<!-- Canonical HTML: https://www.erait.pl/faq/ -->

FAQ

Najczęściej zadawane\
pytania (FAQ)
=============

Masz dodatkowe pytania? Skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy!

[Zadaj pytanie→](https://www.erait.pl/kontakt/)[Wyślij zapytanie](https://www.erait.pl/kontakt/)

01

Kategoria

## O nas i współpracy

7 pytań

### 01Co zyskam, wybierając eraIT?

**Proces zamiast narzędzia** – zaczynamy od tego, gdzie firma traci czas, pieniądze albo kontrolę.

**Doświadczenie wdrożeniowe** – łączymy perspektywę biznesu, procesów i technologii, więc rozwiązanie ma działać w codziennej pracy, a nie tylko na prezentacji.

**Dobór technologii do problemu** – korzystamy z Microsoft 365, Power Platform, Azure, AI i integracji wtedy, gdy są najlepszą drogą do efektu.

**Przejrzysty zakres** – po analizie wiesz, co obejmuje wdrożenie, co jest poza zakresem i jaki będzie kolejny krok.

### 02Czy możliwe jest przejęcie opieki serwisowej?

Tak. Przy rozwiązaniach budowanych w środowisku klienta, na przykład w Microsoft 365 lub Power Platform, firma zachowuje kontrolę nad swoim środowiskiem i może przekazać dalszą opiekę innemu partnerowi.

### 03Jaki jest miesięczny koszt automatyzacji w Microsoft 365?

Zależy od tego, jakie licencje firma już posiada i czy wdrożenie wymaga dodatkowych komponentów, na przykład Power Platform, Dataverse, Azure albo usług AI. Na konsultacji sprawdzamy obecne środowisko i wskazujemy, czy potrzebne są dodatkowe koszty utrzymania.

### 04Ile kosztuje zbudowanie aplikacji lub automatyzacji w Microsoft 365?

Koszt wdrożenia ustalamy na bezpłatnej konsultacji — zależy od złożoności procesu, liczby integracji i zakresu aplikacji. Sama eksploatacja to zwykle tylko koszt licencji Microsoft 365, którą firma i tak już posiada. Na konsultacji pokazujemy widełki dla Twojego konkretnego przypadku.

### 05Jak długo trwa wdrożenie automatyzacji albo aplikacji?

Proste automatyzacje wdrażamy zwykle w kilka dni, a dedykowane aplikacje od 4-6 tygodni. Czas zależy od złożoności procesu i dostępności danych po Twojej stronie. Po analizie podajemy konkretny harmonogram.

### 06Czy potrzebuję własnego działu IT albo programisty, żeby z tego korzystać?

Nie. Budujemy rozwiązania w Microsoft 365 i Power Platform, którymi obsługują się zwykli pracownicy, a całość wdrażamy i utrzymujemy my. Nie musisz zatrudniać programisty ani budować działu IT.

Część rzeczy zrobisz nawet bez nas. Pięć takich automatyzacji opisaliśmy w darmowym pakiecie [Automatyzacja bez działu IT](https://www.erait.pl/automatyzacja-bez-dzialu-it/). Przy każdej jest próg, po którym potrzebny jest wykonawca.

### 07Od czego zacząć automatyzację w firmie?

Zacznij od bezpłatnej konsultacji — wspólnie wskazujemy proces, który najszybciej zwróci się czasowo i kosztowo (najczęściej obieg faktur, dokumentów lub wnioski HR). Potem proponujemy najprostsze możliwe rozwiązanie i wdrażamy je etapami.

Jeśli wolisz zacząć sam, pobierz darmowy [arkusz samooceny](https://www.erait.pl/automatyzacja-bez-dzialu-it/). Liczy, ile godzin miesięcznie zjada ręczna praca i który proces opłaca się ruszyć pierwszy.

02

Kategoria

## Dlaczego Microsoft 365

3 pytań

### 01Jakie są korzyści z korzystania z Microsoft 365 Power Platform?

**Skalowanie aplikacji** – Rozwiązania Microsoft 365 Power Platform rosną razem z Twoim biznesem. Bez obaw, nawet jeśli firma powiększy się 3, 5, czy 10 razy, narzędzia dostosują się do nowych potrzeb.

**Łatwość wymiany partnera** – Korzystając z naszych rozwiązań, nie jesteś na zawsze związany z eraIT. Jeśli zdecydujesz się na zmianę partnera, możesz zabrać wszystkie narzędzia ze sobą.

**Spójny interfejs dla użytkownika** – Microsoft 365 Power Platform oferuje jednolity interfejs, który ułatwia szybkie wdrożenie pracowników do korzystania z narzędzi.

**Brak potrzeby nauki nowych systemów** – Dzięki spójnemu interfejsowi, Twoi pracownicy nie muszą uczyć się obsługi nowych narzędzi, co oszczędza czas i przyspiesza adaptację.

