę z zadaniami **Zalety:** - Wszyscy znają - Natychmiastowy start - Zero kosztów licencji **Wady:** - Łatwo coś skasować - Brak automatyzacji - Trudne udostępnianie **Verdict:** Świetny początek. Nie wstydź się Excel-a! ### Poziom 2: Microsoft To Do **Dla kogo:** Zadania osobiste, małe zespoły **Zalety:** - Intuicyjny - Synchronizacja między urządzeniami - Przypomnienia **Wady:** - Zbyt prosty dla większych projektów - Brak zaawansowanego trackingu ### Poziom 3: Microsoft Planner **Dla kogo:** Projekty zespołowe, firmy z Office 365 **Zalety:** - Tablice Kanban - Integracja z Teams - Przypisywanie zadań **Wady:** - Brak zaawansowanych raportów - Trudność z większymi projektami ### Poziom 4: SharePoint Lists **Dla kogo:** Firmy potrzebujące baz danych **Zalety:** - Elastyczne formularze - Automatyzacja z Power Automate - Integracja z Microsoft 365 **Wady:** - Wymaga konfiguracji - Może być przytłaczający ### Poziom 5: Power Apps (aplikacja na miarę) **Dla kogo:** Firmy z wysokimi wymaganiami I tu dochodzimy do sedna… ## Dlaczego stworzyliśmy własną aplikację Po latach wdrażania standardowych rozwiązań doszliśmy do wniosku: **brakuje nam kontroli**. ### Problem nr 1: Ludzie kasują dane “Ups, przypadkowo usunąłem projekt z 50 zadaniami.” Słyszałeś to? My tak. Wielokrotnie. **Rozwiązanie:** W naszej aplikacji **nie ma przycisku DELETE**. Nigdzie. Zero możliwości skasowania czegokolwiek. ### Problem nr 2: Brak komunikacji w kontekście Zadanie w Planner-ze, rozmowa na Teams, mail w Outlook. Gdzie jest kontekst? **Rozwiązanie:** Wbudowany moduł komunikacyjny. Komentarze przypisane do osób (@jan, zobacz to), możliwość wysłania maila bezpośrednio z zadania. ### Problem nr 3: Niemierzalność “Ile czasu zajął nam ten projekt?” *Wzruszenie ramionami* **Rozwiązanie:** Automatyczny tracking czasu. Kliknięcie “rozpocznij” → praca → “zakończ” = dokładny czas realizacji. ## Funkcje, których nie znajdziesz nigdzie indziej ### 1. Zadania zbiorcze Realizujesz podobne projekty? Na przykład: research → wycena → oferta → negocjacje? Stwórz szablon z 15 zadaniami. Jeden klik = wszystkie zadania przypisane do odpowiednich osób. **Oszczędność czasu: 90%** ### 2. Zadania cykliczne “Przygotuj raport dla księgowości” - co miesiąc, 25 liczby. Automat sprawdza codziennie i dodaje zadanie we właściwym dniu. ### 3. Historia bez luk Każdy komentarz, każda zmiana, każde działanie - wszystko zapisane na zawsze. Audyt projektu po roku? Żaden problem. ## Kiedy warto iść w custom? **Nie od razu.** Zacznij od Excel-a lub Planner-a. Sprawdź czy kultura zadaniowa się przyjmuje. **Rozważ aplikację na miarę gdy:** - Tracisz dane z zadań - Potrzebujesz raportów czasowych - Komunikacja rozsiewa się po 5 narzędziach - Masz powtarzalne procesy projektowe - Zespół przekracza 10-15 osób ## 3 pytania przed wyborem narzędzia 1. **Czy moja firma ma kulturę pracy zadaniowej?** 2. **Jakie mam największe problemy z obecnym systemem?** 3. **Ile jestem gotów zainwestować w rozwiązanie?** ## Co dalej? Zarządzanie zadaniami to podróż, nie cel. Zacznij od prostego narzędzia. Sprawdź co działa, co nie. Ewoluuj. **A jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż standard?** Porozmawiajmy. Pokażemy Ci naszą aplikację w akcji i sprawdzimy, czy to kierunek dla Twojej firmy. ‍ Czytaj więcej ## Więcej w kategorii Microsoft 365 [](https://www.erait.pl/wiedza/blog/6-perelek-w-microsoft-365-ktorych-prawdopodobnie-nie-uzywasz/) [Microsoft 365](https://www.erait.pl/wiedza/blog/6-perelek-w-microsoft-365-ktorych-prawdopodobnie-nie-uzywasz/) ### [6 perełek w Microsoft 365, których prawdopodobnie nie używasz](https://www.erait.pl/wiedza/blog/6-perelek-w-microsoft-365-ktorych-prawdopodobnie-nie-uzywasz/) [1 maja 2026](https://www.erait.pl/wiedza/blog/6-perelek-w-microsoft-365-ktorych-prawdopodobnie-nie-uzywasz/) [](https://www.erait.pl/wiedza/blog/podpisy-mailowe-w-firmie-dlaczego-zarzadzanie-nimi-to-wiekszy-problem-niz-myslisz/) [Microsoft 365](https://www.erait.pl/wiedza/blog/podpisy-mailowe-w-firmie-dlaczego-zarzadzanie-nimi-to-wiekszy-problem-niz-myslisz/) ### [Podpisy mailowe w firmie: dlaczego zarządzanie nimi to większy problem niż myślisz](https://www.erait.pl/wiedza/blog/podpisy-mailowe-w-firmie-dlaczego-zarzadzanie-nimi-to-wiekszy-problem-niz-myslisz/) [24 kwietnia 2026](https://www.erait.pl/wiedza/blog/podpisy-mailowe-w-firmie-dlaczego-zarzadzanie-nimi-to-wiekszy-problem-niz-myslisz/) [](https://www.erait.pl/wiedza/blog/twoje-dane-w-sharepoint-leza-ten-excel-je-ozywia/) [Microsoft 365](https://www.erait.pl/wiedza/blog/twoje-dane-w-sharepoint-leza-ten-excel-je-ozywia/) ### [Twoje dane w SharePoint leżą. Ten Excel je ożywia.](https://www.erait.pl/wiedza/blog/twoje-dane-w-sharepoint-leza-ten-excel-je-ozywia/) [10 kwietnia 2026](https://www.erait.pl/wiedza/blog/twoje-dane-w-sharepoint-leza-ten-excel-je-ozywia/) Następny krok ## Nie marnuj czasu na powtarzalne czynności. Zautomatyzujmy Twój biznes wspólnie. Wyślij krótki opis problemu. Wrócimy z rekomendacją najprostszego następnego kroku. [Wyślij zapytanie→](https://www.erait.pl/kontakt/)[Zobacz ofertę](https://www.erait.pl/oferta/)