Case study
Nazwa klienta: D.B.G. Investment Sp. z o.o.
Branża: Instalacja i serwis klimatyzacji
Problemy, z jakimi zgłosił się klient:
- Rozproszone informacje o klientach,
- Brak systemu do przechowywania informacji o klientach,
- Czasochłonne umawianie (szukanie wspólnej daty) serwisów u klienta,
- Czasochłonne planowanie prac ekip montażowych,
- Brak narzędzia do uporządkowanego zbierania informacji o danych i potrzebach klienta,
- Brak narzędzia do wysyłania ankiet zadowolenia klienta.
Funkcjonowanie przed wdrożeniem automatyzacji
Ręczne połączenie różnych narzędzi. W tym np. kalendarza outlook, komunikacji, email telefon. Informacje o kliencie trafiające na email i przepisywane do Excela.
Procesy do automatyzacji — wynik analizy
Po kilku spotkaniach analitycznych wypracowaliśmy listę procesów i sposób ich automatyzacji.
Wynikiem automatyzacji było:
- Przygotowanie bazy klientów,
- Dane do bazy wprowadzane są za pomocą formularza dostępnego dla klienta (samoobsługa),
- Przygotowanie strony rezerwacji terminów, połączonej z bazą klientów oraz ogólnofirmowym kalendarzem zarządzającym pracą zespołów instalatorskich,
- Przygotowanie automatyzacji przypominającej o konieczności wykonania serwisu klimatyzacji, wraz z informacją o zapisaniu się na ten serwis i kolejnych przypomnieniach jeśli klient się nie umówił,
Narzędzia
Klient działał w środowisku Microsoft 365. Poza kosztami wdrożenia nie było żadnych dodatkowych kosztów wynikających z zastosowanych narzędzi. Wszystkie niezbędne znajdowały się w pakiecie Microsoft 365.
Do wykonania automatyzacji wykorzystane zostały:
- Microsoft SarePoint,
- Microsoft Power Automate,
- Microsoft Booking,
- Microsoft Outlook,
- Microsoft Forms.
Czas wdrożenia
Od pierwszego spotkania do zakończenia prac minęło ok 2 miesięcy.
Wynik wdrożenia
Procesy klienta zostały przygotowane na obsługę znacznie większej skali prac bez konieczności zwiększania zasobów i kosztów obsługi backoffice.
Większość procesów niewymagających udziału pracowników została zautomatyzowana.
Dodatkowo zastosowana architektura i narzędzia dają możliwość dalszej rozbudowy zarówno automatyzacji jak i dodawania nowych procesów i działania firmy.
Opinia
Damian Mac współwłaściciel i CEO – D.B.G. Investment Sp. z o.o.
Od momentu, gdy zdecydowaliśmy się na współpracę z eraIT, nasza firma przeszła ogromną transformację.
Przed wdrożeniem ich rozwiązania borykaliśmy się z wieloma problemami, takimi jak rozproszone informacje o klientach, brak skutecznego systemu do przechowywania tych informacji oraz czasochłonne procesy planowania i komunikacji.
Dzięki eraIT wszystko się zmieniło. Teraz mamy zintegrowaną bazę klientów, automatyczne przypomnienia o serwisach i wiele innych funkcji, które znacznie usprawniły naszą pracę. Co więcej, cały proces wdrożenia był płynny i trwał zaledwie dwa miesiące. Jestem niezwykle zadowolony z rezultatów i z pewnością polecamy eraIT każdemu, kto chce zautomatyzować i usprawnić swoje procesy biznesowe.
Nie wiesz, od czego zacząć automatyzację Twojego biznesu?
Kliknij w przycisk, umów się na spotkanie i wszystko ustalimy. Niemal każdą powtarzalną czynność można zautomatyzować. Sprawdź teraz.