### 02Jakie są ograniczenia w budowaniu aplikacji?

Najczęstsze ograniczenia to zakres procesu, budżet, czas realizacji, jakość danych oraz dostępność integracji z innymi systemami. Po analizie może się okazać, że lepszym wyborem będzie gotowa aplikacja wsparta automatyzacjami, a nie pełne rozwiązanie dedykowane. Sprawdzamy to na początku współpracy.

### 03Automatyczny podpis email w Microsoft 365

W Microsoft 365 jest możliwość zautomatyzowania podpisu email. Przygotowujemy to za pomocą reguł Exchange.

**Uwaga!**

- Stopka jest zawsze dodawana na końcu emaila.
- Stopka jest dynamiczna, co oznacza, że jest jedna dla wszystkich pracowników, a imię i nazwisko nr tel. itp. pobierane są z katalogu użytkowników z Microsoft 365.
- Nie ma możliwości wstawiania dynamicznie zdjęć pracowników.
- Możemy wykluczyć niektóre adresy np. takie, które są używane w automatyzacjach czy aplikacjach.
- Stopka i podpis są dodawanie niezależnie od urządzenia (telefon, komputer) czy programu.

03

Kategoria

## Automatyzacja w działach

3 pytań

### 01Co można zautomatyzować w dziale administracji?

W działach administracji najczęściej przygotowujemy:

- Bazę umów z np. automatycznymi przypomnieniami o wygaszeniu umowy,
- Dziennik korespondencji przechodzącej z automatycznymi informacjami o odebraniu dokumentu przesyłanymi do adresata w firmie,
- Dziennik korespondencji wychodzącej,
- Automatyzacje dotyczące zatwierdzenia dokumentów np. procedur, czy ważnych ogłoszeń

Przy dużych ilościach dokumentów możemy odczytywać ich treści ze wsparciem AI i podejmować określone działania.

### 02Co można zautomatyzować w dziale HR?

Poniżej kilka przykładów automatyzacji w dziale HR:

- Elektroniczna lista obecności,
- Automatyzacja wniosków urlopowych
- Automatyzacja wniosków urlopowych dla użytkowników bez konta w Microsoft 365 (czyli bez emaila). Obsługa przez SMS.
- Automatyzacja wniosków o pracę zdalną
- Automatyzacja poleceń wyjazdu służbowego

### 03Co jeszcze można zautomatyzować?

- Telefonia stacjonarna → VoIP
- Szkolenia pracowników → platforma e-learningowa
- Flota samochodowa/maszynowa → zaawansowana telematyka
- Kosztowne utrzymanie serwerowni → wirtualizacja/kolokacja
- Telefoniczna obsługa klienta → VPBX, systemy call-center

Interesuje Cię któryś z tych obszarów? Skontaktuj się z nami.

04

Kategoria

## Integracje

5 pytań

### 01Jakie korzyści przynosi korzystanie z EDIFACT?

**Oszczędność czasu** – EDIFACT automatyzuje procesy wymiany dokumentów, eliminując ręczne wprowadzanie danych i wysyłkę papierowych dokumentów, co znacznie przyspiesza przepływ informacji.

**Mniej błędów** – Dzięki elektronicznej wymianie danych zmniejsza się ryzyko błędów ludzkich, takich jak literówki czy pomyłki przy wprowadzaniu danych, co prowadzi do większej precyzji.

**Lepsza integracja z partnerami** – EDIFACT to globalny standard, akceptowany przez firmy i organizacje na całym świecie, co ułatwia współpracę międzynarodową i wymianę dokumentów między różnymi systemami.

**Redukcja kosztów operacyjnych** – Automatyzacja eliminuje koszty związane z drukowaniem, przesyłką pocztową oraz archiwizowaniem dokumentów papierowych, co prowadzi do znacznych oszczędności.

**Usprawnienie archiwizacji** – Dokumenty w formacie EDIFACT są przechowywane elektronicznie, co ułatwia ich wyszukiwanie, przechowywanie i audyt, a także poprawia zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania danych.

**Zwiększenie efektywności** – Automatyzacja procesów biznesowych pozwala firmom szybciej reagować na zmiany, poprawiając koordynację działań i elastyczność operacyjną.

### 02Co to jest EDIFACT?

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) to międzynarodowy standard elektronicznej wymiany danych stworzony przez ONZ. Umożliwia firmom automatyzację i ujednolicenie wymiany dokumentów biznesowych, takich jak faktury, zamówienia czy potwierdzenia dostawy. Dzięki EDIFACT różne systemy komputerowe mogą komunikować się ze sobą w jednolitym formacie, co pozwala na szybszą, dokładniejszą i bardziej efektywną współpracę między partnerami biznesowymi na całym świecie.

