Baza umów to jeden z popularnych sposobów na przechowywanie i zarządzanie dokumentami umów w organizacji. Microsoft SharePoint jest platformą do zarządzania dokumentami i umożliwia tworzenie spersonalizowanych list, które można wykorzystać do przechowywania informacji o umowach.
Oto kilka kroków, które można podjąć, aby zbudować bazę umów w Microsoft SharePoint:
- Utwórz nową witrynę lub użyj istniejącej – Aby rozpocząć, utwórz nową witrynę SharePoint lub wybierz istniejącą, na której chcesz zbudować swoją bazę umów.
- Utwórz listę umów – Utwórz nową listę SharePoint, którą nazwij „Baza umów” lub inną nazwę, która jest dla Ciebie odpowiednia. W tej liście dodaj kolumny, które reprezentują różne informacje o umowie, takie jak numer umowy, nazwa kontrahenta, data podpisania, termin płatności i wiele innych.
- Dodaj dane do listy – Dodaj wszystkie umowy, które już posiadasz, do listy SharePoint. Możesz to zrobić ręcznie, wprowadzając informacje o umowach do każdej kolumny, lub zaimportować istniejące umowy z plików CSV lub innych źródeł danych.
- Skonfiguruj widoki – Skonfiguruj różne widoki, które umożliwią łatwe wyszukiwanie i sortowanie umów w bazie danych. Na przykład, możesz utworzyć widok według kontrahenta, daty lub rodzaju umowy.
- Skonfiguruj uprawnienia – Skonfiguruj uprawnienia dostępu, aby określić, kto ma dostęp do listy umów i jakie czynności mogą wykonywać, takie jak dodawanie, edytowanie i usuwanie umów.
- Dodaj powiadomienia – Dodaj powiadomienia, aby otrzymywać informacje o nowych umowach lub o umowach, które wymagają przedłużenia lub odnowienia.
- Dodaj integracje – Dodaj integracje z innymi aplikacjami, takimi jak Microsoft Teams, aby umożliwić łatwe udostępnianie informacji o umowach i umożliwić szybką komunikację z zespołem.
Zbudowanie bazy umów w Microsoft SharePoint może pomóc w uporządkowaniu procesu zarządzania umowami, a także zapewnić łatwy dostęp do informacji o umowach dla wszystkich zainteresowanych strony. Dzięki konfiguracji widoków, uprawnień, powiadomień i integracji, można stworzyć spersonalizowaną bazę danych, która spełnia specyficzne potrzeby organizacji.
Dodaj komentarz