Case study
Nazwa klienta: Nova Park sp. z o.o.
Branża: Galeria Handlowa
Problemy, z jakimi zgłosił się klient:
- Papierowa obsługa wniosków o wykonanie prac na terenie galerii,
- Brak narzędzia do komunikowania o wykonywanych pracach dla wszystkich stron procesu tj. klient, wykonawca, ochrona, pracownicy galerii,
- Rozproszone informacje kontaktowe dotyczące realizowanych prac,
Funkcjonowanie przed wdrożeniem automatyzacji
Przed wdrożeniem procesów każdy wniosek składany był w formie papierowej. Przekazywanie informacji było realizowane emailem, telefonicznie czy też za pomocą innych narzędzi. Zdarzało się, że dokumenty się gubiły i informacje o wykonywanych pracach tażke.
Procesy do automatyzacji — wynik analizy
Po kilku spotkaniach analitycznych wypracowaliśmy listę procesów i sposób ich automatyzacji.
Wynikiem automatyzacji było:
- Przygotowanie bazy osób uprawnionych do zgłoszeń prac,
- Dane do bazy wprowadzane są za pomocą formularza dostępnego dla klienta (samoobsługa),
- Przygotowanie zautomatyzowanego procesu od momentu zgłoszenia do wykonywania prac, przez akceptację pracowników galerii po automatyczną informację do zespołu ochrony (wraz z potwierdzeniem przyjęcia do wiadomości przez ochronę),
- Przygotowanie automatycznie tworzonego kalendarza prac wykonywanych w galerii dostępnego dla zainteresowanych stron,
Narzędzia
Klient działał w środowisku Microsoft 365. Poza kosztami wdrożenia nie było żadnych dodatkowych kosztów wynikających z zastosowanych narzędzi. Wszystkie niezbędne znajdowały się w pakiecie Microsoft 365.
Do wykonania automatyzacji wykorzystane zostały:
- Microsoft SarePoint,
- Microsoft Power Automate,
- Microsoft Outlook,
- Microsoft Forms.
Czas wdrożenia
Od pierwszego spotkania do zakończenia prac minęło ok 1 miesiąc.
Wynik wdrożenia
Procesy klienta zostały przygotowane na obsługę automatyczną obsługę procesu. Zaowocowało to wyeliminowaniem błędów, automatycznym przekazywaniem informacji wszystkim stronom procesu.
Dodatkowo zastosowana architektura i narzędzia dają możliwość dalszej rozbudowy zarówno automatyzacji jak i dodawania nowych procesów i działania firmy.
Opinia
Maciej Tatała Dyrektor – Centrum Handlowego NoVa Park
Jako Dyrektor Centrum Handlowego NoVa Park, jestem niezwykle zadowolony z wyników współpracy z eraIT. Przed wdrożeniem ich rozwiązania borykaliśmy się z problemami takimi jak papierowa obsługa wniosków, brak skutecznego narzędzia komunikacyjnego dla wszystkich stron procesu oraz rozproszone informacje kontaktowe. Dzięki eraIT udało nam się zautomatyzować wiele procesów, eliminując błędy i zapewniając płynną komunikację między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Co więcej, zastosowane narzędzia i architektura pozwalają na dalszą rozbudowę i dodawanie nowych procesów. Jestem przekonany, że ta współpraca przyniesie jeszcze wiele korzyści dla naszej galerii.
Nie wiesz, od czego zacząć automatyzację Twojego biznesu?
Kliknij w przycisk, umów się na spotkanie i wszystko ustalimy. Niemal każdą powtarzalną czynność można zautomatyzować. Sprawdź teraz.