### 03W jakich branżach można stosować EDIFACT?

**Logistyka** – EDIFACT usprawnia wymianę dokumentów takich jak zamówienia transportowe, listy przewozowe i potwierdzenia dostawy, co pozwala na lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw.

**Handel międzynarodowy** – Standard EDIFACT ułatwia wymianę faktur, zamówień, dokumentów celnych i potwierdzeń płatności, eliminując bariery związane z różnymi formatami danych w handlu międzynarodowym.

**Administracja publiczna** – EDIFACT jest wykorzystywany do bezpiecznej wymiany danych między agencjami rządowymi, firmami oraz międzynarodowymi organizacjami, co usprawnia procesy administracyjne, np. podatkowe i celne.

**Sektor finansowy** – Instytucje finansowe wykorzystują EDIFACT do przesyłania dokumentów związanych z płatnościami, faktoringiem i rozliczeniami międzybankowymi, co automatyzuje i przyspiesza transakcje finansowe.

**Przemysł** – Firmy produkcyjne mogą wymieniać dokumenty takie jak zamówienia na surowce, faktury czy specyfikacje techniczne, co usprawnia zarządzanie produkcją i dostawami.

**Sektor usług** – EDIFACT wspiera wymianę dokumentów związanych z obsługą serwisową, umowami, fakturami i zamówieniami na usługi, co pozwala firmom serwisowym na lepsze zarządzanie relacjami z klientami.

### 04Czy jest możliwa integracja z systemem Impuls?

Integracje są możliwe, jeśli system udostępnia sensowną drogę wymiany danych: API, pliki, eksporty, importy albo stabilny interfejs użytkownika. Najpierw sprawdzamy możliwości techniczne systemu, a potem dobieramy najbezpieczniejszy sposób integracji.

### 05Połączenie dwóch aplikacji

Realizujemy projekty połączenia i wymiany danych między różnymi systemami. Najczęściej robimy to przez API, czyli automatyczne połączenie programistyczne. Jeśli system nie ma API, analizujemy alternatywy: wymianę plików, eksporty, importy albo automatyzację pracy w interfejsie użytkownika.

05

Kategoria

## Systemy zarządzania dokumentami

4 pytań

### 01Czym jest DMS?

DMS, czyli **System Zarządzania Dokumentami** (ang. Document Management System), to oprogramowanie lub platforma służąca do zarządzania, przechowywania, organizowania oraz śledzenia dokumentów w formie cyfrowej w przedsiębiorstwach lub organizacjach. Taki system pozwala na efektywne zarządzanie dużą ilością dokumentów, zapewniając ich bezpieczeństwo oraz dostępność dla uprawnionych użytkowników.

### 02Jakie są funkcje DMS?

**Przechowywanie dokumentów:** 📁 Umożliwia centralne przechowywanie cyfrowych wersji dokumentów, co eliminuje potrzebę fizycznych archiwów.

**Katalogowanie i organizowanie:** 🏷️ Dokumenty są odpowiednio tagowane i porządkowane według kategorii, co ułatwia ich wyszukiwanie i zarządzanie.

**Wyszukiwanie:** 🔍 Umożliwia szybkie odnalezienie dokumentów na podstawie nazw, dat, kategorii czy metadanych.

**Kontrola wersji:** 🔄 Pozwala na śledzenie zmian w dokumentach, co umożliwia dostęp do starszych wersji plików i zarządzanie aktualizacjami.

**Bezpieczeństwo i uprawnienia:** 🔒 Systemy DMS umożliwiają definiowanie poziomów dostępu do dokumentów, co zabezpiecza dane przed nieuprawnionym dostępem.

**Śledzenie zmian:** 📝 Możliwość śledzenia, kto i kiedy wprowadził zmiany w dokumentach.

**Zarządzanie przepływem pracy:** ⚙️ Niektóre systemy DMS mają funkcje automatyzacji przepływów pracy (workflow), takie jak przesyłanie dokumentów do zatwierdzenia lub powiadamianie użytkowników o określonych wydarzeniach.

### 03Jakie korzyści płyną z zastosowania DMS?

**Oszczędność czasu** – łatwe wyszukiwanie i organizacja dokumentów.

**Redukcja kosztów** – eliminacja papierowych archiwów i zmniejszenie kosztów druku.

**Zwiększone bezpieczeństwo** – możliwość kontrolowania dostępu i śledzenia działań.

**Współpraca** – ułatwia współdzielenie dokumentów i pracę zespołową w czasie rzeczywistym.

DMS jest szczególnie popularny w firmach prawniczych, finansowych oraz w instytucjach publicznych, gdzie zarządzanie dużą liczbą dokumentów i ich bezpieczeństwo mają kluczowe znaczenie.

Więcej w artykule na blogu.

### 04Jakie korzyści przynosi zautomatyzowany import dokumentów w firmie?

**Oszczędność czasu** – Automatyzacja eliminuje ręczne wprowadzanie danych.

**Mniej błędów** – Zmniejsza ryzyko pomyłek ludzkich.

**Lepsza organizacja** – Dokumenty są automatycznie klasyfikowane.

**Większe bezpieczeństwo** – Lepsza ochrona danych.

**Szybszy przepływ informacji** – Dane są dostępne w czasie rzeczywistym.

**Integracja z systemami** – Łatwe połączenie z innymi narzędziami.

**Skalowalność** – Rozwiązanie rośnie razem z firmą.

06

Kategoria

## Automatyzacja procesów finansowych

5 pytań

### 01Co to jest automatyczne opisywanie faktur kosztowych?

Automatyczne opisywanie faktur kosztowych to technologia oparta na sztucznej inteligencji, która analizuje treść faktur i przypisuje je do odpowiednich kategorii kosztowych, np. marketingu, na podstawie zawartości dokumentu.

### 02Jak AI przyporządkowuje kategorie kosztowe?

System analizuje treść faktury, szukając słów kluczowych i kontekstu, aby precyzyjnie przypisać wydatki do odpowiednich kategorii, takich jak marketing, operacje, administracja itp.

### 03Jakie korzyści daje automatyczne opisywanie faktur?

- Oszczędność czasu i pracy manualnej,
- Zwiększenie dokładności w przyporządkowaniu kosztów,
- Efektywniejsza organizacja pracy,
- Redukcja błędów w kategoryzacji wydatków,
- Ułatwienie procesów raportowania i planowania budżetu.

### 04Czy można zautomatyzować obieg faktur w Microsoft 365?

Zautomatyzowana baza faktur to jedna z najczęściej wdrażanych przez nas aplikacji.

Jej podstawowe cechy to:

- OCR AI wspomagany sztuczną inteligencją OCR odczytujący wszystkie niezbędne dane z faktur,
- Możliwość przygotowania zatwierdzania faktur przez wskazane w konfiguracji osoby,
- Eksport przelewów do pliku,
- Udostępnianie dokumentów do księgowości,
- Dostęp zgodny z uprawnieniami,
- Wszystkie inne które wspólnie ustalimy 👍.

### 05Jak działa automatyczny obieg i odczyt faktur (OCR AI)?

Faktura trafia do systemu, OCR wspierany AI odczytuje wszystkie potrzebne dane (kontrahent, kwoty, pozycje), dokument idzie do zatwierdzenia przez wskazane osoby, a przelewy eksportujemy do pliku i udostępniamy księgowości. To jedna z naszych najczęściej wdrażanych aplikacji.

07

Kategoria

## Sztuczna Inteligencja AI

4 pytań

### 01Jak działa OCR w połączeniu z AI?

OCR odczytuje tekst z dokumentów, a sztuczna inteligencja (AI) analizuje go, wyodrębniając kluczowe informacje, takie jak dane osobowe, kwoty finansowe, czy warunki umowy.

### 02Jakie są korzyści z używania OCR i AI w firmie?

**Oszczędność czasu** – Automatyzacja pozwala na szybkie przetwarzanie dużej liczby dokumentów,

**Zmniejszenie ryzyka błędów** – AI eliminuje błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych,

**Łatwiejsze zarządzanie dokumentami** – Dokumenty są cyfrowo zarchiwizowane i łatwo dostępne.

### 03Co może w firmie robić sztuczna inteligencja (AI)?

Sztuczna inteligencja w Twojej firmie może Ci pomóc w:

- Odczytywaniu danych z faktur
- Odczytywaniu danych z innych dokumentów np. umów, protokołów, itp. Po odczytaniu dane mogą być zapisane w Twoich aplikacjach,
- Interpretować wystawiane przez Twoich klientów opinie i sugerować odpowiedzi.
- Czytać i kategoryzować emaile (np. przekierowywać automatycznie do działu finansów, obsług klienta itp.),
- Może być asystentem działającym na Twojej bazie wiedzy.

### 04Jakie rodzaje dokumentów można przetwarzać za pomocą OCR i AI?

Technologia OCR i AI może być wykorzystywana do automatycznego przetwarzania różnych dokumentów, takich jak umowy, faktury, protokoły, zaświadczenia, certyfikaty, a nawet dokumenty prawne.

Twoje pytanie

## Masz pytanie spoza listy? Napisz, odpowiemy szybko.

Każdy projekt jest inny. Opisz krótko swoją sytuację, a wrócimy z rekomendacją kolejnego kroku.

[Wyślij zapytanie→](https://www.erait.pl/kontakt/)[Pełna oferta](https://www.erait.pl/oferta/)